LB 05 FR

Module d'apprentissage
Gestion du temps
SOMMAIRE
www.Kauffrau-Kaufmann.ch
Oswald
Leitner
Leon
Exercices
Solutions
Gestion du temps
Objectifs didactiques du module

2.1.3.2 Prvoir ses dlais
2.2.2.1 Grer son travail efficacement
Exercices demands et objectifs correspondants

1
Choix d'un agenda
Dfinir ses priorits professionnelles
Dlguer : quoi faut-il faire attention ?
Crer une check-list des tches
2.2.2.1
Crer un plan mensuel
2.1.3.2
Crer un plan journalier avec la mthode TEMPS
2.1.3.2
Grer son travail efficacement
2.2.2.1
2.1.3.2
Propositions d'exercices pratiques

Etablir le calendrier d'un vnement
Etablir et tenir jour un tableau des vacances (absences)
Tenir jour le plan annuel (tableau mural)
Etablir un plan de travail pour l'entreprise d'apprentissage et pour l'cole professionnelle
S'exercer la technique pour bien utiliser un agenda
Prvoir des dlais et vrifier qu'ils sont respects
Pour des raisons de lisibilit, ce texte a t rdig en utilisant par dfaut la forme masculine. Les lectrices voudront bien nous en excuser et considrer qu'il n'y a l nulle volont d'exclusion de notre part.
Oswald
Leitner
LEON
Base sur les objectifs du guide mthodique

type standard et du guide mthodique type
de la branche service et administration
Gestion du temps
LEON : SOMMAIRE
1. Le cas de Marco Aebi
2. De l'importance du temps dans la vie professionnelle
3. Savoir grer son temps
4. Les outils d'une gestion du temps efficace
5. Utiliser son agenda
6. Poser ses priorits
7. Savoir dlguer
8. Ordre, mthode et organisation : quel rapport avec la gestion du
temps ?
9. La planification en rseau
10. Moins de stress
Rsum
Oswald
Leitner
LEON
Gestion du temps
1.
Le cas de Marco Aebi

Depuis que Marco Aebi est fond de pouvoir, il est dbord. Son bureau est sens dessus dessous, il est pendu au tlphone toute la journe lorsqu'il n'est pas en rendezvous avec des clients et, par-dessus le march, il doit aussi tenir ses collaborateurs au
courant de ce qu'il se passe.
Voici par exemple comment s'est droule sa journe d'hier : 10h00, voulant commencer la planification de la nouvelle stratgie marketing, il demande n'tre drang
sous aucun prtexte. 10 minutes plus tard, sa secrtaire vient cependant frapper sa
porte et lui annonce la visite d'un Monsieur qui dit avoir rendez-vous. En y rflchissant,
Marco se souvient alors avoir donn rendez-vous M. Dumaz, l'un de ses clients, la
semaine dernire pour aujourd'hui. Il avait totalement oubli.
Heureusement, l'entretien ne dure pas longtemps et Marco peut se remettre au travail
une demi-heure plus tard, soit peu aprs 10h30. Le rpit est cependant de courte
dure : il n'est pas encore midi lorsqu'il reoit un appel de sa femme. Elle est la gare,
o elle l'attend depuis un quart d'heure ! Elle lui rappelle qu'ils ont rserv leur table
depuis avant-hier pour manger ensemble ce midi au buffet de la gare
Marco n'est pas dou pour grer son temps, c'est un fait. Il n'utilise pas d'agenda et
n'inscrit jamais son nom sur le grand tableau fix au mur dans le couloir. Son chef en
a assez de cette situation et le convoque pour discuter du problme et y trouver une
solution.
2.
Le temps,
c'est de l'argent
De l'importance du temps dans la vie professionnelle

Le temps, c'est de l'argent , dit-on. On ne saurait mieux dire, car le temps est devenu un facteur critique dans notre conomie moderne. C'est souvent lui qui fait la diffrence entre chec ou russite. Le temps tant une denre rare, il cote cher ; c'est
pourquoi il convient de bien l'utiliser pour accomplir ce que l'on a faire. Dans certains
domaines, comme la bourse par exemple, une seconde peut valoir des millions.
Quiconque entre en possession d'une information avant son voisin gagne un avantage
apprciable pour vendre et acheter au bon moment.
Bien grer son temps implique de s'organiser. Il existe pour ce faire diffrents outils,
dont l'utilisation efficace ncessite cependant que l'on sache rpartir son temps correctement.
3.
Une gestion du
temps efficace
Savoir grer son temps

Marco Aebi est prsent en entretien avec son chef. Celui-ci lui explique qu'une meilleure gestion du temps lui permettrait :
de garder une vue d'ensemble des activits en cours
de se mnager un plus grand espace de crativit
d'tre moins stress
d'avoir plus de temps pour sa vie personnelle, ses loisirs, etc.
d'atteindre ses objectifs plus aisment
Marco est d'accord, mais estime que s'il a du mal terminer son travail, c'est en raison
des interruptions incessantes qu'il subit. Souvent, c'est justement au moment o il aimerait se consacrer un travail important qu'on vient le dranger.
Et il cite, comme raisons de ces interruptions incessantes :
les appels tlphoniques
les visites de clients
les runions et entretiens
la paperasserie dont il faut bien s'occuper
la pression des dlais
une mauvaise communication
une mauvaise dlgation des tches
un manque de clart dans les objectifs
un manque de discipline personnelle
des priorits mal places
La mthode
TEMPS
Son chef lui fait valoir que pour rsoudre ses problmes de gestion du temps, il lui suffirait de savoir comment s'y prendre. Il commence par lui expliquer la mthode TEMPS,
qui permet de garder une vue d'ensemble de son emploi du temps et de mieux s'y retrouver.
Qu'est-ce que la mthode TEMPS ?
T
Tout noter de ce que l'on a faire (activits, rendez-vous, etc.)
Estimer la dure de chaque activit prvue (temps ncessaire)
Mnager un temps de battement pour pouvoir intgrer les imprvus (env. 40%)
Poser ses priorits, supprimer ou dlguer ce qui doit l'tre
S'assurer que tout a t fait, reporter une date ultrieure ce qui n'a pas pu l'tre
Marco Aebi est impressionn. Il sait bien que la plupart de ses collgues notent leurs
rendez-vous dans un agenda, mais il a toujours eu l'impression qu'il pouvait tout garder
en tte. Le voici donc qui demande conseil son chef quant aux outils qui existent pour
noter son emploi du temps.
Gestion du temps
LEON
4.
Outils de gestion
du temps
Agendas papier
Agendas
lectroniques
Les outils d'une gestion du temps efficace

Marco Aebi a demand son chef quels sont les outils disponibles. Celui-ci lui rpond
qu'il existe :
les agendas papier
les agendas lectroniques
Les agendas papier regroupent :
les calendriers de poche
les agendas conventionnels
les calendriers de bureau
les calendriers muraux
Les agendas lectroniques regroupent :
les agendas installs sur les PC, par exemple Outlook, Lotus Organizer, etc.
es ordinateurs de poche et PDA (Personal Digital Assistant) tels que Palm, Pilot,
Psion, etc.
les Natel
Marco Aebi se demande s'il vaut mieux prendre un agenda papier ou lectronique. Il
note donc les avantages et les inconvnients de chacun :
Avantages et
inconvnients de
l'agenda papier
Agenda papier
Avantages
Inconvnients
Les corrections sont faciles faire
Parfois peu lisible (corrections chaotiques)
Pas besoin de connaissances spciales
Impossible de chercher automatiquement par date
Bon march
En cas de perte, toutes les donnes sont perdues
Indpendant de toute source d'nergie
Impossible de transfrer ses donnes (p. ex. vers un ordinateur)
Avantages et
inconvnients de
l'agenda lectronique
Agenda lectronique
Avantages
Inconvnients
Recherche automatique des rendez-vous
Aucun accs en cas de panne du systme
Facile manier
Ncessite des piles ou une batterie
Possibilit de transfrer les donnes vers un autre ordinateur
Informations potentiellement accessibles

aux tiers
Le transfert vers un autre ordinateur vite la perte des donnes
Introduction des donnes plus fastidieuse
Agenda
conventionnel
Marco n'a pas le temps d'apprendre se servir d'un agenda lectronique. Il a besoin
d'une solution immdiate, raison pour laquelle il opte pour un agenda conventionnel.
Calendrier
collectif
Il promet en outre, la grande satisfaction de son chef, de s'inscrire sur le grand calendrier de planification collective affich dans le couloir. Ce calendrier permet en effet de
garder une vue d'ensemble de toute l'anne, notamment en ce qui concerne :
les vacances
les chances des projets
les sminaires
les occasions particulires
les absences pour service militaire
les congs maternit
et toute autre absence
Chaque collaborateur du dpartement est cens y inscrire les donnes le concernant.

On sait ainsi toujours qui sera absent ou prsent quel moment.
5.
Utiliser son agenda

Voil donc Marco Aebi muni de son agenda tout neuf. Hlas, il ne sait pas encore s'en
servir Son chef lui donne encore quelques bons conseils.
Planification
quotidienne
La premire tape, qui est aussi la plus importante, consiste planifier chaque jour.
C'est par l qu'il est conseill de commencer car :
la journe est l'unit la plus petite, et la plus facile visualiser d'un seul coup
d'il
il est impossible de matriser son emploi du temps l'chelle du mois ou de l'anne si l'on ne sait pas grer son temps au quotidien
La mthode
TEMPS
Il ne faut pas surcharger ses journes. Marco Aebi devra donc viter de prvoir plus de
tches ou de rendez-vous qu'il ne peut rellement en assumer en une journe. Son
chef lui conseille la mthode mnmotechnique du TEMPS :
T
comme Tout noter
comme Estimer la dure de chaque activit
comme Mnager un temps de battement
comme Poser ses priorits
comme S'assurer que tout a t fait
Gestion du temps
LEON
Tout noter
comme Tout noter de ce que l'on a faire (activits, rendez-vous, etc.)
Toutes les activits du jour doivent figurer dans l'agenda, par exemple :
Travaux accomplir
Travaux qui n'ont pas pu tre accomplis la veille
Nouveaux travaux
Rendez-vous
Coups de tlphone et correspondance du jour
Tches rcurrentes (runions, entretiens)
Exemple de
planification
quotidienne
Voici quoi pourrait ressembler une journe type
Planification quotidienne
Vendredi
Semaine 24 / jour 166 / anne 20..
15 juin 20..
Heure
Rendez-vous et activits
Auxiliaires / lieu / autres
Promener le chien
Train de 7h47, exceptionnellement
billet
tlphoner M. Asanti (Novartis)
061 733 33 89
tlphoner M. Kundert
01 417 16 24, avoir l'offre sous les yeux
Repas avec M. Salzmann
restaurant Laube
Prparer la runion avec A. K.
liste des faire , propositions d'am-
08
09
10
11
12
13
14
15
16
lioration
Visite chez le client F. Leu
faire le plein ! Documents prendre
Dlguer Thomas
mandat de dlgation
Squash
sac de sport, chaussures neuves
Cin avec Ariane
place de la Gare, fleurs !!!
17
18
19
20
OK
Estimer la dure
comme Estimer la dure de chaque activit prvue (temps ncessaire)
Il importe non seulement d'valuer le temps que va durer chaque activit, mais aussi de
se fixer des limites pour certaines d'entre elles. Cela permet de travailler de faon plus
efficace et plus concentre.
Mnager un temps
non planifi
comme Mnager un temps de battement pour pouvoir intgrer les imprvus

(env. 40%)
La rgle de base est de ne pas planifier plus d'environ 60% de son temps, en prvision
des contretemps et des interruptions ventuelles ainsi que des activits spontanes ou
sociales. On se retrouve ainsi facilement occuper 100% du temps disposition.
Poser ses
priorits
comme Poser ses priorits, supprimer ou dlguer ce qui doit l'tre
Il est galement primordial de savoir estimer avec ralisme le temps ncessaire

chaque activit de la journe. Souvent, le manque de temps commandera d'ailleurs
d'acclrer le processus ou de dlguer purement et simplement la tche quelqu'un
d'autre. Il faut donc :
savoir poser ses priorits
savoir rduire ses dlais
savoir dlguer
S'asurer que
tout a t fait
comme S'assurer que tout a t fait, reporter une date ultrieure ce qui n'a pas
pu l'tre
Vrifier son planning du jour et reporter ce qui n'a pas pu tre excut. Ce qu'on ne
peut pas faire soi-mme devra tre dlgu quelqu'un d'autre. En revanche, il faudra
contrler l'excution de tout ce qui a t dlgu.
Marco Aebi est pat ! Il se rend compte qu'il ne s'est jamais fix des priorits dans son
travail, accordant la mme importance toutes les tches. Au fait, mais comment faiton pour tablir des priorits ?
6.
Tches importantes et moins
importantes
A quelles tches
faut-il accorder
la priorit ?
Poser ses priorits

Certaines tches sont plus importantes que d'autres. Par exemple :
travaux dont le dlai d'excution approche
mandants de clients devant tre raliss rapidement
dlais fixs par les autorits (dclaration d'impts, poursuites, etc.)
urgences (cong maladie d'un collaborateur important, virus informatique, etc.)
Marco Aebi explique son chef qu'il a normment de mal organiser son travail.
Son chef lui donne les conseils suivants
I. Ne prvoir qu'une tche pour une priode donne, et la mener terme en ce laps
de temps.
II. Classer ses tches par priorits. Liquider d'abord ce qui est important et urgent.
Gestion du temps
LEON
III. Les avantages de cette faon de faire sont les suivants :
Un travail plus efficace.
Le travail est effectu plus rapidement et comporte moins d'erreurs.
Un travail plus efficient.
Le travail est termin au moment voulu.
Un travail plus cibl.
Il est plus facile d'atteindre ses objectifs.
Pour trier ses tches par priorits, Dwight David Eisenhower, prsident des Etats-Unis
de 1953 1961, avait mis au point sa propre mthode, qui consistait trier ce qu'il
avait faire en fonction de 2 critres uniquement :
importance
urgence
Ce qui aboutit crer quatre catgories :
A : important et urgent
B : important mais pas urgent
C : urgent mais pas important
D : ni urgent ni important
Voici comment il traitait ensuite chaque catgorie :
A : important et urgent. A faire soi-mme immdiatement.
B : important mais pas (encore) urgent. Peut attendre mais doit tre planifi (se
fixer un dlai ou dlguer).
C : urgent mais pas important. A dlguer ou faire plus tard.
D : ni urgent ni important. A faire en dernier en fonction des possibilits. Souvent
facultatif.
A planifier ou dlguer
le cas chant
A faire soi-mme
en priorit
A jeter ou classer
A dlguer ou
faire plus tard
Importance
La mthode
Eisenhower
Urgence
Cette grille est d'une grande aide pour Marco. Lorsqu'il n'arrive pas dcider quelle
tche s'atteler en priorit, il fait son tri par cases. Il n'aurait jamais pens que cela puisse tre aussi simple ! Lui qui avait toujours cru devoir tout faire lui-mme dcouvre qu'il
peut et doit dlguer. Se pose alors la question suivante : comment procder pour
dlguer correctement une tche ?
10
7.
Pourquoi
dlguer ?
Savoir dlguer
Savoir dlguer comporte les avantages suivants :
1. allger sa propre charge de travail
2. se donner le temps de liquider les priorits A et B
3. se donner la possibilit d'voluer
Il suffit de respecter quelques rgles simples. Savoir dlguer, c'est avant tout se poser
5 questions fondamentales :
5 questions
Quelle est la tche ? (ce qui est faire)

Qui doit l'accomplir ? (personne)
Pourquoi doit-elle le faire ? (motifs, objectif)
Comment va-t-elle s'y prendre ? (ampleur et dtails)
Quand doit-elle avoir termin ? (dlai)
Dlguer ne signifie pas se dcharger de la tche de contrler. Il faut donc tablir une
check-list.
Celle-ci peut se prsenter comme suit :
Check-list juillet
Priorit
Date
A
05.07
09.07
09.07
16.07
24.07
25.07
Activit
Dure
Fait par
Dbut
Fin
documents pub
TV
2 heures
dossier signatures ARGE

L. Sthelin
10 min
Stefan
09.07
09.07
coupon rponse
concours
5 min
moi-mme
09.07
09.07
demande de
mise en faillite au
tribunal cantonal
3 heures
moi-mme
organiser sortie
de groupe
8 heures
moi-mme
rviser contrat
Hadorn
4 heures
F. Lamprecht
D
Mme Knut
07.07
18.07
25.07
30.07
Marco se rjouit de mieux matriser son emploi du temps. Mais il a encore un problme rsoudre : il passe beaucoup trop de temps chercher les documents dont il a
besoin pour travailler. Il lui arrive aussi de faire le mme genre de choses des
moments diffrents de la journe. Son chef le rassure : ce n'est qu'une question d'organisation !
11
Gestion du temps
LEON
8.
Savoir
s'organiser
Ordre, mthode et organisation : quel rapport avec la gestion du

temps ?
L'ordre et l'organisation sont des qualits indispensables : une personne organise travaille deux fois plus vite.
Le chef de Marco lui donne encore un aide-mmoire prcieux : les 3 O
Les 3 O
a) Ordre
b) Organisation
c) Orientation
a) Ordre
Bureau
Le bureau doit tre rang, amnag de faon pratique et tout doit tre visible au
premier coup d'il. Pas de pile de dossiers en attente : seuls les documents sur
lesquels je travaille doivent tre visibles.
La pile des travaux faire doit se trouver ailleurs : sur une tagre ou une table
spare, dans une armoire, etc., afin que je puisse me concentrer sur ce que je
fais.
Outils de travail
Mes outils de travail doivent tre porte de main. Ma gomme ne me sert rien
si elle est pose sur l'tagre de l'autre ct de la pice ! Sa place est dans le
tiroir du bureau. Ce sont des dtails de ce genre qui vont me permettre d'conomiser plusieurs minutes de recherches par jour !
b) Organisation
Documents
de travail
Les documents de travail doivent eux aussi tre rangs proximit, en fonction
de la frquence d'utilisation. Documents divers, tarifs, dossiers de prsentation,
classeurs, rpertoires tlphoniques, carnet d'adresses, etc. doivent tre accessibles en permanence.
Dossiers
Pour garder une meilleure vue d'ensemble de mes dossiers, je les classe en
regroupant tous les documents relatifs un mme client : offres, adresses, lettres, contrats, etc. Les dossiers suspendus sont trs pratiques : il est en effet
possible d'y fixer un cavalier portant le nom du client et de les classer par ordre
alphabtique pour les retrouver plus vite.
Regrouper
les tches
On peut conomiser normment de temps en regroupant les tches similaires.

Il ne viendrait par exemple l'ide de personne d'apporter ses lettres la poste
une par une.
c) Orientation
Etre organis signifie aussi savoir s'orienter, c'est--dire connatre son environnement
et savoir utiliser les outils disposition.
Trouver
l'information
A moi de connatre les meilleures sources d'information lorsque j'ai un doute. Je dois savoir qui m'adresser et quel moment. C'est un gain de temps prcieux.
12
NW
NE
SW
SE
Utiliser les outils
A moi de savoir aussi quels sont les outils les mieux adapts chaque situation.
Quand vaut-il mieux envoyer une lettre, un fax ou un e-mail ? Toujours choisir la
solution la plus simple, la plus rapide et (si possible) la moins chre.
Planifier les
tapes de son
travail
Pour fournir une prestation un client, il est important de diviser son travail en
tapes et de savoir dans quel ordre les effectuer. Par exemple, un rendez-vous
avec un client se prpare. Il faut savoir :
les documents dont on aura besoin ;
o se les procurer ;
combien de temps il faudra pour tout runir.
Voici un exemple de planification
Etapes de travail
Dure
Rassembler les donnes relatives au client
2h
Remplir formulaire de demande d'offre
Fait par
Dbut
Dlai
OK
moi
08.09
08.09
termin
10 min
moi
08.09
08.09
termin
Envoyer formulaire de demande d'offre

au dpartement des offres
1 min
moi
08.09
08.09
termin
Dlai envoi et rception
1 jour
courrier interne
08.09
09.09
Rdiger offre
2 jours
Mme Wyler
10.09
11.09
Dlai retour offre
1 jour
courrier interne
11.09
12.09
Vrifier offre
1h
moi
12.09
12.09
Crer dossier de prsentation
3h
M. Garcia
12.09
12.09
Ecrire lettre accompagnement
1h
moi
12.09
12.09
Mettre sous pli (offre, lettre d'accompagnement et dossier de prsentation)
10 min
M. Garcia
13.09
13.09
Tout envoyer par courrier A au client
2 jours
poste
13.09
15.09
Planification
de projets
Encore un conseil : pour la planification de projets, procder par compte rebours,

c'est--dire partir du dlai final, et tablir sa planification en reculant dans le temps.
13
Gestion du temps
LEON
9.
La planification en rseau
Quand utiliser la
planification en
rseau ?
La planification en rseau s'utilise ds qu'un processus de travail peut tre divis en

plusieurs tches pouvant tre effectues en parallle : si une partie au moins des
tches peuvent tre effectues simultanment, la dure totale du projet s'en trouve raccourcie d'autant.
Mthode du
chemin critique
La mthode du chemin critique, ou Critical Path Method (CPM), est un outil de planification en rseau, le chemin critique tant le chemin le plus long menant la ralisation
de l'objectif compte tenu des travaux effectus en parallle. Il s'agit donc du temps
ncessaire l'ensemble du processus de travail.
L'exemple suivant illustre le fonctionnement du CPM
Comment procder ?
Dans un tableau, inscrire toutes les tches effectuer et les numroter.
Pour chaque tche, noter celle qui aurait d tre excute immdiatement auparavant.
Estimer la dure de chaque tche.
A partir de ces donnes, dterminer le chemin critique (Critical Path).
Dans notre exemple, il s'agit de traiter la commande d'un client
Numros
des
tches
Tche prcdant immdiatement
Description des tches
Rception de la commande, transmission l'atelier et

au dpt
Recherche des pices ncessaires au dpt
Prparation des machines l'atelier
Dure en
heures
/2
1 1/2
1
1
Transport des pices jusqu' l'atelier
/2
Production l'atelier
Etablissement du bordereau de livraison et de la facture
Chargement du camion
Transport de la marchandise jusqu'au client
/2
/2
14
/2
1
/2
1 /2
1/
2
1/
2
1/
2
1/
2
Chemin critique (Critical Path)

Chemin
Dure en heures
Chemin
Dure en heures
/2
/2
1 1/2
/2
/2
/2
/2
/2
/2
CP
---
6 1/2
--3
Dans notre exemple, la dure totale du projet sera donc de 6 h . Les tches
et
peuvent tre effectues paralllement la tche , la tche paralllement la
tche
.
10.
Moins de stress
Le stress est l'ennemi numro un au travail. Impossible de fournir une bonne prestation
lorsqu'on reste trop longtemps sous pression psychique (mentale) ou physique.
Comment rduire son stress ?
Il faut donc :
chercher rsoudre ses problmes personnels
chercher rsoudre ses problmes professionnels
rduire le stress au quotidien
15
Gestion du temps
LEON
Stress : le test
Voici un petit test pour vous aider dterminer si vous tes stress :
Pas d'accord
D'accord
1.
Je me fais du souci propos de mes prestations l'cole
2.
Je me fais du souci propos de mon emploi
3.
En sortant du travail, je me sens puis
4.
J'arrive rarement rcuprer compltement durant le week-end
5.
On me dit souvent que je devrais me dtendre
6.
Je me sens souvent triste
7.
Je ne prvois jamais ma journe l'avance
8.
Je me soucie beaucoup de ce que les autres pensent de moi
9.
J'essaie souvent d'en faire trop
10.
Je me sens souvent seul
Additionnez prsent le nombre de points de vos rponses
Total
Source : Lern Vergngen , par Egon R. Sawizki/Gabal, vol. 29 (lgrement remani)
Rponse :
Vous avez moins de 15 points : vous tes peu stress.
Vous avez plus de 30 points : il est temps d'agir contre le stress. Deux questions se
poser :
A quoi mon stress est-il d ?
Comment puis-je le faire diminuer ?
Pour tre moins stress, il faut :
planifier son temps - vous avez dj reu des suggestions en ce sens.
ranger ses affaires - vous avez galement reu des suggestions en ce sens.
garder sa vie en ordre - apprendre valuer ce qui vous attend.
il existe galement une srie d'exercices pour diminuer le stress.
16
RSUM
Outils et mthodes
Il existe quantit d'outils et de mthodes pour mieux grer son temps, notamment les agendas et calendriers de toutes sortes, sur papier ou support lectronique (p. ex. programme Outlook). Pour les utiliser bon escient, il convient d'apprendre
rpartir son temps de faon adquate.
Mthode TEMPS
Un mot clef comme aide-mmoire, le TEMPS :
T comme
E comme
M comme
P comme
S comme

Mthode Eisenhower
Il n'est pas toujours facile de poser ses priorits. La mthode Eisenhower aide distinguer les tches urgentes et importantes de celles qui peuvent attendre.
URGENT ET IMPORTANT
IMPORTANT MAIS PAS URGENT
URGENT MAIS PAS IMPORTANT
NI URGENT NI IMPORTANT
Savoir dlguer
Certaines des tches que je m'assigne pourraient tre effectues par d'autres. Dlguer ses tches suppose cependant de
suivre certaines rgles.
Les 5 questions
Les 5 questions se poser pour tre sr de ne rien oublier (qui doit tre charg de rgler quoi, quand, comment et pourquoi ?). Faites une check-list lorsque vous dlguez.
S'organiser
Si je suis
bien organis,
ordonn,
capable de m'orienter dans mon environnement,
je gagne du temps.
Je cours aussi moins de risques de perdre ou d'garer des documents importants.
Je gagne beaucoup de temps en sachant
o sont ranges les choses,
qui je peux poser des questions et quel moment.
Les 3 O
Les 3 O : Ordre, Organisation et Orientation m'aident m'y retrouver !
Planification en rseau
Diviser un processus en plusieurs tapes (tches) distinctes. Le chemin le plus long pour relier les tapes dans leur ordre
de droulement correspond au chemin critique. C'est la dure du processus total.
17
ESPACE
RSERV
AUX
NOTES
LEON
18
Lire
Rflchir
EXERCICES
Rsoudre

Gestion du temps
EXERCICES : SOMMAIRE
1. Choix d'un agenda
3. Questions se poser avant de dlguer
4. Dresser une check-list des tches
5. tablir une planification mensuelle
6. Dresser son emploi du temps quotidien avec la mthode TEMPS
7.
Dfinir un processus de travail efficace
Lire
Rflchir
Rsoudre
EXERCICES
Gestion du temps
?

Vous devez choisir entre un agenda papier et un agenda lectronique. Quels sont pour
vous les principaux avantages et les principaux inconvnients de ces deux variantes ?
Quelle solution adopteriez-vous et pourquoi ?
Avantages
Inconvnients
Agenda papier
Agenda lectronique
Inscrivez votre choix et justifiez-le brivement.
20
2.1.3.2
A. Le prsident amricain Eisenhower avait invent une mthode permettant de classer les tches en fonction de leur importance et de leur priorit. Vous voulez expliquer cette mthode un apprenti qui n'en a jamais entendu parler. Montrez-lui l'aide du schma ci-dessous les fondements de cette mthode et placez les termes
dans les cases correspondantes.
Importance
le cas chant
A faire soi-mme
en priorit
A jeter ou classer
A dlguer ou
faire plus tard
Urgence
B. Responsable d'un service avec sous vos ordres deux collaborateurs chevronns,
vous tes depuis quelque temps compltement dbord. Aujourd'hui encore, vous
avez une tonne de choses rgler et trs vite, vous vous apercevez que vous n'aurez pas assez de la journe pour tout faire vous-mme. Utilisez la mthode Eisenhower, que vous connaissez, et inscrivez vos tches dans le tableau la page suivante. Pour gagner de la place, reportez uniquement les termes en gras.
21
Gestion du temps
EXERCICES
Runion avec le chef de service
Rdiger un courrier l'intention de M. Martin (client)
Arroser les plantes (elles en ont besoin depuis longtemps).
Le concours de Chrysler est arriv. Premier prix : le

nouveau tout-terrain d'une valeur de 50 000 francs.
Prparer le contrat de M. Raudin (client).

Dlai : 14 heures.
Le chauffage est dfectueux. En informer le concierge.
Prparer la prsentation de demain

( effectuer vous-mme).
Les rsultats trimestriels doivent tre transmis au

responsable d'unit au plus tard lundi prochain
( effectuer vous-mme).
Envoyer des prospectus un client qui en a fait la

demande.
Vrifier si les anciens dossiers clients sont complets afin de les classer sur microfiches.
Acheter un billet d'avion pour se rendre un meeting qui aura lieu dans 15 jours Hambourg.
Au plus tard la fin de la semaine, Madame Berger

attend une rponse concernant la demande qu'elle
a effectue.
Votre collaboratrice vous a remis une note de frais.

Afin qu'elle soit rembourse dans les temps, vous
devez remplir un formulaire et le transmettre avant la
fin de la semaine.
Vous recevez une confirmation du service du classement attestant que tous les dossiers ont t enregistrs sur microfiches.
Pour la semaine prochaine, rserver un restaurant

avec salle de runion pour une vingtaine de personnes, pour une prsentation de l'agence suivie
d'un repas.
Votre collaboratrice souhaite s'entretenir avec vous

de ses vacances.
Rdiger le contrat de M. Leclercq (client).
Des factures sont arrives. Vous devez les affecter

un poste et les transmettre la comptabilit.
Remplir le planning des absences du mois prochain.
Vrifier et envoyer une offre.
Rdiger un rapport hebdomadaire, dlai aujourd'hui

( faire vous-mme).
Remplir la fiche de contrle des absences de votre

service et la transmettre.
Effectuer une sauvegarde de vos donnes.
Vous recevez un prospectus publicitaire d'un fournisseur chez qui vous avez rcemment command
du mobilier de bureau.
22
Importance
Urgence

Vous devez dlguer une tche votre collaboratrice. Quelles sont les cinq questions
que vous devez vous poser afin que le travail soit correctement dlgu ?
1.
2.
3.
4.
5.
23
Gestion du temps
EXERCICES
?
2.2.2.1
Sous MS Word ou MS Excel, crez une check-list des tches que vous devez effectuer
dans l'entreprise formatrice et dans le cadre de votre formation thorique. Votre liste
doit comporter cinq colonnes:
Date
Priorits (de 1 4)
Activit
Temps ncessaire
Dlai
Imprimez votre liste et collez-la dans le cadre ci-dessous.
Collez ici votre check-list.
24
2.1.3.2
Un planning annuel est accroch dans le couloir de votre service. Votre suprieur hirarchique vous demande de le complter pour le mois de juillet avec les donnes cidessous. Votre service est constitu des personnes cites plus bas.
Utilisez les symboles des diffrents types d'absence :
Vacances / dmnagement
Sminaire / projet
Cong maladie
Examens
Cong maternit
Service militaire
K. Mller
D. Colombier
J. Spichiger
vacances du 12 au 19 mai, service militaire du 15 juillet au 2 aot

cong maternit du 22 juillet au 22 septembre
service militaire du 21 janvier au 15 fvrier, sminaire de vente les
1er et 2 juillet, dmnagement le 19 juillet
travail de projet du 8 au 12 juillet et du 22 au 26 juillet
cong maladie partir du 25 juin et jusqu' nouvel avis (environ 3
semaines)
examens de fin d'apprentissage du 18 au 24 juillet, vacances du
25 juillet au 9 aot
vacances du 1er au 14 juillet
sminaire du 12 au 19 juillet
B. Bektas
H. Hauser
S. Ineichen
A. Stadler
P. Hayek
Date
Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me
Collaborateurs
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
K. Mller
J. Spichiger
H. Hauser
S. Ineichen
D. Colombier
A. Stadler
P. Hayek
B. Bektas
Que constatez-vous une fois le planning complt ?
25
Gestion du temps
EXERCICES
6. Dresser son emploi du temps quotidien avec la mthode

TEMPS
2.1.3.2
En appliquant la mthode TEMPS, reportez les donnes ci-dessous dans la fiche journalire de Stphane, page suivante. Notez galement les outils ncessaires. S'ils ne
sont pas prciss dans le texte, vous pouvez les ajouter.
Le 1er juin 20.., Stphane se lve 7h00, comme d'habitude. A 7h45, il prend le train
pour se rendre sur son lieu de travail. A 8h15, il commence sa journe de travail. Tout
d'abord, il trie le courrier du jour et le distribue ses collgues. Cette tche lui prend
en gnral 30 minutes. Ensuite, il s'installe son ordinateur et rpond ses e-mails
professionnels. Une heure plus tard, il a termin cette tche et peut commencer traiter les commandes, avec l'aide de Peter, l'un de ses collgues. Cela l'occupe jusqu'
la pause de midi. De 12h15 13h15, il part manger avec son ami Ralph. Ensuite, son
formateur professionnel lui explique le fonctionnement d'un nouveau logiciel, aprs
quoi il s'offre une pause caf de 10 minutes. A 15h30, il a rendez-vous avec son
responsable d'quipe, M. Eckert, afin de discuter d'une offre pour un gros client (la
socit J. Seiler SA). La runion dure une heure. Avant de quitter le bureau 17h00
pour ne pas rater le train de 17h15, il met sous pli des courriers et les poste. A 17h45,
Stphane est de retour chez lui. Avec les examens qui approchent, il doit encore rviser ce soir. Sabrina et Alex arrivent 20h00 pour travailler pendant deux heures et clarifier certains points.
T
26
Vendredi
er
semaine 22
Heure
juin 20..
Outils
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
27
OK
Gestion du temps
EXERCICES
?
7. Dfinir un processus de travail efficace
2.2.2.1
Vous tes charg(e) d'tudier dans votre entreprise formatrice le temps consacr diffrents processus de travail et d'valuer s'il est possible d'en gagner. Vous devez notamment essayer de regrouper toutes les tches qui peuvent tre ralises simultanment.
Pour gagner du temps vous-mme, crez un tableau. Inscrivez-y les points principaux
examiner lors de diffrents processus.
A. Compltez le tableau en ajoutant sept critres supplmentaires.
Rsultats de l'analyse
(solution personnelle)
Critres pertinents pour analyser le processus

de travail
Description du processus de travail
O commence le processus de travail ?
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
28
B. Au cours de votre enqute, vous tudiez le processus de travail consistant envoyer
300 courriers publicitaires. Un prospectus est joint chaque courrier. Le processus se dcoupe en 8 tapes :
Activits
Etapes
Temps ncessaire
Rdaction du courrier et prparation du modle sous

MS Word
90 minutes
Slection et transfert des adresses depuis la base de

donnes Access dans le modle de courrier
10 minutes
Impression des courriers
40 minutes
Retrait et tri des enveloppes ( fentre)
25 minutes
Prparation du poste de travail en vue de la mise sous

pli
10 minutes
Pliage des courriers
20 minutes
Mise sous enveloppe d'un prospectus et d'un courrier

par enveloppe
50 minutes
Contrle des enveloppes et prparation en vue de l'envoi
5 minutes
Remarques :
Les tapes 4, 5 et 6 sont effectues pendant l'impression des courriers.
Dessinez ci-dessous le plan du processus:
29
Gestion du temps
EXERCICES
Indiquez dans le tableau ci-dessous les diffrentes tapes en vous basant sur le plan
du processus et dterminez la dure totale du processus.
Tableau d'valuation du temps total ncessaire
Chemin
Dure en minutes
Calcul
du chemin
critique
Le chemin critique (critical path) correspond la dure totale du processus. Dans notre
exemple, c'est le temps requis pour l'envoi des 300 courriers. Nous avons besoin de :
Temps requis en heures et minutes:
C. Citez cinq autres questions (indpendantes du temps) se poser lorsque l'on value un processus de travail :
30
D. Choisissez deux processus courts appliqus dans votre entreprise formatrice et
dressez la liste des tches qui les constituent l'aide des modles ci-dessous.
Dcrivez-en les points forts et les points qui gagneraient tre amliors.
Modle de processus
simple (chane)
Modle de processus
simple (chane)
Rassembler
la marchandise
Transmettre les
documents de
transport au service
d'envoi
Emballer
la marchandise
Editer les
documents
d'accompagnement
Rassembler la
marchandise
Transmettre les
documents de
du classement
Envoyer
la marchandise
Mandater le
transporteur
Emballer
la marchandise
Archiver les
documents
de transport
Modle divergent OU
Modle convergent ET
Editer les
documents
d'accompagnement
Rassembler la
marchandise
Saisir les
donnes
de l'ordre
Mandater le
transporteur
Emballer la
marchandise
Vrifier les
possibilits de
livraison
IMPOSSIBLE
POSSIBLE
Transmettre les
documents de
d'envoi
Livrer la
marchandise au
transporteur
Modle avec retour OU
Modle convergent OU
Saisir les
donnes
du client
Informer
le client
Saisir les
donnes
de l'ordre
NOUVEAU CLIENT
RETOUR A
Enregistrer
ses donnes
Vrifier les
donnes
de l'ordre
INCOMPLTES
ANCIEN
CLIENT
Vrifier
sa solvabilit
COMPLTES
Transmettre les
documents de
d'envoi
Saisir les
donnes
de l'ordre
31
Complter les
donnes
de l'ordre
Gestion du temps
EXERCICES
Dsignation du processus de travail :
___________________________________
Les points positifs
Les points amliorer
32
Dsignation du processus de travail :
___________________________________
Les points positifs
Les points amliorer
33
ESPACE
RSERV
AUX
NOTES
EXERCICES
34
Vrifier
Amliorer
Noter
SOLUTIONS
Gestion du temps
SOLUTIONS : SOMMAIRE
6. Dresser son emploi du temps quotidien avec la mthode TEMPS
7.
Dfinir un processus de travail efficace
Vrifier
Amliorer
Noter
SOLUTIONS
Gestion du temps
?
Avantages
Agenda papier
Inconvnients
Facile utiliser
Corrections faciles faire
Bon march
Indpendant de toute source
d'nergie
Agenda lectronique
Recherche automatique
Possibilit de transfrer les
donnes vers un autre ordinateur
Plusieurs modes d'affichage
possibles
En cas de perte, les donnes
sont (normalement) sauvegardes sur le PC
Parfois peu lisible

Recherche automatique impossible
En cas de perte, toutes les
donnes sont perdues
Devient illisible si des dlais
ou des rendez-vous doivent
tre modifis plusieurs fois
Ncessite des piles ou une batterie
Cot d'achat lev
Une perte ventuelle cote cher
Rponse possible
Les agendas lectroniques sont trop chers et compliqus utiliser. Il faudrait

apprendre toutes les fonctions, c'est pourquoi je prfre les agendas papier.
36
A.
le cas chant
A faire soi-mme
en priorit
A jeter ou classer
A dlguer ou
faire plus tard
Importance
Urgence
B.
B
le cas chant
justificatifs de frais
dcider de l'approbation
de la demande
planning des absences
contrle des absences
Importance
A
A faire soi-mme
en priorit
runion
dossier client M. Duchne
prparer prsentation
rdiger rapport hebdomadaire
discuter demandes de
vacances
chiffres du trimestre
D
A jeter ou classer
C
A dlguer ou
faire plus tard
Confirmation dossiers
Prospectus publicitaires
Urgence
37
client Martin
concours
chauffage
commander prospectus
vrifier dossiers clients
commander billets avion
rserver salle
mandat Dupont
contrler offres
sauvegarde informatique
vrifier factures
arroser plantes
Gestion du temps
SOLUTIONS
?
1.
2.
3.
4.
5.
Quelle est la tche ? (ce qui est faire)

Qui doit l'accomplir ? (personne)
Pourquoi doit-elle le faire ? (motifs, objectifs)
Comment va-t-elle s'y prendre ? (ampleur et dtails)
Quand doit-elle avoir termin ? (dlai)
2.2.2.1
Solution possible :
Priorit
Date
06.01.20..
07.01.20..
09.01.20..
14.01.20..
16.01.20..
18.01.20..
23.01.20..
26.01.20..
27.01.20..
28.01.20..
30.01.20..
Aktivit
Dure
Dlai
Offre M. Erni
2 heures
06.01.20..
Contrat entreprise Echange SA
7 heures
07.01.20..
Prparer apro clients
10 heures
15.01.20..
Rdiger rapport
2 heures
19.01.20..
Relev statistique
4 heures
19.01.20..
Classer dossiers
8 heures
25.01.20..
0,25 heures
26.01.20..
5 heures
26.01.20..
Arroser plantes
Prparer rapport mensuel
Contrler livraison matriel

Evaluation collaborateurs
Demande de recherche dans les

archives
38
3 heures
29.01.20..
4 x 4 heures
31.01.20..
4 heures
31.01.20..
2.1.3.2
Date
Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me
Collaborateurs
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
K. Mller
J. Spichiger
H. Hauser
S. Ineichen
D. Colombier
A. Stadler
P. Hayek
B. Bektas
Vacances / dmnagement
Examens
Sminaire / projet
Cong maternit
Cong maladie
Service militaire
Problme
Pendant certaines priodes de juillet, plus de la moiti des collaborateurs seront

absents. Il est craindre que dans ces conditions le service la clientle ne puisse
plus tre assur correctement. S'il n'est pas possible de mobiliser du personnel
supplmentaire, il sera difficile de continuer fonctionner normalement. Il faut
imprativement se mettre en rapport avec le service du personnel pour demander
des renforts.
6. Dresser son emploi du temps quotidien avec la mthode

TEMPS
2.1.3.2
39
Gestion du temps
SOLUTIONS
Vendredi
er
semaine 22
juin 20..
Outils
7h45 train
8h15 trier courrier
billet
liste de distribution
8h45 rpondre e-mails
PC
9h45 rdiger offre avec Pierre
programme d'offre, donnes client
12h15 djeuner avec Nico
Rserver au restau Al Faro
13h15 cours de programmation
de quoi crire
15h20 pause caf

15h30 runion avec M.Eckert
dossier de l'offre J. Seiler SA
16
16h30 mise sous pli du courrier
lettre, enveloppe, machine affranchir
17
17h15 train
billet
20h00 prparation exas
questions, livres de cours, boisson
Heure
08
09
10
11
12
13
14
15
18
19
20
21
22
40
OK
7. Dfinir un processus de travail efficace
2.2.2.1
A.
Rsultats de l'analyse
(solution personnelle)
Critres pertinents pour analyser le processus

de travail
Description du processus de travail
O commence le processus de travail ?
1.
O finit le processus de travail ?
2.
Qui (personne / service) intervient ?
3.
Quelles sont les tapes du processus ?
4.
Dans quel ordre doivent-elles se drouler ?
5.
Quelles sont les tapes qui peuvent tre

conduites en parallle ?
6.
Quelle est leur dure ?
7.
Quelle est la dure totale du processus ?
41
Gestion du temps
SOLUTIONS
B. Planification en rseau :
2.
90'
10'
7.
8.
50'
5'
3.
40'
'
25
6.
4.
20'
1.
5.
10'
Tableau d'valuation du temps total ncessaire

Chemin
Calcul
du chemin
critique
Dure en minutes
1. - 2. - 3. - 7. - 8.
90 + 10 + 40 + 50 + 5 = 195
1. - 2.- 4. - 5. - 6. - 7. - 8.
90 + 10 + 25 + 10 + 20 + 50 + 5 = 210
Temps ncessaire l'envoi des 300 lettres publicitaires :
210 minutes, soit 3 heures et 30 minutes

C. Autres questions rsoudre pour dfinir un processus de travail :
Quelle est la qualit vise ?

Comment peut-on l'amliorer ?
Comment viter les erreurs ?
Comment amliorer la productivit (rapport entre travail fourni et rsultat) ?
Comment attnuer les problmes aux points de friction (changement de personnel, de service, etc.) ?
Qui est responsable de quoi ?
Qui porte la responsabilit globale ?
Autres
D. La solution dpend ici troitement de l'entreprise concerne, raison pour laquelle

aucune proposition de solution n'est faite.
42
30 modules d'apprentissage
Les 30 modules d'apprentissage de www.Kauffrau-Kaufmann.ch ont t mis au point par des praticiens collaborant activement au projet de rforme de la formation commerciale de base. Chaque
module se compose d'une leon, d'exercices s'y rapportant et des solutions correspondantes.
L'objectif est de montrer comment se droulent les processus de travail en situation relle. Les
instructions, les tableaux d'aide la dcision et les check-lists sont autant d'exemples de mthodes
utilises par les professionnels pour matriser leur travail au quotidien. Les cas prsents sont simples et courts, ils se prtent parfaitement l'tude individuelle. Les modules s'adressent aux formateurs autant qu'aux apprentis.
Formateurs
Ces modules donnent aux formateurs de prcieuses indications
quant aux lments essentiels du
nouvel apprentissage (situations
de travail et d'apprentissage / STA
et units de formation / UF) et simplifient la formation en entreprise.
Apprentis
Les modules permettent aux
apprentis de complter leur formation en entreprise, d'approfondir de faon cible leurs connaissances pratiques de la vie professionnelle et de se prparer aux
examens de fin d'apprentissage
(complment de la formation en
entreprise).
Informations
Vous trouverez sur le site
le contenu des 30 modules ainsi
que diffrentes propositions de
travaux raliser au sein de l'entreprise formatrice.
Choisir :
N Titre
ISBN
N Titre
ISBN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
3-909189-39-3
3-909189-40-7
3-909189-41-5
3-909189-42-3
3-909189-43-1
3-909189-44-X
3-909189-45-8
3-909189-46-6
3-909189-47-4
3-909189-48-2
3-909189-49-0
3-909189-50-4
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
3-909189-54-7
3-909189-55-5
3-909189-56-3
3-909189-57-1
3-909189-58-X
3-909189-59-8
3-909189-60-1
3-909189-61-X
3-909189-62-8
3-909189-63-6
3-909189-64-4
3-909189-65-2
3-909189-66-0
3-909189-67-9
Se fixer des objectifs et les atteindre

Prsenter l'entreprise formatrice
Amnager sa place de travail
Dvelopper et grer la qualit
Gestion du temps
Utiliser l'informatique
Soigner sa prsentation
Utiliser le tlphone
Rdiger lettres, e-mails et fax (1re partie)
Rdiger lettres, e-mails et fax (2e partie)
Rdiger procs-verbal
Classer les dossiers
Utiliser la poste et les services
de courrier exprs
14 Payer les factures
15 Se positionner sur le march
3-909189-51-2
3-909189-52-0
3-909189-53-9
Traiter avec les clients

Trouver un lieu d'implantation
Assurer les risques
Grer le personnel (1re partie)
Grer le personnel (2e partie)
Acheter des marchandises (1re partie)
Acheter des marchandises (2e partie)
Entreposer des marchandises (1re partie)
Entreposer des marchandises (2e partie)
Traiter une commande
Saisir les chiffres et les valuer (1re partie)
Saisir les chiffres et les valuer (2e partie)
Financer des investissements
Payer des impts
Grer les rappels et les poursuites
contre des clients
Prix forfaitaire pour l'ensemble

des modules CHF 299.
Prix par module CHF 18.
Commander :
Rdaction :
Conception :
Production :
Copyright :
Premire dition :
Adresse :
Tl./fax :
Internet:
E-Mail:
3-909189-68-7
3-909189-38-5
VSB, case postale 607, CH 4010 Ble

+41/061 381 35 08
vsb_verlag_leitner@swissonline.ch
Michel Nippel (Support et Coaching), Marco Nussbaum et Dominic Strebel (conomistes d'entreprise HES), Oswald Leitner (lic. droit), Philipp Leitner, Cordelia
Scheibler (enseignante spcialise en communication de bureau), Caroline Steiner
(professeur dipl. d'enseignement commercial), Rolf Suter (edu-consult, responsable
master trainer )
Tomas Nohal et Pavel Smejkal
Leo Taraba
2003 texte et prsentation Oswald Leitner, Ble / Suisse. L'ouvrage ainsi que ses
parties sont protgs par le droit d'auteur. Toute utilisation autre que les cas autoriss
par la loi ncessite l'accord crit des ditions VSB/Verlag fr Schule und Beruf Ble.
juillet 2003

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Module d'apprentissage

Objectifs didactiques du module

2.2.2.1 Grer son travail efficacement

Exercices demands et objectifs correspondants

Choix d'un agenda

Dfinir ses priorits professionnelles

Dlguer : quoi faut-il faire attention ?

Crer une check-list des tches

Crer un plan mensuel

Crer un plan journalier avec la mthode TEMPS

Grer son travail efficacement

Propositions d'exercices pratiques

Base sur les objectifs du guide mthodique

Le cas de Marco Aebi

De l'importance du temps dans la vie professionnelle

Savoir grer son temps

Tout noter de ce que l'on a faire (activits, rendez-vous, etc.)

Estimer la dure de chaque activit prvue (temps ncessaire)

Poser ses priorits, supprimer ou dlguer ce qui doit l'tre

Les outils d'une gestion du temps efficace

Les corrections sont faciles faire

Parfois peu lisible (corrections chaotiques)

Pas besoin de connaissances spciales

Impossible de chercher automatiquement par date

En cas de perte, toutes les donnes sont perdues

Indpendant de toute source d'nergie

Impossible de transfrer ses donnes (p. ex. vers un ordinateur)

Recherche automatique des rendez-vous

Aucun accs en cas de panne du systme

Ncessite des piles ou une batterie

Possibilit de transfrer les donnes vers un autre ordinateur

Informations potentiellement accessibles

Le transfert vers un autre ordinateur vite la perte des donnes

Introduction des donnes plus fastidieuse

Chaque collaborateur du dpartement est cens y inscrire les donnes le concernant.

Utiliser son agenda

comme Tout noter

comme Estimer la dure de chaque activit

comme Mnager un temps de battement

comme Poser ses priorits

comme S'assurer que tout a t fait

comme Tout noter de ce que l'on a faire (activits, rendez-vous, etc.)

Voici quoi pourrait ressembler une journe type

Semaine 24 / jour 166 / anne 20..

Auxiliaires / lieu / autres

tlphoner M. Asanti (Novartis)

01 417 16 24, avoir l'offre sous les yeux

Repas avec M. Salzmann

Prparer la runion avec A. K.

liste des faire , propositions d'am-

faire le plein ! Documents prendre

sac de sport, chaussures neuves

Cin avec Ariane

place de la Gare, fleurs !!!

comme Estimer la dure de chaque activit prvue (temps ncessaire)

comme Mnager un temps de battement pour pouvoir intgrer les imprvus

comme Poser ses priorits, supprimer ou dlguer ce qui doit l'tre

Il est galement primordial de savoir estimer avec ralisme le temps ncessaire

Poser ses priorits

Quelle est la tche ? (ce qui est faire)

dossier signatures ARGE

Ordre, mthode et organisation : quel rapport avec la gestion du

On peut conomiser normment de temps en regroupant les tches similaires.