VISUAL DESIGN

Rodrigo Linares termino sus estudios universitarios en una prestigiosa universidad

Bogotana en comunicacin social. Desde pequeo sinti la necesidad de comunicarse
con los dems, para lo cual utilizaba diferentes formas de comunicacin, desde seas,
gestos, posturas, esto lo llevo a crear su propia empresa en noviembre de 1998, en la que
pudiera dar rienda suelta a su imaginacin, el nombre que selecciono tena que ver con la
observacin que haba desarrollado y con la creatividad que siempre lo destacaba entre
sus compaeros y amigos, as su empresa tomo el nombre de VISUAL DESIGN.
La finalidad de la empresa desde el principio fue ofrecer productos en el campo de la
publicidad exterior, interior, sealizacin y promocin. El slogan que creo para su empresa
expresa el concepto del diseo, Lo que ves no es lo que puedes ver sino lo que sientes.
Como todo empresario que inicia un reto empresarial inici con escasos recursos. Alquil
a inicios de 1999 una oficina en el centro de Bogot para iniciar sus operaciones,
pensando que en sus inicios deba contratar la elaboracin de todos los diseos que
desarrollara con terceros. Por esta razn inicio la bsqueda de las personas que conoci
mientras estuvo en la universidad y con las cuales desarrollaron materiales y trabajos
para las materias respectivas, busco entre sus apuntes y as logro contactar quien
plasmara sus ideas en el Screen, pendones, avisos, vallas, display, stand, etc.
Con estos datos considero que la primera parte est cubierta, a continuacin desarrollo un
folleto con los diferentes servicios que poda ofrecer, realizo la impresin y l mismo, inicio
la entrega en empresas, tiendas, locales comerciales...
El folleto en mencin destacaba los siguientes productos o servicios
o Fabricacin, mantenimiento e instalacin de avisos luminosos
o Elaboracin de vallas en lminas sencillas, con o sin iluminacin.
o Diseo y elaboracin de elementos visuales para eventos y promociones,
pendones, pancartas, screen, esferos, vasos, llaveros, camisetas.
o Avisos acrlicos con nen interno.
o Avisos tipo men con transparencias.
Pasaron 2 meses y se empez a desesperar, los gastos estaban creciendo y no saba
cunto tiempo poda resistir sin clientes. Corra el mes de marzo cuando le llego el primer
contrato: un aviso luminoso. Realizo el diseo correspondiente y pensando en satisfacer
al cliente contrato la elaboracin del mismo. Cuando llego donde el cliente con el producto
finalizado, este le manifest que los colores no coincidan con los que l entrego en artes
finales, y como tal no lo poda recibir hasta que no estuviera de acuerdo a lo que haba
solicitado.
Esta primera experiencia le llevo a desarrollar procedimientos claros para evitar a futuro
estos inconvenientes, al pasar de los meses los contratos comenzaron a crecer, lo cual no
le dejaba tiempo para hacer las visitas, realizar el diseo, entregar, cobrar, hacer la parte
contable, por lo cual contrato a su primo quien haba estudiado publicidad y le poda
colaborar en general ya que tena la misma edad y supona que poda ser la mano
derecha que esperaba, algunas fallas lo hicieron pensar que deba generar funciones
claras para evitar estos contratiempos.

A partir de este momento la empresa comenz a tomar forma y tuvo que contratar una
secretaria, para atender las llamadas de los clientes, la persona que selecciono fue una
sobrina que acaba de terminar bachillerato comercial, a inicios del 2000. Los contratos
crecieron hasta casi duplicarse, por lo cual contrato a su hermano mayor que se haba
quedado sin trabajo para que le ayudara en las entregas, cobros , parte administrativa y
otras tareas que le encomendara. De un momento a otro comenzaron a presentarse
problemas, se peleaba con la sobrina porque le haca firmar los recibos de caja, estos
siempre los entregaba sin los soportes respectivos, por lo cual la sobrina tena que llenar
unos formatos y el deba firmarlos para que quedara constancia del dinero que haba
recibido.

Como siempre considero que deba tener confianza con todo el mundo, los contratos de
elaboracin con sus proveedores siempre eran verbales. Esto le llevo a tener reclamos
de toda ndole, esta situacin le generaba conflictos con los clientes debido a que no
poda entregar oportunamente, esto le hizo pensar en desarrollar contratos con los
proveedores que le permitiera asegurar tanto la elaboracin como la entrega oportuna. Un
da decidi realizar una reunin en un restaurante con sus proveedores y les comento
cuales eran las nuevas reglas que deban adoptar para garantizar la continuidad de ellos
con la empresa, esto funciono por un buen tiempo, crey que tenan tiempo de conocerse
y esto dara un respaldo a los contratos que se llevaron a cabo.
A finales del 2001 la empresa creci 3 veces ms en facturacin y ya haba contratado 2
(dos) personas ms (dos familiares lejanos) que le ayudaban en otras tareas. Viendo
que ya tena una estructura inicio el proceso de formalizarse y realizo el registro ante
cmara de comercio como una empresa personal, considerando que con la formalizacin
iniciaba un nuevo periodo con mayor fuerza. Pero los problemas continuaban. Ante esta
situacin creo su organigrama con el cual esperaba suplir la mayora de problemas que se
estaban presentando.

Encarg a cada una de las personas que describieran con ms propiedad las funciones
que realizaban actualmente y las documentaran para evitar confusiones o cruces de
responsabilidades. De esta forma su hermano se encarg de la parte administrativa, sus
dos familiares lejanos quedaron a cargo de operaciones y logstica, su primo le apoya
como free lance en lo que corresponda a diseo y su sobrina como secretaria y
asistente. Un amigo de su papa le recomend al seor Julin Rodrguez como su
contador, persona de vasta experiencia y con ms de 30 aos de trayectoria. Su contrato
fue outsourcing, con el compromiso de entregar los balances oportunamente, y hacer los
pagos legales que le corresponda a la empresa, considerndola todava como persona
natural. El primer balance que entrego mostro como la empresa genero utilidades en el
ao
2000,
a
pesar
de
no
tener
un
control
de
gastos
en
la
empresa, esto le impresiono porque crey que su empresa no generaba utilidades
todava.

El seor Julin le comento que deba desarrollar controles en los gastos porque de lo
contrario cuando creciera la empresa se vera en una situacin comprometida, que a
futuro deba contratar una persona para que ayudara en la contabilidad de la empresa.
Ante esta situacin y el crecimiento de la empresa fue necesario trasladarse a otro local
ubicado en la zona industrial de Puente Aranda, logrando ampliar sus instalaciones y
contar con mayor espacio para realizar operaciones de finalizacin de los productos que
diseaba de acuerdo a parmetros de sus clientes, adems el personal contaba con
reas definidas para desarrollar con ms propiedad su trabajo.

Las ventas continuaban en ascenso, y de hecho considero oportuno contratar un

vendedor para poder atender ms clientes y lograr un mayor cubrimiento del mercado, su
aspiracin era contratar con las empresas ms grandes del pas, siempre pens que no
tena una competencia cercana por la forma como la empresa estaba creciendo, por lo
cual incursin en estos nuevos productos y servicios que le haban solicitado muchas
veces
o Avisos ID SIGN Tipo Zancudo para estaciones de servicio en acrlico o sustrato
flexible.
o Cerramientos metlicos y muros en ladrillo y/o concreto.
o Pintura de Techo para Canopy's y marcacin de sealizacin y guas sobre asfalto.
o Exhibidores de productos y servicios.
o Diseo y elaboracin de sealizacin interior y exterior.
o Fabricacin de carpas, fachadas metlicas, letras en alto relieve en acrlico o
aluminio.
o Avisos de identificacin corporativa en acrlico.
o Realizacin de Canopy's en acrlico.
Pens que todava no necesitaba modificar su folleto con el cual funcionaba debido a que
tena ms de 5000 en existencia, simplemente con una carta le comunicaba a sus clientes
de los nuevos productos y servicios, para esto preparo tambin a su nuevo vendedor a
quien le encomend la zona sur de la ciudad.
El xito le estaba llegando, vea como su empresa con el pasar de los aos creci de tal
forma que reformo su organigrama el cual funciono as por varios aos,

Con esta nueva estructura VISUAL DESIGN se proyectaba en la ciudad como una
empresa de crecimiento dinmico, su promesa de valor quedo como Calidad,
Cumplimiento y Servicio. Para el ao 2011 la empresa haba crecido en ventas tal como
se presenta en los estados financieros

La situacin de la empresa era inmejorable por lo cual decidi invertir en una bodega
propia que le costaba alrededor de $ 600.0000.000 millones de pesos, esta negociacin la
realizo colocando a su hermana como propietaria en la escritura, con la finalidad de
disminuir el impacto de los impuestos, de contraprestacin le hizo firmar un documento de
garanta y un pagare por el valor de la propiedad, en el cual haca constar tambin que el
pagaba los impuestos y gastos que se requirieran.
Fue necesario contratar ms personal a travs de la figura de prestacin de servicios, lo
que le encargo a su hermano para que iniciara la bsqueda rpidamente, el personal se
contrataba bajo la exigencia mnima de tener el Sisben, con esto se aseguraban de la
proteccin del mismo.
La bodega se distribuy de la siguiente forma. siguiendo el consejo de su Padre, hacia la
entrada coloc la oficina principal:

El proyecto de ampliacin realizado tambin incluy la compra de equipos, necesarios

para el desarrollo de los procesos para atender a sus clientes. Las compras y dems
adquisiciones la realizaba su asistente con el Vo.Bo. de la gerencia.
Contaba con proveedores cerca a las instalaciones lo que disminua el tiempo y costo de
los materiales e insumos que requera. Con otros proveedores ms retirados de sus
instalaciones, la condicin era la entrega de materiales directamente en la planta. El
control de proveedores lo realizaba mediante un kardex que dej al manejo de su
asistente, quien semanalmente se contacta con cada proveedor para determinar el
avance de sus pedidos.
El crecimiento de la empresa y la incursin en nuevos campos de la publicidad le llevo a
pensar en proteger su nombre, por lo cual acudi a la cmara de comercio para que le
indicaran cuales eran los pasos necesarios, all le informaron que deba ir a la
Superintendencia de Industria y Comercio a la oficina de propiedad intelectual.
Encargo a su asistente de realizar la consulta sobre la proteccin de su nombre lo que
consideraba importante debido al rumbo que tomaba la empresa.
En uno de sus proyectos le fue requerido tener la norma ISO 9001, norma con la que no
contaba. Esta situacin le hizo pensar en nuevos cambios, a tal efecto acudi a su
Universidad para pedir apoyo, all se encontr con su profesor de Gestin Empresarial a
quien le planteo la situacin en la cual se encontraba. A partir de esta charla se elabor un
contrato para realizar un diagnstico inicial de la empresa, el cual se llev a cabo
presentando la siguiente situacin:
A pesar de ser una empresa familiar se puede percibir que se vinculan miembros de la
familia que no estn capacitados para desempear una tarea especfica y que al interior
de la empresa se mantienen claras las condiciones de trabajo, lo que genera mayor

responsabilidad y compromiso. No se tiene un protocolo de familia, la asignacin salarial

est dispersa y no corresponde a las funciones que realmente desarrollan.
El rea de Recursos Humanos,
no est formalmente constituida como tal. Es una de las funciones del rea administrativa,
la vinculacin de las personas que se requieren se hace por referencias de quienes
trabajan en la empresa, por voz a voz o por familiares, no se ha pensado en la necesidad
de formalizarla, una vez se contrata se le asignan las tareas que debe llevar a cabo, se le
pide que lleve ropa para realizar estas actividades, se le paga de acuerdo al tipo de
contrato firmado. Una vez se cumple el contrato especfico para el cual fue seleccionada
la persona es retirada de la empresa y debe firmar un documento de paz y salvo para
recibir la liquidacin del mismo.
No se maneja una escala salarial, ni existe una tabla de antigedad de los empleados.
El nivel mnimo requerido para la vinculacin en la empresa es bsica secundaria, de ah
en adelante los empleados pueden tener estudios tcnicos o profesionales, que estn
acordes con el desarrollo de las actividades de la empresa, aunque no siempre se
cumple.
No se cuenta con herramientas que midan el desempeo laboral, puesto que los
empleados que tiene son en su mayora de contratos por outsourcing. Los factores que
motivan a los pocos empleados permanentes que tiene la compaa son los pagos
puntuales del sueldo. No se cuenta con mecanismos para la seleccin, ya que los
requerimientos de personal se trabajan por outsourcing. Una de las actividades del
encargado del rea administrativa fue redactar el
MANUAL DE FUNCIONES: a
continuacin se presenta la descripcin de dos cargos:
CARGO: Secretaria de Gerencia
FUNCIONES:
Recepcin de llamadas del telfono directo.
Revisin y liquidacin de cotizaciones especiales.
Control de ejecucin de pedidos (proveedores), responsable de entregas.
Liquidacin lista de precios.
Contabilidad
Facturacin
Cartera (recaudo de pagos)
Liquidacin comisiones departamento de ventas.
Cuadro de utilidades
Asistencia a gerencia (clientes)
Coordinacin mensajera
Realizar las compras y evaluar proveedores
Colaborar activamente en todas las actividades que contribuyan al mejoramiento
continuo de la empresa.
CARGO : Asistente de Ventas
FUNCIONES
Recepcin de llamadas del PBX
Verificacin y elaboracin de cotizaciones con envo de imgenes.
Envo de cotizaciones va Fax

Verificacin de llegada al cliente-.

Elaboracin de las rdenes de produccin o de trabajo.
Envo de rdenes a proveedores
Control de envo de logos para su aprobacin.
Inventario: Manejo y envo a otras ciudades..
Colaborar activamente en todas las actividades que contribuyan al mejoramiento
continuo de la empresa.

Como tal, es estos perfiles de cargos no se evala propiamente las competencias grado
de formacin especfico de parte de la persona que cubra dichos cargos.
El rea de Produccin,
No hay un programa definido de normalizacin de calidad que trabaje la empresa. Pero se
cuentan con unas pautas de iniciativas, provenientes de los empleados y directivos para
cumplir con los requisitos mnimos de calidad, se dispone de una distribucin en planta
realizada sin tener en cuenta los procesos que se realizan, para la empresa es un
requisito la certificacin de proveedores para el suministro de materias primas e insumos,
lo que hasta la fecha no se ha realizado.
Se cuenta con diagramas de proceso y de anlisis de operaciones de cada uno de los
productos o servicios, pero no se tiene la ficha tcnica de ninguno de ellos.
Se ha determinado que los tiempos de entrega de los pedidos son variables, ya que
cambian con respecto a la complejidad de los productos que requiera el cliente. Y estos
oscilan entre los 5 y 15 das, pese a que por regla general se cumple con el cliente.
Los pedidos se realizan por intermedio del vendedor o el gerente, que son los nicos
autorizados. Tambin se reciben por correspondencia directa, (siendo esta la menos
utilizada), el fax tiene una participacin del 90% en este proceso. La compaa
actualmente cuenta con un nmero de proveedores cercano a los 20 y no se ha pensado
en disear o ejecutar un programa de proveedores nico.
No se cuenta con un programa establecido de seguridad industrial, por el modelo de
produccin y de operaciones (subcontratacin). Por otro lado, las visitas programadas a
los clientes, por parte de los empleados se ajustan a las normas que lleven a cabo los
mismos clientes.
No se cuenta con indicadores de produccin o de los procesos. El proceso logstico se
lleva a cabo segn sea el tipo de producto o servicio que se est desarrollando, est
determinado el costo, el transporte se contacta segn los requerimientos, se hace un
anlisis de los posibles operadores.
El rea de Mercados,
no se cuenta propiamente con un departamento de mercadeo. Se tiene ms un rea
comercial o de ventas que est a cargo de una persona que se ha preparado en el sector,
y tiene conocimientos del mercado, de los clientes y de los productos que comercializa.
No se cuenta con unas polticas claras para el desarrollo de este proceso de mercadeo.
La efectividad del canal de distribucin no es suficiente para hacer conocer sus
productos al mercado ya que depende de las disponibilidades del gerente o del vendedor.

Se cuenta con un canal de distribucin directa, Adems no se ha evaluado la posibilidad

de integrarse a nuevos canales de distribucin. La empresa solo atiende las zonas
geogrficas de Bogot. Maneja niveles de facturacin del 100% a todos sus clientes,
especificando cantidad, concepto y valor. La compaa no tiene claro cules son sus
metas de mercadeo y por ende no hay un cumplimiento de las mismas. Se espera en un
corto plazo, identificar esas metas y con ellos, disear y ejecutar un programa que
abarque el plan de metas. Actualmente no tiene definido unos objetivos y polticas de
precios. En un corto plazo la empresa desea definir los objetivos y polticas de precios
para sus productos comercializados. Las polticas de promocin, publicidad y distribucin
que disea la empresa se realizan bajo el plan de ventas y promociones establecidas por
el rea de ventas.
La compaa utiliza ferias, eventos, catlogos de productos, publicidad en pginas
amarillas para tener un excelente posicionamiento en el mercado. No tiene establecido
polticas de descuento,. Se cuenta con un catlogo desactualizado para dar a conocer el
portafolio de productos y servicios a nivel local y nacional. El objetivo de dicho catalogo
es tener a la mano los productos y servicios que comercializa la empresa en cualquier
momento donde exista un cliente interesado.
La caracterstica principal del cliente que empricamente se ha definido como "objetivo" es
empresa industrial, comercial o de servicios.
La empresa solo tiene registrado el nombre comercial, su competencia directa tiene
establecido un logo claro y una marca. La empresa considera que se encuentra en el
promedio con respecto a su competencia. La persona encargada del rea de ventas con
el fin de mejorar las acciones a realizar, diseo el siguiente proceso de ventas con el que
pretende un mejor acercamiento al cliente:
COTIZACIN
1. Consulta de inventarios
2. Liquidacin en borrador. (Anexarla a cotizacin formal)
3. Envo va mail o fax a Bogot, para revisin y aprobacin.
4. Devolucin a la representante o envo directo al cliente (segn instrucciones).
5. Seguimiento telefnico.
PEDIDOS
1. Diligenciar el formato de pedido, con dibujo y ubicacin del logo.
2. Hacer firmar este formato. Si la aprobacin del pedido se hizo va mail, enviar el
diseo con ubicacin del logo por fax y pedir la firma en el documento.
3. Solicitar Orden de Compra (en caso de ser necesaria) para proceder con el
pedido.
4. Solicitar el logotipo:
- Impreso
- Va Mail
- Medio magntico
EJECUCIN
1. Envo va fax a la oficina principal, de la orden de compra y de pedido,
debidamente diligenciada, con el logotipo para montaje del arte.
2. Envo al cliente y a la representante, del montaje del logo, para aprobacin.
3. Aprobacin o devolucin para arreglos, hasta aprobacin final.
4. Impresin.

5. Entrega del pedido con factura y aviso de salida.

SEGUIMIENTO
1. Aviso de entrega al cliente.
2. Seguimiento. Llamada telefnica / Nivel de satisfaccin.
Adems se ha preocupado para realizar el pronstico de ventas que facilite el
cumplimiento de los planes de produccin y de operaciones, utiliza formato en Excel y un
programa estadstico Curver-expert con ms de 100 modelos de regresin.
Algunos de sus proyectos se presentan a continuacin:

La relacin con los clientes mantiene un alto contacto, una vez se inicia un proyecto se
genera un archivo de control que permite actualizar datos, hacer correcciones, establecer
verificaciones, se incluye todo tipo de cambio, de tal forma que se puede llegar al costeo
aproximado,
Logro desarrollar una referenciacin geogrfica para generar la visita a clientes y asegurar
la venta en un menor tiempo. La distribucin realizada permite menores desplazamientos
y una mejor gestin en la venta.

rea Financiera,
La empresa cuenta con una persona externa que realiza los informes financieros y lleva el
proceso de contabilidad. Se tienen en cuenta las polticas gubernamentales exigidas por
la ley colombiana en cuanto a contabilidad se refiere. Realizan un manejo financiero
formal es decir llevan Balance General, Estado de Prdidas y Ganancias. La persona
encargada de llevar a cabo la contabilidad, realiza un proceso de clasificacin y plan de
cuentas de toda la empresa. La empresa actualmente no realiza un manejo de
indicadores para analizar los estados financieros y la situacin de la compaa.
Actualmente la empresa no elabora presupuestos, ya que para el Gerente nunca se
puede llegar a cumplir y ejecutar a tiempo. En la compaa la persona encargada no tiene
establecido una estructura de costos, factor importante para la toma de decisiones de la
empresa.
La Cartera y cobranzas es responsabilidad de la asistente. Esta se apoya en el rea
financiera para el desarrollo de esta tarea. Al formar parte del rea de finanzas, se siguen
las mismas polticas de dicho departamento. Actualmente no hay indicadores de cartera y
crdito ya que los pagos efectuados por los clientes en su mayora son de contado. No
existe un proceso de cobranza puesto que los servicios son cancelados por anticipado.
Los clientes al realizar los pagos no cuentan con un descuento.
rea de Administracin,
El empresario la describe como plana, pero al momento de tomar decisiones y de
estructurar su organigrama consideramos que esta es piramidal pues se siguen unos
rangos de poder. No se tiene establecido unas polticas claras de administracin que
deben cumplir los niveles administrativos dentro de la compaa. Se cuenta con dos
niveles de autoridad, estos son el Gerente General, a continuacin el jefe de
administracin, el jefe ventas, el jefe de diseo y publicidad y el de operaciones y
logstica,
No se realiza un seguimiento en cuanto al manejo de desempeo administrativo, el
empresario afirma que es indispensable realizarlo para obtener resultados reales
retroalimentarlo si es necesario. Las formas de comunicacin en cuanto a la parte
administrativa es directa, para poder generar un sentido de pertenencia y pertinencia se
elabor la misin y visin como parte de un direccionamiento estratgico.
MISIN
Desde 1998, somos una empresa dedicada a satisfacer necesidades promocionales y
publicitarias enfocadas al sector empresarial.
Contamos con una estructura organizacional comprometida con excelente recurso
humano dedicado a la bsqueda de mejores productos que generan fidelidad en nuestros
clientes.
VISIN
Proyectarnos ante nuestros clientes actuales y futuros con lneas propias importadas y
desarrollando productos y servicios novedosos con proveedores nacionales
reafirmndonos en nuestro excelente servicio
La gestin de direccin administrativa ha tratado de encauzar los dilemas que
generalmente suelen presentarse entre personal con acciones claras y de comunicacin

permanente, las reuniones con el personal se dan una vez por mes, con el fin de analizar
cmo va la empresa, que problemticas se presentan. Se han realizado reuniones sobre
temas como medio ambiente y la incursin en nuevas tecnologas. Todo esto con el fin de
prepararse en forma integral a los cambios que se avecinan.
Se inscribieron en programas de internacionalizacin con el fin de evaluar a futuro
exportar servicios de diseo publicitario.