MANUAL DE

ORGANIZACIN Y
FUNCIONES DE LA
EMPRESA
DIVEMOTOR S.A

PRESENTACION
La estructura orgnica de la empresa DIVEMOTOR S.A ha sido aprobada por la
gerencia general que establece el esquema de organizacin de la entidad y por
lo tanto determina las reas que se harn cargo de las diferentes actividades
que requieren efectuarse para el normal desenvolvimiento de la empresa y el
logro de sus objetivos.
El manual de organizacin y funciones de la empresa DIVEMOTOR S.A
establece las funciones y responsabilidades del departamento de almacn.
Adems, en el mismo precisan las funciones esenciales de cada uno de los
miembros que la conforman.
La estructura orgnica establece la distribucin de responsabilidades en forma
armnica, que permita alcanzar los resultados esperados, a fin de cumplir con
los objetivos de la empresa. En tal sentido, el manual de organizacin y
funciones del departamento de almacen.

Origen y objetivo empresarial

La empresa DIVEMOTOR S.A la cual pertenece al rubro automotriz y se dedica a
la comercializacin de autos, buses, camiones y a brindar servicio de Post
venta desde el ao 1993. DIVEMOTOR S.A es el representante oficial de
vehculos de las marcas Mercedes Benz, Jeep, Chrysler, Dodge, RAM,
Freightliner y Western Star. Por otro lado, DIVEMOTOR S.A forma parte de las
empresas del Grupo Kaufmann el cual tiene inversiones en otros pases de la
regin como Panam, Costa Rica y Nicaragua.

Actualmente DIVEMOTOR S.A cuenta con ms de veinte sucursales a nivel

nacional. Brindando una atencin de calidad en la venta de automviles. As
mismo, DIVEMOTOR S.A se esfuerza cada da por ofrecer el mejor servicio
post-venta y brindar el mayor stock de repuestos.
La empresa cuenta con ms de 1000 trabajadores, y mantiene un proceso de
mejora continua, tanto en la atencin al cliente como en la capacitacin de su
personal. DIVEMOTOR S.A cuenta con la certificacin ISO: 9001 y la moderna
herramienta tecnolgica SAP. Durante los ltimos aos, DIVEMOTOR S.A ha
logrado posicionarse en el mercado como una empresa slida y confiable,
asumiendo cada vez nuevos retos y cumpliendo metas ms altas.

Misin
Somos una empresa comercializadora de autos, buses, camiones y servicio
post-venta en el negocio automotriz, aseguramos la calidad del servicio de
venta y post-venta logrando la lealtad y la satisfaccin de nuestros clientes y la
retribucin adecuada a los accionistas. Contribuimos al desarrollo de nuestra
sociedad mediante nuestro compromiso de inversin a largo plazo y el
desarrollo personal y profesional de nuestros colaboradores.

Visin
Ser lder en los mercados en los que competimos y ser reconocidos por la
calidad del servicio que prestamos.

Valores Institucionales
Colaboracin
Buscar llegar a las metas en equipo, y atender las necesidades del cliente sin
perder el ritmo de trabajo.
Responsabilidad
Hacer el trabajo a tiempo y con total transparencia.
Integridad

Brindar informacin exacta y cumplir las funciones con rectitud, franqueza y

honestidad.
Pasin por el cliente
Cumplir con las necesidades del cliente, buscar satisfacer sus demandas y
exceder sus expectativas

Introduccin
Finalidad del manual
El presente manual de organizacin y funciones tiene como finalidad dar a
conocer en forma clara y definida las funciones, actividades y tareas de los
integrantes del departamento de almacn

Alcance
Se entregar a cada miembro del departamento de almacn, el presente
manual, cuyas funciones contenidas, debern ser cumplidas por los mismos

Aprobacin
El presente manual, ha sido aprobado el 13 de setiembre del 2015 por la
Gerencia General

Revisin
El presente manual de organizacin y funciones ser revisado anualmente por
el departamento de Talento Humano y la Gerencia logstica

Departamento de almacn

Base legal
El presente manual ha sido aprobado por la Gerencia logstica y comunicado
con el memorndum N 01 09 2015

Objetivo
a) Que el personal conozca con claridad las funciones y atribuciones del
cargo que se le ha asignado
b) Proveer a los miembros del departamento de almacn, de una
instrumento tcnico que debe ser utilizado como gua en la ejecucin de
sus labores
c) Instruir la aplicacin del manual de organizacin y funciones, para que
los trabajadores, realicen sus actividades en observancia con lo que ste
establece y las desarrollen con eficiencia y eficacia

MOF DEL AREA LOGISTICA

1. DEPARTAMENTO DE ALMACEN
A- ESTRUCTURA ORGANICA

B- CARGOS ESTRUCTURALES

C- HOJA DE PUESTOS
1. Cargo: Jefe del departamento de almacn
rea: Logstica
Requisitos:
Formacin: Profesional universitario en administracin o

Ingeniera Industrial
Experiencia: Mnima de 2 aos de experiencia profesional
relacionada

Descripcin del cargo

Depende de: Gerente de logstica
Coordina con: Jefe de produccin, Jefe de compras, Jefe de distribucin,
Jefe de ventas
Supervisa a: Auxiliares
Tarea:

La direccin de las operaciones de entrada y salida de la

mercanca. Lo que incluye la eleccin y posterior supervisin
de los procedimientos de manipulacin de la mercanca en su
recepcin y en su expedicin; el control de la preparacin de
los pedidos y su posterior carga en los vehculos de transporte;
adems de un control de la calidad de los productos recibidos.

El control de la circulacin de los vehculos que transporten la

mercanca de manera que sta resulte rentable y que cumpla
con los criterios de seguridad.

La verificacin del cumplimiento de las rdenes de pedido,

asegurndose de que los procedimientos planeados se
cumplan en el tiempo, con la calidad y la seguridad previstas.

El control sobre el mantenimiento del almacn para evitar

errores y agilizar los procesos de recepcin de las mercancas y
preparacin de los pedidos.

Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya sean

medios materiales o humanos.

Decide sobre los procedimientos de control de inventario y

supervisa su cumplimiento. Adems, tiene que controlar los
stocks y las condiciones en las que ste se almacena.
Decidiendo tambin la ubicacin de la mercanca en el
almacn, teniendo en cuenta las caractersticas de la misma y
las manipulaciones que vaya a sufrir.

Gestionar el almacn en su sentido ms amplio, eligiendo las

polticas ms rentables y de acuerdo con la estrategia de la
empresa.

2. Cargo: Auxiliar de recepcin

rea: Logstica
Requisitos:
Formacin: Tcnico en administracin y/o gestin de almacenes
Experiencia: 6 meses experiencia en el cargo
Descripcin del cargo

Depende de: Jefe del departamento de almacn

Coordina con: Auxiliar de almacenamiento, Auxiliar de despacho,
Auxiliar de registro
Supervisa a: ninguno
Funciones:
Atender a los proveedores de bienes y suministros
Verificar los datos de la facturas en la recepcin de bienes y

suministros
Realizar una verificacin fsica de los bienes y suministros que

ingresan al almacn
Realizar un inventario con la identificacin de los bienes
Realizar peridicamente inventarios fsicos de bienes y

suministros en el almacn
Dar ingreso de los bienes y suministros consignados en las

rdenes de compra en las tarjetas KARDEX

Otras funciones que le asigne el jefe de almacn

3. Cargo: Auxiliar de Almacenamiento

rea: Logstica
Requisitos:
Formacin: Tcnico en administracin y/o gestin de almacenes
Experiencia: 6 meses experiencia en el cargo
Descripcin del cargo
Depende de: Jefe del departamento de almacn
Coordina con: Auxiliar de recepcin, Auxiliar de despacho, Auxiliar de
registro
Supervisa a: ninguno
Funciones:

Preparar los productos del Picking y generar los registros de los

pasos establecidos en el en el sistema.

Registrar en el sistema los Picking Efectuados.

Coordinar con los Transportistas y el Jefe de almacen.

Despachar los productos vendidos por tienda.

Realizar actividades de Control.

Mantener el almacn limpio y ordenado.

4. Cargo: Auxiliar de despacho

rea: Logstica
Requisitos:
Formacin: Tcnico en administracin y/o gestin de almacenes
Experiencia: no necesita experiencia en el cargo
Descripcin del cargo
Depende de: Jefe del departamento de almacn
Coordina con: Auxiliar de recepcin, Auxiliar de almacenamiento,
Auxiliar de registro
Supervisa a: ninguno
Funciones:

Revisar entrega de documentos.

Preparar mercadera para despacho pedidos
Supervisar que todas las rutas de los choferes de la empresa se

cumplan.
Realizar el seguimiento del buen estado de los equipos para que
se entreguen adecuadamente a los clientes

5. Cargo: Auxiliar de registro

rea: Logstica
Requisitos:
Formacin: Tcnico en administracin y/o gestin de almacenes
Experiencia: no necesita experiencia en el cargo

Descripcin del cargo

Depende de: Jefe del departamento de almacn
Coordina con: Auxiliar de recepcin, Auxiliar de almacenamiento,
Auxiliar de despacho
Supervisa a: ninguno
Funciones:
Recibir y archivar copia de todos los formularios de ingresos y

egresos de bienes y suministros

Registrar los ingresos de bienes y suministros
Registrar los egresos de bienes y suministros
Elaborar informes de existencias al jefe de almacn
Comparar las existencias de bienes y suministros de los

controles contra los inventarios realizados

Controlar bienes o suministros mediante inventario o KARDEX
Otras funciones que le asigne el jefe de almacn

2. PROCEDIMIENTOS

3. FLUJOGRAMAS

4. INDICADORES
Los indicadores que mencionaremos a continuacin son los de la gestin de
almacenes propiamente del departamento que estamos desarrollando los
cuales se llaman KPI (Key Performance Indicators) estos nos muestra cmo se
est desempeando la gestin del almacn de la empresa las cuales sirven
para establecer de forma lgica y objetiva las decisiones que se van a tomar de
acuerdo a la clasificacin que les daremos en las siguientes categoras:

Servicio al cliente
Uso de edificio
Costos
Manejo de personal
Utilizacin de equipos

SERVICIO AL CLIENTE:
Estos indicadores deben servir para medir la satisfaccin que recibe el cliente
del almacn, sea este un cliente interno o externo. Los principales que se
utilizan son.
Nmero de quejas recibidas / Unidad de tiempo.
Estas quejas deben estar relacionadas con las actividades del almacn y
se toma una unidad de tiempo apropiada (mes, semana, etc.)
Porcentaje de pedidos entregados con retraso.
Se calcula dividiendo los pedidos que han tenido retraso entre los
pedidos que se despacharon y deben tomarse una unidad de tiempo
para su clculo. Por ejemplo, puede ser mensual, semanal, etc.
Porcentaje de pedidos entregados incompletos
Debe establecerse el periodo del tiempo en que se realizara el clculo
del porcentaje
Tiempo promedio para despacho de pedidos
Se debe llevar el tiempo desde que el pedido se recibe en almacn hasta
que se entrega y hacer un promedio de todos los pedidos recibidos en un
periodo de tiempo
Porcentaje de devoluciones al almacn
Esto puede ser por equivocaciones, artculos daados o incorrectos. Se
mide la cantidad de devoluciones por pedido. Puede que de un pedido no

se devuelva nada y de otro todo, se suman las devoluciones y divide

entre el nmero de pedidos despachados

USO DE EDIFICIO:
Estos indicadores tratan de medir como la gestin utiliza la infraestructura del
sistema de almacn.
Rotacin del inventario
Se calcula dividiendo el costo de los bienes vendidos entre el inventario
promedio y nos dice la cantidad de veces que el inventario se ha sacado
de almacn, si se divide 360 das entre el valor calculado anteriormente
tendremos el nmero de das que permanece la mercadera en los
anaqueles
Unidades procesadas por metro cuadrado de espacio
Este indicador nos provee una idea de la utilizacin del edificio
Valor del inventario / espacio disponible
Aunque no hay una relacin entre el costo de la mercadera y el volumen
de espacio ocupa este indicador cuando se lleva durante un tiempo en el
cual las mercaderas siguen siendo las mismas, nos permite saber si se
est usando de forma rentable el espacio

COSTOS:
Los indicadores de costos nos permiten saber si la rentabilidad de la operacin
ha mejorado o no. Algunos de los principales son:
Porcentaje de costos del almacn
Se calcula dividiendo el costo total de los gastos del almacn entre las
ventas y luego se multiplica por cien. En el costo no se toma el valor de
las mercaderas, solo los gastos operacionales en que se incurre en el
almacn
Porcentaje costos de los bienes almacenados
Se divide el costo del inventario promedio durante un periodo de tiempo,
entre las ventas de ese mismo periodo, y el resultado se multiplica por
cien, a fin de determinar el porcentaje de esas ventas que representa lo
que se tiene almacenado. Es bueno que observe que no se toma el costo

de los bienes vendidos sino el inventario promedio que existe. Es decir el

valor en dinero de la mercadera que maneja
Porcentaje de los gastos de almacn a los gastos generales y
administrativos
Se trata de ver que incidencia tiene el almacn en la cuenta de gastos
generales y administrativos
Gastos en el almacn / pedidos despachados
Este indicador trata de determinar si los gastos se mantiene por el costo
por pedido dentro del almacn
Relacin de los gastos del almacn para un periodo determinado
entre el valor del inventario promedio
Esto mide la relacin entre lo que se gasta en el almacn y el valor del
que se mantiene en este

MANEJO DE PERSONAL:
El recurso humano es muy importante en almacn, ya que de estos dependen
la efectividad y eficiencia de las operaciones. Algunos indicadores que se usan
en este aspecto son:
Nmero de horas trabajadas / cantidad de pedidos despachados
Se mide la cantidad de horas hombre que se destinan a cada pedido
Porcentaje de ausentismo del personal de almacn
Cantidad de horas hombre trabajadas sin accidentes laborales
Costo de la mano de obra / pedidos
Mide la cantidad de dinero en mano de obra que se utiliza para manejar
los pedidos
Relacin del valor del inventario promedio / costo de la mano de
obra
Se divide el valor del inventario promedio entre lo que cuesta el personal
y nos dice cunto dinero se invierten por cada producto almacenado

UTILIZACION DE EQUIPOS:

La inversin en equipos, suele ser alta en el proceso de almacenaje, as como

tambin el costo de mantener estos equipos funcionando adecuadamente.
Inversin en equipo / costo del inventario promedio
Este es importante, porque nos dice si la inversin en equipos guarda
proporcin con el valor de los bienes almacenados
Costo de combustible / Numero de pedidos despachados
Esta proporcin especifica el gasto que se hace en promedio por cada
pedido despachado
Kilmetros recorridos por los equipos / nmero de pedidos
despachados
Es importante ya que determina recorridos realizados
Horas que pasan los equipos averiados / horas de trabajo total
Sirve para evaluar la disponibilidad del equipo, que tiene una relacin
directa con la necesidad de cambiar dichos equipos
Costo del mantenimiento / horas trabajadas en total