Guía de Aplicación de La Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico

SECRETARA DE ESTADO
PARA LA FUNCIN PBLICA

DIRECCIN GENERAL PARA
EL IMPULSO DE LA
ADMINISTRACIN ELECTRNICA
GUA DE APLICACIN
DE LA NORMA TCNICA
DE INTEROPERABILIDAD
Expediente
Electrnico
Madrid, octubre 2011
administracin electrnica
Esta publicacin ha sido elaborada por la Direccin General para el Impulso de la

Administracin Electrnica
1 edicin electrnica - Versin 01/09/2011
Ministero de Poltica Territorial y Administracin Pblica. Secretara General Tcnica
Catlogo general de publicaciones oficiales:
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Catlogo de publicaciones de la Secretara General Tcnica del Ministerio de Poltica
Territorial y Administracin Pblica:
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As mismo, se puede encontrar esta publicacin en:
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Edita: Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica
Secretara General Tcnica
NIPO: 850-11-051-9
Proteja el medio ambiente. No imprima si no es imprescindible
NDICE
0.
CONSIDERACIONES PREVIAS ............................................................................... 5
1.
INTRODUCCIN ....................................................................................................... 6
2.
OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE EXPEDIENTE ELECTRNICO.............. 10

2.1. Qu NO incluye la NTI .................................................................................... 10
3.
MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS .................................................... 12
4.
EXPEDIENTE ELECTRNICO ............................................................................... 13

4.1. Definicin y estructura..................................................................................... 13
4.2. Requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico ............................ 16
4.3. Ciclo de vida del expediente electrnico......................................................... 17
4.3.1.Fase de apertura.......................................................................................................18
4.3.2.Fase de tramitacin ..................................................................................................19
4.3.3.Fase de conservacin y seleccin............................................................................21
4.4. Metadatos del expediente electrnico............................................................. 22
4.4.1.Metadatos mnimos obligatorios ...............................................................................22
4.4.2.Metadatos complementarios.....................................................................................24
4.5. Servicios de remisin y puesta a disposicin.................................................. 25
4.5.1.Formato y estructura para el intercambio de expedientes .......................................26
4.5.2.Otras consideraciones para el intercambio de expedientes.....................................28
4.6. Consideraciones para la implementacin y la gestin del expediente
electrnico .................................................................................................. 29
5.
DEFINICIONES Y ACRNIMOS ............................................................................. 30

5.1. Definiciones..................................................................................................... 30
5.2. Acrnimos ....................................................................................................... 33
6.
REFERENCIAS........................................................................................................ 35
6.1. Legislacin ...................................................................................................... 35
6.2. Estndares y buenas prcticas ....................................................................... 36
6.3. Documentos de trabajo y referencias ............................................................. 37
ANEXO I ESQUEMAS XML PARA INTERCAMBIO DE EXPEDIENTES

ELECTRNICOS ..................................................................................................... 39
ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO ............................................... 46
Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico
NDICE DE FIGURAS
Figura 1. Componentes del expediente electrnico. ..............................................................14
Figura 2. Resumen del ciclo de vida de un expediente electrnico. ......................................18
Figura 3. Ejemplo de indizado bsico del expediente electrnico..........................................21
Figura 4. XSD de Expediente electrnico. .............................................................................27
NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Resumen de requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico. ................17
Tabla 2. Metadatos mnimos obligatorios para expedientes electrnicos..............................24
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Nombre del documento
Fecha
20110901_ENI_GuiaAplicacion_
NTI_ExpedienteElectronico
01/09/2011
Descripcin
Primera versin.
0.
CONSIDERACIONES PREVIAS
Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad

(en adelante NTI) de Expediente Electrnico, y como tal su objetivo es servir como
herramienta de apoyo para la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en la NTI. Para
ello, su contenido incluye tanto citas explcitas al texto de la NTI como explicaciones y
contenidos complementarios a aqulla.
Para facilitar su manejo y comprensin, esta gua incluye diferentes recursos grficos cuya
leyenda se muestra a continuacin:
Cita textual de la NTI.
Indicador de contenido considerado de especial
importancia o relevancia.
Advertencia o aclaracin para la correcta
interpretacin del contenido.
A lo largo del desarrollo de esta gua, y en la propia NTI, se referencia a otras NTIs que
incluyen informacin relacionada con el expediente electrnico y que es necesario conocer
para abordar de manera global estos aspectos. En concreto, las NTIs con contenido
relacionado son:
i.
Catlogo de Estndares.
ii. Documento electrnico.

iii. Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin.
iv. Poltica de gestin de documentos electrnicos.
v. Requisitos de conexin a la red de comunicaciones de las Administraciones pblicas
espaolas.
vi. Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
vii. Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.
1.
INTRODUCCIN
1.
El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1

del artculo 42 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a
los Servicios Pblicos como el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de
seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las
aplicaciones que deben ser tenidos en cuenta por las Administraciones Pblicas para la
toma de decisiones tecnolgicas que garanticen la interoperabilidad.
2.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica (en adelante, R.D. 4/2010
ENI) fija, en su Disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de NTI, formada por:
a) Catlogo de estndares.
b) Documento electrnico.
c) Digitalizacin de documentos.
d) Expediente electrnico.
e) Poltica de firma electrnica y de certificados de la Administracin.
f) Protocolos de intermediacin de datos.
g) Relacin de modelos de datos.
h) Poltica de gestin de documentos electrnicos.
i)
Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas

espaolas.
j)
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.

Ms la siguiente, relativa al artculo 28 del R.D. 4/2010 ENI:
l)
Declaracin de conformidad con el ENI.
3.
Estas NTIs se aprobaron en aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin

adicional primera del R.D. 4/2010 ENI, fruto de un proceso de elaboracin en el que
participaron todas las Administraciones Pblicas a las que les son de aplicacin, y fueron
informadas favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de
Administracin Electrnica y el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.
4.
Las diferentes NTIs se han desarrollado con el objetivo de cubrir las necesidades derivadas
de la normativa aplicable en un planteamiento de partida basado en mnimos, de forma que
se garantice la interoperabilidad entre las distintas administraciones favoreciendo su
implantacin y aplicacin en un corto plazo con un impacto mnimo, pero sin perder una
orientacin de desarrollo y perfeccionamiento a lo largo del tiempo, en paralelo al progreso
de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los apoyan y de la
evolucin tecnolgica.
5.
En particular, la NTI de Expediente Electrnico establece las especificaciones tcnicas para

los servicios de remisin y puesta a disposicin de los expedientes electrnicos. La
necesidad de establecer ciertas pautas para la normalizacin de los servicios de remisin y
puesta a disposicin de expedientes electrnicos es asumida y bien conocida por todas las
Administraciones pblicas y debe abordarse concretando la implementacin del ndice
electrnico que, como elemento para garantizar la integridad y recuperacin del expediente,
segn lo establecido en el apartado 1.b) del artculo 21 del R.D. 4/2010 ENI, constituye una
pieza clave en la implantacin del expediente electrnico y su interoperabilidad.
6.
La NTI de Expediente Electrnico fue publicada en el Boletn Oficial del Estado Nmero 182
del sbado 30 de julio de 2011 (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-201113170), y est disponible para su consulta en el Portal de Administracin electrnica
(http://administracionelectronica.gob.es/), junto al resto de normas tcnicas del ENI.
7.
El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se

incluyen a continuacin:
El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42

de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos. Su finalidad es la creacin de las condiciones necesarias para garantizar el
adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa de los sistemas y
aplicaciones empleados por las Administraciones pblicas, que permitan el ejercicio de
derechos y el cumplimiento de deberes a travs del acceso electrnico a los servicios
pblicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica establece, en su
disposicin adicional primera, el desarrollo de la serie de Normas Tcnicas de
Interoperabilidad que son de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones
pblicas.
Las Normas Tcnicas de Interoperabilidad desarrollan aspectos concretos de diversas
cuestiones, tales como: documento electrnico, digitalizacin, expediente electrnico,
copiado autntico y conversin, poltica de firma, estndares, intermediacin de datos,
modelos de datos, gestin de documentos electrnicos, conexin a la red de
comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas, modelo de datos para el
intercambio de asientos registrales y declaracin de conformidad; todos ellos necesarios
para asegurar los aspectos ms prcticos y operativos de la interoperabilidad entre las
Administraciones pblicas y con el ciudadano. Estas Normas Tcnicas de
Interoperabilidad se desarrollarn y perfeccionarn a lo largo del tiempo, en paralelo al
progreso de los servicios de Administracin Electrnica, de las infraestructuras que los
apoyan y de la evolucin tecnolgica, para dar cumplimiento al mandato del artculo 42.3
de la Ley 11/2007, de 22 de junio.
Dentro de este conjunto de Normas Tcnicas de Interoperabilidad, las normas relativas
al documento electrnico, al expediente electrnico, a la digitalizacin de documentos en
soporte papel, a los procedimientos de copiado autntico y conversin y a la poltica de
gestin de documentos electrnicos responden a lo previsto en el citado Real Decreto
4/2010, de 8 de enero, sobre interoperabilidad, recuperacin y conservacin del
documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el

documento electrnico a lo largo del tiempo.
En particular, la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico
establece la estructura de los expedientes electrnicos, que incluye documentos
electrnicos, ndice electrnico, firma electrnica y metadatos mnimos obligatorios, as
como las especificaciones para los servicios de remisin y puesta a disposicin; para los
aspectos relativos a la gestin y conservacin de los expedientes electrnicos se remite a
la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos electrnicos;
finalmente, se incluye en anexo la definicin detallada de los metadatos mnimos
obligatorios y los esquemas XML para el intercambio de expedientes electrnicos. En este
sentido, la estructura de expediente electrnico definida en esta norma permite la
utilizacin de las firmas electrnicas contempladas en Decisin de la Comisin
2011/130/EU de 25 de febrero de 2011 por la que se establecen los requisitos mnimos
para el tratamiento transfronterizo de los documentos firmados electrnicamente por las
autoridades competentes en virtud de la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y
del Consejo relativa a los servicios en el mercado interior.
La presente norma tcnica se ha elaborado con la participacin de todas las
Administraciones pblicas a las que les es de aplicacin, ha sido informada
favorablemente por la Comisin Permanente del Consejo Superior de Administracin
Electrnica y propuesta por el Comit Sectorial de Administracin Electrnica.
En aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin adicional primera del
Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, esta Secretara de Estado resuelve:
Primero.
Se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico, cuyo
texto se incluye a continuacin.
Segundo.
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico que se aprueba
mediante la presente Resolucin se aplicar desde el da siguiente al de su publicacin en
el Boletn Oficial del Estado, sin perjuicio de lo dispuesto en la Disposicin Transitoria
primera del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema
Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
Madrid, 19 de julio de 2011.La Secretaria de Estado para la Funcin Pblica, Mara
Consuelo Rum Ibez.
8.
El texto completo de la NTI de Expediente Electrnico est formado por los siguientes cinco
apartados y dos anexos:
NORMA TCNICA DE INTEROPERABILIDAD DE EXPEDIENTE ELECTRNICO.
ndice
I. Objeto.
II. mbito de aplicacin.
III. Componentes del expediente electrnico.
IV. Metadatos del expediente electrnico.
V. Intercambio de expedientes electrnicos.
Anexo I. Metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico.
Anexo II. Esquemas XML para intercambio de expedientes electrnicos.
9.
Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores

para el tratamiento de cuestiones tcnicas como es, en el mbito de las telecomunicaciones
el Real Decreto 1287/1999, de 23 de julio, por el que se aprueba el Plan tcnico nacional de
la radiodifusin sonora digital terrenal; en el sector de la edificacin el Real Decreto
314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Cdigo Tcnico de la Edificacin; y en
el sector de la obra civil, por ejemplo, el Real Decreto 637/2007, de 18 de mayo, por el que
se aprueba la norma de construccin sismorresistente: puentes (NCSP-07).
2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE EXPEDIENTE

ELECTRNICO
10.
El objeto de la NTI de Expediente Electrnico se deduce de la disposicin adicional primera

del R.D. 4/2010 ENI, donde se indica que dicha NTI tratar de su estructura y formato, as
como de las especificaciones de los servicios de remisin y puesta a disposicin. Segn
esto, la NTI de Expediente Electrnico normaliza la estructura y formato del expediente
electrnico, con especial atencin al concepto y caractersticas del ndice electrnico del
expediente, elemento responsable de garantizar su integridad, as como a los servicios de
remisin y puesta a disposicin, fijando unas bases que permitan atender a necesidades
futuras mediante ampliaciones incrementales.
11.
Dicho objeto tiene un reflejo directo en el apartado I de la NTI.

I. Objeto.
La Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente electrnico tiene por objeto
establecer la estructura y el formato del expediente electrnico, as como las
especificaciones de los servicios de remisin y puesta a disposicin.
12.
Con el objetivo de dar apoyo a la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en la NTI,

esta gua desarrolla:
i.
Concepto de expediente electrnico, requisitos y etapas asociadas a su ciclo de vida

genrico, con especial atencin al concepto de ndice electrnico del expediente como
elemento que garantiza la integridad del mismo.
ii. Conjunto de metadatos mnimos obligatorios para el expediente electrnico y

consideraciones sobre los metadatos complementarios.
iii. Indicaciones para los servicios de remisin y puesta a disposicin de expedientes
electrnicos.
iv. Consideraciones para la implementacin y gestin del expediente electrnico.
13.
Como anexo II, la NTI incluye los esquemas XML (XSD) para el intercambio de expedientes
electrnicos1. Dada su extensin, las consideraciones de aplicacin y las pautas para la
generacin de XMLs de expedientes electrnicos atendiendo a los esquemas XSD definidos
en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML para el intercambio de
documentos y expedientes electrnicos del ENI.
2.1. Qu NO incluye la NTI

14.
La NTI de Expediente Electrnico a la que da soporte esta gua, no debe considerarse

como:
i.
Una implantacin especfica del expediente electrnico ms all de operaciones de

intercambio y comunicacin. La NTI de Expediente Electrnico recoge los requisitos
mnimos sobre la estructura y formato de los expedientes electrnicos para la
interoperabilidad.
Con carcter informativo, el cdigo del esquema XSD para expedientes electrnicos se incluye como anexo a esta gua.
10
Las implantaciones especficas a llevar a cabo por cada organizacin se disearan

valorando la necesidad de aplicar requisitos adicionales en funcin de sus circunstancias
especficas. En cualquier caso, estos requisitos adicionales deben ser diseados e
implantados bajo el principio de proporcionalidad y en concordancia con la normativa
especfica aplicable. Concretamente, la NTI no hace previsiones con respecto a la forma
de implementacin a nivel interno de los diferentes componentes de un expediente
electrnico (ndice, documentos y metadatos) fuera de operaciones de intercambio.
ii. Un procedimiento de gestin del expediente electrnico. Las pautas para la gestin de
los componentes de un expediente electrnico se definen y normalizan en la NTI de
Poltica de gestin de documentos electrnicos.
iii. Referencia de consideraciones relativas a la seguridad del expediente electrnico fuera
de lo estrictamente necesario para garantizar su integridad. stas deben aplicarse segn
lo establecido a tal efecto en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
11
3.
15.
MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS
El mbito de aplicacin de la NTI de Expediente Electrnico se define en su apartado II:

II. mbito de aplicacin.
II.1 Esta norma ser de aplicacin a los expedientes electrnicos en el mbito
establecido en el artculo del Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el
Esquema Nacional de Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
II.2 Las condiciones establecidas en esta norma se podrn aplicar a otros conjuntos
de documentos electrnicos que, habiendo sido creados al margen de un procedimiento
reglado, se hubiesen formado mediante agregacin, como resultado de una secuencia de
actuaciones coherentes que conducen a un resultado especfico.
16.
Segn esto lo establecido en la NTI de Expediente Electrnico es de aplicacin a los

expedientes electrnicos de cualquier rgano de la Administracin y Entidades de Derecho
Pblico vinculadas o dependientes de aqulla (en adelante, organizaciones).
17.
Adems, atendiendo a las mejores prcticas de gestin documental, el apartado II.2 refleja
que las condiciones establecidas en la NTI tambin se podran aplicar a otros conjuntos de
documentos electrnicos formados mediante agregacin y que, como tal, pueden
asemejarse a expedientes electrnicos.
18.
Dentro del mbito de aplicacin definido anteriormente, los destinatarios del contenido de la
NTI de Expediente Electrnico, y por lo tanto de la presente gua de aplicacin, son los
siguientes:
i.
Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de

interoperabilidad de las mismas.
ii. Responsables de la ejecucin de los diferentes procedimientos administrativos y

procesos de gestin.
iii. Responsables de gestin, conservacin y archivo de expedientes electrnicos.
iv. Desarrolladores de aplicaciones de gestin, conservacin y archivo de expedientes y
documentos electrnicos.
12
4.
EXPEDIENTE ELECTRNICO
4.1. Definicin y estructura

19.
La Ley 11/2007, de 22 de junio, define en su artculo 32 el expediente electrnico como el

conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento administrativo,
cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan.
20.
Para garantizar la vinculacin de los documentos electrnicos que conforman un expediente,

la Ley define el ndice electrnico como la relacin de documentos electrnicos de un
expediente electrnico, firmada por la Administracin, rgano o entidad actuante, segn
proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir su
recuperacin siempre que sea preciso.
21.
Atendiendo a lo anterior, el apartado III de la NTI de Expediente Electrnico define los

componentes del expediente electrnico:
III.1 Los componentes de un expediente electrnico son:
a) Documentos electrnicos, que cumplirn las caractersticas de estructura y formato
establecidas en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico.
Los documentos electrnicos podrn incluirse en un expediente electrnico bien
directamente como elementos independientes, bien dentro de una carpeta, entendida sta
como una agrupacin de documentos electrnicos creada por un motivo funcional, o bien
como parte de otro expediente, anidado en el primero.
b) ndice electrnico, que segn lo establecido en el artculo 32.2 de la Ley 11/2007, de
22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, garantizar
la integridad del expediente electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea
preciso.
El ndice electrnico recoger el conjunto de documentos electrnicos asociados al
expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposicin en carpetas o
expedientes.
c) Firma del ndice electrnico por la Administracin, rgano o entidad actuante de
acuerdo con la normativa aplicable.
d) Metadatos del expediente electrnico.
III.2 La incorporacin de un expediente electrnico a un sistema de gestin
documental atender a lo dispuesto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de
Documento electrnico y en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin
de documentos electrnicos.
22.
La siguiente figura ilustra estos componentes del expediente electrnico que se describen
con ms detalle a continuacin.
Expediente electrnico = Documentos electrnicos + ndice + Firma + Metadatos
13
Figura 1. Componentes del expediente electrnico.
i.
Documentos electrnicos: objetos digitales administrativos de cada una de las

actuaciones administrativas que integran el expediente, y que contienen la informacin
(contenido y firma) y los datos asociados a sta (metadatos) que, como tales, han de
cumplir lo establecido en la NTI de Documento Electrnico.
La NTI cita el hecho de que los documentos electrnicos pueden incluirse en un
expediente electrnico de diferentes formas:
a. Directamente como elementos independientes.
b. Dentro de una carpeta, entendida sta como una agrupacin de documentos
electrnicos creada por un motivo funcional, para la que no existe normativa
especfica de mbito general desarrollada.
c. Como parte de un sub-expediente electrnico, entendido ste como un expediente
electrnico anidado dentro de otro, y que, como tal, sigue la estructura y
consideraciones definidas en la NTI de Expediente Electrnico.
La inclusin de un sub-expediente puede deberse a la existencia de expedientes
vinculados al expediente que lo contiene o, tal y como se desarrolla ms adelante, a
la generacin de un expediente que contenga parte o la totalidad del expediente
electrnico original en un momento determinado del tiempo con el fin de satisfacer
posibles solicitudes de remisin o puesta a disposicin.
El contenido y caractersticas de un expediente vinculado evolucionan conforme al
procedimiento con el que se corresponde dicho sub-expediente, independientemente
de su vinculacin a otro, reflejndose dichos cambios en el expediente que lo
contiene.
14
ii. ndice electrnico: definido en el epgrafe III.1.b y que constituye un objeto digital que
contiene la identificacin sustancial de los documentos electrnicos que componen el
expediente debidamente ordenada para reflejar la disposicin de los documentos, as
como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperacin del
mismo, en los trminos del artculo 32.2 de la citada Ley 11/2007, de 22 de junio.
El contenido del ndice del expediente puede variar segn las necesidades de cada
organizacin, la cual puede disear diferentes patrones que se ajusten a las actividades
y diferentes tipos de procedimientos que desarrolla. Tambin cabe contemplar la
utilizacin de este patrn del ndice para definir qu documentos deben integrar un
determinado tipo de expediente. La NTI no establece consideraciones sobre patrones de
ndice que, en cualquier caso, seran definidos con carcter previo por cada organizacin
en particular, y asociados a las funciones de normalizacin de procedimientos a las que
hace referencia el R.D. 4/2010 ENI en su artculo 9.
La NTI no establece ninguna consideracin relativa al tratamiento del ndice electrnico
como documento electrnico o como otro tipo de objeto digital a nivel interno de cada
organizacin, sino que se limita a reflejar sus caractersticas funcionales y slo establece
una implementacin concreta de cara al intercambio del expediente. Ntese que en la
estructura XML para el intercambio de expedientes, el ndice no constituye un
documento electrnico en tanto que no tiene metadatos mnimos obligatorios asociados.
Por tanto, es responsabilidad de cada organizacin el diseo e implementacin del
ndice de sus expedientes bajo la frmula que mejor se ajuste a sus necesidades y
normativa especfica aplicable, con la nica restriccin de que permita la traslacin de la
informacin a la estructura XML indicada en la NTI en caso de intercambio.
iii. Firma del ndice electrnico: firma electrnica que garantiza la autenticidad e
integridad del contenido del ndice, y por extensin, de los documentos que conforman el
expediente electrnico as como de su estructura.
Tal y como cita el epgrafe III.1.c, la firma del ndice del expediente electrnico es
realizada por la organizacin responsable de dicho expediente, mediante uno de los
sistemas de firma previstos en la normativa aplicable. En este caso, los sistemas de
firma electrnica por parte de las organizaciones que pueden ser utilizados aparecen en
los artculos 18 y 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y son:
-
Firma electrnica basada en certificados, cuya aplicacin se realiza segn lo

establecido en la Poltica de firma que corresponda. Dicha Poltica se desarrolla
conforme a la normativa especfica aplicable y, en cualquier caso, segn las
condiciones tcnicas establecidas en la NTI de Poltica de firma y certificados de la
Administracin, en la que se especifican formatos de firma admitidos, reglas de
creacin y verificacin, uso de sellos de tiempo, firmas longevas, algoritmos, etc.
Sistemas de Cdigo Seguro de Verificacin (CSV), en cuyo caso es de aplicacin lo

dispuesto en los artculos 20 y 21 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre,
por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos (en adelante R.D. 1671/2009,
de 6 de noviembre).
En caso de existir, el valor del CSV y la referencia a la Orden o Resolucin que
regula su generacin, se incorpora al expediente electrnico correspondiente como
metadato mnimo obligatorio a travs del bloque firma, tal y como se detalla en el
punto 4.4.1 de esta gua.
15
Adems, con el fin de mejorar la interoperabilidad e intercambio de documentos y

posibilitar la verificacin de la autenticidad de los expedientes electrnicos sin
necesidad de acceder a la sede electrnica para cotejar el CSV, cabe contemplar la
combinacin de ste con una firma electrnica basada en certificados.
iv. Metadatos del expediente: citados en el epgrafe III.1.d y que, como tales, constituyen
un conjunto de datos que proporciona contexto al contenido, estructura y firma del
expediente, contribuyendo al valor probatorio de ste a lo largo del tiempo. Adems, los
metadatos del expediente podrn incluir particularidades procedimentales de cara a
facilitar su gestin.
La NTI no hace ningn tipo de previsin sobre la implementacin de los metadatos del
expediente en general, ya sean mnimos obligatorios o complementarios, ni por tanto de
su firma. Ntese no obstante que, en caso de intercambio, los metadatos mnimos
obligatorios sern integrados bajo la estructura XML establecida, sobre la que, si una
organizacin lo considera conveniente, podra aplicarse una firma electrnica que
incluyese dichos metadatos. Al igual que para cualquier documento electrnico, la forma
de implementacin de los metadatos de un expediente electrnico para su tratamiento y
gestin a nivel interno es libre y, como tal, ser diseada por cada organizacin en base
a sus necesidades, criterios y normativa especfica. Slo en el caso en que el expediente
electrnico intervenga en un proceso de intercambio, la implementacin de sus
metadatos mnimos obligatorios, junto al resto de sus componentes, se realizar segn
la estructura y condiciones establecidas en el punto 4.5.1 de esta gua.
24.
El apartado III.2 de la NTI establece:

III.1
III.2 La incorporacin de un expediente electrnico a un sistema de gestin
documental atender a lo dispuesto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de
Documento electrnico y en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin
con el fin de dejar constancia de la necesidad de gestionar todos los componentes del
expediente electrnico dentro del marco de gestin documental de la organizacin, siendo
responsabilidad de cada una de ellas el diseo e implementacin de cada componente
conforme a sus necesidades y normativa especfica aplicable.
4.2. Requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico

25.
Con carcter meramente informativo y a modo de resumen, la siguiente tabla recoge las
caractersticas o requisitos para el expediente electrnico definidos en el marco
normativo del ENI y su correspondencia con los procesos en un ciclo de vida genrico.
Referencia
en normativa
Ley 11/2007:
Artculo 32.2
RD 4/2010 ENI:
Artculo 21
Descripcin del requisito

Los expedientes se formalizan mediante la
inclusin de las referencias de los documentos
que lo componen en un ndice electrnico
firmado que asegura integridad e identificacin
de sus componentes.
Proceso / accin relacionada

-
Formalizacin
expediente.
Tramitacin
indizado
del
16
Referencia
en normativa
Descripcin del requisito
Ley 11/2007:
Artculo 32.3
La remisin puede ser sustituida por la puesta a

disposicin teniendo el interesado derecho a
obtener copia del mismo.
Ley 11/2007:
Artculo 35.2
Derecho del interesado a aportar al expediente

copias digitalizadas de los documentos y
firmadas mediante firma electrnica avanzada
por aqul.
RD 1671/2009:
Artculo 6.2
El estado de un expediente puede ser

consultado a travs de una sede electrnica.
Ley 11/2007:
Artculo 6
RD 1671/2009:
Artculo 51
Ley 11/2007:
Artculo36
RD 1671/2009:
Artculo 53.1
Ley 11/2007:
Artculo 32.2
RD 1671/2009:
Artculo 53.2
RD 4/2010
Artculo 21 h),j)
Proceso / accin relacionada

-
Puesta a disposicin / Emisin de

copia autntica.
Acceso.
Incorporacin de documentos.
Tramitacin.
Puesta a disposicin / Emisin de

copia autntica.
Acceso.
Captura.
Cierre del expediente.
Archivo de las actuaciones.
Definicin y aplicacin de normas
de conservacin.
Conservacin.
La formacin de
los
expedientes
es
responsabilidad del rgano que disponga la
normativa especfica o, de no existir previsin
normativa, del encargado de su tramitacin.
Apertura del expediente.

Tramitacin.
Los expedientes que puedan ser objeto de

remisin o puesta a disposicin deben:
- Tener un cdigo de identificacin nico.
- Foliarse a travs de un ndice electrnico
firmado.
Dichos expedientes adems pueden:
- Contener documentos electrnicos que
formen parte a su vez de otros expedientes.
- Incorporar excepcionalmente documentos en
formatos distintos a los establecidos.
Acceso.
Asignacin de metadatos.
Identificacin del expediente.
Indizado.
Incorporacin de documentos.
Apertura del expediente.
Tramitacin.
Conservacin
electrnicos.
Las organizaciones deben conservar en formato

electrnico todos los documentos electrnicos
que formen parte de un expediente.
Transferencia de los expedientes entre los

diferentes repositorios electrnicos a efectos de
conservacin de manera que se pueda asegurar
su conservacin, y recuperacin a medio y largo
plazo.
de
expedientes
Tabla 1. Resumen de requisitos de interoperabilidad del expediente electrnico.
4.3. Ciclo de vida del expediente electrnico

26.
A pesar de que la NTI de Expediente Electrnico no incluye una descripcin del ciclo de vida
del expediente electrnico como tal, para facilitar la comprensin acerca de la generacin de
expedientes electrnicos as como de aspectos clave para su intercambio como es la
complecin del expediente o su proceso de foliado o indizado, esta gua describe, a tal fin,
las diferentes fases de un ciclo de vida genrico que se desarrollan en los puntos siguientes.
27.
Adems, aunque tampoco sea objeto de la NTI de Expediente Electrnico, de cara a la

correcta gestin del expediente cabe contemplar la normalizacin del tratamiento que ste
recibe a lo largo de su ciclo de vida as como su conservacin a largo plazo, al objeto de
mantener sus caractersticas de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad,
indispensables a los efectos de la interoperabilidad y de su valor probatorio. En tal caso,
17
esta normalizacin se realiza sin perjuicio de acciones adicionales contempladas en

procesos especficos de gestin de documentos que pueda requerir cada organizacin, de
acuerdo con lo establecido en el marco global definido segn la NTI de Poltica de gestin
28.
El ciclo de vida del expediente electrnico se define en tres fases: Apertura, Tramitacin y
Conservacin y seleccin. Dentro de este ciclo, la formacin del expediente, entendida
como el proceso mediante el cual se crea el expediente y su ndice y se produce la
incorporacin ordenada y sucesiva de documentos, tiene lugar a lo largo de las fases de
Apertura y Tramitacin. Concluida la tramitacin, el expediente se cierra y pasa a
Conservacin y seleccin para, segn corresponda, su archivado o destruccin.
29.
Las fases del ciclo de vida del expediente electrnico se desarrollan como un ciclo continuo,
por lo que los procesos de gestin de documentos y expedientes podrn renovarse en
funcin de las necesidades que se produzcan a lo largo del ciclo de vida.
Figura 2. Resumen del ciclo de vida de un expediente electrnico.
4.3.1. Fase de apertura

30.
La fase de apertura o creacin del expediente electrnico conllevara, al menos, la

realizacin de las siguientes acciones:
i.
Creacin del objeto administrativo digital expediente que comprender el ndice

electrnico y los documentos electrnicos que vayan siendo incorporados al expediente
de acuerdo con el procedimiento correspondiente.
ii. Creacin del ndice electrnico, segn la implementacin o el patrn que corresponda
en funcin del tipo de expediente o procedimiento administrativo del que se trate.
iii. Inclusin en el ndice de las referencias de cada uno de los documentos
disponibles en el momento de la apertura, a los que se irn sumando otros de acuerdo
con su progresiva captura en el sistema de gestin de documentos y su incorporacin al
expediente, en su caso, hasta completar lo establecido en el patrn correspondiente.
18
Como ya se ha mencionado, el ndice electrnico siempre debe contener en cualquier

caso la identificacin sustancial, debidamente ordenada, de los documentos electrnicos
que conforman el expediente y que se concretan en el siguiente punto.
iv. Asignacin de metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico. En esta
fase, se asignan los metadatos mnimos obligatorios que deben registrarse en el
momento de la creacin del expediente electrnico y que estarn presentes en cualquier
proceso de intercambio. Los metadatos mnimos obligatorios del expediente se
establecen en el apartado IV de la NTI que se describe en el punto 4.4.1 de esta gua.
4.3.2. Fase de tramitacin

31.
Durante la fase de tramitacin tendran lugar actuaciones administrativas relacionadas con

el expediente. Estas actuaciones podran tener como consecuencia:
i.
Inclusin de nuevos documentos que se refleja a travs de la inclusin de sus

correspondientes referencias en el ndice electrnico. En caso de utilizacin de patrones,
la inclusin de los documentos se realizara de acuerdo con lo establecido en el patrn
correspondiente.
ii. Cambios de estado o de caractersticas particulares del expediente que pueden

tener reflejo en los metadatos del expediente a nivel de procesos de gestin interna.
iii. Generacin de sub-expedientes electrnicos objeto de intercambio generalmente
provocados por solicitudes de remisin o puesta a disposicin de un expediente,
que, en cualquier caso sirven para dar fijeza al estado del expediente en un determinado
momento, y que seguirn las pautas de formato y estructura para el intercambio
definidas en el punto 4.5.1 de esta gua.
Estos sub-expedientes, sobre los que no debe realizarse ningn tipo de modificacin,
pueden contener parte o la totalidad del contenido del expediente a partir del cual se
genera, el cual contina evolucionando conforme a su tramitacin.
El ndice de dichos sub-expedientes permite mantener el estado y documentos incluidos
en el expediente original del que proceden en el momento de su generacin, y de esta
forma, se puede obtener y conservar las caractersticas, contenido y estado de un
expediente en un momento del tiempo.
La descripcin completa de las acciones a llevar a cabo en un servicio de remisin o
puesta a disposicin se detallan en el punto 4.5 de esta gua.
32.
Todas estas acciones pueden reflejarse a nivel interno en el expediente electrnico a travs
de metadatos complementarios, que como tales atenderan a necesidades de descripcin
especficas y que se detallan en el punto 4.4.2 de esta gua.
33.
La etapa de tramitacin concluye con el cierre formal del expediente, necesario para la fase
de conservacin y seleccin posterior.
34.
Dada su relevancia, el proceso de cierre del expediente se describe con detalle en el

siguiente punto 4.3.2.1.
19
4.3.2.1.
Cierre del expediente

En el mbito de esta gua, el cierre del expediente no debe ser entendido en el
sentido estricto asociado al cierre del procedimiento administrativo
correspondiente, sino como proceso que permite obtener y conservar las
caractersticas, contenido y estado de un expediente en un momento del
tiempo.
Por lo tanto, el proceso que se describe en este punto es aplicable tanto para
la generacin de sub-expedientes, como consecuencia de una solicitud de
remisin o puesta a disposicin, como para el cierre formal del expediente,
paso previo necesario a la conservacin y seleccin del mismo.
Segn esto, sobre un expediente cerrado, en el sentido expuesto, no se
realizaran modificaciones por lo que, en caso de ser necesarias, se generar
un nuevo expediente.
En determinados mbitos, el concepto de cierre que se aplica en esta gua se
conoce como generacin de vistas de un expediente electrnico.
39.
En el proceso de cierre de un expediente cabe contemplar, al menos, los siguientes

aspectos:
i.
Complecin del ndice del expediente, asegurando que incluye referencias a los
documentos electrnicos del expediente en el momento del cierre, pudiendo adems en
este punto aadir, a los mnimos obligatorios, metadatos complementarios, como pueden
ser los relativos a los calendarios de conservacin.
ii. El foliado o indizado del expediente, que viene a sustituir en el entorno digital el
proceso de foliado del expediente del entorno papel, se define en el artculo 32 de la Ley
11/2007, de 22 de junio, de la siguiente forma: El foliado de los expedientes electrnicos
se llevar a cabo mediante un ndice electrnico, firmado por la Administracin, rgano o
entidad actuante, segn proceda. Este ndice garantizar la integridad del expediente
electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso, siendo admisible que
un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrnicos.
El foliado es un aspecto clave en el intercambio de expedientes electrnicos, ya que
previo a su envo, las organizaciones han de indizar el expediente al objeto de garantizar
la integridad del mismo reflejando su estado en un determinado momento del tiempo.
40.
Con independencia de particularidades que puedan ser definidas por cada organizacin,
durante el proceso de indizado o foliado bsico se lleva a cabo la concatenacin ordenada,
en el ndice electrnico, de los siguientes elementos que sirven para referenciar desde el
propio ndice a los documentos que componen el expediente electrnico, el cual podra
contemplar:
i.
Identificadores de los documentos electrnicos que componen el expediente.
ii. Huellas digitales de dichos documentos electrnicos. La huella de un documento

electrnico se obtiene de la aplicacin de una funcin resumen bien al fichero de
contenido de dicho documento o concatenando las huellas de todos los ficheros que lo
componen (en caso de documentos con ms de un fichero de contenido), pudiendo
incluir a su vez la huella del fichero de la firma electrnica de cada uno de ellos, cuando
stas se almacenan en ficheros independientes.
20
iii. La fecha de incorporacin del documento electrnico al expediente.

iv. El orden del documento dentro del expediente.
v. Otro elemento que indique el patrn correspondiente, en su caso, para el proceso de
indizado o foliado.
vi. Datos generales sobre el expediente, como puede ser la fecha de apertura o de cierre
del expediente.
41.
Una vez que el ndice electrnico ha sido conformado por los elementos anteriormente
definidos, se procede a firmar el ndice electrnico al objeto de que quede debidamente
garantizada la autenticidad e integridad de su contenido, y por extensin del expediente.
42.
La siguiente figura ilustra el procedimiento de indizado descrito.
ndiceelectrnico
Fechadegeneracin
ID1
H1
F1
ID2
H2
F2
ID3
H3
F3
I2
Firma
ID: Identificador del documento.

H: Huella digital.
F: Funcin resumen del documento electrnico.
I: Fecha de incorporacin en el expediente.
Figura 3. Ejemplo de indizado bsico del expediente electrnico.
4.3.3. Fase de conservacin y seleccin

43.
En la fase de conservacin y seleccin, una vez transcurrido el periodo de validez

administrativa de un expediente, que puede resultar de un perodo sin actividad sobre los
documentos, aquellos expedientes o documentos integrantes de los mismos con valor
efmero se eliminan reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en
atencin a su utilidad administrativa, jurdica, archivstica, histrica o de investigacin y
social, y segn establezcan las autoridades competentes, se conservan permanentemente,
en cualquier caso atendiendo a lo establecido en la NTI de Poltica de gestin de
documentos electrnicos.
21
4.4. Metadatos del expediente electrnico

44.
Como ya se ha mencionado, los metadatos constituyen un componente del expediente

electrnico que facilita la creacin, gestin y uso del expediente a lo largo del tiempo cuyas
caractersticas se establecen a travs del apartado IV de la NTI.
La Gua de aplicacin de la NTI de Documento Electrnico incluye
consideraciones generales sobre el concepto, implementacin y tratamiento de
los metadatos pueden ser de inters tambin en el mbito del expediente
electrnico.
46.
Ntese que slo en el caso en que un expediente electrnico intervenga en un proceso de

intercambio, la implementacin de sus metadatos, junto al resto de sus componentes, se
realiza segn una estructura y unas condiciones completamente establecidas, y que son
objeto del apartado V de la NTI.
47.
El Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico, (e-EMGDE), que se

referencia en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos, constituye un
modelo funcional para la aplicacin de los metadatos como herramienta de gestin global
dentro de una organizacin.
48.
Existen dos conjuntos de metadatos aplicables a expedientes electrnicos, cuyas

caractersticas se definen a continuacin.
4.4.1. Metadatos mnimos obligatorios

49.
Los metadatos mnimos obligatorios constituyen un conjunto mnimo de informacin definido

con el fin de facilitar el conocimiento inmediato y automatizable de las caractersticas
bsicas del expediente electrnico que permitan su contextualizacin en el marco de la
organizacin y procedimiento administrativo al que corresponda.
50.
Las condiciones relativas a los metadatos mnimos obligatorios se establecen en el apartado

IV.1 de la NTI de Expediente Electrnico:
IV.1 Los metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico:
a) Sern los definidos en el anexo I.
b) Se asociarn en la formacin del expediente para su remisin o puesta a
disposicin.
c) No sern modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo, a
excepcin de modificaciones necesarias para la correccin de errores u omisiones en el
valor inicialmente asignado.
IV.2
51.
El conjunto de metadatos mnimos obligatorios por tanto debe registrarse en la formacin del
expediente, y estar presente en cualquier proceso de intercambio de expedientes
electrnicos entre organizaciones y con el ciudadano.
52.
Adems, este conjunto de metadatos no puede ser modificado en ninguna fase posterior del
procedimiento administrativo, a excepcin de modificaciones necesarias para la correccin
de errores u omisiones en el valor inicialmente asignado tal y como establece el artculo 42
22
del R.D. 1671/2009, de 6 de noviembre. La imposibilidad de modificar, a nivel interno, el

valor de los metadatos mnimos obligatorios expresada en el epgrafe IV.1.b no implica que
metadatos del expediente, dadas sus caractersticas y finalidad, han de variar, como es el
caso del Interesado, que podra verse incrementado a lo largo de la vida del expediente o el
Estado para el que tambin se produciran variaciones.
53.
El anexo I de la NTI define el listado completo de metadatos mnimos obligatorios del

expediente electrnico que se muestra a continuacin:
ANEXO I
Metadatos mnimos obligatorios de expedientes electrnicos
Metadato
Descripcin /
Condiciones de uso
Tipo
Esquema de valores
URI
http://administracionelectronica.gob.es/E
NI/XSD/v1.0/expediente-e
Repetible?
Versin NTI
Identificador normalizado
de la versin de la Norma
Tcnica
de
Interoperabilidad
de
Expediente
electrnico
conforme a la cual se
estructura el expediente.
Identificador
del expediente.
Cadena de
caracteres
rgano
de
la
administracin
responsable
de
la
tramitacin
del
procedimiento
1:N
Cadena de
caracteres
FechaApertura Fecha de apertura del

Expediente
expediente
Fecha/hora
Clasificacin
Procedimiento
administrativo con el que
se
relaciona
el
expediente.
Cadena de
caracteres
Estado
Estado del expediente en

el
momento
de
intercambio.
Cadena de
caracteres
ES_<rgano>_<AAAA>_EXP_<ID_esp
3
ecfico>
Ejemplo: ES_E00010207_2010_EXP_
MPR000000000000000000000010207
Cdigo alfanumrico nico para cada
rgano/unidad/oficina
extrado
del
Directorio Comn gestionado por el
Ministerio de Poltica Territorial y
Administracin Pblica.
Ejemplo: E00003901
Formato: AAAAMMDD T HH:MM:SS
<ISO 8601>
Esquema de valores normalizado segn
el Sistema de Informacin Administrativa
(SIA).
Si el procedimiento no se encuentra en
SIA:
4
<rgano>_PRO_<ID_PRO_especfico>
Abierto
Cerrado
ndice para remisin cerrado.
Ntese que la repetibilidad indicada en la tabla slo se refiere a los metadatos que acompaan al expediente electrnico en
un intercambio, sin perjuicio de la posibilidad de asignacin de otros metadatos gestionados a nivel interno de cada
administracin cuyas consideraciones atendern a la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de documentos
electrnicos.
Codificacin del Identificador del expediente:

<rgano>: Vase codificacin del metadato rgano. En caso de ms un rgano los nueve caracteres correspondientes
sern acordados entre las partes con el fin de asegurar la unicidad del identificador que es su nico fin.
<AAAA>: Ao de la fecha de creacin del expediente. (Longitud: 4 caracteres).
<ID_especfico>: Cdigo alfanumrico que identifica de forma nica al expediente dentro de los generados por la
administracin responsable. Cada administracin puede disear el proceso de generacin segn sus necesidades,
asegurando en cualquier caso su unicidad. Por lo tanto, este ID puede generarse de forma secuencial o bien, ser una
rplica del ID utilizado a nivel interno de la administracin. (Longitud: 30 caracteres).
Codificacin del metadato Calificacin si el procedimiento no existe en SIA:
<rgano>: Vase codificacin del metadato rgano.
<ID_PRO_especfico>: Cdigo alfanumrico que identifica de forma nica al procedimiento dentro de los propios de la
administracin. Cada administracin puede disear el proceso de generacin segn sus necesidades, asegurando en
cualquier caso su unicidad. Por lo tanto, este ID puede generarse de forma secuencial o bien, ser una rplica del ID
utilizado a nivel interno de la administracin. (Longitud: 30 caracteres).
23
Descripcin /
Condiciones de uso
Metadato
Interesado
Identificador
interesado.
del
Tipo de firma
Indica el tipo de firma del

ndice del expediente.
Repetible?
Tipo
Esquema de valores
a) Si ciudadano o persona jurdica:
DNI, NIE, NIF o similar.
b) Si administracin: <rgano>
- CSV
- Formatos de firma electrnica de
documentos electrnicos definidos en la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de
Poltica de firma y certificados de la
Administracin.
0:N
Cadena de
caracteres
1:N
Cadena de
caracteres
1:N
Cadena de
caracteres
1:N
Si AGE:
Cadena de Referencia BOE:BOE-A-YYYY-XXXXX
caracteres En otro caso, referencia
correspondiente.
Si Tipo de firma = CSV

Valor CSV
Valor del CSV.
Definicin
generacin
CSV
Referencia a la Orden,
Resolucin o documento
que define la creacin del
CSV correspondiente.
N/A
Tabla 2. Metadatos mnimos obligatorios para expedientes electrnicos.
54.
Como ya se ha mencionado, la NTI no hace ningn tipo de previsin sobre la

implementacin de los metadatos en general ni por tanto de su firma. Ntese no obstante
que, en caso de intercambio, los metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico
sern integrados bajo la estructura XML establecida, sobre la que, si una organizacin lo
considera conveniente, podra aplicarse una firma electrnica que incluyese dichos
metadatos.
4.4.2. Metadatos complementarios

55.
Los metadatos complementarios responden generalmente a necesidades de descripcin

especficas y, como tal, estn asociados a procesos de gestin interna.
56.
El apartado IV.2 de la NTI trata los metadatos complementarios del expediente electrnico:
IV.1
IV.2 Se podrn asignar metadatos complementarios para atender a necesidades de
descripcin especficas. Estos metadatos complementarios se aplicarn, en su caso, de
acuerdo con lo previsto en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de gestin de
documentos electrnicos..
57.
Por tanto, independientemente de los metadatos mnimos obligatorios a los que se refiere el
punto anterior, las distintas organizaciones podrn asociar a los expedientes electrnicos
metadatos de carcter complementario, para las necesidades de descripcin especficas de
su respectivo mbito de gestin.
58.
Ntese que estos metadatos no estaran sujetos a las prohibiciones de modificacin

establecidas para los metadatos mnimos obligatorios. Dicha limitacin no tendra sentido,
puesto que las variaciones en su valor responden generalmente al reflejo de la evolucin del
expediente electrnico a lo largo de su ciclo de vida, finalidad de los propios metadatos
complementarios.
24
59.
La necesidad de implementacin de un determinado conjunto de metadatos

complementarios viene marcada por las necesidades de gestin del expediente. Cada
organizacin debe valorar sus necesidades especficas adicionales y extender el esquema
de metadatos internamente segn sus requisitos.
60.
En este sentido, cabe contemplar el Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento
Electrnico, (e-EMGDE), que se referencia en la NTI de Poltica de gestin de documentos
electrnicos como modelo funcional para la aplicacin de los metadatos como herramienta
de gestin global dentro de una organizacin.
61.
Ntese que el esquema XML de intercambio de expedientes electrnicos del ENI, en cuanto
a metadatos se refiere, slo concreta la inclusin de los metadatos mnimos obligatorios, ya
que stos constituyen un componente de obligatoria presencia en cualquier intercambio. El
intercambio de metadatos complementarios, motivado por necesidades concretas
especficas, puede implementarse a travs de mecanismos establecidos para cada caso,
compatibles con las especificaciones del esquema.
4.5. Servicios de remisin y puesta a disposicin

62.
La definicin de las condiciones para los servicios de intercambio y consulta de expedientes

electrnicos en el marco normativo del ENI, responde al derecho reconocido en la Ley
11/2007, de 22 de junio, relativo a que los interesados pueden solicitar la consulta o puesta
a disposicin de expedientes por medios electrnicos, mediante el acceso a una sede
electrnica por ejemplo, o bien solicitar la remisin o envo del mismo.
63.
Cuando se producen solicitudes de remisin o puesta a disposicin de expedientes entre

distintas organizaciones o por parte de los ciudadanos, stas deben seguir unas pautas
comunes, para llevar a cabo dichas consultas y el intercambio de expedientes electrnicos,
que favorezcan la interoperabilidad.
64.
Sin embargo, cuando el intercambio de expedientes se produce a nivel interno, cada

organizacin se rige por lo establecido en su poltica interna, pudiendo contemplar las
consideraciones que se desarrollan a continuacin.
65.
En este contexto, la Ley 11/2007, de 22 de junio, en su artculo 32, establece la posibilidad

de sustituir la remisin de un expediente por su puesta a disposicin, teniendo derecho el
interesado a obtener una copia del mismo, con lo que desaparecera la diferenciacin
tradicional entre ambos servicios y, para la interoperabilidad, bastara con establecer las
condiciones generales a aplicar para el intercambio de expedientes que, como tal, aparecen
en el apartado V de la NTI:
V.1 El intercambio de expedientes electrnicos, a los efectos de remisin y puesta a
disposicin, se realizar mediante el envo en primer lugar de la estructura definida en el
anexo II, sin perjuicio de la aplicacin de otras, reguladas por su normativa especfica.
Tras el envo de dicha estructura, se enviarn cada uno de los documentos electrnicos
que componen el expediente, en el orden indicado en el ndice y atendiendo a lo
establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento electrnico.
V.2 Excepcionalmente, se podrn aplicar otras estructuras para el intercambio de
expedientes electrnicos entre Administraciones pblicas, cuando exista acuerdo previo
entre las partes. En cualquier caso, si debe enviarse a un tercero, la estructura utilizada
ser convertida por el emisor a la estructura definida en el anexo II.
25
V.3 Cuando la naturaleza o la extensin de las pruebas o documentos que forman

parte del expediente electrnico no permitan o dificulten notablemente su inclusin en una
de las estructuras establecidas, se incorporar al expediente electrnico un documento en
el que se especifique cuales son estas pruebas o documentos. Dichas pruebas o
documentos sern custodiados por el rgano gestor sin perjuicio, en su caso, de
aportacin separada cuando as se requiera.
V.4 El ndice electrnico de los expedientes objeto de intercambio reflejar, al menos:
La fecha de generacin del ndice.
Para cada documento electrnico: su identificador, su huella digital, la funcin resumen
utilizada para su obtencin, que atender a lo establecido en la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Catlogo de estndares, y, opcionalmente, la fecha de incorporacin
al expediente y el orden del documento dentro del expediente.
Si es el caso, la disposicin de los documentos en carpetas y expedientes electrnicos
anidados.
V.5 Para el intercambio de expedientes electrnicos, entre Administraciones pblicas,
en procesos de actuacin automatizada:
Se utilizar preferentemente la Red de comunicaciones de las Administraciones
pblicas espaolas como medio para la transmisin.
Si el expediente electrnico forma parte de un asiento registral, ste ser tratado como
adjunto del mensaje de datos de intercambio segn lo establecido en la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades
Registrales.
V.6 En caso de intercambio de expedientes electrnicos entre Administraciones
pblicas que suponga una transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de
gestin de expedientes que deban conservarse permanentemente, el rgano o entidad
transferidora verificar la autenticidad e integridad del expediente en el momento de dicho
intercambio.
66.
El apartado V.1 refleja la equiparacin ya mencionada de los servicios de remisin y puesta

a disposicin en los que se aplicarn las mismas condiciones de formato y estructura que se
describen en el punto 4.5.1.
67.
Aunque la NTI no establece ninguna consideracin especfica al respecto, cabra contemplar

que los datos de los servicios de intercambio y consulta de expedientes se registrasen a
travs de los metadatos del expediente, permitiendo la trazabilidad de las distintas
operaciones realizadas sobre el mismo.
68.
De la misma forma, aunque no aparece explcitamente en la NTI, el acceso, verificacin e

impresin de un expediente electrnico se traducira en el acceso, verificacin e impresin
del ndice y documentos que lo componen, para lo cual sera de aplicacin lo establecido a
tal efecto en la NTI de Documento Electrnico.
4.5.1. Formato y estructura para el intercambio de expedientes

69.
Segn la NTI, por tanto, la estructura a aplicar para el intercambio de expedientes

electrnicos ser de forma general:
i.
Un fichero XML que seguir la estructura definida en el anexo II de la NTI que incluir:
a. ndice firmado que incluye las referencias de los documentos electrnicos que
componen el expediente, mencionadas de forma genrica en el punto 4.3.2 de la
26
gua, y que se concretan en caso de intercambio atendiendo al apartado V.4 de la

NTI.
Ntese que, como elemento que refleja el estado del expediente en un determinado
momento del tiempo, la NTI establece que el ndice ha de contener tambin la fecha
en que se genera.
b. Metadatos mnimos obligatorios del expediente electrnico.
c. Opcionalmente, un elemento para incluir una visualizacin alternativa de la
informacin del expediente, como podra ser el ndice o el contenido completo de los
documentos que lo componen.
Figura 4. XSD de Expediente electrnico.
ii. Los documentos electrnicos que componen el expediente bajo la estructura XML
establecida en la NTI de Documento Electrnico.
70.
El mencionado anexo II de la NTI de Expediente Electrnico consta de cinco apartados a

travs de los cuales se establece el esquema a aplicar para integrar estos tres elementos.5
ANEXO II
Esquemas XML para intercambio de expedientes electrnicos
1. XSD Expediente electrnico.
2. XSD ndice electrnico del expediente.
3. XSD Contenido del ndice electrnico del expediente.
4. XSD Metadatos del expediente electrnico.
5. XSD Firmas.
La descripcin completa, consideraciones de aplicacin y las pautas para la

generacin de XMLs de expedientes electrnicos atendiendo a los esquemas
XSD definidos en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML
para el intercambio de documentos y expedientes electrnicos del ENI.
71.
Con el fin de dar cabida a otras estructuras de intercambio de expedientes electrnicos con
normativa especfica, el apartado V.2 de la NTI refleja el uso excepcional de otras
Con carcter informativo, el cdigo del esquema XML de la NTI se incluye como anexo a esta gua.
27
estructuras siempre con acuerdo previo entre las partes y con la obligacin para el emisor
de convertir la estructura recibida a la establecida en el anexo II de la NTI.
72.
Ntese que el apartado V.3 de la NTI permite la inclusin en un expediente de documentos

electrnicos en otros formatos y soportes. Con esto se respondera a aquellos casos en que
una conversin a un formato electrnico convencional no fuese posible por las propias
caractersticas del soporte fsico origen o cuando una conversin de formato pudiese
provocar la prdida del valor probatorio del documento electrnico.
4.5.2. Otras consideraciones para el intercambio de expedientes

73.
Los apartados V.5 y V.6 establecen otras consideraciones para el intercambio de

expedientes:
V.4
V.5 Para el intercambio de expedientes electrnicos, entre Administraciones pblicas,
en procesos de actuacin automatizada:
Se utilizar preferentemente la Red de comunicaciones de las Administraciones
pblicas espaolas como medio para la transmisin.
Si el expediente electrnico forma parte de un asiento registral, ste ser tratado como
adjunto del mensaje de datos de intercambio segn lo establecido en la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades
Registrales.
V.6 En caso de intercambio de expedientes electrnicos entre Administraciones
pblicas que suponga una transferencia de custodia o traspaso de responsabilidad de
gestin de expedientes que deban conservarse permanentemente, el rgano o entidad
transferidora verificar la autenticidad e integridad del expediente en el momento de dicho
intercambio.
74.
Segn el apartado V.5, para procesos de actuacin automatizada, adems de las

consideraciones de estructura y formato establecidas, la NTI establece:
i.
Utilizacin preferente de la Red SARA como medio para la transmisin, atendiendo a lo

establecido en el artculo 43 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, y en el 13 del R.D.
4/2010 ENI. La Red SARA proporciona los mecanismos que permiten validar la
autenticidad e identidad de los emisores y receptores de los expedientes electrnicos a
intercambiar, proporcionando una conexin fiable, segura, capaz y flexible entre las
diferentes organizaciones, garantizando as un entorno cerrado y seguro de
comunicaciones de los datos que se transmitan.6
ii. Si el expediente electrnico forma parte de un asiento registral, ste seguira el formato y
estructura establecida en la NTI de Modelo de Datos para el intercambio de asientos
entre las Entidades Registrales para el Segmento De Anexo del mensaje de datos de
intercambio.
75.
Destacar que el apartado V.6 de la NTI refleja la responsabilidad de cada organizacin en

cuanto a la gestin y conservacin de las firmas electrnicas asociadas al expediente
electrnico, con independencia de que sta hubiese sido realizada por ella misma o no,
Vase NTI de Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas espaolas
28
detallando la importancia de esta responsabilidad en caso de transferencias de custodia o

traspaso de responsabilidad:
76.
Adems, en cuanto a seguridad, el intercambio de expedientes electrnicos se realizara

conforme a lo establecido en el ENS.
77.
La NTI no incluye ninguna mencin al acceso a expedientes electrnicos para el que, en

cualquier caso, cabra contemplar que para en tanto que contienen documentos
electrnicos, sera de aplicacin lo definido en la NTI de Documento Electrnico y por tanto,
para cada documento electrnico que conforma el expediente electrnico se mostrara el
contenido, la informacin bsica de la firma y los metadatos mnimos obligatorios all
definidos.
4.6. Consideraciones para la implementacin y la gestin del

expediente electrnico
78.
La NTI no desarrolla consideraciones especificaciones para la gestin de los expedientes

electrnicos puesto que su gestin atendera en cualquier caso al marco de gestin
documental que se aplique en cada organizacin acorde a lo dispuesto en la NTI de Poltica
de gestin de documentos electrnicos.
79.
La NTI tampoco establece ninguna consideracin relativa a la implementacin del

expediente. No obstante, cabra contemplar que las sedes electrnicas, en cumplimiento de
lo establecido en la Ley 11/2007, de 22 de junio, implantaran aplicaciones para la puesta a
disposicin de expedientes electrnicos a los ciudadanos interesados, que permitan cumplir
los requisitos de interoperabilidad desarrollados en la NTI. Independientemente de que las
funcionalidades propias de la gestin de documentos electrnicos sean proporcionadas por
la misma herramienta, a travs de una solucin integral, o por aplicaciones independientes,
el sistema utilizado para la gestin de expedientes electrnicos proporcionara las siguientes
funcionalidades:
i.
Registro y almacenamiento de los metadatos asociados al expediente.
ii. Mecanismos para el aseguramiento de su autenticidad, fiabilidad, integridad y

disponibilidad.
iii. Mecanismos de foliado o indizado al cierre del expediente.
iv. Generacin y registro de expedientes vinculados al original durante la etapa de
tramitacin.
v. Mecanismos para la puesta a disposicin y remisin, que permitirn dejar constancia de
las solicitudes atendidas, consultas recibidas e intercambios de informacin segn
corresponda.
vi. Requisitos establecidos en la NTI de Poltica de gestin de documentos electrnicos.
vii. Para cuestiones de seguridad en la implantacin de estas aplicaciones se atendera a lo
establecido a tal efecto en el ENS.
29
5.
DEFINICIONES Y ACRNIMOS
5.1. Definiciones7
Aplicacin: Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolucin de un
problema mediante el uso de la informtica.
Autenticidad: Referido a un documento, propiedad que puede atribursele como
consecuencia de que puede probarse que es lo que afirma ser, que ha sido creado o
enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado, y que ha sido
creado o enviado en el momento en que se afirma, sin que haya sufrido ningn tipo de
modificacin.
Captura: Proceso de gestin de documentos que seala la incorporacin de un documento
a un sistema de gestin de documentos. En el momento de captura se crea la relacin entre
el documento, su productor y el contexto en que se origin, que se mantiene a lo largo de su
ciclo de vida.
Ciudadano: Cualesquiera personas fsicas, personas jurdicas y entes sin personalidad que
se relacionen, o sean susceptibles de relacionarse, con las Administraciones Pblicas.
Conservacin: Conjunto de procesos y operaciones dedicados a asegurar la permanencia
intelectual y tcnica de los documentos a lo largo del tiempo.
Conversin: Proceso de transformacin de un documento u otro objeto digital de un
formato, o versin de formato, a otro.
Copia: Duplicado de un objeto, resultante de un proceso de reproduccin.
Creacin: Referido a un documento, momento en que se genera. No debe confundirse la
creacin con la captura de un documento (vase captura).
Dato: Una representacin de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y
adecuado para su comunicacin, interpretacin o procesamiento por medios automticos o
humanos.
Digitalizacin: Proceso tecnolgico que permite la obtencin de uno o varios ficheros
electrnicos que contienen la imagen codificada, fiel e ntegra de un documento papel a
travs de tcnicas fotoelctricas de escaneado.
Direccin electrnica: Identificador de un equipo o sistema electrnico desde el que se
provee de informacin o servicios en una red de comunicaciones.
Disponibilidad: Referido a un documento, indica propiedad o caractersticas del mismo
consistente en que permite que ste pueda ser consultado, localizado, recuperado,
presentado o interpretado. El documento debe sealar la actividad o actuacin donde se
gener, proporcionar la informacin necesaria para la comprensin de las actuaciones que
motivaron su creacin y utilizacin, identificar el contexto marco de las actividades y las
funciones de la organizacin y mantener los vnculos existentes con otros documentos como
reflejo de una secuencia de actuaciones.
En el contexto de esta gua, los conceptos definidos en este apartado para documentos son aplicables tambin a expedientes.
30
Documento electrnico: Informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica,

archivada en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de
identificacin y tratamiento diferenciado.
Documento: Informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte y susceptible de
identificacin y tratamiento diferenciado.
Esquema de metadatos: Instrumento que define la incorporacin y gestin de los
metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrnicos a lo largo de
su ciclo de vida.
Expediente electrnico: Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un
procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de informacin que contengan.
Fiabilidad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica que su
contenido puede ser considerado una representacin completa y precisa de las actuaciones,
las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso
de posteriores actuaciones o actividades.
Fijeza: Cualidad del documento electrnico que lo hace inmutable, tanto en su transmisin
como en su almacenamiento.
Firma electrnica: Conjunto de datos en forma electrnica, consignados junto a otros o
asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificacin del firmante.
Firmante: Entidad, ya sea persona fsica o legal, que crea la firma electrnica segn las
reglas definidas en una poltica de firma electrnica o un marco legal concreto.
Foliado o Indizado: Proceso de gestin del expediente electrnico mediante el que se
incluye en el ndice electrnico del mismo la concatenacin ordenada de las referencias a
los documentos que lo integran y las huellas digitales de dichos documentos, finalizando el
proceso con la firma electrnica del ndice.
Formato: Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o
almacenar datos en memoria.
Funcin hash: Aplicado a un documento electrnico, funcin que permite obtener una
secuencia de valores de longitud resumen de su contenido (huella digital / binaria o hash)
que identifica unvocamente el documento sobre el que se gener.
Gestin de documentos: Conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemtico
de la creacin, recepcin, uso, valoracin y conservacin de los documentos, incluidos los
procesos para incorporar y mantener pruebas de las actuaciones o actividades de dicha
organizacin, en forma de documentos y sistemas de informacin.
Huella digital / binaria o hash: Secuencia de valores resultado de la aplicacin de una
funcin hash a un documento electrnico.
Identidad: Conjunto de caractersticas de un documento que lo identifican de manera nica
y lo distinguen de cualquier otro documento. Junto con la integridad, un componente de la
autenticidad.
ndice electrnico: Documento electrnico que incluye la relacin de documentos
electrnicos de un expediente electrnico, firmado por la Administracin, rgano o entidad
actuante, segn proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente
electrnico y permitir su recuperacin siempre que sea preciso.
Indizado: Vase Foliado.
31
Integridad: Referido a un documento, propiedad o caracterstica que indica su carcter de

completo, sin alteracin de ningn aspecto esencial. La integridad es un componente de la
autenticidad junto a la identidad.
Interoperabilidad en el tiempo: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la interaccin
entre elementos que corresponden a diversas oleadas tecnolgicas; se manifiesta
especialmente en la conservacin de la informacin en soporte electrnico.
Interoperabilidad organizativa: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la capacidad
de las entidades y de los procesos a travs de los cuales llevan a cabo sus actividades para
colaborar con el objeto de alcanzar logros mutuamente acordados relativos a los servicios
que prestan.
Interoperabilidad semntica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a que la
informacin intercambiada pueda ser interpretable de forma automtica y reutilizable por
aplicaciones que no intervinieron en su creacin.
Interoperabilidad tcnica: Dimensin de la interoperabilidad relativa a la relacin entre
sistemas y servicios de tecnologas de la informacin, incluyendo aspectos tales como las
interfaces, la interconexin, la integracin de datos y servicios, la presentacin de la
informacin, la accesibilidad y la seguridad, u otros de naturaleza anloga.
Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de informacin, y por ende de los
procedimientos a los que estos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio
de informacin y conocimiento entre ellos.
Metadato: Dato que define y describe otros datos. Existen diferentes tipos de metadatos
segn su aplicacin.
Organizacin: Cualquier rgano de la Administracin pblica o Entidad de Derecho Pblico
vinculada o dependiente de aqulla.
Original: Referido a un documento, que posee la cualidad de genuino, que se remonta
directamente a su autor y que no ha sido copiado ni imitado de otro y, por tanto, es eficaz
(produce efectos).
Poltica de firma electrnica: Conjunto de normas de seguridad, de organizacin, tcnicas
y legales para determinar cmo se generan, verifican y gestionan firmas electrnicas,
incluyendo las caractersticas exigibles a los certificados de firma.
Poltica de gestin de documentos electrnicos: Orientaciones o directrices que define
una organizacin para la creacin y gestin de documentos autnticos, fiables y disponibles
a lo largo del tiempo, de acuerdo con las funciones y actividades que le son propias. La
poltica se aprueba al ms alto nivel dentro de la organizacin, y asigna responsabilidades
en cuanto a la coordinacin, aplicacin, supervisin y gestin del programa de tratamiento
de los documentos a travs de su ciclo de vida.
Procedimiento administrativo: Proceso formal regulado jurdicamente para la toma de
decisiones por parte de las Administraciones Pblicas para garantizar la legalidad, eficacia,
eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolucin en la
que se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurdicamente regulado se
implementa en la prctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor
medida con el formal.
32
Proceso operativo: Conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir
un producto o servicio; tiene un principio y fin delimitado, implica recursos y da lugar a un
resultado.
Puesta a disposicin: Proceso de gestin documental cuyo objeto es proporcionar
respuesta a una solicitud de consulta de un expediente, o una parte del mismo, por parte de
un interesado.
Red SARA: Conjunto de infraestructuras tecnolgicas que presta la red de comunicaciones
que interconecta los sistemas de informacin de las Administraciones Pblicas espaolas y
permite el intercambio de informacin y servicios entre las mismas, as como la
interconexin con las redes de las Instituciones de la Unin Europea y de otros Estados
Miembros.
Registro: Proceso de gestin de documentos paralelo al de la captura, establecido como un
requisito legal, definido en la legislacin de procedimiento administrativo como dotado de fe
pblica, que marca la incorporacin de un documento al sistema de gestin de documentos
de una Administracin pblica, mediante la adjudicacin de un identificador nico en el
momento de su entrada en el sistema.
Remisin de un expediente: Proceso de gestin documental consistente en el intercambio
de un expediente, o una parte del mismo, para su envo a un interesado. Segn la Ley
11/2007 (artculo 32), la remisin de expedientes puede ser sustituida a todos los efectos
legales por la puesta a disposicin de ste, teniendo el interesado derecho a obtener copia
del mismo.
Sede electrnica: A efectos de interoperabilidad, aquella direccin electrnica disponible
para los ciudadanos a travs de redes de telecomunicaciones de la que es titular una
Administracin Pblica, rgano o entidad administrativa.
Sistema de Aplicaciones y Redes para las Administraciones (SARA): Conjunto de
infraestructuras tecnolgicas que permiten conectar en red a todas las administraciones que
lo deseen, facilitando un sistema de intercambio de aplicaciones entre administraciones.
Sistema de gestin de documentos: Marco definido por la poltica de gestin de
documentos de una organizacin donde se integran los recursos y se implantan las
prcticas de gestin de documentos (establecidas en forma de programa de tratamiento) en
una organizacin. Integran el sistema, adems de la poltica, los recursos, el programa de
tratamiento y los documentos incorporados a dicho sistema.
Soporte: Objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.
Trazabilidad: Propiedad o caracterstica consistente en que las actuaciones de una entidad
pueden ser imputadas exclusivamente a dicha entidad. En el mbito de la gestin de
documentos, proceso que facilita el seguimiento de la creacin, incorporacin, movimiento,
uso y eventual modificacin de los documentos dentro de un sistema de gestin de
documentos.
5.2. Acrnimos
CSV: Cdigo Seguro de Verificacin.
e-EMGDE: Esquema de Metadatos para la Gestin del Documento Electrnico.
ENI: Esquema Nacional de Interoperabilidad.
33
ENS: Esquema Nacional de Seguridad.

MPTAP: Ministerio de Poltica Territorial y Administracin Pblica
NTI: Norma Tcnica de Interoperabilidad.
SARA: Sistema de Aplicaciones y Redes para las Administraciones.
XML: eXtensible Markup Language.
XSD: XML Schema Definition.
34
6.
REFERENCIAS
6.1. Legislacin
i.
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios

Pblicos.
http://www.boe.es/boe/dias/2007/06/23/pdfs/A27150-27166.pdf
ii. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios
pblicos.
http://www.boe.es/boe/dias/2009/11/18/pdfs/BOE-A-2009-18358.pdf
iii. Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Seguridad en el mbito de la Administracin Electrnica.
iv. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin Electrnica.
v. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico.
vi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2011-13169
vii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de
copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.
viii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad Poltica de Firma
Electrnica y de certificados de la Administracin.
ix. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin
a la Red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas.
x. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos
entre las Entidades Registrales.
35
xi. Decisin de la Comisin 2011/130/EU de 25 de febrero de 2011 por la que se establecen

los requisitos mnimos para el tratamiento transfronterizo de los documentos firmados
electrnicamente por las autoridades competentes en virtud de la Directiva 2006/123/CE
del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a los servicios en el mercado interior.
http://www.boe.es/doue/2011/053/L00066-00072.pdf
xii. Ley orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter
Personal.
xiii. Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de
desarrollo de la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de
carcter personal.
6.2. Estndares y buenas prcticas

i.
ARMA International. Glossary of Records and Information Management Terms, 3rd ed.
Lenexa, KS: ARMA International, 2007.
ii. EAC (Encoded Archival Context).

http://www.library.yale.edu/eac/
iii. EAD (Encoded Archival Description).
http://www.loc.gov/ead/
iv. Eppard, P. B., et al. (US-InterPARES Project Researchers). Findings on the Preservation
of Authentic Electronic Records, Final Report. Vancouver, BC: US-InterPARES Project,
September 2002.
http://www.interpares.org/ip2/ip2_dissemination.cfm?proj=ip2&cat=o-grt
v. InterPARES Project.
http://www.interpares.org
vi. ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies,
Persons and Families).
http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf
vii. ISAD (G) (General International Standard Archival Description).
http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf
viii. ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings).
http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDIAH_ESP.pdf
ix. ISDF (Norma internacional para la descripcin de funciones).
http://www.mcu.es/archivos/docs/CE/ISDF_ESP_definitiva.pdf
x. ISO 20652:2006. Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard (PAIMAS)
xi. ISO 16175: Principles and functional requirements for records in electronic office
environments:
36
a. Part 1: Overview and statement of principles.

b. Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management
systems.
c. Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems.
xii. Ministerio de Cultura. Comisin de Normas Espaolas de Descripcin Archivstica:
Modelo conceptual de descripcin archivstica y requisitos de datos bsicos de las
descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones Parte 1: Tipos de
entidad. Borrador final de la CNEDA.
http://www.mcu.es/archivos/MC/CNEDA/Documentos.html (Consulta: 24-2-2010).
xiii. Pearce-Moses, R. A Glossary of Archival and Records Terminology. Chicago: The
Society of American Archivists, 2005.
http://www.archivists.org/glossary/index.asp
xiv. UK National Archives. Brown, A. Digital Preservation Guidance Note 2: Selecting Storage
Media for Long-Term Preservation. UK: The National Archives, 2008.
http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/selecting_storage_media.pdf
xv. UNE-ISO 15489-1: 2006. Informacin y documentacin. Gestin de documentos: Parte
1. Generalidades.
xvi. UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Informacin y documentacin. Gestin de documentos.
Parte 2: Directrices.
xvii.
UNE-ISO/TR
15801
IN:
Imagen
electrnica:
Informacin
almacenada
electrnicamente: Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid: AENOR,
2008.
xviii. UNE-ISO/TR 18492:2008 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada
en documentos. Madrid: AENOR, 2008.
6.3. Documentos de trabajo y referencias

i.
Archivo electrnico de las Administraciones Pblicas (CENATIC).

http://www.cenatic.es/laecsp/page37/files/LAECSP_Archivo.pdf
ii. Documentos electrnicos: Manual para archiveros. ICA, 2005.

http://www.mcu.es/archivos/docs/documentosElectronicos.pdf
iii. EAG (Encoded Archival Guide).
http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/proyecto.htm
iv. Generacin de Expedientes Electrnicos para su envo eBalduque.
http://www.csi.map.es/csi/tecnimap/tecnimap_2010/implicaciones_economicas/27implica
ciones_economicas.pdf
v. Glossary of Recordkeeping Terms.
http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/government-recordkeepingmanual/introduction/glossary-of-recordkeeping-terms/glossary-of-recordkeepingterms/?searchterm=glossary
37
vi. Gua para la aplicacin de la Ley 11/2007 en materia de gestin de documentos

electrnicos, expediente electrnico y archivo electrnico del Ministerio de la
Presidencia.
vii. Manual de documentos administrativos. Editorial Tecnos, S.A., 1994. (ISBN: 84-3092503-1).
viii. Modelado de documentos de la Administracin Pblica.
http://www.tcs.uni-luebeck.de/downloads/papers/2004/studienarbeit-johannes-textor.pdf
ix. Procedimiento de gestin de expedientes de la AEAT. Fuente: Tecnimap 2007.
x. Study on electronic documents and electronic delivery for the purpose of the
implementation of Art. 8 of the Services Directive.
http://ec.europa.eu/idabc/servlets/Doc?id=32145
xi. University of Pittsburgh. School of Information Sciences: Functional Requirements for
Evidence in Recordkeeping.
http://web.archive.org/web/20000818163633/www.sis.pitt.edu/~nhprc/
38
ANEXO I ESQUEMAS XML PARA INTERCAMBIO DE

EXPEDIENTES ELECTRNICOS
Este anexo refleja el contenido ntegro del anexo II de la NTI.
La descripcin completa, consideraciones de aplicacin y las pautas para la
generacin de XMLs de expedientes electrnicos atendiendo a los esquemas
XSD definidos en la NTI se tratan en el Manual de usuario de esquemas XML
para el intercambio de documentos y expedientes electrnicos del ENI.
ANEXO II
Esquemas XML para intercambio de expedientes electrnicos
1. XSD Expediente electrnico.
<?xml version="1.0" encoding="UTF -8"?>

<xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema"
xmlns:eniexpind="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice-e"
xmlns:eniexpmeta="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/metadatos"
xmlns:eniexp="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e"
xmlns:enifile="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documento-e/contenido"
targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e"
elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation xml:lang="es">XSD EXPEDIENTE ELECTRONICO
ENI(v1.0)</xsd:documentation>
</xsd:annotation>
<xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indicee" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indicee/IndiceExpedienteEni.xsd"/>
<xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expedientee/metadatos" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expedientee/metadatos/MetadatosExpedienteEni.xsd"/>
<xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documentoe/contenido" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/documentoe/contenido/ contenidoDocumentoEni.xsd"/>
<xsd:element name="expediente" type="eniexp:TipoExpediente"/>
39
<xsd:complexType name="TipoExpediente">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation>
Para el intercambio de un expediente electrnico, se enva en primer lugar, el ndice del
expediente. Posteriormente, se enviarn los documentos que lo componen, uno a uno, y
siguiendo la distribucin reflejada en el contenido del ndice.
</xsd:documentation>
</xsd:annotation>
<xsd:sequence>
<xsd:element ref="eniexpind:indice"/>
<xsd:element ref="eniexpmeta:metadatosExp"/>
<xsd:element name="VisualizacionIndice" type="enifile:TipoContenido" minOccurs="0"
maxOccurs="1"/>
</xsd:sequence>
<xsd:attribute name="Id" type="xsd:ID" use="optional"/>
</xsd:complexType>
</xsd:schema>
2. XSD ndice electrnico del expediente.

xmlns:enids="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma"
xmlns:eniexpind="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indice-e"
xmlns:eniconexpind="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indicee/contenido" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expedientee/indice-e" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation xml:lang="es">XSD INDICE EXPEDIENTE ELECTRONICO ENI (v1.0)
</xsd:annotation>
<xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma"
schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma/firmasEni.xsd"/>
<xsd:import namespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indicee/contenido" schemaLocation="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expedientee/indice-e/contenido/IndiceContenidoExpedienteEni.xsd"/>
<xsd:element name="indice" type="eniexpind:TipoIndice"/>
<xsd:complexType name="TipoIndice">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="IndiceContenido" type="eniconexpind:TipoIndiceContenido"/>
<xsd:element ref="enids:firmas">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation>Existir, al menos, una firma del contenido del
ndice del expediente electrnico.</xsd:documentation>
</xsd:annotation>
</xsd:element>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:schema>
40
3. XSD Contenido del ndice electrnico del expediente.

xmlns:eniconexpind="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/indicee/contenido" targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expedientee/indice-e/contenido" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation xml:lang="es">XSD CONTENIDO INDICE EXPEDIENTE ELECTRONICO ENI
(v1.0)</xsd:documentation>
</xsd:annotation>
<xsd:element name="IndiceContenido" type="eniconexpind:TipoIndiceContenido"/>
<xsd:complexType name="TipoIndiceContenido">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="FechaIndiceElectronico" type="xsd:dateTime"/>
<xsd:choice maxOccurs="unbounded">
<xsd:element name="DocumentoIndizado"
type="eniconexpind:TipoDocumentoIndizado"/>
<xsd:element name="ExpedienteIndizado"
type="eniconexpind:TipoIndiceContenido"/>
<xsd:element name="CarpetaIndizada"
type="eniconexpind:TipoCarpetaIndizada"/>
</xsd:choice>
</xsd:sequence>
41

</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="TipoDocumentoIndizado">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="IdentificadorDocumento" type="xsd:string"/>
<xsd:element name="ValorHuella" type="xsd:string"/>
<xsd:element name="FuncionResumen" type="xsd:string"/>
<xsd:element name="FechaIncorporacionExpediente" type="xsd:dateTime"
minOccurs="0"/>
<xsd:element name="OrdenDocumentoExpediente" type="xsd:string" minOccurs="0"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="TipoCarpetaIndizada">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="IdentificadorCarpeta" type="xsd:string"/>
<xsd:choice maxOccurs="unbounded">
<xsd:element name="DocumentoIndizado"
type="eniconexpind:TipoDocumentoIndizado"/>
<xsd:element name="ExpedienteIndizado"
type="eniconexpind:TipoIndiceContenido"/>
<xsd:element name="CarpetaIndizada"
type="eniconexpind:TipoCarpetaIndizada"/>
</xsd:choice>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:schema>
4. XSD Metadatos del expediente electrnico.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

xmlns:eniexpmeta="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/metadatos"
targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/expediente-e/metadatos"
<xsd:annotation>
42
<xsd:documentation xml:lang="es">XSD METADATOS EXPEDIENTE ELECTRONICO ENI (v1.0)

</xsd:annotation>
<xsd:element name="metadatosExp" type="eniexpmeta:TipoMetadatos"/>
<xsd:complexType name="TipoMetadatos">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="VersionNTI" type="xsd:anyURI"/>
<xsd:element name="Identificador" type="xsd:string"/>
<xsd:element name="Organo" type="xsd:string" minOccurs="1"
maxOccurs="unbounded"/>
<xsd:element name="FechaAperturaExpediente" type="xsd:dateTime"/>
<xsd:element name="Clasificacion" type="xsd:string"/>
<xsd:element name="Estado">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation xml:lang="es">
- E01 - Abierto.
- E02 - Cerrado.
- E03 - ndice para remisin cerrado.
</xsd:annotation>
<xsd:complexType>
<xsd:simpleContent>
<xsd:extension base="eniexpmeta:enumeracionEstados"/>
</xsd:simpleContent>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
<xsd:element name="Interesado" type="xsd:string" minOccurs="0"
maxOccurs="unbounded">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation xml:lang="es">Obligatorio cumplimentar en caso
de que exista al menos un interesado.</xsd:documentation>
</xsd:annotation>
</xsd:element>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>

<xsd:simpleType name="enumeracionEstados">
<xsd:restriction base="xsd:string">
<xsd:enumeration value="E01"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:schema>
43
5. XSD Firmas.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>

xmlns:enids="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma "
xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#"
targetNamespace="http://administracionelectronica.gob.es/ENI/XSD/v1.0/firma "
<xsd:annotation>
<xsd:documentation
xml:lang="es">XSD
FIRMAS
ELECTRONICAS
(v1.0)</xsd:documentation>
</xsd:annotation>
<xsd:import namespace="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" schemaLocation="
http://www.w3.org/TR/xmldsig-core/ xmldsig-core-schema.xsd"/>
<xsd:element name="firmas" type="enids:firmas"/>
<xsd:complexType name="firmas">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="firma" type="enids:TipoFirmasElectronicas" minOccurs="1"
maxOccurs="unbounded"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
<xsd:complexType name="TipoFirmasElectronicas">
<xsd:sequence>
<xsd:element name="TipoFirma">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation xml:lang="es">
- TF01 - CSV.
- TF02 - XAdES internally detached signature.
- TF03 - XAdES enveloped signature.
- TF04 - CAdES detached/explicit signature.
- TF05 - CAdES attached/implicit signature.
- TF06 - PAdES.
</xsd:annotation>
<xsd:simpleType>
<xsd:restriction base="xsd:string">
<xsd:enumeration value="TF01"/>
</xsd:restriction>
</xsd:simpleType>
</xsd:element>
ENI
44
<xsd:element name="ContenidoFirma">
<xsd:complexType>
<xsd:choice>
<xsd:element name="CSV">
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name="ValorCSV"
type="xsd:string"/>
<xsd:element
name="RegulacionGeneracionCSV"
type="xsd:string"/>
</xsd:sequence>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
<xsd:element name="FirmaConCertificado">
<xsd:complexType>
<xsd:choice>
<xsd:element name="FirmaBase64"
type="xsd:base64Binary"/>
<xsd:element ref="ds:Signature"/>
<xsd:element
name="ReferenciaFirma">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation
xml:lang="es">Referencia
interna al fichero que
incluye la firma.
</xsd:annotation>
</xsd:element>
</xsd:choice>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
</xsd:choice>
</xsd:complexType>
</xsd:element>
</xsd:sequence>
<xsd:attribute name="ref" type="xsd:string" use="optional">
<xsd:annotation>
<xsd:documentation xml:lang="es">Almacena el identificador del nodo que se est
firmando. En caso de firmas multinodo, se incluir una lista separada por comas de los
identificadores de los nodos firmados.
</xsd:annotation>
</xsd:attribute>
</xsd:complexType>
</xsd:schema>
45
ANEXO II EQUIPO RESPONSABLE DEL PROYECTO

Coordinador del proyecto
Amutio Gmez, Miguel A.
MINISTERIO DE POLTICA TERRITORIAL Y ADMINISTRACIN PBLICA
Grupo de expertos:
Administracin General del Estado
Agurruza Mutuberra, Jokin
Alburquerque Pernas,
Francisco
lvarez-Cienfuegos Rico,
Carmen
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA

MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE POLICIA y GUARDIA CIVIL
lvarez Rodrguez, Miguel
Amores Molero, Felipe
MINISTERIO DE ECONOMA Y HACIENDA
Aragons Arribas, Flix Jess
Arancn Carnicero, Concha
Arranz Pumar, Candelas
AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIN TRIBUTARIA
MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO
Arribas Tiestos, Manuel
MINISTERIO DE DEFENSA
Arriero Salcedo, Gabriel
Barrn Basterrechea, Jos Luis
Beriso Gmez-Escalonilla, Pilar
MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIN
Berral Lpez, Alfonso
MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. DE TRFICO
Cabezas Manso, Laura
Cancio Meli, Jorge
Caero Villegas, Ismael
MINISTERIO DEL INTERIOR
Carrascal Bravo, Guillermo
MINISTERIO DE JUSTICIA
Casado Robledo, M Jess
Cornejo Zahonero, Carlos
MEH TRIBUNAL ECONMICO ADMINISTRATIVO CENTRAL
Corral Guinea, Myriam
Crespo Snchez, Juan
MINISTERIO DEL INTERIOR - D. G. POLICA Y GUARDA CIVIL
Cubo Contreras, Aitor
Cueva Calabia, Jos Luis
Desantes Fernndez, Blanca
MINISTERIO DE CULTURA
Daz Fraile, Eduardo
MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO
Escapa Castro, Luca
MINISTERIO DE PRESIDENCIA
Escudero Rivas, Carlos
GERENCIA DE INFORMTICA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
Esteban de la Torre, Alfredo

Eusamio Mazagatos, Jos
Antonio
MINISTERIO DE EDUCACIN
Fabeiro Sanz, Jorge
Fernndez, Luis
CENTRO CRIPTOLGICO NACIONAL
Fradua Garcia-Soto, Idoia
Franco Espino, Beatriz
Galindo Alonso, Olga
Garcs Prez, Juan Carlos
CONSEJO GENERAL DEL PODER JUDICIAL
Garca Celada, Joseba
Garca Garca, Emilio
Garca Jimnez, Alfonso
MINISTERIO DE PRESIDENCIA
Garca Martn, Jos Aurelio
46
Garca Martn, M Jess
Gendive Rivas, Miguel
Gijn Romero, Francisco
MINISTERIO DE FOMENTO
Gmez Raya, Jos Ignacio
Gonzlez Corral, Isabel
Gonzlez Rufo, M ngeles
Gonzlez Brea, Julio
AGENCIA ESTATAL DE METEOROLOGA
Hernndez Carrin, Jos Luis
Hernndez Gallardo, Diego
Hernndez Jimnez, Francisco
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA
Hernndez Lpez, Juan Pablo
Hernndez Maroto, M Dolores
Hernndez Vicente, Severiano
Iglesias Quintana, Manuel
Igualada Gmez, Rafael
SERVICIO PBLICO DE EMPLEO ESTATAL
Jaqueti Fuster, Francisco Javier
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA
Lapuente Perea, Jos Luis
Lpez Crespo, Francisco
MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIN
Lpez Montilla, Borja
Lucas Vegas, M Jos
Manuel de Villena Cabeza, Luis
MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO
Maes Guerras, Santos
Marcos Martn, Carlos
Martin Gordo, Flix Alberto
Martn Lzaro, Francisco Jos
Martn Marcos, Miguel
Martnez Muoz, David
MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y COOPERACIN
Martnez Vidal, Miguel ngel
Merchn Arribas, Montaa
Moliner Aznar, Flix
Montes Antona, Javier

Muoz Montalvo, Juan
Fernando

MINISTERIO DE SANIDAD Y CONSUMO
Muoz Salinero, Elena
Nieto Barrantes, Prado
Ortiz Tovar, Eva Mara
Otheo de Tejada, Josefina
De Pablo Martn, Fernando
De la Paz Rincn, Antonio
Prez Galindo, Rafael

Prez-Olea Meyer-Doner,
Claudio

Prez Fernndez, Francisco
Prez Vzquez, Manuel Carlos
Quesada Peas, Juan Luis
Quintero Villarroya, Jos Luis
Ramos, Juan Francisco
Requejo Zalama, Javier
Robledo Pascual , scar

Rodrguez Hervs, Francisco
Javier

MINISTERIO DEL INTERIOR
47
Rodrguez Escolar, Nimia
Rodrguez Ramos, Miguel ngel MINISTERIO DE INDUSTRIA TURISMO Y COMERCIO

Romera Iruela, Luis Enrique
Rubio Martnez, Javier
Ruiz del Corral, Manuel
Ruiz Madueo, Eloy
Snchez Abad, M Pilar
Snchez Dorronsoro, Gabriel
Snchez Valle, Juan Norberto
Santiago Freijanes, Marta
Sanz Pulido, Antonio
Serrano Merinero, Ana Mara
Sim Ruescas, Leopoldo
MINISTERIO DE DE TRABAJO E INMIGRACIN
Triguero Garrido, Mario
Turn Turn, ngeles
Valcrcel Lucas, Pedro-Castor
Valdivieso Snchez, Jos Luis
Vallejo Echevarra, Maite
Vega Fidalgo, Luis Miguel
Vlez Fraga, Santiago
Vinagre Bachiller, Jos Mara
MINISTERIO DE SANIDAD, POLTICA SOCIAL E IGUALDAD
Viado Villuendas, Pilar
Zapico Alonso, Alberto
Comunidades Autnomas
Sez de Vicua Ortueta, Asier
Espejo Martnez, Enric
GOBIERNO VASCO (EJIE SOCIEDAD INFORMTICA DEL GOBIERNO

VASCO)
GENERALITAT DE CATALUA (CONSORCI ADMINISTRACI OBERTA
ELECTRNICA DE CATALUNYA)
Garca Sexto, Mara Jos
XUNTA DE GALICIA
Forjn Gmez, Carlos

Fernndez Lineros, Francisco
Jos
XUNTA DE GALICIA
Salmern Portero, Jos
JUNTA DE ANDALUCA
Leal Zubiete, Juan

Domnguez Murillo, Francisco
Javier
JUNTA DE ANDALUCA
JUNTA DE ANDALUCA
JUNTA DE ANDALUCA
Ojeda, Juan Sebastin
JUNTA DE ANDALUCA
Garca de Bringas Javier
JUNTA DE ANDALUCA
Perera Domnguez, Manuel

Rodrguez Rodrguez, Juan
Carlos
JUNTA DE ANDALUCA
Gonzlez Alonso, Borja
GOBIERNO DE CANTABRIA
Gutirrez Lecue, Miguel ngel
GOBIERNO DE CANTABRIA
Olivares Snchez, Pedro
GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA
Gonzlez, Elena
GOBIERNO DE LA REGIN DE MURCIA
Gil Palmero, Fernando
GENERALITAT VALENCIANA
Quereda Rdenas, Rosa
GOBIERNO DEL PRINCIPADO DE ASTURIAS
Gil Herrero, Francisco Javier
Borque Almajano, Julio
GOBIERNO DE ARAGN
Puyoles Hernandez, Santiago
GOBIERNO DE ARAGN
Cantabrana Gonzlez, Ricardo
GOBIERNO DE ARAGN
48
Lozano Cantn, Mara ngeles
GOBIERNO DE ARAGN
Pascual Nobajas, Ana

Navasa Martnez, M de los
ngeles
JUNTA DE COMUNIDADES DE CASTILLA-LA MANCHA

GOBIERNO DE CANARIAS
Eugenio Baute, Francisco
Garca Alberto, Juan Carlos
del Rosario Verd, Rafael Carlos
Ferrer Quintana, Jos Damin
Milln Muoz, Mara Jess
Alfaro Duarte, Fernando
GOBIERNO DE NAVARRA
Arlegui Ochoa, Luis
GOBIERNO DE NAVARRA
Gragera Rodrguez, Jaime
JUNTA DE EXTREMADURA
Arroyo Prez, Rafael
JUNTA DE EXTREMADURA
Esteban, Jos Luis
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Marn, Pepa
Lpez-Manzanares Beltrn,
Nicols
Snchez Melero, Arturo
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID

GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE
INFORMTICA Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID)
GOBIERNO DE LA COMUNIDAD DE MADRID (AGENCIA DE
INFORMTICA Y COMUNICACIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID)
Ords Alonso, Jorge
JUNTA DE CASTILLA Y LEN
Corporaciones Locales
Gonzalo Muoz, Javier
FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Serrano Quintana, Juan Manuel
FEDERACIN ESPAOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS
Universidades
Ario, Luis Alfons
CONFERENCIA DE RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES ESPAOLAS,

UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI
Guijarro Coloma, Luis
UNIVERSIDAD POLITCNICA DE VALENCIA
Otras Instituciones
de Ocaa Lacal, Daniel
TRIBUNAL CONSTITUCIONAL
Con la participacin especial de los expertos

Delgado Gmez, Alejandro
AYUNTAMIENTO DE CARTAGENA
Llans Sanjuan , Joaquim
UNIVERSIDAD PBLICA DE NAVARRA
Consultor externo
Instituto Nacional de Tecnologas de la Comunicacin S.A. (INTECO)
49

Guía de Aplicación de La Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico

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SECRETARA DE ESTADO

PARA LA FUNCIN PBLICA

Madrid, octubre 2011

Esta publicacin ha sido elaborada por la Direccin General para el Impulso de la

Proteja el medio ambiente. No imprima si no es imprescindible

CONSIDERACIONES PREVIAS ............................................................................... 5

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE EXPEDIENTE ELECTRNICO.............. 10

MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS .................................................... 12

EXPEDIENTE ELECTRNICO ............................................................................... 13

DEFINICIONES Y ACRNIMOS ............................................................................. 30

ANEXO I ESQUEMAS XML PARA INTERCAMBIO DE EXPEDIENTES

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Histrico de versiones del documento

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Este documento constituye una gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad

ii. Documento electrnico.

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (en adelante, ENI) se define en el apartado 1

El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de

Requisitos de conexin a la Red de comunicaciones de las Administraciones pblicas

Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos.

k) Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.

Declaracin de conformidad con el ENI.

Estas NTIs se aprobaron en aplicacin de lo dispuesto en el apartado 2 de la disposicin

En particular, la NTI de Expediente Electrnico establece las especificaciones tcnicas para

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

El contexto de la NTI se refleja en el texto expositivo y artculos de su Resolucin que se

El Esquema Nacional de Interoperabilidad se establece en el apartado 1 del artculo 42

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

documento electrnico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Esta estructura de Resolucin de aprobacin refleja prcticas habituales en otros sectores

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

2. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA NTI DE EXPEDIENTE

El objeto de la NTI de Expediente Electrnico se deduce de la disposicin adicional primera

Dicho objeto tiene un reflejo directo en el apartado I de la NTI.

Con el objetivo de dar apoyo a la aplicacin e implementacin de lo dispuesto en la NTI,

Concepto de expediente electrnico, requisitos y etapas asociadas a su ciclo de vida

ii. Conjunto de metadatos mnimos obligatorios para el expediente electrnico y

2.1. Qu NO incluye la NTI

La NTI de Expediente Electrnico a la que da soporte esta gua, no debe considerarse

Una implantacin especfica del expediente electrnico ms all de operaciones de

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Las implantaciones especficas a llevar a cabo por cada organizacin se disearan

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

MBITO DE APLICACIN Y DESTINATARIOS

El mbito de aplicacin de la NTI de Expediente Electrnico se define en su apartado II:

Segn esto lo establecido en la NTI de Expediente Electrnico es de aplicacin a los

Responsables de sedes electrnicas y, por tanto, de garantizar los requisitos de

ii. Responsables de la ejecucin de los diferentes procedimientos administrativos y

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

4.1. Definicin y estructura

La Ley 11/2007, de 22 de junio, define en su artculo 32 el expediente electrnico como el

Para garantizar la vinculacin de los documentos electrnicos que conforman un expediente,

Atendiendo a lo anterior, el apartado III de la NTI de Expediente Electrnico define los

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Figura 1. Componentes del expediente electrnico.

Documentos electrnicos: objetos digitales administrativos de cada una de las

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Firma electrnica basada en certificados, cuya aplicacin se realiza segn lo

Sistemas de Cdigo Seguro de Verificacin (CSV), en cuyo caso es de aplicacin lo

Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Expediente Electrnico

Adems, con el fin de mejorar la interoperabilidad e intercambio de documentos y