Valery Software Administrativo

Clientes en Valery

Mdulo de Clientes en Valery

Clientes:
En teora, un cliente es cualquier persona, fsica o jurdica, que est dispuesta a pagar una cantidad
de dinero para resolver una necesidad o satisfacer un deseo.
Con Valery usted puede hacer ms fcil este trabajo, ya que al momento de registrar o ingresar un
cliente usted puede especificar varios reglones del mismo.

Para ingresar o modificar un Cliente debe hacer lo siguiente:

1. Seleccione en el men Fichas > Clientes
2. Coloque en el campo Cdigo el numero del cdigo a utilizar para el cliente de va a crear.
3. Luego en la carpeta 1. Datos Generales debe ingresar los siguientes datos:
a. Nombre: en este campo debe colocar en nombre del cliente ya sea personal o de
Empresa.
b. Grupo: aqu puede especificar a que grupo de cliente pertenece. Esto se utiliza en aquellas
empresas que tienen una clasificacin de sus clientes. Para crear un Grupo de Clientes debe
hacerlo en la opcin de men Grupo de Clientes.
c. Contacto: es la persona con la cual se tiene mayor comunicacin en la empresa.
d. Referencia: algn comentario corto referente al cliente.
e. R.I.F.: (Registro de Informacin Fiscal), en este campo debe colocar l numero de R.I.F. del
cliente.
f. N.I.T.: (Numero de Identificacin Tributaria), en este campo debe colocar el numero del N.I.T. del
cliente.
g. Zona: este campo le permite establecer la zona en donde se encuentra ubicado el cliente. Esto se
utiliza para una mejor ubicacin del cliente.

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h. Vendedor: este campo permite especificar el vendedor que atiende al cliente a crear.
i. Telfonos: permite colocar el telfono del cliente.
j. Fax: permite colocar el fax del cliente.
k. Correo Electrnico: permite especificar el correo electrnico del cliente. Tambin funciona al
momento de registrar una factura, nota de entrega, etc., automticamente se envi por correo.
l. Direccin: permite colocar la direccin del cliente a registrar.
m. Municipio: Permite especificar el municipio donde se encuentra la empresa. Esto se utiliza en
aquellas empresas que necesita cancelar impuestos municipales.
n. Ciudad: permite especificar la ciudad donde se encuentra ubicado el cliente.
o. Estado: permite especificar el estado donde se encuentra el cliente.
p. Pas: permite especificar el pas donde se encuentra ubicado el cliente.
q. Zona postal: permite especificar l numero postal de correo.
En la parte inferior izquierda aparece un cuadro informativo con las siguientes especificaciones:
! Total Dbitos
! Total Crditos
! Total Anticipos
! Total Saldo
! Crdito Disponible

Posteriormente en la carpeta 2. Opciones Avanzadas, debe configurar las siguientes opciones:

1. Si desea que el cliente mantenga un Crdito Disponible, habilite la opcin Crdito Disponible,
la cual consta de dos campos que son:
a. Das de Crdito: permite especificar l numero de das de
crdito que tendr el cliente.
b. Limite de crdito: este campo permite colocar la cantidad limite
al momento de hacer una factura a crdito.

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Luego en la parte derecha aparece la informacin:

Total Saldo Actual: le especifica el saldo pendiente por cancelar.Crdito Disponible: especifica el
monto disponible para el prximo crdito.
Luego aparece en la opcin de Impuesto, cuatro campos que se definen de la siguiente manera:
% Retencin I.S.L.R.: permite colocar el porcentaje que se le retiene al cliente por concepto de
Impuesto Sobre La Renta.
Tipo de Cliente: en este campo se especifica si el cliente es Contribuyente o No Contribuyente.
Agente de Retencin de I.V.A.: Esta opcin aplica si al cliente que estamos registrando retiene el
75 porciento del I.V.A al momento de cancelar una factura pendiente.

Tipo de Precio: en este campo se especifica si el precio a emplear al momento de facturar es;
Precio Mximo, Precio Oferta, Precio Mayor y Precio Mnimo.
Lista de Precio: en esta opcin usted especifca el listado de precio a utilizar para este cliente.
% Descuento Especial: esta opcin le permite colocar un porcentaje
de descuento para el cliente.

Finalmente en el recuadro de Opciones generales, aparecen las siguientes opciones:

Permitir modificar datos fiscales al facturar. (RIF, NIT, etc.): esta opcin permite al usuario
modificar los datos fiscales del cliente al momento de facturar.
Solicitar clave de supervisor al facturar o gestionar cuentas por cobrar: esta opcin permite
restingue al usuario al momento de facturar o de gestionar una cuenta por cobrar al cliente.

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Solicitar clave de supervisor al facturar o gestionar cuentas por cobrar: esta opcin permite
restingue al usuario al momento de facturar o de gestionar una cuenta por cobrar al cliente.
Estatus del Cliente: permite especificar si el cliente est Activo, Inactivo o Suspendido.
Nota: este campo permite colocar un comentario con respecto al cliente.
PUBLICIDAD Y MERCADEO
Posteriormente presione el botn F9 Registrar.
Actualmente estamos utilizando como medio publicitario el envo de correos electrnicos de
forma masiva, con una presentacin detallada del producto, para que las personas interesadas en
adquirir un Software Administrativo para su empresa, visiten nuestra pgina Web www.valery.com,
se registren y realicen la descarga de la versin que mejor se adapte a sus necesidades.
Una vez por semana la Coordinacin de Ventas, les enva un listado con los datos de los
clientes potenciales, que son todos aquellos que descargaron el sistema, para que segn la gua de
Como venderle a clientes potenciales ubicada en CD de herramientas, procedan a cerrar la mayor
cantidad de ventas posibles.
Estas gestiones deben ser enviadas a final de cada mes, a la direccin de
yanekimartinez@valery.com, con sus debidas observaciones.

correo

ORGANIZACIN Y METODOS
Para efectos de control de calidad de nuestros servicios, estamos diseando una serie de
formatos y encuestas que nos permitirn llevar un mejor control y mostrar nuestra imagen
corporativa a los clientes Valery. Entre ellos tenemos:
Reporte de Servicios: A travs de este formulario se podr llevar el control de cada visita
realizada por nuestros asesores a los clientes. Contiene los siguientes datos: Nombre del asesor,
fecha, hora de inicio, actividades realizadas, hora de finalizacin, actividades pendientes, firma y
sello del cliente en calidad de conforme y firma del asesor.
Recibos de Pago: Con la finalidad de que los clientes cancelen nuestros servicios de
contado, le entregamos un recibo como constancia de haber realizado la cancelacin del Soporte
Tcnico, y luego se le enva a su oficina la factura original correspondiente a su pago.
Autorizacin de Soporte Tcnico Adicional: Cuando un cliente solicita soporte tcnico por
un tiempo determinado, y el asesor determina que es necesario extender este tiempo, el cliente
deber autorizarlo a travs del formato que contiene informacin referente a nmero de horas
adicionales y el precio que debe cancelar por las respectivas horas.
Normativa de Servicio Pos Venta: Es necesario suministrar al cliente informacin referente
a la normativa de trabajo de la empresa, tomando en cuenta los siguientes puntos: Precio del
soporte tcnico por horas y por paquetes diarios, tiempo estimado de respuesta para la solicitud de
soporte, definicin de los servicios facturables y los no facturables, forma de pago, entre otras.
Encuestas Pos Venta: Para evaluar la calidad de servicio que estn prestando los asesores,
se recomienda realizar una encuesta al finalizar cada implementacin del software, obteniendo as
informacin relevante para el desarrollo y mejoramiento de sus procesos, as como la garanta de
haber prestado un buen servicio.