SISTEMA DE INFORMACIN II

ERP
ERP: ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
PLANIFICACION DE RECURSOS EMPRESARIALES
CONCEPTO
Los sistemas de planificacin de recursos de la empresa, son sistemas de
gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas
de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una
empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una
nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin,
ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de
proyectos, SIG (sistemas de informacin geogrfica), inventarios y control de
almacenes, pedidos de nminas, etc.
Solo podemos definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo
contrario seria como considerar un simple programa de facturacin como un
ERP por el simple hecho de que una empresa integre nicamente esa parte.
Esta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicacin de gestin.
El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de
negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan
solo se integra uno a una pequea parte de los procesos de negocio. La
propia definicin de ERP indica la necesidad de Disponibilidad de toda la
informacin para todo el mundo todo el tiempo.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

Optimizacin de los procesos empresariales.

Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna
(integridad de datos).
La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes
de la organizacin.
Eliminacin de datos y operaciones innecesarias (o redundantes).
Reduccin de tiempos y de los costes de los procesos (mediante
procesos de reingeniera).

Sitio fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio,

tiempos rpidos de respuesta a sus problemas as como un eficiente manejo
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de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de
los costos totales de operacin.

CARACTERSTICAS FUNDAMENTALES DEL ERP

Un sistema ERP no es solamente una integracin de varios procesos
organizacionales. Cualquier sistema debe poseer una mnima cantidad de
caractersticas para ser calificado como una verdadera solucin para el tema
ERP. Estas caractersticas fundamentales son:
Flexibilidad: Un sistema ERP es flexible de tal manera que responda
a las necesidades cambiantes de las organizaciones. La tecnologa
cliente/ servidor permite al sistema ERP operar entre varias bases de
datos a travs del ODBC (Open Data Base Connectivity ).
Modularidad: El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta,
es decir, puede usar un mdulo libremente sin que este afecte los
restantes. El sistema soporta plataformas mltiples de hardware pues
muchas empresas poseen sistemas heterogneos. Debe tambin
facilitar la expansin y adaptabilidad de otros mdulos posteriormente.
Comprensivo: Debe ser capaz de soportar una variedad de funciones
organizacionales y debe ser adecuado para un amplio de rango de
empresas.
Conectividad: No debe estar amarrado slo a los lmites de la
compaa, sino que tendr permitir conectarse a otras entidades del
negocio de la organizacin.
Seleccin de diferentes formas de negocio: Debe contener una
seleccin de las mejores prcticas de negocios en todo el planeta.
Simulacin de la realidad: Debe permitir la simulacin de la realidad
de la empresa en el ordenador. De forma alguna el control del sistema
debe estar fuera del proceso de negocio y debe ser posible la
elaboracin de informes para los usuarios que controlan el sistema.
CARACTERSTICAS TCNICAS DEL ERP
LENGUAJES
Las aplicaciones ERP han sido construidas con lenguajes de programacin
modernos y potentes. Entre ellos destacan: C, Visual, C+ +, Visual Basic,
Java, Delphi, y las herramientas de programacin visual como Power Builder,
Visual Age, y otros similares.
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Lo mejor es que el proveedor de software suministre una serie de potentes
Componentes Reutilizables (Active X, Java Beans o otros) y Procedimientos
Almacenados en la base de datos. Estos pueden ser utilizados por el usuario
o su consultor para aadir programacin sin afectar a la estructura de la
programacin y por tanto permitiendo las actualizaciones futuras por parte
del proveedor sin ningn problema.

ARQUITECTURA
Al margen de las arquitecturas propietarias que son especficas de cada
fabricante de hardware, al da de hoy, la arquitectura Cliente-Servidor en tres
capas es la ms recomendable por sus altas prestaciones, seguridad y
flexibilidad.
SISTEMAS OPERATIVOS
Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux son las opciones que
quedan en el mercado, estando Netware, OS/2 y Unix estables o en declive y
Windows NT y Linux en crecimiento, sobre todo este ltimo.
BASES DE DATOS
Las ms recomendables son las que se han convertido en universales y
tienen detrs una empresa de software de garanta. Citamos: SQL Server de
Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.
VENTAJAS

Base de datos centralizada.

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.
Integracin entre las funciones de las aplicaciones.
Reduce los costos de gerencia.
Incrementa el retorno de inversin.
Fuente de infraestructura abierta.

La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP.

Los componentes del ERP interactan entre si consolidando todas las
operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan solo una vez y deben ser
consistentes, completos y comunes.
Permite la reingeniera de procesos aunque no siempre es necesario.

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DESVENTAJAS
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a
la inversin inadecuada para la educacin continua del personal relevante,
incluyendo los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de
polticas corporativas que afectan a cmo se obtienen los datos del ERP y
como se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstculos del ERP incluyen:

El xito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de

trabajo, incluyendo la educacin y cmo hacer que el sistema trabaje
correctamente. Muchas compaas reducen costos reduciendo
entrenamientos. Los propietarios de pequeas empresas estn menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP es operado
por personal que no est capacitado para el manejo del mismo.
Cambio de personal, las compaas pueden emplear administradores
que no estn capacitados para el manejo del sistema ERP de la
compaa empleadora, proponiendo cambios en las prcticas de los
negocios que no estn sincronizados con el sistema.

La instalacin del sistema ERP es muy costosa.

Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la

renovacin de sus licencias anuales, que no est relacionado con el
tamao del ERP de la compaa o sus ganancias.

El personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas

inapropiadas de la estructura corporativa.

Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse
al flujo especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de
algunas compaas, este punto se cita como una de las principales
causas de falla.

Los sistemas pueden ser difciles de usarse.

Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la

ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados
puede afectar a otros participantes.

Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras

aplicaciones para trabajar efectivamente. Una compaa puede lograr
estndares mnimos, y luego de un tiempo los "datos sucios" (datos
inexactos o no verificados) reducirn la confiabilidad de algunas
aplicaciones.
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Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son
muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en

su contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de
responsabilidad.

La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos

puede reducir la eficiencia del software.

Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los

sistemas legales de los socios.

Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las

necesidades reales del consumidor.

Hay pocos expertos en ERPs.

PRINCIPALES SOFTWARE ERP:

Si bien existen proveedores de sistemas de optimizacin para empresas,
como por ejemplo:

Sap (15,6% uso preferible)

PeopleSoft SSA. (4,9% uso preferible)
Oracle (4,8% uso preferible)
Baan (3% uso preferible)
J.D. Edwards (2,2% uso preferible)

Algunas se especializan en bases de datos, otras solo en software de kardex,

o tal vez en programas para contabilidad, ventas y finanzas, SAP AG es el
nico proveedor, sin competencia directa, que proporciona un sistema
integrado que posee caractersticas de todos estos otros proveedores.

RAZONES POR LAS CUALES LAS EMPRESAS DESEAN

EMPRENDER UN ERP
Hay 5 razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:
1. Integracin de la informacin financiera.- El CEO (Chief Executive

Officer) siempre busca tener informacin financiera vers, en su

bsqueda financiera se puede encontrarse con muchas versiones
diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios
nmeros financieros, finanzas tiene su propio juego de nmeros, el
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rea de ventas tiene otra versin y las diferentes unidades comerciales

de la empresa pueden tener sus nmeros propios referente a cuanto
estn contribuyendo para la empresa. Con la implementacin de los
ERP todos tendrn solo una versin de los nmeros, con esto no habr
vuelta de hojas, todo estar unificado.
Integracin de la informacin de los pedidos de los clientes.Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a
los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se
surte la mercanca. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se
encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se
originan problemas de comunicacin entre los sistemas. Con los ERPs
esto ser ms fcil.
Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturacin.Compaas manufactureras los sistemas de ERP vienen con los
mtodos estndares para automatizar algunos de los pasos de un
proceso de fabricacin. Estandarizar esos procesos y usar un solo
sistema informtico, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar
productividad y reducir la cuenta principal.
Minimiza el inventario.- Los ERPs agiliza el flujo del proceso
industrial ms fcilmente, y mejora la visibilidad del proceso de
cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar
que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que
desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de
los clientes. Claro est que para mejorar realmente el flujo de la
cadena de suministro, sera necesario implementar un sistema que
administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte.
Estandarizacin de la informacin de RH (Recursos Humanos).Especialmente en compaas con mltiples unidades de negocio, RH
puede no tener un simple mtodo unificado, para seguir el tiempo de
los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios.
ERP puede encargarse de eso.

IMPLEMENTACIN
Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difciles de implantar
debido a que necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa
partiendo de la parametrizacin inicial de la aplicacin que es comn. Las
personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de
un gran esfuerzo en tiempo, dinero para modelar todos los procesos de
negocio de la vida real en la aplicacin.

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Las metodologas de implantacin de los ERPs en la empresa no siempre son
todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego mltiples facetas.
No hay recetas mgicas ni guiones explcitos para implantaciones exitosas;
solamente trabajo bien realizado, una correcta metodologa y aspectos que
deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusive
cuando el sistema entra en funcin. Por ello, antes, durante y despus de la
implantacin de un ERP es conveniente efectuar lo siguiente:

Definicin de resultados a obtener con la implantacin de un ERP.

Definicin del modelo de negocio.

Definicin del modelo de gestin.

Definicin de la estrategia de implantacin.

Evaluacin de oportunidades para software complementario al

producto ERP.

Alineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas.

Anlisis del cambio organizativo.

Entrega de una visin completa de la solucin a implantar.

Implantacin del sistema.

Controles de calidad.

Auditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo.

Benchmarking de la implantacin.
En todo el mundo hay casos exitosos de la implementacin de un ERP,
aunque no todos son igual de sorprendentes, solo por mencionar
algunos, tenemos a los siguientes:

Cinsa que utiliz un ERP de ORACLE.

GAN AHMSA que utiliz el ERP de SAP.
KODAK que utilizo el FOUTH SHIFT.
MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES que utilizo el ERP de Baan.
SOFT CHOICE que utilizo el ERP de ORACLE.
CASA MARZAM que utiliz el CARDINAL.

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La siguiente evaluacin de los costos y tiempos de implantacin de un
sistema ERP fue realizado por el META Group. Y en orden de entender el xito
de la inversin en este sistema se deben derivar una serie de costos y
mediciones claves para ello.

TOTAL COSTO DE IMPLEMENTACION (Total Cost Of Ownership

(TCO))
El costo de implementar incluye:

Software (17%)
Hardware (14%)
Servicios profesionales (46%)
Costos del Staff interior (23%).

Como se pude apreciar, el trabajo profesional netamente tal ocupa un 70%

del costo de implantacin.
Segn el estudio de META Group, el promedio de costo para TCO para una
implantacin de ERP es de US$ 15.000.000. Sin embargo, los costos
asociados a una implantacin de ERP realizada por SAP AG (el mayor
proveedor de sistemas ERP a nivel mundial) se eleva unas 3 veces a este
valor promedio.
De todo el estudio realizado por META Group, hay una indicacin clara que
lo ms grande es lo mejor. Compaas con un ingreso anual mayor a US $1
billones gastan cerca de un 0.5 % de sus ingresos en completar la
implementacin, y en comparacin, empresas con menos de US $ 0.5
billones de ingresos anuales gastan en promedio 2.2 %.
Por otro lado, se sabe que el costo del sistema de post-implementacin es
crtico, 2 aos de costos de post-implementacin han sido considerados en
un escenario ms detallado. El TCO de implementacin y los 2 aos
siguientes flucta desde un 0.4 % a un 11 % de los ingresos de la compaa.
Sin embargo, SAP con su reputacin de caro, est actualmente bajo el 0.67
%.

TIEMPO DE IMPLEMENTACIN:
De acuerdo al estudio, el tiempo de implementacin del sistema ERP y sus
aplicaciones tiene un rango de 18 meses (segn el proveedor SSA) a 26
meses (para ORACLE), con un promedio para implementar de 23 meses. Sin
embargo, las ltimas cifras de SAP dicen que sus tiempos varan hoy 24
meses hasta casos de 3 meses. Dependiendo de la actualizacin de la
compaa.
Con respecto al tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables (que
dependiendo de los casos son considerados tambin intangibles), el estudio
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dice que se toman entre 9 a 12 meses desde el trmino del perodo de
implementacin. Sin embargo, de acuerdo al reporte de META Group, pasan
2.5 aos desde la iniciacin del proyecto antes de lograr lo que se conoce
como Retorno a la Inversin (ROI Return On Investment). El punto
promedio de quiebre se nota generalmente en el 5 ao despus de la
implantacin de ERP. Finalmente, para que se entienda, el concepto de
Beneficios Cuantificables (Quantified Benefits) consiste en : Annual Cost
Containment mas el Annual Revenue Attainment.
En todo caso, el 90% de las experiencias muestran sus beneficios contables
en modo de reduccin de costos.