APLICACIN CONTROL 2015

Manual

de Procedimientos

Monitor

Como Monitor, su responsabilidad es observar y tomar atenta nota

de la ejecucin de los procedimientos establecidos por el ICFES, por
intermedio de delegados o rectores, aplicadores, coordinadores de
salones y el representante del operador logstico en la sede asignada.
Para lograrlo, usted debe seguir estrictamente los procedimientos
descritos en este Manual.

Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Introduccin... pg. 2
Monitoreo... pg. 2
Informacin suministrada por el ICFES... pg. 2
Manual y Formato de monitoreo... pg. 3
Formato de Monitoreo... pg. 3
Datos de la institucin educativa (Reunin previa)... pg. 3
Reunin previa en la institucin educativa... pg. 4
Datos de la institucin educativa (Aplicacin)... pg. 4
Preparacin de la aplicacin... pg. 5
Aplicacin... pg. 5
Organizacin y empaque del material de examen... pg. 6
Entrevista con el rector de la institucin educativa... pg. 6
Diligenciamiento del informe de monitoreo va web... pg. 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL MONITOR

01 Introduccin
Las condiciones de aplicacin en las evaluaciones son un factor decisivo para garantizar la validez y veracidad de los
resultados obtenidos por los estudiantes; por ello, se deben seguir procedimientos estandarizados en la aplicacin. Se
espera disminuir as los posibles efectos derivados de condiciones de aplicacin que no son similares y contribuir a la
obtencin de resultados comparables.
Por esto, el ICFES lleva a cabo el monitoreo de la aplicacin, para detectar fallas u omisiones en los procedimientos
establecidos. Mediante la observacin de cada una de las fases de la aplicacin, se verifica el cumplimiento de las
reglas preestablecidas y se obtiene informacin valiosa para cuantificar las fallas o variaciones. El objetivo es tomar
decisiones encaminadas a corregir estas fallas en las evaluaciones posteriores.
Como Monitor, su responsabilidad es observar y tomar atenta nota de la ejecucin de los procedimientos establecidos
por el ICFES, por intermedio de delegados o rectores, aplicadores, coordinadores de salones y el representante del
operador logstico en la sede asignada. Para lograrlo, usted debe seguir estrictamente los procedimientos descritos en
este Manual.
En este manual se describen las principales actividades que debe desarrollar el Monitor. Siga siempre las instrucciones
consignadas en este documento.

02 Monitoreo
Generalidades sobre el proceso
El monitoreo tiene dos grandes fases: la primera es el monitoreo de la reunin previa que coordina el Delegado en la
institucin educativa el da previo a la aplicacin de la prueba; y la segunda es el monitoreo de la aplicacin de las
pruebas a los estudiantes.
Para facilitar su labor se incluye en el kit de monitoreo un listado de protocolo que lo guiar en cada uno de los
procedimientos que se debe monitorear. Se recomienda seguirlo al pie de la letra.

Su labor como monitor debe limitarse a observar la aplicacin y en ningn

momento deber participar o intervenir en la ejecucin de los procedimientos.

Seor
Monitor (a):
Tenga en cuenta que usted va a monitorear posiblemente sedes distintas durante la reunin previa y la aplicacin.

03 Informacin suministrada por el ICFES

Para poder realizar su trabajo, usted recibe toda la informacin necesaria en un documento denominado Ruta de
monitoreo. Esta ruta contiene los siguientes datos:

1.
Reunin previa que debe monitorear
i. Direccin.
ii.
Departamento y municipio.
iii.
Cdigo DANE.

2.
i.
ii.
iii.

Aplicacin que debe monitorear

Direccin.
Departamento y municipio.
Cdigo DANE.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL MONITOR

04 Manual y Formato de monitoreo

Generalidades
Seor(a) Monitor(a), usted recibe el Manual de procedimientos del Monitor y el Formato de monitoreo. Asegrese
de leer con detenimiento estos dos documentos a fin de entender adecuadamente su labor como monitor y conocer
las situaciones especficas que debe observar durante la reunin previa y el da de la aplicacin.
El manual y el formato de monitoreo se dividen en tres grandes secciones:
1.

Procedimientos antes de la aplicacin.

Datos de la institucin educativa (Reunin previa)
Reunin previa en la institucin educativa

2. Procedimientos durante la aplicacin

Preparacin de la aplicacin
Aplicacin
Organizacin y empaque del material de examen
Entrevista con el rector de la institucin educativa
3. Procedimientos despus de la aplicacin
Diligenciamiento del informe de monitoreo va web.

Recuerde que pueden ser sedes diferentes, por lo cual debe diligenciar
los datos de la institucin educativa las veces que sean necesarias.

05

Formato de Monitoreo

Generalidades
La mayora de las preguntas del Formato de monitoreo deben responderse EXCLUSIVAMENTE segn lo que

usted OBSERVE. Excepcionalmente, algunas preguntas requieren que usted solicite informacin al Delegado o
al Aplicador para responderlas.

Para las preguntas en las que usted deba apoyarse en el Delegado o Aplicador, SIEMPRE tome nota de la
respuesta completa que da la persona. No induzca ni acomode la respuesta.

Tome nota precisa de las preguntas que no pudo responder usted mismo y busque a la persona correspondiente
para que lo gue en la respuesta. Asegrese de contar con el momento oportuno, cuando no se interrumpan
las labores, y con quien le provee la informacin.

Procedimientos ANTES de la aplicacin

06

Datos de la institucin educativa (Reunin previa)

Esta seccin corresponde a los datos bsicos de la institucin educativa y puede encontrarlos en la Ruta de monitoreo.
Diligencie la informacin durante el da de la reunin previa; si desconoce algn dato, avergelo con el Delegado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL MONITOR

A continuacin se explica el diligenciamiento del cuadro Nmero de salones.

Cuadro Nmero de salones.

Se refiere a la cantidad de salones (tambin llamados grupos) que existen para cada grado evaluado en la sede
jornada. Por ejemplo, si hay tres salones de quinto grado y dos de noveno, usted debe diligenciar 3 y 2 en las
casillas ubicadas abajo de 5 y 9, respectivamente. Si la sede jornada no tiene salones de alguno de los tres grados
marque un cero (0).
Ilustracin del ejemplo:
Cuadro Nmero de salones

Grados

No. salones

Nota: recuerde que si la sede que se encuentra monitoreando tiene dos

jornadas, diligencie un formato por cada una.

07 Reunin previa en la institucin educativa

Generalidades Reunin previa
La reunin previa en la institucin educativa se realiza el da antes de la aplicacin y a ella deben asistir el Delegado,
los aplicadores y/o los coordinadores de salones.
Usted debe asistir puntualmente a esta reunin y monitorear principalmente la labor del Delegado; la labor del
Aplicador se observa durante su monitoreo a la aplicacin. Para lograr este objetivo, siga las siguientes indicaciones:

Monitoree la labor del Delegado la mayor parte del tiempo posible. Tenga presente que debe observar al
Delegado durante las siguientes actividades: revisin de procedimientos con aplicadores y coordinadores de
salones, asignacin de salones a aplicadores.

Observe si el Delegado le solicita al rector o coordinador de sede la informacin correspondiente para la

confirmacin de la matricula de estudiantes y el diligenciamiento del anexo 1.

Desde luego tambin es necesario prestar atencin al papel de los coordinadores de salones y aplicadores.
Registre de manera general la asistencia de los mismos. Preste atencin a la disposicin de estos durante la
reunin previa, evaluando hasta donde le sea posible el conocimiento que poseen de los procedimientos de la
aplicacin.

Monitoree la labor de los aplicadores durante la visita al saln que se les asign. Observe si estos les presentan
a los estudiantes las generalidades de la prueba y el Cuestionario sociodemogrfico.

Procedimientos DURANTE la aplicacin

08 Datos de la institucin educativa (Aplicacin)

Esta seccin corresponde a los datos bsicos de la institucin educativa. Usted los puede encontrar en la Ruta de
monitoreo. Diligencie la informacin durante el da de la aplicacin; si desconoce algn dato, avergelo con el
Delegado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL MONITOR

Generalidades da de la aplicacin
El da de las pruebas, asista puntualmente a la institucin educativa. Tenga en cuenta su presentacin personal, que
debe ser acorde con el trabajo que va a realizar.
Su responsabilidad es monitorear la totalidad de la aplicacin en la sede que se le asign; ponga especial atencin
a la labor del Delegado como a la del Aplicador. Recuerde que su labor es esencial para mejorar la aplicacin de
las pruebas a futuro, por lo tanto, debe estar muy atento a todos los detalles de la prueba y registrar en el Formato
de monitoreo cualquier falla o irregularidad que observe.

Recuerde que no debe participar ni intervenir en ningn momento.

09 Preparacin de la aplicacin
La preparacin de la aplicacin hace referencia al periodo antes de entregar el material de examen a los estudiantes.
Durante este periodo usted debe monitorear las labores del Delegado, Representante del operador logstico,
coordinadores de salones y aplicadores.
Principalmente, debe observar el manejo y preparacin del material de examen. Para lograr este objetivo, tenga en
cuenta las siguientes indicaciones:

Registre la llegada de personal y del material. Verifique que el equipo de trabajo est completo.
Asegrese de estar presente cuando el Representante del operador logstico le haga entrega al Delegado del

material de examen. Advierta la condicin en la cual se entrega y verifique que se valide su correspondencia.

Monitoree el proceso general de organizacin del material y su custodia antes de ser distribuido a los
coordinadores de salones y/o aplicadores.

Hgale seguimiento al proceso de distribucin del material de examen, ya sea por el Delegado o Coordinador

de salones. Observe la entrega del material a los distintos aplicadores y permanezca en el ltimo saln visitado
del grado que se le asign. A partir del procedimiento de entrega del material de examen, monitorear lo
sucedido dentro del saln.

10 Aplicacin
Este captulo hace referencia al periodo durante el cual los estudiantes presentarn la prueba. En este lapso, usted debe
monitorear las labores del Delegado, Representante del operador logstico, coordinadores de salones y aplicadores.
Principalmente debe observar: el proceso de aplicacin dentro del saln y la labor de los aplicadores; el manejo de
material de examen sobrante y su custodia; la labor de supervisin de los coordinadores de salones y del Delegado,
y el desarrollo general de la aplicacin en toda la institucin educativa. Para lograr este objetivo, tenga en cuenta
las siguientes indicaciones:

Monitoree los diferentes procedimientos del Aplicador dentro del saln como: ubicacin de los estudiantes,
asignacin de cuadernillos, control de la disciplina, manejo del manual, usos y diligenciamiento de los anexos.

Durante el Bloque 1 debe tomar los tiempos de los estudiantes; asegrese de contar con un reloj que le permita
ejecutar esta actividad. Debe realizar mediciones en los siguientes momentos: transcurridos 25 minutos, 35 minutos y
al finalizar la prueba. Se recomienda que a los 25 minutos se les solicite a los estudiantes que levanten la mano si ya
finalizaron la prueba. A los 35 minutos y al finalizar el Bloque, se recomienda solicitarles a los estudiantes levantar
la mano si no han finalizado.

Recuerde que en el formato se solicita el nmero acumulado de

estudiantes que finalizaron la prueba en cada momento sealado.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL MONITOR

Luego de finalizado el Bloque 1, retrese del saln e inicie el seguimiento a la labor del Delegado y del
Representante del operador logstico. Monitoree la manipulacin y la custodia del material de examen sobrante.

Utilice una parte del tiempo, cuando est fuera del saln, para indagar con el Delegado acerca de la reunin

previa en la institucin educativa. Busque un momento en el que no interrumpa ni obstaculice la labor de este.

Asegrese de estar presente al momento del reingreso de los estudiantes al saln luego del descanso fuera de

este, es decir, inicio del Bloque 2 para tercero o inicio del Bloque 3 para quinto y noveno. Observe el reingreso
de los estudiantes, verifique que no haya habido cambio o prdida de cuadernillos durante el descanso.

Rondas: inicie un recorrido de al menos diez (10) minutos por los otros salones en los que se presenta la
prueba, de manera que pueda recoger suficiente informacin sobre la forma en que se est desarrollando la
aplicacin. El tiempo de observacin en cada saln depender del nmero de salones en los que se presenta la
prueba en la institucin educativa. Si son muchos salones, visite el mayor nmero posible, tratando de abarcar,
tambin si es posible, todos los grados evaluados de la institucin educativa.

A lo largo de la aplicacin efecte varias rondas por los salones en los que an se realiza la prueba. Tenga presente
los tiempos estipulados para el desarrollo de cada una de las etapas o bloques de la jornada, con el nimo de
hacerle un seguimiento a los diferentes procesos. Guese por la Lista de protocolo de monitoreo.
Este proceso le proporcionar informacin para responder el cuadro de situaciones observadas
(pregunta 81). Tome cada visita a un mismo saln como un saln independiente.
Emplee el recorrido de alguna de las rondas para indagar acerca de la reunin previa en la institucin educativa
con alguno de los aplicadores.

El Cuestionario sociodemogrfico deben diligenciarlo todos los estudiantes evaluados. Sin embargo, esta
actividad se realiza en diferentes momentos de acuerdo con el grado. En los grados quinto y noveno se efecta
antes de iniciar el Bloque 1; en el grado tercero durante el Bloque 3. Tenga presente lo anterior en el momento
de responder las preguntas relevantes.

El Cuestionario de estudiantes (Hoja de respuestas Tipo B) deben diligenciarlo SOLAMENTE los estudiantes de

grados quinto y noveno durante el Bloque 5 (ltimo bloque) de la aplicacin. Los aplicadores deben orientarlos
sobre la manera correcta de responder estos cuestionarios. Por ello, asegrese de estar presente en el saln al
inicio del Bloque 5 y observe el desarrollo de esta actividad.

Una vez finalizada la prueba, asegrese de observar la recoleccin de cuadernillos dentro del saln por el
Aplicador y posteriormente por el Coordinador de salones o Delegado.

11 Organizacin y empaque del material de examen

La organizacin y empaque del material de examen (cuadernillos, hojas de respuestas Tipo A y Tipo B) se realiza
una vez los aplicadores o coordinadores de salones hayan entregado de este material al Delegado. Para poder
monitorear esta actividad, tenga en cuenta las siguientes indicaciones:

El Delegado debe recuperar el material sobrante no aplicado y agregarlo al aplicado. Se debe contar,
organizar y empacar todo el material de acuerdo con lo establecido en el Manual del Delegado.

Monitoree todo el proceso de empaque y entrega del material al Representante del operador logstico, incluido
el diligenciamiento de anexos y el sello de las tulas.

Asegrese de contar con el tiempo disponible para abordar al Delegado y entrevistarlo al finalizar la aplicacin.

12 Entrevista con el rector de la institucin educativa

Para el proceso de monitoreo, es fundamental contar con una retroalimentacin de la institucin educativa participante,
acerca del desarrollo de la aplicacin en general. Por este motivo, usted debe realizar una entrevista al rector que incluye
preguntas relativas a disponibilidad de informacin antes de la evaluacin, usos dados a los resultados y percepcin de
la prueba, de la aplicacin y de los representantes del ICFES. Para lograr este objetivo, tenga en cuenta las siguientes
indicaciones:
Asegrese de contar con un momento disponible para abordar al rector o coordinador de sede y entrevistarlo;
emplee el periodo de rondas para esto.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL MONITOR

Si est en una sede que solo cuenta con tercer grado, realice la entrevista durante la primera y nica ronda. Si, por
el contrario, se encuentra en una sede jornada con grado quinto y/o noveno, lleve a cabo la entrevista durante la
segunda o tercera ronda. Guese por la Lista de protocolo de monitoreo y realice la entrevista en el momento ms
oportuno.
En caso de no encontrar al rector o si este no est disponible, realice la entrevista a un funcionario que posea la
informacin solicitada. Puede acudir, por ejemplo, al coordinador acadmico, director de grado, etctera.

Procedimientos DESPUS de la aplicacin

13 Diligenciamiento del informe de monitoreo va web

Una vez finalizada la aplicacin, diligencie con detenimiento y cuidado va web el Informe del Monitor que encontrar
en la siguiente direccin:
http://www.icfesinteractivo.gov.co/InformeMonitorPeCoWeb/

Una vez finalizada la digitacin de la informacin requerida en el Informe del Monitor va

web, el sistema generar para usted un reporte de transaccin. Este reporte es la constancia
que certifica que usted ha diligenciado su informe correctamente. Para finalizar debe entregar
esta constancia junto al Formato de monitoreo impreso al Coordinador de departamento.

14 Lista de protocolo de monitoreo

Orden
Actividad

Actividad

Recoger tiempos de llegada de personal (Delegado) y operador logstico (material de examen).

Presentacin de Monitor a equipos de trabajo.

Verificar que el equipo de trabajo est completo.

Procedimientos de recibo del material.

Procedimientos de organizacin del material.

Distribucin del material por grados y cursos.

Diligenciamiento de anexo 2 por Delegado y/o Coordinador de salones.

Entrega de material a los salones.

Seguimiento a entrega de material a aplicadores dentro del grado asignado. (Monitor se queda en el ltimo
saln visitado).

10

Instrucciones especificas a los estudiantes por el Aplicador.

11

Uso textual del Manual por el Aplicador.

12

Utilizacin de material de apoyo (afiches, marcador, cinta, lpices) por el Aplicador .

13

Indicaciones acerca de Cuestionario sociodemogrfico.

14

Respuesta a las inquietudes de los estudiantes (sobre Cuestionario sociodemogrfico).

15

Instrucciones para iniciar la prueba de conocimiento.

16

Verificacin Cuadro de tiempos (hora incio-hora fin prueba).

17

Registro de cuntos estudiantes estn presentando la prueba en el saln.

18

Inicio toma de tiempos reales por el Monitor.

19

Manejo y recoleccin de cuadernillos sobrantes por Aplicador, Coordinador de salones y Delegado.

20

Revisin registro anexo 1 por parte del aplicador (control asistencia, registro discapacidad, registro nmero
Hoja de respuestas Tipo A)

21

Comportamiento y disciplina de los estudiantes dentro del saln.

22

Toma de tiempo (25 min). Registro de estudiantes que finalizaron la prueba.

23

Registro de ingreso al saln de personas externas.

Seccin de la
aplicacin

Preparacin
de aplicacin

Bloque 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL MONITOR

24

Manejo de disciplina por el Aplicador.

25

Manejo y uso del Manual por el Aplicador.

26

Toma de tiempo (35 min). Registro de estudiantes que finalizaron la prueba.

27

Respuesta a las inquietudes de los estudiantes por el Aplicador.

28

Rondas dentro del saln por Aplicador.

29

Toma de tiempo final (45 min). Registro de estudiantes que finalizaron la prueba.

30

Registro de cuntos estudiantes no alcanzaron a terminar la prueba.

31

Comportamiento de los estudiantes durante el descanso dentro del saln y manejo de los mismos por parte
del aplicador (solo 5o. y 9o.).

32

Salida de estudianres al descanso fuera del saln (solo 3o.).

33

Verificar como se deja el material dentro del salon y custodia del mismo por el Aplicador durante descanso
fuera del saln (solo 3o.).

34

Salida del saln (Monitor).

35

Seguimiento a custodia del material no aplicado.

36

Seguimiento a labor del Representante del operador logstico.

37

Seguimiento a labor del Delegado.

38

Revisin registro de anexos por parte del Delgado.

39

Indagar acerca de reunion previa con el Delegado.

40

Ingreso al saln (puede ser otro saln).

41

Ubicacin de los estudiantes por Aplicador (sistema de culebrilla).

42

Entrega de material por el Aplicador.

43

Verificar que no hubo perdida de material.

44

Verificar que no hubo cambio de cuadernillos.

45

Primera ronda por los salones.

46

Entrevista rector (sedes jornadas con solo 3o.).

47

Indagar acerca de reunion previa aplicador (con cualquier aplicador durante ronda).

48

Ingreso al saln (puede ser otro saln).

49

Verificar que no hubo perdida de material.

50

Verificar que no hubo cambio de cuadernillos.

51

Segunda ronda por los salones (solo para 5o. y 9o.).

52

Indagar acerca de reunion previa aplicador (en caso de que no se haya hecho antes).

53

Seguimiento a custodia del material.

54

Salida de estudianres al descanso fuera del saln (solo 5o. y 9o.).

55

Verificar como se deja el material dentro del salon y custodia del mismo durante descanso fuera del saln
(solo 5o. y 9o.)

56

Tercera ronda por los salones (solo para 5o. y 9o.).

57

Entrevista rector al finalizar la ronda (solo para 5o.y 9o.).

58

Verificar ingreso de estudiantes a saln de 5o. o 9o.

59

Instrucciones del Cuestionario estudiante por Aplicador.

60

Respuesta a las inquietudes de los estudiantes (sobre Cuestionario estudiante).

61

Cuarta ronda por salones (solo 5o. y 9o.).

62

Seguimiento a custodia del material al finalizar la aplicacin.

63

Recoleccin dentro del saln de cuadernillos aplicados por Aplicador.

64

Recoleccin de cuadernillos aplicados por Coodinador de salones o Delegado.

65

Apertura de tulas con cuadernillos sobrantes.

66

Conteo de cuadernillos.

67

Organizacin de cuadernillos y hojas de respuestas.

68

Empaque de material aplicado.

69

Diligenciamiento de anexos.

70

Entrega de material al Representante del operador logstico.

71

Sello de tulas.

72

Reunin equipo de trabajo.

73

Entrevista con el Delegado.

74

Recoleccin hoja de entrevista rector.

Bloque 1

Descanso
fuera del
saln para
3 y descaso
dentro del
saln para
5 y 9
Descanso
fuera del
saln para 3
y Bloque 2
para 5 y 9

Bloque 2.

Bloque 3.

Bloque 4.

Bloque 5.

Bloque final.