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GERENCIA DE INFORMTICA Y TELECOMUNICACIONES

INFORME TCNICO DE DESARROLLO

N-ITED-2016-01-GIT

DOCUMENTACIN TECNICA DEL

SISTEMA DE CORRESPONDENCIA DEL
TSJ PARA PROPUESTA DE MIGRACIN

Versin 1.0

Enero 2016

Este documento es exclusivo de TSJ., es de informacin privada y confidencial. Si no es Ud. el destinatario

indicado, queda notificado de que la utilizacin, divulgacin y/o copia sin autorizacin est prohibida en virtud de
la legislacin vigente. Si ha recibido este documento por error, le rogamos nos lo comunique inmediatamente y
proceda a su destruccin.

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Correspondencia
ASUNTO :
Migracin

INFORME TCNICO DE DESARROLLO N-ITED-2016-01-GIT

Versin

Causa del Cambio

Responsable del Cambio

Fecha Cambio

1.0

Documento Inicial

Ludizay Gardona

Enero 2016

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

Preparado por: Gerencia de Informtica y Telecomunicaciones

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ASUNTO :
Migracin

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NDICE

1. Nombre del rea

2. Responsables de la Evaluacin
3. Fecha
4. Alcance
5. Justificacin
6. Arquitectura
7. Base de Datos
8. Proceso
9. Restriccin de Diseo
10. Propuestas
11. Firmas

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

Preparado por: Gerencia de Informtica y Telecomunicaciones

Versin: 1.0
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Correspondencia
ASUNTO :
Migracin

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1. Nombre del Area

Departamento de Administracin de Sistemas de la Gerencia de Informtica y
Telecomunicaciones (GIT).
2. Responsables de la Evaluacin
El levantamiennto del proceso fue realizado por la Analista de Sistemas II Ludizay N.
Gardona L. del Departamento de Administracin de Sistemas.
3. Fecha
La evaluacin que se expone en el presente documento ha sido desarrollada desde el
12/01 al /2016 .
4. Alcance
El presente informe tiene como finalidad realizar un diagnostico de la situacin actual
del sistema de correspondencia que se encuentra en ambiente de produccin, para
definir el mtodo de migracin ms conveniente y efectivo y as garantizar aplicativos
estables, seguros, con tecnologas actualizadas de software libre que cumplan con las
leyes y normativas del pas que garanticen el funcionamiento y el mantenimiento
constante del aplicativo.
5. Justificacin
Dentro de la institucin se trabaja con el sistema de correspondencia, el cual esta
implementado en diferentes reas de la misma y es de manejo fundamental de toda la

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

Preparado por: Gerencia de Informtica y Telecomunicaciones

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ASUNTO :
Migracin

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correspondencia y documentos fsicos que llegan y se preparan en dichas reas.

Estas razones hacen que el sistema sea de fundamental importancia para el
desenvolvimiento de labores diarias dentro del tribunal, por ello se debe documentar el
aplicativo y conocer el flujo de trabajo as como toda la arquitectura del sistema.
6. Arquitectura
Item

Descripcin

Base de Datos

PostgreSql 8.4

Lenguaje de Programacin

ASP 3.0

Configuracin del Servidor

BD

Bajo Ambiente SAN

Url produccin

http://historico.tsj.gob.ve/security/login.asp

7. Base de Datos
La base de datos del sistema de correspondencia posee 18 tablas de las cuales
existen 2 tablas que no se encuentran relacionadas entre s ni con el resto de la
estructura causando que no se cumpla la 3FNBD (Tercera Formal Normal de Base de
Datos) que es el estandar de normalizaciones.
Componentes de BD:

15 secuencias
18 tablas
7 trigger functions
10 vistas

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Diccionario de Datos
actividades_doc
Almacena las diferentes descripciones agregadas a un documento e una fecha en particular
iactiid

serial

PRIMARY KEY

Identificador secuencial de la
tabla de la actividad de un
documento

idocuid

integer

F-key
(documento.idocuid )

Clave foranea del identificador

del documento al que se le
registra una descripcion o
actividad

sactidescripcion

text

Descripcin registrada a un
documento

dactifecha

date

Fecha del registro de la actividad

del documento

Relaciones

arbol
Almacena los niveles jerarquicos para responder los memos y los documentos
iarboid

double precision PRIMARY KEY

Identificador de la tabla de arbol

sarbodescripcion

character
varying(200)

Nombre de la unidad
administrativa

iarbopadre

text

NOT NULL

Relaciones

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Identificador de la misma tabla

para determinar la jerarquia
responsable_arbol

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archivo
Almacena los archivos asociados a un documento
iarchid

serial

PRIMARY KEY

Identificador de la tabla que

almacena los archivos

idocuid

integer

F-key
(documento.idocuid)

Clave foranea del identificador

del documento al que se le
registra un archivo

nombre

character
varying(100)

Nombre del documento que esta

guardado en digital en carpeta
dentro de la aplicacin

descripcion

character
varying(500)

Descripcin del documento

archivo_bytea

bytea

Registro del binario del

documento

archivo_oid

oid

Registro del Codigo nico del

archivo

mime

character
varying(100)

Registro del tipo de Documento

size

size

Registro del Tamao de Archivo

Relaciones
asunto
Almacena los tipos de asuntos que puede tener un documento
iasunid

serial

PRIMARY KEY

sasundescripcion

character
varying(100)

Descripcin del asunto registrado

mime

character
varying(100)

Registro del tipo de Documento

size

size

Registro del Tamao de Archivo

Relaciones

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Identificador de la tabla que

almacena los asuntos

documento

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circunscripcin
Almacena los estados de Venezuela
icircid

serial

scircdescripcion

character
varying(100)

PRIMARY KEY

Identificador de la tabla que

almacena los estados de
Venezuela
Nombre del estado

Relaciones

ubicacion

detalle
Almacena las respuestas de un memo con su fecha de registro
idetaid

double precision PRIMARY KEY

Identificador de la tabla que

almacena los detalles de los
memos

imemoid

character
varying(100)

Identificador del memo al cual se

le registra el detalle

sdetadescripcion

character
varying(4000)

Descripcin que registra a un

memo

ddetafecha

timestamp
without time
zone

Fecha de registro del detalle

F-key (memo.imemoid )

Relaciones
detalle_memos_acefalos
Registra el detalle de los memos sin relacin
idetaid

double precision

Identificador de la tabla que

almacena los detalles de los
memos

imemoid

double precision

Identificador del memo al cual se

le registra el detalle

sdetadescripcion

character
varying(4000)

Descripcin que registra a un

memo

ddetafecha

timestamp

Fecha de registro del detalle

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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without time
zone
Relaciones
documento
Almacena la informacin de los documentos registrados
idocuid

serial

ddocufecha

date

itipoid

integer

sdocunumero

character
varying(100)

iremiid

integer

PRIMARY KEY

Identificador secuencial de la
tabla de registros de documentos
Fecha del emisin del
documento

DEFAULT 8
Clave foranea del identificador
F-key
del tipo de docummento
(tipo_comunicacion.itipoi
d)
Numero del documento
F-key
(remitente_doc.iremiid )

Clave foranea del identificador

del remitente del documento

sdocuobservacione text
s

Observaciones del documento

sdocuinstrucciones text

Instrucciones para el trato del

documento

bdocucerrado

boolean

DEFAULT false

Si el documento se encuentra
cerrado o abierto en el proceso
de revisim

iasunid

integer

F-key (asunto.iasunid )

Clave foranea del identificador

del asunto del documento

DEFAULT false

Si el documento se encuentra
registrado definitivamente

bdocucerradodefini boolean
tivo
dfechacierre

date

Fecha de cierre del documento

dfechacierredefiniti date
vo

Fecha de cierre definitivo del

documento

ddocufechacomuni date

Fecha de la comunicacin del

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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cacion

documento

Relaciones

actividades_doc
archivo
responsable_documento

expediente
Almacena la informacin del detalle de un memo y la fecha de actualizacin.
iexpeid

double precision PRIMARY KEY

irearid

double precision F-key

Clave foranea
(tresponsable_arbol.irear
id )

dexpefechaini

timestamp
without time
zone

dexpefechafin

timestamp
without time
zone

Fecha de finalizacin del archivo

en digital

sexpemotivo

character
varying(200)

Motivo registrado al archivo

bexpecerrado

boolean

Si el archivo se encuentra
cerrado o abierto

sexpedescripcion

character
varying(500)

Descripcin del archivo

iremiid

double precision F-key (remitente.iremiid

)

Clave

NOT NULL

Relaciones

Identificador de la tabla de
registros de archivos de un
documento

Fecha de creacin del archivo en

digital

memo

memo
Almacena la informacin de los documentos tipo memorando
imemoid

double precision PRIMARY KEY

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Identificador de la tabla de
registros de memorandos

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iexpeid

double precision F-key

(expediente.iexpeid )

Clave foranea del identificador

del expediente

irearemisor

double precision

Identificador de la persona que

emite el memorando

irearreceptor

double precision

Identificador de la persona que

recibe el memorando

dmemofecha

timestamp
without time
zone

Fecha del memorando

bmemourgente

boolean

Si el memorando es urgente o no

dmemofechaurgen timestamp
cia
without time
zone

Fecha de la posible respuesta si

es de urgencia

smemocontenido

character
varying(4000)

NOT NULL

Contenido del documento

bmemoleido

boolean

DEFAULT false

Si fue leido o se encuentra por

leer

smemoref

character
varying(200)

Referencia del memorando

bmemoinformacion boolean

Tipo de Memorando: Informativo

bmemocumplimient boolean
o

Tipo de Memorando: Para dar

cumplimiento a lo relatado

bmemorevisar

boolean

Tipo de Memorando: Para

revisar el contenido

bmemocontestar

boolean

Tipo de Memorando: Para dar

respuesta a el contenido

bmemoarchivar

boolean

Si se debe archivar el
memorando

bmemoprocesar

boolean

Si es necesario procesar la
informacin del memorando

bmemoanalizar

boolean

Si se debe analizar la
informacin del memorando

smemootros

character
varying(255)

Otra informacin importante del

memorando

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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smemocoordinarco character
n
varying(255)

Nombre de la persona con quien

se debe coordinar para la
solucin de lo contenido en el
memorando

smemopuntoinfo

character
varying(255)

Nmero de punto de informacin

con el cual se eleva a
conocimiento a las altas
autoridades

smemoasunto

character
varying(255)

Asunto del memorando

imemopadre

double precision

Identidicador del memo padre

smemoadjuntados

character
varying(1000)

Adjunto digital del memorando

smemoinstruccione character
s
varying(2000)
smemofolder

character
varying(1000)

smemocertificado

smemocertificad
o

Instrucciones del Memorando

Relaciones
memo_afecalos
Almacena la informacin de los documentos tipo memorando sin relacin
imemoid

double precision PRIMARY KEY

Identificador de la tabla de
registros de memorandos

iexpeid

double precision F-key

(expediente.iexpeid )

Clave foranea del identificador

del expediente

irearemisor

double precision

Identificador de la persona que

emite el memorando

irearreceptor

double precision

Identificador de la persona que

recibe el memorando

dmemofecha

timestamp
without time
zone

Fecha del memorando

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Versin: 1.0
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bmemourgente

boolean

Si el memorando es urgente o no

dmemofechaurgen timestamp
cia
without time
zone

Fecha de la posible respuesta si

es de urgencia

smemocontenido

character
varying(4000)

NOT NULL

Contenido del documento

bmemoleido

boolean

DEFAULT false

Si fue leido o se encuentra por

leer

smemoref

character
varying(200)

Referencia del memorando

bmemoinformacion boolean

Tipo de Memorando: Informativo

bmemocumplimient boolean
o

Tipo de Memorando: Para dar

cumplimiento a lo relatado

bmemorevisar

boolean

Tipo de Memorando: Para

revisar el contenido

bmemocontestar

boolean

Tipo de Memorando: Para dar

respuesta a el contenido

bmemoarchivar

boolean

Si se debe archivar el
memorando

bmemoprocesar

boolean

Si es necesario procesar la
informacin del memorando

bmemoanalizar

boolean

Si se debe analizar la
informacin del memorando

smemootros

character
varying(255)

Otra informacin importante del

memorando

smemocoordinarco character
n
varying(255)

Nombre de la persona con quien

se debe coordinar para la
solucin de lo contenido en el
memorando

smemopuntoinfo

character
varying(255)

Nmero de punto de informacin

con el cual se eleva a
conocimiento a las altas
autoridades

smemoasunto

character

Asunto del memorando

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Versin: 1.0
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varying(255)
imemopadre

double precision

Identidicador del memo padre

smemoadjuntados

character
varying(1000)

Adjunto digital del memorando

smemoinstruccione character
s
varying(2000)
smemofolder

character
varying(1000)

smemocertificado

smemocertificad
o

Instrucciones del Memorando

Relaciones
remitente
Almacena la informacin de los diferentes remitentes de los expedientes
iremiid

double precision PRIMARY KEY

Identificador de la tabla de
remitentes de expedientes

sreminombre

character
varying(255)

Nombre de los remitentes de los

expedientes

NOT NULL

Relaciones

expediente

remitente_doc
Almacena la informacin de la asociacin de remitentes o documentos
iremiid

serial

PRIMARY KEY

Identificador secuencial de la
tabla de remitentes de
documentos

sreminombre

character
varying(100)

Nombre del remitente de los

documentos

sremiapellido

character
varying(100)

Apellido del remitente de los

documentos

iubicid

integer

sremiemail

character

F-key (ubicacion.iubicid ) Clave foranea del identificador

de la ubicacin del documento

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Direccin de correo electronico

Versin: 1.0
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varying(100)

del remitente

sremidireccion

character
varying(300)

Direccin fsica donde se

encuentra ubicado

character
varying(300)

character
varying(50)

Numero de Fax

sremitelefono

character
varying(50)

Nmero telefonico

sremidatosasistent
e

character
varying(500)

Nombre de la asistente del

remitente

Relaciones

documento

responsable
Almacena la informacin de los responsables de los documentos
irespid

double precision PRIMARY KEY

Identificador de la tabla de
responsables de documentos

srespnombre

character
varying(200)

Nombre del responsable de los

documentos

srespemail

character
varying(200)

Direccin de correo electronico

del responsable

srespapellido

character
varying(50)

Apellido del responsable de los

documentos

srespcedula

character
varying(15)

Nmero de cedula de la persona

responsable

Relaciones

responsable_arbol

responsable_arbol
Almacena la informacin de los responsables de los memorandos
irearid

double precision PRIMARY KEY

Identificador de la tabla de
responsables de memorandos

iarboid

double precision F-key (arbol.iarboid )

Clave foranea del identificador

del nivel jerarquico registrado

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Versin: 1.0
Pgina: 15 de 38

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irespid

double precision F-key

(responsable.irespid )

Clave foranea del identificador

del responsable

susualogin

character
varying(50)

Identificador del usuario

breardisponible

boolean

Si se encuentra disponible o no

Relaciones

responsable_documento
expediente

responsable_documento
Almacena la relacion de responsables con documentos
irearid

integer

PRIMARY KEY

Identificador de la tabla de
responsables - documentos

idocuid

integer

F-key
(documento.idocuid )

Clave foranea del identificador

del nivel jerarquico registrado

dredofecha

date

Fecha de registro

Relaciones

tipo_comunicacin
Almacena la informacin de los tipos de documento
itipoid

serial

PRIMARY KEY

Identificador de la tabla de tipos

de comunicacin

stipodescripcion

text

F-key
(documento.idocuid )

Descripcin del tipo de

comunicacin

Relaciones

documento

ubicacin
Almacena la informacin de los tipos de documento
iubicid

serial

subicdescripcion

character

PRIMARY KEY

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

Preparado por: Gerencia de Informtica y Telecomunicaciones

Identificador de la tabla de
ubicacin
Descripcin de la ubicacin
Versin: 1.0
Pgina: 16 de 38

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varying(200)
icircid

integer

F-key
(circunscripcion.icircid )

Relaciones

Clave foranea del identificador

de la circunscripcin
remitente_doc

Explicacin de Vistas

archivos_usuario: Muestra informacin de los archivos registrados por un

responsable
consulta_pendientes_usuario: Muestra la cantidad de documentos por usuario que
no han sido respondidos.
documento_actividad_usuario: Muestra informacin de la cantidad de registros de
detalles por documento que ha realizado un usuario.
documentos_asignados: Muestra informacin de la cantidad de documentos
asignados por usuarios.
documentos_asignados_act: Muestra informacin de la cantidad de documentos
asignados a un usuario con las actividades registradas.}
documentos_cargados_dia: Muestra informacin de la cantidad de documentos
registrados por da.
documentos_asignados_dia: Muestra informacin de la cantidad de documentos
que son asignados diariamente.
documentos_por_cerrar: Muestra informacin de documentos que estan abiertos
aun.
maestra_busqueda: Muestra la informacin de todos los documentos desde su
ubicacin, responsable y creacin del documento.
maestra_busqueda2: Muestra la informacin de todos los documentos desde su
ubicacin, responsable y creacin del documento para conocer si estan cerrados y sus
respectivas fechas.
responsables_correspondencia: Muestra la informacin de los responsables por
documento
La base de datos posee redundancia de campos/datos que se registra la misma
informacin en diferentes tablas. Anexo 3. Diagrama de Entidad-Relacin

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Versin: 1.0
Pgina: 17 de 38

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8. Proceso
El sistema de correspondencia es utilizado actualmente en dos reas de la institucin,
en la coordinacin de LOPNNA y en la Coordinacin de la Comisin Judicial.
Flujo de Procesos

Grfico N1 Diagrama de Flujo de Proceso de Correspondencia Comisin Judicial

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Versin: 1.0
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Grfico N2 Diagrama de Flujo de Proceso de Correspondencia Lopnna

El proceso de correspondencia es un proceso no complejo ya que se lleva solo para
revisar y tener control de la documentacin fsica que se recibe en el departamento
donde se encuentra implementado. Tal como se ve en los grfico anterior es un
metdo para determinar los siguientes aspectos:
1.
2.
3.
4.

Cuando llego el documento?

Asunto
Responsable asignado
Si fue solucionado.

El proceso actual no tiene involucrados muchos usuarios trabajando en el aplicativo

constantemente. Adems de ello existen diferencias de como utilizan el sistema cada
Fecha de Actualizacin: 26/01/2016
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Versin: 1.0
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una de las dependencias, Lopnna utiliza el sistema adems de llevar el control de los
documentos que ingresan para controlar las actividades y trmites asignados a los diferentes
analistas de la unidad.
Historia de Usuarios
Prioridad: Definidas en Alta (1), Media Alta (2), Baja (3).
Estimacin: Must (M), Should (S), Could (C), Would (W).

ID

Prioridad

Carga de Documentos
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Se registran documentos de varios tipos tales como: Actas, Audiencias, Comunicados, Informes, Memos,
Solicitudes, Minutas, entre otros. Para llevar control de la documentacin recibidas de las diferentes
dependencias que utilizan el sistema.
Pruebas de Aceptacin

Al registrar un numero de documento y el mismo se encuentra repetido el sistema notifica al usuario y

no guarda los datos del nuevo documento.
Se puede crear documentos sin los siguientes datos: ubicacin, remitente, observaciones,
instrucciones y el documento en digital.
Se puede eliminar un documento registrado mientras no ha sido asignado
Se puede eliminar el adjunto del documento y volver a cargar otro documento mientras no ha sido
asignado.
Se puede registrar documentos con fecha de comunicacin de adelantadas a la fecha actual.
Se puede registrar documentos con fecha de recepcin adelantadas a la fecha actual.

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

Preparado por: Gerencia de Informtica y Telecomunicaciones

Versin: 1.0
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ID

INFORME TCNICO DE DESARROLLO N-ITED-2016-01-GIT

Prioridad

Distribuir Documentos
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Asignacin de los documentos registrados y que no tiene responsables de revisin.
Pruebas de Aceptacin
Asignacin de documentos uno a uno.
Asignacin de documentos a todos los responsables por unidad de adscripcin.

ID

Prioridad

Correccin de Distribucin de Documentos

Estimacin

Dependencias

Descripcin
Es la reasignacin de los documentos registrados y ya asignados a un responsable
Pruebas de Aceptacin
Reasignacin de documentos uno a uno.
Reasignacin de documentos a todos los responsables por unidad de adscripcin.

ID

Prioridad

Documentos Recibidos
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Relacin de las actividades que se han registrados a los documentos asignados a una persona y que no han
sido procesados a la fecha.
Pruebas de Aceptacin

Exportar a excel el listado de documentos abiertos.

Registrar actividad mientras que aun esta abierto el documento.

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

Preparado por: Gerencia de Informtica y Telecomunicaciones

Versin: 1.0
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ID

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Prioridad

Cerrar Documento
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Relacin de documentos asignados y que aun no han sido cerrados.
Pruebas de Aceptacin
Se puede cerrar uno o ms documentos de la lista.
Presenta el listado de documentos con las actividades registradas.
Se puede registrar otra actividad antes del cierre, ya que posee enlace al registro.

ID

Prioridad

Cierre Definitivo
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Relacin de documentos asignados a una persona, cerrados y que se requiere finalizar su procesamiento
definitivo.
Pruebas de Aceptacin
Listado de documentos cerrados con sus actividades.
Enlace de vista de detalle de documento.
Se puede cerrar definitivamente los documentos en lote.
Se puede adjuntar documento final para certificar el cierre definitivo.

ID
Prioridad

7
3

Documentos Cerrados
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Relacin de documentos asinados a una persona y que se han cerrado.
Pruebas de Aceptacin
Fecha de Actualizacin: 26/01/2016
Preparado por: Gerencia de Informtica y Telecomunicaciones

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INFORME TCNICO DE DESARROLLO N-ITED-2016-01-GIT

Listado de documentos cerrados con sus atividades

Enlace de vista de detalle de documento.
Se puede exportar a un reporte en Excel.

ID

Prioridad

Ver Documentos Asignados

Estimacin

Dependencias

Descripcin
Relacin de documentos asinados y que no han sido cerrados.
Pruebas de Aceptacin
Reporte de documentos asignados o distribuidos y que no ha sido cerrado, mostrando las actividades.
Enlace al detalle del documento con sus actividades.

ID

Prioridad

Listados de Correspondencia por Da

Estimacin

Dependencias

Descripcin
Reporte de los documentos registrados por fecha.
Pruebas de Aceptacin

Reporte de documentos registrados en un dia especfico.

Permite exportar reporte a excel.
Muestra calendario para escoger la fecha.

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10

Prioridad

Pendientes por Usuario

Estimacin

Dependencias

Descripcin
Consulta de documentos registrados y asignados a un usuario, monstrando la cantidad de actividades
registradas.
Pruebas de Aceptacin
Listado de cantidad de documentos con la cantidad de actividades.

ID

11

Prioridad

Lista Distribuidos por Da

Estimacin

Dependencias

Descripcin
Reporte de documentos que se han asignado a diario y a la persona asignada
Pruebas de Aceptacin
Escoger el da en el calendario mostrado.
Exportar el reporte en excel.
Se muestra listado de documentos con la persona asignada.

ID

12

Prioridad

Bsqueda por Multiples Crterios

Estimacin

Dependencias

Descripcin
Reporte de documentos en general que posee varios mtodos de bsqueda.
Pruebas de Aceptacin

Buscar por varios campos como: nmero, tipo de comunicacin, asunto, remitente, ubicacin y ao.
Muestra la lista de documentos encontrados segn los crterios de bsqueda.
Exportar reporte a excel.

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ID

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13

Prioridad

Remitentes
Estimacin

Must

Dependencias

Descripcin
Registro y consulta de los diferentes remitentes de los documentos.
Pruebas de Aceptacin
Consulta de remitentes registrados.
Registro de nuevos remitentes.
Edicin de remitentes ya registrados.

ID

14

Prioridad

Ubicaciones
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Registro y consulta de las diferentes dependencias que pueden remitir documentacin.
Pruebas de Aceptacin
Consulta de dependencias registradas.
Registro de nuevas dependencias.
Edicin de dependencias ya registradas.

ID

15

Prioridad

Tipos de Comunicado
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Registro y consulta de las diferentes tipos de documentos que se reciben.
Pruebas de Aceptacin

Consulta de tipos de documentos registrados.

Registro de nuevos tipos de documentos.
Edicin de tipos de documentos ya registradas.

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ID

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16

Prioridad

Asunto
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Registro y consulta de las diferentes asuntos de los documentos.
Pruebas de Aceptacin
Consulta de asuntos registrados.
Registro de nuevos asuntos.
Edicin de basuntos ya registradas.

ID

17

Prioridad

Arbol
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Registro de nuevos departamentos y las dependencias por debajo de estas, adems de asociar a mlos
responsables por dichas dependencias. Esto para crear niveles de jerarquias de envios y procesamientos de
documentos.
Pruebas de Aceptacin
Registrar unidadades administrativas
Eliminar unidades administrativas
Consulta de unidades administrativas con sus dependencias creadas y sus roles
Consulta de dependencias administrativas con sus responsables creados
asociacin de responsables.

ID
Prioridad

18
1

Responsables
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Consulta y registro de responsables de procesar los documentos de las unidades admiistrativas.
Pruebas de Aceptacin

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Consulta de responsables registrados

Edicin de responsable registrado
Registro de nuevo responsable.

ID

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Prioridad

Inicio
Estimacin

Dependencias

Descripcin
Consulta y registro de responsables de procesar los documentos de las unidades admiistrativas.
Pruebas de Aceptacin

Consulta de responsables registrados

Edicin de responsable registrado
Registro de nuevo responsable.

Problemas del Aplicativo

1. En el registro de un nuevo documento no notifica al usuario cuando se ha realizado el
registro de los datos.
2. En el Registro de un nuevo asunto no notifica al usuario cuando se ha realizado el
registro del dato, adems registra el asunto como descripcin repitiendo la
informacin.
3. En los formularios de registros, en los campos de descripciones y observaciones no se
valida la cantidad mxima de caracteres que se pueden registrar en el campo segn
definicin realizada en base de datos.
4. En los formularios y consultas no se encuentra opcin de regresar, para salir de la
funcionalidad se debe hacer clic en la opcin de inicio para volver a la pgina principal
de la aplicacin o en cualquier otra funcionalidad.
5. En el registro de ubicaciones, permite realizar registros en blancos.
6. En el registro de ubicaciones, permite realizar registros duplicados.
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7. En el registro de tipo de documento se guarda la informacin como nombre y

descripcin.
8. En la busqueda de responsables, solo se busca por el nombre de la persona no toma
en cuenta el apellido.
Diagramas de Casos de Usos
Se evidenci a travs del anlisis realizado a los diagramas de casos de usos, Anexo
2/Anexo1. los siguientes puntos:

Tres usuarios: Secretaria, Abogado o analista, Coordinar/Gerente o jefe de

departamento, que no tienen roles definidos sino que todos pueden realizar
cualquier accin dentro del aplicativo.
Casos de usos que son incluyentes y extensiones de otros generando un
modelo de relacin del sistema ciclico sin definicin de permisos dentro de los
mismos.
Casos de usos con nombres diferentes y acciones similares.

Diagramas de Estado

Diagrama N2 Estado de Documento

Un documento pasa a travs de varios estados (estatus) a lo largo que se va

procesando dentro y fuera del sistema, sin embargo se puede evidencia que entre el
estado de Asignado y Cerrado hay un corte ya que no se puede determinar si esta
siendo atendido o si ya ha sido visto, porque el usuario responsable no tiene ninguna
accin dentro del sistema ms que registrar actividades (observaciones) antes de
proceder a cerrarlo y son opcionales.

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9. Restriccin de Diseo
Luego del anlisis realizado al aplicativo, proceso y base de datos se pudo determinar
las siguientes restricciones de diseo del sistema:

Sin definicin del roles.

Una vez asignado no lleva un control de los estados que puede tener el
documento mientras se trabaja una respuesta.
Permite el registro y asignacin de documentos sin el archivo digital original.
No valida registros de las diferentes fechas de documento
No posee tabla de auditoria del sistema.
A travs del sistema no existe manera de determinar la prioridad de respuesta
del documento.
Instalacin de sistema y de base de datos por departamento de utilizacin del
aplicativo, lo cual trae como consecuencia que no se replican los cambios en
los diferentes sistemas.
No se tiene en cuenta el registro de la forma de respuesta o atencin de un
documento.
Existen tablas que no se utilizan en el sistema.

10. Propuesta
Analizado el sistema actual y el proceso que se lleva en los dos departamentos donde
se encuentra implementado dicho sistema, es necesario un sistema que contemple los
siguientes aspectos:

Control de documentos de entrada con su archivo digital.

Definicin de roles y permisos dentro del sistema.
Seguimiento de trmites administrativos.

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Adjuntar respuesta de trmite administrativo.

Actualizacin de los diferentes estados del documento.

Este sistema de correspondencia se propone que el flujo del proceso sea el siguiente:

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Diagrama N3 Proceso Propuesto de Gestin de Documentos

En el proceso explicado en el Diagrama N3, se involucra al departamento de
Correspondencia del Tribunal Supremo de Justicia, para que sea este departamento el
encargado de digitalizar y asignar a cada unidad las correspondencias recibidas y
tener ms control de lo que llega a la institucin. De no aprobarse este proceso se
plantea el mismo pero quitando algunos pasos como se puede observar en el
siguiente grfico:

Diagrama N4 Proceso Propuesto 2 de Gestin de Documentos

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En este grfico diagrama N4, se explica el proceso que tiene un documento pero
creando el rol dentro del departamento y que la asignacin sea directamente al
analista que va a trabajar el documento o el posible trmite. De igual manera en los
dos procesos se tiene todo el registro del documento con los posibles estados que
tenga dentro del aplicativo:

Diagrama N5 Estado Propuesto de Gestin de Documentos

Otra parte importante del sistema son los trmites internos y la coneccin que tiene el
documento trmite de un departamento que a su vez es el documento entrante de otro
departamento.

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11. Firmas
Los servidores pblicos que suscriben el presente informe tcnico de evaluacin de
propuestas tecnolgicas, dejan constancia que dicha evaluacin se ha llevado a cabo
de manera objetiva considerando los requerimientos que plantea la necesidad a cubrir
y los principios establecidos por la normativa interna del TSJ y sus reglamentos.
Nombre y Cargo

Sello y Firma

Ing. Ludizay Gardona

Analista de Sistemas II

Ing. Luis Higuera

Coordinador de Departamento de
Administracin de Sistemas

Ing. Ronald Blanco

Gerente de Informtica y Telecomunicaciones

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ANEXOS

Fecha de Actualizacin: 26/01/2016

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Anexo 1
Diagrama de Caso de Uso Sistema Actual-Analistas

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Anexo 2
Diagrama de Caso de Uso Sistema Actual-Supervisores

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Anexo 3
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Diagrama Entidad Relacin Base de Datos Actual

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