UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE UFF

CENTRO DE ESTUDOS SOCIAIS APLICADOS

FACULDADE DE ADMINISTRAO, C. CONTBEIS E TURISMO
CURSO DE PS-GRADUAO MBA EM GESTO
EMPRESARIAL E SISTEMAS DE INFORMAES

LLIAM PATRCIA M. COELHO

ORIENTADOR: LUIZ VALTER B. GOMES

A IMPORTNCIA DA CERTIFICAO
DIGITAL PARA UMA GESTO DOCUMENTAL
DE QUALIDADE

NITERI
2012

C672 Coelho, Liliam Patrcia M.

A importncia da certificao digital para a gesto documental de qualidade / Liliam Patrcia M.
Coelho -- Niteri: UFF, 2012.
11f.
Artigo Cientfico ( Ps Graduao em Gesto
Empresarial em Sistemas de Informao)
Orientador: Luiz Valter B. Gomes, M.Sc.
1. Certificao Digital 2. Documentao eletrnica 3. Gesto de documentos I. Ttulo
CDD. 005.8

A IMPORTNCIA DA CERTIFICAO DIGITAL PARA UMA GESTO

DOCUMENTAL DE QUALIDADE

Lliam Patrcia Machado Coelho

patricili@hotmail.com

Resumo:
Esse artigo apresenta uma viso arquivstica sobre a certificao digital e seu uso na gesto de
documentos e informaes. Apresenta algumas questes de segurana na gesto documental e
os benefcios da certificao digital para um gerenciamento de qualidade.

Palavras-chave:
certificao digital documento eletrnico gesto de documentos qualidade segurana
da informao

1. Introduo
Estamos na era digital e vivemos uma grande evoluo tecnolgica quando pessoas e
empresas necessitam cada vez mais interagir virtualmente e para que isso acontea
plenamente preciso que haja segurana na troca de informaes.
Uma empresa para ter vantagem competitiva precisa gerenciar com eficincia sua
documentao para utilizar de forma eficaz a informao por ela produzida; numa tomada de
deciso ou na comprovao de um fato necessrio que essa informao seja recuperada de
forma rpida e exata mantendo a integridade documental.
A tendncia que os documentos sejam totalmente produzidos eletronicamente,
agilizando os processos, reduzindo os custos com o armazenamento da massa documental em
papel e tendo uma atitude sustentvel, porm a sociedade ainda no percebe a importncia do
seu uso e o quanto seguro.
O Manual de Direito Eletrnico e Internet diz que o desafio do direito da tecnologia
prover sociedade um sistema que combata as inseguranas do meio eletrnico a
interceptao, a alterao dos contedos, a destruio dos dados e a personificao
fraudulenta, atravs de instrumentos tcnicos que possam ser controlados, regulados e
valorados por instrumentos e conceitos jurdicos.
A certificao digital a tecnologia que prov os mecanismos de segurana capazes de
propiciar uma gesto documental de qualidade, pois ela garante confidencialidade,
autenticidade e integridade aos documentos nas trocas eletrnicas de informao.
Este artigo define o conceito de gesto documental de qualidade focando a
importncia da utilizao da assinatura digital, apresenta os tpicos que os gestores devem se
ater sobre a segurana da informao e finalmente aponta os benefcios da certificao digital
para a sociedade e como possvel estabelecer uma comunicao on-line segura, econmica,
transparente e gil.
Este artigo aborda um tema de grande importncia para a sociedade e para a
sobrevivncia das empresas, buscando na literatura entender a aplicao prtica do tema e
servindo como referncia para a disseminao desse conhecimento.

2. Gesto Documental de Qualidade

Em um cenrio globalizado, faz-se necessria a reformulao dos processos
administrativos. O ambiente externo interfere diretamente nos processos internos das
empresas e diante disso os administradores passaram, ento, a planejar estratgias para driblar
possveis variaes externas que possam interferir na produtividade.
Um dos principais pontos abordados pelas normas de qualidade so o mapeamento e o
controle de processos, a necessidade de conservao e o arquivamento de registros. Trata-se
ento de suma importncia desenvolver um sistema de informao que sirva de apoio
gesto.
Cerqueira Neto afirma que:
entre as necessidades da sociedade e os benefcios para as pessoas em sociedade
existe uma organizao. Em outras palavras, significa dizer que sem organizao
ser improvvel transformar as idias das pessoas e grupos em informaes sobre
produtos e servios que iro gerar os benefcios para as pessoas. A organizao,
portanto, um estgio intermedirio entre idias e informaes. Sem organizao
no se desenvolve qualidade. (CERQUEIRA NETO, 1992)

De acordo com a Norma ISO 9001:

a organizao deve identificar os processos necessrios para o sistema de gesto da
qualidade e sua aplicao por toda a organizao, determinar a sequncia e interao
desses processos, determinar critrios e mtodos necessrios para assegurar que a
operao e o controle desses processos sejam eficazes, assegurar a disponibilidade
de recursos e informaes necessrias para apoiar a operao e o monitoramento
desses processos, monitorar, medir e analisar esses processos, e implementar aes
necessrias para atingir os resultados planejados e a melhoria continua desses
processos.

Uma rede de informaes bem estruturada que sirva de apoio gesto, assegura que
uma srie de informaes chegue a todos os nveis hierrquicos da empresa e permite uma
correta tomada de decises. A gesto documental possibilita o tratamento das informaes do
sistema de qualidade desde a sua produo, envolvendo a classificao e a indexao dos
documentos, at a sua destinao final, permitindo que estejam organizados sistematicamente
e disponveis no processo decisrio, objetivando a otimizao dos processos.
Quando um documento produzido ele precisa ser classificado de acordo com suas
caractersticas, seus diversos usos e o assunto relacionado. O responsvel por essa
classificao utiliza instrumentos arquivsticos, como o Vocabulrio Controlado 1 e o Cdigo
de Classificao2, para identificar as classes documentais as quais cada documento pertence e
desse modo poder arquivar de forma organizada e lgica.
Para que o fluxo das informaes seja eficaz preciso realizar a indexao dos
documentos, que o "processo pelo qual se relacionam de forma sistemtica descritores ou
palavras-chave que permitem a recuperao posterior do contedo dos documentos"
(ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS, 1990). Esses descritores so
inseridos num sistema e podem ser consultados por toda organizao, para que os documentos
1 Conjunto normalizado de termos que serve indexao e recuperao da informao. Usado em empresas
privadas.
2 Cdigo derivado do esquema de distribuio de documentos em classes. Usado em empresas pblicas.
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sejam solicitados e localizados prontamente. De acordo com o sistema possvel tambm

inserir as imagens dos documentos, que so disponibilizadas de acordo com a poltica de
acesso documentao da organizao, e dessa forma a informao registrada no documento
ser consultada imediatamente.
Para garantir que documentos importantes no sejam descartados indevidamente e a
perda de informaes relevantes, ou que se acumulem documentos e cpias desnecessrias
aplicado no momento da avaliao documental a Tabela de Temporalidade dos Documentos
(TTD), que um instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que
determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia, recolhimento, descarte
ou eliminao de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2005). A TTD tambm define a
necessidade de digitalizao e de microfilmagem de cada documento, garantindo a
preservao e a segurana dos documentos.
condio fundamental para o controle de processos o fluxo eficaz das informaes e
para tornar esse fluxo eficaz necessrio um monitoramento adequado atravs de
instrumentos arquivsticos preparados para este fim, envolvendo metodologias especficas e
adoo de padres de edio, classificao, indexao e avaliao da massa documental.
Esses instrumentos devem ser revisados sistematicamente devido ao dinamismo da produo
e disseminao de documentos, incluindo os eletrnicos e digitais, o que obriga ao Arquivista
uma constante avaliao das formas tradicionais de tratamento dos documentos de arquivo.
No h gesto estratgica sem uma organizao documental para que a informao
registrada nos documentos seja recuperada de forma gil, precisa e segura. A certificao
digital a tecnologia que prov os mecanismos de segurana capazes de propiciar uma gesto
documental de qualidade, pois ela garante confidencialidade, autenticidade e integridade aos
documentos nas trocas eletrnicas de informao.

3. Segurana na Gesto Documental

Uma das principais caractersticas da gesto documental de qualidade a segurana
das informaes contidas nos documentos produzidos pelas empresas, o que uma
preocupao do mundo corporativo que, cada vez mais, busca meios de proteger suas
informaes estratgicas.
O Decreto N 3.505, de 13 de junho de 2000, que institui a Poltica de Segurana da
Informao nos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal conceitua Segurana da
Informao como:
proteo dos sistemas de informao contra a negao de servio a usurios
autorizados, assim como contra a intruso, e a modificao desautorizada de dados e
informaes, armazenados, em processamento ou em trnsito, abrangendo,
inclusive, a segurana dos recursos humanos, da documentao e do material, das
reas e instalaes das comunicaes e computacional, assim como as destinadas a
prevenir, detectar, deter e documentar eventuais ameaas a seu desenvolvimento.

Em primeiro lugar preciso definir uma Poltica de Gesto de Documentos que vai
garantir o cumprimento das regras e dos procedimentos vinculados produo, tramitao,
uso, avaliao e arquivamento de documentos.
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Limites de acesso aos documentos pelos empregados da empresa devem ser definidos,
pois os documentos no podem ser acessados por todos e as pessoas autorizadas no podem
ter seu acesso negado. H informaes que no interessam a algumas pessoas no
desenvolvimento de suas atividades corporativas, podendo levar a questionamentos indevidos,
modificao, desvios ou descarte de documentos sem autorizao, causando uma fragilidade
na gesto documental.
Medidas que promovam a preservao dos originais para evitar a deteriorao e os
danos ao papel, por meio de um adequado controle ambiental e tratamento fsico ou qumico
garante que as informaes registradas no se percam com o tempo.
Para os documentos digitais e as mdias especiais preciso um cuidado ainda maior
devido fragilidade do suporte e rpida obsolescncia tecnolgica dos equipamentos de
leitura e reproduo desses documentos. Deve-se, ento, prever uma rotina para a migrao de
suporte desses documentos e a guarda desse material deve ser feita em espao especializado
com controle de temperatura e umidade do ar garantindo um tempo maior de conservao da
mdia.
A digitalizao e o gerenciamento eletrnico de documentos so solues
tecnolgicas para acelerar os processos de trabalho e as tomadas de deciso, evitando o
manuseio do original. Porm sem a certificao digital os documentos so apenas acessados e
visualizados, as decises no podem ser tomadas e transferidas digitalmente porque no h
garantia da autenticidade de quem decidiu.
O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ criou o e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos,
uma especificao de requisitos que estabelece um conjunto de condies a serem
cumpridas pela organizao produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de
gesto arquivstica e pelos prprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso.

Segurana atitude, por isso alm das normas e procedimentos preciso desenvolver
um trabalho de mudana de cultura e conscientizao de todos os empregados nas
organizaes.
4. Certificao Digital
Alguns conceitos importantes foram destacados do e-ARQ Brasil servindo de base
terica para esse estudo:
Assinatura Digital uma modalidade de assinatura eletrnica resultante de uma operao matemtica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurana, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital so:
a) ser nica para cada documento, mesmo que o signatrio seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificao da integridade; d)
assegurar ao destinatrio o no repdio do documento digital, uma vez que, a
princpio, o emitente a nica pessoa que tem acesso chave privada que gerou a
assinatura. (p. 123)
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Certificao Digital a atividade de reconhecimento em meio eletrnico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relao nica, exclusiva e intransfervel entre
uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica, mquina ou aplicao. Esse
reconhecimento inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. (p. 125)
Certificado Digital um conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora, que se destina a registrar, de forma nica, exclusiva e intransfervel, a relao existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa fsica, jurdica,
mquina ou aplicao. (p. 125)
Chave Privada uma chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos, usada para criptografia assimtrica e criada em conjunto com a chave pblica correspondente que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada para assinar digitalmente documentos, bem como para decifrar aqueles criptografados com a chave
pblica correspondente. (p. 125)
Chave Pblica Chave matemtica formada por uma sequncia de dgitos, usada para
criptografia assimtrica, criada em conjunto com a chave privada correspondente,
disponibilizada publicamente por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Tambm pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente. (p. 125)
Criptografia o mtodo de codificao de dados com base em algoritmo especfico e
chave secreta, de forma que somente os usurios autorizados possam restabelecer a
forma original dos dados. (p. 127)

4.1 Os benefcios
Observando esses conceitos possvel identificar inmeros benefcios para a gesto documental. Com a assinatura digital possvel reconhecer e comprovar a identidade do produtor do documento e no h repdio. Os documentos eletrnicos so aprovados pela Secretaria
da Receita Federal por meio de diversos mecanismos de segurana e so fiscalizados pelo
Governo Federal atravs do Instituto de Tecnologia da Informao e do Instituto de Chaves
Pblicas do Brasil, para garantir a confiabilidade do sistema. A certificao digital a garantia
de autenticidade, confidencialidade e integridade das informaes eletrnicas.
Uma das caractersticas do documento arquivstico a autenticidade, que est ligada ao
processo de criao manuteno e custdia. A informao autntica quando criada e conservada de acordo com procedimentos que podem ser comprovados por meio da chave privada
que conhecida exclusivamente por seu proprietrio.
A transmisso de uma informao sigilosa deve utilizar a chave pblica do destinatrio. O
sigilo garantido, pois somente o destinatrio que possui a chave privada conseguir decifrar
e recuperar as informaes originais.
Garantir a integridade do documento outro benefcio essencial para uma gesto documental de qualidade. Integridade refere-se ao documento inteiro, que no sofreu nenhuma
corrupo ou alterao no autorizada, ou seja, a garantia de uma informao segura e confivel.

Outros benefcios adicionais do uso dos certificados que eles podem ser utilizados para
acessar a base de dados de contribuintes junto Receita Federal. Atravs da internet pelo sistema e-CAC Centro de Atendimento Virtual ao Contribuinte possvel averiguar sua situao perante o fisco.
O SPED - Sistema Pblico de Escriturao Digital permite s empresas que j utilizam a
certificao digital emitir, validar e autorizar o uso da Nota Fiscal Eletrnica. No incio de
2007 foi publicado um dispositivo legal criando o SPED Contbil onde o processo de emisso, assinaturas e registro do Livro Dirio ser efetuado eletronicamente, sem a utilizao do
papel, e a partir do ano-calendrio 2009, segundo a Instruo Normativa RFB nmero 787, de
19 de novembro de 2007, esto obrigadas ao Sped Contbil todas as sociedades empresrias
tributadas pelo lucro real.
Pelo e-DOC possvel protocolar as iniciais de qualquer tipo de ao e acompanhar o andamento de forma exclusivamente eletrnica (sem papel). O sistema permite o envio eletrnico de documentos referentes aos processos que tramitam nas Varas do Trabalho dos 24 TRTs e
no TST, atravs da Internet, sem a necessidade da apresentao posterior dos documentos
originais.
Com a certificao digital possvel usar a internet como meio de comunicao alternativo, disponibilizando servios com mais agilidade, alm de reduzir custos com a documentao em papel.

4.2 Casos de sucesso

possvel observar no quadro a seguir como o uso da certificao digital garantia de
sucesso em vrias reas de negcio:

Telefnica

Sul Amrica Sade

Com o uso da Certificao Digital, a Telefnica elimina o consumo anual de 2,3 milhes de folhas de papel.

1,1 Milho. o nmero de folhas de papel que a SulAmrica Sade deixou de utilizar em 2010 com a
Certificao Digital das aplices relativas a 85 prestadores de servio.

Banco do Brasil

Bunge Alimentos

O Banco do Brasil implementa Certificao

Digital para reduzir fraudes on-line.

Substituio de papel por uma extranet segura com

autenticao garantida pela Certisign para automao
de foras de vendas.

Furnas Centrais Eltricas

Hospital So Vicente de Paulo

Assinatura Eletrnica em Projetos. Autenticidade e integridade de documentos eletrnicos com valor jurdico e mais agilidade.

Certificao Digital do pronturio eletrnico do paciente elimina o uso de papel no Hospital So Vicente
de Paulo.
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ALESP

IMESP

ALESP adquire Certificados Digitais para

assinar digitalmente em lote processos de
nomeao e exonerao.

IMESP adquire autenticidade e segurana s suas

informaes com Certificado Digital. O Projeto promoveu reduo nos custos de envio de faturas aos
clientes da empresa com ROI em apenas um ms.

Unibanco

Grupo Estado de So Paulo

Mais Transaes e Menos Fraudes na Web

Clientes autenticados e protegidos eletronicamente na comunicao com o banco.

O VIP Mbile, tambm integrado na soluo adquirida pelo grupo, permite que os empresrios tenham
acesso remoto a toda a rede de informaes do Portal
de Governana Corporativa via Smartphones, ou seja, de qualquer lugar do mundo.
TV Globo

Fora Area Brasileira

Comisses da Fora Area Brasileira, nos
Estados Unidos e em Londres, passam a
utilizar Certificao Digital para otimizar
sistemas de licitaes.

TV Globo investe em tecnologia de Certificao Digital para barrar a falsificao de e-mails.

Tribunal de Justia de Rondnia

CPFL Energia

Consultoria realizada pela Certisign ao Tribunal de Justia de Rondnia possibilita o

desenvolvimento do PROJUDI.

CPFL Energia desmaterializa processos com assinatura digital nos contratos com clientes e fornecedores.

Fonte: Certisingn (Autoridade Certificadora que opera com o ICP-Brasil)

5. Concluso
A Certificao Digital um tema de grande importncia para a sociedade e para a sobrevivncia das empresas, e esse artigo buscou na literatura entender a aplicao prtica do tema,
servindo como referncia para a disseminao desse conhecimento.
O Brasil atento essa evoluo tecnolgica implementou a infra-estrutura necessria utilizao da assinatura digital por meio da Medida Provisria 2200, de 2001. O Poder Executivo foi o primeiro rgo a usar a tecnologia, abrindo a possibilidade para que os outros Poderes
a Repblica e a sociedade pblica e privada adequassem suas realidades a esse novo conceito.
Identificou-se que a tecnologia da assinatura digital garante autenticidade e integridade,
reconhecendo a validade jurdica dos documentos assinados digitalmente, alm de permitir
uma gesto segura quanto ao sigilo e troca de informaes.
A continuidade e a realizao de pesquisas que tornem claro e proponham novas consideraes sobre a gesto de documentos eletrnicos so muito importantes para a gesto arquivstica e para a divulgao do conhecimento. Entende-se assim que os assuntos abordados nesse
artigo so temas relevantes para futuras pesquisas e devem ser aprofundados.

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6. Referncias
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