PREGUNTAS FRECUENTES SIIS

1. Qu es el Mdulo de Inspeccin Fsica Simultnea - SIIS?

Es un mdulo de la VUCE que automatiza e integra los sistemas informticos de las entidades de
control (DIAN, ICA, INVIMA, Polica Antinarcticos) y los puertos. El alcance de esta solucin
informtica es para carga de exportacin que ingrese a los puertos de manera contenerizada con
SAE y planilla de traslado, a travs del cual se puede generar una agenda electrnica de
inspeccin simultnea y trazabilidad del proceso, lo cual permite que los actores que participan en
el proceso accedan al sistema para consultar el estado del mismo.
2. Qu condiciones tcnicas debe cumplir mi equipo para poder firmar digitalmente la
solicitud de inspeccin?
Para iniciar operacin en el mdulo de inspeccin simultnea - SIIS de la VUCE, el equipo de
computacin debe tener:
- Internet Explorer versin 9.0 o Mozilla.
- Habilitada la funcin de mensajes emergentes en el Internet Explorer
- Instalado la ltima versin de Java. Si no la tiene instalada puede bajarla de la siguiente
direccin electrnica: www.java.com/es
- Instalada la firma digital
3. Cmo ingreso al mdulo SIIS por primera vez?
El declarante o exportador solicitar su usuario de ingreso a la VUCE en el evento de no contar
con ste. El ingreso al Mdulo de Inspeccin Simultnea, se realizar previa autenticacin del
usuario en la VUCE, una vez autenticado, se habilitarn las opciones a las cuales tiene acceso el
declarante o exportador.
4. Cmo obtener un usuario y contrasea para el ingreso al mdulo SIIS?
El proceso para solicitar los usuarios es a travs de la pgina de WWW.VUCE.GOV.CO en registro
en lnea.
5. Qu aspectos generales debo tener en cuanta al realizar una solicitud de inspeccin?

SAE aprobada en MUISCA.

Realizar la solicitud de inspeccin y firmarla digitalmente en la VUCE.
Realizar la planilla de traslado en MUISCA.

Si el producto requiere inspeccin sanitaria de ICA o INVIMA, se deben obtener

previamente los certificados zoosanitarios previos fitosanitario en el sistema del ICA
SISPA o radicado INVIMA SIVICOS.

6. Cules son los pasos a seguir por quienes intervienen en la inspeccin fsica simultnea?
Los pasos a seguir por los distintos actores relacionados con la inspeccin fsica simultnea de
mercanca son:
1. Realizar la solicitud de inspeccin asociando, cuando haya lugar a ello, los
certificados sanitarios de ICA e INVIMA y firmar digitalmente la solicitud.
2. Recibir informacin de planillas de traslado y aviso de ingreso de la DIAN e
informacin del contenedor por parte del puerto.
3. Determinar la selectividad y seleccin de la carga por parte de las entidades que
participarn en la inspeccin.
4. Enturnar los contenedores.
5. Agendar la inspeccin y por ltimo registrar los resultados de la misma realizada
por parte de cada una de las entidades participantes.
7. Cmo se realiza una solicitud de inspeccin a travs del mdulo SIIS?
El declarante realizar la solicitud de inspeccin en el Mdulo de Inspeccin Simultnea, para
ello seleccionar la(s) Solicitud(es) de Autorizacin de Embarque SAE(s) que previamente la
DIAN ha aceptado. Cuando se requiere de la participacin de las entidades sanitarias (ICA
INVIMA), el declarante previamente debe haber solicitado los certificados o radicados a que
hayan lugar y la VUCE se conectar con los sistema informticos de las entidades para traer
la informacin de estos documentos.
8. Cul es el procedimiento a seguir por parte de las entidades como la DIAN, ICA, INVIMA,
PONAL o Puerto?
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN notificar a la VUCE la informacin
relevante de la planilla de traslado e informar el resultado de la selectividad de SAE, el
puerto por su parte ingresar los datos de contenedores con lo cual el sistema validar dicha
informacin con respecto a lo diligenciado por el declarante. Si la informacin es consistente,
el paso siguiente corresponde al funcionario de la Polica Nacional Direccin Antinarcticos,
quien ingresar al sistema y comunicar el resultado de la selectividad de la inspeccin, luego
las dems entidades seleccionarn los contenedores a inspeccionar, en su orden ICA y
posteriormente INVIMA, procurando como lo establece la Circular Externa Conjunta 01 de
2008 que si la carga es homognea y cumple con la competencia de la entidad se tomar la
misma carga.
Para las operaciones del ICA, una vez las autoridades de control realicen la selectividad, el
declarante debe ingresar al sistema y realizar el paso de autorizacin logstica.

Posteriormente, se realizar el enturnamiento de los contenedores a inspeccionar por parte

de PONAL, con lo cual, el puerto confirmar el espacio para inspeccin y el sistema enviar la
agenda de inspeccin (se notificar a cada entidad el lugar y hora de inspeccin).
Finalizada la inspeccin tanto PONAL como ICA e INVIMA debern ingresar a registrar el
resultado de la inspeccin. El resultado de la DIAN llegar al sistema por medio de un
servicio web (Conjunto de aplicaciones o tecnologas con capacidad para interoperar en la
Web. Estas tecnologas intercambian datos entre ellas con el fin de ofrecer servicios o
mltiples tareas).
Es de sealar que si por algn evento no se lleva acabo la inspeccin, las entidades que
participan deben registrar la no inspeccin para que se realice nuevamente la programacin
de la agenda de inspeccin.
9. Quines son las entidades y actores vinculados en el proceso de solicitud de inspeccin?
El actor que inicia el proceso es el declarante realizando la SAE.
Las entidades del Gobierno Nacional que participan en el sistema son: Polcia Antinarcticos,
DIAN, ICA e INVIMA:
El exportador, si no es el declarante, hace seguimiento y auditoria al proceso.

10. Cmo muestra el sistema la informacin consultada?

Algunas pantallas presentan en las tablas las siguientes opciones:

La opcin maximizar
minimizar

permite desplegar la tabla mostrando mas informacin, la opcin

la cual permite ocultar la tabla anidada.

Para algunas pantallas que contienen consultas, se visualizar el control de paginacin que le
permite revisar los resultados por pginas de forma ms fcil.

11. Cmo asocio certificado zoosanitario?

Ingrese a la pestaa Certificado zoosanitario en la opcin Certificado zoosanitario para
exportacin, el sistema realiza comunicacin en lnea con el sistema informatico del ICA SISPA,
y se presenta la opcin de asociar el documento.

En la opcin Producto zoosanitario que no requiere certificado previo, el declarante debe

diligenciar una informacin que requiere el funcionario del ICA en el momento de seleccionar los
contenedores para inspeccin, y es posible registrar esta solicitud.

Asociar certificado zoosanitario con previo

En la pestaa Certificado zoosanitario se selecciona la opcin Asociar, el sistema despliega una
tabla con las SAEs y subpartidas asociadas a la solicitud de inspeccin SIIS, seleccione una SAE y
elija la opcin Consultar certificados, el sistema despliega una tabla con la informacin de los
certificados zoosanitarios que se encuentran disponibles en el sistema de SISPAP para asociar se
guardan
los
certificados
elegidos
y
la
solicitud
queda
en
estado:
(EN_PROCESO_SOLICITUDES_SANITARIAS).

12. Cmo ASOCIO inspeccin de ICA si la exportacin no requiere certificado zoosanitario

previo ante el ICA?
El declarante debe diligenciar una informacin que requiere el funcionario del ICA. Al momento
de seleccionar el contenedor para inspeccin, elija la opcin Registrar, seleccione la subpartida y
elija la opcin Continuar. Diligencie la informacin solicitada y elija la opcin Agregar e ingrese
todos los productos que necesite asociar a la subpartida, luego de guardar esta informacin el
sistema retorna a la pestaa de Certificados Zoosanitarios presentando en la tabla de Productos
Zoosanitarios sin certificado previo, segn pas destino el nuevo producto registrado y se presenta
un mensaje de xito de la operacin.

13. Cmo asocio certificado fitosanitario?

En la pestaa Certificado Fitosanitario, se elige la opcin Asociar, posteriormente se despliega
una tabla que contiene las SAE y subpartidas asociadas a la solicitud de inspeccin, disponibles
para ser asociadas a un certificado fitosanitario, luego de seleccionar la SAE correspondiente
proceda a guardar y aceptar.
Realice nuevamente esta operacin si necesita asociar ms de un certificado.

14. Cmo asocio radicado INVIMA?

En la pestaa Radicados INVIMA, el sistema muestra los Radicados INVIMA con el nmero de la
solicitud de inspeccin precargada y sin radicados asociados, seleccione una o varias SAE de
acuerdo con la logstica de la operacin portuaria, teniendo en cuenta que sean del mismo
exportador asociado al radicado generado en el INVIMA y escoja la opcin Consultar radicado. Si
no selecciona la SAE no se activar el botn consultar radicado. Seleccione el radicado de la tabla
Radicados Vigentes y elija la opcin Guardar, luego se debe dar clic en la opcin Relacionar
contenedores marque un contenedor en la tabla y seleccione la opcin Adicionar, se presenta
una ventana emergente con la informacin precargada del contenedor elegido en el paso anterior
y una tabla que muestra el nmero del lote y el nombre del producto INVIMA. Seleccione uno o
varios lotes y elija la opcin Guardar.

15. Cmo firmo digitalmente cuando requiero inspecciones de las entidades sanitarias?
Una vez finalice la asociacin de los certificados tanto de ICA e INVIMA, cuando haya lugar a ello,
el paso final es firmar digitalmente la solicitud, con lo cual el declarante debe seleccionar la
pestaa Firmar digitalmente.
Se despliegan en la pestaa las opciones de la siguiente manera: Imprimir inhabilitada y Crear
formulario habilitada, seleccione la opcin Crear formulario.
Se presenta en la pestaa el formulario web generado a partir de la informacin de la solicitud de
inspeccin. Elija la opcin Firmar.
Se presenta una ventana emergente para elegir un certificado digital disponible y/o cargar
certificados digitales.
Elija la opcin Archivo:
1. Ubique y seleccione un certificado de firma digital.
2. El sistema le solicitar la contrasea del certificado elegido.
3. Introduzca la contrasea correspondiente al certificado que se desea cargar y escoja la
opcin Aceptar.

4. En la lista de certificados disponibles de la ventana emergente de certificados digitales se

carga el certificado elegido y del cual se introdujo la contrasea.
5. Seleccione de la lista de disponibles el certificado digital cargado y elija la opcin Firmar.
6. Se presenta una ventana emergente indicando que la firma ha sido completada de manera
exitosa.
7. Seleccione la opcin Aceptar.
8. El sistema retorna a la pestaa de Firma digital indicando que la operacin se ha
realizado exitosamente.

16. Cmo corrijo los datos de contenedor?

Una vez firmada la solicitud de inspeccin, si se requiere modificar el nmero del contenedor o
excluir un contenedor por esta opcin se puede realizar.
Se visualiza la informacin de la solicitud que incluye el nmero del contenedor, nombre de la
naviera, fecha de embarque, sellos, stickers, el motivo de la exclusin, un campo que indica si
presenta inconsistencias y las opciones Actualizar y Excluir.

Debajo de sta tabla se visualiza otra tabla con la descripcin de las inconsistencias asociadas al
contenedor y el origen de la inconsistencia detectada, esto se presenta cuando el contenedor
ingres al Terminal martimo, dado que se recibe la informacin de la planilla de traslado y datos
del puerto.
Seleccione un contenedor o varios y elija la opcin Excluir visualizando una ventana de
confirmacin con la informacin del contenedor que se va a excluir, son presentadas las opciones
Aceptar y Cancelar.
Seleccione la opcin Aceptar, a continuacin se visualiza un formulario con el campo Motivo y
las opciones Guardar y Cancelar.
Ingrese el motivo por el cual el o los contenedores no llegarn al lugar de embarque, el campo es
obligatorio.
Seleccione la opcin Guardar, se visualizar el mensaje de xito de la exclusin.
Seleccione un contenedor y elija la opcin Actualizar.
El sistema presenta el formulario de Actualizar contenedor y las opciones de Cancelar,
Guardar.
Una vez haya diligenciado los campos de la actualizacin seleccione la opcin Guardar

17. Debo realizar autorizacin logstica?

nicamente deben realizar autorizacin logstica las exportaciones que requieran ICA.
Esta es la otra actuacin que tendr el declarante en el sistema, donde informar al sistema que
la organizacin logstica para llevar acabo la inspeccin se encuentra ya coordinada con el sector
privado que realizar esta labor.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Ingrese a la aplicacin con usuario y contrasea vlida para un declarante.
2. Ingrese al men Trmite de la solicitud Realizar solicitud de inspeccin.
3. Ingrese los criterios de bsqueda necesarios para consultar la solicitud de inspeccin y
seleccione la opcin Consultar. (Ver Fig. 97: Consultar Solicitudes de inspeccin).
4. El sistema presenta una tabla de resultado con las solicitudes de inspeccin asociadas a los
criterios de bsqueda seleccionados.
5. Seleccione la solicitud y elija la opcin Ver detalle. (Ver Fig. 12: Resultados de la Consulta
de Solicitudes de inspeccin).
6. El sistema muestra la informacin de la solicitud de inspeccin divido en 8 pestaas.
7. Ingrese a la pestaa Autorizacin logstica. Por medio de esta opcin se consultan las
entidades que participarn en la inspeccin fsica.
8. Seleccione el o los contenedores que desea autorizar y elija la opcin Guardar.
9. Se presenta un mensaje de xito de la operacin.

18. Cmo consulto el estado de mi solicitud de inspeccin?

Ingrese a la aplicacin con un usuario declarante y contrasea, para realizar la consulta de una
solicitud de inspeccin:
1. Ingrese al men Trmite de la solicitud Realizar solicitud de inspeccin.
2. Se despliega un formulario con los siguientes campos como criterios de bsqueda:

3.
4.

Lugar embarque: es obligatorio, y muestra la informacin de los lugares de embarque

que se encuentren asociados al declarante que ingres al sistema.
Solicitud de inspeccin: Permite ingresar un nmero de solicitud de inspeccin como
filtro de bsqueda.
Fecha solicitud desde y Fecha solicitud hasta: Rango de fechas en las que se han radicado
solicitudes y para las cuales se desea realizar la consulta.
NIT exportador: Permite ingresar un NIT del exportador asociado a una solicitud de
inspeccin a consultar.
NIT declarante: Permite ingresar un NIT de un declarante asociado a una solicitud de
inspeccin a consultar.
Ingresar el lugar de embarque y el nmero de la solicitud que requiere consultar y
seleccionar la opcin Consultar.
Se presenta una tabla con la solicitud de inspeccin consultada y el estado de la solicitud
con el valor Inspeccionada, debe consultar la pestaa de los contenedores.

19. Cmo realizo una cancelacin de solicitud de inspeccin?

Ingrese
por
la
pestaa
tramite
de
solicitud,
a
continuacin
en
la
ventana que aparece seleccione, lugar de embarque, nmero de solicitud y elija la opcin
consultar. Luego se despliega una ventana adicional con la informacin de la solicitud de
inspeccin, fecha de solicitud de inspeccin, lugar de embarque, estado de la solicitud, verificando
que esta es la solicitud que desea cancelar seleccione la solicitud, en la parte inferior se le
habilitar el botn cancelar, haga clic sobre l.

El sistema genera un aviso que indica que se est cancelando la solicitud de inspeccin y confirma
si est seguro de realizar la cancelacin, si esto es correcto elija el botn aceptar, de lo
contrario cancelar.
Una vez haya seleccionado aceptar para la cancelacin de la solicitud, se despliega otra
ventana con la siguiente pregunta: esta seguro de cancelar esta solicitud de inspeccin?, en
esta ventana le indica el nmero de la solicitud, el estado de la solicitud y si existen o no
solicitudes sanitarias asociadas a la solicitud de inspeccin, si es as elija la opcin aceptar, en
algunas casos para la cancelacin de la solicitud habilita una ventana solicitando escribir el
motivo de la cancelacin, esta informacin llega a un funcionario del MCIT va web servicies y es
quien proceder a autorizar dicha cancelacin.
A continuacin aparece una ventana con la siguiente informacin, se realiza la cancelacin
exitosamente, en este punto la solicitud queda en estado cancelada y lo puede
verificar realizando la consulta.
20. Por qu se deben solicitar los certificados ICA o INVIMA antes de iniciar el proceso de
solicitud de inspeccin?

Es muy importante realizar la solicitud de los certificados sanitarios previamente a la solicitud de

inspeccin, para poder asociar estos documentos a la solicitud y que el contenedor ingrese con
toda la documentacin. Porque al llegar al paso: RELACIONAR CERTIFICADOS ICA O RADICADO
INVIMA, en su pantalla va a aparecer lo siguiente: No existen certificados sanitarios asociados a
esta SAE.