4 tapes pour choisir

votre logiciel de gestion

Pour trouver le logiciel qui conviendra le mieux votre organisation, procdez
par tape ; cela permettra de clarifier et de structurer le processus de slection.
Dcouvrez comment trouver le bon fournisseur en quatre tapes.
Auteur: Doeke Tomberg

Contactez les fournisseurs

Dans la premire tape consiste
tablir ce quon appelle une long list des
diffrents logiciels et contacter autant
de fournisseurs que possible. Ceci vous
permettra de formuler vos souhaits et vos
exigences clairement et den discuter avec
eux. Expliquez o en est votre organisation
et demandez-leur comment ils pourront
intervenir afin datteindre les objectifs que
vous vous tes fixs, par exemple, pour dans
5 ans. Essayez de dcouvrir comment ils sy
sont pris dans des trajets dimplmentation
semblables votre situation pour savoir
si cela vous conviendrait. Ces entretiens
permettent de vous rendre compte des
valeurs et mthodes de travail de chaque
fournisseur. Cest dautant plus important
que vous devrez probablement travailler
ensemble les annes venir. Insistez
sur vos difficults et, surtout, laissez les
fournisseurs vous prsenter leurs ides
et leurs solutions spontanment. Ensuite,
concentrez-vous sur les fonctionnalits des
logiciels. Dterminez galement la faon
dont vous allez comparer les fournisseurs :
Faut-il absolument un outil de reporting
automatique, ou bien est-ce la simplicit
dutilisation qui prime ? , Quels sont vos
critres par rapport ceci ?

Ralisez une short list

Aprs avoir discut avec les diffrentes
parties, slectionnez-en trois maximum
et vous obtiendrez votre short list. Il est
temps de rcolter plus dinformations sur
ces trois fournisseurs ; de manire gnrale,
sur lentreprise, puis plus particulirement
sur limplmentation et le logiciel. Durant
cette phase, posez-vous des questions de
cet ordre : Quelles formations propose
le fournisseur?, Lentreprise est-elle
un partenaire prcieux qui permettra
mon entreprise datteindre un plus haut
niveau?, Voudrons-nous travailler
ensemble sur le long terme?, Serontils toujours du mme soutien aprs la
signature du contrat?, Le fournisseur
a-t-il de bonnes rfrences? Les clients
sont les meilleures rfrences que vous
pouvez avoir: contactez-les en tenant
compte de ces questions. Soyez cratifs. Par
exemple, tlphonez au service dassistance
des fournisseurs: quel est le temps
dattente ou la longueur du menu avant
dobtenir quelquun au tlphone? Quand
vous composez la short list pensez surtout
ce qui se cache derrire un prix attractif. Ny
aura-t-il pas des frais supplmentaires pour
les services dassistance ou de consultance?

Quand faire un appel doffres?

Maintenant que vous connaissez mieux
les fournisseurs de votre short list, cest
le moment de dcider de faire un appel
doffres ou non. ce stade, rflchissez
bien au pourquoi de cette procdure :
est-ce vraiment pour vous prserver
dventuels risques ou est-ce pour faire
votre choix ? Le fait davoir rduit le nombre
de candidats facilitera le trajet de lappel
doffres et vous fera considrablement
gagner du temps et de largent. Dans le
cas dun appel doffres public, utilisez les
informations des tapes prcdentes pour
bien vous prparer, garder le contrle
sur le processus et garantir une certaine
qualit. Cette phase est celle o vous
laborez un projet, demandez une offre aux
fournisseurs retenus ou leur demandez de
remplir une RFI ou un cahier des charges.
Demandez galement une dmonstration
ou une preuve de concept (POC, NDLT)
afin de dcouvrir les logiciels et la faon
dont ils pourraient rsoudre les problmes
de votre organisation. Cest galement
une bonne faon de voir si lapproche
du fournisseur vous convient. Essayez
dorganiser une journe de simulation afin
de voir si les candidats retenus sur votre
short list traitent de faon adquate les
challenges auxquels votre organisation est
confronte : Comment rsolvent-ils ces
problmes laide du logiciel et des services
de consultances? Vous dcouvrirez
rapidement quelle approche a votre
prfrence et quel fournisseur correspond
le plus votre organisation.

Le moment du choix
Il est temps de faire un choix. Organisez
encore une rencontre et soyez honnte : le
courant passe-t-il bien avec le fournisseur?
Tenez compte de ce sentiment lorsque
vous devez prendre votre dcision. Vous
pourrez porter votre choix sur le fournisseur
chez qui vous retrouverez un bon quilibre
entre les diffrents critres prcdemment
cits: le sentiment durant les entretiens,
la journe de simulation, lentreprise et
loutil. Vous serez alors certain davoir
trouv le fournisseur qui conviendra votre
organisation sur le long terme. Vous pouvez
signer le contrat!