Anlisis organizacional o administrativo.

Esta fase del Diagnstico Administrativo tiene como objetivo comparar la informacin registrada en la etapa de
anlisis y los aspectos tcnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos crticos
que afectan al buen desempeo del rea evaluada.
Dentro de sus principales objetivos estn:

Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.

La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa la base para las futuras
conclusiones, cuando el analista es experto en diagnsticos bastar la informacin objetiva con solo
observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los sntomas directos; la
informacin deber ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependern las posibles
soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de informacin es variada
y diferente en relacin a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y
contribuye a la solucin final.

Determinar con datos reales la evolucin de la empresa en un perodo ms o menos largo, en lo

referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemticamente si ha existido
crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como tambin en los
operativos.

Tambin es necesario analizar la informacin proveniente de fuentes externas, pues indicar las
caractersticas, las posibilidades y la situacin particular del medio de cada elemento, sus funciones o
actividades que puedan desarrollar en consonancia con el anlisis del problema. Esta informacin es
necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.
El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el
volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge la competencia imperfecta, dependencia
econmica y tecnolgica, implican desequilibrio orgnico y funcional y alientan a la expansin,
restriccin o desaparicin de las empresas.

Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

La informacin interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se
puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a travs de la
informacin que proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en
entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta informacin
debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su anlisis
de calidad y cobertura o amplitud, su actualizacin es necesaria para obtener datos fidedignos, debe
verificarse y comprobar el costo de su obtencin tomando en cuenta la utilidad que prestar al estudio.

Anlisis de los aspectos organizacionales

Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para
determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misin, visin y objetivos de
la misma y de la empresa en general.
Los aspectos que se deben evaluar como mnimo son los siguientes:

Organigrama estructural
Los organigramas estructurales son los ms frecuentemente utilizados en laAdministracin pblica y en
las organizaciones medianas y grandes. Permiten una rpida
Visualizacin de los rganos, las relaciones de autoridad que los vinculan y las distintasJerarquas.
Mediante los mismos se aprecia rpidamente el mbito de control de cada
Unidad, las relaciones formales y la cantidad de niveles jerrquicos que componen la
Estructurade la organizacin.

Niveles jerrquicos
Son la dependencia y relacin que tienen las personas dentro de la empresa.
Nivel directivo
Las funciones principales son; legislar polticas, crear y normas procedimientos que debe seguir la
organizacin. As como tambin realizar reglamentos, decretar resoluciones que permitan el mejor
desenvolvimiento administrativo y operacional de la empresa. Este organismo constituye el primer
Nivel jerrquico de la empresa, formado principalmente por la Junta General de Accionistas.
Nivel ejecutivo
Es el segundo al mando de la organizacin, es el responsable del manejo de la organizacin, su
funcin consistente en hacer cumplir las polticas, normas, reglamentos, leyes y procedimientos que
disponga el nivel directivo. As como tambin planificar, dirigir, organizar, orientar y controlar las tareas
administrativas de la empresa.

Este nivel, se encarga de manejar Planes, Programas, Mtodos y otras

tcnicas administrativas de alto nivel, en coordinacin con el nivel operativo y auxiliares, para su
ejecucin. Velara el cumplimiento de las leyes y reglamento obligatorios y necesarios para el
funcionamiento de la organizacin.
El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando exista un Director o Gerente.
Nivel asesor
No tiene autoridad en mando, nicamente aconseja, informa, prepara proyectos en materia
jurdica, econmica, financiera, contable, industrial y dems reas que tenga que ver con la empresa.

Nivel auxiliar o de apoyo

Apoya a los otros niveles administrativos, en la prestacin de servicios, en forma oportuna y
eficiente.
Nivel operativo
Constituye el nivel ms importante de la empresa y es el responsable directo de la
ejecucin de las actividades bsicas de la empresa, siendo el pilar de la produccin y
comercializacin.
Tiene el segundo grado de autoridad y es responsable del cumplimiento de las actividades
encomendadas a la unidad, bajo su mando puede delegar autoridad, ms no responsabilidad.
Coordinaciones
Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora, puede delegar autoridad, ms no
responsabilidad. Consiste en integrar las actividades de departamentos independientes para perseguir
las metas de la organizacin con eficacia. El grado de coordinacin depender de la naturaleza de las
tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas
unidades
Cuando el intercambio de informacin es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor
eficiencia, con menos interaccin entre departamentos o secciones.
Un grado importante de coordinacin con toda probabilidad beneficiar un trabajo que no es rutinario
ni pronosticable,
Puestos operativos
Es la parte fundamental en la produccin o realizacin de tareas primarias y/o. No tiene autoridad ni
delega responsabilidad.

Tipo y lneas de autoridad

La autoridad de lnea consiste en guiarse de la jerarqua que cada persona posee y en base a eso ejerce
poder. Este tipo de autoridad resulta eficiente para empresas que tienen pocos niveles jerrquicos.
Generalmente. Esta autoridad lineal, tambin tiene desventajas. Genera cierta inflexibilidad y rigidez
en empresas ms grandes, puesto que las decisiones y la delegacin se dan desde el nivel ms alto de
la organizacin hacia abajo

Tramos de control
Se refiere al nmero de trabajadores que un gerente puede dirigir de manera eficaz y eficiente. Esto
determina principalmente, el nmero de niveles y gerentes que una organizacin posee.
A medida que ms grande sea este tramo de control, ms eficaz ser la organizacin, en trminos de
costos. No obstante, se puede encontrar que en ciertos aspectos un tramo de control demasiado amplio
afecta el desempeo de los trabajadores, esto porque los supervisores no poseen tiempo para brindar
el liderazgo y la ayuda que se requieren.

Los tramos de control reducidos, permiten que un gerente pueda mantener un control estricto. Pero
adems posee ciertas desventajas, entre las que se pueden considerar:
1. Posee un costo elevado, ya que aumenta los niveles de gerencia,
2. Aumentar los niveles de gerencia hace que se disminuya la toma de decisiones y que la alta gerencia
por lo general se asle.
3. Origina que la comunicacin vertical se vuelva ms compleja dentro de la organizacin.
4. Fomentan una gran supervisin y desalientan la autonoma y libertad del trabajador.
Como se puede observar las organizaciones buscan por todos los medios reducir gastos y costos,
apurar el proceso de toma de decisiones, aumentar la flexibilidad, acercarse ms estrechamente con
sus clientes y emplear la facultacin. Todo lo anteriormente mencionado se consigue con tramos de
control amplios; pero para que los gerentes se encuentren seguros que el desempeo de los
empleados no se vea afectado, se puede dar cuenta que las organizaciones invierten en capacitar a los
trabajadores.

Recursos existentes
La cantidad de personal asignado a cada area o departamento objeto de estudio

Dependencia y relacin con otras reas

Comprende el estudio de la coordinacin, comunicacin y dependencia que existe entre los elementos
integrantes de la organizacin en general y que se relacionan con el rea objeto de estudio.
Entre el personal en general del rea objeto de estudio con las otras reas.

Anlisis de las funciones:

Comprende el estudio de las funciones asignadas al rea objeto de estudio, as como las atribuciones y
obligaciones que tienen que cumplir para el desempeo del trabajo.
La base para este tipo de anlisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura
organizacional, por lo tanto es importante verificar:

Funciones principales del rea objeto de estudio.

Entre los niveles jerrquicos que integran la estructura organizacional del rea objeto de estudio.

Relacin existente entre las funciones que se desempean en cada puesto de trabajo con los objetivos
del rea y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma emprica.
Manual de normas y procedimientos

Duplicidad u omisin de funciones dentro del rea en relacin a los objetivos de la misma.
Entre los procesos generales de la organizacin en los cuales dependencia del rea en por lo menos
una de sus actividades componentes.

Grado de complejidad y especializacin que se necesita para realizar cada una de las funciones.
Nivel de dificultad, conocimiento sobre un area especifica sobre la que realizada determinada tarea

Descripcin y perfiles de los puestos de trabajo

Capacidad de las personas para desempear el puesto de trabajo segn sus conocientos aptitudes y
formacion academica