Proyecto del Sistema de Gestin de Biblioteca

UNIVERSIDAD PERUANA UNIN

PROYECTO DE IMPLEMENTACIN DEL

SISTEMA DE GESTIN DE BIBLIOTECA

Elaborado por:

Comit Tcnico AD HOC

Fecha: Nov. 2014

Revisado por:

Direccin de Evaluacin y Acreditacin

Fecha: Dic. 2014

Aprobado por:

Consejo Universitario

RCU 3538-2014/UPeU -CU

aa, Lima, Diciembre2014

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1. Ttulo
Proyecto de implementacin del sistema de gestin de biblioteca.

2. Resumen ejecutivo
Las bibliotecas siguen siendo piezas cruciales del sistema de educacin e
investigacin, en su versin clsica de contenedoras de libros y a travs de su oferta
de acceso a textos provistos por los materiales audiovisuales, Internet, entre otros. En
un mundo donde la informacin se ha convertido en uno de los bienes ms preciados
para el crecimiento econmico, social y cultural, contar con bibliotecas actualizadas y
con recursos tcnicos modernos resulta central.
Actualmente los docentes y estudiantes de la Facultad de Ciencias de la Salud reciben
los servicios de la Biblioteca Central de la Universidad Peruana Unin mediante
estantera abierta con el sistema de clasificacin DEWEY. Con el propsito de brindar
un mejor servicio la institucin ha realizado la adquisicin de Sistema Integrado de
Gestin de Bibliotecas SYMPHONY que es una herramienta capaz de administrar
cientos de bibliotecas desde una central
Los avances en la tecnologa, las normas de catalogacin y las normas de estndares
internacionales permiten a las bibliotecas trabajar en forma mas sistematizada en las
actividades de Adquisicin, Procesos tcnicos y otras, lo que conlleva a ahorrar costos
a la institucin y muchas dificultades tcnico bibliotecarias.
Actualmente la Biblioteca cuenta con algunos documentos de gestin que en su
mayora no estn actualizados y aprobados por los rganos de gobierno
institucionales. Adems an falta elaborar polticas, objetivos y actividades de un
sistema de gestin de biblioteca, que permita identificar oportunidades de mejora
como parte del proceso de mejora continua.
La Biblioteca cuenta con los siguientes documentos:

Manual de organizacin y funciones por actualizar y aprobar.

Reglamento de Servicios de biblioteca, pendiente de actualizacin y aprobacin
Reglamento de adquisiciones por actualizar y aprobar
Plan estratgico.

Cabe indicar que algunos procesos de biblioteca generan datos que an no han sido
sistematizados como parte del sistema de gestin de biblioteca en el contexto de la
mejora continua.
En este sentido se ha elaborado el Proyecto de implementacin del sistema de gestin
de biblioteca con el propsito de optimizar el servicio a los estudiantes y docentes de
la Facultad de Ciencias de la Salud y de este modo ejercer un importante
protagonismo en la formacin profesional e investigacin.

3. Objetivo general
Implementar un sistema de gestin de biblioteca que permita mejorar los procesos
internos y la calidad del servicio a los usuarios.

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4. Objetivos Especficos
1. Planificar la implementacin del sistema de gestin de biblioteca.
2. Disear el sistema informtico de bsqueda y consulta de bibliografa, as
como la difusin de dichas herramientas.
3. Implementar la ejecucin del sistema de gestin de biblioteca.
4. Evaluar el avance de la implementacin del sistema de gestin de biblioteca
con la participacin estudiantes, docentes y personal tcnico especializado de
la biblioteca.

5. Alcance del programa

El sistema de gestin de biblioteca abarca las reas de Seleccin, adquisicin,
catalogacin, descarte y servicio al usuario.

6. Normatividad.

Estatuto
Reglamento general del trabajo
Reglamento general de estudios
Polticas institucionales
Plan estratgico institucional
Plan estratgico de la EAPs

7. Responsables del proyecto

Vicerrectorado acadmico.
Direccin de Biblioteca Central
Gerencia de Recursos Humanos
Decanos de la Facultades
Directores de la Escuelas Acadmico Profesionales

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VIII. Actividades, responsables, metas, recursos, presupuesto
8.1. FASE DE PLANIFICACION: Las actividades de planificacin del sistema de gestin de biblioteca
N

4
5

Principales actividades
Nombrar la comisin
responsables del Sistema
de Gestin de Biblioteca

Meta

Indicador(es)

Comisin
General
conformada

Resolucin de
aprobacin de
comisin

Nombrar las sub comisiones

responsables del Sistema
de Gestin de Biblioteca

Subcomisiones
conformadas

Resolucin de
aprobacin de
sub comisiones

Revisin de reglamentos y
polticas relacionadas al
servicio de biblioteca.

Informe sobre
reglamentos y
polticas
existentes

Diagnstico situacional
sobre los procesos de
biblioteca
Planificacin del sistema de
biblioteca
Planificacin de la difusin
del proyecto de
implementacin del sistema
de gestin de biblioteca.

Informe revisado

Informe

Informe revisado

Plan

Plan aprobado

Plan de difusin

Plan de difusin
aprobado

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Recursos

Recursos
Humanos
Materiales de
oficina
Infraestructura

Presupuesto
(S/.)

Plazo

No requiere

Agosto
2015

No requiere

Agosto
2015

50.00

100.00
50.00

50.00

Responsable
Vicerrectorado
Director de Biblioteca
Gerente de Recursos
Humanos
Decanos
Directores de EP.
Comisin General

Setiembre
2015

Setiembre Comisin General y

2015
Subcomisiones
Setiembre
2015
Octubre
2015

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8.2. FASE DE DISEO: Las actividades de diseo del sistema de gestin de biblioteca.
N
7

10

11

12

Principales actividades

Meta

Indicador(es)

Recursos

Presupuesto
(S/.)

Actualizacin y adecuacin del

mapa de procesos del sistema
de gestin de biblioteca.

Mapa de
procesos

Mapa de proceso
diseado

7,200.00

Diseo de la metodologa,
procedimientos, programas y
formatos.

Metodologa
que regulan el
proceso de
mejora
continua.

Metodologa,
procedimientos,
programas y
formatos para la
mejora continua.

250

Carpeta de
formatos

Carpeta de
Formatos para
cada fase de
procesos.

Diseo de formatos de acuerdo

a la metodologa para la
identificacin, caracterizacin,
anlisis, mejora y
retroalimentacin de procesos y
procedimientos.
Diseo de estrategias de
capacitacin del personal
involucrado para la
identificacin, caracterizacin y
mejora de procesos del sistema
de gestin de bibliotecas

Estrategias de
capacitacin
diseadas
para su
ejecucin.

Disear las estrategias de

difusin de los procesos hacia
los usuarios.

Estrategias de
difusin
diseadas

Actualizacin de documentos de
gestin de biblioteca de acuerdo
a las mejoras.

Adecuacin de
Organigrama,
MOF,
Reglamento,
manuales de
usuarios,

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Documento que
contiene el diseo
de estrategias de
capacitacin.
Documento que
contiene el diseo
de estrategias de
difusin.
Documentos de
gestin
actualizados y
aprobados por
rganos de
gobierno

Recursos
Humanos
Materiales de
oficina
Infraestructura

1000.00

Plazo

Responsable

Noviembre
2015

Febrero
2016

Febrero
2016
Comisin
General y
Subcomisiones

300.00

Febrero
2016

300.00

Febrero
2016

6000.00

Diciembre
2016

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8.3. FASE DE IMPLEMENTACIN: Las actividades de implementacin del sistema de gestin de biblioteca
N

Principales actividades

13

Capacitar al personal de
biblioteca y otros
involucrados en la
identificacin,
caracterizacin, y mejora de
procesos del sistema de
gestin de bibliotecas.

100% de
personal
involucrado
capacitado

% de personal
involucrado
capacitado

14

Aprobacin de la
metodologa,
procedimientos, programas
y formatos elaborados.

Normas,
procedimientos
y formatos
aprobados
puestos en
vigencia.

Normas,
procedimientos y
formatos aprobados y
publicados en pgina
web institucional.

15

Socializar la normatividad,
procedimientos, programas
y formatos elaborados.

16

Desarrollo Talleres de
identifiacin, caracterizacin
y mejora de procesos

17

Implementar las mejoras a

los procesos

Meta

Indicador(es)

Recursos

Presupuesto
(S/.)

500.00

Recursos
Humanos
Materiales de
oficina
Infraestructura

No requiere

170.00

100% de
procesos
identificados,
caracterizados
y analizados

% de procesos
identificados,
caracterizados y
analizados.

2000.00

90% de
procesos
mejorados

% de procesos
mejorados

270,00

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Responsable

Marzo
2016

Marzo
2016
Comisin
General y
Subcomisiones

Conocimiento de
normas,
procedimientos,
programas y
formatos

Informe

Plazo

Marzo
2016

Marzo a
Diciembre
2016
Marzo a
Diciembre
2016

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18

19

Adecuacin y puesta en
marcha del sistema
integrado de bibliotecas
(Hardware y software)
Capacitacin en el uso de
los servicios de biblioteca a
docentes y estudiantes.

Hardware y
software
adecuado y en
operatividad
90% de
docentes y
estudiantes
capacitados

Sistema operativo y
al servicio de usuario.

20000.00

% de docentes y
estudiantes
capacitados

2100.00

Marzo a
Diciembre
2016
Marzo a
Diciembre
2016

8.4. FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: Las actividades de seguimiento y control segn objetivo
N

Principales actividades

Meta

Indicador(es)

20

Aprobacin de documentos
de gestin de biblioteca de
acuerdo a las mejoras.

Documentos de
gestin
aprobados

Documentos
aprobados y
publicados en
web para puesta
en vigencia

21

22

Monitoreo de las actividades

ejecutadas en el proyecto
del sistema de gestin de
biblioteca segn
cronograma
Evaluacin de la
satisfaccin del usuario con
respecto al servicio de
biblioteca

100% de fases
del proceso
reciben
monitoreo

70% de
satisfaccin

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% de fases que
son
monitorizados
respecto al
cumplimiento de
actividades.

% de satisfaccin

Presupuesto
(S/.)

Recursos

Recursos
Humanos
Materiales de
oficina
Infraestructura

Plazo

Diciembre
2015

Agosto
2015 a
Diciembre
2016
(mensual)

500.00

Abril,
Junio,
Noviembre
2016

Responsable

Comisin
General y
Subcomisiones

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23

Evaluacin e Informacin
semestral el cumplimiento
de las actividades segn
cronograma

100% de
actividades
cumplidas.

% de
cumplimiento de
las actividades

24

Evaluacin del software del

sistema de Biblioteca

Informe de
evaluacin

300.00

Junio y
diciembre
2016l

Informe de
evaluacin
realizado.

2000.00

Junio y
diciembre
2016

25

Evaluacin de la
disponibilidad de recursos
de informacin suficiente
para la formacin e
investigacin

100% de
disponibilidad de
acervo
bibliogrfico de
las escuelas de
Enfermera,
Nutricin y
Psicologa

% de
disponibilidad de
acervo
bibliogrfico de
las escuelas de
Enfermera,
Nutricin y
Psicologa

250.00

Marzo y
agoto
2016.

26

Retroalimentacin del
sistema e implementacin
de sus procesos para
alcanzar los objetivos
previstos.

Plan de mejora

Plan de mejora
aprobado

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500.00

Abril y
Agosto
2016

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IX. Cronograma de actividades
PERIODOS
AO 2015

ACTIVIDADES
A

AO 2016
D

Planificacin
Diseo y desarrollo de
productos
Implementacin
Seguimiento y control

X. Presupuesto
PRESUPUESTO
FASE

N de actividades

Psicologa

Enfermera

Nutricin
Humana

Actividades de planificacin del

proyecto del sistema de gestin
de la biblioteca

06 actividades
principales

S/. 145.00

S/. 55.00

S/. 50.00

Actividades de diseo del

proyecto del sistema de gestin
de la biblioteca

06 actividades
principales

S/. 8,729.00

S/. 3,311.00

S/. 3,010.00

Actividades de implementacin
del proyecto del sistema de
gestin de la biblioteca

07 actividades
principales

S/. 14,523.20

S/. 5,508.80

S/. 5,008.00

Actividades de seguimiento y
control del proyecto del sistema
de gestin de la biblioteca

07 actividades
principales

S/. 2,059.00

S/. 781.00

S/. 710.00

S/. 9,655.80

S/. 8,778.00

SUB TOTAL S/. 25,456.20

TOTAL

S/. 43890.00

XI. Financiamiento
El proyecto ser financiado por el presupuesto operativo de Biblioteca y Escuelas
Profesionales.

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MAPA PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD DE LA BIBLIOTECA

Planificacin

Revisin

Induccin al usuario
C
L
I
E

Registro del usuario

Atencin del usuario
Circulacin y prstamo

N
T
E

Gestin de recursos
bibliogrficos:
Adquisicin, catalogacin,
evaluacin, conservacin y
restauracin

Evaluacin

C
L
I
E
N
T

Infraestructura y
mantenimiento

Gestin de recursos

E
S

Informacin y comunicacin
Procesos directivos
Procesos clave
Procesos de apoyo

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Proyecto del Sistema de Gestin de Biblioteca

Estructura de procesos y procedimientos

PROCESO
NOMBRE DEL
Cd.
PROCESO

PROCEDIMIENTOS
Cd.

PB - 01

Induccin al
usuario

PR01

PB-02

Registro de
usuarios

PB - 03

Atencin del
usuario

PR02
PR03
PR04

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO

Describir las actividades que implica la induccin a los usuarios

mediante un programa para que puedan usar los servicios de la
biblioteca
Procedimiento para el registro de estudiantes, Describir las actividades involucradas en mantener un registro constante
docentes y administrativos
de los usuarios de biblioteca
Toma y registro de consultas, prstamos y
Describir los pasos que debe seguir el responsable para atender y
solicitudes.
registrar las consultas, prstamos y solicitudes diversas del usuario.
Establecer los procedimientos que debe seguir el usuario para levantar
Procedimiento para levantamiento de la
la sancin impuesta por la comisin de alguna falta al reglamento de la
sancin por falta al reglamento de la Biblioteca.
Biblioteca.
Referencia flotante
Describir el proceso del servicio de referencia flotante
Procedimiento para la induccin en servicios
de biblioteca a la comunidad universitaria.

Prstamos de libros para sala

Prstamos de libros para domicilio
PB-04

Circulacin y
Prstamos

PR05

Prstamos de revistas
Prstamos de tesis
Acceso a Internet
Acceso a bases de datos

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Describir los pasos que debe cumplir el usuario para efectuar los
distintos tipos de prstamos de biblioteca

Proyecto del Sistema de Gestin de Biblioteca

Cd.

PB - 05

PB - 06

PROCESO
NOMBRE DEL
PROCESO

Gestin de recursos
bibliogrficos

Evaluacin

PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO

Cd.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PR06
PR07

Adquisicin de material bibliogrfico o

hemerogrfico

PR08

Soporte informtico a las bases de

datos.

Establecer los pasos que debe seguir el responsable de soporte

informtico para el mantenimiento de las bases de datos de la Biblioteca

PR09

Evaluacin de material bibliogrfico o

hemerogrfico

Describir los procedimientos que debe seguir el responsable de procesos

tcnicos para evaluar el material bibliogrfico o hemerogrfico

PR10

Mantenimiento o restauracin de
material bibliogrfico o hemerogrfico

Describir los procedimientos que debe seguir el responsable de proceso

tcnico para dar mantenimiento o restauracin del material bibliogrfico o
hemerogrfico.

PR11
PR12
PR13
PR14
PR15

Catalogacin

Evaluacin del personal.

Evaluacin de la infraestructura y
equipamiento.
Evaluacin del financiamiento.
Evaluacin del impacto de los servicios
de biblioteca
Evaluacin docente del fondo
bibliogrfico

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Describir los pasos que debe seguir el responsable de Biblioteca para la

adquisicin de material bibliogrfico o hemerogrfico.
Describir los pasos que debe seguir los responsables de procesos tcnicos
para la catalogacin del material bibliogrfico.

Establecer los procedimientos que debe seguir la evaluacin del personal

de la biblioteca
Establecer los procedimientos que debe seguir la evaluacin de la
infraestructura y equipamiento de la Biblioteca
Establecer los pasos que debe seguir la evaluacin del financiamiento de
los servicios de la Biblioteca
Describir los pasos que debe seguir el responsable para la evaluacin del
impacto de los servicios brindados por la Biblioteca.
Describir los pasos que debe seguir el responsable para contar con la
evaluacin docente respecto del fondo bibliogrfico o hemerogrfico de la
Biblioteca.

Proyecto del Sistema de Gestin de Biblioteca

METODOLOGA

Tomar acciones correctivas y/o

preventivas.
Elaborar acciones de mejoras.
Estandarizar las acciones o
actividades que presentaron valor
positivo en el sistema de gestin de
biblioteca
M
E
T
O
D
O
L
O
G

A
S

ISO 9001:2008*

Establecer metas y objetivos.

Determinar mtodos para alcanzar
metas (estrategias y recursos).

Actuar
(4)

Planificar
(1)
Satisfaccin de la
Comunidad Universitaria

BPM**
BSC****

Medir el desempeo del sistema

de de gestin de biblioteca.
Comparar las metas y objetivos.

Verificar
(3)

Hacer
(2)
Seleccionar
a
docentes
competentes para el desarrollo
del sistema.
Ejecutar el sistema de de gestin
de biblioteca.

ISO 9001:2008*: IS0 (International Organization for Standarization) es una organizacin internacional que certifica la calidad de los procesos y sistemas de
una empresa u organizacin.
BPM**: Business Process Management
PMBOK***: La Gua del PMBOK es un estndar en la Administracin de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI)
BSC****: Balanced Scorecard
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