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DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DIRECCIN GENERAL DE LABORATORIOS
MANUAL DE FUNCIONES
DEPARTAMENTO DE LABORATORIOS
DIRECCIN GENERAL DE LABORATORIOS
MANUAL DE FUNCIONES
ORGANIGRAMA
La organizacin jerrquica y funcional del Departamento de Laboratorios se articula de acuerdo al siguiente organigrama:
DIRECTOR GENERAL
(1)
ASISTENTE
(1)
SECRETARIA
(1)
COORDINADOR ZONA DE
LABS. PRIMER Y SEGUNDO
PISO (1)
AUXILIARES ZONA DE
LABORATORIOS
PRIMER PISO (4)
AUXILIARES ZONA DE
LABORATORIOS
SEGUNDO PISO (2)
AUXILIAR ES
ANFITEATRO (4)
APRENDICES
SENA
(OPCIONAL)
AUXILIARES
LABORATORIO DE
INGENIERA (2)
APRENDICES
SENA
(OPCIONAL)
Funciones Especficas:
Velar que se cumplan los procedimientos y funciones por parte del personal bajo su cargo.
Mantener todo los recursos necesarios disponibles en los laboratorios para su normal
funcionamiento.
Diligenciar el mantenimiento y renovacin de los equipos.
Recomendar planes de desarrollo a Gerencia Administrativa.
Coordinar el desarrollo de la normativa interna para los diferentes procesos que se llevan a
cabo dentro de los laboratorios.
Realizar presupuesto de cada Laboratorio.
Velar por la actualizacin en funcionamiento, tecnologa y planta fsica.
Coordinar procesos de compra de los insumos que requieren los laboratorios.
Velar por el cumplimiento de los estndares de calidad en los laboratorios.
Apoyar las diferentes actividades programadas en el marco del proceso de acreditacin.
Elaborar los informes que la Direccin General de la Universidad requiera.
EDUCACIN
Estudios aprobados a nivel profesional en
Ingeniera o Administracin de Empresas y
con preferencia una especializacin tcnica
o maestra.
Manejo de personal
Trabajo en equipo
Comunicacin verbal y/o por escrito
Buenas relaciones interpersonales
Manejo de mltiples tareas al tiempo
ELABORACIN Y APROBACIN
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABOR
SECRETARIA DE DIRECCIN
Empleados a cargo:
NINGUNO
Funcin Bsica:
Realizar todas aquellas funciones de tipo administrativo
que sean necesarias para el buen funcionamiento del
departamento, asistir al Director General de Laboratorios
en las actividades secretariales que sean necesarias
para el adecuado y oportuno cumplimiento de sus
funciones.
Funciones Especficas:
Apoyar las funciones administrativas del rea de laboratorios, para las que sea
requerida.
Diligenciar circulares, escritos entre otros documentos.
Brindar trato amable y cortes a todo el personal de la institucin, estudiantes y pblico en
general tanto personalmente como por telfono.
Verificar, revisar y registrar en el sistema la salida de materiales.
Transcribir el inventario fsico al sistema de CM-UNO y cuadrarlo con Auditoria Interna
cada mes.
Recibir y registrar todos los documentos que le sean entregados, as como realizar la
distribucin y el archivo.
Llevar y mantener actualizada la agenda del Director General de Laboratorios.
Proporcionar al jefe inmediato la informacin necesaria sobre todos los asuntos
pendientes.
Atender las llamadas telefnicas y turnarlas a quien corresponda, tomando el recado
cuando la persona solicitada se encuentre ausente o no pueda atender el telfono.
Entregar oficios o documentos en otras dependencias de la Universidad.
Mantener en orden y actualizado el archivo a su cargo.
Vigilar que se mantenga limpia el rea de trabajo.
Sugerir a su jefe inmediato todas las modificaciones necesarias para un mejor
aprovechamiento de los recursos.
EDUCACIN
Estudios aprobados a nivel de carrera
intermedia en secretariado ejecutivo, con
conocimientos en sistemas.
Conocimiento en sistema CM-UNO, redaccin
y ortografa.
Asistir a las reuniones de trabajo convocadas por su jefe inmediato o en las que se
requiera su presencia con previa autorizacin del director general de laboratorios.
Asistir a cursos de capacitacin y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
Presentar evaluacin bimensual de seguimiento de procesos, procedimientos, formatos y
bioseguridad.
Establecer una adecuada comunicacin con todo el personal del Departamento.
Atender a todas aquellas personas que deseen tratar asuntos con su jefe inmediato, as
como al pblico en general.
Realizar el pedido mensual de material de oficina.
Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean
expresamente encomendadas por su jefe inmediato.
REQUISITOS DEL CARGO
EXPERIENCIA
HABILIDADES
Relaciones interpersonales.
Comunicacin verbal y/o escrita
Manejar mltiples tareas al tiempo.
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR
ASISTENTE DE DIRECCIN
Empleados a cargo:
Asistente Laboratorios de Investigacin y Promocin Laboratorios de Investigacin y
Docencia.
Funcin Bsica:
Servir de apoyo administrativo en todas las actividades
planificadas, programadas y desarrolladas por el Director
del Departamento en la consecucin de los logros de la
Dependencia.
Funciones Especficas:
Velar por el adecuado cumplimiento de los procesos y funciones del personal bajo su
cargo.
Elaborar el plan de inversin anual para el Departamento para compra de equipos,
materiales e insumos.
Coordinar el mercadeo de los servicios de los laboratorios al interior y exterior de la
universidad.
Presentar evaluacin bimensual de seguimiento de procesos, procedimientos, formatos y
bioseguridad.
Estudiar procesos de adquisicin de equipos.
Llevar estadsticas de uso de los laboratorios
Mantener informacin actualizada de estado de los equipos para posteriores informes.
Elaborar plan de servicios ofrecidos por los laboratorios
Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios
para dar una mejor operatividad a los sistemas y procedimientos establecidos.
Manejar la pgina Web del departamento, manteniendo actualizado su contenido.
Elaborar las proyecciones de uso de los laboratorios para utilizar esa informacin al
realizar el plan operativo anual del departamento.
Atender proveedores y suministrar la informacin a la Direccin del departamento.
Elaborar junto con el Coordinador de Laboratorios los horarios de uso de los laboratorios.
Asistir a las reuniones de trabajo programadas por su jefe inmediato.
Presentar los informes requeridos por la direccin del departamento.
Elaborar el diagnstico semestral de los laboratorios.
Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean
expresamente encomendadas por su jefe inmediato.
EDUCACIN
Estudios aprobados a nivel profesional en
Ingeniera o Administracin de Empresas.
HABILIDADES
Manejo de personal
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Comunicacin verbal y/o por escrito.
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR
Ingeniero de Apoyo
Auxiliares de laboratorios piso III y IV
Aprendices Sena
Funciones Especficas:
Funcin Bsica:
Velar por el buen funcionamiento de los laboratorios de
ingeniera adems del buen desempeo de los auxiliares
encargados de stos.
Hacer cumplir las normas de seguridad y el buen uso de los laboratorios de ingeniera.
Velar por el adecuado funcionamiento de los equipos.
Realizar evaluacin bimensual a los empleados del departamento sobre seguimiento de
procesos, procedimientos, formatos y bioseguridad.
Registrar daos y anomalas en el funcionamiento de los laboratorios y reportarlo a su
jefe inmediato.
Asesorar y verificar la disposicin fsica de las instalaciones de los laboratorios.
Presentar la programacin del mantenimiento preventivo.
Coordinar el cronograma de actividades del rea.
Crear planes de contingencia para el funcionamiento del rea.
Colaborar a Compras y Almacn en la adquisicin y recepcin de equipos, materiales y
tecnologa nueva o de punta.
Concertar con los coordinadores de rea de los diferentes programas acadmicos, la
requisicin de material y equipo, organizacin de horarios y sus respectivos salones de
acuerdo a la necesidad de cada plan de estudios, manifestada por los Directores de
Programa.
Supervisar la limpieza de los laboratorios.
Reportar los daos en redes elctricas, planta fsica y equipos propios de los laboratorios
a quien corresponda.
Presentar informes requeridos por la direccin del departamento.
Supervisar que los alumnos repongan el material averiado.
Asistir a las reuniones de trabajo programadas por su jefe inmediato.
Realizar el pedido a la direccin del departamento de material de oficina necesario.
Coordinar y efectuar inventarios peridicos para determinar existencias y necesidades de
materiales y equipos.
Coordinar las reservas de los laboratorios.
Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios para
dar una mejor operatividad a los sistemas y procedimientos establecidos.
Sugerir al asistente de direccin la informacin necesaria para efectuar el plan de
prestacin de servicios.
Recopilar en conjunto con los auxiliares los manuales de prcticas y colocarlos a
disponibilidad de los estudiantes.
Velar por el adecuado cumplimiento de los procesos y funciones del personal bajo su
cargo.
Coordinar y efectuar inventarios peridicos para determinar existencias y necesidades de
materiales y equipos.
Vigilar el correcto funcionamiento de los equipos y materiales didcticos del rea de
laboratorios de ingenieras.
Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios para
dar una mejor operatividad a los sistemas y procedimientos establecidos.
Prestar colaboracin a estudiantes y docentes que requieran hacer uso de los
laboratorios.
Coordinar con los secretarios acadmicos los horarios de prcticas.
Sugerir a su jefe inmediato la implementacin de software actualizado segn propuestas
de docentes.
Contacto permanente con docentes para verificacin de estado de laboratorios.
Coordinar junto con el Decano de Ingeniera la elaboracin por parte de los docentes de
las guas de laboratorio
Actualizacin de Activos.
Coordinar mantenimiento de equipos de computo de los laboratorios
Realizar todas aquellas actividades que deriven de la naturaleza de su cargo o le sean
expresamente encomendadas por su jefe inmediato.
EDUCACIN
Estudios aprobados a nivel profesional en
Ingeniera o Administracin de Empresas.
HABILIDADES
Manejo de personal
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Comunicacin verbal y/o por escrito.
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR
Empleados a cargo:
NINGUNO
Funcin Bsica:
Velar por el buen funcionamiento de los laboratorios de
investigacin, as como efectuar la promocin de los
laboratorios de docencia e investigacin a entidades
externas de la Universidad.
Funciones Especficas:
EDUCACIN
Estudios aprobados a nivel profesional en
Ingeniera o Administracin de Empresas.
Manejo de personal
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Comunicacin verbal y/o por escrito.
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR
Funcin Bsica:
Preparar oportunamente el material de las prcticas de
laboratorio correspondientes a su rea, as como orientar
a los alumnos en el manejo del material y equipo y llevar
un control de los mismos.
Funciones Especficas:
EDUCACIN
Carrera
intermedia
en
Qumica,
Instrumentacin y equipos para laboratorios
(de qumica, salud) y en ingeniera (para
laboratorios de fsica, electrnica e ingeniera
en general)
HABILIDADES
Atencin al pblico
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Comunicacin verbal y/o por escrito
Priorizar tareas
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR
Funcin Bsica:
Programar y coordinar todas las actividades a desarrollar
en los laboratorios, adems supervisar el buen
desempeo de los auxiliares de laboratorio.
Empleados a cargo:
Auxiliares Zona de Laboratorios Primer Piso y Segundo Piso
Auxiliar de laboratorio de anatoma y morfologa
Aprendices del SENA
Funciones Especficas:
Realizar los pedidos de materiales, reactivos y/o equipos de acuerdo a las necesidades
que se presenten en los laboratorios.
Hacer cumplir las normas de seguridad y manejo de laboratorios.
Velar por el adecuado funcionamiento de los equipos.
Registrar daos y anomalas en el funcionamiento de los laboratorios y reportarlo a su
jefe inmediato.
Evaluar el desempeo de los colaboradores a su cargo.
Asesorar y verificar la disposicin fsica de las instalaciones de los laboratorios.
Presentar la programacin del mantenimiento preventivo.
Coordinar el cronograma de actividades del rea.
Crear planes de contingencia para el funcionamiento del rea.
Colaborar a Compras y Almacn en la adquisicin y recepcin de equipos, materiales y
tecnologa nueva o de punta.
Concertar con los coordinadores de rea de los diferentes programas acadmicos, la
requisicin de material y equipo, organizacin de horarios y sus respectivos salones de
acuerdo a la necesidad de cada plan de estudios, manifestada por los Directores de
Programa.
Supervisar la limpieza de los laboratorios.
Reportar los daos en redes elctricas, planta fsica y equipos propios de los laboratorios
a quien corresponda.
EDUCACIN
Carrera
intermedia
en
qumica,
instrumentacin y equipos para laboratorios o
cualquier otra profesin a fin con el cargo.
Manejo de personal
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Comunicacin verbal y/o por escrito
Manejo de mltiples tareas al tiempo
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR
Funcin Bsica:
Preparar oportunamente el material de las prcticas de
laboratorio correspondientes a su rea, as como orientar
a los alumnos en el manejo del material y equipo adems
de llevar un control de los mismos.
Funciones Especficas:
EDUCACIN
Carrera
intermedia
en
Qumica,
Instrumentacin y equipos para laboratorios
(de qumica, salud)
HABILIDADES
Atencin al pblico
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Comunicacin verbal y/o por escrito
Priorizar tareas
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR
Empleados a cargo:
NINGUNO
Funcin Bsica:
Programar y coordinar todas las actividades a desarrollar
en el laboratorio de anatoma y morfologa y
mantenimiento de los cadveres.
Funciones Especficas:
EDUCACIN
Tecnlogo en manejo y conservacin de
cadveres.
HABILIDADES
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Comunicacin verbal y/o por escrito
Manejo de mltiples tareas al tiempo
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABORACIN Y APROBACIN
ELABOR
Funcin Bsica:
Funciones Especficas:
HABILIDADES
-
Trabajo en equipo
Buenas relaciones interpersonales
Comunicacin verbal y/o por escrito
Manejo de mltiples tareas al tiempo
ELABORACIN Y APROBACIN
NOMBRE
CAROLINA CASTAO
PUESTO
INGENIERA DE SOPORTE
APROB
LEONARDO YUNDA
ACEPTADO
LEONARDO YUNDA
ELABOR