HALLAZGOS CONTROL INTERNO

BLOQUE INFORME DE INCIDENCIA

CAMPO

TIPO DE CAMPO

Empresa

LISTA DESPEGLABLE

Ubicacin

LISTA DESPEGLABLE

Caso presentado
Asignado a

TEXTO
USUARIO

Copia a

EMAIL

Proceso al que pertenece

TEXTO

BLOQUE CASO PRESENTADO

CAMPO

TIPO DE CAMPO

Descripcin del caso

Plazo de respuesta

MEMO
FECHA

Solucin al caso [1]

MEMO

Fecha de respuesta [1]

FECHA Y HORA

Respuesta aceptada [1]

LISTA DESPEGLABLE

Solucin al caso [2]

MEMO

Fecha de respuesta [2]

FECHA Y HORA

Respuesta aceptada [2]

LISTA DESPEGLABLE

Fecha de aceptacin Respuesta

FECHA Y HORA

CIERRE DEL CASO

CAMPO
Responsable

Calificacion

TIPO DE CAMPO
TEXTO

CALCULADO

Ticket No 1

Enviar un ticket al correo del usuario del campoAsignado acon

Ticket No 2

Enviar un ticket cuando sea diligenciado el Campo Solucin al c

Ticket No 3

Enviar un ticket cuando se diligencia el campo de Respuesta ac

Ticket No 4

Enviar un ticket cuando se diligencie el campo Estado la opcin

El mdulo Hallazgos de Control interno deber contener la opcin de archivar documentos

Los campos de solucin al casdo no se puedan editar despus de grabar
Verificar que los campos diligenciados solo se puedan crear mas no editar

INDICADORES E INFORMES
CALIFICACIONES
Criterios de Respuesta
Estado
Cerrada
Abierto
Primera Respuesta No justificada
Segunda Respuesta caso sin justificar

Ponderacin:
Criterios de Respuesta
Fecha de creacin Vs Fecha de aceptacin Respuesta
EJEMPLO
Fecha de creacin

28/01/2016

Fecha de aceptacin Respuesta

31/01/2016

Estado

Cerrada

Widget
Informe Gerencial
Filtro: Empresa

Estado

Cantidad

Abierto

Primera Respuesta No justificada

Caso sin justificar

Cerrado

4
Informe Usuarios

Filtro: Por Empresa,Estado, por Mes y Acumulado

Asignado a

Calificacin Promedio

Usuario 1

Usuario 2

Usuario 3

Usuario 4

Tabla de informe detallado

Filtro Por

Estado

Filtro Por

Asignado a

Filtro Por

Empresa

Campos en el informe
Asignado a

Caso Presentado

Solucin al caso [1]

Solucin al caso [2]

CAMPO
Creado por

TIPO DE CAMPO
TEXTO

Detectado Por

LISTA DESPEGLABLE

Detectado Otro Cual ?

Prioridad

TEXTO
LISTA DESPEGLABLE

Fecha de creacin

CAMPO

FECHA Y HORA

TIPO DE CAMPO

MEMO

MEMO

Porqu

TEXTO

MEMO

Porqu

TEXTO

CAMPO
Estado

TIPO DE CAMPO
LISTA DESPLEGABLE DEPENDIENTE

eo del usuario del campoAsignado acon los correos del campoCopia a, al grabar Hallazgos de control interno a

o sea diligenciado el Campo Solucin al caso 1 y 2 el cual ser copiado al usuario de control interno quien cre

o se diligencia el campo de Respuesta aceptada 1 y/o 2 al usuarioAsignado ayCopia a

o se diligencie el campo Estado la opcinCerrado.Notificando que ya fue cerrada el Hallazgo de control interno

er la opcin de archivar documentos adjuntos

despus de grabar

crear mas no editar

CALIFICACIONES

esta

Plazo de respuesta Vs Fecha de aceptacin Respuest

Calificacin

Dias

<= 0 DIAS

> 1 DIA

> 2 DAS

> 3 DAS
> 4 DAS
> 5 DAS

70%
30%

Calificacin :

Widget
Informe Usuarios
Filtro: Por Empresa y Estado

4.1

Asignado a

Cantidad

Usuario 1

Usuario 2

Usuario 3

Usuario 4

ampos en el informe
Fecha de creacin

Fecha de aceptacin de Respuesta

LISTAS DESPLEGABLES
BLOQUE INFORME DE INCIDENCIA
CAMPO
Empresa

OPCIONES
Etanoles del Magdalena S.A.S
Fabrica de Licores del Magdalena S.A.S

BLOQUE CASO PRESENTADO

CAMPO

OPCIONES
-

Respuesta aceptada

Si
No

CIERRE DEL CASO

CAMPO

OPCIONES
Abierto

Estado

Primera Respuesta No justificada

Caso sin justificar
Cerrado

allazgos de control interno a donde le cofirme que fue abierta.

control interno quien cre el caso

Hallazgo de control interno al usuario del campoAsignado ayCopia a

a de aceptacin Respuesta
Calificacin
5
4
3
2
1
0

CAMPO

Ubicacin

OPCIONES
Barranquilla

OPCIONES
Fundacin

Bucaramanga

Pivijay

Bogot

Plato

Cali

El Banco

Medelln
Santa Marta

CONDICIONAL PARA ESTADO

Abierto
Sin diligenciar caso
Respuesta aceptada [1]
Respuesta aceptada [2]

Primera Resp
justific

X
No

CAMPO
Detectado por

Primera Respuesta No
justificada

OPCIONES
Control Interno
Otros Procesos

Caso sin justificar

No

CAMPO

Prioridad

Cerrado

Si
No

Si

OPCIONES
Urgente
Alto
Normal
Bajo

SOLICITUD DE GESTION INFORMATICA

BLOQUE [DATOS GENERALES]
CAMPO
Empresa
Cargo
Motivo de solicitud
Otro Cul?

TIPO DE CAMPO
LISTA DESPEGLABLE
TEXTO
LISTA DESPLEGABLE
TEXTO DEPENDIENTE

Decripcin del Problema

Proceso al que pertenece

MEMO
TEXTO

BLOQUE [INFORME DEL DEPARTAMENTO DE GESTION INFORMATICA]

CAMPO

TIPO DE CAMPO

Diagnstico

MEMO

Solucin

MEMO

[1]

Fecha de solucin [1]

Solucin aceptada [1]

Solucin

FECHA Y HORA
LISTA DESPEGLABLE

[2]

MEMO

Fecha de solucin [2]

Solucin aceptada [2]

FECHA Y HORA
LISTA DESPEGLABLE

Requiere servicio externo

Entidad que prest le servicio

LISTA DESPLEGABLE
TEXTO

Informe del servicio prestado

Estado
Fecha de Solucin aceptada

Ticket No 1
Ticket No 2

MEMO
LISTA DESPLEGABLE
FECHA Y HORA

Enviar Ticket cuando se cree la solicitud de gestin informatica

Enviar Ticket cuando se diligencie el campo solucin al coreo de

Ticket No 3

Enviar un Ticket cuando se diligencie el campo de solucin acep

Si la solucin aceptada que no pueda ser diligenciado el campo despleglable pasado 3 da

INDICADORES E INFORMES
CALIFICACIONES
Satisfaccin del servicio
Estado
Buena
Regular
Mala
Campo vaco o sin calificar

Ponderacin:
Satisfaccin del servicio
Fecha de creacin Vs Fecha de solucin 1 o 2
EJEMPLO
Fecha de creacin
Fecha de Solucin 1 o 2

28/01/2016

Satisfaccin del servicio

Buena

30/01/2016

Widget
Satisfaccin del usuario
Filtro: Empresa
Usuario

Cantidad

Abierta
Pendiente
Cerrada

Satisfaccin del usuario

Filtro: Por Empresa,Estado, por Mes y Acumulado

3
1
2

Usuario
Usuario
Usuario
Usuario
Usuario

Calificacin Pormedio

1
2
3
4

3
1
2
4

Tabla de informe detallado

Filtro Por
Filtro Por
Filtro Por

Satisfaccin del servicio

Asignado a
Empresa

Campos en el informe
Asignado a

Motivo de la solicitud

CAMPO
Ubicacin
Nombre del solicitante
Razn del motivo
Fecha de creacin

TIPO DE CAMPO
LISTA DESPEGLABLE
TEXTO
LISTA DESPEGLABLE DEPENDIENTE
FECHA Y HORA

MEMO

ESTION INFORMATICA]
CAMPO

TIPO DE CAMPO

MEMO

MEMO

Fecha de solucin aceptada [1]

FECHA Y HORA

MEMO

Fecha de solucin aceptada [2]

FECHA Y HORA

MEMO

Satisfaccin del servicio

LISTA DESPLEGABLE

e cree la solicitud de gestin informatica al correo de gestioninformtica@flm.com.co

e diligencie el campo solucin al coreo del usuario quien cre la solicitud

o se diligencie el campo de solucin aceptada 1 y 2 al correo de gestioninformatica@flm.com.co

el campo despleglable pasado 3 das despus de dada la fecha de solucin

CALIFICACIONES

vicio

Fecha de creacin Vs Fecha de solucin 1 o 2

Dias
<=1 da
>2 das
>3 das
>4 das

Calificacin
5
3
1
5

50%
50%

Calificacin :

Widget
Estado de solicitudes
Filtro: Por Empresa. Proceso y Estado
Asignado a
Usuario
Usuario
Usuario
Usuario

1
2
3
4

Cantidad
2
5
3
1

mpos en el informe
Razn del motivo

Decripcin del Problema

LISTAS DESPLEGABLES
BLOQUE [DATOS GENERALES]
CAMPO
Empresa

OPCIONES
Etanoles del Magdalena S.A.S
Fabrica de Licores del Magdalena S.A.S

BLOQUE [INFORME DEL DEPARTAMENTO DE GESTION INFORMATICA]

CAMPO

OPCIONES
-

Solicitud aceptada [1] Si

No

a@flm.com.co

Fecha de solucin 1 o 2
Calificacin
5
3
1
0

CAMPO

Ubicacin

OPCIONES
Barranquilla
Bucaramanga
Bogot
Cali
Medelln
Santa Marta

ON INFORMATICA]

CAMPO

OPCIONES
-

Solicitud aceptada [2] Si

No

CONDICIONAL PARA ESTADO

Abierto
Se crea la solicitud
Escrito el campoSolucin
Solucin aceptada [1] y [2]

Pendiente

CAMPO
Motivo de solicitud

OPCIONES
Asistencia Tcnica*
Problema con el sistema*

CAMPO

OPCIONES
-

Requiere servicio Externo Si

No

Pendiente

Cerrado

X
Si

CAMPO

Asistencia Tcnica*

OPCIONES
El equipo no prende [No inicia]
El equipo se reinicia
Mensaje Error
Internet
Conexin a la Red
Bloqueo
Otro

CAMPO

OPCIONES
-

Satisfaccin del servicio

Buena
Regular
Mala

CAMPO

OPCIONES
Legis Soft ERP
CRM
Problema con el sistema* Biomtrico
SGC
Otro

CAMPO

OPCIONES
Abierta

Estado

Pendiente

GERENCIA
Se establecern 3 tipos de Reuniones

REUNION 1
Participantes
Gerente General
Jefe de ventas Nacionales
Jefe Administrativa y logistica

REUNIN 2
Participantes
Jefe de ventas Nacionales
Supervisora de Contact Center

Despus de escribir lo comentado en la reunin se establecerm compromisos

Actividades
Campo
De:

Campo
Asignado a:

Lista desplegable
Pendiente
Realizado

REUNIN 3
Participantes
Jefe Administrativa y logistica
Gestin Humana

mpromisos

Actividad

Estado actividad
Lista desplegable

Fecha de realizacin
Tipo Fecha