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ENTIDAD

ACTIVIDA
D

Direccin Regional de Educacin de Junn

AREA:

Personal

Examen Especial al rea de Planillas de las Unidades Ejecutoras 301 y 302

ALCANCE: 01.ene.09 al 31.dic.10


CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

PREGUNTAS

AREA DE TESORERA
NOMBRE DEL RESPONSABLE :
CARGO

TIEMPO EN EL CARGO

R. D. de NOMBRAMIENTO O CONTRATO:
NMERO Y FECHA

MODALIDAD DE CONTRATO : .
A. Normas de Control Interno para el rea de Tesorera.
1.

DOCUMENTOS DE GESTION:

1.1 Cuenta el rea de Tesorera con los documentos de Gestin?


1.1.1. Organigrama Funcional.
Est aprobado?
Con qu resolucin? Fecha: ..//..
1.1.2. Manual de Organizacin y Funciones.
Est aprobado?
Con qu resolucin? Fecha: ..//..
1.1.3. Manual de Procedimientos.
Est aprobado?
Con qu resolucin? Fecha: ..//..
1.1.4. Plan Operativo Institucional.
Est aprobado?
Con qu resolucin? Fecha: ..//..
1.2. Estn actualizados los documentos sealados en el numero 1.1
1.3. Son aplicables y responden a las necesidades del rea?.
1.4. Se cumple con el plan operativo institucional?
1.5. Le asignaron la funcin con documento?
Documento Fecha: ..//..

REF.
P/T

SI

RESPUESTA
NO
N/A

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PREGUNTAS

2. Control Interno para el rea de Tesorera:


2.1

UNIDAD DE CAJA.

2.1.1. La UGEL TARMA U.E.301 centraliza la totalidad de los recursos


financieros en la oficina de Tesorera?
De ser negativa la respuesta explique las razones:

2.1.2 . Quines recepcionan los ingresos de la Institucin?


:

2.2. ADMINISTRACIN DE LOS FONDOS.


I. Ingresos
1

Lleva la Entidad un Registro Detallado de control de los ingresos?


1. Permite el registro controlar indistintamente los ingresos propios
y las provenientes de otras fuentes de financiamiento?
2. Existe otra oficina distinta a la Tesorera encargada a la
captacin de recursos?

Los recibos de ingresos son sellados y firmados por el cajero?


1. Los recibos de ingresos son pre-numerados
3

Es poltica de la Entidad aceptar cheques de los usuarios o terceros?


1. Se giran estos cheques a nombre de la Entidad?
2. Son previamente certificados por el Banco contra el cual se
giran?
3. Una vez recepcionada los cheques son cruzados y estampados
en su reverso con un sello restrictivo que diga Para su depsito
en la cuenta corriente N ..

4. Se ha prohibido el canje de cheques personales de ejecutivos,


funcionarios, empleados y/o terceros?
1. Se cumple la prohibicin.

REF.
P/T

SI

RESPUESTA
NO
N/A

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5.

Con relacin a los ingresos:


1. Se depositan exclusivamente en el Banco de la Nacin?
2. Indicar en caso negativo, los depsitos en cuenta tanto en el
Banco de la Nacin como en otros Bancos, detallar: Banco, N
de cuenta, Naturaleza, fecha de apertura, saldo, etc.,
3. Se depositan todos los ingresos y cuales quiera su concepto?
4. Los ingresos propios son empozados en Cuenta Corriente
diferente a los provenientes de otras fuentes?
5. Se depositan intactos?
6. Se depositan dentro de las veinticuatro (24) horas de su
captacin?
7. Los fondos que se recauden antes de efectuados los depsitos
al Banco son guardados en una caja de seguridad?

6.

Son preparados y efectuados los depsitos bancarios por un


empleado ajeno a la Seccin de Caja?
1. Las funciones de dichas personas son independientes de las
cuentas corrientes deudoras?

7.

Con la relacin de las boletas de depsito


1. Se recaba una copia de la boleta debidamente sellada por el
banco?
2. La boleta del archivo tiene adjunta un documento que acredite
los conceptos e importe de los empoces?

8.

Los documentos sustentatorios de ingresos se encuentran


debidamente archivados?

II. Egresos
1. Todos los pagos con excepcin de los fondos para pagos en efectivo,
son efectuados con cheques?
Todos los pagos se efectan con comprobantes de pago?
1. Los comprobantes de pago estn sustentados con
documentos (facturas, planillas, valorizaciones, recibos, etc.,)
2. Los comprobantes de pagos son pre-numerados?
3. Los documentos de egresos cumplen con los requisitos mnimos
siguientes:
1. Fecha
2. Nombre completo del proveedor o persona natural o jurdica
quien se efecta el pago`.
3. Direccin, RUC, Registro de Ventas y/o de Ingresos?
4. Concepto: claro, preciso y conciso?
5. Aprobaciones y autorizaciones debidas?
6. Firma o identificacin de la persona que expide el documento?
4. Los comprobantes de egresos se encuentran debidamente
cancelados?

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En los comprobantes de egresos una vez cancelados se inserta el sello de


FECHADOR PAGADO?
6. Con relacin a los cheques:
Se constata peridicamente su secuencia numrica?
Los cheques en blanco estn bajo el control de una persona
distinta al que efecta el pago?
Se utiliza maquina protectora de cheques?
Los cheques por remuneraciones se cruzan con un sello NO NEGOCIABLE?
Se archivan los cheques anulados?
7.

En relacin con la preparacin de cheques?


1. Son preparados por el departamento de Tesorera?
2.
Son girados en forma normativa y correlativa?
3. Se adjunta todos los documentos sustentatorios del
egreso?

Existe independencia entre las personas autorizadas para firmar


cheques a fin de proporcionar un control adecuado?
1. Son firmados los cheques cuando menos por dos
funcionarios?
2. Los titulares y suplentes para firmar cheques estn
registrados en el Banco de la Nacin?
3. Los cambios titulares y suplentes para la firma de cheques
son comunicados inmediatamente al Banco de la Nacin?

9.

En relacin con la firma de cheques, los funcionarios autorizados para


firmarlos no intervienen directamente con:
1. Los registros de Contabilidad
2. Las cobranzas e ingresos
3. El fondo para pagos en efectivo
4. Las conciliaciones de las cuentas corrientes bancarias?

10. Revisan las personas autorizadas para firmar cheques, la


documentacin sustentatoria y su aprobacin de firmarlos?
1. Ponen sus inciales las personas que firman cheques, en
toda la documentacin que sustentan el desembolso?
11. Est prohibida la firma de cheques:
1. Con fecha adelantada?
2. En blanco?
3. Que carezcan de la documentacin sustentatoria?
12. Si se usan una facsmile para la firma de cheques:
1. Est su manejo y custodia bajo el control de un
funcionario responsable?
2. Es la persona responsable, independiente de la Seccin
Caja?
3. No tienen dicho funcionario, acceso a los talonarios de
cheques?
4. Est prohibido utilizarlo en cheques en blanco?

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5.

Se esta ste, slo en el cheque girado y luego de revisada


y aprobada la respectiva documentacin sustentatoria?

6.

Se mantiene un registro bajo la responsabilidad de dichos


funcionarios a efecto de controlar la utilizacin del citado
facsmil?

13. Se entregan los cheques a la oficina pagadora despus de firmados,


sin que los empleados responsables de su preparacin, tenga con
posterioridad acceso a los mismos?

PREGUNTAS

2.3 DEPOSITOS Y CONCILIACIONES BANCARIAS.


2.3.1.

Los ingresos son depositados en el plazo de 24 horas en la entidad


bancaria?

2.3.2.

Existe algn mecanismo de control de los depsitos en las Cuentas


Bancarias?
.
.

2.3.3.

Detalle las cuentas de ahorro y/o cuentas corrientes que manej la


institucin en el ao 2006, 2007 y 2008
.
.
.
.

2.3.4.

Se efecta las Conciliaciones Bancarias de las Cuentas Corrientes


mensualmente contrastando los movimientos del libro bancos de la
entidad con los saldos de los extractos bancarios y los auxiliares
Standard?

2.3.5.

La Conciliacin Bancaria es realizada por una persona no vinculada


con la recepcin de fondos, giro y custodia de cheques, deposito de
fondos y/o registro de operaciones?

REF.
P/T

SI

RESPUESTA
NO
N/A

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Doc. Sustentatoria: ......


.

2.4 GARANTA DE RESPONSABLES DEL MANEJO Y/O


CUSTODIA DE FONDO Y VALORES.
2.4.1.

Cuenta con una garanta y/o fianza el personal responsable de la


custodia y manejo de fondos y/o valores; a fin de garantizar ante
situaciones de prdida, incumplimiento, deterioro, mal manejo, etc. de
los recursos captados que se desea proteger?
Doc. Sustentatoria: ......

2.4.2.

La institucin cuenta con una pliza de seguro contra riesgos?


Doc. Sustentatoria: ......

PREGUNTAS

2.5. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA CHEQUES, EFECTIVO Y VALORES.


2.5.1.

Los compromisos contrados se realizan a travs de cheques


bancarios o en efectivo?
Doc. Sustentatoria: ......
..

2.5.2.

Se cuenta con algn mecanismo de control de seguridad y custodia


de cheques?
........
.

2.5.3.

Se efecta retiros de montos importantes de efectivo de las Cuentas


Bancarias de la Entidad?
........
.

REF.
P/T

SI

RESPUESTA
NO
N/A

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PREGUNTAS
2.6.

CAJA CHICA

2.6.1.

Cuenta la Entidad con Caja Chica?

2.6.2.

Cuntas Cajas Chicas existen?


........
........

2.6.3.

Con que Resolucin se autoriz el manejo de Caja Chica?


Resolucin? Fecha: ..//..

2.6.4.

Cul es el lmite de la caja chica?


........

........
2.6.5.

Cuntas reposiciones al mes se han autorizado?


........
........

2.6.6.

La rendicin de la Caja Chica se efecta en fecha oportuna?


Doc. Sustentatoria: ......
........
........

2.6.7.

La Caja Chica es utilizada para gastos menudos y urgentes?


........
........

REF.
P/T

RESPUESTA
SI

NO

N/A

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PREGUNTAS

REF.
P/T

RESPUESTA
SI
NO N/A

REF.
P/T

RESPUESTA
SI
NO N/A

3.1. ARQUEOS DE FONDOS Y VALORES.


3.1.1.

Se efectan arqueos de caja mensualmente?

3.1.2.

Cundo fue el ltimo arqueo de caja?


........

3.1.3. Cuntos arqueos se realizaron en los aos anteriores 2009 y 2010?


........
........
........
........
3.1.3.

En los procesos de Arqueo de Caja si se ha detectado una


irregularidad se ha comunicado al Titular de la entidad y a la Oficina de
Auditoria Interna de la DREJ, para que adopten las medidas del caso?
........
........

PREGUNTAS
3.2. REQUERIMIENTO DE LOS COMPROBANTES DE PAGO POR GASTO Y
ADQUISICIONES.
3.2.1.

El rea de Tesorera antes de tramitar y ejecutar el pago por


obligaciones contractuales con proveedores y contratistas, exige la
presentacin de comprobantes de pagos establecidos por Ley?

3.2.2.

Efectan la verificacin interna de la documentacin sustentatoria de


los comprobantes de pago, antes de su ejecucin?