AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

AUDITORIA IV
GRUPO No. 15

1. AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS

HUMANOS

Debido al creciente desarrollo de las empresas, los recursos humanos se

constituyen en un factor preponderante dentro de toda entidad, ya que contribuyen
al logro de los objetivos de manera eficiente, por lo que se hace necesario realizar
un minucioso estudio. Los recursos humanos de una empresa estn integrados
cuantitativamente por el conjunto de los individuos que ocupan los diferentes
niveles de su estructura organizativa, y cualitativamente, por el conjunto de sus
conocimientos, habilidades; salud fsica y mental, su ideologa y sus motivaciones.
El Inventario de recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone
en peligro su futuro desarrollo, el capital financiero y los dems recursos
materiales poco significan estando ausentes los recursos humanos necesarios
para producir la riqueza (satisfactores sociales y utilidades) que se espera de toda
empresa.
Una auditora de los recursos humanos evala las actividades de
administracin de personal en la organizacin con el objetivo de mejorarlas. La
auditora puede cubrir un departamento, una divisin o toda la empresa. Para ser
verdaderamente eficientes, las actividades de recursos humanos de la corporacin
deben considerar las necesidades y objetivos del personal, y al mismo tiempo
tener en cuenta y mantenerse en sintona con los objetivos corporativos.

1.1.

Beneficios

Los beneficios de la auditoria de recursos humanos son muchos, por lo que

a continuacin se detallan algunos:
a) Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa
b) Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos
humanos.
c) Identifica problemas de importancia crtica.
d) Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales
1.2.

Conceptos y alcance de la administracin de recursos humanos

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La administracin de Recursos Humanos es el conjunto de actividades

encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer
las bases de remuneracin ms adecuadas; manejar con efectividad las
relaciones entre empresa y empleados y de stos entre s; entrenar y desarrollar al
personal y cuidar que ste cuente con los servicios requeridos para el desarrollo
de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfaccin de sus necesidades
como individuos.
1.2.1. Alcances
2. Contratacin y despido de personal, que incluye las operaciones de
reclutamiento, seleccin, preparacin inicial de nuevos empleados,
promociones y despido.
3.

Administracin de sueldos y salarios, que implica la clasificacin de

empleados y obreros conforme a su experiencia y la fijacin de los sueldos
correspondientes a cada categora, el sealamiento de los procedimientos
de evaluacin para la determinacin de mritos; el establecimiento de
incentivos y compensaciones adicionales y las polticas para su
otorgamiento.

4. Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento

de comunicaciones entre el personal y de ste con la alta direccin de la
empresa; la negociacin de los contratos colectivos y otras relaciones con
el sindicato; el cuidado y promocin de la disciplina necesaria al buen y
eficiente funcionamiento de la empresa y la continua investigacin de fallas
e implantacin de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal.

5. Organizacin, capacitacin y desarrollo, que implican coordinar con la

alta gerencia, la definicin de la organizacin (que incluye descripcin de
puestos) y las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal;
establecer y vigilar programas de desarrollo tendentes que el personal
pueda asumir mayores responsabilidades y recibir el entrenamiento
necesario para fortalecer su capacitacin.

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6. Servicio a empleados, que involucra servicios mdicos, facilidades de

trabajo al personal, instalaciones, mtodos adecuados de proteccin y
seguridad industrial, as como los servicios que permitan esparcimiento, etc.
7. Vigilancia del rgimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento
de las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones
del personal (en boletn por separado se tratar en detalle de la Auditora
Operacional del rgimen fiscal de una empresa).

1.3.

Metodologa de la Auditoria Operacional de Recursos Humanos

El mtodo a utilizar para llevar a cabo una Auditoria Operacional de

Recursos Humanos se realiza tomando en cuenta los siguientes aspectos:
1.3.1. Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la Administracin de Recurso Humanos de la
empresa que est examinando a travs del estudio de:
1. Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en
que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal;
2. La infraestructura especfica establecida para la Administracin de
Recursos Humanos (planeacin, organizacin, direccin y control) y
3. Los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de
sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos,
externos o consultores.

En seguida se incluye algunos lineamientos que permitirn al auditor

sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con el proceso de Administracin de
Recursos Humanos.

1.3.1.1.

Estudio Ambiental

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En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientada de

gran vala que permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de
productividad en esta investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor.
Los principales aspectos a investigar en esta fase son los siguientes:
a) La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la
empresa,
b) Los resultados obtenidos en el manejo del personal,
c) Los programas establecidos, formales e informales,
d) Las polticas fijadas por la alta gerencia
e) La filosofa que la gerencia tiene, en materia de Administracin de Recursos
Humanos, sus valores prioritarios, metas y objetivos,
f) La forma en que se ha interrelacionado la filosofa administrativa de la
gerencia con las polticas y programas
g) La reglamentacin federal, estatal y municipal que rigen las practicas del
manejo de personal.
h) La forma en que la competencia resuelve sus problemas de Administracin
de Recursos Humanos.

1.3.1.2.

Visita a lugares en que labora el personal

En empresas de gran magnitud, deber visitarse, por lo menos, las

instalaciones en las que trabaja la mayora de los obreros y empleados y hacerse
observaciones sobre:
a) Apariencia de la salubridad y situacin de las instalaciones. Mtodos de
seguridad, luz, ventilacin, instrumentos de trabajo, etc.
b) Relacin entre jefes y subordinados y de stos entre s, etc.
1.4.

Investigacin y Anlisis

Estudiado el ambiente en que se desenvuelve la administracin de

Recursos Humanos y la infraestructura administrativa (planeacin, organizacin,
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direccin y control) establecida para hacerle frente, el objetivo de esta fase es

analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar su
efectividad prctica. El desarrollo de programas especficos, hechos a la medida
de las circunstancias que rodean a la empresa, es de gran utilidad al auditor para
la sistematizacin de esta fase.
1.4.1. Anlisis de Informacin cuantitativa y examen de la documentacin
El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que basar sus
conclusiones (rotacin personal, ausentismo, etc.) estn elaboradas
correctamente. Si la empresa carece de informacin respecto de la competencia, o
de las estadsticas necesarias para evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, el
entrenamiento o alguna de las otras sub-actividades de la Administracin de
Recursos Humanos el auditor deber efectuar los estudios e investigaciones
necesarios para obtener elementos de juicio suficientes.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha
informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como;
entrevistas con el personal, revisin de expedientes de personal; investigaciones
en las Cmaras de Comercio o Industria a las que pertenece la empresa;
actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de programas de
entrenamiento y desarrollo.
1.4.2. Entrevistas
Esta es una de las tcnicas de mayor uso en una Auditora Operacional de
la Administracin de Recursos Humanos. En esta fase, deber cuidarse:
a) Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la
ejecucin prctica de las polticas y procedimientos estudiados en la fase
de familiarizacin.
b) Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms
apropiadas al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar
el tamao de muestra y oportunidad de la entrevista.
c) Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades, as como con el personal de lnea a travs de plticas
informales y encuestas tcnicamente dirigidas que permitan la obtencin de
una opinin significativa del personal.
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En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados

como opinin general.

1.4.3. Recapitulacin de hallazgos

Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se
recapitularn los hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos,
resaltando aqullos que sean indicios de noticias y fallas de eficiencia.

1.4.4. Discusin del borrador con los involucrados

Discutir con los involucrados el borrador del informe con objeto de
asegurarse de que se trata de hallazgos reales, y que los involucrados coinciden
con su existencia, precisamente en la forma en que se describe en el borrador.
Uno de los objetivos de esta discusin es convencer a los involucrados a fin de
que hagan frente comn con el auditor al presentar el diagnostico definitivo a la
alta gerencia.
1.5.

El informe de auditora

Es una descripcin global de las actividades de recursos humanos en la

empresa. Incluye tanto los juicios positivos por los aspectos que se han logrado
bien como las recomendaciones para poner en prctica medidas correctivas en las
reas que lo requieren. Cuando un informe reconoce la existencia de aspectos
tanto positivos como negativos, se considera ms balanceado y logra mejor
aceptacin.
El informe que se entrega al gerente de recursos humanos suele contener toda la
informacin que se proporcion a los gerentes de lnea, as como a los
especialistas de recursos humanos. Adems de estos aspectos, se proporciona
retroalimentacin al gerente sobre aspectos como:
a) Las actitudes de los gerentes de lnea y del personal en general respecto al
departamento y los servicios que presta.
b) Una verificacin de los objetivos y planes del departamento, con
recomendaciones acerca de cmo alcanzarlos.
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c) Recomendaciones especficas sobre los cambios necesarios y una escala

de prioridades que ayude a la toma de decisiones.

Gracias a la informacin que el informe de la auditora de los recursos

humanos contiene, el gerente de personal puede adoptar una perspectiva global
respecto a la funcin que est desempeando. Adems de resolver los problemas
generales, puede concentrarse en los que permitirn que su rea efecte una
contribucin a mejor la empresa, as mismo el gerente de personal puede
establecer un calendario de actividades, as como prioridades para el nuevo
periodo de trabajo que ser evaluado una vez ms durante la prxima auditora de
personal.

CONCLUSIONES

La Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos, lleva

como objetivo determinar el uso ptimo y adecuado de los recursos que
estn siendo invertidos en el ser humano, ya que sta depende de la
capacidad de su personal para el buen manejo de sus operaciones.

Es importante poner en claro que la finalidad de esta auditora no es

perjudicar a los empleados, sino mejorar las diversas circunstancias que
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pueden ocasionar de alguna manera una inadecuada distribucin de trabajo

o responsabilidad.

El propsito de sta auditora nos enfoca en que todo el gasto que se haga
hacia el personal es una inversin a mediano plazo, por lo que es
conveniente mantener un control adecuado de los hallazgos, para poder
determinar si la estabilidad laboral est siendo afectada, de alguna manera,
tomando en cuenta que esto no siempre obedecer a fallos del personal en
s.

As tambin la auditora debe proponer el implemento de revisin constante

de los programas de capacitacin, as como determinar si las pruebas que
se realizan permiten confiar plenamente en que el personal ha aprendido
bien la tarea que deber desempear y no generar la expectativa de
someterlo a un perodo de prueba que iniciar despus de la capacitacin.