.

Cmo
utilizar la
combinacin de
correspondencia
para crear cartas
modelo en Word
[Escriba el nombre de la
compaa]
[Escriba la direccin de

[Escriba aqu una descripcin

breve del
la compaa]
documento. Normalmente, una descripcin
E un
s c resumen
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breve [es
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o n o ] breve
documento. Escriba aqu una descripcin
del documento. Normalmente, una descripcin
[Escriba el nmero de
breve es un resumen corto del contenido
del
fax]
documento.]
[Seleccione la fecha]

Cmo utilizar la combinacin de correspondencia para crear cartas modelo

en Word

Resumen
En este artculo se describe cmo utilizar la caracterstica Combinar
correspondencia para crear cartas modelo en Microsoft Word.

Para obtener informacin adicional acerca de cmo realizar otros tipos de

combinaciones de correspondencia, combinar con otros tipos de datos y
resolver problemas, revise la lista de artculos de la seccin Referencias.

Para obtener una descripcin de los trminos que se usan en este artculo,
consulte la seccin Glosario.

El procedimiento siguiente describe cmo crear una carta modelo, asociarla

a un origen de datos, darle formato y combinar los documentos.
Iniciar una combinacin de correspondencia

Inicie una combinacin de correspondencia. Para ello, siga los pasos que
correspondan a la versin de Word que est ejecutando.
Microsoft Word 2002

En el men Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a

continuacin, en Asistente para combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2003

En el men Herramientas, haga clic en Cartas y correspondencia y, a

continuacin, en Combinar correspondencia.
Microsoft Office Word 2007

En la pestaa Correo haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a

continuacin, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia.

Seleccionar el tipo de documento

En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Cartas. Esto le

permitir enviar cartas a un grupo de personas y personalizar los resultados
de la carta que cada persona recibe.
Haga clic en Siguiente: documento inicial.
Seleccionar el documento inicial

Haga clic en una de las opciones siguientes:

Utilizar el documento actual: utilice como documento principal el documento
abierto.
Iniciar en una plantilla: seleccione una de las plantillas de combinacin de
correspondencia listas para usar.
Empezar a partir de un documento existente: abra un documento existente
para utilizar como documento principal de combinacin de correspondencia.
En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
Seleccionar destinatarios

Al abrir o crear un origen de datos con el Asistente para combinar

correspondencia, est indicndole a Word que utilice un conjunto concreto
de informacin variable para su combinacin. Utilice uno de los mtodos
siguientes para asociar el documento principal al origen de datos.
Mtodo 1: utilizar un origen de datos

Para utilizar un origen de datos existente, siga estos pasos:

En el panel de tareas Combinar correspondencia, haga clic en Utilizar una
lista existente.
En la seccin Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar.
En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos, seleccione el archivo
que contenga la informacin variable que desee utilizar y haga clic en Abrir.

Nota: si el origen de datos no aparece en la lista de archivos, seleccione la

unidad de disco y carpeta adecuadas. Si es necesario, seleccione la opcin
pertinente en la lista Todos los orgenes de datos. Seleccione el archivo y, a
continuacin, haga clic en Abrir.

Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar

correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Guarde el documento principal.

Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el

origen de datos y lo asocia al documento principal.
Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuacin,
haga clic en Guardar.
Mtodo 2: utilizar nombres que figuran en una lista de contactos de
Microsoft Outlook

Para utilizar una lista de contactos de Outlook, siga estos pasos:

En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:
seleccionar los destinatarios.
Haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
En la seccin Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en elegir la
carpeta de contactos.
En el cuadro de dilogo Seleccionar carpeta de la lista de contactos,
seleccione la carpeta de contactos de Outlook que desee y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.

Word muestra el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar

correspondencia. Puede ordenar y modificar sus datos si lo desea.
Haga clic en Aceptar para volver al documento principal.
Mtodo 3: crear una base de datos de nombres y direcciones

Para crear una nueva base de datos, siga estos pasos:

En el panel de tareas de Combinar correspondencia, haga clic en Siguiente:

seleccione los destinatarios.
Haga clic en Escribir una lista nueva.
Haga clic en Crear.

Aparece el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones. En este cuadro de

dilogo, escriba la informacin de las direcciones de cada registro. Si no hay
ninguna informacin para un campo determinado, deje en blanco el cuadro.

De forma predeterminada, Word omite los campos vacos. Por consiguiente,

no se afecta a la combinacin si hay entradas en blanco en el formulario de
datos. El conjunto de informacin de cada formulario constituye un registro
de datos.
Despus de escribir la informacin para un registro, haga clic en Nueva
entrada para pasar al registro siguiente.

Para eliminar un registro, haga clic en Eliminar entrada. Para buscar un

registro concreto, haga clic en Buscar entrada. Para personalizar la lista,
haga clic en Personalizar. En el cuadro de dilogo Personalizar lista de
direcciones, puede agregar, eliminar, cambiar el nombre y cambiar el orden
de los campos de combinacin.
En el cuadro de dilogo Nueva lista de direcciones, haga clic en Aceptar. En
el cuadro de dilogo Guardar lista de direcciones, escriba el nombre que
desea dar al origen de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a
continuacin, haga clic en Guardar.
En el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga
los cambios que desee y, despus, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Despus: escriba la carta para terminar de redactar la carta.
Guarde el documento principal.

Al guardar el documento principal en este momento, tambin guarda el

origen de datos y lo asocia al documento principal.
Escriba el nombre que desee dar al documento principal y, a continuacin,
haga clic en Guardar.
Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: escriba la carta.

Escribir la carta

En este paso se configura el documento principal.

Escriba o agregue cualquier texto y grficos que desee incluir en la carta.
Agregue los cdigos de campo donde desee que la informacin variable
aparezca. En el panel de tareas Combinar correspondencia tiene cuatro
opciones:
Bloque de direcciones: use esta opcin para insertar una direccin con
formato.
Lnea de saludo: use esta opcin para insertar un saludo con formato.
Franqueo electrnico: utilice esta opcin para insertar franqueo electrnico.

Nota: esta opcin requiere que tenga instalado un programa de software de

franqueo en el equipo.
Ms elementos: utilice esta opcin para insertar campos de combinacin
individuales. Al hacer clic en Ms elementos, el cuadro de dilogo Insertar
campo de combinacin aparece.

Nota: asegrese de que el cursor est donde desea insertar la informacin

del origen de datos antes de hacer clic en Ms elementos.

En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, haga clic en el

campo de combinacin que desee usar y, a continuacin, haga clic en
Insertar.

Nota: puede insertar todos los campos y, a continuacin, volver y agregar

espacios o signos de puntuacin. O bien, puede insertar un campo cada vez,
cerrar el cuadro de dilogo Insertar campos de combinacin, agregar los
espacios o signos puntuacin que desee y, a continuacin, repetir este paso
con cada campo de la combinacin adicional que desee insertar. Tambin
puede dar formato (aplicar negrita o cursiva) a los campos de combinacin,
igual que el texto normal.
Cuando termine de modificar el documento principal, haga clic en Guardar o
en Guardar como en el men Archivo.

Nota: en Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft Office y haga clic en
Guardar o en Guardar como.

Asigne un nombre al archivo y haga clic en Guardar. Para continuar con el

paso siguiente, haga clic en Despus: obtenga una vista previa de las
cartas.
Obtener una vista previa de las cartas

Este paso le permite obtener una vista previa de los datos combinados,
carta por carta. Tambin puede cambiar la lista de destinatarios o
personalizar cartas individuales.

Para continuar con el paso siguiente, haga clic en Despus: complete la

combinacin.
Completar la combinacin

Este paso combina la informacin variable con la carta modelo. Puede

generar el resultado de la combinacin utilizando cualquiera de las opciones
siguientes:
Impr: seleccione esta opcin para enviar directamente el documento
combinado a la impresora. No podr ver el documento en la pantalla.

Al hacer clic en Imprimir, el cuadro de dilogo Combinar al imprimir

aparece. En el cuadro de dilogo Combinar al imprimir, puede elegir qu
registros combinar. Al hacer clic en Aceptar, el cuadro de dilogo Imprimir
aparece. Haga clic en Imprimir para imprimir el documento de la
combinacin.
Editar cartas individuales. seleccione esta opcin para mostrar el
documento combinado en la pantalla.

Al hacer clic en Editar cartas individuales, el cuadro de dilogo Combinar en

el nuevo documento aparece. En el cuadro de dilogo Combinar en un
documento nuevo, puede elegir los registros que desea combinar. Al hacer
clic en Aceptar, los documentos se combinan en un documento de Word
nuevo.

Para imprimir el archivo, en el men Archivo, haga clic en Imprimir.

Nota: en Word 2007, haga clic en el Botn de Microsoft Office y, a

continuacin, haga clic en Imprimir.
Recursos adicionales

Para solucionar problemas, vea los Recursos de soporte tcnico de Combinar

correspondencia de Word. Para ello, visite el siguiente sitio web de
Microsoft:
http://support.microsoft.com/wd2002mailmerge
Glosario

Lista de direcciones: una lista de direcciones es un archivo que contiene los

datos que varan en cada copia de un documento combinado. Por ejemplo,
un origen de datos puede incluir el nombre y la direccin de cada
destinatario de una carta modelo.

Texto repetitivo: informacin genrica que se repite en cada carta modelo,

etiqueta postal, sobre o directorio (catlogo).

Campo de datos: una categora de informacin en un origen de datos. Un

campo de datos corresponde a una columna de informacin en el origen de
datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (fila de
encabezado) del origen de datos. "CdigoPostal" y "Apellidos" son ejemplos
de nombres de campos de datos.

Registro de datos: un conjunto completo de informacin relacionada en un

origen de datos. Un registro de datos corresponde a una fila de informacin
en el origen de datos. Toda la informacin acerca de un cliente de una lista
de distribucin de correo de clientes es un ejemplo de registro de datos.

Archivo delimitado: un archivo de texto que tiene los campos de datos

separados (o delimitados) mediante caracteres de tabulacin o comas, y los
registros de datos delimitados mediante marcas de prrafo.

Fila de encabezado: la primera fila (o registro) en un origen de datos para

combinar correspondencia. La fila de encabezado contiene los nombres de
campo para las categoras de informacin del origen de datos; por ejemplo,
"Nombre" y "Ciudad". La fila de encabezado tambin puede almacenarse en
un documento independiente denominado origen del encabezado.

Documento principal: en una operacin de combinacin de correspondencia,

el documento que contiene el texto y los grficos que siguen siendo iguales
en cada versin del documento combinado; por ejemplo, el remite y el texto
de una carta modelo.

Campo de combinacin: un marcador de posicin que se inserta en el

documento principal. Los campos de combinacin le indican a Microsoft
Word dnde insertar informacin concreta del origen de datos. Por ejemplo,
debe insertar el campo de combinacin "Ciudad" si desea que Word inserte
un nombre de ciudad, como "Pars", que est almacenado en el campo de
datos Ciudad.

Documento combinado: el documento que se crea combinando los datos del

origen de datos en el documento principal.

David Cuartero Romero