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Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:
Zindy
Vicky
Diagnostico Preliminar
Es la percepcin que el auditor tiene de la organizacin como producto de
su experiencia y visin; en base a esto se prepara un marco de referencia el
cual fundamente la necesidad de auditar, considerando para ello los siguientes
elementos:
Examen:
Recopilacin de informacin
Tcnicas de recoleccin
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevistas
Cuestionarios
Cedulas
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin de trabajo
Normativa
Administrativa
Mercadeo
Ubicacin geogrfica
Estudios financieros
Situacin econmica
Observacin directa:
Revisin fsica para conocer las condiciones laborales y clima organizacional
Acceso a redes de informacin:
Para detectar informacin operativa o normativa y facilitar el intercambio
electrnico de datos, manteniendo una relacin interactiva.
Entrevistas:
Cuestionarios:
Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas.
Cedulas:
Integradas por formularios que incluyen casillas o bloques que facilitas la
agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.
Evaluacin:
Propsito
Procedimiento
Tcnicas de anlisis administrativo
Formulacin del diagnstico administrativo
Gaby
Propsito y procedimiento:
En esta etapa se aplican procedimientos y tcnicas de anlisis administrativo
para evaluar la informacin obtenida en la fase de instrumentacin-examen
para emitir conclusiones tomando en cuenta lo siguiente:
Obdulio
Objetivo Del Diagnostico
Esta primera aproximacin a la realidad de la organizacin debe identificar las
causas y efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de
los elementos bajo anlisis, as como sustentar los criterios para obtener y
manejar la informacin de manera fluida y consistente para respaldar el
proyecto de auditora administrativa, a partir de:
Pablo
Contenido Del Diagnostico
En la parte de la introduccin se sugiere exponer la razn de la auditora en la
empresa, el periodo en que se llev a cabo y, en caso de estar plenamente
identificada, la problemtica que enfrenta.
En el objetivo se plantea en forma directa y clara lo que se pretende con la
realizacin de esta actividad.
Por su parte, el anlisis de la situacin actual es un punto neurlgico en el que
se describe de manera objetiva la funcionalidad de la organizacin, sin emitir
juicio alguno, ya que el objetivo es retratar una realidad. La identificacin de
problemas potenciales requiere de una mente aguda y con buen sentido crtico,
ya que con base en la situacin actual de la empresa, el evaluador debe
realizar sealamientos de las posibles complicaciones que enfrentara la
organizacin en caso de seguir operando con el esquema actual.
Adems de analizar la situacin actual y evidenciar los problemas potenciales,
es necesario proponer alternativas de solucin, para disminuir al mximo los
riesgos que comprometan la estabilidad de la organizacin; aqu es donde se
precisa de creatividad por parte del auditor.
Mediante recomendaciones, la persona que evala seala aspectos precisos
que considera adecuado atender; por supuesto, la decisin final la toma la
organizacin. Al final del contenido del diagnstico administrativo, el evaluador
presenta las propuestas a la organizacin de manera detallada. stas deben
ser viables y apegadas a la situacin real existente. La rapidez con que se
atienden las necesidades de la empresa cobra cada vez mayor peso para
mejorar, o por lo menos mantener, los niveles de competitividad deseables;
por lo tanto, resulta imprescindible aplicar mejoras administrativas, que
faciliten identificar a tiempo los aspectos que pudieran amenazar el ptimo
desempeo de la organizacin.
Ejemplo:
Pablo
Asesores administrativos
Fecha
Lic. _____
Director General de Industrias
Empresa
Presente
Asunto: Diagnstico administrativo
Licenciados:
Atendiendo la labor que nos fue encomendada para realizar un diagnstico administrativo de la organizacin
que usted dirige, nos permitimos informarle que la actividad de auditora qued concluida y que conforme a los
resultados de sta, presentamos el siguiente documento, que de ser aprobado dara pie a la siguiente etapa.
I. OBJETIVO
El objetivo primordial de este trabajo fue el de evaluar el funcionamiento integral de la organizacin a efecto de
presentar la realidad de las condiciones en las que se encuentra.
Pablo
IV. ALTERNATIVAS DE SOLUCIN
Ante los riesgos potenciales que amenazan el correcto desempeo de la organizacin, se proponen las siguientes dos
alternativas, las cuales buscan dar flexibilidad y profesionalizacin a la administracin de la empresa.
V. RECOMENDACIONES
Con base en todo lo expuesto en este documento, nos permitimos presentar en forma sintetizada algunas
recomendaciones que consideramos oportuno aplicar de manera inmediata en su organizacin.
Efectividad
a) Instrumentar formalmente la grfica salarial de la organizacin, con base en niveles y categoras, de acuerdo con lo
previsto en el Contrato Colectivo de Trabajo.
b) Reactivar la efectividad del Programa de capacitacin y adiestramiento, as como el cumplimiento de incentivos ya
devengados, y definir la poltica de ascensos.
Gerencia administrativa
1. Disear la organizacin interna de esta gerencia y redisear los procesos donde est involucrada.
Reiteramos nuestro agradecimiento por la confianza otorgada a esta firma para la realizacin de la auditora.
Esperamos que el presente trabajo responda a sus exigencias; nosotros estamos a su disposicin para aclarar cualquier
punto.
Atentamente,
Lic. __________________
Firma de Auditoria
Auditores independientes