Quinta Conferencia de Directores de Tecnologa de Informacin, TICAL 2015

Gestin de las TICs para la Investigacin y la Colaboracin, Via del Mar,

del 6 al 8 de julio de 2015

Plataforma Tecnolgica para la Consolidacin de Datos

Institucionales
Carlos Ren Angarita Sanguinoa,b, Miguel Eduardo Ropero Silvac
a

Jefe de Departamento, Universidad Simon Bolivar, Departamento de Sistemas, Calle 14 N

3-42 La Playa,
San Jose de Cucuta, Colombia
c.angarita@unisimonbolivar.edu.co, crangarita@gmail.com
b

Docente Catedratico, Universidad Francisco de Paula Santander, Departamento de

Sistemas e Informatica, AvenidaGranColombiaNo.12E96BarrioColsag,
San Jose de Cucuta, Colombia
carlosreneas@ufps.edu.co

Lider de Proyecto, Universidad Simon Bolivar, Departamento de Sistemas, Calle 14 N 342 La Playa,
San Jose de Cucuta, Colombia
m.ropero@unisimonbolivar.edu.co

Resumen. Actualmente la Universidad Simn Bolvar sede Ccuta, al igual que su sede
principal, utiliz inicialmente el SIA - Sistema de Informacin Acadmico, el cual permite
realizar la gestin de varios de sus procesos acadmicos y administrativos. La subdireccin
acadmica de la sede Ccuta ha liderado un proceso de sistematizacin de datos institucionales
a travs de la elaboracin de indicadores y recoleccin de datos solicitados a cada dependencia,
basado en las solicitudes hechas por el ministerio de educacin o dems entes de control, as
como en valores necesarios para el anlisis de la situacin actual de la sede.
La recoleccin de indicadores comenz con el uso de Excel generando la necesidad de un
sistema que pudiese consolidar la informacin, de los datos de la institucin, tanto aquellos que
deben ser obtenidos desde el SIA como aquellos que deben ser digitados manualmente o
formulados. El sistema desarrollado permite administrar los datos y definir la dependencia de
los mismos, igual permite generar grficos de cruce de variables.
Abordamos en el presente documento los aspectos funcionales y tcnicos ms destacados de
este proyecto, haciendo nfasis en la importancia del algoritmo de clculo de indicadores el
cual es el centro de todo este proyecto.
Palabras Clave: Sistema de Informacin, Consolidacin de Datos.

1 Introduccin
La Universidad Simn Bolvar es una Institucin de Educacin Superior que cuenta
con su sede principal en la ciudad de Barranquilla y una sede en la ciudad de San Jos
de Ccuta. La sede Ccuta, que actualmente cuenta con 6 programas de pregrados y
4 postgrados, con cerca de 14 aos y ms de 4000 estudiantes, ha realizado diversas
estrategias para la adquisicin de la informacin necesaria para afrontar los procesos
de renovacin de registros calificados de los diversos programas o de datos que
permitan obtener el estado actual de la institucin.
Inicialmente la informacin era administrada por cada dependencia y cuando era
necesario consultarla para efectos de registro calificado o de cualquier otro anlisis,
era solicitada a la fuente de la misma, trabajo que era tedioso y dicho dato dependa
del funcionario que en su momento entregara la informacin, proceso que generaba
incoherencia en la entrega de los mismos en diversos momentos de tiempo a diversas
solicitudes, ya que cada dependencia que necesitaba el dato deba solicitar el mismo y
como se explic anteriormente este poda variar o en algunos casos no se actualizaba
el mismo.
Liderados por la subdireccin acadmica y coordinados desde el departamento de
planeacin, nace la dependencia de proyectos y estadstica, como estrategia para
coordinar la definicin y recoleccin de datos institucionales, entendiendo como dato
el valor factual obtenido del clculo o recoleccin del mismo.
Las actividades relacionadas a la gestin de datos por parte de esta dependencia,
corresponden a:
- Repositorio de datos: es la encargada de consolidar datos y es la nica
autorizada para entregar informacin a cualquier fuente externa o interna de
la Universidad.
- Definicin de datos: debe apoyar a las distintas dependencias en la definicin
de datos y formulacin de indicadores.
- Control y seguimiento de datos: debe realizar la revisin constante del
proceso de actualizacin de datos por parte de las distintas dependencias, as
como definir la forma de garantizar la veracidad del mismo.
- Anlisis: es la encargada de realizar un anlisis de los datos, as como a
futuro publicar informes de los anlisis de los mismos.
Las actividades anteriores no obligan a que otras dependencias no puedan hacer
anlisis de datos o informacin, pero si a que se tenga en cuenta que la informacin
utilizada para dichos anlisis debe ser la que entrega esta dependencia.
Organizando los datos
Cuando comenz a funcionar la dependencia de datos, se realizaron reuniones con los
responsables de cada proceso y dependencia para poder definir los distintos datos que
deban ser entregados como parte de su gestin y se intent garantizar que los mismos
en si fueran necesarios, ya que hasta el momento las dependencias entregaban datos
por entregar y en ocasiones los mismos no eran necesarios, lo cual generaba

inconvenientes al momento de analizarlos debido a que los mismos no tenan

estructuras claramente definidas.
Despus de definidas las plantillas de datos de cada dependencia se procede a
consolidar los datos utilizando carpetas compartidas con Dropbox y Google Drive,
para que cada dependencia se encargue de actualizar sus respectivos datos cuando lo
crea necesario y la dependencia de datos pueda consultar la informacin.
Primeros problemas
Los primeros inconvenientes se presentaron al momento de actualizar la informacin
debido a que las dependencias no cumplan con los tiempos pactados para la
actualizacin de los datos. Se intensifico el conjunto de peticiones de datos por parte
de las dependencias a la nueva dependencia de datos y estadsticas.
Aun se mantenan algunos inconvenientes heredados el proceso anterior, por ejemplo
los datos que se almacenan en el SIA deben ser solicitados a la dependencia
responsable, y esta deba generarlos del sistema y reportarlos a la dependencia de
datos. En casos en los que no se tena claridad de la informacin solicitada o no se
encontraban los reportes para poder extraer la informacin del sistema o peor, cuando
no coincida el dato del SIA con el dato que asuma que era correcto la dependencia
responsable, el Departamento de Sistemas junto a su equipo de trabajo deba
comenzar a revisar y validar la informacin para determinar o corregir la misma, y
luego si era entregada a la dependencia de datos.
Gestin de los Sistemas de Informacin
La Universidad Simn Bolvar cuenta con un Sistema de Informacin Acadmico
(SIA) el cual est desarrollado en mayor parte bajo arquitectura Cliente Servidor en
Visual Basic 6 y con base de datos DB2. Este sistema de informacin gestiona una
gran variedad de procesos acadmicos, desde inscripciones, matrculas y notas, hasta
procesos administrativos como son crditos, recursos humanos, nmina y dems.
Adjunto este sistema de informacin se han adicionado nuevos desarrollos bajo un
esquema Web, con el uso de PHP y arquitectura basada en Modelo-Vista-Controlador,
lo cual ha permitido implementar portal de notas, matrcula en lnea, portal docentes,
control de asistencia y otros servicios adicionales.
El crecimiento de la Universidad, la necesidad de datos oportunos y coherentes, la
sistematizacin de nuevos procesos, la implementacin de nuevos sistemas y la
mejora y adecuacin de los primeros sistemas ha llevado a la Universidad a la
necesidad de replantear el proceso de captura de datos, para lo cual el departamento
de sistemas comenz a realizar el levantamiento de requisitos para la implementacin
de un sistema de informacin que permitiese administrar la captura, seguimiento y
anlisis de los datos.
Sistema de Informacin de Datos
Cuando el departamento de sistemas comenz a participar en el proceso de
consolidacin de datos, se decide aplicar una metodologa SCRUM para poder

realizar el proceso de desarrollo de software, para lo cual se comenzaron haciendo

reuniones para poder capturar los requerimientos.
Entre las principales caractersticas descubiertas por estas reuniones se pueden
determinar:
- Que cada dependencia maneja un conjunto de datos los cuales pueden ser
asociados a unas categoras o rbol de subcategoras,
- Que hay datos que pueden ser consultados de la informacin que hay en el
SIA, pero hay algunos que deben ser obtenidos de forma manual. Basado en
esto se definen tres tipos de datos:
o Automticos: son aquellos que pueden ser obtenidos de los sistemas
de informacin institucionales, a travs del uso de consultas.
o Manuales: son aquellos que deben ser ingresados por las
dependencias, ya que an no se cuenta con informacin en el
sistema.
o Formulados: son aquellos que basan sus clculos en los valores de
otros datos que ya han sido obtenidos con anterioridad.
- Que cada dato puede tener una frecuencia distinta, que por facilidad se
utiliza el mes como medida mnima. Para hacer el clculo lo ms sencillo
posible se muestra es el valor semestral, pero histricamente se captura todos
los datos segn la frecuencia definida.
- Que es necesario que el sistema se encargue de gestionar y controlar el
ingreso de datos por parte de las dependencias.
- Los datos deben ser agrupados segn la entidad a la cual sern reportados,
como son Ministerio, CNA, etc.

2 Desarrollo y Funcionalidades del Sistema

El sistema se desarroll con una infraestructura Modelo-Vista-Controlador, utilizando
PHP como lenguaje para el BackEnd, Bootstrap y Angular para el FrontEnd. El
sistema se desarroll basado en los requerimientos que se evidenciaron durante las
reuniones iniciales y se abarcaron los mismos en diversas etapas:
- Inicialmente se desarroll la interfaz para la administracin de los
indicadores, para lo cual se crearon las estructuras de almacenamiento, el
rbol de navegacin y los formularios de registro de indicadores.
- Luego se crearon las interfaces de registro de valores manuales de los
indicadores, para que las dependencias se encargaran de registrar la captura
de los valores de los datos.
- Se cre el algoritmo central de procesamiento de indicadores, el cual se
encarga de calcular todos los indicadores que son basados en consultas al
sistema o formulados. Este algoritmo fue desarrollado en Visual Basic y se
encarga del clculo de todos los valores.

Finalmente se desarrollan las interfaces para la creacin de ndices, que

permite comparar grficamente diversos indicadores que se encuentran
almacenados en el sistema.
De las etapas descritas anteriormente, hay algunas funcionalidades y caractersticas
que vale la pena resaltar como parte del desarrollo de las mismas.
rbol de Navegacin
Se ve la necesidad de crear una interfaz intuitiva para la gestin de los indicadores,
para lo cual se toma una estructura de rbol, basado en carpetas y subcarpetas. Se
crea un rbol organizado en categoras y subcategoras, desarrollado con el uso de
PHP y AngularJS1. Este rbol permite navegar a travs de las categoras, para que las
mismas sean creadas o reorganizadas. A travs de esta interfaz cada dependencia
puede crear sus categoras, subcategoras e indicadores. Como puede ver en la Fig.1
el rbol es muy intuitivo y agradable.

Fig. 1. rbol de navegacin del sistema s esta seccin pertenece al backend de la aplicacin y
fue desarrollada en Angular JS, el mismo est asociado a unas estructuras de datos que son
consultadas al momento de ingresar al sistema. La generacin del rbol es dinmica y se
realiza en base a los datos almacenados en las categoras y subcategoras.

es un framework de JavaScript de cdigo abierto, mantenido por

Google, que ayuda con la gestin de lo que se conoce como
aplicaciones de una sola pgina.

Interfaz de Registro de Indicadores

Despus de realizar la navegacin hasta las subcategoras, se pueden crear los
indicadores asociados a las mismas. La interfaz es un formulario sencillo de registro,
pero que integra algunos elementos adicionales segn el tipo de indicador.

Variable: define el nombre que servir de referencia al momento de necesitar

utilizar el valor del indicador en la formulacin.
- Frecuencia: define la periodicidad con que se debe calcular el indicador y su
unidad bsica es el mes, as que puede tomar valores desde mensual hasta
anual. Para la determinacin de los indicadores que deben ser calculados en
un determinado mes, se aplica una formula basada en el mes actual y la
frecuencia.
- Tipo: este dato define el tipo de indicador y la forma como ser calculado.
Valor significa que el mismo ser diligenciado manualmente a travs de la
interfaz de captura por parte de cada dependencia. Calculado permite el
ingreso de una consulta en SQL que ser ejecutada sobre los datos del SIA y
retorna un valor nico que ser almacenada en el sistema; estas consultas
SQL deben ser creadas por personal del Departamento de Sistemas. Formula
indica que los valores sern calculados basados en una formulacin de
variables, para lo cual se puede utilizar un formulario que permite crear la
frmula del indicador.
- Institucional: define si el indicador es nico para la institucin o debe
capturarse por programa por programa acadmico. Este campo determina si
el indicador debe mostrarse a todos los programas, pero igualmente genera
un valor institucional.
La Fig.2 muestra la interfaz para registro de indicadores, junto con los respectivos
datos solicitados. Algunos datos son indicadores como la categora, el nombre y la
descripcin son informativos.

Fig. 2. Formulario de registro de indicadores, esta interfaz permite registrar la informacin de

cada indicador. Un elemento importante es el correspondiente a la variable, ya que este dato

permite referenciarlas en la formulacin. A travs de esta interfaz tambin se puede hacer la

edicin de los indicadores.

Algoritmo de Clculo de Indicadores

Dentro del proceso se desarroll un algoritmo que se encarga de calcular el valor de
todos aquellos indicadores de tipo CALCULADO y FORMULA. Este algoritmo se
desarroll en Visual Basic y recorre todos los indicadores en orden, calculndolos y
ubicndolos horizontalmente en una tabla temporal.
El algoritmo calcula todos los indicadores y los ubica en una tabla temporal con los
nombre de campos referenciados por los nombre de las variables de los indicadores,
incluyendo tambin el valor actual del indicador. Posteriormente consulta todos los
indicadores de VALOR y los almacena en la tabla temporal, luego comienza a
consultar los indicadores CALCULADO que corresponden a la frecuencia del mes
actual, ejecutando una a una las consultas que permiten obtener el valor del mismo.
Estas consultas pueden variar, segn sea el dato que se necesite y el tiempo de
ejecucin depende de la misma. Finalmente se calculan los indicadores FORMULA,
que utilizan los valores ubicados en la tabla temporal, realizando consultas sobre los
datos de la misma. Finalmente cuando la tabla temporal tiene los nuevos valores,
estos son enviados a las tablas pertinentes y luego se elimina la tabla temporal. A
continuacin se muestra una seccin del cdigo del proceso principal.

Fig. 3. Algoritmo de clculo de indicadores, el algoritmo central de clculo fue desarrollado en

Visual Basic y utiliza una tabla temporal con todos los indicadores que se tienen para luego ir
reemplazando los valores y agregando los nuevos valores calculados al sistema. Este algoritmo
se ejecuta de forma asncrona y se controla a travs de estados en tablas de control.

ndices y Cruce de Indicadores

Una parte importante del sistema es la correspondiente al anlisis de los datos, para lo
que se desarroll una interfaz que permite combinar diversos indicadores y generarlos
grficamente. A travs de esta interfaz la dependencia de datos puede crear ndices de
datos de distintos periodos y cruzarlos con datos de otros indicadores, para agruparlos
y graficarlos. Estos ndices se almacenan y pueden ser utilizados posteriormente. En
la Fig.4 se puede observar un cruce de indicadores del ndice de absorcin.

Fig. 4. Creacin de ndices, esta interfaz muestra en este caso un ndice que combina los datos
de estudiantes de pregrado contra los ndices de absorcin.

Detalle de Indicadores
Los indicadores creados y con valores almacenados pueden ser detallados para mirar
el histrico semestral de los mismo como se observa en la Fig.5. Los datos mostrados
en la interfaz son los correspondientes al semestre actual, pero si el clculo del

indicador tiene una frecuencia distinta a semestral, se almacena el histrico de los

mismos.

Fig. 5. Detalles de indicador, esta interfaz muestra el detalle de un indicador que fue capturado
para los ltimos 3 semestres, junto con sus datos por programa y la opcin de detallar el
histrico del mismo.

3 Diseo Tecnolgico
El sistema fue desarrollado para que fuese accedido desde la Web, para lo cual se
desarroll en PHP, con la arquitectura de desarrollo institucional. Se desarroll un
sistema con diseo agradable y resposive.

Fig. 6. Interfaz de login de usuario, se observa el diseo de la interfaz principal, que refleja
parte de los elementos grficos utilizados en el desarrollo.

Arquitectura del Sistema

El sistema fue desarrollado con una arquitectura MVC (Modelo-Vista-Controlador) y
se utilizaron diversas tecnologas para cada capa:

Modelo: el modelo se desarroll en PHP utilizando Doctrine 2 para mapeo

objeto relacional y para la persistencia se utiliz como base de datos el
servidor DB2 v6, que es el servidor de bases de datos institucional.
Vista: la vista se desarroll utilizando HTML como lenguaje de marcado,
CSS para diseo con hoja de estilos, JavaScript para animar la interaccin.
Para gestionar el rbol se utiliz un componente de AngularJS. Para
garantizar el diseo responsive se utiliz Bootstrap3.

Doctrine, es un mapeador de objetos-relacional (ORM) escrito en

PHP que proporciona una capa de persistencia para objetos PHP.

Controlador: el controlador se desarroll en PHP y JavaScript y permite la

navegacin y redireccionamiento de la aplicacin.

Infraestructura de Servidores
En la actualidad el sistema se encuentra sobre los siguientes servidores:
Servidor
Base de
Datos
Servidor de
Aplicaciones

Caracteristicas
IBM Blade Proc: 6x2.67,
Mem: 16 GB, Hdd: 152
GB, 1.5 TB.
IBM Blade Proc: 6x2.67,
Mem: 16 GB, Hdd: 152
GB, 600 GB.

Sistema
Operativo
Windows Server
2012

IBM
DB2
Server v 6.0

Windows
2008 R2

Apache Server y
PHP 5

Server

Servicios

Seguridad
El acceso al aplicativo est restringido a los usuarios con el uso de usuario y claves
encriptadas. Los usuarios utilizan las mismas credenciales del sistema institucional,
lo nico es que el sistema le permite acceder a los mdulos, segn los roles y perfiles
definidos para el usuario.

4 Referencias y Conclusiones
El desarrollo de este sistema ayuda a la Universidad en general a organizar y controlar
los datos o indicadores que se necesitan para los diversos procesos institucionales. Se
elimina un paso en la adquisicin de indicadores a travs de la automatizacin de los
indicadores del SIA y de la formulacin de los dems, y adicional ayuda a orientar las
futuras acciones del Departamento de Sistemas en base a los indicadores que an se
obtienen de forma manual, ya que pueden ser posibles requerimientos futuros para
sistemas de informacin nuevos.

Agradecimientos
Este trabajo ha sido desarrollado por el personal del Departamento de Sistemas y con
el apoyo de la subdireccin acadmica y la dependencia de planeacin de la sede
Ccuta.
3

Framework para desarrollo responsable basado en HTML,

JavaScript y CSS.

Referencias
1. Smith, TF, Waterman, MS: Identificacin de subsecuencia moleculares comunes. J.
Mol. Biol. 147, 195 a 197 (1981)
2. May, P., Ehrlich, HC, Steinke, T.: ZIB Prediccin de una estructura de gasoductos:
Redaccin de un flujo de trabajo complejo biolgico a travs de Servicios Web. En: Nagel,
WE, Walter, WV, Lehner, W. (eds.), Euro-Par 2006.LNCS, vol. 4128, pp. 1148 a
1158. Springer, Heidelberg (2006)
3. Foster, I., Kesselman, C.: The Grid: Proyecto para una nueva infraestructura
informtica. Morgan Kaufmann, San Francisco (1999)
4. Czajkowski, K., Fitzgerald, S., Foster, I., Kesselman, C.: Red de Servicios de Informacin de
Recursos distribuidos en Compartir. En: 10th IEEE International Symposium on High
Performance Distributed Computing, pp. 181 a 184. IEEE Press, Nueva York (2001)
5. Foster, I., Kesselman, C., Nick, J., Tuecke, S.: La fisiologa de la cuadrcula: un Open Grid
Services Architecture for Distributed Systems Integration. Informe tcnico, Global Grid
Forum (2002)
6. Centro Nacional de Informacin Biotecnolgica, http://www.ncbi.nlm.nih.gov