DEFINICIN DE ADMINISTRACIN

El concepto de administracin hace referencia al funcionamiento, la estructura y el

rendimiento de las organizaciones. El trmino proviene del latn ad-ministrare (servir) o
ad manus trahere (manejar o gestionar) La palabra administracin proviene del latn ad
hacia, direccin, tendencia, y minister subordinacin, obediencia, al servicio de; y
significa aquel que realiza una funcin bajo el mando de otro; es decir, aquel que presta
un servicio a otro, estar al servicio de otro de la sociedad, hacindola ms productiva
(eficiencia), para el cumplimiento de sus objetivo (eficiencia).
ADMINISTRAR SU IMPORTANCIA
Es la ciencia social aplicada o tecnologa social que tiene por objeto de estudio las
organizaciones, y la tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control
de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, del conocimiento, etc.) de
una organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede
ser econmico o social, dependiendo de los fines perseguidos por dicha organizacin.
El trmino administrar refiere a la actividad a travs de la cual un sujeto o grupo de
personas le imprimirn de orden y organizacin, especialmente en lo inherente a las
finanzas a una empresa, organizacin, negocio o estado. Sin lugar a dudas la forma en la
cual una persona o grupo administra un mbito de los que mencionamos determinar su
eficiente funcionamiento y por supuesto tambin su rendimiento. Porque est ampliamente
probado que en medio de un caos, en el cual no se saben donde estn las cosas o para que
se sac determinada cantidad de dinero, es imposible que cualquier organizacin u
organismo lleguen a buen puerto en sus funciones y objetivos.
Quien se dedica a administrar, entonces, se ocupar estrictamente del manejo cientfico de
los recursos que tiene a su alrededor y a disposicin, entre los que se cuentan el dinero
como dijimos pero tambin los recursos humanos, en tanto, toda esta actividad que
desplegar en este sentido estar preeminente Entre orienta a la satisfaccin de un inters.
Administrador
Individuo de una organizacin que convierten un conjunto de recursos humanos,
materiales, tcnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa til y efectiva. Estos
tienen la responsabilidad de realizar acciones que permitan que las personas hagan sus
mejores aportaciones a los objetivos del grupo.
La profesin del administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se site
Cuanto ms se preocupe el administrador para saber o aprender cmo se ejecutan las tareas,
mas preparado estar para actuar en el nivel operacional de la empresa. Un administrador
debe conocer como se prepara un presupuesto de gastos o una previsin de ventas, como se
construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la
planeacin y el control de produccin, etc. ya que estos conocimientos son valiosos para la
administracin, sin embargo lo ms importante y fundamental es saber cmo utilizarlos y
en qu circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
Los administradores se clasifican en:

Los administradores de primera lnea por lo general lo llamamos supervisores.

Los de mandos medios pueden ostentar ttulos como de jefe de departamentos o de

oficina, lder del proyecto, jefe de unidad, gerente de distrito, decano, obispo o
gerente divisional.

Principales Funciones del Administrador:

En una organizacin de bienes o de servicios. En Produccin: se encarga del ptimo

aprovechamiento y de la adecuada introduccin de infraestructura en un organismo o
empresa. En Mercadotecnia: sostiene la responsabilidad de elaborar mtodos eficientes en
el manejo y coordinacin de los sistemas de venta que
En Finanzas: Esta rea se encarga de la obtencin de fondos y del suministro del capital que
se utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer de los medios
econmicos necesarios para cada uno de los dems departamentos, con el objeto de que
puedan funcionar debidamente. En Recursos humanos: mediante el uso adecuado de
programas de reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin y desarrollo, se allega a
la empresa el personal adecuado
Objetivos De La Administracin: 1.
Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos
de un organismo social. Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas Eficiencia. Cuando
logra sus objetivos con el mnimo de sus recursos. 2.
Es permitirle a la empresa tener
una perspectiva ms amplia del medio en el cual se desarrolla 3.
Asegurar que la
empresa produzca o preste sus servicios.
Caractersticas de las administracin: 1. Universalidad. El fenmeno administrativo se da
donde quiera que existe un organismo social, porque en l tiene siempre que existir
coordinacin sistemtica de medios.
2. Su especificidad. La administracin tiene caractersticas especficas que no nos permite
confundirla con otra ciencia o tcnica. La administracin no puede confundirse con otras
disciplinas.
3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenmeno
administrativo, ste es nico y, en todo momento de la empresa se estn dando, en mayor o
menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. As, al hacer los
planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar
4. Su unidad jerrquica. Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social,
participan en distintos grados y modalidades, de la misma administracin. As, en una
empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el ltimo
mayordomo.
5. Valor instrumental. La administracin es un medio para alcanzar un fin, es decir, se
utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por
ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
7. Interdisciplinariedad. La administracin hace uso de los principios, procesos,
procedimientos y mtodos de otras ciencias que estn relacionadas con la eficiencia en el
trabajo. Est relacionada con matemticas, estadstica, derecho, economa, contabilidad,
sociologa, Psicologa, filosofa, antropologa, etc.
8. Flexibilidad. Los principios y tcnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes
necesidades de la empresa o grupo social.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACION.
Planeacin: consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de surgir, estableciendo los
principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operacin para su realizacin.

Planeacin: es la determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para

lograr, con base la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de
realizarse en un futuro.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACION.
La planeacin es necesaria para lograr metas u objetivos concretos obtenidos. Es necesario
planificar para ejercer el control sobre los pasos y recursos que han de utilizarse en el
desarrollo de las operaciones propias de la empresa. Se planifica para ponderar los
resultados en corto, mediano y largo plazo, tambin para minimizar los riesgos, reducir los
costos y lograr un carcter de permanencia de la empresa, es decir carcter de durabilidad
en el tiempo.
PASOS DE LA PLANEACION.

Definicin de la oportunidad.

Establecimiento de objetivos.

Desarrollo de premisas.

identificacin de alternativas.

comparacin de alternativa a la luz de las metas deseada.

Eleccin de una alternativa.

Elaboracin de planes de apoyo.

Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto.

TIPOS DE PLANES.
Objetivos: son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representa no solo el
objetivo final de la planeacion sino tambin hacia el que se encamina la organizacin, la
integracin del personal, la direccin y el control.
Polticas: las polticas tambin son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o
interpelaciones generales que guan o causan el pensamiento para la toma de decisiones,
esta es esencial porque conduce las actividades hacia los fines y objetivos.
Procedimientos: los procedimientos son planes que establecen un mtodo obligatorio para
realizar las actividades futuras, son series cronolgicas de accin requerida.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACION.
Ventajas:

Requiere actividades con orden y propsito.

Seala la necesidad de cambios futuros.

Contestar a preguntas.

Proporcionar una base para el control.

Estimula la realizacin.

Obliga a la visualizacin del conjunto.

Desventajas:

La planeacin esta limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos

futuros.

La planeacin cuesta mucho dinero.

La planeacin tiene barrera psicolgica.

La planeacin ahoga la iniciativa.

La planeacin demoras las acciones.

ORGANIZACIN.
Organizacin: es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el
fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.
Organizacin: es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar
a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisar y coordinar tanto
en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION.
Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos estn sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la necesidad de
efectuar cambios en la organizacin.

Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos
del grupo social.

Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades

eficientemente con un mnimo esfuerzo.

Evitar la lentitud e eficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incremento

de la productividad.

Reduce o elimina
responsabilidades.

la

duplicacin

de

esfuerzos.

delimita

funciones

PROCESOS DE LA ORGANIZACIN.
En primer lugar, la estructura tiene que reflejar objetivos y planes, porque de ellos se
derivan actividades. En segundo lugar, debe reflejar la autoridad de que dispone la
administracin de una empresa. La autoridad en una organizacin es el derecho socialmente
determinado para ejercer juicio; como tal esta sujeto a cambio.
En tercer lugar, la estructura de la organizacin, al igual que cualquier plan debe reflejar su
ambiente.
En cuarto lugar, puesto que la organizacin se integra de persona, los agrupamientos de
actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional deben considerar
las limitaciones y las costumbres de las personas.
El proceso de organizacin consiste en los siguiente seis pasos:
1. Establecer los objetivos de la empresa.
2. Formular objetivos, polticas y planes de apoyo.
3. Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.

4. Agrupar esta actividad de acuerdo con los recursos humanos y materiales

disponibles, y la mejor forma deusarlos, segn las circunstancias.
5. Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para desempear las
actividades.
6. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad
y flujos deinformacin.
DIRECCION.
Direccin: es el aspecto interpersonal de la administracin que implica guas a los
individuos que integran la organizacin para que unan sus esfuerzos a fin de que funcionen
efectivamente para el logro de los objetivos.
Direccin: Proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a los objetivos
de la organizacin.
IMPORTANCIA DE LA DIRECCION.
La direccin es transcendental porque:

Pone en marcha a todos los lineamientos establecidos durante la planeacion y la

organizacin.

A travs de ella se logra las formas de conducta ms deseable en los de la estructura

organizacional.

La direccin eficiente es determinada en la moral de los empleados y

consecuentemente, en laproductibilidad.

Su calidad refleja el logro de los objetivos, la implementacin de mtodos de

organizacin y en laeficacia de los sistemas de control.

A travs de ella se busca un mejor ambiente de trabajo para lograr mejores

resultados.

ELEMENTOS DE LA DIRECCION.
Motivacin al personal: La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez
que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la
obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Mltiples
son las teoras que existen en relacin con la motivacin, pero todas pueden agruparse en
dos grandes tendencias:

Teoras de contenido.

Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.

Ambos tipos de teoras han sido de gran trascendencia en la explicacin de la conducta

organizacional, ya que a travs de ellas se describe la razn por la cual los empleados son
productivos, o lo que impulsa su conducta, a la vez que se aportan datos valiosos para
mejorar dicha conducta.
Teoras del contenido
Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; tambin son conocidas como teoras
de explicacin interna; han sido las de mayor difusin, por ello se les llama tambin teoras
tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos.

Jerarqua de las necesidades, de Maslow. Establece que la naturaleza humana posee, en

orden de predominio, cuatro necesidades bsicas y una de crecimiento que le son
inherentes:

Bsicas

Fisiolgicas. Aquellas que surgen de la naturaleza fsica, como la necesidad de

alimento, reproduccin, etc.

De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del

medio. Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas con las dems
personas.

De estimacin. La necesidad de confianza en si mismo, el deseo de fuerza, logro,

competencia y la necesidad de estimacin ajena, que se manifiesta en forma de
reputacin, prestigio, reconocimiento, atencin, importancia, etc.

Teoras del enfoque externo

Llamadas tambin del aprendizaje o de la modificacin de la conducta organizacional,
parten del puesto de que la conducta observable en las organizaciones, as como sus
consecuencias, son la clave para explicar la motivacin; relacionan los efectos que ejerce el
ambiente sobre la conducta de los individuos.
Utilizar un liderazgo efectivo: El liderazgo, o supervisin, es de gran importancia para la
empresa, ya que mediante el se imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para
que logren los objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente estudiadas, y su
importancia radica en que de una supervisin efectiva dependern:

La productividad del personal para lograr los objetivos.

La observancia de la comunicacin.

La relacin entre jefesubordinado.

La correccin de errores.

La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina.

Por lo tanto, el liderazgo esta ligado con la supervisin y, de acuerdo con los diversos
estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y
productividad dentro de la misma.
Mantener un excelente sistema de comunicacin: La comunicacin es un aspecto clave en
el proceso de direccin.
La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se transmite y recibe
informacin en un grupo social.
El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicacin eficaces;
cualquier informacin desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el
rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.
La comunicacin consta de tres elementos bsicos:

Emisor, en donde se origina la informacin.

Transmisor, a travs del cual fluye la comunicacin.

Receptor, que recibe y debe entender la informacin.

Cualquier mnima falla en esta red de comunicacin implica la desvirtuaron de la

informacin. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicacin, se mencionara su
clasificacin ms sencilla:

Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organizacin y fluye a

travs de los canales organizacionales.

Informal. Surge de los grupos informales de la organizacin y no sigue los canales

formales, aunque se puede referir a la organizacin.

Este tipo de comunicacin es de gran importancia, ya que por su carcter no formal puede
llegar a influir mas que la comunicacin formal e, inclusive, ir en contra de esta; el
administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicacin formal se apoyen en
las redes informales.
Estos dos tipos de comunicacin a su vez pueden ser:

Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o

viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones.

Horizontal. Se da en niveles jerrquicos semejantes: memorndum, circulares,

juntas, etc. Verbal. Se transmite oralmente.

Escrita. Mediante material escrito o grfico.

Requisitos de la comunicacin efectiva.

Una buena comunicacin implica la existencia de los siguientes requisitos:

Claridad. La comunicacin debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y
la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida.

Integridad. La comunicacin debe servir como lazo integrador entre los miembros
de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la
realizacin de los objetivos.

Aprovechamiento de la organizacin informal. La comunicacin es ms efectiva

cuando la administracin utiliza la organizacin informal para suplir canales de
informacin de la organizacin formal.

Equilibrio. Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de

comunicacin para quienes resulten afectados.

Moderacin. La comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa

posible, ya que el exceso de informacin puede accionar burocracia e ineficiencia.

Difusin. Preferentemente, toda la comunicacin formal de la empresa debe

efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los canales estrictamente necesarios,
evitando papeleo excesivo.

Evaluacin. Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y

perfeccionarse peridicamente.

CONTROL.
Control: es una funcin administrativa que evala el desempeo aplicado si es necesario
medidas correctivas, de manera que el desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes.

Control: Es la medicin y la correlacin del desempeo con el fin de asegurar que se

cumplan los objetivos de la empresa.

IMPORTANCIA DEL CONTROL.

El control es esencial para llevar un buen desempeo del objetivo a las metas que se
persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carcter, ya que a travs dicha
funcin se logra lo planeado., el control nunca debe ser un obstculo o impedimento, es una
necesidad administrativa.
PROCESO DE CONTROL.
El proceso bsico de control sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende
tres pasos:
1) Establecimiento de estndares: debido a que los planes son los puntos de referencia con
respecto a los cuales los administradores establecen los controles , el primera paso lgico
en el proceso de control seria elaborar planes.
Los estndares son simples criterios de desempeo, se trata de puntos seleccionados en todo
un programa de planeacion en lo que se realizan mediciones del desempeo para que los
administradores puedan conocer como van las cosas, de tal forma que no necesiten
supervisar cada paso de ejecucin de los planes.
2) Medicin del desempeo: aunque este tipo de medicin no siempre resulta practico , la
medicin del desempeo con los estndares debera hacerse , idealmente , en forma
anticipada , con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurra y se eviten
mediante las acciones apropiadas.
Si los estndares se establecen en forma apropiada y se encuentran con los medios para
determinar con exactitud que hacen los subordinados.
3) Correccin de las desviaciones: los estndares deben reflejar los diversos puestos en la
estructura organizacional. Si el desempeo se mide de acuerdo con ello, es mas fcil
corregir las desviaciones.
Los administradores sabes exactamente donde se tiene que aplicar las medidas correctivas
en la asignacin de las tareas individuales o de grupos.
La correccin de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una
parte del sistema completo de administracin y se puede relacionar con las de ms
funciones administrativas.
TIPOS DE CONTROL.

Control preliminar.

Control concurrente.

Control de retroalimentacin.

TECNICAS DE CONTROL.

Presupuesto

Estado Financiero

Punto de equilibrio

FACTORES A CONTROLAR.

Cantidad

Tiempo

Costo

Calidad

MISIN, VISIN, VALORES Y OBJETIVOS (GENERALES, ESPECIFICOS) Y

SUS CARACTERSTICAS
MISIN
Proponer e impulsar la transformacin de la Administracin Pblica Estatal mediante la
Innovacin de procesos y la utilizacin de nuevas tecnologas; as mismo construir un
modelo de Administracin Pblica Estatal apoyndose en instituciones acadmicas y de
investigacin especializadas.
Destinar importantes esfuerzos a regular y supervisar la administracin de los recursos
humanos, tecnolgicos, financieros, materiales y de servicios generales, dicha regulacin y
supervisin tender siempre a proteger los intereses y el patrimonio del Estado; lo anterior
en congruencia con las polticas de desconcentracin y descentralizacin que se
determinen.
VISIN
Buscar y mantener la mejora continua, a travs de la reingeniera de procesos y la
aplicacin de innovaciones tecnolgicas dentro del mbito de la administracin de los
recursos humanos, materiales, tecnolgicos y de servicios generales e informticos as
como de los bienes e inmuebles de todas las Dependencias, rganos y Entidades de la
Administracin Pblica Estatal, buscando siempre la optimizacin y correcta aplicacin del
gasto pblico, as como una cercana y calidad en los servicios para la poblacin
tabasquea.
DEFINICIN DE LOS VALORES DE UNA EMPRESA
VALORES: Define el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestin de la
organizacin. Constituyen la filosofa institucional y el soporte de la cultura organizacional
El objetivo bsico de la definicin de valores corporativos es el de tener un marco de
referencia que inspire y regule la vida de la organizacin.
OBJETIVOS
Toda organizacin pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situacin
deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organizacin pretende para el
futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual,
por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.
Tipos de objetivos
De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:
A. OBJETIVOS GENERALES
Son expresiones genricas, algunos ejemplos de objetivos generales o genricos son:

ser el lder del mercado.

incrementar las ventas.

generar mayores utilidades.

obtener una mayor rentabilidad.

lograr una mayor participacin en el mercado.

ser una marca lder en el mercado.

ser una marca reconocida por su variedad de diseos.

aumentar los activos.

sobrevivir.

crecer.
Dentro de los objetivos generales, se encuentra la visin de la empresa, que es el principal
objetivo general que persigue una empresa.
B. OBJETIVOS ESPECFICOS
Son objetivos concretos necesarios para lograr los objetivos generales, estn expresados en
cantidad y tiempo, algunos ejemplos de objetivos especficos son:

aumentar las ventas mensuales en un 20%.

generar utilidades mensuales mayores a US$20 000 a partir del prximo ao.

obtener una rentabilidad anual del 25%.

lograr una participacin de mercado del 20% para el segundo semestre.

producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversin.

elevar la eficiencia de la produccin en un 20% para el prximo mes.

vender 10 000 productos al finalizar el primer ao.

triplicar la produccin para fin de ao.

adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.

abrir 3 tiendas para el primer trimestre del prximo ao.

En ocasiones a los objetivos especficos se le conoce como metas.

De acuerdo al alcance del tiempo, los objetivos se pueden clasificar en:
a. Objetivos de largo plazo (Estratgicos)
Son objetivos a nivel de la organizacin, sirven para definir el rumbo de la empresa. Se
hacen generalmente para un periodo de cinco aos, y tres como mnimo. Cada objetivo
estratgico requiere una serie de objetivos tcticos.
b. Objetivos de mediano plazo (Tcticos)
Son objetivos a nivel de reas o departamentos, se establecen en funcin de los objetivos
estratgicos. Se hacen generalmente para un periodo de uno a tres aos. Cada objetivo
tctico requiere una serie de objetivos operacionales.

c. Objetivos de corto plazo (Operacionales)

Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en funcin de los objetivos tcticos. Se
hacen generalmente para un plazo no mayor de un ao.
d. Objetivos Misionales
Son objetivos a nivel de operaciones, se establecen en funcin de la misin de la empresa
nos ayudan a cumplir la misin del por qu fue creada la empresa.
e. Objetivos Visinales
Son objetivos a nivel de organizacin, muestran el camino a seguir para alcanzar la Visin
que se tiene de las empresas a futuro.
CARACTERSTICAS DE LOS OBJETIVOS
Los objetivos deben servir a la empresa; por lo tanto deben reunir ciertas caractersticas
que reflejan su utilidad.
Los objetivos incluyen fechas especificas del objetivo o su terminacin implcita en el ao
fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo estn limitados a ello); presentan
objetivos hacia los cuales disparar la empresa o institucin conforme progrese el plan;
logrando llevar a cabo su misin y cumplir con los compromisos de la empresas.
Los objetivos deben reunir alguna de estas caractersticas:
a. Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista
ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro.
b. Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados
cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles par
aprovechar las condiciones del entorno.
c. Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para
poder determinar con precisin y objetividad su cumplimiento.
d. Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
e. Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que ste debe servir a la
empresa. Los objetivos por reas funcionales deben ser coherentes entre s, es decir no
deben contradecirse.
f. Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en elemento
motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.
Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organizacin.
Deben elaborarse con la participacin del personal de la empresa (administracin por
objetivos).

CLASIFICACIN DE ACUERDO AL ALCANCE DEL TIEMPO (CORTO,

MEDIANO Y LARGO PLAZO).
Segn el alcance en el tiempo podemos definir a corto plazo, el tctico o mediano plazo, y
el operacional o largo plazo
CORTO PLAZO: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo menor a un
ao, tambin son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la
empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad
dentro de la empresa. As, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de
los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan para cumplir con
cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro que deber ser revisado en
trminos de lgica, consistencia y practicabilidad.
Metas a corto plazo Aumentar las ventas
El aumento de las ventas es un objetivo comn a corto plazo para las pequeas empresas.
Al establecer este objetivo, asegrate de establecer una cifra realista para lo mucho que te
gustara aumentar las ventas. Puesto que ests trabajando en una lnea de tiempo corto, el
aumento de las ventas en un 2 por ciento cada mes es un objetivo ms manejable que el
establecimiento de la meta de aumentar las ventas en un 24 por ciento.
Reducir costos
La reduccin de costos es un objetivo general, as que debes ser lo ms especfico posible
con respecto a las reas en las que deseas reducir. Establece metas mensuales para mantener
esta como una tarea manejable que sea menos abrumadora para los empleados. Algunas
reas en las que las pequeas empresas se fijan metas para la reduccin de los costos
incluyen el almacenamiento de inventario, envo, desarrollo de productos y mercadeo.
MEDIANO PLAZO: son los objetivos tcticos de la empresa y se basan en funcin al
objetivo general de la organizacin. Tambin son llamados los objetivos tcticos ya que son
los objetivos formales de la empresa y se fijan por reas para ayudar a sta a lograr su
propsito.
LARGO PLAZO: estn basados en las especificaciones de los objetivos, son
notablemente ms especulativos para los aos distantes que para el futuro inmediato. Los

objetivos de largo plazo son llamados tambin los objetivos estratgicos en una empresa.
Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 aos y mnimo tres aos. Los objetivos
estratgicos sirven para definir el futuro del negocio.
Sobre los objetivos generales de una empresa:
Consolidacin del patrimonio.
Mejoramiento de la tecnologa de punta.
Crecimiento sostenido.
Reduccin de la cartera en mora.
Integracin con los socios y la sociedad
Capacitacin y mejoramiento del personal
Claridad en los conceptos de cules son las reas que componen la empresa.
Una solucin integral que habr as el camino hacia la excelencia.

MATRIZ FODA
La sigla FODA, es un acrstico de Fortalezas (factores crticos positivos con los que se
cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras
fortalezas), Debilidades, (factores crticos negativos que se deben eliminar o reducir) y
Amenazas, (aspectos negativos externos que podran obstaculizar el logro de nuestros
objetivos).
Tambin se puede encontrar en diferentes bibliografas en castellano como Matriz de
Anlisis DAFO, o bien SWOT Matrix en ingls. DAFO: Debilidades, Amenazas,
Fortalezas y Oportunidades SWOT Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats
La matriz FODA es una herramienta de anlisis que puede ser aplicada a cualquier
situacin, individuo, producto, empresa, etc, que est actuando como objeto de estudio en
un momento determinado del tiempo.
Es como si se tomara una radiografa de una situacin puntual de lo particular que se est
estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares
de ese momento. Luego de analizarlas, se debern tomar decisiones estratgicas para
mejorar la situacin actual en el futuro.
El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin
actual del objeto de estudio (persona, empresa u organizacin, etc) permitiendo de esta
manera obtener un diagnstico preciso que permite, en funcin de ello, tomar decisiones
acordes con los objetivos y polticas formulados.
Luego de haber realizado el primer anlisis FODA, se aconseja realizar sucesivos anlisis
de forma peridica teniendo como referencia el primero, con el propsito de conocer si
estamos cumpliendo con los objetivos planteados en nuestra formulacin estratgica. Esto
es aconsejable dado que las condiciones externas e internas son dinmicas y algunos
factores cambian con el paso del tiempo, mientras que otros sufren modificaciones
mnimas.

La frecuencia de estos anlisis de actualizacin depender del tipo de objeto de estudio del
cual se trate y en qu contexto lo estamos analizando.
En trminos del proceso de Marketing en particular, y de la administracin de empresas en
general, diremos que la matriz FODA es el nexo que nos permite pasar del anlisis de los
ambientes interno y externo de la empresa hacia la formulacin y seleccin de estrategias a
seguir en el mercado.
El objetivo primario del anlisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la forma en
que el objeto estudiado ser capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto,
(oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas.
Ese constituye el primer paso esencial para realizar un correcto anlisis FODA. Cumplido
el mismo, el siguiente consiste en determinar las estrategias a seguir.
Para comenzar un anlisis FODA se debe hacer una distincin crucial entre las cuatro
variables por separado y determinar qu elementos corresponden a cada una.
A su vez, en cada punto del tiempo en que se realice dicho anlisis, resultara aconsejable
no slo construir la matriz FODA correspondiente al presente, sino tambin proyectar
distintos escenarios de futuro con sus consiguientes matrices FODA y plantear estrategias
alternativas.
Tanto las fortalezas como las debilidades son internas de la organizacin, por lo que es
posible actuar directamente sobre ellas. En cambio las oportunidades y las amenazas son
externas, y solo se puede tener injerencia sobre las ellas modificando los aspectos internos.
Fortalezas: son las capacidades especiales con que cuenta la empresa, y que le permite tener
una posicin privilegiada frente a la competencia. Recursos que se controlan, capacidades y
habilidades que se poseen, actividades que se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: son aquellos factores que resultan positivos, favorables, explotables, que se
deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa, y que permiten obtener ventajas
competitivas.
Debilidades: son aquellos factores que provocan una posicin desfavorable frente a la
competencia, recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que
no se desarrollan positivamente, etc.
Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar
incluso contra la permanencia de la organizacin.
A continuacin se enumeran diferentes ejemplos de las variables que debemos tener en
cuenta al momento de analizar las fortalezas, las debilidades, las oportunidades y las
amenazas.

MATRIZ FODA Y PLAN DE ACCIN

FODA

CONCEPTO

La Matriz FODA : es una estructura conceptual para un anlisis sistemtico que facilita la
adecuacin de las amenazas y oportunidades externas con las fortalezas y debilidades
internas de una organizacin.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de
generar diferentes opciones de estrategias. (F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D)
Debilidades; (A) Amenazas.
OBJETIVO DEL ANLISIS FODA
Identificar hasta qu punto la estrategia actual de una organizacin y sus puntos dbiles,
ms especficos son relevantes para sta, adems de ser capaces para afrontar cambios que
tienen lugar en el medio ambiente de la empresa.
C- APLICACIN DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS EXTERNAS
1- Anlisis del Entorno
Consiste en determinar las amenazas y oportunidades que pueden ofrecer a la organizacin
una situacin de riesgo o una ventaja favorable, respectivamente.

Amenazas

Son las situaciones desfavorables actual o futura externa a la organizacin, pero que debe
ser enfrentada, con la finalidad de minimizar sus efectos y eliminarla, para evitar daos y
riesgos de perdidas sobre el desempeo organizacional y que a su vez, afecte la
supervivencia de la empresa.

Oportunidades

Es una situacin favorable, actual o futura, encontrada en el entorno, la cual puede

repercutir positivamente en un mejor posicionamiento de la organizacin dentro del
mercado, promoviendo ventajas competitivas haca afuera, o mejoramiento de los procesos
haca dentro.
2- Herramientas Utilizadas para el Anlisis del Entorno
Ejemplo El modelo de las 5 fuerzas
Metodologa de anlisis estratgico, de Michael Porter (1981). Consiste analizar las 5
fuerzas que actan permanentemente en contra rentabilidad de la empresa en un
determinado sector.
Aplicacin del Modelo de 5 Fuerzas
1. Presiones ejercidas o fortaleza de negociacin de los proveedores.
2. Presiones ejercidas o fortaleza de negociacin de los clientes.
3. Rivalidad entre las empresas en competencia en el sector.
4. Amenazas de nuevos competidores.
5. Amenazas de llegada de nuevos productos sustitutos.

RELACION DEL MODELO DE 5 FUERZAS

El modelo de los Escenarios

Es una herramienta que permite analizar las tendencias macroeconmicas tanto del entorno
nacional, como del internacional. Tendencias que pueden afectar a la empresa.
Este mtodo obedece a un estudio predictivo del entorno, como elemento necesario para la
toma de decisiones. Las variables en estudio de estos escenarios son: econmicas,
ambientales, sociales, polticas y tecnolgicas, las cuales pueden surgir del perfil
estratgico del pas.
La metodologa en s, consiste en:
1. Definir las variables o factores del medio externo, a tener en cuenta, que consideremos
relevante para planificar nuestras estrategias.

2. Establecer hiptesis de comportamiento para cada una de esas variables.

3. Fijar tendencias y acontecimientos futuros en trminos de probabilidades.
4. Construir los escenarios posibles y realistas.
5. Disear el perfil del entorno para cada escenario posible y ver su impacto la organizacin
que o para la que se realiza la observacin.
APLICACIN DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES INTERNAS
1- Anlisis interno
Consiste en el anlisis de las debilidades y fortalezas que tiene la organizacin, que pueden
afectar negativa o positivamente su gestin y para hacerle frente al entorno competitivo.
Estn inmersos en los sistemas internos de la organizacin, tales como: productos, recursos
humanos, tecnologa, insumos, administracin.

Fortalezas

Son aquellas caractersticas propias de la empresa que le facilitan o favorecen el logro de

los objetivos organizacionales. Es una posicin favorable que sita a la organizacin en una
condicin de responder eficazmente ante una oportunidad o una amenaza.

Debilidades

Son aquellas caractersticas propias de la empresa que constituyen obstculos internos al

logro de los objetivos organizacionales.
Es una caracterstica desfavorable, que tiene la organizacin con respecto a alguno de los
elementos y que la limita para responder eficazmente las oportunidades y amenazas del
entorno.
MATRIZ FODA PARA LA FORMULACIN DE ESTRATEGIAS

La matriz FODA: Conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias.

1. La estrategia FO. Es basa en el uso de fortalezas internas de la organizacin con

el propsito de aprovechas las oportunidades externas. Este tipo de estrategia es el
ms recomendado. La organizacin podra partir de sus fortalezas y a travs de la
utilizacin de sus capacidades positivas, aprovecharse del mercado para el
ofrecimiento de sus bienes y servicios.

2. La estrategia FA. Trata de disminuir al mnimo el impacto de las amenazas del

entorno, valindose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba afrontar
las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces puede resultar
ms problemtico para la institucin.

3. La estrategia DA. Tiene como propsito disminuir las debilidades y neutralizar

las amenazas, a travs de acciones de carcter defensivo. Generalmente este tipo de
estrategia se utiliza slo cuando la organizacin se encuentra en una posicin
altamente amenazada y posee muchas debilidades, aqu la estrategia va dirigida a la
sobrevivencia. En este caso, se puede llegar incluso al cierre de la institucin o a un
cambio estructural y de misin.

4. La estrategia DO. Tiene la finalidad mejorar las debilidades internas,

aprovechando las oportunidades externas, una organizacin a la cual el entorno le
brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus debilidades,
podra decir invertir recursos para desarrollar el rea deficiente y as poder
aprovechar la oportunidad.

APLICACIN DE LA MATRIZ FODA PARA LA EMPRESA MEGA AIRE

EL PLAN DE ACCION
CONCEPTO
Los planes de accin son instrumentos gerenciales de programacin y control de la
ejecucin anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las dependencias
para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el Plan Estratgico. En
ese orden de ideas el plan de accin operativiza las actividades que deben llevar a cabo las
dependencias para dar cumplimiento a los objetivos fijados en el Plan Estratgico Sectorial,
permitiendo alinear la operacin con la planeacin estratgica de la entidad.
El Plan de Accin, como herramienta eficaz detalla proyectos y actividades, indicadores y
metas a las que se comprometen las dependencias de la Entidad en una vigencia
determinada, fijacin de tiempos y responsables.
IMPORTACIA

PARA QU SIRVE UN PLAN DE ACCIN?

Cuando necesitamos organizar nuestro trabajo y no sabemos por donde empezar es
recomendable hacer un plan de accin y as distribuir las actividades y optimizar nuestro
tiempo, un plan de accin sirve para definir las acciones y tareas a realizar, se asignan
responsables y fechas de inicio y termino. Es recomendable revisarlo con tu jefe cada
semana o cada quince das para saber el grado de avance y corregir las desviaciones al plan.
Primero tenemos que definir cuales son las actividades fundamentales o tareas principales
despus las vamos a desglosar por tareas ms pequeas ya que todas implican tiempo.

La Gestin Empresarial, es un trmino utilizado para describir el conjunto de tcnicas y la

experiencia de la organizacin en procesos como planificacin, direccin y control eficiente
de las operaciones y de las otras actividades de la empresa.
Mientras que El control es una actividad que forma parte de la vida cotidiana de la del ser
humano, conscientemente o no.
Es una funcin que se realiza mediante parmetros establecidos con anterioridad, y el
sistema de control es el fruto de la planificacin y, por tanto, apunta al futuro El control se
refiere a la utilizacin de registros e informes para comparar lo logrado con lo programado.
IMPLEMENTACIN Y REVISIN DEL PLAN DE ACCIN
Una vez que los planes operativos son elaborados deben ser implantados. El proceso de
implantacin cubre toda la gama de actividades directivas, incluyendo la motivacin,
compensacin, evaluacin directiva y procesos de control.Los planes deben ser revisados y
evaluados. No existe mejor manera para producir planes por parte de los subordinados que
cuando los altos directivos muestran un inters profundo en stos y en los resultados que
pueden producir.Cuando fue desarrollada pro primera vez la planificacin formal en la
dcada de los cincuenta, las compaas tendan a hacer planes por escrito y no revisarlos
hasta que obviamente eran obsoletos. En la actualidad, la gran mayora de las empresas
pasa por un ciclo anual de planificacin, durante el cual se revisan los planes. Este proceso
debera contribuir significativamente al mejoramiento de la planificacin del siguiente
ciclo.
MATRIZ PARA LA ELABORACION FORMULACION DE TACTICAS (PLANES DE
ACCION