Parte III Tesorería

3.
UNIDAD DE TESORERA
Es la unidad responsable del manejo de los flujos de cajas receptoras a travs del
depsito y custodia de fondos municipales, ejecuta pagos, adems coordina
actividades relacionadas con Bancos y Fondos Rotativos para el manejo
adecuado de recursos de la Municipalidad.
Objetivo General
Mantener la liquidez del Tesoro Municipal para contribuir al equilibrio y
saneamiento de las finanzas municipales.
Objetivos Especficos
Cumplir en forma transparente con las obligaciones contradas derivadas de

movimientos presupuestarios y contables de la Municipalidad y sus empresas.
Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la

toma decisiones.
Mejorar la administracin de los recursos percibidos por concepto de:

Deducciones, Retenciones, Aumentos, Tasas, Arbitrios, Transferencias
Corrientes y de Capital, Prstamos y Donaciones.
Bases legales
Cdigo Municipal, Decreto 12-2002
Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto 101-97
Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo

240-98
Funciones Bsicas
Las funciones bsicas que desarrolla el Encargado de Tesorera para el logro y
cumplimiento de las metas y objetivos trazados en esta son las siguientes:
75
Disear, mantener y actualizar las normas, procedimientos e instructivos que

regulan el funcionamiento de la Unidad de Tesorera, de acuerdo a las normas
establecidas por la entidad rectora y los procedimientos del Sistema Integrado
de Administracin Financiera Municipal.
Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez,

mediante el sistema de Cuenta nica del Tesoro Municipal.
Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la Direccin

de Administracin Financiera de la Municipalidad.
Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por el

Concejo Municipal.
Elaborar, juntamente con la Unidad de Presupuesto la programacin de la

ejecucin presupuestaria y programar el flujo de fondos de la Municipalidad.
Aprobar y someter a consideracin del Director de Administracin Financiera

Integrada Municipal, el programa mensualizado de caja elaborado por la
Unidad de Tesorera.
Brindar informacin de forma oportuna que ayude a la toma decisiones, a las

Unidades y autoridades de la Municipalidad, acerca del movimiento de fondos.
Efectuar los pagos que estn fundados en las asignaciones del presupuesto,
con previa verificacin de su legalidad.
Extender
los
contribuyentes
los
comprobantes
correspondientes
autorizados y sealados por la Contralora General de Cuentas, por las sumas

que de ellos perciban.
76
3.1 UNIDAD DE FONDO ROTATIVO

Esta Unidad se encarga de aperturar, rendir, consolidar, hacer reposicin,
archivar, revisar documentacin, liquidar y registrar el manejo de fondos rotativos,
siendo estos una disponibilidad de recursos financieros (efectivo o cheque), que
la Tesorera entrega a un funcionario responsable para su manejo y pueda cubrir
gastos urgentes de funcionamiento e inversin de poca cuanta que no
necesariamente espera el trmite de una orden de compra.
Objetivo general
Definir de manera clara y precisa las responsabilidades del personal que participa
en la gestin de Fondos Rotativos de la Municipalidad.
Base legal
La Unidad de Fondo Rotativo tiene como base para su gestin la siguiente
normativa:
Acuerdo del Ministerio de Finanzas Pblicas No. 06-98, modificado con los
Acuerdos Ministeriales 1-2007 y 10-2012.
Acuerdo Ministerial 13-98.
Resolucin Conjunta No. 01-2005 de Direccin de Contabilidad del Estado y

Tesorera Nacional.
Las normas especficas que se establezcan en las regulaciones legales de

constitucin de cada Fondo Rotativo.
CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

La constitucin representa la asignacin inicial para Fondo Rotativo, dentro de la
Unidad se establece una cantidad monetaria cada inicio de ao para que sufrague
gastos emergentes.
77
Objetivos
Las metas que se persiguen para el realizar el procedimiento de constitucin son
los siguientes:
Realizar adecuadamente la constitucin o ampliacin del Fondo Rotativo.
Establecer por medio de Acta un acuerdo para la constitucin del Fondo

Rotativo anual.
Establecer las autoridades que deben de participar en la constitucin o

ampliacin del Fondo Rotativo.
Requisitos
Para el procedimiento
de constitucin de Fondo Rotativo se necesita la
documentacin siguiente:
Acta de Constitucin de Fondo Rotativo.
Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo.
Comprobante nico de Registro -CUR-
Cheque que contiene el monto inicial de Fondo Rotativo.
Normas
Las normas que regulan la constitucin de Fondo Rotativo para que sea oportuna
ante las distintas autoridades de la Municipalidad son las siguientes:
Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

(Q 15,000.00).
La constitucin del FR se formaliza con la entrega de fondos a un funcionario

autorizado, con el fin de que se realicen gastos de funcionamiento e inversin.
La constitucin, incremento o disminucin del Fondo Rotativo ser de acuerdo

a las normas, limitaciones y condiciones especiales que la Municipalidad
establezca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta
efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades
78
presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no

Personales, Grupo 200 Materiales y Suministros y Grupo 300 Propiedad
Planta y Equipo, con excepcin de los renglones 321, 325 y 327. Tambin
podrn afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del
Grupo 400.
La Constitucin de Fondo Rotativo no afecta el presupuesto, solo se registra

contablemente.
La Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo debe de contener el Vo. Bo.

del Alcalde Municipal.
No se aceptar la Solicitud de Constitucin si no es cotejada con la

disponibilidad presupuestaria.
Dentro de la Solicitud de Constitucin de fondos se establecer los

responsables de su manejo.
PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita reporte de disponibilidad financiera
Solicita el reporte de disponibilidad financiera para la
Director
elaboracin de la Solicitud de Constitucin del Fondo
Financiero
Rotativo.
Verifica el reporte de disponibilidad financiera y lo

traslada
Luego de realizar la verificacin correspondiente
traslada al Director Financiero.
Encargado de
Tesorera
Recibe el Reporte de Disponibilidad y elabora

Solicitud de Constitucin
Recibe el reporte y elabora solicitud del Fondo Rotativo,
donde se indican los nombres de los responsables para
su manejo, tramita la firma y Vo. Bo. del Alcalde
Municipal.
Director
Financiero
79
No.
4
7
8
9
10
11
12
13
14
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Firma, da Vo. Bo. y traslada la Solicitud de
Constitucin
Alcalde
Se entrega la Solicitud de Constitucin al Alcalde para
Municipal
que otorgue su visto bueno.
Recibe Solicitud de Constitucin y analiza
Concejo
Recibe la Solicitud para la Constitucin del fondo, si no
Municipal
llena los requisitos no aprueba la solicitud y finaliza.
Solicita elaboracin de Acuerdo de Constitucin de
Fondo Rotativo
Concejo
Si aprueba, solicita la elaboracin del Acuerdo de
Municipal
Constitucin de Fondo Rotativo.
Elabora Acuerdo de Constitucin de Fondo Rotativo
Secretaria
Conforme lo establecido en la legislacin aplicable se
Municipal
realiza el Acuerdo de Constitucin de Fondo Rotativo.
Traslada proyecto de Acuerdo al Concejo Municipal
Secretaria
Realiza el debido traslado para su aprobacin.
Municipal
Recibe proyecto de Acuerdo de constitucin
Concejo
Del Fondo Rotativo a constituirse para el presente ao.
Municipal
Concejo
Aprueba y firma el Acuerdo
Municipal
Aprobado por un representante del Concejo Municipal y
y Director
Director Financiero
Financiero de
-DAFIMTraslada el expediente de Constitucin
Con el Acuerdo aprobado y Solicitud de Fondo Rotativo
Secretaria
se traslada a contabilidad copia del acuerdo aprobado y
Municipal
solicitud firmada y sellada.
Recibe expediente e ingresa datos en el sistema
Para obtener el Comprobante nico de Registro y hacer Encargado de
efectiva la constitucin del Fondo Rotativo en SICOINContabilidad
GL.
Aprobacin del pago
Encargado de
Luego que el sistema apruebe la Constitucin del Fondo
Tesorera
Rotativo, el sistema genera el pago del mismo.
Impresin y entrega de cheque
Se genera un cheque que el sistema genera para Encargado de
proceder a su impresin y realizar entrega al Encargado
Contabilidad
de Fondo Rotativo.
80
No.
ACTIVIDAD
Recibe cheque e ingresa de datos de cheque

15 Recibe cheque y expediente e ingresa datos del cheque
al mdulo de Fondo Rotativo.
Cambia el cheque
16 En la agencia interna de BANRURAL para la
disponibilidad de fondos.
Resguarda el efectivo
17
Resguardo del efectivo para compras menores.
Archiva el expediente de Constitucin de Fondo
Rotativo
18
Para su debida custodia se archiva el expediente de
Constitucin.
RESPONSABLE
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Contabilidad
81
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DEL FONDO ROTATIVO

No.
Actividad
Solicita reporte de
disponibilidad financiera
Director Financiero
A
INICIO
Encargado de
Tesorera
B
Alcalde Municipal
C
Concejo Municipal
D
Secretaria Municipal
E
Encargado de
Contabilidad
F
Encargado de Fondo
Rotativo
G
12
15
16
2
Verifica el reporte de
disponibilidad financiera y lo
traslada
3
Recibe el reporte de
disponibilidad y elabora
solicitud de constitucin
4
10
11
12
13
Firma, da Vo. Bo. y traslada la

solicitud de constitucin
Recibe Solicitud de
Constitucin y analiza
17
3
13
Solicita elaboracin de Acuerdo

de Constitucin de Fondo
Rotativo
Elabora Acuerdo de
Constitucin de Fondo Rotativo
Traslada proyecto de Acuerdo

de Concejo Municipal
Recibe proyecto de Acuerdo de
constitucin
D
14
G
F
10
Aprueba y firma el Acuerdo

Traslada el expediente de
Constitucin
Recibe expediente e ingresa

datos en el sistema
18
E
FIN
Aprobacin de pago
14
Impresin y entrega de cheque
15
Recibe cheque e ingresa de

datos de cheque
16
Cambia Cheque
17
18
Archiva el expediente de
Constitucin de Fondo Rotativo
82
AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

Es un incremento al monto original constituido del Fondo Rotativo a la fecha. La
ampliacin del fondo surge por la falta de disponibilidad monetaria que requiere la
Unidad a cargo para solventar gastos por compras o adquisicin de servicios, la
ampliacin se puede dar solamente si el fondo es menor al mximo establecido
de quince mil quetzales (Q15,000.00).
Objetivos
A continuacin se describen los objetivos que la Unidad de Fondo Rotativo
persigue al momento de ampliar el monto constituido de fondos.
Mantener una disponibilidad de efectivo adecuada para cubrir gastos de

funcionamiento e inversin emergentes.
Evitar la falta de fondos al momento que existan gastos imprevistos en un

momento determinado.
Requisitos
Para la debida realizacin del procedimiento
de ampliacin se necesita la
siguiente documentacin:
Solicitud de ampliacin del Fondo Rotativo.
Justificacin para la ampliacin del Fondo Rotativo.
Normas
Las normas que regulan el procedimiento de ampliacin son las siguientes:
Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

(Q 15,000.00).

establezca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta
efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades
83
presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no

Personales, Grupo 200 Materiales y Suministros y Grupo 300 Propiedad
Planta y Equipo, con excepcin de los renglones 321, 325 y 327. Tambin
podrn afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del
Grupo 400.
La aprobacin para ampliacin del monto de Fondo Rotativo se har conforme

lo disponga el Concejo Municipal.
PROCEDIMIENTO DE AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Realiza un anlisis para una ampliacin

Para proceder a realizar la solicitud de ampliacin se
realizar un anlisis del monto constituido del Fondo
Rotativo.
Director
Financiero
Solicita Reporte de Disponibilidad Financiera

Solicita el reporte de disponibilidad financiera para la
elaboracin de la solicitud de modificacin por
ampliacin del Fondo Rotativo.
Elabora Reporte de Disponibilidad Financiera y
traslada
Procede a realizar el reporte de disponibilidad financiera
y corrobora que existan fondos suficientes para realizar
la ampliacin del fondo.
Recibe el Reporte de Disponibilidad y elabora
Solicitud de Modificacin para Ampliacin
Recibe el reporte, si no existiesen fondos suficientes se
dar por terminado el procedimiento. Si existiesen
fondos el Director Financiero realizar la solicitud de la
modificacin.
Traslada Solicitud de Modificacin de Ampliacin y
Reporte de Disponibilidad
Se traslada la Solicitud de Modificacin y el Reporte de
Disponibilidad Financiera al Concejo Municipal para que
se apruebe o desapruebe la solicitud.
Director
Financiero
Encargado de
Presupuestos
Director
Financiero
Director
Financiero
84
No.
ACTIVIDAD
Recibe documentacin y analiza

6 Recibe solicitud y reporte si no aprueba la solicitud,
finaliza el procedimiento.
Solicita elaboracin de Acuerdo de Modificacin por
Ampliacin del monto original del Fondo Rotativo
7
Modificacin del Fondo Rotativo.
Elabora Acuerdo de Ampliacin del Fondo Rotativo
y lo traslada al Director Financiero
8 Conforme lo autorizado y aprobado por el Concejo
Municipal se elabora el Acuerdo de Modificacin por
Ampliacin del monto de Fondo Rotativo ya constituido.
Recibe expediente de modificacin, autoriza y
traslada
Recibe el expediente de modificacin por ampliacin del
9
monto constituido a la fecha de Fondo Rotativo, autoriza
el mismo y lo traslada para su debido registro en sistema
-SICOIN GL-.
Recibe expediente, registra en -SICOIN GL- y
traslada
Recibe el expediente y registra en el sistema la
10
ampliacin del monto de Fondo Rotativo. El sistema
genera automticamente el expediente de pago para
luego trasladarlo y que este sea aprobado.
Recibe y aprueba expediente modificacin por
ampliacin del monto de Fondo Rotativo
11 Luego de recibir el expediente el Encargado, aprueba el
expediente de pago para ser trasladado y poder generar
el cheque de pago.
Traslada el expediente
12 Traslada el expediente completo para que el Encargado
de Contabilidad genere el cheque de pago en el sistema.
Recibe el Expediente de Pago y genera cheque en
13 sistema
Se genera un cheque que el sistema -SICOIN GL- emite.
Imprime y entrega de cheque
14 Se procede a su impresin y se realiza entrega al
Encargado de Fondo Rotativo.
RESPONSABLE
Concejo
Municipal
Concejo
Municipal
Secretaria
Municipal
Concejo
Municipal
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Tesorera
Encargado de
Tesorera
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Contabilidad
85
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe cheque e ingresa de datos del mismo
Encargado de
15 Recibe cheque y expediente e ingresa datos del cheque
Fondo Rotativo
al mdulo de Fondo Rotativo.
Cambia el cheque
Encargado de
16 En la agencia interna de BANRURAL para la
Fondo Rotativo
disponibilidad de fondos.
17
Resguardo del efectivo para compras futuras.
Recibe el expediente y archiva

18 Para su debida custodia se archiva el expediente de
modificacin por ampliacin del Fondo Rotativo.
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Contabilidad
86
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA AMPLIACIN DEL FONDO ROTATIVO

No.
ACTIVIDAD
Realiza un anlisis para una

ampliacin
Solicita Reporte de Disponibilidad

Financiera
Elabora Reporte de Disponibilidad

Financiera y traslada
Recibe el Reporte de Disponibilidad y

elabora Solicitud de Modificacin para
Ampliacin
Traslada Solicitud de Modificacin de

Ampliacin y Reporte de Disponibilidad
Recibe documentacin y analiza
Solicita elaboracin de Acuerdo de

Modificacin por Ampliacin del monto
original del Fondo Rotativo
Elabora Acuerdo de Ampliacin del

Fondo Rotativo y lo traslada al Director
Financiero
Recibe expediente de modificacin,

autoriza y traslada
10
Recibe expediente, registra en -SICOIN

GL- y traslada
11
12
13
Encargado de
Presupuestos
B
Director Financiero
A
Imprime y entrega de cheque
15
Recibe cheque e ingresa de datos del

mismo
Encargado de Fondo
Rotativo
E
Encargado de Tesorera
F
Encargado de
Contabilidad
G
10
11
13
12
14
D
E
15
18
16
SI
Fondos
suficientes?
NO
Traslada el expediente
14
Secretaria Municipal
D
INICIO
Recibe y aprueba expediente

modificacin por ampliacin del monto
de Fondo Rotativo
Recibe el Expediente de Pago y genera

cheque en sistema
Concejo Municipal
C
17
Realiza
solicitud
FIN
No se realiza
solicitud
16
Cambia el cheque
17
18
87
DISMINUCIN DE FONDO ROTATIVO

Es una reduccin al monto original asignado de Fondos Rotativos. La gestin para
una disminucin del monto se deber gestionar mediante la elaboracin de una
solicitud y su respectiva justificacin del por qu existe la necesidad de una
disminucin de fondos.
Objetivos
A continuacin se describen los objetivos que la Unidad de Fondo Rotativo
persigue al momento de disminuir el monto constituido de fondos.
Mantener la disponibilidad monetaria necesaria para solventar gastos

emergentes.
Evitar que para el manejo de pagos de gastos exista una cantidad elevada de
disponibilidad monetaria sin utilizar.
Requisitos
Para la debida realizacin del procedimiento
de disminucin se necesita la
siguiente documentacin:
Solicitud de Disminucin del Fondo Rotativo.
Justificacin por Disminucin de Fondo Rotativo.
Acta con Acuerdo de Modificacin por Disminucin de Fondo Rotativo.
Normas
Las normas que regulan el procedimiento de disminucin son las siguientes:

establezcan.
Solamente se realizarn disminuciones al fondo cuando el monto utilizado no

supere un 75% del fondo original constituido.
88
Solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta efectuados con dichos
fondos, y con cargo a las disponibilidades presupuestarias vigentes de los
renglones del Grupo 100 Gastos no Personales, Grupo 200 Materiales y
Suministros y Grupo 300 Propiedad Planta y Equipo, con excepcin de los
renglones 321, 325 y 327. Tambin podrn afectarse los renglones 411, 412,
416, 419, 423, 425, 426 y 432 del Grupo 400.
PROCEDIMIENTO DE DISMINUCIN DE FONDO ROTATIVO

No.
1
ACTIVIDAD
Realiza un anlisis para una disminucin
Para proceder a realizar la solicitud de disminucin se
realizar un anlisis del monto constituido del Fondo
Rotativo.
Elabora solicitud de modificacin para disminucin
del monto de Fondo Rotativo
Realiza la solicitud de la modificacin para entregarla al
Concejo Municipal para que sea aprobado o
desaprobado.
Recibe solicitud de disminucin y analiza
Recibe la solicitud de modificacin del Fondo Rotativo,
si no aprueba la solicitud, finaliza el procedimiento.
Solicita elaboracin de Acta que contendr el
Acuerdo de Disminucin de Fondo Rotativo
Modificacin del Fondo Rotativo.
Elabora Acuerdo de Disminucin del Fondo Rotativo
y lo traslada al Director Financiero
Conforme lo autorizado y aprobado por el Concejo
Municipal se elabora el Acuerdo de Modificacin por
Disminucin del monto de Fondo Rotativo ya constituido.
Recibe expediente de modificacin autoriza y
traslada
Recibe el expediente de modificacin por ampliacin del
monto constituido a la fecha de Fondo Rotativo, lo
autoriza y realiza su traslado al Encargado de Fondo
Rotativo.
RESPONSABLE
Director
Financiero
Director
Financiero
Concejo
Municipal
Concejo
Municipal
Secretaria
Municipal
Director
Financiero
89
No.
ACTIVIDAD
Recibe expediente y realiza el depsito por

disminucin del monto de Fondo Rotativo
Recibe el expediente por la modificacin, prepara el
7
efectivo a reintegrarse y as proceder a depositarlo en la
cuenta de la Municipalidad donde debito el monto
original del Fondo Rotativo.
Adjunta boleta otorgada por el banco y traslada el
expediente para ser registrado en el sistema
Realizado el reintegro del monto disminuido, el banco le
8
genera una boleta al Encargado, esta deber de ser
adjuntada en el expediente para luego ser trasladado y
registrado.
Recibe expediente y lo registra en -SICOIN GL9 Recibe el expediente y registra en el sistema el nmero
de boleta por la disminucin del monto de Caja Chica.
Archiva el expediente de Modificacin por
Disminucin del monto del Fondo Rotativo.
10
modificacin por ampliacin del FONDO ROTATIVO.
RESPONSABLE
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Contabilidad
90
No.
1
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA DISMINUCIN DEL FONDO ROTATIVO

Secretaria
Encargado de Fondo
Director Financiero
Concejo Municipal
Municipal
Rotativo
A
B
C
D
Realiza un anlisis
para una disminucin
A
B
A
INICIO
Elabora solicitud de
modificacin para
disminucin del monto
de Fondo Rotativo
1
3
Recibe solicitud de
7
disminucin y analiza
Actividad
Solicita elaboracin de
Acta que contendr el
acuerdo de
disminucin de Fondo
Rotativo
Elabora acuerdo de
disminucin del Fondo
Rotativo y lo traslada
al Director Financiero
Recibe expediente de
modificacin y traslada
Recibe expediente y
realiza el depsito por
de Fondo Rotativo
Adjunta boleta
otorgada por el banco
y traslada el
expediente para ser
registrado en el
sistema
10
Encargado de
Contabilidad
E
D
10
FIN
Recibe expediente y lo
registra en -SICOIN
GLArchiva el expediente
de modificacin por
de FR
91
RENDICIN, EJECUCIN Y REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO

Los procedimientos de rendicin, ejecucin y reposicin se ven entrelazados para
la gestin del Fondo Rotativo. En la etapa de la ejecucin se realiza la afectacin
presupuestaria segn el monto rendido y la solicitud del reintegro del fondo. Para
luego dar paso a la etapa de rendicin que se realiza con base a los documentos
de los gastos efectuados en la etapa de ejecucin. Por ltimo en la etapa de
reposicin se hace entrega del reintegro de los fondos empleados en la etapa de
ejecucin al responsable de Fondos Rotativos por medio de un cheque emitido en
-SICOIN GL-.
Objetivos
La Unidad encargada de Fondo Rotativo deber de velar por cumplir los siguientes
objetivos:
Mantener el debido manejo de Fondo Rotativo por medio de procedimientos

que generen confiabilidad al Encargado del mismo.
Generar los debidos registros y resguardo de documentacin para futuras

revisiones o auditorias.
Evitar la falta de efectivo cuando surjan gastos por concepto de compra o

adquisicin de bienes o servicios contemplados como gastos emergentes y
de pequea cuanta.
Requisitos
Los documentos a utilizar en los procedimientos de rendicin, ejecucin y
reposicin de Fondo Rotativo son los siguientes:
Orden de Compra o carta que consigne el gasto a realizar.
Vale
Facturas por compra de bienes o servicios.
Formulario de rendicin emitido por -SICOIN GL-
Cheque por concepto de reposicin de fondos.

92
Normas
La normativa aplicable para el manejo de fondos del Fondo Rotativo es la
siguiente:
El Director Financiero deber verificar la razn por la que se realizar el gasto,

si est conforme dar su Vo. Bo. para poder pagarlo con fondos del Fondo
Rotativo.
El gasto no puede exceder la cantidad de mil quinientos (Q 1,500.00).

El Encargado de Fondos Rotativos verificar que la solicitud cumpla con las
normas correspondientes.
El Encargado de Tesorera verifica la solicitud y da el Vo. Bo. para

autorizacin.
El reembolso del monto de fondos deber realizarse en tres das mximo, si

no se diese el reembolso a tiempo se le descontar del sueldo del empleado
interesado que realiz la solicitud.
El Encargado de la compra verifica que los datos de la factura estn correctos.
Se estampar en la factura del gasto incurrido el sello fechador que identifique

a la oficina y que diga PAGADO POR FONDO ROTATIVO.
El registro de la(s) factura(s) por gastos pagados con fondos del Fondo
Rotativo debern ser registradas en -SICOIN GL- diariamente.
La documentacin comprobatoria que se rena para el reembolso del fondo

debe presentarse debidamente autorizada por el Director Financiero por
medio de firma.
Las facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni

fotostticas.
Las facturas en todos los casos, debern expedirse a nombre de la

Municipalidad, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien
adquirido, precio unitario y el importe total en nmero y letra.
Todas las facturas debern detallar de manera clara la cantidad y clase de

mercanca adquirida.
93
Cuando corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse nmero de

comensales y motivo oficial del consumo.
En el caso de que existan facturas de gasolina estas debern especificar:

nmero de litros consumidos, nmero de placas, kilometraje, nombre y firma
del usuario del vehculo y en caso de que el automvil sea particular, aclarar
el motivo de su uso y el nombre y firma del propietario.
Todas las compras menores que se efecten en das festivos o fines de

semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y contar con la
firma del Jefe Superior de la Unidad Solicitante.
Cuando los comprobantes presentados no renan uno o varios de los

requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, sern rechazados
por el Director Financiero para su reposicin.
PROCEDIMIENTO DE RENDICIN Y EJECUCIN DE FONDO ROTATIVO
No.
4
5
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora solicitud/entrega de bienes y tramita firma
del Jefe Inmediato Superior (de la unidad que
Unidad
solicita la realizacin del gasto) y traslada
Solicitante
Elabora la solicitud de compra y tramita la firma de
autorizacin de su jefe superior inmediato.
Requiere solicitud autorizada y firmada por el Jefe
de la Unidad Solicitante y traslada
El encargado de la Unidad Solicitante requerir ante su
Unidad
Jefe de Unidad la autorizacin de la solicitud por medio
Solicitante
de una firma, luego de ello trasladar al Encargado de
Almacn.
Recibe solicitud, verifica existencia o certifica
inexistencia del bien
Encargado de
Recibe solicitud, verifica la existencia del bien y certifica
Almacn
la inexistencia de lo solicitado.
Firma y sella la solicitud
Encargado de
Revisa la solicitud, firma y sella la solicitud.
Almacn
Traslada solicitud
Se traslada la solicitud al Encargado de Presupuesto.
Encargado de
Almacn
94
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe
solicitud,
verifica
disponibilidad
presupuestaria
Encargado de
6 Recibe y verifica la disponibilidad presupuestaria de la
Presupuesto
Unidad y si esta cuenta con los recursos para solventar
el gasto que se desea realizar.
Si no existiese asignacin presupuestaria
Encargado de
6.1 Si no existe asignacin se deber gestionar la
Presupuesto
modificacin presupuestaria.
6.2
10
11
12
12.1
Si existe asignacin presupuestaria

Se codifica, firma y sella la solicitud
Se traslada la solicitud
Se traslada a Encargado de Fondo Rotativo para su
verificacin.
Recibe solicitud y verifica
Recibe solicitud, verifica si cumple con las normas
establecidas para el efecto.
Elabora el vale
El Encargado de Fondo Rotativo deber elaborar el vale
correspondiente al gasto que se est en gestin.
Entrega efectivo a travs de un vale
El Encargado de Fondo Rotativo entregar el efectivo
por medio de un vale para realizar la compra respectiva
al Encargado de Compras.
Recibe efectivo y firma vale de recibido
El Encargado de Compras recibe el efectivo y firma de
recibido el vale.
Realiza la compra o adquisicin del servicio
El Encargado de compras realiza la compra o
adquisicin del servicio para luego pagar al proveedor.
Solicita la factura respectiva, revisa que todos los
datos estn correctos
Revisa que todos los datos contenidos en la factura
estn de acuerdo a las normas establecidas.
Traslada factura, bien o servicio adquirido al

empleado interesado
13 Luego de verificar la factura este de acuerdo a las
normas establecidas, proceder a la entrega del bien o
servicio al empleado interesado.
Encargado de
Presupuesto
Encargado de
Presupuesto
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Fondo
Rotativo
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
95
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe factura, bien o servicio adquirido y verifica
Recibe factura por el bien o servicio adquirido para
Empleado
14
luego verificar que la factura y los bienes o servicios
Interesado
cumplan con lo requerido.
Razona y firma de aceptacin

14.1 Razona la factura y firma la misma como aceptacin de
que todo est correcto en el gasto efectuado.
Gestiona firma del Jefe Superior Inmediato
El empleado interesado solicita la firma y Vo. Bo. de su
14.2
Jefe para luego trasladar de nuevo la (s) factura (s) al
Encargado de Compras
Traslada factura verificada, razonada, firmada y
sellada
14.3 Se entrega la factura con todos los requerimientos al
Encargado de Compras para que este realice el debido
ingreso a almacn del bien.
Recibe la factura razonada, firmada y sellada, la
15 adjunta a los documentos soporte de la compra
Para gestionar la entrada de bienes al almacn.
16
17
18
19
Gestiona al ingreso del almacn

El Encargado de compras gestiona el ingreso de los
bienes adquiridos.
Entrega el expediente de compra
Se entrega al Encargado de Fondo Rotativo (solicitud de
compra, factura razonada, recibo de caja si lo hubiere,
ingreso a almacn y otros documentos que ampare la
compra) y liquida el vale.
Recibe y revisa expediente de compra
Si est conforme con el expediente recibido, se entrega
el vale al Encargado de Fondo Rotativo, (o bien si se
encuentra inconforme se anula el vale), estampa el sello
de "PAGADO POR FONDO ROTATIVO" en la factura
recibida.
Ingresa los datos de la(s) factura(s) al mdulo de
Fondo Rotativo del -SICOIN GLDado de conformidad el expediente de compra, se
registra en -SICOIN GL- la(s) factura(s) generadas por
la compra de bienes o la adquisicin de servicios.
Empleado
Interesado
Empleado
Interesado
Empleado
Interesado
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado de
Fondo
Rotativo
Encargado de
Fondo
Rotativo
96
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE RENDICIN Y EJECUCIN DE FONDO ROTATIVO

No.
ACTIVIDAD
Elabora solicitud/entrega de bienes y

tramita firma del Jefe Inmediato Superior
Requiere solicitud autorizada y firmada por

el Jefe de la Unidad Solicitante y traslada
Recibe solicitud, verifica existencia o

certifica inexistencia del bien
Firma y sella la solicitud
Traslada solicitud
Recibe solicitud, verifica disponibilidad

presupuestaria
7
8
9
10
11
12
12.1
Encargado de Fondo
Rotativo
D
Encargado de Compras
E
INICIO
11
12
10
12.1
SI
NO
Asignacin
presupuestaria?
E
6.2
Elabora el vale
Traslada factura, bien o servicio adquirido

al empleado interesado
Recibe factura, bien o servicio adquirido y
verifica
6.1
E
14
Realiza la compra o adquisicin del

servicio
14
14.3
Encargado de Presupuesto
C
Entrega efectivo a travs de un vale
Solicita la factura respectiva, revisa que

todos los datos estn correctos
14.2
Encargado de Almacn
B
Se traslada la solicitud
13
14.1
Empleado Interesado
A
D
14.1
18
14.2
15
19

15
16
17
18
19
16
Traslada factura verificada, razonada,

firmada y sellada
FIN
Recibe la factura razonada, firmada y

sellada, la adjunta a los documentos
soporte de la compra
17
E

Entrega el expediente de compra
Recibe y revisa expediente de compra

Ingresa los datos de la(s) factura(s) al
mdulo de Fondo Rotativo del -SICOIN GL-
97
PROCEDIMIENTO DE REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO

No.
20
21
22
23
24
25
26
27
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita y llena formulario para reposicin de fondos
en -SICOIN GLAl tener como mnimo el 25% del monto total de Caja Encargado de
Chica devengado, el Encargado generar e imprimir el
Fondo
formulario FONDO ROTATIVO, para solicitar su
Rotativo
reposicin y deber adjuntar los documentos originales
y todos aquellos documentos de respaldo.
Traslado de expediente y formulario para gestin de
firma
Encargado de
Traslada al Encargado de Contabilidad y Director Fondo Rotativo
Financiero el expediente con el formulario de reposicin
Firma de autorizacin
El Encargado de Contabilidad y el Director Financiero
Encargado de
firman el formulario de reposicin luego de haber
Contabilidad
verificado que los datos contenidos en el expediente y
formularios estn correctos.
Elabora instruccin de pago en el sistema
-SICOIN GLEncargado de
Luego de autorizar el formulario el Encargado de
Contabilidad
Contabilidad consigna en un formulario prestablecido
por -SICOIN GL- la reposicin de fondos.
Aprueba en el sistema la reposicin de los fondos
Aprueba en el sistema la reposicin del Fondo Rotativo,
Encargado de
en el se genera de forma automtica el expediente de
Contabilidad
regularizacin del gasto del fondo para ser trasladado al
Encargado de Tesorera.
Traslado del expediente de regularizacin del gasto
de Fondo Rotativo
Encargado de
Se realiza el traslado del expediente al Encargado de
Contabilidad
Tesorera para su revisin y aprobacin.
Recibe, revisa y aprueba expediente
El Encargado recibe el expediente corrobora los datos Encargado de
contenidos en el expediente y gestiona el pago del
Tesorera
expediente de Fondo Rotativo.
Traslado del expediente de regularizacin del gasto
de Fondo Rotativo
Encargado de
Se realiza el traslado del expediente al Encargado de
Tesorera
Tesorera para su revisin y aprobacin.
98
No.
28
29
30
31
32
33
34
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe el expediente y gestiona en el sistema el
cheque de reposicin
Encargado de
El Encargado recibe el expediente de Fondo Rotativo,
Contabilidad
genera en el sistema -SICOIN GL-, el cheque de
reposicin del fondo.
Imprime y autoriza el cheque
Imprime y autoriza el cheque por medio de la firma del Encargado de
Director Financiero y de su persona para reposicin de
Contabilidad
Fondo Rotativo.
Entrega cheque al Encargado de Fondo Rotativo
Encargado de
Entrega el cheque al Encargado de Fondos Rotativos
Contabilidad
para su registro.
Recibe cheque e ingresa de datos del mismo
Recibe cheque y expediente e ingresa datos del cheque Encargado de
al mdulo de Fondo Rotativo de -SICOIN GL- , luego de Fondo Rotativo
ello procede a hacerlo efectivo.
Cambia el cheque
Luego de ingresar los datos del mismo el Encargado Encargado de
realiza el cambio del cheque en la agencia interna de Fondo Rotativo
BANRURAL.
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Contabilidad
reposicin de fondos del Fondo Rotativo.
99
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA REPOSICIN DE FONDO ROTATIVO
No.
20
21
22
Actividad
Solicita y llena
formulario para
reposicin de fondos
en -SICOIN GLTraslado de expediente
y formulario para
gestin de firma
23
24
Aprueba en el sistema
la reposicin de los
fondos
26
27
28
29
Encargado de
Contabilidad
B
Encargado de
Tesorera
C
INICIO
20
22
26
Firma de autorizacin
Elabora instruccin de
pago en el sistema SICOIN GL-
25
Encargado de Fondo
Rotativo
A
Traslado de expediente
de regularizacin del
gasto de Fondo
Rotativo
Recibe, revisa y
aprueba expediente
Traslado del
expediente de
regularizacin del gasto
de Fondo Rotativo
Recibe el expediente y
gestiona en el sistema
el cheque de reposicin
Imprime y autoriza el
cheque
30
Entrega al Encargado
de Fondo Rotativo
31
Recibe cheque e
ingresa de datos del
mismo
32
Cambia el cheque
33
34
Recibe el expediente y
archiva
23
24
31
32
28
33
29
B
30
34
FIN
100
LIQUIDACIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO

Es la fase en la que se registran los documentos pagados a travs del fondo y que
no sern reembolsados, se devuelve el efectivo que no se ha utilizado, y se realiza
la afectacin contable para saldar la cuenta de Fondo Rotativo para el siguiente
perodo.
Objetivos
La Unidad encargada de Fondo Rotativo en el procedimiento de liquidacin del
mismo busca los objetivos siguientes:
Conciliar el efectivo manejado con el no utilizado, para conocer el grado de

ejecucin del Fondo Rotativo.
Registrar los documentos pagados a travs del fondo que no sern

reembolsados, adems devolver el efectivo que no se ha utilizado, y realizar
el registro contable para saldar la cuenta de Fondo Rotativo.
Requisitos
La documentacin requerida para realizar el procedimiento de liquidacin de
fondos del Fondo Rotativo es la siguiente:
Expediente de compras (orden de compra, facturas, vales)
Formulario de liquidacin FONDO ROTATIVO emitido por -SICOIN GL-
Reporte de liquidacin de Fondo Rotativo.
Boleta.
Normas
Para realizar la liquidacin de Fondo Rotativo debidamente se tomarn en cuenta
las siguientes normas:
La liquidacin se deber realizar antes del 31 de Diciembre de cada ao.
La devolucin del sobrante de Fondo Rotativo se realizar antes del 31 de

Diciembre de cada ao.
101
Si existiese saldo del Fondo Rotativo faltantes de liquidar se realizar un Acta

donde se haga constar el procedimiento para liquidar dicho saldo.
El Encargado de Fondo Rotativo velar porque cada expediente de liquidacin

del Fondo contenga la documentacin de respaldo correspondiente, la cual
debe estar integrada por: Solicitud de compra, documentacin original de
legtimo abono, documentos autorizados que respalden los pagos, liquidacin
de los gastos realizados.
Trasladar a la Unidad de Contabilidad de la Direccin de Administracin

Financiera los documentos de soporte originales que respalden la liquidacin
del fondo para su resguardo y archivo.
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO

No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Ingresa datos de las facturas pagadas al sistema
-SICOIN GLEncargado de
Ingresa los datos de las facturas pagadas al Sistema, Fondo Rotativo
genera registro de liquidacin.
Genera e imprime el reporte de Fondo Rotativo
El Encargado genera e imprime el reporte de manejo de Encargado de
FONDO ROTATIVO y adjunta todos los documentos Fondo Rotativo
originales.
Firma reporte de liquidacin
El Encargado firma el reporte y coloca la leyenda Encargado de
Liquidacin Final de Fondo Rotativo deposita el Fondo Rotativo
efectivo restante a la cuenta que indique la Tesorera
antes del 31 de diciembre del ejercicio fiscal vigente.
Traslada documentacin de liquidacin final
Encargado de
Se transfiere al Encargado de Contabilidad la
Fondo Rotativo
documentacin de liquidacin final del Fondo Rotativo.
102
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe y revisa expediente de liquidacin final y
documentacin original adjunta
5 El Encargado de Contabilidad verificar que se cumpla Encargado de
Contabilidad
con todas las normativas vigentes para compras
realizadas con fondos de Fondo Rotativo.
Revisa y compara los datos
Encargado de
6 Ingresados en el sistema los datos ingresados en la
Contabilidad
liquidacin y los compara con el reporte impreso y
firmado.
Aprueba la liquidacin final del Fondo Rotativo
El Encargado de Contabilidad luego de revisar y comprar Encargado de
7 los datos contenidos en la liquidacin final de Fondo
Contabilidad
Rotativo procede a su aprobacin con el fin de ingresar
los datos al sistema y poder generar un expediente de
Rendicin Final de Fondo Rotativo.
Genera el expediente de Rendicin (liquidacin) final
de Fondo Rotativo en -SICOIN GL8 El Encargado de Contabilidad genera el expediente de Encargado de
Contabilidad
Liquidacin Final en el sistema -SICOIN GL- para luego
emitir el CUR contable de reintegro de Fondo Rotativo.
Elabora la instruccin de liquidacin de Fondo
Rotativo en el mdulo de Contabilidad
9 Con ello el Encargado de Contabilidad genera el CUR de Encargado de
reintegro de Fondo Rotativo, con base a la boleta de
Contabilidad
depsito, por el monto enterado en cuenta monetaria de
la Municipalidad.
Revisa los registros en el mayor auxiliar de cuentas
Conjuntamente con el Encargado de Contabilidad revisa
Director
10 los registros en el mayor auxiliar de cuentas para
Financiero
corroborar que no existan saldos pendientes de liquidar
con relacin a fondos utilizados en Fondo Rotativo.
Elaboracin de Acta, si existiesen saldos pendientes
de liquidar de Fondo Rotativo
En el caso de existir saldos pendientes de liquidar no
Director
11 reintegrados por el Encargado de Fondo Rotativo al
Financiero
finalizar el ejercicio fiscal vigente, el Director Financiero
levantar acta y solicita al Alcalde el Acta para realizar
registro contable que corresponde.
103
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recibe Acta, autoriza y traslada a Encargado de
Contabilidad
Alcalde
12 Para realizar registro contable correspondiente por parte
del Encargado de Contabilidad, el Alcalde autorizar el
Municipal
Acta donde se establece la existencia de saldos
pendientes a liquidar.
Recibe Acta y elabora registro contable
13 El Encargado crea la cuenta Deudores de la Encargado de
Municipalidad con nombre y nmero de empleado
Contabilidad
responsable del Fondo Rotativo.
Archiva documentacin
14 Custodia y archiva la documentacin completa de la Encargado de
Contabilidad
liquidacin Fondo Rotativo.
104
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN FINAL DEL FONDO ROTATIVO

No.
Actividad
Encargado de Fondo
Rotativo
A
Encargado de
Contabilidad
B
Director Financiero
C
Alcalde Municipal
D
INICIO
1
Ingresa datos de las facturas

pagadas al sistema -SICOIN GL-
Genera e imprime el reporte de

Fondo Rotativo
Firma reporte de liquidacin
Traslada documentacin de
liquidacin final
Recibe y revisa expediente de

liquidacin final y documentacin
original adjunta
Revisa y compara los datos
Aprueba la liquidacin final del

Fondo Rotativo
Genera el expediente de Rendicin

(liquidacin) final de Fondos
Rotativos en -SICOIN GL-
Elabora la instruccin de liquidacin

de Fondo Rotativo en el mdulo de
Contabilidad
10
Revisa los registros en el mayor

auxiliar de cuentas
11
Elaboracin de Acta, si existiesen

saldos pendientes de liquidar de
Fondo Rotativo
12
Recibe Acta, autorizada y traslada a

Encargado de Contabilidad
13
Recibe Acta y elabora registro

contable
14
1
5
10
12
2
6
11
3
B
13
Fase
FIN
105
3.2 UNIDAD DE CAJA CHICA

Esta maneja un fondo de efectivo disponible para efectuar gastos de mnima
cuanta adems le permite facilitar y agilizar el procedimiento de compras por
gastos menores, busca asegurar, el dinamismo a nivel administrativo y que sea
congruente a los mecanismos de control establecidos por la Municipalidad.
Objetivo general
Mantener recursos en efectivo para cubrir gastos urgentes cantidades no
elevadas, que se generen en el ejercicio fiscal que est vigente, de las diferentes
unidades o direcciones que forman la Municipalidad de San Miguel Petapa.
CONSTITUCIN DE FONDO DE CAJA CHICA

El Fondo de Caja Chica debe constituirse por medio de un Acuerdo de la autoridad
superior, al detallar el perodo de vigencia y liquidacin, as como la persona
responsable de administrarlo.
Objetivos
El personal encargado de Caja Chica debe velar por cumplir con los siguientes
objetivos:
Realizar adecuadamente la Constitucin de Caja Chica.
Establecer por medio de una Resolucin un acuerdo para la Constitucin de

Fondo de Caja Chica.
Establecer las autoridades que deben participar en la constitucin de Fondo

de Caja Chica.
Requisitos
Para la constitucin del fondo de Caja Chica es necesaria la documentacin
siguiente:
Resolucin de Constitucin de fondo de Caja Chica.

106
Solicitud de Constitucin de Fondo de Caja Chica.
Vale a nombre del Encargado de Caja Chica, que contiene el monto inicial.
Normas
Las normas para el procedimiento de constitucin de fondo para Caja Chica son
las siguientes:
Los fondos para Caja Chica deben constituirse hasta por un monto de
Q5,000.00.
Las compras de bienes y servicios individuales que se efecten con cargo al

fondo de Caja Chica, no deben ser superiores a Q500.00.
Este fondo no podr utilizarse para pagos fraccionados de compras mayores

que excedan el lmite establecido.
nicamente podrn realizarse compras y/o pagos que estn comprendidos en

los renglones presupuestarios autorizados para el ejercicio fiscal vigente.
PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DEL FONDO PARA CAJA CHICA

No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora Solicitud de Constitucin y traslada
Elabora solicitud de Constitucin de Fondo de Caja
Chica, en ella se indican los nombres de los
Director
responsables de su manejo, el monto autorizado, el
Financiero
tiempo de vigencia. Se prosigue con el traslado de la
misma.
Recibe, firma de Vo. Bo. y traslada la solicitud de
constitucin
Alcalde
Recibe la solicitud de autorizacin para entregar la
Municipal
misma para que otorgue su visto bueno.
Recibe Solicitud de Constitucin y analiza
Recibe la solicitud para la constitucin del fondo, si no
Concejo
llena los requisitos no aprueba la solicitud y finalizar el
Municipal
procedimiento.
107
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicita elaboracin de Acuerdo de Constitucin de
Caja Chica
Concejo
Si aprueba solicita la elaboracin del Acuerdo de
Municipal
Constitucin del fondo para Caja Chica por medio de
Acta.
Elabora Acuerdo de Constitucin de Caja Chica
Secretaria
Conforme lo aprobado por el Concejo Municipal elabora
Municipal
Acta para el Acuerdo de Constitucin de Caja Chica.
Traslada el Acta de Acuerdo al Concejo Municipal

Realiza el debido traslado para su aprobacin.
Secretaria
Municipal
Recibe Acta de Acuerdo de Constitucin y aprueba

El Concejo Municipal recibe el Acuerdo de Caja Chica a
constituirse para el presente ao.
Concejo
Municipal
Firman Acta de Acuerdo de Constitucin

Aprobado el Acuerdo un representante del Concejo
Municipal y Director Financiero firman el Acta de
Acuerdo de Constitucin de fondos para Caja Chica.
Concejo
Municipal
y Director
Financiero de
-DAFIM-
10
11
12
13
Traslada expediente de Constitucin

El Acta de Acuerdo aprobado y la Solicitud de
Constitucin de fondos para Caja Chica son trasladados
a contabilidad para autorizar el desembolso de fondos
de Fondo Rotativo
Recibe y archiva expediente de Constitucin y
autoriza desembolso
El Encargado de Contabilidad recibe el expediente para
verificarlo y archivarlo. Luego de ello autoriza al
Encargado de Fondos Rotativos el desembolso de
fondos.
Realiza Desembolso
Del total de fondos de Fondos Rotativos se incorpora al
fondo de Caja Chica la cantidad establecida en el Acta
de Acuerdo de Constitucin
Recibe desembolso y firma documento de haber
recibido el efectivo
El Encargado de Caja Chica recibe el monto para la
apertura del fondo y firma documentacin de recibido.
Resguardo del efectivo para compras menores.
Secretaria
Municipal
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Fondo Rotativo
Encargado de
Caja Chica
Encargado de
Caja Chica
108
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DEL FONDO PARA CAJA CHICA
No.
Actividad
Elabora Solicitud de Constitucin
Firma, da Vo. Bo. y traslada la Solicitud

de Constitucin
Recibe Solicitud de Constitucin y

analiza
Solicita elaboracin de Acuerdo de

Constitucin de Caja Chica
Director Financiero
A
Alcalde Municipal
B
Concejo Municipal
C
Secretaria
Municipal
D
Director Financiero
de -DAFIME
Encargado de
Contabilidad
F
Encargado de
Fondo Rotativo
G
Encargado de Caja
Chica
H
10
11
12
INICIO
3
1
Elabora Acuerdo de Constitucin de Caja

Chica
Traslada el Acta de Acuerdo al Concejo

Municipal
Recibe Acta de Acuerdo de Constitucin

y aprueba
firma Acta de Acuerdo de Constitucin
Traslada expediente de Constitucin
10
Recibe y archiva expediente de

Constitucin y autoriza desembolso
11
Realiza desembolso
12
Recibe desembolso y firma documento

de haber recibido el efectivo
13
SI
NO
Llena
requisitos?
C
4
Finaliza
FIN
C
109
EJECUCIN, RENDICIN Y REPOSICIN DE FONDO DE CAJA CHICA

Una vez constituido el fondo para Caja Chica, se procede a su utilizacin, la cual
satisface la necesidad de efectivo para las distintas unidades que conforman la
Municipalidad con relacin a la compra de bienes y/o servicios. Al acumular
determinada cantidad de compras plenamente justificadas, se agotar la
disponibilidad del fondo de Caja Chica, el cual debe ser reintegrado para poder
adquirir nuevas compras.
Objetivos
Los objetivos especficos que persigue la Unidad de Caja Chica en relacin a los
procedimientos de ejecucin, rendicin y reposicin de fondos son los siguientes:
Realizar adecuadamente la operacin de Caja Chica.
Establecer la documentacin adecuada para justificar legalmente la

adquisicin del bien o servicio, que el o los empleado(s) estn interesados en
adquirir, para la Municipalidad.
Establecer las autoridades que deben participar en la operacin del manejo

del Fondo de Caja Chica.
Requisitos
Para los procedimientos de operacin se necesita la siguiente documentacin,
esta tambin contempla documentacin requerida para la reposicin del fondo.
Facturas pagadas con fondos de Caja Chica.
Vale de Caja Chica.
Vale de Fondo Rotativo.
Solicitud de compra de bienes o servicios.
Solicitud de reposicin de fondos para Caja Chica.
Formulario de Liquidacin parcial de Caja Chica.
110
Normas
Para el debido manejo de recursos monetarios del fondo de Caja Chica se toma
en cuenta la siguiente normativa:
La designacin de la persona para la custodia, manejo y administracin del

fondo de caja chica, la realizar el Alcalde Municipal.
Los responsables designados (empleados que ponen visto bueno) para el

manejo de un fondo de Caja Chica, conjuntamente con el custodio del fondo
sern solidariamente responsables del correcto manejo de los recursos
financieros.
La documentacin comprobatoria que se rena para el reembolso del fondo

debe presentarse debidamente autorizada por el Director Financiero por medio
de firma.
Las facturas (con todos los requisitos fiscales), no se admiten copias, ni

fotostticas.
Las facturas en todos los casos, debern expedirse a nombre de la

Municipalidad, tener fecha de compra, descripcin del artculo o bien adquirido,
precio unitario y el importe total en nmero y letra.
Todas las facturas debern detallar de manera clara la cantidad y clase de

mercanca adquirida.
Cuando corresponda a gastos por alimentacin, deber indicarse nmero de

comensales y motivo oficial del consumo.
En el caso de que existan facturas de gasolina estas debern especificar:

nmero de litros consumidos, nmero de placas, kilometraje, nombre y firma
del usuario del vehculo y en caso de que el automvil sea particular, aclarar
el motivo de su uso y el nombre y la firma del propietario.
Todas las compras menores que se efecten en das festivos o fines de

semana (das no laborales), debern justificarse plenamente y contar con la
firma del Jefe Superior de la Unidad solicitante.
111
Cuando los comprobantes presentados no renan uno o varios de los

requisitos antes mencionados, o contengan alteraciones, sern rechazados
por el Director Financiero para su reposicin.
La liquidacin de vales de Caja Chica se realizar en un mximo de dos das,

si no procede a su liquidacin en el tiempo establecido se descontar del
sueldo del empleado responsable del vale.
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIN Y RENDICIN DE FONDO DE CAJA

CHICA
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora solicitud y tramita firma del Jefe Inmediato
Superior (de la unidad que solicita la realizacin del
Unidad
gasto)
Solicitante
Elabora la solicitud de compra y tramita la firma de
autorizacin de su jefe superior inmediato.
Traslada la solicitud autorizada y firmada por jefe
superior al Director Financiero
El Director Financiero recibe la solicitud del gasto,
Unidad
analiza dicha solicitud, si no procede, termina el
Solicitante
procedimiento. Si procede el gasto se traslada al
Encargado de Caja Chica.
Encargado de
Recibe solicitud, verifica si cumple con las normas
Caja Chica
establecidas para el efecto.
Elabora vale de Caja Chica
Encargado de
El Encargado de Caja Chica deber elaborar el vale
Caja Chica
correspondiente al gasto que se encuentre en gestin.
Entrega efectivo a travs de vale de Caja Chica

El Encargado de Caja Chica entregar el efectivo por
medio de un vale para realizar compra respectiva al
Encargado de Compras.
Encargado de
Caja Chica

El Encargado de la Unidad Solicitante recibe el efectivo
y el vale para constar en l una firma de haber recibido
el efectivo.
Unidad
Solicitante
112
No.
7
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Realiza la compra o adquisicin del servicio
El Encargado de realizar la compra o adquisicin del
Unidad
bien o servicio realiza la misma y procede a pagar al
Solicitante
proveedor.
Solicita la factura respectiva, revisa que todos los
datos estn correctos
Revisa que todos los datos contenidos en la factura
estn de acuerdo a las normas establecidas.

8.1 Razona la factura y firma la misma como aceptacin de
que todo est correcto en el gasto efectuado.
El empleado interesado solicita la firma y Vo. Bo. de su
8.2
Jefe para luego trasladar de nuevo la (s) factura (s) al
Encargado de Compras.
Traslada factura verificada, razonada, firmada y
sellada
8.3 Se entrega la factura con todos los requerimientos al
Encargado de Compras para que sea ingresado a
almacn (si fuese un bien).
Recibe factura razonada, firmada y sellada, adjunta
los documentos de soporte por compra o
9
adquisicin de bienes o servicios
Para gestionar la entrada de bienes al almacn.
Gestiona al ingreso del almacn y traslado de
expediente de compra
El Encargado de compras gestiona el ingreso de los
bienes adquiridos. Se entrega al Encargado de
10
Contabilidad (solicitud de compra, factura razonada,
recibo de caja si lo hubiere, ingreso a almacn y otros
documentos que ampare la compra) para su verificacin
de legalidad de la documentacin.
Recibe documentacin, verifica y traslada
Tiene a su cargo le verificacin de la legalidad de la
11 documentacin (facturas) recibida por el Encargado de
Compras para luego ser trasladado al Encargado de
Caja Chica.
Recibe y estampa sello de pago
Si est conforme con el expediente recibido, se entrega
12
el vale, se estampa el sello de "PAGADO CON CAJA
CHICA" en la factura recibida.
Unidad
Solicitante
Unidad
Solicitante
Unidad
Solicitante
Unidad
Solicitante
Encargado de
Compras
Encargado de
Compras
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Caja Chica
113
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Registra en Libro de Caja Chica la(s) compra(s)
realizada(s)
Encargado de
13
El Encargado de Caja Chica registra las compras
Caja Chica
realizadas diariamente para luego trasladarlos.
Traslada los expedientes de compra
Traslada al Encargado de Fondo Rotativo el expediente Encargado de
14
de compras pagadas con fondos de Caja Chica para su
Caja Chica
registro en el Sistema -SICOIN GL-.
114
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE RENDICIN Y EJECUCIN DE FONDO DE CAJA CHICA

No.
Actividad
Elabora solicitud y tramita firma

del Jefe Inmediato Superior (de
la unidad que solicita la
realizacin del gasto)
Traslada la solicitud autorizada
y firmada por jefe superior al
Director Financiero
Elabora vale de Caja Chica
Entrega efectivo a travs de

vale de Caja Chica
Recibe efectivo y firma vale de

recibido
Realiza la compra o adquisicin

del servicio
8.1
Solicita la factura respectiva,

revisa que todos los datos estn
correctos
INICIO
Encargado de Caja
Chica
B
Encargado de
Compras
C
Encargado de
Contabilidad
D
11
10
8.2
Gestiona firma del Jefe Superior

Inmediato
8.3
Traslada factura verificada,

razonada, firmada y sellada
Unidad
Solicitante
A
Recibe factura razonada,

firmada y sellada, adjunta los
documentos de soporte por
compra o adquisicin de bienes
o servicios
10

y traslado de expediente de
compra
11
Recibe documentacin, verifica

y traslada
12
Recibe y estampa sello de pago
13
Registra en Libro de Caja Chica

la(s) compra(s) realizada(s)
14
Traslada los expedientes de

compra
8.1
12
8.2
13
8.3
14
FIN
115
PROCEDIMIENTO DE REPOSICIN DE CAJA CHICA

No.
15
16
17
18
19
20
21
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elabora liquidacin de fondos para reposicin
Se llena el formulario de Liquidacin de fondos de Caja Encargado de
Chica, para poder respaldar la solicitud de reposicin de
Caja Chica
fondos.
Elabora solicitud de reposicin de fondos para Caja
Chica
Al tener un 75% mximo del monto total de Caja Chica Encargado de
devengado, el Encargado de Caja Chica requerir
Caja Chica
reposicin de fondos al Director Financiero por medio de
una solicitud.
Traslada solicitud y formulario de liquidacin
El Encargado de Caja Chica traslada solicitud y Encargado de
formulario para que el Director financiero apruebe la
Caja Chica
reposicin de fondos para Caja Chica.
Recibe, aprueba solicitud de reposicin de fondos
para Caja Chica y traslada
El Director Financiero luego de verificar la solicitud y
Director
formulario, aprueba los mismos por medio de una firma,
Financiero
traslada al Encargado de Fondo Rotativo para que
realice el debido desembolso.
Recibe documentacin y realiza desembolso
Encargado de
El Encargado de Fondo Rotativo realiza el desembolso
Fondo Rotativo
que hace constar en un vale de Fondo Rotativo.
Recibe reposicin de fondos
Encargado de
El Encargado de Caja Chica recibe la reposicin de
Caja Chica
fondos, por medio de un vale de Fondo Rotativo.
Encargado de
Caja Chica
116
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA REPOSICIN DE CAJA CHICA

No.
Actividad
Encargado de Caja
Chica
A
15
Elabora liquidacin de fondos

para reposicin
INICIO
16
Elabora solicitud de
reposicin de fondos para
Caja Chica
17
Traslada solicitud y
formulario de liquidacin
18
Aprueba solicitud de
reposicin de fondos para
Caja Chica y traslada
19
Recibe documentacin y
realiza desembolso
20
Recibe reposicin de fondos
Director Financiero
B
Encargado de Fondo
Rotativo
C
18
19
15
21
16
17
20
21
FIN
117
LIQUIDACIN DE FONDO DE CAJA CHICA

En esta fase se devuelve el efectivo, traslada documentacin pendiente de
registro y cualquier otro documento requerido para la debida liquidacin de fondos
de Caja Chica, se llevar a cabo a finales de cada ao al igual que la liquidacin
final de fondos de Fondo Rotativo.
Objetivos
Para lograr cumplir con el procedimiento de liquidacin de fondo de Caja Chica
se deber de velar por cumplir los objetivos siguientes:
Realizar adecuadamente la liquidacin de Caja Chica.
Generar a tiempo la liquidacin de fondos de Caja Chica y contribuir al buen

manejo de fondos del Fondo Rotativo.
Requisitos
La documentacin necesaria para liquidar debidamente el fondo de Caja Chica
es la siguiente:
Formulario de liquidacin final de fondos de Caja Chica.
Facturas pendientes de ingresar.
Formularios de liquidacin parcial de fondos de Caja Chica.
Normas
La normativa aplicable a este procedimiento es el siguiente:
Al finalizar el ejercicio fiscal de la Municipalidad se efectuar una liquidacin

total del fondo de Caja Chica, para efectos del cierre contable y presupuestario.
La liquidacin final se deber realizar antes o al mismo tiempo que la

liquidacin de Fondo Rotativo.
El valor del mismo se repondr al inicio del siguiente ao fiscal.
La liquidacin del Fondo de Caja Chica, deber estar respaldada con la

documentacin original de cada una de las compras o pagos efectuados.
118
PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN DE FONDO DE CAJA CHICA

No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Llena formulario de liquidacin final de fondos
El Encargado llena el formulario de Liquidacin Final de
Encargado de
fondos de Caja Chica, este deber estar acompaado
Caja Chica
de los formularios de liquidacin parcial y facturas por
los gastos generados pendientes de registrar
Traslada
formularios
y
documentos
para
Liquidacin Final
Encargado de
Traslada los formularios y documentos al Encargado de
Caja Chica
Contabilidad para que revise y compare datos de los
formularios adjuntados con el formulario de liquidacin.
Recibe, revisa datos contenidos en formularios y
traslada
Encargado de
Revisa los datos contenidos en formularios para verificar
Contabilidad
la razonabilidad de las cantidades contenidas en los
mismos y as conseguir la aprobacin del formulario de
liquidacin final por parte del Director Financiero.
Recibe y aprueba formulario para Liquidacin Final
de fondos de Caja Chica y traslada
Director
Aprueba el formulario de Liquidacin Final de fondos
Financiero
para Caja Chica para luego ser trasladados al
Encargado de Fondo Rotativo.
Recibe formularios y documentacin y coteja con Encargado de
efectivo a recibir
Fondo Rotativo y
El Encargado de Fondo Rotativo recibe formularios y
documentacin relacionada a compras para luego Encargado de
Caja Chica
cotejar con el Encargado de Caja Chica el efectivo a
devolver y proceder a la liquidacin del fondo.
Ingresa datos de facturas al sistema -SICOIN GLUna vez cotejado el efectivo del fondo de Caja Chica se Encargado de
procede al ingreso de datos de facturas y liquidacin del Fondo Rotativo
fondo de Caja Chica para luego trasladarla al Encargado
de Contabilidad
Recibe y archiva documentacin
Encargado de
Custodia y archiva la documentacin completa de la
Contabilidad
liquidacin final de fondos de Caja Chica.
119
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIN DE FONDO DE CAJA CHICA

No.
Actividad
Llena formulario de
liquidacin final de
fondos
Traslada formularios y
documentos para
Liquidacin Final
Encargado de Caja
Chica
A
INICIO
Recibe, revisa datos

contenidos en
formularios y traslada
Recibe y aprueba
formulario para
Liquidacin Final de
fondos de Caja Chica
y traslada
Ingresa datos de
facturas al sistema SICOIN GL-
Recibe y archiva
documentacin
Director Financiero
C
Encargado de Fondo
Rotativo
D
Recibe formularios y
documentacin y
coteja con efectivo a
recibir
Encargado de
Contabilidad
B
FIN
120
3.3 UNIDAD DE CAJA GENERAL

Es la responsable de la administracin y control de las cajas receptoras, entrega
de formas autorizadas por la Contralora General de Cuentas para la recepcin de
ingresos; recoge la rendicin de cuentas, entrega y recibe formularios de los
Receptores de ventanilla.
Objetivo
Cumplir en forma transparente a travs de la aplicacin de controles, la
recaudacin de los recursos que conlleven al fortalecimiento de las operaciones
efectuadas diariamente por las cajas receptoras.
Base Legal
Acuerdo A -2806 Normas de Carcter Tcnico y de Aplicacin Obligatoria para

el uso de formularios, de la Contralora General de Cuentas.
Acuerdo A-6706 Normas Complementarias y Modificatorias del Acuerdo

A-2806 de la Contralora General de Cuentas
APERTURA DE CAJAS
Es el inicio de actividades diarias de cada una de las Cajas Receptoras en SIAF
MUNI, para la recepcin de ingresos por concepto de impuestos, tasas y
contribuciones como pago de los contribuyentes.
Objetivo
Asignar a los Receptores de ventanilla las herramientas de trabajo a travs de la
apertura de cajas para el inicio de operaciones de los mismos.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de apertura
de cajas es la siguiente:
121
SIAF MUNI, que genera el usuario y contrasea de cada Receptor pagador
Talonarios de recibos enumerados secuencialmente
Normas
Las reglas a tomar en cuenta para la elaboracin del procedimiento de apertura
de cajas, son las siguientes:
El Cajero General deber aperturar las Cajas Receptoras de Ventanilla cada

inicio del da en el SIAF-MUNI, al asignar el usuario y contrasea.
Realizar la distribucin de talonarios de recibos en orden correlativo a los

Cajeros Receptores de Ventanilla, el cual lo efectuar el Cajero General
PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJAS

No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Apertura las cajas en el sistema
Habilita las cajas receptoras que sean necesarias para
el cumplimiento de las funciones de recaudacin de
Cajero General
derechos municipales y otros ingresos que
correspondan a este organismo, en el sistema SIAF
MUNI
Ubicacin de cajas
Asigna las cajas a los Receptores para iniciar labores Cajero General
diarias.
Asignacin de usuarios
Entrega a los receptores de ventanilla el usuario y Cajero General
contrasea para el uso del sistema SIAF MUNI
Entrega cajas de seguridad
Hace entrega de las llaves de las cajas de seguridad Cajero General
a cada receptor
Entrega de recibos para el uso de los Receptores
de ventanilla
Cajero General
Distribuye los talonarios y
asigna al cajero el
correlativo de los recibos que podr utilizar.
Recepcin de llaves de las cajas de seguridad y de
recibos
Receptor
Recibe las llaves de las cajas de seguridad y el
Pagador
talonario de recibos.
122
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Ingreso al sistema
Entra al sistema SIAF-MUNI a travs de usuario y
contrasea asignado para el inicio de sus operaciones
Receptor
Pagador
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE CAJAS

No.
Actividad
Apertura las cajas

en el sistema
Ubicacin de cajas
Asignacin de
Usuarios
Entrega cajas de
Seguridad
Entrega de recibos
para el uso de los
Receptores de
ventanilla
Cajero General
A
Receptor Pagador
B
INICIO
2
FIN
Recepcin de llaves
de las cajas de
Seguridad y de
recibos
Ingreso al Sistema
123
CUADRE DE LOS INGRESOS AL FINALIZAR CADA DA

Es una actividad mediante la cual se realiza una conciliacin que se hace entre la
informacin que est en los documentos que respaldan los pagos, contra lo real
que fue recibido en cajas receptoras.
Objetivo
Cotejar la informacin contenida en los documentos que respaldan los pagos
contra lo recibido en cajas receptoras, para establecer el manejo adecuado de los
ingresos que perciba la Municipalidad.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de los ingresos
al finalizar cada da es la siguiente:
Documentos que respaldan los pagos
Efectivo y/o cheques obtenidos en las cajas receptoras
Normas
Los requerimientos que se deben tomar en cuenta para la realizacin del cuadre
de los ingresos al finalizar el da, son los siguientes:
Realizar diariamente la conciliacin del valor total de los documentos, contra

lo disponible en efectivo y/o cheques obtenidos en las cajas receptoras.
Elaborar un reporte diario de los resultados obtenidos de la conciliacin

realizada.
Realizar un acta al momento de existir un faltante o sobrante de la conciliacin

efectuada.
124
PROCEDIMIENTO DE CUADRE DE LOS INGRESOS AL FINALIZAR CADA

DA
No.
1
ACTIVIDAD
Cierre de Cajas Receptoras
Se concilia el valor total de los documentos contra lo
disponible en efectivo y/o cheques en las cajas
receptoras (ambos valores deben coincidir).
Realizacin de reporte para el cierre
Se prepara el reporte diario con los resultados
obtenidos.
Anomalas detectadas
Si existe un faltante o sobrante, de acuerdo a las
polticas de la Municipalidad para el manejo del
efectivo, procede a realizar el Acta correspondiente y
enviarla al Encargado de Tesorera. De lo contrario,
archiva la conciliacin de saldos.
Resguardo de actas de las situaciones detectadas
Recibe el acta del sobrante o faltante y lo archiva.
RESPONSABLE
Cajero General
Cajero General
Cajero General
Encargado de
Tesorera
125
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CUADRE DE LOS INGRESOS

DIARIOS
No.
Actividad
Cajero General
A
Encargado de
Tesorera
B
INICIO
Cierre de Cajas
Receptoras
1
4
Realizacin de
reporte para cierre
Anomalas
detectadas
Si
No
Existe
anomala?
FIN
4
Resguardo de actas
de las situaciones
detectadas
126
ELABORACIN DE ENVO DE DEPSITOS DIARIOS A BANCOS

En este procedimiento se realizan diariamente los depsitos de los ingresos
percibidos por la Municipalidad a travs de las cajas receptoras, para ejercer los
controles necesarios dentro de la Unidad.
Objetivo
Depositar de forma adecuada los ingresos de la recaudacin por receptora por
concepto de impuestos, tasas y contribuciones, con el fin que la institucin
bancaria resguarde el efectivo generado diariamente por las cajas receptoras.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de elaboracin
de envi de depsitos diarios a bancos es la siguiente:
Efectivo recibido por la Cajas Receptoras
Boleta de depsito
Normas
Las reglas que deben acatarse en el procedimiento de la elaboracin de envo de
depsitos diarios a Bancos, son las siguientes:
Los ingresos percibidos de las Cajas Receptoras, se depositan en el Banco

de Sistema en la Cuenta nica de Tesoro Municipal.
Los Receptores de ventanilla le proporcionarn al Cajero General, la boleta

de depsito para elaborar el reporte de las mismas.
127
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE ENVO DE DEPSITOS

DIARIOS A BANCOS
No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Depsito del efectivo percibido
Receptor
Deposita al Banco los ingresos percibidos por las
Pagador y
diferentes obligaciones de los contribuyentes.
Polica Municipal
Recepcin del efectivo para realizar el depsito en
el sistema
Banco
Recibe el efectivo para depositarlo en la Cuenta nica
de Tesoro Municipal
Impresin de la constancia del depsito efectuado
Emite la boleta del depsito a nombre de la Cuenta
Banco
nica del Tesoro Municipal de la Municipalidad de San
Miguel Petapa, sellada y firmada por la entidad.
Recepcin de la boleta del depsito bancario
Receptor
Recibe la boleta del respectivo depsito y la entrega al
Pagador y
Cajero General.
Polica Municipal
Resguardo de las boletas de los depsitos
bancarios
Recibe las boletas del Receptor pagador y del Polica
Cajero General
Municipal encargado del cobro del derecho de piso de
los mercados municipales, para realizar los reportes
de la cajas receptoras.
128
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE ENVIO DE DEPOSITOS DIARIOS

A BANCO
No.
1
2
Actividad
Depsito del
efectivo percibido
Recepcin del
efectivo para
realizar el depsito
en el sistema
Impresin de la
constancia del
depsito efectuado
Recepcin de la
boleta del depsito
bancario
Resguardo de las
boletas de los
depsitos bancarios
Receptor Pagador y
Polica Municipal
A
Banco
B
Cajero General
C
INICIO
3
FIN
129
VERIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS REGISTRADOS

Es la revisin de los documentos, donde se verificar que los mismos hayan sido
registrados correctamente como resultado de las operaciones realizadas en la
Unidad de Recaudacin de Ingresos por Receptora.
Objetivo
Verificar que la conciliacin entre los reportes elaborados, coincida con la
documentacin soporte, para comprobar que efectivamente todos los documentos
hayan sido registrados y que estn elaborados de manera correcta.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de verificacin
de los documentos registrados es la siguiente:
Documentos que respalda los ingresos
Reporte de los ingresos generados en el da
Recibos
Facturas
Otra documentacin
Normas
Para elaborar el procedimiento de verificacin de los documentos registrados, se
deben considerar las siguientes normas:
Elaborar un reporte de ingresos generados en el da y realizar la revisin del

mismo contra la documentacin que respalde el ingreso. Si en el mismo se
encontrar una diferencia, se elaborar un reporte al Encargado de Tesorera.
Finalizada la conciliacin de ingresos, es necesario archivar dicha

documentacin.
130
PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS

REGISTRADOS
No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Impresin del detalle de operaciones
Receptor
Se imprime un reporte de los ingresos generados en
Pagador
el da.
Verificacin de las operaciones en el sistema
contra los documentos de respaldo
Se compara los recibos, facturas, valor del documento Cajero General
con el desglose de las transacciones reportadas en el
sistema.
Anomalas detectadas
Al encontrarse diferencias se reporta al Encargado de Cajero General
Tesorera
Envo de reportes para realizar arqueo
Encargado de
Reporta a la Unidad de Auditora para realice el
Tesorera
arqueo correspondiente, donde se determine el error.
Resguardo de los reportes de operaciones diarias
Una vez efectuada la respectiva conciliacin entre la
Encargado de
documentacin soporte y los informes y/o reportes
Tesorera
elaborados, se procede
a archivar dicha
documentacin.
131
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACION DE DOCUMENTOS

REGISTRADOS
No.
3
4
Actividad
Receptor Pagador
A
Cajero General
B
Encargado de
Tesorera
C
INICIO
Impresin del
detalle de
operaciones
Verificacin de las
operaciones en el
sistemas contra los
documentos de
respaldo
Anomalas
detectadas
Envi de reportes
para realizar
arqueo
FIN
5
Resguardo de los
reportes de
operaciones diarias
132
ELABORACIN DE REPORTES DE LAS CAJAS RECEPTORAS

Es el procedimiento en el cual se elaboran y remiten los reportes realizados por
las Cajas Receptoras a las reas que correspondan.
Objetivo
Ser la herramienta que permita actualizar la base de datos de cada una de las
reas que corresponda, con los reportes de los pagos recibidos.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de envo de
los reportes de las cajas receptoras, a las reas correspondientes es la siguiente:
Reporte de las Cajas Receptoras
Normas
El Cajero General deber remitir una copia de los reportes a las Unidades que
tengan relacin con el mismo.
Los reportes efectuados por las Cajas Receptoras, se enviarn a la Unidad de

Contabilidad para efectuar el anlisis de los movimientos de dichas cajas.
El Encargado de Tesorera realizar el archivo correspondiente de dicho

reporte.
133
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE REPORTES DE LAS CAJAS

RECEPTORAS
No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elaboracin de reportes
Elabora los reportes de los ingresos de las cajas Cajero General
receptoras y enva al Encargado de Contabilidad.
Anotaciones contables
Encargado de
Registra los reportes de las cajas receptoras y enva
Contabilidad
al Cajero General.
Distribucin de reportes
Se envan copias de los reportes a cada una de las
Cajero General
reas que generaron la obligacin de pago para su
respectivo trmite interno.
Traslado de expediente de reportes
Enva el expediente de los reportes de las cajas Cajero General
receptoras la Encargado de Tesorera
Resguardo de los reportes
Recibe copias de los reportes de las cajas receptoras,
Encargado de
como respaldo de las operaciones realizadas
Tesorera
diariamente y las archiva.
134
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE REPORTES DE LAS CAJAS

RECEPTORAS
No.
Actividad
Elaboracin de
reportes
Encargado de
Contabilidad
B
Encargado de
Tesorera
C
INIICIO
Cajero General
A
Anotaciones
contables
A
FIN
Distribucin de
reportes
Traslado de
expedientes a
reportes
Resguardo de los
reportes
135
HABILITACIN DE TALONARIOS
Es el procedimiento que se realiza para autorizar los talonarios de recibos que
sern utilizados como constancia de los pagos realizados por los contribuyentes,
en las Cajas Receptoras.
Objetivo
Realizar los procedimientos adecuados que permitan validar los talonarios para el
uso de los Receptores de ventanilla que sern emitidos como constancia de pagos
de los contribuyentes.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento para la
habilitacin de talonarios es la siguiente:
Formulario de solicitud de talonarios a la Contralora General de Cuentas
Talonarios de Recibos
Libro de actas
Reporte que genera el SIAF MUNI
Normas
Los requerimientos a tomar en cuenta para la realizacin del procedimiento de
habilitacin de talonarios, son los siguientes:
Los talonarios utilizados por la Municipalidad, deben estar autorizados por la

Contralora General de Cuentas.
Realizar un reporte de rendicin de la existencia de talonarios al
ente
fiscalizador (CGC).
Consignar en el libro de actas el reporte de rendicin.
136
PROCEDIMIENTO PARA LA HABILITACIN DE TALONARIOS

No.
1
ACTIVIDAD
Solicitud de talonarios
Elabora el formulario de solicitud de talonarios y lo
enva a la Contralora General de Cuentas.
Autorizacin y envo de talonarios
Autoriza el correlativo de los talonarios segn
resolucin de la Contralora General de Cuentas y los
traslada al Encargado de Tesorera.
Recepcin de talonarios autorizados
Recibe los talonarios que podrn utilizar los
Receptores de Ventanilla.
Reporte del control de talonarios
Realiza el reporte de rendicin de cuentas para la
Contralora General de Cuentas, donde reporta las
existencias de talonarios, as como los ya utilizados.
Registro en libro de actas el control de talonarios
Transcribe al libro de actas el reporte de rendicin
que genera SIAF MUNI y enva al Encargado de
Tesorera.
Recepcin de reportes del libro de actas
Recibe el reporte de la rendicin del libro de actas.
RESPONSABLE
Cajero General
Contralora
General de
Cuentas
Cajero General
Cajero General
Cajero General
Encargado de
Tesorera
137
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA HABILITACION DE TALONARIOS

No.
Actividad
Contralora
General de
Cuentas
B
Encargado de
Tesorera
C
INICIO
Solicitud de
talonarios
Autorizacin y
envo de talonarios
Recepcin de
talonarios
autorizados
Cajero General
A
FIN
Reporte del control

de talonarios
Registro en libro de
actas el control de
talonarios
Recepcin de
reportes del libro de
actas
138
3.4 UNIDAD DE RECAUDACIN DE INGRESOS POR RECEPTORA

Es la encargada de la recaudacin de los ingresos municipales por concepto de
impuestos, tasas, y contribuciones en la cual se aplican las normas de control
interno con apego a las disposiciones emitidas por los entes rectores de la
Administracin Financiera Pblica. Para el funcionamiento de esta Unidad es
indispensable contar con Receptores de Ventanillas capacitados y calificados
para la buena atencin al vecino.
Objetivos Generales
Para el logro y cumplimiento de las metas y objetivos trazados en la Unidad de
Recaudacin de Ingresos por Receptora son los siguientes:
Recaudar los diferentes ingresos que percibe la Municipalidad por concepto

de arbitrios, tasas, contribuciones por mejoras, aportes, de manera eficiente
y eficaz con el fin del mejoramiento de la gestin del recaudo.
Ejercer los controles necesarios de depsitos en el sistema bancario as

como de los documentos autorizados por las dependencias de fiscalizacin
y de recaudacin para un manejo adecuado de los ingresos percibidos por
la Municipalidad.
Base Legal
La normativa aplicable para la realizacin de los procedimientos de la Unidad de
Ingresos por Receptora, es la que se cita a continuacin:
Ley del Arbitrio del Ornato Municipal Decreto 121-96
Cdigo Municipal Decreto 12-2002
RECAUDACIN DEL ARBITRIO DE ORNATO MUNICIPAL

Las cajas receptoras cumplen con la funcin de recaudacin de este arbitrio a
travs del pago de las personas guatemaltecas o extranjeras domiciliadas que
residen en la jurisdiccin de San Miguel Petapa que se encuentren comprendidas
139
entre los 18 y 65 aos de edad y menores de 18 aos que tengan autorizacin

para trabajar, de conformidad con el Cdigo de Trabajo.
Esta contribucin deber ser cancelada durante los meses de enero y febrero de
cada ao, salvo los casos en que los Concejos Municipales concedan prrrogas
para hacerla efectiva, no podrn concederse ms all del ltimo da del mes de
marzo.
Objetivo
Percibir los ingresos correspondientes al pago nico anual del arbitrio de ornato
municipal a travs de los lineamientos y bases legales establecidas.
Requisitos
Para realizar este procedimiento es necesario contar con lo siguiente:
Documento Personal de Identificacin
Recibo 7-B
Normas
Los requerimientos a contemplarse para la realizacin recaudacin del arbitrio de
ornato municipal, son los siguientes:
Se cobra el boleto de ornato a las personas vecinas del municipio de San

Miguel Petapa.
El vecino debe presentar DPI para realizar el pago del boleto de ornato.
Los cobros se reciben nicamente en efectivo de acuerdo con las tarifas que
tenga aprobadas la Municipalidad.
140
PROCEDIMIENTO DE RECAUDACIN DEL ARBITRIO DE ORNATO

MUNICIPAL
No.
3
4
6
7
8
10
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Publicacin de fechas
Publica las fechas del perodo de venta de boletos de
Encargado de
ornato, por medios y recursos de los que disponga la
Comunicacin
Municipalidad (publicidad por radio, televisin, otros
Social
medios); adems, se deben dar a conocer las
principales condiciones del pago del arbitrio.
Presentacin
del
contribuyente
en
la
Municipalidad
Contribuyente
Se presenta a la Municipalidad para realizar el pago
del arbitrio.
Atencin al contribuyente en ventanilla
Receptor
Atiende al contribuyente y solicita documento de
Pagador
identificacin para generar boleto de ornato.
Pago del contribuyente
Contribuyente
Realiza el pago correspondiente.
Registro del pago en SIAF-MUNI
Si se cuenta con la posibilidad de registrar
directamente en el sistema el cobro del arbitrio;
Receptor
seleccionar en el sistema la opcin de cobro de boleto
Pagador
de ornato e ingresar datos del contribuyente, luego se
genera orden de pago. De lo contrario, se registra por
medio de formulario.
Registro del pago por medio de formulario
Receptor
Llena formulario con los datos del contribuyente y
Pagador
contina el procedimiento.
Generacin de comprobante
Receptor
Imprime el recibo o comprobante del arbitrio.
Pagador
Entrega de la constancia de pago
Receptor
Se extiende el boleto de ornato al contribuyente a
Pagador
travs de la constancia del recibo 7-B
Recepcin de la constancia de pago
Recibe la constancia de pago del arbitrio de boleto de
Contribuyente
ornato.
Ingreso del sistema
Operar en el SIAF MUNI los formularios emitidos por
Receptor
concepto de pago del Arbitrio de Ornato Municipal
Pagador
cuando se realiza el cobro a travs de los mismos.
141
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE RECAUDACIN DEL ARBITRIO DE ORNATO

MUNICIPAL
No.
Actividad
Publicacin de
fechas
Presentacin
del
contribuyente
en la
Municipalidad
Atencin a
contribuyente
en ventanilla
Pago en
ventanilla
Registro del
pago en SIAFMUNI
Registro del
pago por medio
de formularios
Generacin de
comprobante
Encargado de
Comunicacin Social
A
Contribuyente
B
Receptor Pagador
C
INICIO
No
Si
Se cobra en
el sistema?
C
7
Entrega de la
constancia de
pago
Recepcin de
la constancia
de pago
10
Ingreso del
sistema
10
FIN
142
CONVENIOS PARA PAGOS ATRASADOS

Es el documento legal donde se establece un acuerdo entre el ente acreedor y la
Municipalidad, para la extincin de una obligacin, originada por el incumplimiento
de pagos no realizados.
Objetivo
Brindar al contribuyente la facilidad de realizar pagos fraccionados segn le
corresponda, para que la Municipalidad pueda recuperar los pagos atrasados
dentro de un lapso de tiempo prudencial.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de convenios
de pagos atrasados es el siguiente:
Convenio de pago
Monto atrasado
Documento Personal de Identificacin del Contribuyente (DPI)
Normas
Las normas que deben ser contempladas en la realizacin del procedimiento de
convenios para pagos atrasados, son las siguientes:
La Municipalidad de San Miguel Petapa tiene la potestad de emitir convenios

de pago cuando existan pagos atrasados por servicios prestados.
La Municipalidad establece plazos fijos de pago, que puede asegurar el cobro

total de la deuda por parte del acreedor.
143
PROCEDIMIENTO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CONVENIOS PARA

PAGOS ATRASADOS
No.
1
6
7
ACTIVIDAD
Establecimiento del valor de la deuda
Determina el monto total de la deuda al verificar la
cuenta del contribuyente en los registros respectivos.
Examen del convenio de pago
Analiza si el caso aplica para establecer un convenio
de pago, de acuerdo al ingreso que se va a percibir.
Determinacin de las cuotas a pagar
Establece el total de cuotas en que se va a dividir el
pago del monto total. El nmero de cuotas deber ser
negociado entre el Cajero General y el contribuyente,
de manera que se beneficien ambas partes; es decir,
que la Municipalidad perciba el ingreso a la brevedad
posible, y que el contribuyente aporte mensualidades
considerables segn su capacidad de pago.
Emisin del convenio de pago
Emite y firma convenio de pago por el total de cuotas
acordadas con el contribuyente.
Firma del convenio de pago
Firma convenio de pago donde acepta el total de
cuotas y dems condiciones establecidas en el
mismo.
Efectuar el primer pago
Realizar primer pago establecido en el Convenio.
Registro del primer pago en el sistema
Registrar operacin en el sistema interno usado por
la Municipalidad (SIAF MUNI).
RESPONSABLE
Cajero General
Cajero General
Cajero General
Cajero General
Contribuyente
Contribuyente
Receptor
Pagador
144
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CONVENIOS

PARA PAGOS ATRASADOS
No.
Actividad
Establecimiento del
valor de la deuda
Examen del convenio

de pago
Determinacin de las
cuotas a pagar
Emisin del convenio

de pago
Firma de convenio de
pago
Efectuar el primer
pago
Cajero General
A
Contribuyente
B
Receptor Pagador
C
INICIO
FIN
Registro del primer

pago en el sistema
B
145
NOTIFICACIN DE PAGOS VENCIDOS

Se enva un recordatorio al contribuyente de los pagos vencidos. Para que se
presente a cajas receptoras a realizar el mismo.
Objetivos
Dar aviso por escrito al contribuyente, sobre la condicin de mora en la que se
encuentra, con el cual se solicita que realice el pago.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de notificacin
de pagos vencidos es el siguiente:
Requerimiento de pago
Normas
Para la realizacin del procedimiento de notificacin de pagos vencidos, se deben
contemplar las siguientes normas:
El Cajero General enviar notificaciones por pagos que se encuentren

atrasados, con la finalidad de obtener el ingreso por el mismo, cuando ste ha
sido renuente al pago voluntario de sus obligaciones.
El contribuyente debe efectuar el pago con morosidad en la receptora

municipal.
El contribuyente deber emitir el pago en el plazo que se le establecer en la

previa notificacin de lo contrario se iniciarn acciones legales que se
consideren apropiadas.
146
PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIN DE PAGOS VENCIDOS

No.
1
ACTIVIDAD
Emitir reporte de morosidad por zonas
Se emiten reportes de morosidad para cuentas de
arbitrios y agua potable.
Anlisis
de los contribuyente que tiene
morosidad
Como criterio de seleccin de contribuyentes a
notificar, se eligen los que tengan las cuentas con
mayor monto de deuda.
Generacin de requerimientos de pago
Elaborar los requerimientos de pago de los
contribuyentes a quines se dar aviso de cobro.
Envo de notificacin al rea de cobro
Trasladar requerimientos de pago a los Mensajeros
para que entreguen los avisos correspondientes.
Entrega del requerimiento de pago a los
contribuyentes
Con el aviso de cobro, entrega requerimiento de
pago a los contribuyentes,
Obtencin del aviso del cobro
Recibe aviso de cobro
RESPONSABLE
Cajero General
Cajero General
Cajero General
Cajero General
Mensajero
Contribuyente
147
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACION DE PAGOS

VENCIDOS
No.
Actividad
Emitir reporte de
morosidad por zonas
Anlisis de los
contribuyentes que
tienen morosidad
Generacin de
requerimiento de
pago
Envo de notificacin
al rea de cobro
Entrega del
requerimiento de
pago a los
contribuyentes
Obtencin del aviso

del cobro
Cajero General
A
Mensajero
B
Contribuyente
C
INICIO
6
1
5
FIN
148
COBRO DE DERECHO DE PISO DE MERCADO MUNICIPAL

Es un arbitrio por el arrendamiento del
espacio en el interior del mercado
municipal, donde se pueden instalar los comerciantes para la venta de sus

artculos y proporcionar a los vecinos productos de calidad a precios accesibles.
Objetivo
Realizar el cobro de la tasa de derecho a piso del mercado municipal, de acuerdo
a las dimensiones, caractersticas del puesto, y proporcionar al comerciante el
recibo de pago.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de cobro de
derecho de piso del mercado municipal es el siguiente:
Recibo de pago 31-C
Caractersticas del rea
Normas
Los requerimientos que deben establecerse al momento de realizar el
procedimiento del cobro de derecho de piso de mercado municipal, son los
siguientes:
La Municipalidad establece la cuota del derecho de piso que el contribuyente

deber cancelar en el tiempo que se considere conveniente.
La Municipalidad emite un comprobante de cobro, que servir de constancia

de la operacin realizada.
El Cajero General elabora un reporte de la recaudacin realizada, que debe

ser entregado al Encargado de Tesorera.
149
PROCEDIMIENTO PARA COBRO DE DERECHO DE PISO DE MERCADO

MUNICIPAL
No.
1
2
DESCRIPCIN
Cobro del derecho de piso
Se presenta puesto por puesto del mercado
municipal para el cobro del derecho de piso.
Recepcin de lo recaudado
Recibe el pago por parte del contribuyente del
derecho de piso.
Entrega del recibo
Se extiende el recibo original al contribuyente a
travs de la constancia del recibo 31-C
Deposito a la Cuenta nica del Tesoro
Se presenta al banco a depositar lo recaudado en la
Cuenta nica del Tesoro.
Recepcin del efectivo para realizar el depsito
en el sistema
Recibe el efectivo para depositarlo en la Cuenta
nica de Tesoro Municipal
Impresin de la constancia del depsito
efectuado
Emite la boleta del depsito a nombre de la Cuenta
nica del Tesoro Municipal de la Municipalidad de
San Miguel Petapa, sellada y firmada por la entidad
y la entrega al Polica Municipal.
Obtencin de boleta de depsito
Recibe la boleta del depsito realizado y la entrega
al Cajero General.
Elaboracin del reporte por la recaudacin
realizada
Realiza el reporte de lo recaudado, luego enva al
Encargado de Tesorera
Obtencin del reporte de la recaudacin
Obtiene el Reporte de la recaudacin de derecho de
piso del mercado municipal
RESPONSABLE
Polica Municipal
Polica Municipal
Polica Municipal
Polica Municipal
Banco
Banco
Polica Municipal
Cajero General
Encargado de
Tesorera
150
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA COBRO DE DERECHO DE PISO DE MERCADO

MUNICIPAL
Encargado de
Polica Municipal
Banco
Cajero General
No.
Actividad
Tesorera
A
B
C
D
Cobro de derecho de
piso
Recepcin de lo
recaudad.
Entrega del recibo
Deposito a la Cuenta
nica del Tesoro
Recepcin del efectivo

para realizar el deposito
en el sistema
Impresin de la
constancia del deposito
efectuado
INICIO
Obtencin de boleta de
deposito
Elaboracin de reporte
por recaudacin
realizada
Obtencin del reporte de

la recaudacin
FIN
151
3.5 UNIDAD DE RECAUDACIN DE INGRESOS POR RECEPTORA DEL

IMPUESTO NICO SOBRE INMUEBLES
Esta Unidad se encarga de recaudar el impuesto establecido en la Ley Del
Impuesto nico Sobre Inmuebles Decreto Nmero 15-98, que recae sobre los
bienes inmuebles, rsticos o rurales y urbanos, el terreno que los integra, las
estructuras, construcciones, instalaciones adheridas al inmueble y sus mejoras;
as como los cultivos permanentes.
Objetivo General
Proporcionar un debido registro y control del Impuesto nico Sobre Inmuebles
generado por la posesin de bienes inmuebles por medio de los sistemas que se
manejan en la Municipalidad.
Base Legal
Para el debido funcionamiento de esta Unidad se tomar en cuenta la siguiente
normativa que permite
Ley del Impuesto nico Sobre Inmuebles Decreto Nmero 15-98 donde
establece el objeto, sujetos, tasas y exenciones afectos al impuesto como
tambin la administracin, fiscalizacin, liquidacin y pago, sanciones y
procedimientos del impuesto.
Cdigo Municipal Decreto 12-2002, segn el Artculo 17: es obligacin del

vecino contribuir a los gastos pblicos municipales por medio de pago de
tributos.
PAGO DE IUSI (NUEVO CONTRIBUYENTE)

Al momento del pago por concepto de Impuesto nico Sobre Inmuebles la
Municipalidad proceder a su registro como Nuevo Contribuyente, este deber de
llevar un legajo de documentacin para su inscripcin.
152
Objetivos
Las metas que se buscan cumplir en el procedimiento de pago por parte de un
nuevo contribuyente son los siguientes:
Manejar un registro de los nuevos contribuyentes para el debido recaudo del

impuesto.
Generar ingresos por concepto de pago del Impuesto nico Sobre Inmuebles
con el fin de invertir lo recaudado en obras para el desarrollo comunitario y el
funcionamiento de la Municipalidad.
Facilitar los trmites de compraventa, traspaso, valuacin, donacin, herencia

y otros que se quieran realizar, fortalecer las finanzas municipales y con estos
recursos atender las necesidades de los vecinos.
Requisitos
El expediente del nuevo contribuyente que sea propietario particular del bien
inmueble deber contener la siguiente documentacin:
Fotocopias de DPI
Fotocopia de la escritura de la propiedad
Certificacin del registro de la propiedad
Constancia emitida por Catastro
Boleto de ornato
NIT.
Cuando el contribuyente sea una empresa o sociedad annima la documentacin

a presentar ser la siguiente:
Fotocopia de constitucin de la empresa
Fotocopia de la escritura de la propiedad
Certificacin del registro de la propiedad
Boleto de ornato
NIT.
153
Dentro de la documentacin emitida por la Municipalidad se encuentran los

siguientes:
Contrasea de pago del impuesto
Recibo 7B.
Normas
Para realizar debidamente el procedimiento de registro de pago por parte del
contribuyente se necesita observar las siguientes normas:
Si la documentacin presentada por el Contribuyente no se encuentra

completa el Encargado de IUSI o Catastro indicarn a este presentar la
documentacin faltante en un plazo no mayor a una semana.
Se deber hacer entrega del Recibo 7B al contribuyente como constancia de

haber realizado el pago del impuesto.
PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE IUSI (NUEVO CONTRIBUYENTE)

No.
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
Presenta documentacin
Se presenta a la Unidad de Catastro para realizar la
diligencia de asignacin de valor fiscal al inmueble que
Contribuyente
genera la obligacin de pago del Impuesto nico Sobre
Inmuebles. (Copia de DPI, boleto de ornato vigente y
Escritura del inmueble).
Verificacin de Escritura del Terreno
Catastro
Analiza los datos contenidos en la escritura del terreno
y verifica datos del propietario.
Elaboracin de avalo
Catastro
Realiza el avalo correspondiente del inmueble
descrito en Escritura.
Elaboracin de negociacin
Catastro
Realiza una negociacin con el usuario sobre el
valor fiscal a cancelar.
Asignacin de valor fiscal
Establece una cantidad que tiene que corresponder a
Catastro
un valor fiscal no comercial, que ser base para el
pago del impuesto por medio de una constancia.
154
No.
10
11
12
13
14
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Presenta documentacin
El contribuyente se presenta con la documentacin
correspondiente al Encargado de IUSI para realizar el
Contribuyente
pago del impuesto para ello adjuntar el expediente
que contendr (Copia de DPI, boleto de ornato
vigente, escritura del inmueble y constancia emitida
por Catastro).
Revisa documentacin
Inspecciona la documentacin que le entrega el
Encargado de
contribuyente. Si la documentacin est completa el
Procedimiento continuar. De lo contrario el Encargado
IUSI
deber de indicar la documentacin pendiente para que
el contribuyente pueda presentarla.
Inscripcin del contribuyente en -SIAF MUNISi el contribuyente completa los requisitos
Encargado de
establecidos, el Encargado prosigue con la inscripcin
IUSI
del nuevo contribuyente al sistema -SIAF MUNI- para
que el sistema lo registre.
Resguardo de documentacin del contribuyente
Encargado de
Archiva la informacin del contribuyente.
IUSI
Elaboracin de orden de pago
Encargado de
Elabora recibo de pago en el sistema, para que el
contribuyente se dirija a pagarlo a las ventanillas
IUSI
receptoras de -BANRURAL-.
Liquidacin del impuesto
Contribuyente
Cancela el monto establecido en la contrasea de pago
en cualquiera de las ventanillas receptoras del banco.
Recibe pago y entrega de recibo 7B
Receptor de
Recibe pago, sella la contrasea devolvindosela al
contribuyente y le extiende el recibo tipo 7B por el
ventanilla
monto pagado.
Verificacin de recibo por parte del Encargado de IUSI
Contribuyente
Se dirige con el Encargado de IUSI para que este revise
el recibo y lo registre.
Registro del recibo
Encargado de
Registra el nmero de recibo en el listado de pagos
IUSI
de los inmuebles y contribuyentes.
155
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO POR PAGO DE IUSI NUEVOS CONTRIBUYENTES
No.
Actividad
Presenta
documentacin
Contribuyente
A
INICIO
Verificacin de
Escritura de Terreno
Elaboracin de avalo
Elaboracin de
negociacin
Asignacin de valor
fiscal
Presenta
documentacin
Revisa documentacin
Inscripcin del
contribuyente en -SIAF
MUNI-
Resguardo de
documentacin del
contribuyente
10
Elaboracin de orden
de pago
11
Liquidacin del
impuesto
12
Recibe pago y entrega

recibo 7B
13
Verificacin de recibo
por parte del
Encargado de IUSI
14
Registro del recibo
Catastro
B
Encargado de IUSI
C
Receptor de Ventanilla
D
12
B
SI
10
NO
DOCUMENTACIN
COMPLETA?
11
A
D
14
13
FIN
156
PAGO DE IUSI (CONTRIBUYENTE REGISTRADO)

Una vez registrado un contribuyente en el sistema, este contrae la obligacin de
acercarse a cualquier banco autorizado para el pago de IUSI o bien en el Banco
ubicado en las instalaciones de la Municipalidad. En los casos en que el
contribuyente no llevase consigo el Requerimiento de pago para el pago de IUSI
la Municipalidad por medio de la Unidad de Recaudacin de Ingresos por
Receptora del Impuesto nico Sobre Inmuebles emitir una contrasea de pago
para que el contribuyente pueda cumplir con su obligacin.
Objetivos
Para este procedimiento, la Unidad encargada velar por cumplir los siguientes
objetivos:
Manejar un registro de los nuevos contribuyentes para el debido recaudo del

impuesto.
Generar ingresos por concepto de pago del Impuesto nico Sobre Inmuebles
con el fin de invertir lo recaudado en obras para el desarrollo comunitario y el
funcionamiento de la Municipalidad.
Requisitos
Los documentos requeridos para el registro de pago de los contribuyentes
registrados es el siguiente:
Requerimiento de pago del impuesto a pagar
Recibo 7B.
Normas
Las normas aplicables al procedimiento de registro de pago por concepto de
impuestos son las siguientes:
Si el vecino no cuenta con el Requerimiento de pago del impuesto a pagar, el

Encargado de IUSI deber emitir un recibo de pago.
157
Si existiesen exoneraciones el Encargado de IUSI deber indicarle al

contribuyente, si fuese de su desconocimiento.
PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO DE PAGO DE IUSI (CONTRIBUYENTE

REGISTRADO)
No.
4
5
6
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
Presentacin de Requerimiento de pago
Se presenta con el ltimo Requerimiento de pago de
impuesto a pagar que el contribuyente recibe en su
Contribuyente
domicilio
para
que
realice
la
cancelacin
correspondiente, si el contribuyente no contase con
ese documento el Encargado de IUSI emitir un recibo
de pago.
Verificacin de Requerimiento de pago
Encargado de
Si el contribuyente posee el Requerimiento de pago
correspondiente
el
Encargado
inspecciona
IUSI
cuidadosamente el documento.
Elaboracin de orden de pago (recibo)
Encargado de
Si el contribuyente no contase con el Requerimiento
de pago el Encargado de IUSI emite recibo de pago
IUSI
en el sistema, para que el contribuyente se dirija a
pagarlo a las ventanillas receptoras de -BANRURAL-.
Impresin del recibo de pago
Encargado de
Genera e imprime el recibo de pago.
IUSI
Entrega del recibo de pago
Entrega el recibo para que el Contribuyente realice el
pago.
Liquidacin
Cancela el monto establecido en el recibo de pago en
cualquiera de las ventanillas receptoras del banco.
Recibe pago y entrega de recibo 7B
Recibe pago, sella la contrasea devolvindosela al
contribuyente y le extiende el recibo tipo 7B por el
monto pagado.
Verificacin de recibo por parte del Encargado de IUSI
Se dirige con el Encargado de IUSI para que este revise
el recibo y lo registre.
Registro del recibo
Registra el nmero de recibo en el listado de pagos
de los inmuebles y contribuyentes.
Encargado de
IUSI
Contribuyente
Receptor de
ventanilla
Contribuyente
Encargado de
IUSI
158
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE PAGO DE IUSI (CONTRIBUYENTES

REGISTRADOS)
No.
Actividad
Contribuyente
A
Encargado de IUSI
B
C
INICIO
Presentacin de
Requerimiento de
pago
Verificacin de
Requerimiento de
pago
Elaboracin de orden
de pago
Impresin del recibo

de pago
Entrega del recibo de

pago
Liquidacin
Recibe pago y entrega

recibo 7B
Verificacin de recibo
por parte del
Encargado de IUSI
Registro del recibo
SI
Posee
Requerimiento
de pago?
NO
Finaliza
FIN
159
EMISIN DE RECIBOS
La Unidad de Recaudacin por concepto de Impuesto nico Sobre Inmuebles
-IUSI- tiene a su cargo la emisin y entrega al contribuyente de un recibo que
contiene el saldo pendiente de pago del impuesto.
Objetivos
Al momento de emitir recibos la Unidad vela por cumplir con los objetivos
siguientes:
Establecer por medio de un comprobante el saldo a pagar del impuesto.
Generar orden sobre el pago del impuesto al establecer el monto a pagar por
concepto de impuestos sobre inmuebles.
Requisitos
En este procedimiento se necesita el siguiente documento:
Requerimiento de pagos pendientes.
Normas
Las normas para la debida emisin de recibos es la siguiente:
La base del impuesto estar constituida por los valores de los distintos
inmuebles que pertenezcan a un mismo contribuyente en calidad de sujeto
pasivo del impuesto.
Para la determinacin del impuesto anual sobre inmuebles, se establecen las

escalas comprendidas entre el 2%, 4%, 6% por millar sobre el valor del
inmueble.
Se emitirn los requerimientos de pago del impuesto, los que podrn

fraccionarse en cuatro (4) cuotas trimestrales iguales, que el contribuyente
pagar en las cajas receptoras.
160
PROCEDIMIENTO DE EMISIN DE RECIBOS

No.
1
2
3
4
5
ACTIVIDAD
Solicita recibo
Solicita la emisin de recibo que contiene la informacin
del impuesto pendiente de liquidar para efectuar el pago
del trimestre correspondiente.
Verificacin del saldo del contribuyente
Ingresa datos y verifica saldo del contribuyente en
sistema.
pago.
Realizar el pago en el banco del sistema
Efecta el pago en ventanillas del Banco del Sistema.
Recibe el pago del impuesto
El Receptor de Ventanilla del Banco recibe el pago e
ingresa al sistema para emitir constancia de pago
generado por el sistema.
Emisin del comprobante de pago
Emite al contribuyente el recibo firmado y sellado por el
receptor pagador, como constancia del pago del
impuesto del trimestre correspondiente
RESPONSABLE
Contribuyente
Encargado de
IUSI
Encargado de
IUSI
Encargado de
IUSI
Contribuyente
Receptor de
ventanilla
Receptor de
ventanilla
161
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE EMISIN DE RECIBOS

NO.
ACTIVIDAD
1
2
Solicita recibo
Contribuyente
A
Encargado de IUSI
B
C
INICIO
Verificacin del saldo

del contribuyente
Impresin de recibo de
pago

pago
Realizar pago en
bancos del sistema
Recibe el pago del

impuesto
Emisin del
comprobante de pago
C
FIN
4
162
EMISIN DE CERTIFICACIONES DE SOLVENCIA DE PAGO

Emitir certificaciones de solvencias de pago, como constancia que el
contribuyente no tiene saldos pendientes de pago, para dar continuidad a
Procedimientos que necesite dicha certificacin.
Objetivo
Emitir certificaciones de solvencia de los pagos realizados de los contribuyentes,
para los usos que convenga.
Requisitos
Para poder emitir certificaciones de solvencia de pago es necesaria la siguiente
documentacin:
Solvencia de pagos
Constancia de pago generada por el sistema bancario
Normas
Las normas aplicables a este procedimiento son las siguientes:
El contribuyente debe realizar una solicitud de solvencia de pago.
El receptor de ventanilla deber ingresar al sistema SICOIN GL, para verificar

la cuenta corriente del contribuyente.
La solvencia de pago debe ser autorizada (con firma y sello) por el Encargado
de IUSI.
163
EMISIN DE CERTIFICACIONES DE SOLVENCIA DE PAGO

No.
1
4
5
6
10
11
ACTIVIDAD
Solicitud de la solvencia de pago
Solicita la solvencia de pago al Encargado de IUSI.
Verificacin del Requerimiento de pago
del
contribuyente
Ingresa al sistema para verificar la cuenta del
contribuyente para observar si existen pagos
atrasados o se encuentra solvente.
Si existiese pagos atrasados, notifica de ellos al
contribuyente
Si existiesen pagos pendientes de pagar que se
encuentren en el sistema, se le notifica al
contribuyente para ser cancelados y continuar con el
trmite. De lo contrario, finaliza el procedimiento.
RESPONSABLE

pago.
Realizar el pago en el banco del sistema
Efecta el pago en ventanillas de IUSI.
Encargado de
IUSI
Recibe el pago del impuesto

El Receptor de Ventanilla de IUSI recibe el pago e
ingresa al sistema para emitir el comprobante de
pago.
Emite comprobante de pago
Emite al contribuyente el recibo firmado y sellado por
el receptor, como constancia del pago del impuesto
del trimestre correspondiente.
Entrega recibo
Luego de realizar el pago del impuesto, regresa a la
ventanilla donde se encuentra el Encargado de IUSI
para recibir la Certificacin de Solvencia.
Recibe y verifica de saldo pagado
Verifica y se realiza una copia del recibo, el cual indica
que se realiz el pago.
Impresin de la Certificacin de Solvencia
Imprime la certificacin de solvencia y la entrega al
contribuyente.
Contribuyente
Encargado del
IUSI
Encargado de
IUSI
Encargado de
IUSI
Contribuyente
Receptor de
ventanilla
Receptor de
ventanilla
Contribuyente
Encargado del
IUSI
Encargado de
IUSI
164
No.
12
13
14
15
ACTIVIDAD
Autoriza Certificacin de Solvencia
Emite, firma y sella de autorizacin la solvencia de
pago.
Entrega Certificacin de Solvencia
Entrega certificacin de solvencia para que el
contribuyente firme de conforme por la certificacin
recibida.
Recibe Certificacin
El contribuyente recibe la Certificacin de Solvencia
de pago del impuesto.
Resguardo de la documentacin
Archiva la documentacin que gener el
Procedimiento.
RESPONSABLE
Encargado de
IUSI
Encargado de
IUSI
Contribuyente
Encargado del
IUSI
165
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE EMISIN DE CERTIFICACIONES DE SOLVENCIA DE PAGO

No.
Actividad
Solicitud de la
solvencia de pago
Verificacin del
Requerimiento de
pago del contribuyente
Si existiese pagos
atrasados, se notifica
de ellos, al
contribuyente
Impresin del recibo

de pago

pago
Realizar el pago en el
banco del sistema
Recibe el pago del

impuesto
Emite de comprobante
de pago
Entrega del recibo
10
Recibe y verifica de
saldo pagado
11
Impresin de la
1
Certificacin
de
Solvencia
12
Autoriza Certificacin
de Solvencia
13
Entrega Certificacin
de Solvencia
14
Recibe Certificacin
15
Resguardo de la
documentacin
Contribuyente
A
Encargado de IUSI
B
C
INICIO
SI
Pagos
Atrasados?
NO
Finaliza el
procedimiento
11
10
12
13
B
A
14
15
FIN
166
CONVENIOS DE PAGO
Son convenios que recuperan los ingresos a la Municipalidad por medio de una
cobranza administrativa efectiva.
Objetivo
La recuperacin del tributo, al proporcionar al vecino una va ms favorable para
que realice sus pagos atrasados.
Requisitos
Los requisitos con relacin a documentacin para el procedimiento de concesin
de convenios de pagos es la siguiente:
Documento que acredite al contribuyente ser propietario del bien inmueble

que genera el pago de impuesto.
Documento Personal de Identificacin del Contribuyente.
Solicitud de Convenio de Pago del Impuesto
Normas
Al momento de conceder convenios de pago por concepto del IUSI se toma en
cuenta las normas siguientes:
Los contribuyentes que hubieren cado en mora y adeudaren al fisco el

impuesto por ms de cuatro trimestres y multas, podr otorgrseles
facilidades de pago en cuotas mensuales, hasta un mximo de doce meses.
Por lo anterior se deber celebrar convenio de pago en que reconozca el

monto del impuesto ms la multa respectiva, las cuales deben realizarse en
cuotas iguales dentro del plazo referido; sin perjuicio del pago del impuesto
que genera los subsiguientes trimestres.
167
PROCEDIMIENTO DE CONSECIN DE CONVENIOS DE PAGO

No.
10
ACTIVIDAD
Presentar documentacin requerida en ventanilla
Con los siguientes documentos:
Fotocopia de DPI
Acreditar su calidad de propietario del bien
inmueble a representante Legal de la Entidad si
fuera el caso.
Se presenta para iniciar el procedimiento de
solicitud del convenio de pago.
Solicita convenio de pago
Indica al Encargado de IUSI, la solicitud del convenio
de pago.
Acuerda trminos de pago
Acuerda con el contribuyente fechas y el valor de las
cuotas, a pagar en forma peridica.
Elaboracin de convenio de pago
Elabora el convenio de pago indicando las clusulas
acordadas en ambas partes.
Revisin del convenio
Lee y revisa el convenio detenidamente con el
contribuyente
Estampado de Timbres Fiscales
Luego de dar revisin del Convenio de pago, coloca
los Timbres Fiscales y notariales correspondientes al
convenio de pago para su legalizacin.
Estampado de firmas en el convenio de pago
Firma del convenio por parte del interesado y el
Abogado y Notario que lo realiza.
Emisin de copia del convenio
Entrega al contribuyente una copia legalizada del
convenio con sus respectivos recibos para efectuar
sus pagos. Y traslada otra copia al Encargado de IUSI
para su archivo y custodia.
Recibe copia de convenio de Pago
Encargado de IUSI recibe copia de convenio para su
debido resguardo.
Archiva convenio de pago, para futuras gestiones a
las que deber de incurrir el contribuyente titular del
documento.
RESPONSABLE
Contribuyente
Contribuyente
Encargado de
IUSI
Contribuyente
Asesora Jurdica
Asesora Jurdica
y
Contribuyente
Asesora Jurdica
Asesora Jurdica
y Contribuyente
Asesora Jurdica
Encargado de
IUSI
Encargado de
IUSI
168
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONSECIN DE CONVENIOS DE PAGO

No.
Actividad
Presentar
documentacin
requerida en ventanilla
Solicita convenio de
pago
Acuerda trminos de
pago
Elaboracin de
convenio de pago
Revisin del convenio
Estampado de
Timbres Fiscales
Estampado de firmas
en el convenio de
pago
Emisin de copia del

convenio
Recibe copia de
convenio de pago
10
Archiva
documentacin
Contribuyente
A
Encargado de IUSI
B
Asesora Jurdica
C
INICIO
A,C
A,C
A,C
9
6
5
10
7
C
FIN
169
3.6 UNIDAD DE BANCOS

Es la que se encarga de la verificacin de ingresos y egresos de la Municipalidad;
control del manejo de cheques y la Cuenta nica del Tesoro Municipal, as como
la elaboracin de conciliaciones bancarias.
Objetivo General
Determinar que los procedimientos llevados a cabo en esta Unidad, llenan las
condiciones de disponibilidad inmediata y sin restriccin de cualquier ndole en
cuanto a su uso y destino.
Bases legales
La normativa especfica a considerar en la Unidad de Bancos para la realizacin
de los distintos procedimientos es la siguiente:
CONTROL DEL EXPEDIENTE DE CHEQUES

Es la actividad en la cual se lleva un control del expediente de cheques, desde su
emisin, respaldo de la documentacin que ampara al mismo, hasta la entrega al
beneficiario.
Objetivo
Cancelar las distintas obligaciones contradas a travs de la emisin de cheques,
el cual autoriza el Director Financiero y Encargado de Tesorera.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de control del
expediente de cheques es la siguiente:
Cheque fsico
Contrasea de pago
170
Poder Notarial
Documentacin adjunta que ampara el cheque
Normas
Al momento de llevar a cabo el procedimiento de control del expediente de
cheques, es importante tomar en cuenta las siguientes normas:
Las cuentas de cualquier tipo que stas fueren, deben llevar firmas
mancomunadas
para
la
autorizacin
de
los
dbitos
crditos
correspondientes, las cuales deben estar aprobadas por el Director Financiero

y el Encargado de Tesorera.
Todos los desembolsos se efectuarn mediante la emisin de cheque

voucher.
Los cheques deben contener consignada la leyenda de NO NEGOCIABLE,

El banco que reciba un cheque con la expresin antes indicada, nicamente
podr acreditar su valor en una cuenta perteneciente al beneficiario.
La persona que recoge el mismo, firmar de recibido en el voucher.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL EXPEDIENTE DE CHEQUES

No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Elaboracin de la orden
Unidad de
Realiza la orden o cotizacin y la enva al Encargado
Compras
de Presupuesto.
Aprobacin de la orden de compra
Autoriza la orden de compra, para establecer los
Encargado de
renglones que sern afectados y la enva al Director
Presupuesto
Financiero y al Alcalde Municipal.
Autorizacin por medio de firmas
Director
Firman la orden de compra, la cual indica que est
Financiero y
autorizada por las autoridades correspondientes y
Encargado de
enva al Encargado de Contabilidad.
Tesorera
171
No.
10
11
12
13
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Verificacin del expediente para efectuar el pago
Confirma que el expediente contenga la fecha,
Encargado de
nombre del beneficiario, nmero de la autorizacin de
Contabilidad
pago, valor, firmas de autorizacin y contrasea de
pago.
Retencin del IVA e ISR
Si es necesario, se realiza la retencin del Impuesto
Encargado de
al Valor Agregado -IVA- e Impuesto Sobre la Renta
Contabilidad
-ISR- a las facturas.
Emisin de contrasea de pago
Encargado de
Emite la contrasea de pago y se entrega al
Contabilidad
beneficiario, al cual se le indica la fecha de cobro.
Ingresos de datos a SICOIN GL
Anota en SICOIN GL la contrasea de Pago, el
Encargado de
nmero de egreso, fecha, valor y nmero de serie del
Contabilidad
cheque para que se imprima.
Impresin del cheque
Encargado de
Con los datos del beneficiario se imprime el cheque,
Contabilidad
se enva al Director Financiero y Alcalde Municipal.
Firmas de autorizacin de cheque
Director
Una vez emitido el cheque, se colocan las firmas que
Financiero y
se encuentran registradas en el banco. Se enva el
Encargado de
expediente que contiene el cheque, al encargado de
Tesorera
Bancos.
Revisin de datos en cheque voucher
Verifica los siguientes datos impresos en el cheque
Encargado de
voucher: nombre del proveedor, cantidad en nmeros
Bancos
y letras, firmas, leyenda de NO NEGOCIABLE.
Archiva el cheque para su entrega
Encargado de
Resguarda el cheque y el expediente en un archivo
Bancos
de forma cronolgica para su entrega.
Obtencin del cheque
Se presenta con el Encargado de Bancos para
Beneficiario
recoger el cheque.
Revisin de documentos para realizar la entrega
del cheque
Verifica la contrasea de pago y DPI, que el
proveedor debe presentar para efectuar el pago. Si el
Encargado de
cheque es extendido a nombre de una empresa, la
Bancos
persona que har retiro del cheque debe adjuntar un
Poder Notarial que lo acredite como representante
legal y DPI, y lo entrega.
172
No.
14
15
16
ACTIVIDAD
Firma de recibido
Revisa que los datos estn correctamente en el
cheque y firma de recibido la persona que recoge el
mismo, dentro del voucher.
Envo de expediente para resguardo
Traslada el expediente con la copia del cheque
entregado y el voucher original para su debido
resguardo.
Resguardo del expediente
Recibe el expediente y lo archiva.
RESPONSABLE
Beneficiario
Encargado de
Bancos
Encargado de
Contabilidad
173
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DEL EXPEDIENTE DE CHEQUES

No.
Actividad
Elaboracin de la
orden
Aprobacin de la
orden de compra
Autorizacin por
medio de firmas
Verificacin del
expediente para
efectuar el pago
Retencin del IVA

e ISR
Emisin de contrasea
de pago
Ingresos de datos a
SICOIN GL
Impresin del cheque
Firmas de autorizacin
de cheque
10
Revisin de datos en
cheque voucher
11
Archiva el cheque para

su entrega
12
Obtencin del cheque
13
Revisin de
documentos para
realizar la entrega del
cheque
14
Firma de recibido
15
Envo de expediente
para resguardo
16
Unidad de Compras
A
Encargado de
Presupuesto
B
Director Financiero y
Encargado de
Tesorera
Encargado de
Contabilidad
D
Encargado de Bancos
E
Beneficiario
F
INICIO
10
12
11
14
13
16
15
15
D
FIN
Resguardo del
expediente
174
ANULACIN DE CHEQUES
Procedimiento en el cual presenta errores en los cheques, como por ejemplo,
dao del documento, mala impresin, datos y firmas incorrectas, etc., para lo cual
se procede a la anulacin del mismo.
Objetivo
Registrar todos los cheques que no sern pagados, con el fin de tener un control
interno actualizado de los documentos que fueron anulados.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de anulacin
de cheques es la siguiente:
Cheque fsico
Sello de anulacin
Normas
Para el adecuado manejo de anulacin de cheques, es indispensable tomar en
cuenta las siguientes normas:
Consignar en el cheque la leyenda de anulado por medio de un sello, cuando

el mismo contenga errores, lo cual indica que ya no se deber entregar.
Indicar en el cheque, en la parte del voucher el motivo por el cual fue anulado
el mismo.
175
PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACIN DE CHEQUES

No.
2
3
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Deteccin de anomalas
Verifica que el cheque presente las siguientes
anomalas:
El nombre no es el correcto.
Encargado de
La impresora da el documento.
Bancos
El valor del cheque no es el correcto.
Las cifras en letras no est bien escrita.
Las firmas no coinciden
Descripcin del motivo para la nulidad
Encargado de
Anota en el voucher, el motivo de su nulidad.
Bancos
Anulacin del cheque
Encargado de
Consigna la palabra ANULADO por medio de un sello
Bancos
sobre el cheque original.
Resguardo de cheques anulados
Encargado de
Archiva el cheque y el expediente de forma ordenada
Bancos
y cronolgica para su retiro.
Reporte de cheques anulados
Encargado de
Realiza el reporte de los cheques anulados y enva el
Bancos
mismo al Encargado de Contabilidad.
Resguardo del reporte
Encargado de
Recibe el reporte de los cheques anulados y lo
Contabilidad
archiva.
176
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ANULACINDE

CHEQUES
No.
Actividad
Deteccin de anomalas
Descripcin del motivo para

la nulidad
Anulacin del cheque
Resguardo de cheques
anulados
Reporte de cheques
anulados
Resguardo del reporte
Encargado de Bancos
A
Encargado de
Contabilidad
B
INICIO
FIN
177
CHEQUES RECHAZADOS
Procedimiento que se realiza cuando un cheque emitido no se pueda cambiar en
el banco, por varias situaciones, como por ejemplo, falta de fondos para atender
el pago, est mal redactado o las firmas sean incorrectas.
Objetivo
Mantener un control interno eficiente de los pagos que no han sido realizados a
travs de cheques por motivo de devolucin del Banco, con el fin de gestionar su
pronto desembolso.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de cheques
rechazados es la siguiente:
Cheque fsico
Boleta de rechazo del Banco
Libro de Cheques Rechazados
Normas
Al momento de realizar el procedimiento para anular cheques se debe considerar
las siguientes normas:
El beneficiario del cheque debe llevar la boleta de rechazo del banco, donde
explique el motivo de la devolucin del cheque.
Obtener una copia del cheque que es devuelto para que el original contine
el procedimiento.
Emitir nuevamente otra contrasea de pago, para que el Encargado de

Contabilidad realice la reposicin del cheque.
178
PROCEDIMIENTO PARA CHEQUES RECHAZADOS

No.
1
10
11
12
ACTIVIDAD
Devolucin de cheque rechazado a la Unidad de
Bancos
Se presenta con el cheque no pagado y con la boleta
de rechazo del Banco.
Verificacin que el cheque no ha sido cobrado
Se ingresa al sistema en lnea del Banco para
confirmar que el cheque no ha sido pagado.
Verificacin de la anomala en el cheque
Comprueba que se presente cualquiera de los
siguientes casos:
Mala redaccin
Falta de fondos
Firmas incorrectas
Documentacin de respaldo
Realiza una fotocopia del cheque devuelto para dejar
constancia de que el cheque presenta anomalas.
Resguardo de copia
Archiva la fotocopia del cheque, ya que el original
contina con el procedimiento.
Reporte del cheque rechazado
Se enva el cheque original rechazado a travs de una
carta al Encargado de Contabilidad para que se
reponga el mismo.
Generar nueva contrasea
Emite otra contrasea de pago, para la reposicin del
cheque.
Entrega de nueva contrasea
Entrega otra contrasea al beneficiario, para la
reposicin del cheque rechazado.
Emisin de la reposicin del cheque
Genera el nuevo cheque y se enva al Encargado de
Bancos con el expediente.
Verificacin de datos
Recibe el cheque para comprobar que los datos del
expediente y del cheque no contengan errores.
Archivo del cheque y expediente
Guarda el expediente para entrega del cheque al
Beneficiario cuando se presente a cobrar.
Recepcin del cheque
Recibe el cheque y firma como constancia que est
en su poder.
RESPONSABLE
Beneficiario
Encargado de
Bancos
Encargado de
Bancos
Encargado de
Bancos
Encargado de
Bancos
Encargado de
Bancos
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Bancos
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Bancos
Encargado de
Bancos
Beneficiario
179
No.
13
14
ACTIVIDAD
Envo de expediente para resguardo
Traslada el expediente con la copia del cheque
entregado y el voucher original para su debido
resguardo.
Resguardo del expediente
Recibe el expediente y lo archiva.
RESPONSABLE
Encargado de
Bancos
Encargado de
Contabilidad
180
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA CHEQUES RECHAZADOS
No.
Actividad
Devolucin de cheque
rechazado a la Unidad
de Bancos
Verificacin que el
cheque no ha sido
cobrado
Verificacin de la
anomala en el cheque
Documentacin de
respaldo
Resguardo de copia
Reporte del cheque

rechazado
Generar nueva
contrasea
Beneficiario
A
Encargado de Bancos
B
Encargado de
Contabilidad
C
INICIO
B
B
Entrega de nueva
contrasea
Emisin de la
reposicin del cheque
10
Verificacin de datos
11
Archivo del cheque y

expediente
12
Recepcin del cheque
13
Envo de expediente
para resguardo
14
Resguardo del
expediente
12
5
B
B
C
14
FIN
8
10
11
13
181
LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

Es un auxiliar en el cual se registran las operaciones relacionadas con
movimientos de fondos en cuentas corrientes bancarias, elaborado en hojas
movibles, autorizadas por la Contralora General de Cuentas.
Objetivo
Mantener actualizado el Libro Auxiliar de Bancos a efecto de contar con
informacin sobre las disponibilidades de la Municipalidad, en todo momento.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento del registro
del Libro Auxiliar de Bancos es la siguiente:
Cheques emitidos
Cheques rechazados
Cheques anulados
Codos de depsitos bancarios
Notas de dbitos
Notas de crditos
Normas
Los requerimientos a considerar en el procedimiento para operar el Libro Auxiliar
de Bancos son los siguientes:
Debe ser utilizado para control y registro del movimiento bancario de las
cuentas de depsito monetario con que cuente la Municipalidad.
Su registro debe realizarse mediante la anotacin en cuenta corriente para los

ingresos, egresos y saldo.
Su registro u operatoria debe realizarse diariamente para mantener el saldo

de las cuentas bancarias debidamente actualizado.
182
Al finalizar cada mes se debe conciliar el saldo segn el Sistema SIAF MUNI
con el saldo del libro de Bancos y el estado de cuenta bancario que remite el
Banco, para lo cual se debe preparar una conciliacin bancaria.
Debe existir un libro de bancos por cada cuenta bancaria que la Municipalidad
posea.
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

No.
1
2
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Registro de cheques emitidos
Encargado de
Opera los cheques emitidos en orden correlativo.
Bancos
Registro de los depsitos
Encargado de
Anota los depsitos por los ingresos en orden
Bancos
cronolgico.
Reporte de saldos
Al final del da y del mes, se revisan saldos fsicos del Encargado de
libro de Bancos, con el reporte que genera el sistema
Bancos
SICOIN GL.
Deteccin de diferencias
Si existe diferencias se investigan y se hacen las Encargado de
correcciones necesarias para el cuadre entre el libro
Bancos
fsico y el reporte diario de cuenta corriente.
Registro de notas de dbito y crdito
Encargado de
Se operan las notas de dbito y crdito anexadas por el
Bancos
Banco al estado de cuenta, relacionadas con cheques.
Elaboracin de la conciliacin bancaria
Al final del da y del mes se realiza la conciliacin
Encargado de
bancaria, la cual debe registrarse en el libro de Bancos
Bancos
y se enva al Encargado de Tesorera y al Director
Financiero.
Encargado de
Aprobacin de la conciliacin bancara
Tesorera y
Reciben y aprueban la conciliacin bancaria.
Director
Financiero
183
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL

LIBRO AUXILIAR DE BANCOS
No.
Actividad
Registro de cheques
emitidos
Registro de los
depsitos
Reporte de saldos
Deteccin de
diferencias
Registro de notas de
dbito y crdito
Elaboracin de la
conciliacin bancaria
Aprobacin de la
conciliacin bancara
Encargado de Bancos
A
Encargado de
Tesorera y Director
Financiero
B
INICIO
FIN
184
CONCILIACIN BANCARIA
Es el procedimiento que permite cotejar y conciliar los valores que se tienen
registrados en una cuenta bancaria con el estado de cuenta suministrado por el
Banco.
Objetivo
Obtener la situacin financiera disponible de la Municipalidad, que ser el
resultado del movimiento de fondos, de ingresos y egresos registrados
diariamente.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el procedimiento de elaboracin
de la conciliacin bancaria es la siguiente:
Libro auxiliar de bancos
Estado de cuenta bancaria
Cheques en circulacin
Cheques rechazados
Cheques anulados
Notas de dbito
Notas de crdito
Normas
Para la elaboracin de las conciliaciones bancarias, es indispensable tomar en
cuenta los siguientes requerimientos:
Todo movimiento bancario debe quedar registrado en el Libro Auxiliar de

Bancos en orden cronolgico, de forma oportuna.
Todo registro realizado en el Libro Auxiliar de Bancos debe contar con

documento de respaldo.
185
La conciliacin bancaria debe realizarse diaria y mensualmente en el Libro

Auxiliar de Bancos y en el Sistema.
Las diferencias encontradas a travs de la conciliacin bancaria deben estar

documentadas.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE CONCILIACIN BANCARIA

No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicitud de los estados de cuenta bancarios

Solicita al Banco, un estado de cuenta bancario a favor
de la Municipalidad de la Cuenta nica del Tesoro.
Encargado de
Bancos
Emisin de estado de cuentas bancarias

Genera el estado de las cuentas bancarias de los
ingresos y egresos que se han operado durante el da,
concernientes a la Municipalidad y entrega al Encargado
de Bancos.
Verificacin de los reportes de los estados de cuenta
Coteja reportes de estados de cuenta para identificar los
movimientos de dbito y crdito de la Cuenta nica del
Tesoro Municipal y cuentas escriturales.
Comparacin de reporte y registros
Compara los registros de recursos, pagos y
transferencias registrados en el Sistema, con el reporte
de los estados de cuenta.
Conciliacin de operaciones
Concilia las operaciones de dbito y crdito registradas
por el banco.
Comparacin de operaciones conciliadas y libro
auxiliar de bancos
Compara las operaciones conciliadas con el libro auxiliar
de bancos y enva la conciliacin elaborada al
Encargado de Contabilidad para su debido registro.
Registro de conciliacin
Realiza los registros de ajuste (operaciones pendientes
de registro) de las diferencias identificadas.
Impresin de reportes
Imprime reportes, archiva y enva la conciliacin
bancaria al Encargado de Tesorera y al Director
Financiero para su aprobacin.
Banco
Encargado de
Bancos
Encargado de
Bancos
Encargado de
Bancos
Encargado de
Bancos
Encargado de
Contabilidad
Encargado de
Contabilidad
186
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Encargado de
Aprobacin de la conciliacin bancara
Tesorera y
9 Reciben y aprueban la conciliacin bancaria y enva al
Director
Encargado de Contabilidad.
Financiero
Archivo de conciliacin
Encargado de
10 Resguarda la conciliacin para que se encuentre
Contabilidad
disponible al momento que sea solicitada.
187
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE CONCILIACIN BANCARIA
No.
Actividad
Solicitud de los
estados de cuenta
bancarios
Emisin de estado de
cuentas bancarias
Verificacin de los
reportes de los
estados de cuenta
Encargado de Bancos
A
Banco
B
Encargado de
Contabilidad
C
Encargado de
Tesorera y Director
Financiero
D
INICIO
Comparacin de
reporte y registros
Conciliacin de
operaciones
Comparacin de
operaciones
conciliadas y libro
auxiliar de bancos
Registro de
conciliacin
10
Impresin de reportes
Aprobacin de la
conciliacin bancara
10
Archivo de conciliacin
5
FIN
188

Parte III Tesorería

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3.

Cumplir en forma transparente con las obligaciones contradas derivadas de

Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos para la

Mejorar la administracin de los recursos percibidos por concepto de:

Cdigo Municipal, Decreto 12-2002

Ley Orgnica del Presupuesto, Decreto 101-97

Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto, Acuerdo Gubernativo

Disear, mantener y actualizar las normas, procedimientos e instructivos que

Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez,

Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la Direccin

Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas por el

Elaborar, juntamente con la Unidad de Presupuesto la programacin de la

Aprobar y someter a consideracin del Director de Administracin Financiera

Brindar informacin de forma oportuna que ayude a la toma decisiones, a las

autorizados y sealados por la Contralora General de Cuentas, por las sumas

3.1 UNIDAD DE FONDO ROTATIVO

Acuerdo Ministerial 13-98.

Resolucin Conjunta No. 01-2005 de Direccin de Contabilidad del Estado y

Las normas especficas que se establezcan en las regulaciones legales de

CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

Realizar adecuadamente la constitucin o ampliacin del Fondo Rotativo.

Establecer por medio de Acta un acuerdo para la constitucin del Fondo

Establecer las autoridades que deben de participar en la constitucin o

de constitucin de Fondo Rotativo se necesita la

Acta de Constitucin de Fondo Rotativo.

Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo.

Comprobante nico de Registro -CUR-

Cheque que contiene el monto inicial de Fondo Rotativo.

Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

La constitucin del FR se formaliza con la entrega de fondos a un funcionario

La constitucin, incremento o disminucin del Fondo Rotativo ser de acuerdo

presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no

La Constitucin de Fondo Rotativo no afecta el presupuesto, solo se registra

La Solicitud de Constitucin de Fondo Rotativo debe de contener el Vo. Bo.

No se aceptar la Solicitud de Constitucin si no es cotejada con la

Dentro de la Solicitud de Constitucin de fondos se establecer los

PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DE FONDO ROTATIVO

Verifica el reporte de disponibilidad financiera y lo

Recibe el Reporte de Disponibilidad y elabora

Recibe cheque e ingresa de datos de cheque

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONSTITUCIN DEL FONDO ROTATIVO

Firma, da Vo. Bo. y traslada la

Solicita elaboracin de Acuerdo

Traslada proyecto de Acuerdo

Aprueba y firma el Acuerdo

Recibe expediente e ingresa

Recibe cheque e ingresa de

AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

Mantener una disponibilidad de efectivo adecuada para cubrir gastos de

Evitar la falta de fondos al momento que existan gastos imprevistos en un

Solicitud de ampliacin del Fondo Rotativo.

Justificacin para la ampliacin del Fondo Rotativo.

Los fondos no podrn exceder de un monto de quince mil quetzales

La constitucin, incremento o disminucin del Fondo Rotativo ser de acuerdo

presupuestarias vigentes de los renglones del Grupo 100 Gastos no

La aprobacin para ampliacin del monto de Fondo Rotativo se har conforme

PROCEDIMIENTO DE AMPLIACIN DE FONDO ROTATIVO

Realiza un anlisis para una ampliacin

Solicita Reporte de Disponibilidad Financiera

Recibe documentacin y analiza

Recibe el expediente y archiva

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA AMPLIACIN DEL FONDO ROTATIVO

Realiza un anlisis para una

Solicita Reporte de Disponibilidad