DESARROLLO DE

David
UNIDADES I YDavid
II
David
2013
2013
2013

Introduccin a la administracin de las

compras

Unidad I
A.1

Concepto y objetivo de la administracin de las compras

La definicin de compras como una profesin dentro de la vida industrial y

comercial de un conglomerado empresarial es la siguiente: comerciar es el acto de
obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el
tiempo correcto y en el lugar correcto.
Sin

embargo,

en

la

actualidad

compras

como

tal,

ha

evolucionado

considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros

conceptos, como:

Adquisiciones
Aprovisionamiento o materiales
Actividades que comprenden adquisiciones
Control de inventarios y almacenes.

Por lo tanto, al dar una definicin personalizada de compras en trminos de la

administracin de empresas, se puede afirmar que comprar supone el proceso de
localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin de productos (materias
primas, componentes o artculos terminados), luego de negociaciones sobre el
precio y condiciones de pago, as como el acompaamiento de dicho proceso para
garantizar

su

cumplimiento

de

las

condiciones

pactadas.

En trminos de mercadotecnia, comprar es adquirir por un precio en dinero algn

bien, derecho o mercanca.
OBJETIVOS
El abastecimiento de una organizacin implica un proceso complejo, en que las
decisiones son clave para el funcionamiento de la organizacin, e involucra las
siguientes funciones:
a) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa
(manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.)
b) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. Cuales artculos
tienen aceptacin y venta entre nuestros clientes (bienes que sern fuente
para abastecerse.)
c) "Ciclo de manejo fsico de los productos", desde el embarque por el
proveedor, transporte, recepcin, almacenaje y venta o requisicin.

d) "Ciclo administrativo de las compras". Autorizacin de las solicitudes y

rdenes de compra, colocacin de las mismas con el proveedor
seleccionado, recepcin de mercancas, pago y contabilizacin de los
bienes.
e) "Polticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten
conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el
almacn.
f) "Polticas de control de calidad" en que se fijan estndares, se vala la
capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad
requerida.
g) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, crditos, inversin
en inventarios, desembolso y pago de facturas. * Todo departamento de
compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de
directorios telefnicos especializados, de cmaras industriales, registro de
la bolsa de valores, etc. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio
menor, sino satisfacer los estndares de calidad, as como la entrega
oportuna.

A.1.1 Caractersticas del rea de compras

La importancia del Departamento de compras radica sobre todo de su
sistema de informacin, ya que sin importar su tamao y el giro a que se
dedique, siempre va a resaltar la funcin tan trascendente que es la de
invertir el dinero presupuestado.
El Departamento de compras debe conocer siempre estas caractersticas:
* Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
* Se requiere un anlisis minucioso de la bondad de las mercancas y servicios
que el abastecedor ofrece.
* El comprador decide qu adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los
precios y tendencias del mercado (oferta demanda).
* Control de descuentos, bonificaciones, recargos administracin de compras y
cambios de precios al facturar.
* Facturacin (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crdito y notas de
dbito).

* Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparacin de cotizaciones, rdenes

de administracin de compras (compra, remitos y facturas)
* Comisiones por vendedor, cliente y artculos.
* Liquidacin de comisiones a representantes por ventas.
* Emisin de comprobantes por lote.
* Manejo de administracin de compras sujetos no categorizados y mono tributo.
* Rgimen de percepciones en la facturacin.
* Retenciones a proveedores
* Control de crditos de clientes.
* Control de stock por unidades y administracin de compras envases.
*

Gestin

de

bancos:

depsitos,

Conciliacin

extracciones,

de

dbitos

cuentas

Informes

crditos.
bancarias

de

rentabilidad.

* Estadsticas de venta y de compra por mltiples administracin de compras

criterios.
*
*

Suspensin
Costos:

PPP,

LIFO,

de
Costo

clientes,
de

ltima

Maestro

compra
de

productos.
Costo

estndar.
artculos.

* Agrupamientos y subagrupamientos de artculos.

A.1.2 Objetivos del rea

Como objetivos generales del rea de compras:

Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y

necesidades

de

la

empresa.

Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor

calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con
capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento

honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.

Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso

de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora
de calidad de materiales o artculos, mejora de servicios de adquisicin y
distribucin.

Mientras que los objetivos especficos son:

Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente

para alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin.

Encontrar
y
desarrollar
fuentes
de
abastecimiento.

Localizar nuevos materiales y productos.

Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y

calidad adecuada de los artculos.

Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar ptimos procedimientos y controles.
Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de
compras, que estar equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de productos o

materiales que pudiesen afectar a la organizacin.

Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores actuales y

potenciales.
Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos
humanos, produccin, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.

A.1.3 Organigrama
A.1.4 Funciones
En el rea de compras se encarga de adquirir los productos y gestionar los
servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que sta
pueda

conseguir

los

objetivos

marcados.

El departamento de compras no puede cumplir su funcin de forma aislada. La

organizacin debe permitir la coordinacin de las tareas a realizar y la conexin
con otros departamentos de la empresa.

Con una buena gestin de compras la empresa obtiene beneficios debido a la

reduccin de costes. El departamento de compras es el encargado de realizar las
adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad
requerida y a un buen precio. Este departamento anteriormente estaba delegado a
otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba
la importancia que requiere el mismo.

A.1.5 Descripcin y anlisis del puesto

El rea de compras est conformada por varios elementos, los cuales cada uno
tiene una funcin importante, los cuales son:
- El jefe de compras es el encargado de la organizacin, coordinacin y control de
todas las actividades relacionadas con la gestin del servicio a su cargo. Sus
funciones son:
Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto.
Organizar las actividades de su departamento.
Recibir los boletines de solicitud de material; buscar fuentes de suministros que
mejor se adapten a las necesidades de la empresa, evaluar las ofertas eligiendo
los proveedores ms adecuados.
Transferir al departamento de administracin la documentacin.
Informar y controlar.
- Los compradores son los responsables de contratar los materiales y servicios
necesarios para la empresa. Su funcin consiste en conseguir una buena
operacin, ser eficaces y defender los intereses de la empresa.
Aprovisionamiento y compras.
Aprovisionar es abastecer o adquirir lo necesario y comprar tambin significa
adquirir un bien, pero existen diferencias entre ellas:
La gestin de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la
empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende la
planificacin y la gestin de las compras, el almacenaje de los productos,...
procurando que se realice en las mejores condiciones y al menor coste posible.
- Las funciones de la gestin de aprovisionamiento son:
Adquirir los materiales necesarios para la elaboracin o comercializacin de los

productos.
Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mnimos de
cada material.
Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.
- Los objetivos del aprovisionamiento son:
Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para
que la produccin no carezca de materias primas y dems suministros.
Minimizar la inversin en inventarios.
Estableciendo un sistema de informacin eficiente.
Cooperar con el departamento de compras.
La gestin de compras cumple las funciones de recibir las solicitudes de los
materiales necesarios y buscar proveedores. Sus funciones son:
Analizar las tendencias del mercado.
Estudiar los envos de los proveedores.
Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
Buscar soluciones para mejorar los costes de la organizacin y actuar en
coordinacin con los dems departamentos.

A.2 Relacin del rea de compras con otros departamentos de la

organizacin
En la actualidad es muy necesario poseer una clara comprensin de los objetivos
y principios bsicos de la funcin de compras que nos permitir adaptar las
decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que e trabajo de
los dems departamentos estn ligados por un mismo objetivo hacia la empresa.

1.2.1 Ingeniera y Produccin

Ingeniera:

Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de

producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin
del

producto.

En la ingeniera y produccin indican cuales son los materiales que deben

comprarse y da informacin importante como son las especificaciones, tolerancias,
partes estandarizadas y otras caractersticas del material como son: resistencia,
dureza,

tensin,

dimensiones

etc.

El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de

diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son;
Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos
los involucrados se lleva a cabo, se pide ideas de cada uno de ellos.
Produccin:
El personal de produccin est interesado en la produccin de artculos y cumplir
con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de
suministros en trminos de inventarios, esto crea un problema ya que compras
debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de produccin se
acostumbran al uso de un material en especial y quieren que sea siempre el
mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer
y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad.
Tanto compras como produccin comparten una obligacin igual y doble hacia la
administracin: ambas son responsables de los COSTOS. La actuacin de
produccin respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de
compras para obtener el mximo valor por unidad monetaria gastada.
Entre las fricciones ms comunes encontramos que las causas son:
- Fallas en el abastecimiento (Produccin est a merced de ser agente de
compras)
- Aviso insuficiente de produccin

para que compras asegure entrega u

obtenga valor ptimo.

Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperacin entre
ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno
en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.

1.2.2 Ventas y distribucin

La funcin de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la
organizacin; el xito de ese esfuerzo de ventas depende, en funcin del
producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas
dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los
programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las
materias primas y aqu es donde entra la distribucin.

1.2.3 Inventarios y almacn

El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto
suficiente de los artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y
custodia de las existencias de substancias qumicas, materiales de laboratorio,
refacciones, muebles y enceres, verificando la exactitud del registro de los bienes,
y la integracin de los datos que forman el catlogo de productos que manejan los
diferentes almacenes, as como la informacin que conforma el detalle de sus
inventarios.
Algunas de sus funciones son:
- Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y
control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las reas del Centro.
- Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan
con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los
pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad
correspondiente

al

proveedor.

- Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de

Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a
las

reas

solicitantes.

Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes,

turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la
reposicin

del

nivel

mnimo

de

inventario

en

el

almacn.

-Levantar anualmente el inventario fsico de activo fijo y de existencias en los

almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los

resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
-Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su
competencia.
Es responsabilidad de la funcin de almacenamiento con ayuda de un buen
efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios,
solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y
programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la
relacin se complica porque la necesidad de una eficiente operacin de
almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos mtodos
para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan
contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecucin de un valor
superior en el medio externo.

1.2.4 Finanzas
Las condiciones de pago, crdito y cobro deben ser conocidas por atencin a
clientes y tambin el departamento financiero debe conocer la situacin de un
cliente de una forma rpida. Se puede dar el caso de que por falta de algn
documento no se entregue una mercanca a un cliente fundamental, o al revs,
que a un cliente moroso se le entregue un producto indiscriminadamente.
1.2.5 Contabilidad
Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los
inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones
financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras
estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin.
Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del
proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para
mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe
ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.

1.2.6 Mercadotecnia
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las
necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto,
fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.

1.3 Estructura organizacional de las compras

1.3.1 Centralizadas
Las compras centralizadas tienen como finalidad adquirir materiales, suministros y
equipos a travs de una sola oficina matriz, con unidad de polticas de compras y
en el cual se rene personal especializado y competente.
VENTAJAS
DESVENTAJAS
* Es ms fcil estandarizar los artculos * Las operaciones productivas pueden
comprados si las decisiones

de su ser paralizadas por causa de tener

compra se hacen por medio de un todos los insumos en un solo lugar.

punto

de

control

central * Si los materiales son dismbolos en

* Elimina la duplicacin administrativa cada planta, la centralizacin inmoviliza

*

En

periodos

materiales,

un

de

escasez

departamento

de las

operaciones.

no * Las mermas y los desperdicios son

compite con otro por el abastecimiento mayores

disponible
hacer
*

Es

ya que esta accin puede *

que el
ms

precio

eficiente

aumente. *
para

los

vendedores debido a que no necesitan

atender a varias personas dentro de la
compaa.
* Se obtienen el mejor control sobre los
compromisos
*

Facilita

de
la

compras.

experiencia

especializacin en las decisiones de

compra, es decir, existe una mejor

Mal
Riesgo

servicio
de

servicio

los

usuarios

ms

lento.

utilizacin del tiempo.

1.3.2 Descentralizadas
Son aquellas compras que se realizan por cada gerente de los diferentes
departamentos deben realizar sus propias compras.
VENTAJAS
DESVENTAJAS
* Permite detectar fallas de pedidos con * No se aprovechan los descuentos
mayor

rapidez

establecer

ms establecidos en las compras al por

responsabilidades.

mayor.

* Las compras se realizan con mayor *

rapidez.

No

se

tiene

concordancia

* Permite hacer compras en forma compras

con

una

verdadera

respecto

entre

las

departamentos.

rpida en situaciones urgentes, es * No siempre se obtiene la misma

decir, que de este modo se adquieren calidad de los materiales y piezas
los pedidos de manera ms rpida. compradas.
* El usuario conoce las necesidades
departamentales mejor que cualquier o
persona.

1.3.3 Mixtas
INTRODUCCIN
En los ltimos aos, las organizaciones han comenzado a reconocer el papel
clave del proceso de abastecimiento, sobre todo debido al impacto que tiene en el
funcionamiento de la organizacin, en sus costos y en el cumplimiento de sus
objetivos.
Para contar con un buen proceso de abastecimiento se debe de desarrollar un
plan

visin

estratgico

de

las adquisiciones el

que

deber

incluir:

* Un anlisis de los bienes o servicios esenciales de la organizacin.

*

Una

estimacin

de

la

demanda

proyectada.

* Una evaluacin de cmo se realizar la adquisicin y del desempeo de los

proveedores.
La planificacin de las compras ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de
la institucin, conseguir precios ms competitivos, efectuar compras oportunas y
aumentar la productividad de la organizacin. Adems, una adecuada planificacin
sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las
instituciones de cualquier sector pero apoyando de gran manera a las del sector
pblico.
2.1 Planeacin del rea de compras
Qu

significa

planificar

las

compras?

Planificar las compras significa definir qu necesita la organizacin, cunto y para

cundo lo necesita, dentro de un perodo de tiempo determinado. Adems en la
planificacin se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una
estimacin de sus principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega,
calidad, etc.
Tambin se programan con anticipacin las compras requeridas, lo que permite
organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.
Ventajas de planificar las compras.
Una adecuada planificacin se traducir en numerosos beneficios para la
organizacin, optimizando cada vez ms los mtodos de compra y mejorando los
resultados
Entre

las

en

trminos
ventajas

de
de

la

eficacia,

planificar

eficiencia
las

transparencia.

compras,

destacamos:

Precios ms competitivos y mejor calidad obtenidos en cualquiera de los distintos

mecanismos de compra, debido a que una adecuada programacin nos permite:
* Agregar demanda y, de este modo, conseguir mejores condiciones comerciales
(precio,

calidad,

entrega,

servicio

post

venta,

etc.).

* Facilitar a la Direccin de Compras la suscripcin de nuevos Convenios,

basndose en los requerimientos futuros estimados por los planes de compra de

los

productos

servicios.

* Realizar una mejor definicin de los requerimientos y de los plazos de los

distintos procesos de compra, lo que trae un mayor nmero de proveedores
potenciales y una mejor negociacin en el caso de un nico proveedor.
Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas se realizan menos
procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos rdenes de compra,
menos coordinaciones (ya sea va telefnica, correo electrnico u otra), menos
revisiones

de

la

entrega

del

producto

servicio,

etc.

Menores costos de inventario, ya que con una adecuada planificacin ser posible
definir pedidos con un tamao y con una frecuencia que permita disminuir los
stocks

sus

costos

asociados.

Compras oportunas, lo que significa "tener lo que necesitamos para cuando lo

necesitamos". Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de los
usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su
satisfaccin.
Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los recursos humanos en el
tiempo. Al contar con una buena planificacin, es posible programar y distribuir en
el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de
perodos con grandes sobrecargas de trabajo, que adems de perjudicar el clima
laboral,

afectan

la

eficiencia

de

los

procesos.

Los beneficios de contar con el personal menos estresado son significativos, ya

que aumenta el compromiso con la organizacin, disminuye la rotacin, el
ausentismo

aumenta

la

productividad.

Apoyo al cumplimiento de los objetivos estratgicos de la organizacin, ya que

permite liberar recursos para enfocarse en las compras que resulten estratgicas
para la organizacin, ya sea en trminos de su importancia para el desarrollo de
las labores propias de la organizacin o de su relevancia para la implementacin
de un proyecto estratgico para la institucin.
2.1.1 Deteccin de las necesidades por rea de compra.

Lo que la funcin de compras representa para cada empresa, es fruto de muy

variadas circunstancias, entre las que tiene un valor relevante las internas.
Decidir qu comprar, a quin, cundo y cunto es algo comn en todos los
procesos

de

aprovisionamiento.

El departamento de Compras es el principal contacto de la empresa con los

proveedores. Para poder invertir con eficiencia, debe participar desde el principio,
evaluando el coste de los materiales, proponiendo componentes que existan en el
mercado, encargando desarrollos parciales a proveedores e informando a la
oficina

de

proyectos

de

nuevos

materiales

tcnicas.

Adems de la descripcin material de la necesidad (qu), hace falta de la

previsin,

cantidad

para

cundo.

En base a una previsin de ventas, se realiza el programa de compra y en funcin

de sus plazos, se determina la necesidad para cada producto o servicio. Solo de
esta forma Compras puede asumir la responsabilidad de que la empresa disponga
del material necesario, en el momento preciso y al menor coste posible.
Para tomar la decisin inicial sobre comprar es fundamental la informacin que
aporte Compras: sobres costos, calidad, tendencias y disponibilidad que ofrece el
mercado. Conjuntamente con los datos que aporte el resto de los departamentos
implicados, permitir a la empresa decidir que comprar en cada circunstancia.
El Departamento de Compras debe reunir y analizar la informacin necesaria de
todos los artculos y materiales que se necesitan. El primer paso en la bsqueda y
seleccin de proveedores es la recoleccin de datos (estudio de mercado) que
deben
*

responder:

Definicin

de

la

necesidad

cualitativa

cuantitativa.

* Mercado de produccin: materias primas, mtodos de fabricacin, fabricantes

ms
*

significativos,
Consumo

evolucin
y

distribucin

de

la
del

produccin,
artculo

etc.
(precios).

Para planificar las compras, en primer lugar, es necesario saber qu se va a

necesitar durante el prximo perodo. Es muy probable que muchos de sus
requerimientos se repitan ao a ao. Por ejemplo, las necesidades de papel,

artculos de escritorio, combustibles, servicios de limpieza, mantencin de

vehculos, etc. Se mantendrn relativamente constantes perodo tras perodo. Una
buena manera de estimar la demanda futura de este tipo de productos o servicios
es tomar como base sus consumos histricos y proyectar los requerimientos
futuros.
2.1.2 Cronograma de actividades
Cmo

se

van

planificar

las

compras?

La compras regularmente se planifican anualmente y como apoyo a la

planificacin se calendarizan las futuras compras y se realiza un cronograma de
actividades el cual ser el apoyo para las actividades que se realizarn a lo largo
de un proyecto o de un plan anual requerido por la empresa, por lo cual se
considere una herramienta de suma importancia para el departamento de compras
ya que esta herramienta es la pieza clave para las compras futuras.
El cronograma de actividades sigue ligada a la planificacin de las compras,
simplemente es un reflejo de la teora.
La planificacin de las compras puede ser entendida como un proceso de tres
etapas:
*Levantamiento de requerimientos
*Programacin de las compras
* Control y seguimiento de la ejecucin del plan
Es fundamental tener claro que la planificacin de las compras no es una tarea
exclusiva del departamento de abastecimiento, ya que ser necesario consultar y
hacer participar a otros departamentos y unidades de la organizacin.
Para comenzar, es necesario determinar el perodo de tiempo para el cual se
desea planificar nuestras compras. En el caso del sector pblico, lo normal es que
este perodo sea un ao calendario. Sin embargo, si la situacin lo hace
recomendable, podra ser conveniente elegir otro horizonte de planeacin.

2.1.3 Determinacin del presupuesto: restricciones y limitaciones

Adicionalmente, cabe resaltar que la planificacin debe realizarse de manera

coordinada con el proceso de elaboracin del presupuesto. Esto quiere decir que
el levantamiento de necesidades debe realizarse a la luz de las previsiones de
disponibilidad presupuestaria del prximo perodo. Al mismo tiempo, la
planificacin de las compras puede generar informacin relevante para la
elaboracin del presupuesto, de manera que es fundamental velar porque
establecer mecanismos de coordinacin y entrega de informacin entre ambos
procesos.
El presupuesto se define como la formulacin de planes para un futuro perodo,
dado

en

trminos

numricos.

Los presupuestos forman parte de la planeacin y representan la cristalizacin

financiera anticipada de los recursos y necesidades de una empresa.
Constituyen un medio de regulacin entre los ingresos y los gastos de un perodo
definido, y marcan los lmites de actuacin de la empresa en cuanto a sus
recursos materiales, son la gua a seguir para lograr las metas predeterminadas
en

un

perodo

especfico

de

tiempo.

Los presupuestos caen dentro de la planeacin como base de medicin en la

actuacin real de la empresa, pues sin ellos no se tendr una medida de
comparacin

que

permita

evaluar

los

resultados.

Por lo tanto, la formulacin y aplicacin de los presupuestos proporcionan:

*Establecimiento

de

controles

financieros

* Instrumento de medicin de los esfuerzos en la actuacin de las diversas reas

integrantes

de

la

empresa.

* Posibilidad de evaluacin de resultados, que permitan detectar desviaciones a lo

planeado

determinar

medidas

de

correccin.

Dentro del rea de compras los presupuestos se pueden clasificar en:

*

Presupuesto

de

operacin

de

la

* Presupuesto de compras de materiales o partes.

2.1.4 Programa general y especfico

gerencia

de

compras

Programacin de las compras.

El programa de compras se puede definir como el instrumento administrativo que
contiene la determinacin de los diferentes pasos o secuencias a seguir para la
adquisicin racional de materiales, precisando las fechas de iniciacin del proceso,
los tiempos de tolerancia, del tiempo de desarrollo y las fechas lmites de la
consecucin.
El proceso o etapas que consta el programa de compras debe ser de acuerdo a
las necesidades, fijando los pasos y fechas a partir de las dificultades de obtencin
de

los

materiales

la

disponibilidad

de

tiempo.

El programa de compras debe estar por lo tanto preparado con la debida

flexibilidad que haga posible atender las variaciones que se presenten y cumplir
con control de produccin en el momento requerido, puesto que los atrasos o
desviaciones graves pueden traer consecuencias incosteables a la produccin.
Con la informacin recogida y sistematizada en la etapa de levantamiento de
requerimientos se deber definir el mecanismo que se utilizar para adquirir los
bienes

servicios

que

se

espera

adquirir.

Una vez que se ha definido de qu modo se comprarn o contratarn los bienes y

servicios debemos programar los de manera de asegurar su provisin en las
fechas que se requerirn. Para esto es fundamental tener en cuenta los tiempos
que se requieren para realizar cada uno de los procesos de compra y contratacin.
Finalmente, ser necesario incluir las actividades programadas en el calendario
del prximo perodo, definiendo los responsables de realizar cada una de ellas.
2.2 Pronsticos de Compras
El pronstico es el proceso por el cual los rganos directivos de la empresa
disean continuamente el futuro deseable y seleccionan las formas de hacerlo
factible, funciona como un sistema global utilizando la metodologa del
pensamiento sistmico y la interaccin conjunta de sus componentes estratgica y

tcticamente.
Presupuestar como palabra anloga, resulta de hacer el cmputo anticipado del
costo, de los gastos e ingresos o rentas de un negocio, los presupuestos se
realizan con base en el conocimiento acumulado que la organizacin tiene de la
actividad concreta de la empresa, de los cambios y pronsticos sobre las
cantidades de precios. El periodo del presupuesto se realiza correspondiendo con
el ao financiero-fiscal-contable.
Si los clasificamos respecto al tiempo que abarcan, se puede clasificar en:
1. Pronsticos a corto plazo: En las empresas modernas, este tipo de pronstico
se efecta cada mes o en menos tiempo, y su tiempo de planeacin tiene vigencia
de un ao. Se utiliza para programas de abastecimiento, produccin, asignacin
de mano de obra a las plantillas de trabajadores, y planificacin de los
departamentos

de

fabricacin.

2. Pronsticos a mediano plazo: Abarca un lapso de seis meses a tres aos. Este
se utiliza para estimar planes de ventas, produccin, flujos de efectivo y
elaboracin

de

presupuestos.

3. Pronsticos a largo plazo: Este tipo de pronstico se utiliza en la planificacin

de nuevas inversiones, lanzamiento de nuevos productos y tendencias
tecnolgicas de materiales, procesos y productos, as como en la preparacin de
proyectos.

El

tiempo

de

duracin

es

de

tres

aos

ms

mtodos de pronstico mtodos de serie temporal.

2.2.1Elementos del pronstico
-Mejor

precio

Este elemento requiere de una atencin principal en la industria, ya que

representa a constituir el costo de fabricacin aproximadamente un 50% del precio
de
Factores en la integracin del precio:

venta.

Factores

en

la

*Costo
*Costo

integracin

del

de
de

precio:
materiales

mano

de

obra

*Costos

indirectos

*Costos

de

operacin

*Volumen

de

compra

*Facilidades

de

produccin

*Condiciones

del

mercado

*Situacin

geogrfica

*Transportacin
*Situaciones

no

previsibles.

-Mejor

calidad

La obtencin de la mejor calidad es una de las metas bsicas de Compras.

Mejores

condiciones

de

pago

entrega

Funcin del departamento de Compras. Se tiene que favorecer a los planes de

financiamiento.
-Volumen de Compras
-Control de inventarios

2.2.2 Tipos de pronsticos de compras

Los pronsticos de compra nos ayudan a tener una precisin en los diversos
costos y a tomar mejores decisiones en la produccin y elaboracin de nuestros
productos, tomando en cuenta el mejor mtodo o el que se adapte a nuestras
condiciones con la finalidad de incrementar nuestros ingresos y aumentar las
ventas.
Para hacer un poco ms eficientes los pronsticos debemos examinarlos con los

productos con los cuales no sea alcanzado los objetivos establecidos, para as
solo enfocarnos solo en aquellos productos que lo necesiten y as ahorrar tiempo y
dinero.
Tipos

de

Pronsticos

Las organizaciones emplean 3 tipos principales de pronsticos, que son

pronsticos,
Econmicos,

tecnolgicos

pronsticos

de

la

demanda.

* Econmicos: indicadores de planeacin valiosos por el apoyo que prestan a las

organizaciones en la preparacin de pronsticos de mediano y largo plazo.
* Tecnolgicos: son pronsticos a largo plazo relacionados con los ndices de
progreso tecnolgicos. Los pronsticos tecnolgicos y econmicos son tcnicas
especializadas que tal vez no sea parte de la funcin del administrador de
operaciones.
* Los pronsticos segn el procedimiento empleado pueden ser de tipo puramente
cualitativo, en aquellos casos en que no se requiere de una abierta manipulacin
de datos y solo se utiliza el juicio o la intuicin de quien pronostica o puramente
cuantitativos, cuando se utilizan procedimientos matemticos y estadsticos que no
requieren

los

elementos

Promedios

del

mviles

juicio.
variables

Aunque existen ms mtodos para pronosticar, por simplicidad presentamos

solamente dos, que consideramos los ms usuales y sencillos de llevar a cabo.
*

Promedios

Mviles

Suavizacin

Estos

mtodos

Exponencial

pueden

utilizarse

cuando:

a) Hay informacin disponible de la variable(s) que se est pronosticando.

b)

La

informacin

puede

ser

cuantificada.

c) Si se considera razonable que el patrn de comportamiento del pasado

continuar en el futuro. Si se cuenta con una base de datos histrica y se quiere
pronosticar una variable considerando su comportamiento pasado, entonces
podemos utilizar el mtodo de promedios mviles o el mtodo de suavizacin

exponencial, que son conocidos tambin como mtodos de series de tiempo1.

Mtodo

de

Promedios

Mviles

La utilizacin de esta tcnica supone que la serie de tiempo es estable, esto es,
que los datos que la componen se generan sin variaciones importantes entre un
dato y otro (error aleatorio=0)2, esto es, que el comportamiento de los datos
aunque muestren un crecimiento o un decrecimiento lo hagan con una tendencia
constante.
Cuando se usa el mtodo de promedios mviles se est suponiendo que todas las
observaciones de la serie de tiempo son igualmente importantes para la
estimacin del parmetro a pronosticar (en este caso los ingresos). De esta
manera, se utiliza como pronstico para el siguiente periodo el promedio de los n
valores de los datos ms recientes de la serie de tiempo. Utilizando una expresin
matemtica,

tenemos:

El trmino mvil indica que conforme se tienen una nueva observacin de la serie
de tiempo, se reemplaza la observacin ms antigua de la ecuacin y se calcula
un

nuevo

promedio.

El resultado es que el promedio se mover, esto es, conforme se tengan nuevos

datos y se vayan sustituyendo en la frmula, el valor del promedio ir
modificndose. No existe una regla especfica que nos indique cmo seleccionar
la base de la promedio mvil n Si la variable que se va a pronosticar no presenta
variaciones considerables, esto es, si su comportamiento es relativamente estable
en el tiempo, se recomienda que el valor de n sea grande. Por el contrario, es
aconsejable un valor de n pequeo si la variable muestra patrones cambiantes. En
la

prctica,

los

valores

de

oscilan

entre

10.

El mtodo de promedios mviles es muy til cuando se tiene informacin no

desagregada y cuando no se conoce otro mtodo ms sofisticado y que permita
predecir
Promedios

con

mayor
mnimos

confianza.
cuadrados

Por lo general cuando realizamos un experimento siempre nos preocupamos por

hacer una buena toma de los valores de una medida, pues perseguimos alguno de
los siguientes objetivos: determinar una ley experimental entre las variables

analizadas comprobar una ley experimental previamente supuesta entre las

variables involucradas Un problema posterior a la toma de estos datos es
determinar la relacin funcional entre las variables como resultado del
experimento.
Mnimos cuadrados es una tcnica de anlisis numrico encuadrada dentro de la
optimizacin matemtica, en la que, dados un conjunto de pares (o ternas, etc), se
intenta encontrar la funcin que mejor se aproxime a los datos (un "mejor ajuste"),
de

acuerdo

con

el

criterio

de

mnimo

error

cuadrtico.

En su forma ms simple, intenta minimizar la suma de cuadrados de las

diferencias ordenadas (llamadas residuos) entre los puntos generados por la
funcin y los correspondientes en los datos. Especficamente, se llama mnimos
cuadrados promedio (LMS) cuando el nmero de datos medidos es 1 y se usa el
mtodo de descenso por gradiente para minimizar el residuo cuadrado. Se puede
demostrar que LMS minimiza el residuo cuadrado esperado, con el mnimo de
operaciones (por iteracin), pero requiere un gran nmero de iteraciones para
converger.
Desde un punto de vista estadstico, un requisito implcito para que funcione el
mtodo de mnimos cuadrados es que los errores de cada medida estn
distribuidos de forma aleatoria. Tcnica de mnimos cuadrados se usa
comnmente en el ajuste de curvas. Muchos otros problemas de optimizacin
pueden expresarse tambin en forma de mnimos cuadrados, minimizando la
energa
Solucin

o
del

maximizando
problema

de

la
los

mnimos

entropa.
cuadrados

La aproximacin mnimo cuadrado tiene solucin general para el caso de un

problema de aproximacin lineal en sus coeficientes cualesquiera sean las
funciones base fj(x) antes expuestas. Por lineal se entiende f(x) es una
combinacin lineal de dichas funciones base. Para hallar la expresin de la
frmula general, es posible o bien minimizar el error cuadrtico arriba expuesto,
para lo cual se hara uso del clculo multivariable (se tratara de un problema de
optimizacin en cj), o alternativamente hacer uso del lgebra lineal en la llamada
deduccin geomtrica. Para los Modelos estticos uniecuacionales, el mtodo de

mnimos cuadrados no ha sido superado, a pesar de diversos intentos para ello,

desde principios del Siglo XIX. Se puede demostrar que, en su gnero, es el que
proporciona

la

mejor

aproximacin.

Ejemplos: El ejemplo mas simple de una aproximacin por mnimos cuadrados es

el ajuste de una lnea recta a un conjunto de parejas de datos observadas: (x1,y1),
(x2,y2),

...,(xn,yn).

La

expresin

matemtica

de

una

lnea

recta

es:

(1) En donde a0 y a1 son coeficientes que representan la interseccin con el eje

de las abscisas y la pendiente, respectivamente y E es el error o residuo entre el
modelo y las observaciones, que se puede representar reordenando la ecuacin
(1)

como:

(2) Por lo tanto, el error o residuo es la diferencia entre el valor real de y y el valor
aproximado,
Criterio

a0+a1x,

predicho

para

por

la

un

ecuacin

mejor

lineal.
ajuste

Una estrategia que obtiene la mejor lnea a travs de los puntos debe minimizar
la

suma

de

los

errores

residuales,

como

en:

Otro criterio seria minimizar la suma de los valores absolutos de las diferencias,
esto

es:

Una tercera estrategia en el ajuste de una lnea optima es el criterio de mnimas.

En este mtodo, la lnea se escoge de tal manera que minimice la distancia
mxima a la que se encuentra un punto de la lnea recta. Esta estrategia esta mal
condicionada para regresin ya que influye de manera indebida sobre un punto
externo, aislado, cuyo error es muy grande. Se debe notar que el criterio mnimas
algunas veces esta bien condicionado para ajustar una funcin simple a una
funcin

complicada.

Una estrategia que ignora las restricciones anteriores es la de minimizar la suma

de

los

cuadrados

de

los

residuos,

Sr,

de

la

siguiente

manera:

(3) Este criterio tiene muchas ventajas, incluyendo el que ajusta una lnea nica a
un conjunto dado de datos. Antes de analizar estas propiedades, se muestra un
mtodo que determina los valores de a0 y a1 que minimizan la ecuacin.

2.3

El

manual

de

compras

Siempre ha sido la conveniencia de que el departamento de compras de una

empresa, por pequea que sea, tenga su manual de compras. Actualmente con la
presin de establecer sistemas de calidad en las empresas y aseguramiento de
calidad, es mucho ms importante que el departamento de compras desarrolle su
manual.

Lo

que3

bsicamente

debe

contener

este

manual

es:

* Las polticas de la compaa respecto a las compras, los proveedores, los pagos,
las

especificaciones

de

calidad,

etc.

* Los procedimientos que deben seguirse para el proceso completo de las

compras

para

2.3.1

cumplir

con

las

Objetivo

polticas

sealadas.

Importancia

El objetivo del manual de compras es realizar y exponer los pasos de los aspectos
importantes en las compras y parmetros a realizar en la relacin de proveedor
comprador para contribuir a la reduccin de los costes de la materia prima y a la
mejora de la calidad de los bienes y servicios adquiridos y vendidos.
Su importancia es que incluye aspectos sumamente importantes de las reas
fundamentales de una empresa: Estrategias, Procesos, Organizacin, Personal,
Cultura,

Situaciones

2.3.2

Inestables,

Polticas

Sistemas

de

Informacin,

etc.

Procedimientos

Polticas
Las polticas son planes en el sentido de que son planeamientos generales o
maneras de comprender que orientan el pensamiento y la accin de los miembros
de la empresa, delimitando un rea dentro de la cual se debe asegurar que las
decisiones

sean

consientes

contribuyan

al

logro

de

las

metas.

Las polticas pueden ser escritas, verbales o implcitas pero preferentemente

deben ser expresadas en forma escrita; de esta manera se convierten en polticas
concretas que definen la orientacin de las acciones, evitando fuga de
responsabilidades.
Las polticas tienden a determinar y a evitar de antemano los anlisis repetidos y a
dar y una estructura unificada a otros tipos de planes, permitiendo de ese modo

delegar autoridad sin perder el control, asimismo constituyen una parte de la

planeacin, establecen los lmites de la supervisin y sealan los lineamientos de
la

accin

administrativa.

Es indispensable en toda empresa el establecimiento de las polticas como medios

de soporte y significacin de los objetivos. La elaboracin y la emisin de las
polticas no deben ser estticas, dado que las condiciones generales en que
operan las empresas son cambiantes lo que provoca continuos ajustes y
acoplamientos.
El gerente de Compras como responsable de la direccin de su rea, es el
encargado de emitir las polticas de compras que deben de estar acorde con las
polticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben
considerarse
*
*
*

para

integrar

Deben
Ser

polticas

estar

razonables

Indicar

las

los

de

compras

claramente

fciles

factores

de

expuestas

llevar

limitativos

son:

a
y

la

prctica

determinantes

* Toda decisin y aplicacin debe basarse en ideas bien concebidas

*
Las

Niveles

que

polticas

de

deben
compras

Fuentes

abarcar

deben

de

abastecimiento

Especificaciones

Precio

Investigacin

Calidad

desarrollo

Compras

recprocas

tica

*
*

contener:

Compras
Venta

de

material

anticipadas
excedente

desperdicio

Procedimientos
De la misma manera de las funciones propias de control de los materiales tienen
que agruparse en unidades de organizacin, as tambin tienen que disponerse en
procedimientos

ordenados

Los procedimientos para el control de los materiales se clasifican para quedar

determinado el orden que se seguir en la descripcin del procedimiento aplicado

a

un

Departamento

*
*

de

Nacimiento
Elaboracin,

Compras:

del

registro

pedido

seguimiento

del

pedido

* Recepcin, supervisin y colocacin en los almacenes del artculo solicitado.

*

Controles

afectados

por

la

recepcin

del

artculo

* Conciliacin de documentos y chequeo de operaciones para su pago.

Polticas

tica

de

Compras

BIMBO

La Compaa tiene como poltica contar con proveedores que cumplan con
estndares de clase mundial y que garanticen la obtencin de materiales y/o
servicios en donde la relacin costo/calidad proporcione el mayor valor agregado
al consumidor final. Esto significa que la Compaa ha buscado tener los precios
de abastecimiento ms bajos, dndole prioridad, tanto a la calidad como al
servicio.
En relacin con lo anterior, BIMBO ha venido modernizando sus prcticas de
compras, a travs de la implementacin de modelos de abastecimiento estratgico
y de la utilizacin de subastas inversas va Internet, que han permitido reducir el
costo

total

en

varias

categoras

estratgicas.

La Compaa tiene plena conciencia de la importancia y la necesidad de la

calidad, la consistencia de sta, as como de la seguridad del producto y el medio
ambiente. Cada vez es ms importante la inocuidad de todo alimento y su control
a lo largo de toda la cadena de valor para evitar que pueda afectar la salud de los
consumidores.
Para Grupo Bimbo, la calidad es uno de sus valores y derivado de lo anterior, la
implementacin del sistema de calidad est encaminada a tener un control estricto
y una mejora de insumos, procesos y manejos de productos terminados para dar
la confianza a nuestros clientes y consumidores sobre nuestra capacidad de
cumplir con sus requisitos y con los ms rigurosos estndares mundiales de la
industria
Procedimiento

alimenticia.
de

Compras

Las principales premisas que constituyen el manejo y seleccin de proveedores de

BIMBO
*

son:

Procurar

*
*

relaciones

Manejo

de
reducido

Mantener
Considerar

al

proveedor

Desarrollo

de

sistemas

*
*
*

Evaluacin
Manejo

conjunto

Obtencin
Apoyos

de

como
de

negocio

una

extensin

informacin

expectativas

precios

asesoras

en

de
de

plazo
ticas

del

con

Grupo

proveedores

de

proveedores

reduccin

de

competitivos
materia

largo

proveedores

de

continua
de

a
de

prcticas

*
*

negocio

a
calidad

nivel
y

costos
mundial

productividad

1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de

produccin que indican qu es lo que se necesita, cuntas unidades se necesitan,
cuando deben estar disponibles stos artculos para la produccin y quin hace la
requisicin.
2. El segundo paso es el anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El
departamento de adquisiciones lleva archivos de proveedores y puede recurrir a
ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles. Los proveedores que
estn calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir
por medio de ofertas, la compaa enviar una solicitud para cotizacin de precios
a cada uno de los proveedores. En estas solicitudes tambin se piden informes
con

relacin

descuentos

fechas

de

embarque

de

entrega.

3. El tercer paso es el anlisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las

cotizaciones en trminos de precios, descuentos y fechas de embarque y de
entrega. Adems tambin se consideran la solvencia de el proveedor, la
reciprocidad,

la

calidad

del

trabajo

otros

factores.

4. El cuarto paso es la colocacin de la orden de compra. La orden de compra es

un contrato obligatorio si es aceptado por el proveedor. En consecuencia, el
departamento de adquisiciones tendr cuidado de ver que sea exacta toda la
informacin que figure en la orden. La orden de compra debe contener
descripciones de los artculos que se piden, precios unitarios, extensiones de

stos precios, cantidades pedidas, descuentos cantidades de pago, instrucciones

para el embarque, fecha del pedido, fecha de entrega, nmero de orden de
compra

la

firma

de

el

agente

de

compras.

5. El quinto paso implica el seguimiento del pedido. Tratndose de rdenes

importantes, adquisiciones puede hacer comprobaciones ocasionales para ver si
se est obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la orden. Si se trata de
un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer
comprobaciones para ver si la orden est siendo transportada de acuerdo con el
programa.
6. El sexto paso es el recibo de los artculos. Al ser recibidos por el departamento
de recibo, los artculos son revisados por muchos detalles, como se trat con
anterioridad.
7. El paso final implica la terminacin de los registros. Los artculos son
registrados en el inventario, la operacin de la compra ase registra como
terminada

se

enva

el

pago

al

proveedor.

2.3.3

Funciones

Compras

Nacionales:

El responsable del departamento adquiere bienes o servicios dentro del pas. El

encargado establece los compromisos, relacin e intercambio de informacin del
departamento Nacional para los requirentes y de estos el departamento de
compras.
Sus responsabilidades exclusivas son: obtener los materiales de la mejor calidad,
condiciones, buen precio y las mejores condiciones en el plazo de entrega
existentes

en

el

mercado.

Compras

Internacionales:

Las funciones de este departamento es realizar adquisicin de bienes y servicios

fuera
Se

del
consideran:

Compras

territorio
de

Importacin

nacional.
Compras

para

Exportar.

Es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo

el proceso de compra, esto es, requisiciones de mercanca, rdenes de compra,
condiciones

comerciales

trmites

de

pago.

Depto.

De

Recibo:

El acuse de recibo deber ser elaborado el mismo da que se haya realizado la

entrega, enviando de inmediato la copia correspondiente al departamento de
compras,

para

que

este

pueda

detectar

cualquier

desviacin.

El encargo su funcin es rastrear y llevar el control de la requisiciones aceptadas y

entregadas.
Depto.

De

inventarios

Almacn:

El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto

suficiente de los artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y
custodia de las existencias, y la integracin de los datos que forman el catlogo de
productos que manejan los diferentes almacenes, as como la informacin que
conforma

el

detalle

de

sus

inventarios.

Funciones
* Coadyuvar con la informacin necesaria para la conformacin de Adquisiciones.
* Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y
control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las reas respectivas.
* Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan
con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los
pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad
correspondiente

al

proveedor.

* Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de

Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a
las

reas

solicitantes.

* Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes,

turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la
reposicin

del

nivel

mnimo

de

inventario

en

el

almacn.

* Levantar semanal, mensual o anualmente segn sea el caso el inventario fsico.

* Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de
Contabilidad,

aclarando

las

diferencias

que

pudieran

encontrarse.

* Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as como

para

el

informe

de

las

sesiones

de

la

Junta

Directiva.

* Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin

de Recursos Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al
cargo.
* Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su
competencia.
Departamento

de

Calidad

* Proporcionar planeaciones con la finalidad que el control de calidad sea

responsabilidad

de

cada

departamento.

* Validar procesos de produccin y de bienes y servicios adquiridos

*

Establecer

criterios

necesarios

para

la

revisin

aprobacin

* Informar al gerente de compras la calidad mxima y mnima de productos.

Relacin

con

otros

departamentos

PRODUCCIN:
En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras.
El personal de produccin est interesado en la produccin de artculos y cumplir
con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de
suministros en trminos de inventarios, esto crea un problema ya que compras
debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de produccin se
acostumbran al uso de un material en especial y quieren que sea siempre el
mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer
y

tener

opciones

de

abastecimiento

flexibilidad.

MERCADOTECNA:
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las
necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto,
fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
INGENIERA:
Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de
producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin
del

producto.

Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin

importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y

otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin,
dimensiones

etc.

El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de

diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son;
Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos
los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.
*

Inventario

Factura

CONTABILIDAD:
Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la
compaa estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y
adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se
encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de
resultados,

facturar

registra

las

operaciones

financieras.

Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras
estn

sujetos

la

inspeccin

en

DEPARTAMENTO
Puesto que todas las ordenes de compras

el

rea

de

adquisicin.
LEGAL:

son un contrato legal cada

organizacin requiere de este departamento para revisar las clusulas del contrato
y protegerse, una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones las
hace un abogado y se puede usar la transaccin mediante formas estndares
impresas.
Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurdico
para

asesorarse.

Como el departamento de compras representa legalmente a la compaa puede

requerir de firmas de varios departamentos como son: Finanzas, contabilidad, y
departamento legal para autorizar la compra estas facetas de la ley tienen
importancia en el departamento de compras ya que ellos determinan los precios.
RECIBO:
Este departamento es responsable de descargar los artculos que fueron

comprados, revisarlos y trasladarlos al punto de uso, a las zonas de

almacenamiento

de

la

planta.

Este departamento revisar que el embarque est completo, que el pedido

corresponda a la orden de compra y a la descripcin de los artculos. Si resulta
daada la mercanca, se reportar al rea de adquisiciones para negociar con el
proveedor la certificacin del material o el pago de un seguro que cubra los daos,
si

est

en

buenas

condiciones

se

paga

2.3.4
2.3.5 Diagrama de flujo general de la empresa

la

factura

al

proveedor.
Organigrama