SECRETARIA PARTICULAR DEL

PRESIDENTE MUNICIPAL
(25)
MANUAL DE ORGANIZACIN

PRESENTACIN.
Los Manuales de Organizacin del Ayuntamiento de Fortn, Veracruz, si
bien se han elaborado en cumplimiento de las ordenanzas legales en
competencia,

debe

sealarse

que

se

han

integrado

en

pleno

convencimiento de que trabajar bajo un esquema regido bajo el principio

del orden, con cargas de trabajo perfectamente definidas y pleno
conocimiento de las atribuciones, otorga seguridad laboral a cada uno de
los trabajadores, al tiempo que eficientiza el desarrollo de las actividades,
evita duplicidad de tareas, abusos de autoridad de las instancias superiores
y acciones que impiden desarrollar una carrera de ascenso en la

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administracin pblica municipal: este ltimo mejor conocido como servicio

civil de carrera.
Por su parte, los Manuales de Organizacin, estoy convencido, son los
cimientos de la administracin pblica municipal. A nivel mundial, en el
ejercicio de las funciones de gobierno, no se conoce hoy en da alguna
institucin exitosa, sea pblica o privada, que no haya contado con
Manuales de Organizacin y procedimientos como sustento fundamental
para alcanzar sus objetivos y metas establecidas.
En este caso, se ha tenido como cometido establecer las bases de la
administracin municipal de Fortn, Veracruz, no solo pensado en la
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administracin que honrosamente esta a mi cargo, sino en una perspectiva

de compromiso institucional, en trminos de dejar organizada la casa
para que gobiernos posteriores la sigan edificando y orienten sus esfuerzos
no a tareas primarias, sino a retos de mayores dimensiones, en fiel
cumplimiento con el compromiso social que se asume al ser investido
como alcalde.
Debe destacarse que los Manuales de Organizacin son el resultado de un
compromiso asumido por el Cabildo, la representacin sindical, el personal
directivo y la alcalda, quienes con una gran entrega participaron en la
delimitacin y asignacin de las cargas de trabajo.

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En muchos de los casos, debe reconocerse, solamente se han oficializado

tareas que ya vena realizando el personal; en otros, se han definido
responsabilidades en la perspectiva de las actividades que se requiere
realizar para impulsar un proceso de despegue de la economa,
desarrollo social, humano y sustentable del municipio de Fortn.
En el desarrollo de este proceso fuimos sumamente cuidadosos en cuanto
asignar tareas en el marco de las atribuciones que corresponden a cada
instancia administrativa, con el propsito de realizar acciones siempre en
fiel cumplimiento a los preceptos legales; en su caso, se potencializaron
responsabilidades en la perspectiva de obtener resultados concretos y

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objetivos puntuales, as como realizar actividades susceptibles de ser

evaluadas.
Coordinar este esfuerzo ha sido sumamente satisfactorio por cuanto ha
habido corresponsabilidad laboral; tenemos pleno conocimiento que
impulsar y concretar este proceso en los hechos no ser fcil, pues los
mayores adversarios que habrn de vencerse son: la rutina, la apata, la
indiferencia, la cultura de la improvisacin versus planeacin, as como el
ambiente del caos y el desorden, escenario donde se reproducen
esquemas de corrupcin, patrimonialismo, ddivas y beneficios personales.

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En su caso, se asume el compromiso de ser firmes en el cumplimiento y

respeto de las cargas de trabajo asignadas, pues se esta en pleno
conocimiento que ello asegura la permanencia laboral de los trabajadores,
al tiempo que hace ms eficiente la administracin, elimina duplicidad de
tareas, genera un efecto multiplicador en los resultados y, sobre todo,
brinda un ambiente de armona laboral, cumplimiento de objetivos, as
como metas establecidas y comprometidas con la ciudadana fortinense.
Continuamos construyendo los pilares del progreso de Veracruz: un estado
prspero con la fuerza de todos.
Ing. Csar Torrecilla Ramos
Presidente Municipal
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INDICE.
1. INTRODUCCIN.
1.1. Objetivo y alcance del manual.
1.2. Como usar este manual.
2. MISIN DE LA ADMINISTRACIN PBLICA MUNICIPAL DE
FORTN 2011-2013.
3. VISIN DEL AYUNTAMIENTO AL 2013.
4. MARCO LEGAL.

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5. ESTRUCTURA ORGNICA DE GOBIERNO.

5.1. Organigrama con fotos de los Ediles Municipales.
6. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL AYUNTAMIENTO.
7. ESTRUCTURA

RGANICA

DE

LA

SECRETARIA

PARTICULAR DEL PRESIDENTE MUNICIPAL.

8. FUNCIONES

GENERALES

ESPECFICAS

DE

LA

SECRETARIA PARTICULAR DEL ALCALDE.

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1. INTRODUCCIN.
El Manual de Organizacin es de observancia general; es un
instrumento de informacin, consulta y gua sobre las funciones que
tiene encomendadas esta unidad administrativa. A travs de este
manual se definen tareas y se asignan cargas de trabajo con un
criterio de eficiencia, eficacia administrativa y pleno respeto a los
derechos de los trabajadores, tanto sindicalizados como de
confianza; es asimismo, el medio para conocer la estructura orgnica
y los diferentes niveles jerrquicos que la conforman.
Su consulta permite identificar de manera clara las funciones y
responsabilidades de cada una de las reas que integran dicha
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Direccin; se trata, en todo caso, de evitar la duplicidad de funciones,

as como de coordinar el esfuerzo y tareas del equipo de
colaboradores, con el fin de alcanzar los resultados positivos de una
administracin competente, moderna y comprometida con la
ciudadana en trminos de brindarle servicios excepcionales de
atencin, bajo los criterios de calidad, calidez, prontitud, precisin y
esmero en el desarrollo de las tareas asignadas.
La

elaboracin

de

los

Manuales

de

Organizacin

es

una

obligatoriedad de las instancias de gobierno local, establecido en el

Artculo 35, fraccin XIV de la Ley Orgnica del Municipio Libre, que
cita:

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Expedir los reglamentos de las dependencias y rganos de la

administracin pblica municipal de naturaleza centralizada,
manuales de organizacin y procedimientos y los de atencin y
servicios al pblico, as como ordenar su publicacin en los
trminos de esta ley.
A todas y cada una de las unidades administrativas les corresponde
integrar sus manuales de organizacin y procedimientos; es una
atribucin que tiene el objetivo de cuidar los intereses del municipio,
dado que el Ayuntamiento es la figura administrativa del mismo.

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1.1. Objetivo y alcance del manual.

La importancia de los Manuales de Organizacin es proporcionar a
las dependencias municipales, en una forma detallada, la estructura
organizacional formal expresada a travs de la sealizacin de las
funciones, obligaciones y responsabilidades de los distintos puestos
que conforman cada una de las direcciones del Ayuntamiento,
coordinaciones,

instancias

de

procedimientos

administrativos

internos, as como aquellas orientadas a la atencin ciudadana.

En la medida que se establezca un orden y se delimiten actividades,
responsabilidades y objetivos, se contar con una administracin

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pblica ms eficaz, capaz de lograr mejores resultados, bajo criterios

de optimizacin de recursos.
El alcance del Manual de Organizacin garantiza el pleno desarrollo
de los procedimientos que aseguran el cumplimento del Plan
Municipal de Desarrollo, de los objetivos, metas y estrategias
establecidas; asimismo, su diseo permitir operar un sistema de
seguimiento, evaluacin y control de las actividades, tanto de las
rutinarias como de las extraordinarias.

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1.2. Como usar este manual.

En los siguientes apartados del presente documento, se incluye
informacin valiosa sobre la filosofa gubernamental, la misin y la
visin del Ayuntamiento de Fortn 2011-2013; as como el marco
legal que sustenta la actuacin de los servidores pblicos
municipales dentro de un Estado de Derecho.
Tambin se presentan los organigramas que, de una forma grfica y
fcil de entender, expresan las dos estructuras existentes al interior
del Ayuntamiento: la de gobierno y la administrativa. La primera se
refiere a los integrantes del Cabildo, quienes cuentan con capacidad
de voz y voto en el proceso de toma de decisiones de ndole
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gubernamental. La segunda, define la estructura organizacional de

los operadores de la parte administrativa; es decir, precisa la
estructura de mando de los funcionarios pblicos, as como su
agrupacin por direcciones, coordinaciones o reas de trabajo.
Con esta informacin se procede a describir la organizacin al
interior de cada rea o direccin: su misin, visin y objetivo; las
funciones generales de la autoridad mxima; las funciones generales
del personal que colabora en el rea; finalmente, se incluyen
explicaciones sobre los procedimientos generales y los formatos
empleados; en su caso, complementados con su respectiva gua de
llenado.

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En este sentido, las personas que apenas se integran al equipo de

trabajo como todos aquellos que ya laboran en esta direccin,
encontrarn en este manual un apoyo de trabajo con respuestas
concisas a los problemas y dudas ms comunes.

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2. MISIN DE LA ADMINISTRACIN PBLICA MUNICIPAL DE

FORTN 2011-2013.
Garantizar

la

observancia

de

los

derechos

garantas

constitucionales dentro del territorio municipal, impulsando el

desarrollo individual, familiar y comunitario que asegure el progreso
de la sociedad Fortnense, a travs de una labor gubernamental
ordenada, comprometida, eficiente y honesta; una administracin
transparente, altamente productiva, moderna, competitiva y con
claros procedimientos de administracin interna y de atencin a la
ciudadana, siempre bajo los principios de calidad y calidez en el
servicio, as como fomentar la participacin ciudadana y la

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autogestin como sustento de una cultura del progreso: el avance de

Fortn con la fuerza de todos.

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3. VISIN DEL AYUNTAMIENTO AL 2013.

Integrar una estructura administrativa altamente eficiente y de gran
capacidad de respuesta que sea un referente estatal de excelencia,
compromiso social, transparencia, rendicin de cuentas y resultados,
frente a los compromisos definidos en el Plan Municipal de
Desarrollo; con procedimientos establecidos que garanticen altos
mrgenes de productividad en cada una de las reas administrativas,
as como adecuados niveles de comunicacin, seguimiento,
evaluacin y control de las tareas asignadas; al mismo tiempo que
permita la optimizacin de los recursos disponibles.

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Una administracin con una efectiva cultura de la recaudacin y

procedimientos eficaces de gestin, atencin ciudadana e inversin
social.
.

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Constitucin Plitica de los

Estados Unidos
Mexicanos. (18/06/2008)
Constitucin Poltica del
Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
(Gaceta 21/03/2007)
Ley Orgnica del
Municipio Libre. (Gaceta
4/08/2011)
Bando de Gobierno y
Reglamentos municipales

4.1. Pirmide jurdica1.

Las atribuciones que confieren las leyes sealadas en la pirmide

jurdica, a las actividades de la administracin pblica municipal, se
amparan en los siguientes Artculos:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Artculo
115, que seala las atribuciones del municipio y su
Ayuntamiento.

El marco legal o pirmide jurdica considera de forma proyectiva para su aplicacin,

todas aquellas reformas que en lo sucesivo se realicen en competencia.

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 Ley Federal de Fomento a las Actividades Realizadas por

Organizaciones de la Sociedad Civil (OSC).
Ley General de Desarrollo Social.
Constitucin Poltica del Estado de Veracruz de Ignacio de la
Llave, Artculos 68 a 71, referente al municipio y sus funciones.
Ley Orgnica del Municipio Libre, en especial los que sealan
las atribuciones del Ayuntamiento, Artculos 34 y 35; de las
funciones y servicios pblicos municipales, Artculos 92 a 95;
as como los Artculos 114 a 123 que trata sobre los derechos y
obligaciones de los servidores pblicos municipales.
Adems del Bando de Gobierno; Reglamentos internos y Leyes
vigentes en el mbito de competencia Municipal.

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5. ESTRUCTURA ORGNICA DE GOBIERNO.

Presidente
Municipal
Secretaria
Particular

7.1. Misin de la Secretaria Particular del Presidente Municipal.

Garantizar una eficiente asistencia tcnica al alcalde en su mbito de
competencia y responsabilidad poltica administrativa, as como jefe
de un gobierno local; as como mantener un enlace eficaz con cada
uno de los integrantes del Cabildo y transmitir indicaciones del
presidente municipal a los integrantes de la administracin; prever
con oportunidad situaciones de riesgo mediante el monitoreo de
medios de comunicacin pblica y derivada de la atencin
ciudadana; asimismo, mantener un servicio de calidad y calidez en la
atencin a visitantes distinguidos y una actitud diligente y amable en
el trato a personas que acudan a las oficinas para realizar algn
trmite o requerir informacin propia de la administracin municipal.

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7.2. Visin de la Secretaria Particular del Presidente Municipal.

Una secretaria particular eficiente y eficaz en la asistencia al jefe del
gobierno local, con gran capacidad de respuesta y sentido de
oportunidad en la atencin de los quehaceres pblicos propios de la
presidencia.
7.3. Objetivo de la Secretaria Particular del Presidente Municipal.
Apoyar las labores que se realizan en la oficina de presidencia,
coordinando las acciones que se delegan a las dependencias de la
Administracin municipal. Atendiendo a la ciudadana en audiencias,
controlando la agenda y coordinando el apoyo logstico necesario en
la verificacin de eventos de la presidencia municipal.

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8.

FUNCIONES

GENERALES

ESPECFICAS

DE

LA

SECRETARIA PARTICULAR DEL PRESIDENTE MUNICIPAL.

Funciones generales.
Conocer las funciones y atribuciones que le competen al
Presidente Municipal.
Canalizar a la ciudadana con el encargado de atencin
ciudadana, para que este los canalice a las direcciones
administrativas correspondiente para la realizacin de sus
trmites.
Atender y dar seguimiento a todas las peticiones ciudadanas
que se presenten ante la Presidencia Municipal, cuando el
Alcalde se encuentre ausente.
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 Recibir y atender la correspondencia.

Presentar en los primeros tres meses de la administracin
entrante sus aportaciones para el Plan Municipal de Desarrollo.
Integrar el Programa Operativo Anual (POA) del departamento,
en los ltimos das de diciembre y/o los primeros quince das
de enero.
Llevar a cabo todas las acciones que se requieran para
satisfacer objetivos que demande el alcalde, en el mbito de su
competencia laboral.

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Funciones especficas.
Garantizar un enlace eficiente con los integrantes del Cabildo.
Asegurar un flujo de informacin eficiente y eficaz para la
transmisin de instrucciones del alcalde a cada uno de los
integrantes de la administracin municipal.
Canalizar los oficios que llegan a Presidencia Municipal, as
como llevar un registro de los mismos.
Desempear, en atencin a instrucciones superiores, las
actividades y funciones de la Presidencia.
Organizar la agenda laboral del Presidente Municipal.
Asistir al Presidente Municipal sobre su itinerario de trabajo.
Recabar informacin previa y oportuna a cada evento o gira
que realice el Presidente Municipal.
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 Realizar recorridos de evaluacin, en aquellos lugares donde

se realizar algn evento con presencia del alcalde, e
informarle

al

Presidente

Municipal

de

los

objetivos

programacin del evento.

Elaborar fichas tcnicas e informativas antes de cada evento
para el Presidente Municipal.
Apoyar al Presidente Municipal en la elaboracin de su Informe
de Gobierno.
Permanecer informado de todo lo que se comente o divulgue
del Presidente Municipal, o del Ayuntamiento en general, en
todos los medios informativos, tales como radio, televisin,
prensa y medios electrnicos.

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 Coordinar y colaborar con las reas de comunicacin y accin

social para el desempeo de actividades y eventos propios,
donde el Presidente tenga participacin.
Apoyar al Presidente Municipal en la asistencia que brinde a
cualquier
ciudadana

dependencia
en

de

general

gobierno
como

federal,

comits,

estatal

sociedades,

organizaciones, sindicatos; as como dar cumplimiento a los

compromisos que se haya contrado con ellos, en razn de
instrucciones superiores.
Coordinar actividades con quien corresponda para elaborar el
itinerario del Alcalde y clasificar la correspondencia.
Recordar diariamente y de manera oportuna al presidente,
sobre sus citas y actividades programadas.
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 Atender a la ciudadana e informar al Presidente sobre los

aspectos ms relevantes de la audiencia.
Supervisar cada uno de los eventos en que participar el
Presidente,

as

como

coordinarse

con

otras

reas

administrativas, para la implementacin de operativos que

garanticen orden para realizar las actividades.
Estar en comunicacin directa con dependencias estatales en
representacin del Presidente Municipal, segn instrucciones
superiores.
Atender

las

consultas

internas

que

le

formulen

las

dependencias administrativas del Ayuntamiento, en ausencia

del ejecutivo municipal; posteriormente reportar la informacin
al Presidente.
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 Atender las relaciones pblicas del Presidente Municipal en

atencin a indicaciones precisas.
Llevar un registro de los acuerdos y resoluciones que dicte el
Presidente Municipal.
Tramitar los asuntos que en forma particular le encomiende el
Presidente Municipal.
Mantener actualizado el directorio poltico del Municipio.
Desarrollar los proyectos de trabajo instruidos por el Presidente
Municipal.
Fungir como enlace de comunicacin entre el Presidente
Municipal y las diferentes reas de la administracin.
Realizar todas las dems actividades que le designe el
Presidente Municipal.
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 Realizar reporte mensual de actividades dirigido al Presidente

Municipal.

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