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ADMINISTRACIN

1. DEFINICIN
es el arte de lograr que se hagan las cosas a travs de las personas,
es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de
los miembros de la organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella
para alcanzar las metas establecidas.
1.1.
Planeacin
Proyectar netas y acciones basado en un plan
1.2.
Organizacin
Coordinar los recursos materiales y humanos de la organizacin.
(Ordenar recursos) para lograr la eficacia. Asignar papeles a los
participantes,
1.3.
Direccin
Influencia y direccin de los subordinados par que hagan las acciones
esenciales. Atmosfera adecuada, ayuda, liderazgo, poder, motivacin,
comunicacin.
1.4.
Control
Asegurar el seguimiento de la direccin correcta para lograr las
metas. Medir productividad, desempeo del personal, etc.
2. ORGANIZACIONES
Una organizacin es un grupo de personas, tareas y otros recursos
organizados con un fin determinado. Y cumplen con la funcin de:
Superar nuestras limitaciones como individuos que permiten
conseguir metas que por s solos nos resultara muy difcil y hasta
imposible realizarlos.
Preservan el conocimiento de generaciones pasadas y generan
nuevos conocimientos con nuevos mtodos, procesos, etc.
Ofrecer carreras. Permiten a sus participantes subsistir, auto
realizarse, ofreciendo actividades profesionales.
3. LOS ADMINISTRADORES
Lo que hacen los gerentes, especficamente ms a fondo lo que son es:

Los gerentes trabajan con y por medio de otras personas. Con todo
tipo de personas (internas y externas).
- Trabajadores
- Gerentes
- Clientes
- Proveedores, etc.
Los gerentes actan como canales de comunicacin en el interior
de la organizacin.

Son responsables y deben asumir la responsabilidad de los resultados.


Tambin son responsables de las acciones de los subordinados.
Los gerentes equilibran metas que rivalizan y establecen prioridades.
Las ms importantes se hacen de inmediato y las menos se posponen
un poco.
Los gerentes son mediadores. Por qu los seres humanos dentro de la
organizacin no siempre estn de acuerdo y rien.
Son polticos. Por qu han de servirse de la persuasin para lograr las
metas.
Son diplomticos. Pueden representar a la organizacin en sus
totalidades. En reuniones, etc.
Son smbolos. Ante miembros de la organizacin y ante observadores.
Toman decisiones difciles.

4. COMO HACER EFICAZ LA PLANIFICACIN


La Planeacin es el proceso bsico del que nos servimos para establecer
las metas y determinar la manera de conseguirlos.
eficacia: hacer las cosas correctas
eficiencia: hacer bien las cosas
para que los gerentes puedan hacer una buena administracin deben
elaborar planes que den direccin y propsito a la organizacin y le
permitan decidir qu debe hacerse cundo y cmo ha de hacerse y
quin lo har.
4.1.
Planes y Toma de Decisiones
Un plan elaborado habr que ejecutarlo
Durante el proceso de implementacin se puede modificar el
plan (replaneacin), lo que puede llevar al xito final.
Se deben establecer planes flexibles a cambios del entorno.
4.2.
Pasos de la Planeacin
1. Establecer una meta o conjunto de metas
Decisiones sobre lo que la organizacin necesita o quiere.
2. Definir la situacin actual
A qu distancia se halla sus metas?, con qu recursos se
cuentan? Es analizar el estado actual.
3. Identificar las ayudas y barreras de las metas
Qu factores del entorno pueden interrumpir el cumplimiento
de las metas y cuales pueden favorecer a cumplirlas? Tener en
cuenta:
- Factores actuales
- Factores futuras

4. Desarrollar un plan y conjunto de acciones para alcanzar


las metas
- Elegir la opcin ms idnea para legar a la meta,
seleccionar las alternativas.
- Si se decide que el plan actual nos llevara a la meta ya nos
es necesario este paso.
4.3.
Planes Operacionales
Se conocen dos tipos de planes:
-

Planes estratgicos: diseados para cumplir con los objetivos


generales de la organizacin (cumplir con la misin).
Planes operacionales: proporcionan los detalles de cmo se
realizarn los planes estratgicos.

Los planes cumplen dos funciones:


-

Indicar los objetivos que sern alcanzados por los planes en el


nivel inferior.
- Dar los medios para alcanzar los objetivos incluidos en los
planes del nivel superior.
1. Planes de un solo uso
Son planes de accin que seguramente no se repetirn de la
misma manera en el futuro.
a. Programas
Grupo extenso de actividades para conseguir los objetivos,
coordinados y ordenados y con alguien encargado de cada
actividad.
b. Proyectos
Son las pares ms METAS
pequeas e interdependientes de un
programa. Tienen plazos y recursos definidos.
c. Presupuestos
PLANES ESTRATGICOS
Estado de recursos
financieros que se reservan para
actividades en un determinado periodo de tiempo.
-

Los presupuestos
se convierten muchas veces en el
PLANES OPERACIONALES
proceso clave de planeacin en el cual se toman las
decisiones.

Planes de un Solo Uso

Planes Permanentes

Programas
Presupu-estos
Proyectos

Procedimientos y mtodos estndar

Reglas

2. Planes permanentes
Siempre que las actividades de una organizacin se repitan
varias veces, un conjunto de decisiones puede guiarlas de
forma adecuada.
Los principales planes permanentes tenemos:
a. Polticas
Establece los lmites de las decisiones, (ejemplo: sonrer
ante devoluciones)
b. Procedimientos estndar
Las polticas se llevan a cabo mediante procedimientos: (1.
Sonrer al cliente. 2. Verificar la fecha del recibo de
mercanca, 3. Verificar el estado de mercanca, etc.)
c. Reglas
Exigen que una accin especfica debe llevarse a cabo ante
una determinada situacin.
5. ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS
Planes usados en las instituciones no lucrativas. Que inician en el
establecimiento de metas y terminan en la evaluacin del desempeo. Y
est basado en la teora Y.
5.1.
Teora X y Y
Teora X
- sienten aversin al trabajo
- hay que obligar a los empleados a que trabajen
- el ser humano es perezoso.

Teora Y
- consumo de energa fsica y mental es muy natural en el
trabajo.
- Adhesin a los objetivos depende de los premios asociados a
su logro.
- La persona tiene predisposicin para cumplir con los objetivos.
- Hay gran capacidad para solucionar problemas.
La administracin por objetivos pretende aprovechar esta disposicin y
capacidad mostrando a los gerentes a como hacer una atmosfera donde
los empleados den lo mejor de s.
6. PLANEACIN ESTRATGICA
6.1.
Concepto de estrategia
- el programa general para definir y alcanzar los objetivos de la
organizacin y poner en practica la misin.
- El patrn de las respuestas de la organizacin a su ambiente a
travs del tiempo.
La formulacin activa de la estrategia se cono como la planeacin
estratgica.
6.2.
Metas organizacionales
Se utiliza la palabra meta para incluir el propsito, misin y
objetivos de la organizacin.
Propsito: es el papel fundamental. Puede similar a los dems.
Misin: es la razn misma de la organizacin y la distingue de las
dems.
Objetivos: traduccin de la misin para alcanzar las metas.
6.3.
Caractersticas de la estrategia
- Horizonte temporal: se tarda para ver su impacto, las
actividades comprenden un amplio horizonte
- Impacto: puede no hacer un impacto durante el tiempo, pero
el impacto final es importante
- Concentracin de esfuerzo: centrarse en fines especficos
para reducir recursos disponibles para otras actividades.
- Patrn de decisiones: algunas decisiones debern tomarse
con el tiempo.
- Capacidad de penetracin: engloba muchas actividades de
todo tipo desde procesos hasta operaciones diarias.
6.4.
Modos de formular una estrategia
1. Modo emprendedor:
Hecho por un lder, basado en un plan personal de ataque del
jefe. Saltos hacia adelante.

2. Modo adaptativo
Adoptado por el gerente adaptativo, y reacciona ante cada
situacin presentada.
3. Modo planeacin
Un plan analizando el entorno y elaborado sistemticamente, y
proyectado al futuro. Basado en la estimacin racional de las
oportunidades y amenazas del ambiente, siendo ajustadas para
ser congruentes con la misin y capacidades globales de la
organizacin.
6.5.
Importancia de la planeacin estratgica
- El establecimiento de la misin de la organizacin permite una
mejor direccin y orientacin de las actividades.
- Mejoramiento de su funcionamiento.
- Sensibilidad ante un ambiente cambiante.
- Ventajas:
o Permite proveer problemas antes que surjan
o Elegir entre oportunidades seguras y riesgosas
o Reduce al mnimo las posibilidades de errores.