ARQUIVPOLIS: UMA UTOPIA PS-MODERNA

Luiz Carlos Lopes*

A soluo para o problema das massas documentais acumuladas, vulgarmente
conhecidas como arquivos mortos, um dos grandes desafios da arquivstica no Brasil. Tratase de uma situao que se repete melancolicamente em todo o pas. Qualquer organizao
pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer
com os documentos acumulados no decurso de suas funes. O poder pblico em suas vrias
esferas, a rea privada e mesmo pessoas fsicas em seus escritrios ou residncias so tangidas
a guardar cada vez maior quantidade de documentos.
Projees possveis, a partir dos poucos levantamentos realizados, indicam que
somente os rgos do governo federal guardam, hoje, dispersos nos estados brasileiros, algo
acima de 5.000km de papis, medidos como se estivessem armazenados em uma imensa
biblioteca. Para se ter uma idia da magnitude deste nmero, pode-se dizer que seriam
necessrias construes que somassem o total de quase 1.000km para acondicionar estes
acervos. Se algum alucinado quisesse centralizar tudo, em nome da modernidade, teria de
mandar edificar um total aproximado de 5.000 prdios de cinco andares cada um com
capacidade para armazenar, em condies aceitveis, todo esse material. No foram
computadas as reas de servios destas construes. Igualmente, no foram considerados os
palcios de despachos dos altos dirigentes, os escritrios dos funcionrios, as moradias de
luxo e as populares, o comrcio normal e os shoppings, os hospitais, os bancos, as praas, as
avenidas, a rodoviria, o aeroporto etc. Ter-se-ia, portanto, de se levantar uma nova cidade,
bem maior que Braslia. Possivelmente, seria realizado um concurso para definir o seu planopiloto, com certeza ps-moderno, e o pas debateria o seu nome de batismo. Temos at duas
sugestes preliminares: Arquivpolis e Documentolndia. No faltariam crticos e ardorosos
defensores.
Outras espcies documentais, mensurveis por unidade, dentre elas os negativos e as
ampliaes fotogrficas, os mapas e as plantas, os vdeos, os filmes, os microfilmes, os
disquetes, as fitas magnticas de som e as de computador etc. vm se avolumando em
quantidades impressionantes. Estas precisariam tambm ser guardadas, em muitos casos, com
investimentos adicionais e prdios anexos especiais. No esqueamos que vivemos em plena
era da exploso da produo e da acumulao da informao. A nossa Arquivpolis teria de
ser ampliada e dotada de recursos tcnicos compatveis.
Passados dois anos da inaugurao solene de nossa utopia ps-moderna, o governo, os
brasileiros e as brasileiras constatariam estarrecidos: tudo o que foi previsto no foi suficiente
para resolver o problema. Rapidamente, o Congresso Nacional teria de aprovar um novo
imposto para dar ao Estado recursos para ampliar a nova cidade e seus valorosos servios. O
pior que tudo isto se repetiria com um intervalo de tempo cada vez menor. Em prazo
recorde, a nossa nova e progressista cidade, criada para documentos iguais e para simbolizar a
nossa entrada no Primeiro Mundo, seria o maior canteiro de obras urbano da humanidade e,
em dez anos, a maior megalpole do planeta. Obviamente, a sua "populao" de documentos
estaria, em cada vez maior quantidade, na periferia ou em teimosas "invases". O Poder
Judicirio, por exemplo, poderia criar a Judicilndia, as empresas pblicas e inmeros outros
rgos procurariam encontrar e disputar o terreno desapropriado para acomodar os seus
acervos. Os desdobramentos deste pesadelo ficam por conta da imaginao do leitor.
Aquele que chegou at este pargrafo deve estar se perguntando: Mas, ento, qual a
soluo? Nas cidades brasileiras, em sua maioria de clima mido e quente, o tempo vem
prestando servios inestimveis. Insetos, roedores e microorganismos deliciam-se nos
arquivos mortos, um hbitat inigualvel. Tudo isto corroborado pela incria administrativa ou
pelo peso dos falecidos que determina a escolha de ambientes paradisacos para a bicharada:

pores, subsolos, galpes, corredores, banheiros, prdios abandonados, garagens etc. Muitos
com problemas de ventilao, acmulo de lixo e poeira, sujeitos a inundaes ou exposio
direta luz solar, uso de equipamentos e embalagens inadequadas e, principalmente, sujeitos
a flutuaes da temperatura e da umidade relativa do ar.
fato que existem burocratas piedosos e cristos convictos de que podem diminuir o
suplcio dos atormentados documentos. Estes, simplesmente, no separam o joio do trigo.
Jogam tudo fora, informaes vitais e documentos sem qualquer valor recebem o mesmo
tratamento: o lixo. Outros, mais modernos e racionais, mandam microfilmar tudo, inclusive as
cpias e aquelas sries documentais que podiam j ter sido eliminadas ou em breve o podero,
por no terem mais interesse administrativo, jurdico ou histrico. Algumas vezes ganham
espao, eliminando os originais e ficando com os rolos de microfilmes. Em outras vezes,
mantm ambos sem saber para que ou por qu. Sempre gastam muito dinheiro e continuam a
ter dificuldades em encontrar informaes fotografadas em sua desorganizao original.
Ainda h os que tentam repetir Ssifo e acreditam que ser possvel transferir todos os dados
para os computadores, destruindo os acervos e liberando os depsitos para fins mais nobres.
Esquecem-se de que uma criana de dois anos de idade e at um co pastor alemo so mais
inteligentes do que o mais avanado dos engenhos contemporneos, inclusive o AT 386, que
estamos, usando para escrever este artigo. S perdem na preciso e rapidez de repetio de
dados e das informaes que foram depositadas na mquina e nos seus aplicativos, pela
milenar engenhosidade humana.
PROPOSTA DE METODOLOGIA
A soluo para o problema das massas documentais acumuladas passa
necessariamente pela mudana de mentalidade dos envolvidos. O tratamento tcnico de
arquivos uma atividade intelectual como qualquer outra. preciso que existam profissionais
treinados para fazer a avaliao sistemtica dos acervos, aplicando a "teoria das trs idades",
determinado o que tem valor permanente, intermedirio ou corrente, definindo prazos de
guarda, metodologias de trabalho etc.
verdade que ainda so poucos os profissionais realmente competentes nessa rea.
Mas o seu nmero vem aumentando, e a bibliografia sobre o assunto em portugus, espanhol,
francs e ingls vem crescendo. Existem algumas experincias-piloto e alguns profissionais
que realizaram trabalhos efetivos com resultados comprovados que devem ser acionados.
Infelizmente, h tambm quem no tem a viso completa do problema e se arrisca a executar
trabalhos para os quais no est preparado. Todavia, no difcil selecionar pessoas, empresas
e instituies mais eficientes.
A soluo definitiva do problema s possvel com o tratamento da doena na origem:
os arquivos correntes. As massas documentais existem, porque os documentos na fase
corrente no foram objeto de tratamento tcnico-cientfico. Um arquivo ativo que seja
organizado de acordo com um plano de classificao de documentos e que tenha o seu ciclo
vital determinado por uma tabela de temporalidade no gerar uma massa documental
acumulada.
As massas documentais acumuladas atualmente existentes jamais podero ser
organizadas na origem. Trata-se de arquivos semi-ativos e inativos. So acervos compostos
por documentos:
1.
destacveis de imediato, isto , sem nenhum valor administrativo, legal ou histrico;
2.
de valor intermedirio, isto , podero ser descartados depois de um prazo
administrativo, legal ou guardados para sempre;
3.
de valor permanente, isto , interessam pesquisa de fundo histrico.

No mais possvel tratar os arquivos mortos como se fossem ativos (correntes).

Todavia, alguns elementos da metodologia usada para organizao de arquivos correntes
podem e devem ser utilizados. Assim como devem ser pesquisadas estruturas, funes e as
atividades das organizaes que acumularam esses arquivos. Estes estudos, feitos
profissionalmente, permitiro que se estabeleam os fundos, as sries documentais e,
eventualmente, outras subdivises. Tambm ensejaro que se estabeleam os prazos de
guarda, propondo-se o que deve ser eliminado e o que passar a constituir o arquivo
intermedirio e o arquivo permanente. necessrio classificar e avaliar para obter resultados.
O nosso grande desafio que, quase sempre lidamos com acervos muito volumosos.
Infelizmente, temos sido chamados, muito mais para resolver os problemas gerados pelas
massas documentais acumuladas do que para resolver as questes que as originam, mas isto
est mudando.
Um outro front vencer a resistncia dos mais conservadores que acham que se deve
guardar tudo ou quase tudo. Aqueles que resistem aos fatos de que no possvel organizar,
sem avaliar e descartar. No casual que, nos pases onde os arquivos so mais cuidados, os
percentuais de descarte sejam muito elevados. Nos Estados Unidos, chega-se a eliminar 98%
dos documentos gerados pelo setor pblico, sem perdas substantivas para as questes
administrativas e legais ou para a memria nacional. No Canad, 95%, na Frana, 60%.
Obviamente que estes ndices so relativos, incluem as mil e uma cpia e as peculiaridades
dos servios administrativos e tcnicos de cada um destes pases. Se chegssemos ao
percentual francs, tudo feito com muito critrio, j estaramos, nesta rea, com um p no
primeiro mundo. Para tanto, teramos de, como l, poder influir na produo documental
como um todo. No nos cabe somente classificar e avaliar. Temos tambm, a misso de
orientar a forma mais econmica e racional de gerar documentos, influindo, por exemplo, na
produo de formulrios, correspondncias, relatrios, fotografias, documentos microflmicos
e registros informatizados.
Para enfrentar todos estes desafios, precisaremos investir cada vez mais na formao
profissional de gerentes da informao arquivstica, treinados e cultos. Estes profissionais,
arquivistas reciclados, oriundos do ainda precrio ensino brasileiro de graduao e psgraduao neste domnio e em outros correlatos, podero ser os redentores do acmulo
desordenado que leva a perdas irreparveis, exemplificado pela existncia dos arquivos
mortos. Por tudo o que foi exposto, eles no existem. Entretanto, no h como negar a
presena asfixiante das massas documentais acumuladas.
No precisamos de utopias ps-modernas. necessrio trabalhar com os ps no cho,
rejeitando solues miraculosas que esqueam a imensa significao da inteligncia humana e
do uso racional dos recursos tecnolgicos, atualmente, ao nosso dispor.

*Lus Carlos Lopes Doutor pela Universidade de So Paulo. Membro do Comit de Ensino do Conselho
Internacional de Arquivos. Professor e coordenador do Curso de Arquivologia do Departamento de Cincia da
Informao e Documentao da Universidade de Braslia. Referncia: Ci. Inf. Braslia, 22(1): 41-43, jan./abr.
1993.