You are on page 1of 18

Archivo General de la Nacin

Direccin del Sistema


Nacional de Archivos

Instructivo para el trmite


de baja documental de
archivos
del
Gobierno
Federal
Fecha de actualizacin: 24 de agosto de 2012
Acuerdo: 2.3/10

ndice
Introduccin

..

Objetivo general

..

Objetivos especficos

..

Marco jurdico

..

Procedimiento para el trmite de


solicitud de baja de documentacin ..
administrativa
Procedimiento para el trmite de
solicitud de baja de documentacin ..
contable
Documentacin siniestrada

..

Documentacin que por sus


condiciones implica un riesgo ..
sanitario
Documentacin de comprobacin
..
administrativa inmediata
Polticas de autorizacin del
dictamen
de
valoracin
documental y del acta de baja ..
documental

10
12
13
13
14

16

Introduccin

El Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin publicado


en el Diario Oficial de la Federacin el 30 de julio de 2002, dispone
que el Archivo General de la Nacin (AGN) es la entidad central y
de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos
administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal,
confirindole la atribucin de establecer los lineamientos para
analizar, valorar y disponer del destino final de la documentacin
liberada por las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal.
El presente instructivo identifica a las instancias responsables del
trmite y control de bajas de archivos y precisa los pasos a seguir
para su ejecucin, con base en las atribuciones del AGN en cuanto
a los procesos de valoracin, dictamen, baja o transferencia
documental.

Objetivo general

Definir los criterios, mecanismos y actividades inherentes al


trmite y control de las bajas de archivos como patrimonio
histrico, generadas por la administracin pblica federal que
permitan la adecuada coordinacin entre las instancias
archivsticas del gobierno federal y el AGN.

Objetivos especficos

Establecer las responsabilidades y acciones que las entidades


y dependencias debern llevar a cabo en los procesos de
valoracin, dictamen, baja o transferencia documental, as
como los trmites a efectuar para obtener las autorizaciones
que corresponden al AGN.

Determinar las responsabilidades y acciones que el AGN


contemplar en cuanto a los procesos de valoracin,
dictamen, baja o transferencia documental, as como los
trmites que observar para otorgar las autorizaciones que le
corresponden.

Marco jurdico
Ley Federal de Archivos (DOF, 23/01/2012)
TTULO SEXTO. DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
CAPTULO I. De la operacin del Archivo General de la Nacin

Artculo 44. El Archivo General de la Nacin tendr las siguientes atribuciones:


VII. Emitir el dictamen de baja documental para los sujetos obligados del Poder
Ejecutivo Federal

Ley General de Bienes Nacionales (DOF, 20/05/2004)


TTULO PRIMERO. Disposiciones generales
CAPTULO NICO

Artculo 6. Estn sujetos al rgimen del dominio pblico de la Federacin:


XVIII. Los muebles de la Federacin que por su naturaleza no sean normalmente
sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos,
incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas, planos,
folletos y grabados importantes o raros, as como las colecciones de estos bienes;
las piezas etnolgicas y paleontolgicas; los especmenes de tipo de la flora y de la
fauna; las colecciones cientficas o tcnicas de armas, numismticas y filatlicas; los
archivos, las fonograbaciones, pelculas, archivos fotogrficos, magnticos o
informticas, cintas magnetofnicas y cualquier otro objeto que contenga imgenes y
sonido, y las piezas artsticas e histricas de los museos.

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal (DOF,


29/12/1976)
TTULO SEGUNDO. De la Administracin Pblica centralizada
CAPITULO I. De las Secretaras de Estado y los Departamentos Administrativos

Artculo 20. Las secretaras de Estado y los departamentos administrativos


establecern sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de
planeacin, programacin, presupuesto, informtica y estadstica, recursos humanos,
recursos materiales, contabilidad, fiscalizacin, archivos y los dems que sean
necesarios en los trminos que fije el Ejecutivo Federal.

CAPTULO II. De la competencia de las Secretaras de Estado, Departamentos


Administrativos y Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal

Artculo 27. A la Secretara de Gobernacin corresponde el despacho de los


siguientes asuntos:
XIX. Administrar el Archivo General de la Nacin, as como vigilar el cumplimiento de
las disposiciones legales en materia de informacin de inters pblico;

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los


Servidores Pblicos (DOF, 13/03/02)
TTULO SEGUNDO. Responsabilidades administrativas
CAPITULO I. Principios que rigen la funcin pblica, sujetos
responsabilidad administrativa y obligaciones en el servicio pblico

de

Artculo 8. Todo servidor pblico tendr las siguientes obligaciones:


V. Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo,
cargo o comisin tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso,
sustraccin, destruccin, ocultamiento o inutilizacin indebidos.

Ley de Fiscalizacin y Rendicin de Cuentas de la Federacin


(DOF, 29/05/2009)
TTULO SEGUNDO. De la fiscalizacin de la cuenta pblica
CAPTULO I. Disposiciones generales

Artculo 10. Las bases y normas para la baja de documentos justificatorios y


comprobatorios, para efecto de destruccin, guarda o custodia de los que deban
conservarse, microfilmarse o procesarse electrnicamente, sern determinadas por
el Consejo Nacional de Armonizacin Contable en trminos de lo que establece el
artculo 43 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental.
Los microfilms y los archivos guardados mediante procesamiento electrnico a que
se refiere el prrafo anterior, tendrn el valor que, en su caso, establezcan las
disposiciones legales aplicables a las operaciones en que aqullos se apliquen.

Cdigo Penal Federal (DOF, 14/08/1931)


TTULO DCIMO. Delitos cometidos por servidores pblicos
CAPTULO II. Ejercicio indebido de los servidores pblicos

Artculo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio pblico el servidor
pblico que:
IV. Por s o por interpsita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente la
informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga
acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin.

Reglamento Interior de la Secretara de Gobernacin (DOF,


30/06/2002)
Seccin III. Del Archivo General de la Nacin

Artculo 48. El Archivo General de la Nacin, como rgano desconcentrado de la


Secretara de Gobernacin, fungir como el ente rector de la archivstica nacional y
entidad central de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos
administrativos e histricos de la Administracin Pblica Federal, y tendr las
siguientes atribuciones:
II. Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la
documentacin liberada por las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal, incorporando a los acervos del rgano administrativo
desconcentrado los que posean inters histrico y gestionar la recuperacin de
archivos histricos.

Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se


sujetar la guarda, custodia y plazo de conservacin del
Archivo Contable Gubernamental (DOF, 25/08/1998)
Artculo 4. Transcurrido el tiempo de guarda se deber solicitar a la Unidad de
Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico la autorizacin de la destruccin de la documentacin
contable, posteriormente se deber solicitar la opinin del Archivo General de la
Nacin respecto del valor histrico de los documentos a efecto de determinar los que
deban destruirse, conservarse, grabarse o microfilmarse.

Lineamientos generales para la organizacin y conservacin de


archivos de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal (DOF, 20/02/04)
Dcimo noveno. Al concluir los plazos establecidos en el lineamiento anterior, las
dependencias y entidades, a travs del rea coordinadora de archivos, o del
responsable del archivo de concentracin, segn sea el caso, solicitarn al Archivo
General de la Nacin un dictamen de valoracin para determinar el destino final de
los documentos.

Vigsimo. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del Archivo


General de la Nacin y las actas de baja documental o de transferencia secundaria
debern digitalizarse y publicarse en el sitio de Internet de la dependencia o entidad
correspondiente, de acuerdo con el artculo 7 fraccin XVII de la Ley.
Vigsimo primero. Los inventarios de baja documental autorizados por el
Archivo General de la Nacin, debern conservarse en el archivo de concentracin
por un plazo de cinco aos, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado
la baja correspondiente. Este plazo se incluir en el Catlogo de disposicin
documental.

ACUERDO por el que se adicionan, reforman y derogan las


disposiciones del diverso por el que se emiti el Manual
Administrativo de Aplicacin General en Materia de
Transparencia (DOF, 27/07/2011)
TTULO TERCERO. De los documentos de archivo
CAPTULO I. De los archivos

Norma General de Informacin Financiera Gubernamental 004.


Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental
Marco normativo especfico
Reglamentos interiores de las dependencias y entidades del Gobierno Federal.
Catlogo de disposicin documental vigente de las dependencias y entidades del
Gobierno Federal.

Procedimiento para el trmite de solicitud de baja de


documentacin administrativa
Sin excepcin, las solicitudes de dictamen de valoracin documental para la baja o
transferencia al Archivo Histrico Central del Archivo General de la Nacin o a los
archivos histricos de las dependencias o entidades que se promuevan ante el AGN,
debern presentarse con la siguiente documentacin:
A. Oficio de solicitud.
B. Inventario de baja o transferencia secundaria.
C. Inventario de baja contable previamente autorizado por la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico (en su caso).
D. Ficha tcnica de prevaloracin.
E. Declaratoria de prevaloracin.

A. Oficio de solicitud
Destinatario:

Director General del Archivo General de la Nacin


Eduardo Molina 113,
Col. Penitenciara Ampliacin
Delegacin Venustiano Carranza
C.P. 15350, Mxico, D.F.
Me permito someter a la autorizacin del Archivo General de la Nacin, a su cargo, la
transferencia (secundaria o baja) de los archivos que a continuacin se describen:
a. Nombre de la dependencia o entidad tramitadora, as como de la unidad para
quien se promueve la baja o transferencia.
b. Periodo cronolgico de la documentacin que se presenta para su dictamen.
c. Peso aproximado de la documentacin en kilogramos (ver tabla de conversin).
d. Denominacin del rea y ubicacin donde se encuentra el material documental.
e. Indicacin de que han prescrito los valores primarios de los documentos en
cuestin.
f. Nombre, cargo y telfono del responsable del rea coordinadora de archivos o
responsable del archivo de concentracin, segn sea el caso.

10

B. Inventario de uso mltiple


Elementos obligatorios:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

h.
i.
j.
k.

l.

Logotipo de la dependencia o entidad.


Nombre de la dependencia o entidad.
Nombre de la unidad administrativa tramitadora.
Nombre del rea de procedencia del archivo (direccin de rea, subdireccin,
departamento o equivalentes).
Nmero de folios del inventario (el cual no deber exceder de 500).
Nmero secuencial (que indicar la secuencia de cada elemento que
conforma el inventario: nmero de expediente, caja, paquete o legajo).
Nombre del expediente o breve descripcin de contenido (sin uso de trminos
generales como Secretara de Economa o Expedientes varios,
abreviaturas, siglas, claves o nombres), y si es original o copia.
Cdigo de clasificacin que identifique a la seccin, serie y expediente.
Valor primario de los archivos (administrativo, legal, contable, fiscal, uno o
varios).
Periodo de trmite (aos que abarca la documentacin).
Vigencia documental (conforme al Catlogo de disposicin documental
vigente de la dependencia o conforme a disposiciones jurdicas
preestablecidas).
Hoja de cierre: deber incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y
firmas citados a continuacin:

El presente inventario consta de _______ (hojas) y ampara la cantidad de


______ expedientes de los aos de _____________ (periodo), contenidos en
_____________ (legajos o cajas), con un peso aproximado de __________ kg.
Nombre y firma de los que formularon el inventario
Nombre y firma del visto bueno del titular del rea productora de la
documentacin

Inventarios genricos. Cuando los archivos cuya baja o transferencia se


promueve sean de contenido semejante, se aceptar que stos sean descritos por
caja. Ejemplos:
Juicios sucesorios
Auditoras
Licencias

11

Permisos de importacin
Actas del Comit de Adquisiciones
Expediente clnico
La descripcin deber contener la mayor cantidad de informacin posible acerca de
los expedientes contenidos en la caja correspondiente. Ejemplos:
60 expedientes sobre juicios sucesorios con cdigo 501.20 a 501.80
40 expedientes de auditorias de recursos humanos y contabilidad con cdigo
A23.88-A23.128
60 expedientes de archivo clnico cdigo EC. 2000.1-60
Las solicitudes de dictamen de baja documental que incluyan inventarios
elaborados con anterioridad a la publicacin de este instructivo (agosto de
2004) debern ser los originales acompaados con la hoja de cierre
actualizada.
No se aceptarn inventarios transcritos en versin actualizada.

Procedimiento para el trmite de solicitud de baja de


documentacin contable
Los inventarios de archivos contables conformados con documentos originales sern
elaborados por separado para su trmite previo ante la Unidad de Contabilidad
Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de Hacienda y
Crdito Pblico. La documentacin de carcter contable o financiero original (libros
de contabilidad, auxiliares, documentos contabilizadores, documentacin
comprobatoria y justificatoria) deber apegarse a los lineamientos emitidos de
conformidad con el Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se
sujetar la guarda, custodia y plazo de conservacin del Archivo Contable
Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federacin del 25 de agosto de
1998, y por las Disposiciones aplicables al archivo contable gubernamental
(diciembre de 2007). Su trmite de baja o transferencia requiere el dictamen y
autorizacin previos de la unidad citada; para obtenerlo, se enva solicitud por escrito
con el inventario respectivo adjunto a:

Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e


Informes sobre la Gestin Pblica
Secretara de Hacienda y Crdito Pblico
Constituyentes nm. 1001, 5 piso Torre B
Col. Belem de las Flores
C.P. 01110, Mxico, D.F.
Tels. 9158-4890 y 9158-4891

12

C. Inventario de baja contable previamente autorizado por la


Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (en su caso)
Para la solicitud de baja de archivos contables es necesario anexar copia del oficio,
cdula e inventarios con el sello que autoriza su baja, expedidos por la Unidad de
Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico, con rbricas originales del rea generadora.

Documentacin siniestrada
En los casos de documentacin siniestrada por causas ajenas o imprevisibles, como
son los desastres naturales, el Archivo General de la Nacin no emitir autorizacin
para la baja documental; sin embargo, es necesario informar sobre los hechos,
dentro de los 45 das posteriores al evento, anexando:

Copia del acta de levantamiento de hechos emitida por el Ministerio Pblico.


Acta administrativa que debe contar con la firma del representante del rgano
Interno de Control.
Fotografas, con sello institucional y rbricas originales de los funcionarios
responsables, que manifiesten el estado fsico de la documentacin.

Documentacin que por sus condiciones implica un


riesgo sanitario
Cuando se trate de documentacin que por sus condiciones implique un riesgo
sanitario, por contaminacin, el Archivo General de la Nacin no emitir autorizacin,
sin embargo, al igual que en el caso de la documentacin siniestrada, es necesario
informar, anexando:

Copia del acta de levantamiento de hechos emitida por el Ministerio Pblico.


Acta administrativa que debe contar con la firma del representante del rgano
Interno de Control, as como, la firma del representante del rea de proteccin
civil.
Fotografas, con sello institucional y rbricas originales de los funcionarios
responsables, que manifiesten el estado fsico de la documentacin.

Asimismo, se recomienda la intervencin del rea de proteccin civil para que


determine las acciones procedentes.

13

Cabe sealar que el hecho de notificar al Archivo General de la Nacin, no exime de


la responsabilidad a los servidores pblicos que custodian, conservan y resguardan
dicha documentacin y/o de los efectos que pudieran derivarse de esa accin
conforme al marco jurdico aplicable.

Documentacin de comprobacin administrativa


inmediata
Cuando se trate de documentacin de comprobacin administrativa inmediata, el
Archivo General de la Nacin no emitir dictamen, nicamente ser necesario
informar de esta situacin, anexando copia del acta administrativa que debe contar
con el nombre, cargo y firma del representante del rgano Interno de Control; dichos
comunicados no eximen de la responsabilidad de los servidores pblicos que
custodian, conservan y resguardan dicha documentacin y/o de los efectos que
pudieran derivarse de esa accin conforme al marco jurdico aplicable. Asimismo, se
recomienda la intervencin del comit de informacin para que emita las acciones
procedentes.

14

D. Ficha tcnica de prevaloracin


Elementos:

Funciones o atribuciones
Especificar las funciones que dieron origen a la informacin que contienen los
archivos dispuestos para baja o transferencia, citando el reglamento interior de la
dependencia o entidad, o el documento equivalente.

Carcter de la funcin o atribucin


Indicar si el contenido de los archivos se deriva de funciones sustantivas, de logstica
o de administracin interna.

Valor de los archivos


Sealar por qu los archivos deben conservarse de forma permanente o por qu
deben darse de baja, dentro del contexto institucional.

Antecedentes
Proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previo del AGN en el caso de
series o grupos de archivos con contenido semejante, con la fecha y nmero del acta
de baja correspondiente.

Datos de los archivos


Proporcionar el nmero de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros
lineales de los archivos, as como datos adicionales relacionados con su estado
fsico.

Metodologa de valoracin
Indicar los mtodos de valoracin secundaria que se hayan llevado a cabo y si se
efectu alguna transferencia al archivo histrico de la dependencia o entidad.
Nota. Podrn integrarse varios inventarios en una sola ficha tcnica de prevaloracin.

E. Declaratoria de prevaloracin
Documento oficial que manifiesta el proceso de prevaloracin aplicado a los archivos
institucionales y su resultado.

15

Polticas de autorizacin del dictamen de valoracin


documental y del acta de baja documental
1. El trmite de baja documental deber integrar todos los documentos indicados
en este instructivo.
2. Las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen y las actas de baja
documental o de transferencia secundaria emitidas por el Archivo General de la
Nacin, permanecern publicadas en el sitio de internet de las dependencias y
entidades durante un ao a partir de su fecha de emisin y publicacin.
3. Las solicitudes de baja documental, una vez autorizadas por el Archivo General
de la Nacin, no sern objeto de modificacin alguna, derivada de la aplicacin
del procedimiento de enajenacin de la documentacin.
4. Las solicitudes de baja de documentacin producida del 2004 a la fecha debern
ser sustentadas y tramitadas de conformidad al Catlogo de disposicin
documental vigente y registrado en el Archivo General de la Nacin.
5. Las solicitudes de baja de documentacin producida con anterioridad al 2004
debern ser sustentadas debidamente en los documentos de prevaloracin en
donde se consigne debidamente la vigencia documental.

16

Anexo 1
Tabla de conversin de unidades de medida de archivo
Con base en el siguiente clculo:

Para
convertir de:

a:

Se debe
multiplicar
por:
Kilogramos
40
de archivo

Un metro lineal pesa entre 15 y 70


Metros
kilogramos de archivo, por lo tanto, la lineales de
media equivale a 40 kilogramos.
archivo
Un metro lineal mide entre 0.80 y
Metros
Metros
0.16 metros cbicos de archivo, por lineales de
cbicos de
lo tanto la media equivale a 0.48
archivo
archivo
metros cbicos
Un kilogramo de archivo mide entre Kilogramos
Metros
0.01 y 0.03 metros lineales de de archivo
lineales de
archivo, por la tanto, la media
archivo
equivale a 0.020 kilogramos
Un kilogramo de archivo mide entre Kilogramos
Metros
0.0008 y 0.003 metros cbicos de de archivo
cbicos de
archivo, por lo tanto la media
archivo
equivale a 0.00165 kilogramos
Una tonelada de archivo mide entre Toneladas de
Metros
10 y 30 metros lineales, la media
archivo
lineales de
equivale a 20 toneladas
archivo
Una tonelada de archivo mide entre Toneladas de
Metros
0.80 y 2.6 metros cbicos de archivo,
archivo
cbicos de
por lo tanto, la media equivale a
archivo
1.667 toneladas
Un metro cbico de archivo mide
Metros
Metros
entre 8 y 16 metros lineales de cbicos de
lineales de
archivo, por lo tanto, la media es 12
archivo
archivo
metros cbicos
Un metro cbico de archivo pesa
Metros
Kilogramos
entre 400 y 800 kilogramos, por lo cbicos de
de archivo
tanto, la media es de 600 metros
archivo
cbicos

0.48

0.02

0.0019

20

1.7

12

600

NOTA: Las solicitudes de baja se debern medir en kilogramos y metros lineales.

17

Anexo 2
(Logotipo y nombre de la dependencia o entidad)

DECLARATORIA DE PREVALORACIN DE ARCHIVOS


INSTITUCIONALES
Los inventarios que respaldan los archivos cuya baja o transferencia secundaria se
promueve constan de __ fojas que amparan archivos procedentes de: nombre de
la(s) unidad(es) administrativa(s).
La baja o transferencia secundaria se promueve con base en el Catlogo de
disposicin documental vigente (anotar la fecha de ltima actualizacin y, de ser el
caso, indicar alguna otra disposicin jurdica que avale el procedimiento y si se trata
de archivos con valor administrativo, jurdico o contable).
Se llev a cabo un procedimiento de prevaloracin, cuya ficha tcnica se anexa, y
___ (especificar aqu si se detectaron o no) __ expedientes o series con valor
histrico, mismos que se han marcado en los inventarios para su transferencia (al
archivo histrico de la dependencia o entidad, o al AGN, previa aprobacin del plan
de rescate). Al revisar expedientes contra inventarios se observ que estos ltimos
reflejan el contenido de los expedientes (en caso negativo, explicar qu acciones se
tomaron para determinar si existan o no valores secundarios y explicar cul fue el
resultado de las acciones tomadas), en virtud de ser archivos carentes de valores
cuya baja procede (o rescate de archivos con valores permanentes).
Asimismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales
referentes a activo fijo, obra pblica, valores financieros, aportaciones a capital,
emprstitos, crditos concedidos e inversiones en otras entidades, as como juicios,
denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades pendientes
de resolucin o expedientes con informacin reservada cuyo plazo de conservacin
no ha prescrito, conforme a disposiciones aplicables.
Lugar y fecha
Nombre de los funcionarios responsables de la documentacin
Puesto

18