Control Del Efectivo2

UNIVERSIDAD ESTATAL DEL SUR DE MANAB
Creada el 07 de Febrero del 2001, segn Registro Oficial No 261

CARRERA DE INGENIERA EN AUDITORIA
CONTROL DEL EFECTIVO.

El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas
que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las
operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud
de sus resultados.
Estas medidas, que constituyen en el Control del Activo Circulante Disponible, deben
armonizar, en su complejidad, de acuerdo al carcter, volumen operativo e importancia
de la empresa.
Este tipo de control tambin se conoce con el nombre de Control Interno, ya que es
realizado por orden de la empresa. El propsito u objetivo fundamental del Control
Interno es:
La reduccin de errores.
La reduccin del riesgo de prdida y la obtencin de fluidez en su manejo.
Exactitud y veracidad de resultados.
Exactitud de los registros.
Exactitud en la informacin financiera.
Exactitud en los pronsticos financieros.
Evitar fraudes.
Fomentar el acatamiento de las normas de la empresa.

Las medidas de Control Interno se fundamentan en este principio:
La confrontacin interna de los informes operacionales del efectivo.
Esta confrontacin se logra con la aplicacin de las siguientes reglas:
Una correcta divisin del trabajo.
Asignacin clara de responsabilidades.
Una delegacin de autoridad por reas.

Procedimiento de Control: Son las actividades establecidas por la empresa, a fin de proveer y
resguardar sus intereses.
Estos procedimientos son aplicables a:
Al efectivo en Caja Principal.
Al Fondo Fijo.
A los depsitos en instituciones financieras.
CONCILIACIN BANCARIA
En la contabilidad de las empresas debe existir una cuenta de bancos que contenga el registro
de operaciones como cheques girados y depsitos de clientes, que quedan registradas en la
cuenta de cheques.
Por su parte, el banco tambin elabora un registro de la cuenta de cheques de la empresa con el
estado de cuenta, al procesar los documentos que la compaa gira y los depsitos realizados,
as como las comisiones y otros conceptos.
Cuando una empresa recibe su estado de cuenta, es necesario verificar que las cantidades
contenidas coincidan con los nmeros del registro contable de su cuenta de bancos, y viceversa.
A este proceso se le conoce como conciliacin bancaria. Por qu es importante? La razn es
sencilla: porque as tendrs un mayor control sobre los recursos de tu negocio, ya sea por
traspasos, pagos o cobros realizados. Lo que evitar que, por ejemplo, se giren cheques sin
fondos, algo que resulta sumamente costoso.
La conciliacin bancaria puede complicarse porque algunos conceptos aparecen en los registros
de la empresa en un mes, pero en el estado de cuenta del banco en un mes diferente. Lo ms
probable es que ninguno de los dos saldos sea el verdadero, es decir, aquella cantidad con la

que realmente tiene la empresa en un momento determinado. Por lo tanto, ambos saldos el del
banco y el de la empresa necesitan ajustarse para conocer el verdadero saldo de efectivo
disponible en la cuenta de cheques.
Para elaborar una conciliacin bancaria y as no perder el control de tu flujo de efectivo, sigue
estos tres pasos.
1. Ajusta el saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto
Saldo del estado de cuenta al 31 de agosto de 2008
Ajustes
- Sumar: depsitos en trnsito
- Restar: cheques en trnsito
- Sumar / restar: errores del banco
Resultado
Saldo ajustado del estado de cuenta
Los depsitos en trnsito son las cantidades que ya han sido registradas por la compaa, pero
an no por el banco. Por ejemplo, si un negocio deposita cheques recibidos de diferentes bancos
al suyo el 31 de agosto, la institucin bancaria procesar los depsitos 24 horas ms tarde, es
decir, el 1 de septiembre. Este depsito quedar en trnsito, ya que la fecha de corte del estado
de cuenta es el 31 de agosto.
Debido a que los depsitos en trnsito ya estn incluidos en los registros contables de la cuenta
de bancos de la empresa, no hay necesidad de ajustarlos. Sin embargo, an no estn incluidos
en el estado de cuenta. Por lo tanto, es necesario incluirlos en la conciliacin bancaria como un
incremento al saldo del banco, de tal forma que se reporte la cantidad correcta de efectivo.
Por otro lado, los cheques en trnsito son aquellos girados y registrados por la firma pero cuyos
fondos no han sido efectivamente retirados de la cuenta bancaria. Se trata de los documentos

girados durante los ltimos das del mes junto con otros cheches ms antiguos, y que no han
sido presentados para cobro.
Todos los cheques que han sido girados por una empresa quedan registrados en su cuenta de
bancos. Por eso, no es necesario ajustar los registros por cheques en trnsito, ya que
eventualmente los acreedores se presentarn para su cobro en el banco y se restarn del saldo
de la cuenta bancaria.
Recuerda que los cheques en trnsito an no han llegado al banco, as que no aparecern en el
estado de cuenta emitido por la institucin. Por lo tanto, se incluyen en la conciliacin bancaria
como decrementos al saldo en bancos.
Aplica siempre la regla de registrar el movimiento donde no est. Un cheque en trnsito est en
los registros de la empresa, pero no en el estado de cuenta bancario. Ajusta este ltimo saldo
restando esos documentos, pues una vez girados y entregados a sus beneficiarios, la compaa
ya no contar con ese dinero.
Nota: si el banco comete un error ya sea que registre una cantidad incorrecta u omita una
transaccin, la empresa afectada debe notificar a la institucin bancaria para corre-girlo. Esta
aclaracin, al final, se ver reflejada en el saldo que aparece en el estado de cuenta.
2. Ajusta el saldo en los registros de la empresa

Saldo en libros al 31 de agosto de 2008
Ajustes
- Restar: cargos por servicios bancarios
- Restar: cheques sin fondos y sus cargos
- Sumar: intereses ganados
- Sumar: cuentas por cobrar cobradas por el banco
- Sumar o restar: errores del banco en la cuenta de la empresa

Resultado
Saldo ajustado en libros
Los cargos por servicios bancarios son aquellos que el banco cobra y deduce del estado de
cuenta. Por ejemplo, por concepto de manejo de cuenta, sobregiro o por detener una orden de
pago de un cheque girado por la empresa.
El banco puede deducir estos cargos en el estado de cuenta sin notificar a la compaa. En
consecuencia, no es necesario ajustar el saldo en ese resumen para llegar al saldo correcto, ya
que los cargos ya fueron restados. Sin embargo, deben incluirse en la cuenta de bancos de la
empresa para ajustar el saldo en los registros internos.
Un cheque devuelto por falta de fondos es aquel que no es aceptado por el banco de una
persona o empresa que lo gira, debido a que la cuenta no tiene fondos suficientes para pagarlo.
Cuando finalmente el cheque se hace efectivo, el banco (de la empresa que lo emiti) reflejar
esa operacin en la cuenta de cheques de la compaa. La cantidad cargada ser por el monto
del cheque ms una comisin. As que esta cantidad ser deducida en el estado de cuenta; por
lo tanto, no hay necesidad de ajustar el saldo del banco. Sin embargo, la empresa debe restar el
monto en sus registros contables.
Los intereses ganados aparecen en el estado de cuenta cuando el banco otorga a la empresa
intereses sobre los saldos que mantiene. Siguiendo la regla de poner el movimiento donde no
est, los intereses recibidos del banco estn en el estado de cuenta del banco, pero no en los
registros contables de la empresa. Por lo tanto, es necesario sumarlos a la cuenta de bancos.
Las cuentas por cobrar son activos de la empresa. Cuando stas vencen, la empresa puede
pedir a su banco que las cobre a cambio de pagar una comisin por este servicio. El banco
incrementar la cuenta de cheques de la empresa con la cantidad que cobr (principal e inters)
y la reducir por el monto de la comisin. Debido a que estas cantidades estn ya en el estado
de cuenta del banco, la compaa debe asegurarse de que aparezcan en sus registros de la
cuenta de bancos.

Los errores en el saldo de la cuenta de bancos registrados por la empresa se pueden deber a
registros de cantidades incorrectas, a una transaccin que no corresponde a esa cuenta, o bien
por omitir el registro de una operacin que s corresponde. Cuando la empresa cometa esos
errores, la correccin de los mismos incrementar o disminuir el saldo de la cuenta de bancos
registrado por la empresa.
3. Compara los saldos ajustados

Despus de ajustar el saldo segn el estado de cuenta del banco (paso 1) y de ajustar el saldo
segn los registros de la empresa (paso 2), las dos cantidades ajustadas deben ser iguales. Si
no lo son, es necesario repetir el proceso hasta que los saldos sean idnticos. Los saldos deben
ser la cantidad correcta de efectivo disponible a la fecha de la elaboracin de la conciliacin
bancaria.
LA CONCILIACIN BANCARIA
Es la comparacin que las empresas realizan entre los apuntes contables que la empresa tiene
contabilizado en libros de los extractos de sus cuentas corrientes y los ajustes que la propia
entidad bancaria realiza sobre la misma cuenta.
Consiste en un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados en
una cuenta de ahorros o en una cuenta corriente con los valores que el banco le
suministra mediante extracto bancario, que suele recibirse peridicamente, bien sea mensual,
quincenal o semanalmente.
El proceso es sencillo de entender: la empresa va registrando en los libros de su contabilidad los
movimientos que se producen en una determinada cuenta bancaria, utilizando para ello una
cuenta transitoria o auxiliar. A su vez, el banco realizar la misma operacin y al cabo de un mes,

ste le enva un estado de cuenta en el que se detallan todos los asientos realizados en un
extracto bancario.
A continuacin, la empresa contrasta la informacin recibida con el banco con la informacin que
tiene contabilizada en la cuenta transitoria, determinando si coinciden o no y cul ha sido la
causa que ha provocado el descuadre, procediendo a su posterior contabilizacin. Por ejemplo,
debido en muchas ocasiones al tiempo en el que se registran las partidas en la empresa y en el
banco, los saldos no suelen coincidir; adems, la propia aplicacin del criterio del devengo en la
contabilidad de las empresas que se diferencia con el criterio de caja de las cuentas corrientes,
hacen que los saldos puedan ser muy diferentes.
Por tanto, el objetivo de la conciliacin bancaria es asegurar que todos los apuntes contables
estn correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado en otra cuenta,
adems de detectar tanto los depsitos contabilizados que no han reflejado esta informacin en
el banco como aquellos movimientos que no han sido contabilizados. La conciliacin bancaria
constituye, por tanto, un elemento imprescindible para mostrar la imagen fiel de la compaa en
lo que a tesorera se refiere.
Una conciliacin bancaria, es el procedimiento contable que permite verificar los saldos
registrados al final de un perodo, entre el Libro Mayor de Bancos y el saldo reportado por
la Institucin Bancaria, hasta lograr conciliarlos.
Bsicamente la estructura de la Conciliacin Bancaria se presenta de la siguiente manera:
Empresa FacilContabilidad.com
Conciliacin Bancaria
Del: 01 de Enero al 31 de Enero Ao 2012
Saldo en el Libro Mayor de Bancos al 31/01/2012
(+) Notas de Crdito
(-) Notas de Dbito
(=) Saldo a Conciliar
$2000,00
$100,00
-$50,00
$2050,00
Saldo en el Estado de Cuenta Bancario al 31/01/2012
$1800,00

(+) Depsitos en Trnsito

(-) Cheques Girados y No Cobrados
(=) Saldo a Conciliar
$350,00
-$100,00
$2050,00
Como observaste, la estructura de una Conciliacin Bancaria no es nada del otro mundo, lo
importante es entenderla.
ARQUEO DE CAJA
El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por
tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja
en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn
llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o
ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el
Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respect a
la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una
cuenta denominada Diferencias de Caja. Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan
los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la
cuenta Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.
ARQUEO DE CAJA
Una sana poltica de control interno en lo referente a la Caja establece que cada cierto tiempo
y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por una persona autorizada de la empresa en
lo referente a los fondos de la Caja Chica, para comprobar la eficiencia y el correcto uso que se
est haciendo de este dinero, por parte de las personas responsables. Lo normal es que la suma
de los diversos comprobantes de egresos y el efectivo sea igual al total del fondo asignado a
la Caja Chica; pero puede suceder que se haya hecho un pago que no se ha relacionado, o se
cancela un comprobante por una suma mayor o menor, o el cajero a hecho un uso indebido del
mismo. Todo esto puede originar faltantes o sobrantes de dinero en la Caja Chica.
Saldo segn Libro: Es el saldo que la caja registradora o el sistema de contabilidad da, de lo que

la cajera o el responsable de la caja ha vendido en el da desde que inicio su jornada hasta la

hora se realiza el arqueo.
Bibliografa
www.ejemplode.com/46-contabilidad/2212-ejemplo_de_arqueo_de_caja.html
Fuente: Ejemplo de Arqueo de caja
http://www.ejemplode.com/46-contabilidad/2212ejemplo_de_arqueo_de_caja.html
Fuente: Ejemplo de Arqueo de caja
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos2.shtml#ixzz3rh1vHKaq
http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos.shtml#ixzz3rh1dzE1o

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