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Ao 4, N 16, Julio Diciembre 2003

LA AUDITORA DE INFORMACIN COMO HERRAMIENTA DE

EVALUACIN Y MEJORAMIENTO DE LA GESTIN DE DOCUMENTOS

Por :
Liliana Gutirrez Garzn
Profesional en Informacin y Documentacin, Especialista en Redes de Informacin
Documental (Colombia)
Correo electrnico: lilianagg@msn.com

RESUMEN
En el mejoramiento de los procesos y actividades relacionados con la gestin documental se
ha requerido la aplicacin de otras tcnicas, herramientas o metodologas administrativas y
gerenciales que le permitan revisar y evaluar su efectividad frente a la satisfaccin de las
expectativas y requerimientos o necesidades de informacin de sus clientes. Una de estas
herramientas es la auditora de informacin, con la que se busca evaluar objetivamente la
gestin de documentos frente a unos procedimientos, parmetros o caractersticas de
servicio, con miras a identificar puntos de mejora, fortalezas y/o debilidades mediante el
establecimiento de una serie de conclusiones y recomendaciones que permitan identificar
programas de mejoramiento, acciones correctivas y/o preventivas. En el presente trabajo se
define el concepto de auditora de informacin, sus distintas modalidades y se plantea una
metodologa aplicable a la gestin de documentos.
PALABRAS CLAVE: GESTIN DE DOCUMENTOS; AUDITORA DE INFORMACIN;
MEJORAMIENTO CONTINUO

Las organizaciones han desarrollado e implementado diversas herramientas o mecanismos que les
permiten mantenerse a la vanguardia y satisfacer los requerimientos del mercado; estas herramientas
van desde la reestructuracin total del negocio, hasta la implementacin de mecanismos de evaluacin,
seguimiento y medicin, que les permiten conocer sus debilidades, fortalezas, oportunidades y
amenazas, para as desarrollar estrategias de mejoramiento.
En el campo de la gestin de documentos, informacin y conocimiento, una herramienta utilizada
como mecanismo de evaluacin, seguimiento y mejora continua es la auditora de informacin, que
adems de ser la primera etapa para iniciar el desarrollo de estos programas, permite identificar puntos
de mejora, fortalezas y debilidades con los cuales se definen una serie de estrategias, planes de accin
y programas de mejoramiento, al ser analizadas.

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1. GESTIN DE DOCUMENTOS
La gestin de documentos ha sido definida, principalmente, como un proceso o programa, a travs del
cual se busca normalizar y racionalizar el ciclo de vida de los documentos, desde su planificacin
hasta su eliminacin o conservacin permanente, sin importar el medio. Algunas definiciones de
gestin de documentos son:

La UNESCO la ha definido como esfera de la gestin administrativa encaminada a conseguir la

economa y la eficacia de las operaciones, con vista a la creacin, mantenimiento, utilizacin y, por
ltimo, a la eliminacin de los documentos o a su conservacin definitiva durante su ciclo vital.1
Duchein, desde el punto de vista de los archivos administrativos, la expresa en los siguientes trminos:
Es un sistema que pretende organizar y racionalizar la gestin de los fondos, desde el mismo
momento de la produccin de los documentos hasta su ingreso a los archivos nacionales,
interviniendo en el trabajo de las oficinas y en los servicios administrativos en las distintas etapas del
tratamiento de los fondos...2

Segn James B. Rhoads, un sistema integral de documentos es el que se ocupa de lo que sucede a los
documentos de una organizacin a travs de su ciclo de vida, es decir, el proceso que siguen desde su
creacin, pasando por su vida activa y productiva como medio para que la institucin cumpla su
actividad, hasta su destruccin cuando haya cumplido con todas los fines pertinentes o conservacin
de acuerdo con sus valores para la historia y la cultura. 3
Las tres fases bsicas de la gestin de documentos son:

Elaboracin de documentos. Los objetivos de esta fase son:

Evitar la produccin de documentos no esenciales

Disminuir el volumen de documentos generados

Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios

Asegurar el empleo adecuado de las tcnicas reprogrficas y de automatizacin.

Utilizacin y conservacin de documentos. Los objetivos de esta fase son:

Garantizar la disponibilidad de la informacin y los documentos necesarios para la

organizacin.

Reducir los costos de utilizacin de la informacin y los documentos

Colombia. Archivo General de la Nacin. Gestin documental: Bases para la elaboracin de un

programa. Santa Fe de Bogot: el archivo, 1996. Pg. 10.
2
Op. cit.
3
MEJA, Myriam. Servicios de archivo: acceso y difusin de la informacin. Santaf de Bogot: AGN,
1994. Pgs. 28-33

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Seleccionar el material auxiliar, equipos y lugar de almacenamiento de los documentos,

adecuados a la naturaleza y frecuencia del uso.

Eliminacin de documentos. Los objetivos de esta fase son:

Determinar qu documentos se justifica conservar en los archivos, identificando los tiempos

de retencin.

Establecer programas de Seleccin, eliminacin o transferencia.

Como se observa en la definicin y en las fases que involucra, la gestin de documentos es un proceso
que afecta a toda la organizacin y, por tanto, no puede ser ajeno a sta; debe ser permanentemente
evaluado, para as identificar si los objetivos, por los cuales fue desarrollado, se estn cumpliendo, y
si, realmente, satisfacen o superan las necesidades y expectativas de la organizacin. Es aqu donde la
auditora de informacin se constituye en una herramienta indispensable del quehacer archivstico, ya
que nos permite evaluar y conocer la situacin actual frente a los resultados encontrados, para as
definir estrategias de accin.

2. AUDITORA DE INFORMACIN
Algunas definiciones de auditora de informacin son: revisin de los sistemas de gestin de
informacin existentes, con el objetivo de identificar problemas y encontrar soluciones a dichos
problemas. 4 Anlisis de los procesos de informacin que tienen lugar entre los integrantes de una
organizacin y los medios o canales utilizados en los procesos comunicativos.5 Proceso para descubrir,
monitorear y evaluar los flujos y recursos de informacin, a fin de implementar, mantener o mejorar su
gestin en la organizacin.6
La auditora de informacin es utilizada para identificar informacin crtica del negocio, el
conocimiento generado y los expertos, a todos los niveles, con que la organizacin cuenta o necesita
para desarrollar su negocio. Por su intermedio se identifica la informacin que la organizacin posee y
genera, as como el uso que hace de ella, proveyendo herramientas que permiten identificar cuales son
los requerimientos o necesidades que tiene la organizacin y la informacin que los satisface, quienes
la producen, los expertos en el tema, su ubicacin fsica o electrnica, disponibilidad a travs de
herramientas tecnolgicas, etc. 7

Ellis, D. y otros. Information audits, communication audits and information mapping: a review and
summary. En: International Journal of Information Management, 13 (1993), pgs. 134-151.
5
Buchanan, S. & Gibb, F. The information audit: an integrated strategic approach. International
Journal of Information Management. 1998 18 (1), pgs. 29-47.
6
Op. cit. pg. 33.
7
Abell, A. y White, M. Developing content frameworks for intranets with information audits. En: The
South African Journal of Information Management, 1999-Junio 1(1).

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Como se puede apreciar, aunque la auditora de informacin es una herramienta principalmente

utilizada como primera etapa en la revisin o desarrollo de estrategias de gestin de informacin,
gestin de conocimiento y aprendizaje organizacional, en el presente documento va a ser tratada como
herramienta de mejoramiento de la gestin de documentos en las organizaciones. Es de sealar, que la
metodologa de auditora sugerida puede ser, igualmente, utilizada para ser desarrollado en cualquier
campo o tipo de organizacin, sin importar el objetivo o propsito buscado.
3. AUDITORA DE INFORMACIN APLICADA A LA GESTIN DE DOCUMENTOS
En el campo de la gestin de documentos se puede definir la auditora de informacin como un
examen sistemtico, planeado, organizado que determina si las actividades y los resultados
relacionados con la gestin de documentos cumple con las disposiciones establecidas (mtodos,
procedimientos, etc.), y si stas se aplican en forma efectiva par a alcanzar los objetivos planteados, no
slo por la unidad responsable de la gestin documental, sino por la organizacin.

De acuerdo con su finalidad, la auditora de informacin, aplicada a la gestin de documentos, se

puede categorizar en tres tipos:

El primero se relaciona con la evaluacin de la situacin actual de la gestin de documentos en la

organizacin, con miras a realizar un diagnstico de la gestin de documentos y la elaboracin de un
plan de accin.

El segundo est encaminado a identificar el cumplimiento de polticas y procedimientos de gestin de

documentos, con miras a establecer puntos de mejora en los mtodos y procesos de la organizacin.
Parte de la identificacin y evaluacin de tres aspectos bsicos 8:
q

Diseo y estructura conceptual de la documentacin de la empresa (tanto en papel, como

electrnica). Estructura que debe haber sido planificada y ser flexible a los cambios de la
organizacin.

Base procedimental, a travs de la cual se debe haber establecido las responsabilidades y

actividades por parte de todos los implicados en la produccin, uso y administracin de los
documentos.

Herramientas tecnolgicas utilizadas para obtener el mejor rendimiento de los documentos:

herramientas de ofimtica, sistemas de informacin, correo electrnico, intranet e Internet, entre
otras.

8 ALVARADO JUREZ, Marco Antonio . Sistemas de Gestin Documental. En: http://www.unp.edu.pe/ingindustrial/daiinfo/

sisi982/SGD.html

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El tercero busca fundamentalmente identificar la efectividad de los recursos documentales de la

organizacin, de tal forma que se minimice al mximo el silencio (no obtencin de informacin
relevante) y el ruido (obtencin de informacin irrelevante) en la satisfaccin de los requerimientos de
informacin de la organizacin. En la realizacin de esta auditora se debe tener siempre presente los
siguientes interrogantes9:
q

Dispone la organizacin de la informacin que se necesita? : Acceso

Est distribuida adecuadamente la informacin? : Flujos

Se utiliza adecuadamente para la toma de decisiones? : Rentabilidad

Este tercer tipo est ntimamente ligado con la auditora que se realiza en la gestin de informacin y
conocimiento, ya que busca encontrar la efectividad de los recursos de informacin generados por la
organizacin.
De acuerdo con las necesidades de la organizacin, o del objetivo que se busca, puede tenerse en
cuenta el total o parte de los aspectos que contempla cada tipo de auditora de informacin
identificados; incluso, puede aplicarse a toda la organizacin o a reas especficas o, simplemente, a
las herramientas tecnolgicas (sistema de informacin, Intranet, Internet) involucradas en la gestin de
documentos, entre otros.
3.1. RESULTADOS
Entre los posibles resultados de la auditora de informacin se encuentran:
1. Balance de los procesos y actividades de la gestin de documentos en la organizacin.
2. Identificacin de puntos crticos y cuellos de botella, lo que permite establecer las acciones de
mejora para minimizarlos.
3. Se da prioridad a las reas con problemas y los problemas como tal.
4. Permite el diseo de distintos mapas documentales.
5. Permite la identificacin de expertos en temas puntuales.
6. Verificacin del cumplimiento de los requerimientos normativos y legales.
7. Identificacin de las necesidades y expectativas de la organizacin, en lo relacionado con la
gestin de documentos.
8. Establecimiento

de

estrategias

inherentes

la

gestin

de

documentos , por ejemplo,

implementacin de tecnologas de informacin, bases de datos, etc.

9. Elaboracin del plan de accin y proyectos relacionados con la gestin de documentos.

9 MEJAS, Pedro Martn. De la Auditoria de Informacin a intranet: Claves para la implantacin de gestin de informacin en
las empresas. En: FESABID. VI jornadas espaolas de documentacin. 1998.

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3.2. BENEFICIOS
Algunos de los beneficios que se pueden obtener al realizar la auditora de informacin son:
1. Identificar obstculos o riesgos en la gestin de documentos, y los sobrecostos en que incurre la
organizacin por este concepto (reprocesos, duplicacin, errores, prdidas, etc.).
2. Evidenciar la situacin actual de la gestin de doc umentos en la organizacin, que es a la vez,
soporte fundamental para ratificar la necesidad de implementar las estrategias de gestin
documental y la puesta en marcha del plan de accin.
3. Ayudar a la organizacin a conocer y comprender los flujos documentales con que cuenta, al igual
que permite demostrar lo que ganara al contar con una eficiente gestin de sus documentos.
4. Establecer los requerimientos de informacin interna de la organizacin e identificar los
documentos que satisfacen esos requerimientos, lo que redundar en una utilizacin ms efectiva
de la informacin.
5. Mostrar a la organizacin cmo una efectiva gestin de los documentos puede contribuir al logro
de sus objetivos organizacionales, y agregar valor al negocio.
6. Expandir caminos para implementar procesos de gestin de informacin y conocimiento.
A continuacin, se presenta la metodologa de auditora de informacin aplicable a la gestin de
documentos, fundamentada en las teoras de auditora generalmente aceptadas. Es de anotar que para
cada proceso de auditora, el equipo auditor, debe disear los instrumentos de recoleccin de datos, de
acuerdo con los objetivos que busquen, el enfoque que den a la auditora y los aspectos a auditar, entre
otros.
3.3. METODOLOGA
En la realizacin de una auditora debe seguirse una serie de etapas, en primera instancia, el auditor, o
equipo auditor, debe conocer la organizacin en general y luego desarrollar el programa de auditora.
El proceso de auditora exige que el auditor rena evidencia, evale fortalezas y debilidades, elabore
los mapas documentales y prepare un informe que presente esos temas en forma objetiva.
Etapas de la Auditora:
Planeacin de la auditora:
Es el primer paso para realizar auditoras eficaces, para lo cual el auditor debe comprender el
ambiente del negocio y la organizacin en general, as como los procesos inherentes a la gestin
de documentos; posteriormente, debe elaborar el plan de auditora y las herramientas a utilizar
El plan de auditora debe contener:
Tema de auditora: Se identifica el rea o proceso a ser auditado.
Objetivos de auditora: Se indica el propsito del trabajo de auditora a realizar.
Alcance de la auditora: Se identifica que se va a auditar, el enfoque que tendr la auditora.

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Planificacin previa: Se identifican los recursos y destrezas que se necesitan para realizar el
trabajo, as como las fuentes de informacin para pruebas o revisin y lugares fsicos o
instalaciones donde se va a auditar.
Procedimientos de auditora y tcnicas de recopilacin de evidencias: Se dan a conocer los
procedimientos y metodologas generales que se utilizarn en la ejecucin de la auditora y la
recoleccin de evidencias (muestreo, entrevistas, observacin directa, encuestas, etc.). Los
procedimientos involucran pruebas de cumplimiento o pruebas sustantivas; las de
cumplimiento se hacen para verificar que los controles funcionan de acuerdo con las polticas
y procedimientos establecidos y las sustantivas verifican si los controles establecidos por las
polticas o procedimientos son eficaces.
Asignacin de Recursos de auditora: Se establece el cronograma de trabajo y el grupo de
trabajo involucrado en la auditora.

Dar a conocer a las directivas de la organizacin y a los auditados sobre el proceso a iniciarse,
objetivos de la auditora y resultados a alcanzar.

Asegurarse de que la informacin relevante al proceso a iniciar se haya dado a conocer, que haya
sido comunicada a toda la organizacin y que se conozca el propsito de la auditora.

Ejecucin de la auditora

Recoleccin de evidencias: Se utilizan diferentes metodologas como entrevista, observacin

directa, muestreo, encuesta (Se aplican las herramientas preparadas en la planificacin a los
procesos o personas identificadas).

Revisin y anlisis de la informacin y evidencias recolectadas: Se identifican obstculos,

inoperatividad de los controles, posibles cuellos de botella, puntos de mejora, etc.

Elaboracin de los flujos y mapas documentales: Se ilustra la situacin y ubicacin actual de

los recursos documentales.

Elaboracin del informe de auditora: Incluye un resumen general, el plan, los hallazgos, los
resultados, recomendaciones y estrategias a implementar; puede incluirse el plan de accin.

Las recomendaciones, estrategias y plan de accin pueden trabaja rse en torno a seis temas
fundamentales 10:

Liderazgo, esencial para lograr integrar la gestin de documentos con las estrategias
de la organizacin.

Acervo documental, produccin y ubicacin de los documentos existentes en la

organizacin, fsicos o electrnicos.

10

TFPL Ltda.. A briefing paper on information audits. London: TFPL, 17 de junio de 2002. Pg. 6
(Documento de trabajo).

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Procesos, integracin de los procesos inherentes a la gestin de documentos con los

dems procesos de la organizacin.

Herramientas tecnolgicas, infraestructura tecnolgica (hardware y software).

Cultura, cambios que deben darse en la cultura organizacional, y estrategias para

hacerlo posible.

Habilidades, qu habilidades profesionales, tcnicas y operativas son necesarias para

desarrollar las estrategias y el plan de accin.

Retroalimentacin a los responsables del rea(s) o proceso(s) auditado(s).

Presentacin del informe de auditora, especial nfasis en las recomendaciones, estrategias

y plan de accin a seguir; si el informe no incluye el plan de accin, deber ser elaborado
en la etapa siguiente.

Difusin de los mapas documentales elaborados.

Acciones correctivas y preventivas, puesta en marcha de recomendaciones, estrategias y

plan de accin
Dependiendo de lo crticas que sean las observaciones, el rea o personas auditadas
pueden tomar acciones correctivas o preventivas para eliminar las causas del problema o
evitar que se presenten.

Si se ha definido como parte del informe el plan de accin, se proceder a su

implementacin; o puede optarse porque sea elaborado y ejecutado en esta etapa.

Identificacin y puesta en marcha de los sistemas de medicin y seguimiento

Seguimiento y mejora continua

Anlisis

de

los

resultados

alcanzados,

luego

de

la

implementacin

de

las

recomendaciones, las estrategias y el plan de accin; incluye la medicin de su

efectividad.

Mejoramiento continuo, bien sea realizando nuevas auditoras o implementando otras

herramientas gerenciales como indicadores de gestin, entre otras.

CONCLUSIONES
La auditora de informacin, al igual que otras herramientas administrativas y gerenciales, debe ser
aplicada a los procesos relacionados con la gestin de documentos; de esta forma, se garantizar que
los procesos inherentes a sta se encuentran alineados a la estrategia de la organizacin y responden a
las exigencias del entorno, que cumplen, adems, con los requerimientos normativos y legales, y
principalmente, que satisfacen las expectativas de la organizacin, buscando incluso superarlas
permanentemente. De esta forma, los procesos relacionados con la gestin documental se mejorarn
continuamente de acuerdo con las exigencias del mercado, el entorno y la organizacin; contribuirn a
la reduccin de costos de la organizacin; y garantizarn que la informacin y los documentos que la
organizacin realmente necesita estn siempre disponibles y accesibles.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
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TFPL Ltda. (2002). A briefing paper on information audits. London: TFPL. 9 p. (Documento de
trabajo).
SOBRE LA AUTORA

Liliana Gutirrez Garzn

Bogot, Colombia (1973). En el campo laboral se ha desempeado en diferentes entidades
publicas y privadas, participando en la implementacin de Sistemas de Gestin de la
Calidad, especficamente en lo concerniente al control de documentos y registros y en la
ejecucin de auditorias internas de calidad y auditorias de informacin; es catedrtica en el
postgrado de Archivstica de la Pontificia Universidad Javeriana, con la asignatura Auditoria
de Informacin y ha participado como conferenciante en congresos y seminarios.
Actualmente se desempea como Asistente de Organizacin y Mejoramiento en Indupalma
S.A. (Colombia).
c.e: lilianagg@msn.com