PROCEDIMIENTO DE SELECCIN,

EVALUACIN Y RE EVALUACIN DE
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

P- 011
VERSIN: 02
19/02/2016

1.
OBJETIVO
Establecer los criterios a seguir para la seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores y/o
contratistas a fin de identificar y verificar su capacidad para suministrar productos y servicios de acuerdo
con los requisitos de la organizacin.
2.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los proveedores y/o contratistas de materia prima, insumos y servicios
que puedan afectar de una u otra forma la calidad de los productos y servicios propios de SERVIND
S.A.S. quedan eximidos del presente documento aquellos proveedores no considerados crticos para la
organizacin y quienes presten servicios espordicos o paulatinos (proveedores cuyos servicios o
productos son solicitados una vez al ao o superior)
3.

RESPONSABILIDADES

Jefe de compras.
Realizar la evaluacin de los proveedores de acuerdo a lo establecido en este procedimiento y
enviar la notificacin de los resultados obtenidos a cada proveedor luego de la evaluacin y/o
reevaluacin aplicada.
Coordinar acciones en la bsqueda y seleccin de nuevos proveedores.
Realizar la evaluacin de los proveedores de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.
Jefes de proceso.
Elaborar la requisicin de materiales especificando claramente los requisitos, caractersticas y
especificaciones del producto y/o servicio solicitado.
4.

DEFINICIONES.

4.1.
HSEQ.
Calidad, Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente (por sus siglas en ingles).
5.

DESARROLLO

5.1.
Seleccin de proveedores.
Una vez creada la necesidad de la compra por parte de un usuario, el Jefe de compras, recibe
informacin de nuevos proveedores, el interesado podr realizar sugerencias o efectuar la bsqueda de
los mismos en funcin de satisfacer las necesidades de la organizacin. Teniendo en cuenta los
potenciales proveedores, el Jefe de compras, realiza la seleccin del mismo verificando que cumpla
criterios generales y especficos descritos en el formato de referencia: MT-007 MATRIZ DE
COMPARACIN, REGISTRO, SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.
5.2.
Comparativo.
Una vez exista un mnimo de 3 proveedores y/o contratistas del servicio requerido se proceder a realizar
el estudio comparativo de las caractersticas exigidas por la organizacin, para ello se emplear el
formato de referencia: MT-007 MATRIZ DE COMPARACIN, REGISTRO, SELECCIN Y EVALUACIN
DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS en el cual encontrar que se compone de 6 hojas (Comparativo,
Matriz general, seleccin, verificacin, evaluacin y anlisis y seguimiento), la evaluacin inicial de los
proveedores o contratistas deber realizarla en la hoja comparativo, en dicho elemento encontrar los
elementos para realizar la evaluacin tal como se describe a continuacin:
5.2.1.

Fecha de evaluacin.

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Digit en esta columna la fecha en la cual realiza la evaluacin (esta deber realizarse en formato
da/mes/ao, ejemplo: 17/03/2014); en caso de ingresar errneamente dicha informacin el sistema
arrojar una alerta que no permite continuar hasta que haya corregido el error en cuestin.
5.2.2. Nit o C.C. de(l) (los) potencial(es) proveedor(es)
Relacione en esta columnal NIT o cdula de ciudadana del proveedor o contratista; solo podrn ser
ingresados valores numricos sin guiones, letras, comas, puntos u otros smbolos, as mismo no se
requerir el cdigo de verificacin del NIT. En caso de ingresar errneamente dicha informacin el
sistema arrojar una alerta que no permite continuar hasta que haya corregido el error en cuestin.
5.2.3. Nombre o razn social de(l) (los) potencial(es) proveedor(es)
Relacione en esta columnal nombre del proveedor en caso de ser persona natural, de ser persona
jurdica deber ingresar el nombre de la organizacin.
5.2.4. Evaluacin por aspectos.
Una vez ha diligenciado la informacin general del proveedor o contratista deber proceder a relacionar
los aspectos que permitirn obtener la calificacin final del mismo y de esta manera identificar al ms
ptimo para la prestacin del servicio requerido o la compra del producto necesario, la evaluacin por
aspectos se compone de los siguientes elementos:
5.2.4.1.
Calidad.
El aspecto calidad est dividido en 3 sub tems:
Calidad general de productos y/o servicios: La mxima calificacin que se puede dar al proveedor en
este tem es de 15 puntos distribuidos de la siguiente forma:
PUNTUACIN
0
5
10
15

CRITERIO
La calidad general del producto o servicio no cumple con ningn
estndar solicitado por la organizacin.
La calidad general del producto o servicio cumple con elementos bsicos
solicitados por la organizacin.
La calidad general del producto o servicio cumple con elementos bsicos
y complementarios de acuerdo con el estndar solicitado por la
organizacin.
La calidad general del producto o servicio cumple con la totalidad del
estndar solicitado por la organizacin.

Entrega oportuna de productos/servicios: La mxima calificacin que se puede dar al proveedor en

este tem es de 10 puntos distribuidos de la siguiente forma:
PUNTUACIN
0
3
6
10

CRITERIO
El tiempo de entrega del producto o servicio no cumple con ningn estndar
solicitado por la organizacin.
El tiempo de entrega del producto es variable de acuerdo con la
disponibilidad o la entrega del mismo no tiene una fecha cercana de
acuerdo con la necesidad.
Existe un tiempo definido para la entrega del producto o servicio pero el
mismo no es suficiente para las necesidades de la organizacin.
Existe un tiempo definido para la entrega del producto o servicio y el mismo
es compatible con las necesidades de la organizacin.

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Garanta y respaldo: La mxima calificacin que se puede dar al proveedor en este tem es de 10
puntos distribuidos de la siguiente forma:
PUNTUACIN

CRITERIO
El proveedor o contratista no ofrece ningn tipo de garanta o respaldo al producto
y/o servicio entregado.
El proveedor ofrece garanta parcial del producto pero no ofrece respaldo en caso
de ser necesario.
El proveedor ofrece garanta total del producto pero no ofrece respaldo en caso de
ser necesario.
El proveedor ofrece garanta y respaldo adicional al producto y/o servicio
entregado.

0
3
6
10

5.2.4.2.
Aspecto: Facilidades.
El elemento de facilidades en la consecucin u obtencin del producto o servicio ser evaluado por medio
de 3 sub tems:
Respuesta oportuna a quejas y reclamos
: La mxima calificacin que se puede dar al proveedor
en este tem es de 15 puntos distribuidos de la siguiente forma:
PUNTUACIN
0
5
10
15

CRITERIO
El proveedor no cuenta con un sistema paral manejo de quejas y reclamos.
El proveedor recibe las quejas pero no existe evidencia del manejo dado o
de los planes de accin desarrollados para tal fin.
El proveedor recibe las quejas y les da tratamiento pero los planes de
accin no son eficaces para garantizar la eliminacin de la causa raz.
El proveedor cuenta con un sistema para la recepcin de quejas y reclamos
y las acciones desarrollados son encaminadas a garantizar su cierre
efectivo.

Precios competitivos: La mxima calificacin que se puede dar al proveedor en este tem es de 10
puntos distribuidos de la siguiente forma:
PUNTUACIN
0
3
6
10

CRITERIO
El precio es muy elevado con relacin al precio de los dems proveedores
evaluados.
El precio es ligeramente elevado con relacin al precio de los dems
proveedores evaluados.
El precio es similar o igual al precio dado por los dems proveedores
evaluados.
El precio est por debajo del precio dado por los dems proveedores
evaluados.

Servicio posventa y asesora: La mxima calificacin que se puede dar al proveedor en este tem es de
10 puntos distribuidos de la siguiente forma:
PUNTUACIN
0
3
6

CRITERIO
El Proveedor no ofrece servicio post venta ni asesora.
El proveedor ofrece servicio post venta pero no ofrece asesora y la misma
es requerida.
El proveedor ofrece servicio post venta y asesora una vez (despus de

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realizada la compra).
El proveedor ofrece servicio post venta y asesora de acuerdo con las
necesidades despus de efectuada la compra.

10

5.2.4.3.
Aspecto: compromiso HSEQ.
El elemento de compromiso HSEQ se refiere a la implementacin de medidas por parte del proveedor
que permitan garantizar, la disminucin de la accidentalidad y enfermedad laboral as como de los
impactos ambientales, se constituye de 3 elementos distribuidos as:
Certificaciones: Se evala con un mximo de 15 puntos as:
PUNTUACIN
0
5
10
15

CRITERIO
El proveedor no cuenta con certificaciones.
El proveedor cuenta con una sola certificacin: ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001, RUC Superior a 80%, etc.
El proveedor cuenta con dos certificaciones: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001, RUC Superior a 80%, etc.
El proveedor cuenta con ms de dos certificaciones: ISO 9001, ISO 14001,
OHSAS 18001, RUC Superior a 80%, etc.

Gestin de Peligros y Riesgos (SST): La mxima calificacin que se puede dar al proveedor en este
tem es de 8 puntos distribuidos de la siguiente forma:
PUNTUACIN
0
2
5
8

CRITERIO
El proveedor no realiza actividades que permitan evidenciar su gestin en
prevencin de peligros y riesgos.
El proveedor desarrolla actividades mnimas para garantizar la gestin de
peligros y riesgos.
El proveedor desarrolla las actividades de ley para la prevencin de
peligros y riesgos.
El proveedor desarrolla actividades ms all de las establecidas por la
normatividad aplicable para la prevencin de peligros y riesgos.

Gestin de Aspectos e Impactos Ambientales: La mxima calificacin que se puede dar al proveedor
en este tem es de 7 puntos distribuidos de la siguiente forma:
PUNTUACIN
0
2
4
7

CRITERIO
El proveedor no realiza actividades que permitan evidenciar su gestin en
prevencin de impactos ambientales.
El proveedor desarrolla actividades mnimas para garantizar la gestin de
impactos ambientales.
El proveedor desarrolla las actividades de ley para la prevencin de
impactos ambientales.
El proveedor desarrolla actividades ms all de las establecidas por la
normatividad aplicable para la prevencin de impactos ambientales.

Nota: Recuerde que la matriz est formulada para permitir calcular automticamente los promedios en
cada uno de los elementos anteriormente mencionados y arroja automticamente los valores por
separado de cada uno de los proveedores. El elemento de compromiso HSEQ concede al proveedor o
contratistal 40% de la calificacin general por lo que es fundamental durante el proceso de seleccin
verificar la existencia de tales elementos.
5.2.5.

Calificacin.

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El sistema arrojar automticamente la calificacin que le fue otorgada al proveedor en cuestin

permitiendo realizar una evaluacin cuantitativa del mismo y definiendo aquel que se encuentre facultado
por la organizacin para la compra del elemento necesario o la prestacin del servicio requerido, como se
describe a continuacin:
5.2.6. Tipo.
Este elemento es arrojado automticamente por el sistema y permite determinar cualitativamente si el
proveedor es confiable o no de acuerdo con las caractersticas evaluadas, de la siguiente forma:
PUNTAJE

TIPO DE
PROVEEDOR

ACCIN A SEGUIR

Mayor que

70

Confiable

Enfatizar los puntos fuertes para sostener su posicin:

APROBADO

Entre

50 y 70

Condicional

Enviar evaluacin al proveedor y solicitar plan de accin

en un plazo mximo de 6 meses. De no cumplir se le dar
tratamiento de PROVEEDOR NO CONFIABLE

Menor que

50

No confiable

NO ACEPTABLE

5.2.7. Criticidad del proveedor

El grado de criticidad del contratista o proveedor no es un aspecto que influya en la calificacin final, pero
permitir determinar aquellos de alta relevancia paral proceso de evaluacin y re evaluacin, este
elemento se compone de 3 aspecto principales que se describen a continuacin:
Frecuencia: Describe el nmero de veces que es solicitado el producto o servicio en un periodo de
tiempo as:
PUNTUACIN
10
5
1

CRITERIO
Semanal / Diario
Trimestral / Bimensual / Mensual
Anual/ Semestral

Severidad: Describe el impacto del producto o servicio al correcto funcionamiento del sistema de gestin:
PUNTUACIN
10
1

CRITERIO
Los que afectan los procesos de gestin comercial, Gestin Tcnica, y el proceso de
HSEQ (Ej: Planos, materia prima, estudios, ensayos de laboratorio, equipos, dotacin
del personal elementos de seguridad y calidad
Los que afectan el proceso de gestin administrativa (Ej. papelera y elementos de
aseo)

Alcance: Describe el grado de relacin entre el producto o servicio adquirido y el cliente, se evaluar
empleando los siguientes criterios:
PUNTUACIN
10
1

CRITERIO
Tiene relacin indirecta con el cliente
No tiene relacin con el cliente

5.2.8. Auditora a proveedores.

Siempre que se considere necesario, para aquellos proveedores determinados por la durante la
evaluacin como crticos; ser realizada auditora por parte del personal de la organizacin empleando
para ello el formato F-011 LISTA DE CHEQUEO: AUDITORA A PROVEEDORES, CONTRATISTAS,
CLIENTES, SUBCONTRATISTAS Y TERCEROS, de cada uno de los elementos all analizados ser
posible determinar la calificacin general del proveedor o contratista cuando se realice re evaluacin del

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mismo; el equipo auditor deber estar conformado como mnimo por el jefe de rea y/o especialista que
solicital servicio, el coordinador HSEQ, y, de ser posible, un representante del cliente a quien se le
prestar el servicio o producto en cuestin.
5.3.
Registro de proveedor.
El proceso de registro de proveedor ser llevado a cabo por parte del Jefe de compras quien enviar va
correo electrnico al proveedor o contratista seleccionado el formato de referencia: F - 074
INFORMACIN GENERAL DEL PROVEEDOR SELECCIONADO el cual ser diligenciado por personal
del contratista o proveedor en su totalidad, una vez diligencia es responsabilidad del contratista enviar por
correo electrnico nuevamente la informacin tanto de inscripcin como de actualizacin de datos, este
documento no deber ser impreso ni escaneado, ser enviado a vuelta de correo en el formato original en
que es enviado (archivo de Excel). Para desarrollar de manera adecuadal diligenciamiento del formato en
mencin, a continuacin se describe la metodologa paral uso del mismo.
5.3.1. Inscripcin.
Si es la primera vez que contratar con SERVIND S.A.S, seleccione de las listas desplegables as:
CELDA
C8
D8
E8

ELEMENTO
Da del mes en que realiza la inscripcin
Mes en que realiza la inscripcin
Ao en que realiza la inscripcin

5.3.2. Actualizacin de datos.

Si usted ya est inscrito como proveedor o contratista de SERVIND S.A.S, pero su organizacin ha
presentado cambios tales como nueva razn social, ampliacin del objeto de su organizacin, cambio de
nmeros de telfono, nueva direccin, entre otros relacione empleando las listas desplegables como se
describe a continuacin:
CELDA
G8
H8
I8

ELEMENTO
Da del mes en que realiza la actualizacin de datos
Mes en que realiza la actualizacin de datos
Ao en que realiza la actualizacin de datos

5.3.3. Tipo de personera.

Seleccione de la lista desplegable que se encuentra en la celda F11 el tipo de personera al cual
pertenezca su organizacin.
5.3.4. Razn social o nombre completo del proveedor.
Digite en la celda C15 su nombre completo en caso de ser persona natural o la razn social de su
organizacin.
5.3.5. NIT o C.C.
Relacione en la celda G15 el NIT o cdula de ciudadana del proveedor o contratista; solo podrn ser
ingresados valores numricos sin guiones, letras, comas, puntos u otros smbolos, as mismo no se
requerir el cdigo de verificacin del NIT. En caso de ingresar errneamente dicha informacin el
sistema arrojar una alerta que no permite continuar hasta que haya corregido el error en cuestin.
5.3.6. Nombre del Representante Legal.
Digite en la celda C18 el nombre completo del representante legal de la organizacin que ofrece el
producto o prestar el servicio.
5.3.7.

C.C. del Representante legal.

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Digite en la celda G18 el nmero de cdula del representante legal de la organizacin que ofrece el
producto o prestar el servicio, solo podrn ser ingresados valores numricos sin guiones, letras, comas,
puntos u otros smbolos. En caso de ingresar errneamente dicha informacin el sistema arrojar una
alerta que no permite continuar hasta que haya corregido el error en cuestin.
5.3.8. Nombre del gerente:
Digite en la celda C21 el nombre completo del gerente de la organizacin que ofrece el producto o
prestar el servicio.
5.3.9. C.C. del gerente.
Digite en la celda G21 el nmero de cdula del gerente de la organizacin que ofrece el producto o
prestar el servicio, solo podrn ser ingresados valores numricos sin guiones, letras, comas, puntos u
otros smbolos. En caso de ingresar errneamente dicha informacin el sistema arrojar una alerta que
no permite continuar hasta que haya corregido el error en cuestin.
5.3.10. Departamento.
Seleccione de la lista desplegable de la celda C24 el departamento donde se encuentra la sede principal
de su organizacin.
5.3.11. Municipio.
Seleccione de la lista desplegable de la celda F24 el municipio donde se encuentra la sede principal de
su organizacin.
5.3.12. Direccin.
Relacione la direccin de la sede principal de su organizacin en la celda C27.
5.3.13. Telfono.
Relacione en la celda H27 el nmero telefnico de su organizacin (sin indicativo), el sistema reconocer
automticamente el indicativo de acuerdo con su ubicacin.
5.3.14. Correo electrnico.
Relacione en la celda C30 una direccin de correo electrnico desde la cual se pueda tener contacto para
procesos de compras y soporte.
5.3.15. Celular.
Relacione un nmero de celular en la celda C30 con el cual se pueda tener contacto para procesos de
compras y soporte.
5.3.16. Nombre de contacto.
Relacione en la celda C35 un nombre de contacto para poder desarrollar los diferentes procesos
requeridos.
5.3.17. Telfono de contacto.
Relacione en la celda H35 el nmero telefnico la persona de contacto (sin indicativo), el sistema
reconocer automticamente el indicativo de acuerdo con su ubicacin.
5.3.18. Correo electrnico del contacto.
Relacione en la celda C38 una direccin de correo electrnico desde la cual se pueda tener contacto para
procesos de compras y soporte.
5.3.19. Cargo de contacto.
Relacione en la celda G38 el cargo que desempea la persona de contacto.

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5.3.20. Rgimen o clase de contribuyente.

Seleccione de la lista desplegable de la celda C43 el tipo de rgimen al cual pertenece su organizacin.
5.3.21. Descripcin del bien o servicio que provee.
Relacione de manera breve en la celda C48 el bien, producto o servicio que ofrece su organizacin.
5.3.22. Experiencia en el mercado.
Seleccione de la lista desplegable de la celda C51 el nmero de aos con los que usted o su
organizacin cuenten.
5.3.23. Garanta ofrecida.
Seleccione de la lista desplegable de la celda F51 el tipo de garanta ofrecido.
5.3.24. Forma de pago.
Seleccione de la lista desplegable de la celda G51 la forma de pago aceptable para su producto o servicio
de acuerdo con los acuerdos en este sentido a que se haya llegado previamente con la SERVIND S.A.S.
5.3.25. Plazo de entrega.
Seleccione de la lista desplegable de la celda C54 el tiempo aproximado que le tomar entregar el bien o
servicio.
5.3.26. Compromiso HSEQ.
Seleccione una de las opciones de la lista contenida en la celda F54 respecto a la gestin HSEQ que
desarrolla su organizacin.
5.3.27. Nombre o Razn Social de referencias bancarias.
Relacione en las celdas C59, C60 Y C61, el nombre de por lo menos un banco en cual se pueda solicitar
referencias bancarias suyas o de su organizacin.
5.3.28. Telfono de las referencias bancarias.
Relacione el nmero telefnico de la(s) referencia(s) bancaria(s) para verificacin.
5.3.29. Verificacin.
Espacio para verificacin por parte de SERVIND S.A.S, el proveedor o contratista que diligencial formato
no deber incluir informacin en esta celda.
5.3.30. Nombre o Razn Social de referencias comerciales.
Relacione en las celdas C66, C67, C68 Y C69, el nombre de por lo menos dos referencias comerciales
con las que haya tenido contacto durante los dos ltimos aos.
5.3.31. Telfono de las referencias comerciales.
Relacione el nmero telefnico de las referencias comercial para verificacin.
5.3.32. Verificacin.
Espacio para verificacin por parte de SERVIND S.A.S, el proveedor o contratista que diligencial formato
no deber incluir informacin en esta celda.
5.3.33. Documentos que debe anexar con la presente solicitud.
El contratista o proveedor deber enviar la totalidad de los siguientes requisitos:

Certificado vigente de existencia y representacin legal de la Cmara de Comercio.

Copia del RUT.
Fotocopia de la cdula del representante legal.
Certificacin de Cuenta Bancaria

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Portafolio de servicios.

El Jefe de compras de SERVIND S.A.S, ser encargado de verificar la existencia de la totalidad de dicha
evidencia.
5.4.
Matriz general
Una vez se haya recibido la totalidad de la informacin por parte del proveedor o contratista y se realiza la
verificacin de la existencias de las evidencias, el Jefe de compras proceder a ingresar la informacin
del contratista en el documento de referencia: MT-007 MATRIZ DE COMPARACIN, REGISTRO,
SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS en la hoja denominada Matriz
General para ello deber abrir el archivo enviado por el contratista o proveedor seleccionado (F - 074
INFORMACIN GENERAL DEL PROVEEDOR SELECCIONADO) y proceder a ingresar las contraseas
del libro (en Excel, pestaa revisar, en el men cambios, seleccione la opcin proteger libro y digite la
contrasea suministrada por la Coordinacin HSEQ de SERVIND S.A.S), realizado esto y en el mismo
archivo ubique el cursor sobre la pestaa registro y haga clic con el botn derecho del mouse lo cual
activar el men de seleccin:

Seleccione la opcin mostrar (como se ve en la imagen) lo cual activar el men Mostrar, seleccione la
hoja denominada datos y haga clic en aceptar.

Esto mostrar la hoja oculta denominada Datos, una vez all deber ingresar nuevamente la contrasea
para desproteccin de la hoja la cual solicitar a la Coordinacin HSEQ (en Excel, pestaa revisar, en el
men cambios, seleccione la opcin Desproteger hoja), haga clic en la opcin CREAR para actualizar
los datos enviados por el contratista o proveedor:

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Deber seleccionar desde la celda A4 hasta la AZ4 y copiar estos datos y pegarlos en la hoja matriz
general del formato MT-007 MATRIZ DE COMPARACIN, REGISTRO, SELECCIN Y EVALUACIN
DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS de acuerdo con el orden all establecido, en el caso en que sea
actualizacin de datos, solo deber seleccionar desde la celda B4 hasta la AZ4, copiar y pegar la
informacin en la fila en que se encuentren los datos del contratista o proveedor previamente creado de
la hoja matriz general del formato MT-007 MATRIZ DE COMPARACIN, REGISTRO, SELECCIN Y
EVALUACIN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS manteniendo as el debido orden.
5.5.
Seleccin.
Relacionada la informacin del contratista o proveedor deber proceder a actualizar la matriz de
contratistas seleccionados, para ello deber incluir el NIT registrado del proveedor seleccionado en la
hoja denominada Seleccin del formato MT-007 MATRIZ DE COMPARACIN, REGISTRO,
SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS basta con relacionar el NIT en la
columna A de acuerdo con el orden definido para que el sistema arroje automticamente la informacin
restante.
En la matriz de proveedores seleccionados encontrar tambin informacin de la prxima evaluacin de
acuerdo con la criticidad del mismo y la fecha en que esta deber ser relacionada as como un estado
cualitativo de aquellos proveedores o contratistas cuya evaluacin est prxima a vencerse o se ha
vencido.
5.6.
Verificacin.
La hoja de verificacin del formato MT-007 MATRIZ DE COMPARACIN, REGISTRO, SELECCIN Y
EVALUACIN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS le permitir generar informacin en tiempo real
del proveedor o contratista que requiera por diferentes motivos, para tales efectos deber ingresar el NIT
o C.C. del contratista o proveedor en la celda G15 y el sistema arrojar el resto de la informacin as
mismo encontrar datos adicionales como los resultados de la evaluacin realizada y la criticidad del
mismo para la organizacin.
5.7.
Evaluacin.
La evaluacin del contratista o proveedor es un proceso de alta relevancia para la organizacin, ser
responsabilidad del Jefe de compras, realizar dicha evaluacin y darla a conocer a los diferentes
contratistas o proveedores por medio de correo electrnico.
Para efectuar procesos de evaluacin o reevaluacin de contratistas o proveedores, dirjase a la pestaa
Evaluacin del formato MT-007 MATRIZ DE COMPARACIN, REGISTRO, SELECCIN Y
EVALUACIN DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS y relacione en la celda G7 el NIT o C.C. del
contratista o proveedor a evaluar, como se describe a continuacin:

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CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

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El sistema reconocer automticamente los datos y arrojar los resultados de la evaluacin, en la misma
se describirn las principales falencias con que cuental contratista o proveedor y recomendaciones
generales para su mejora, esta evaluacin deber ser guardada en formato PDF y enviada al contacto de
correo del contratista o proveedor evaluado, quien tendr la responsabilidad de enviar a vuelta de correo
electrnico el plan de accin para garantizar la mejora continua.
Para guardar en PDF desde Excel dirjase al men archivo y haga clic en guardar cmo y en la opcin
tipo seleccione la opcin PDF, guarde dicha evaluacin de acuerdo con el control que haya establecido
para dicho proceso.

5.8.
Anlisis y seguimiento.
Por ltimo el formato MT-007 MATRIZ DE COMPARACIN, REGISTRO, SELECCIN Y EVALUACIN
DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS cuenta con la hoja Anlisis y seguimiento la cual permite filtrar
de acuerdo con su calificacin y de manera automtica los proveedores de acuerdo con su tipo, criticidad
y el estado de su evaluacin. Ser responsabilidad de la Coordinacin HSEQ hacer un anlisis por lo
menos trimestral de dicha informacin y presentar la misma al Jefe de compras a fin de hacer la debida
verificacin y levantar los planes de accin del caso.

6. CONTROL DE CAMBIOS.

PROCEDIMIENTO DE SELECCIN,
EVALUACIN Y RE EVALUACIN DE
CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

VERSIN

01

02

03

BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO

ELABORO

APROB

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VERSIN: 02
19/02/2016

FECHA

No aplica para la primera

Arley
Asesor
23/10/2010
versin.
valencia
Inclusin de formato de auditora
y seguimiento, inclusin de
Erika
Arley
elementos de evaluacin SSTA
24/11/2015
Cortes
valencia
en la matriz de control y
seguimiento.
De acuerdo con la revisin
Miguel
gerencial se incluye todo el
Sarmiento
Arley
espectro de auditora a
19/02/2016
Julian Valencia
proveedores a fin de mejorar las
Quintero
calificaciones para los mismos