GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA TRMITE DOCUMENTARIO

INTRODUCCCIN:
El proceso de Trmite Documentario tiene como principal objetivo lograr atender los
requerimientos de los usuarios, ya sean ingenieros, empresas, consejos departamentales o
personas naturales, superando las expectativas en tiempo, costo y calidad de la
informacin en los trmites que se solicita, adems de brindar orientacin y atencin de
calidad al usuario. Para este propsito se ha elaborado esta GUA DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO PARA EL TRMITE DOCUMENTARIO, que describe las acciones
paso a paso y en cada caso que los usuarios deben de realizar, garantizando de esta
manera una mejor atencin a los usuarios.
El proceso de Trmite Documentario compromete a todas las oficinas que conforman del
Colegio de Ingenieros del Per-Consejo Nacional, pero principalmente Mesa de Partes,
Secretaria General, Administracin, Decanato, Registros, Tesorera y la Oficina de
Informtica.
El propsito es mostrar un autntico compromiso con la calidad del servicio a los usuarios
mediante una atencin rpida de sus requerimientos.
Adems de esto se orienta a garantizar excelencia en la calidad del servicio al usuario,
permitiendo respuestas oportunas gracias a la sistematizacin de todos los procesos de las
oficinas. Algunas funciones del proceso de trmite documentario son:

Recepcionar, registrar y distribuir los documentos oficiales provenientes de las

diferentes dependencias de la Institucin, as como de otras instituciones pblicas o
privadas, Consejos Departamentales y Personas naturales.

Distribuir con reporte de cargos los documentos recepcionados por la Institucin y

llevar el control correspondiente.

Consultar en qu estado y en que dependencia se encuentran los expedientes y en

cuanto tiempo se atendieron los expedientes por oficina.

Horario de atencin de Mesa de Partes:

Lunes a viernes
de 01:00 pm - 21:00 pm (horario corrido)

INDICE
Pg.
BANDEJA DE TRMITE

Consultar expedientes

Registrar nuevo registro

Enviar registro seleccionado

Imprimir reporte de cargo

Recepcionar

Enviar varios

Atender

Terminar proceso

CONSULTA DE TRMITE

Segn Nmero de expediente

10

Segn Tipo de trmite

11

Segn Fecha de recepcin

12

Segn Tipo y nmero de documentos

13

Segn Tipo de remitente

14

PREGUNTAS FRECUENTES

15

El proceso de trmite documentario se inicia por MESA DE PARTES quien dirige los
documentos a SECRETARIA GENERAL y DECANATO, y luego de estas oficinas se
derivan al resto de las dependencias con su respectivo reporte de cargos.
Fig. 01

El panel de trmite documentario consta de dos partes, Bandeja de Trmite y Consulta

de Documento

A. BANDEJA DE TRMITE
La bandeja de trmite (Fig. 02) nos muestra la lista de todos los documentos que tiene
pendiente de atencin un usuario.

Adems desde esta bandeja podernos realizar las siguientes funciones:

1. Consultar
2. Nuevo Registro
3. Enviar registro seleccionado
4. Imprimir reporte de cargo
5. Recepcionar
6. Enviar varios (registros)
7. Atender
8. Terminar proceso
Fig. 02

1. Consultar.- Este elemento es bastante til para ubicar un expediente ingresado ya

que nos permite saber por un rango de fecha los documentos ingresados a la
institucin.

2. Nuevo registro (Solo Mesa de Partes): Esta opcin nos sirve para ingresar un
nuevo registro (que generar un nmero de expediente), que va a ser atendido por
una determinada oficina en la institucin. El cual consta de un Remitente, y adems
del tipo de Trmite que se est ingresando. Como en el grafico de la Fig. 03

Fig. 03

Cuando se ingresa el REMITENTE, se debe de considerar si es:

Persona natural.- Cualquier persona identificada con un nombre y

DNI, se selecciona el tipo Persona Natural y tenemos la posibilidad
de ingresar el DNI de la persona en cuestin y buscarla y luego
presionar el aspa verde, para SELECCIONARLO.

Sin embargo si no existiera, se puede agregar presionando nuevo

en ingresar todos los datos necesarios y obligatorios que solicita el

formulario y finalmente presionar GRABAR para guardar esa

informacin y mostrarla en el registro del expediente.

La persona natural, no necesita quien suscriba por ser persona natural.

Empresa o Institucin.- Organizacin, Institucin pblica o privada

identificada por un nmero de RUC y una Razn Social y suscribe
quien representa a la empresa.
Se puede buscar por el RUC o RAZON SOCIAL

luego

seleccionarlo si existe y si no existiera, agregar la empresa desde el

botn NUEVO, llenando el formulario correspondiente.

Consejo

departamental.-

Cualquiera

de

las

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sedes

departamentales del Colegio de Ingenieros del Per y suscribe un

miembro de la junta directiva respectiva.

Colegiado.- Ingeniero que es parte del Colegio de Ingenieros del

Per. No necesita quien suscriba.
La bsqueda se puede realizar mediante Nro. De CIP o Apellidos y
nombres del colegiado.

Enseguida tenemos el REGISTRO DE TRMITES donde registramos el Tipo de

documento (oficio, carta) y el nmero de documento, as mismo en el documento
fsico que se est registrando se indicar el tipo de trmite y el asunto.
Adems se indica el Nro de Folios es decir la cantidad de hojas que trae el
documento (incluyen copias, recibos, etc) y la prioridad del documento.
Luego del llenado correcto se da clic en AGREGAR TRAMITE.

IMPORTANTE: Se pueden agregar ms trmites, luego de terminar el lote de trmites

que se est ingresando y darle clic en GRABAR para no perder tramites hasta ese
momento agregado.
Luego

de

documento

ser
en

el

registrado

el

sistema,

se

generar un nmero de expediente,

este nmero ser colocado en el
fsico del documento e identificar
de forma nica a un expediente
durante todo el flujo del trmite. En
ste expediente generamos segn la imagen que se ha generado el Nro. De CIP:
8650.

3. Enviar registro seleccionado (Solo Mesa de Partes):

El envo de registros es el proceso de hacer la entrega virtual de los trmites
ingresados a la oficina correspondiente en el primer envo, el cual se da en
determinados horarios del da, Para ello se selecciona como la siguiente figura o en
su defecto marcar todos, luego dar click en enviar registro seleccionado.

Los documentos que lleguen a Mesa de Partes posteriormente al horario de trabajo

sern considerados para el da siguiente.

4. Imprimir reporte de cargo (Solo Mesa de Partes):

Se imprime el reporte de cargo a fin de llevar un registro fsico y la firma respectiva
de los cargos que irn recibiendo las diferentes oficinas a las que se orientan los
documentos ingresados, Para ello se selecciona como la siguiente figura o en su
defecto marcar todos, luego dar click en imprimir reporte cargo.

M esa de partes enva documentos solo a dos oficinas, SECRETARIA GENERAL y a

DECANATO, luego ya stas es quien se encarga de derivar los documentos bajo un cargo
a las diferentes reas y oficinas.

Ya en estas oficinas se tendrn activadas las siguientes opciones:

RECEPCIONAR, ENVIAR VARIOS, ATENDER Y TERMINAR PROCESO.

En la figura siguiente el icono resaltado es la RUTA DE UN EXPEDIENTE, nos

muestra la trayectoria indicndonos en que oficinas han estado y estn los
documentos en tiempo real , as como los tiempos de atencin, la fecha de envo, la
oficina a la cual fue enviada adems de la fecha y hora que fue recepcionado.

El detalle de un expediente ya ingresado, puede saberse su contenido ingresando

el icono de DETALLES como sigue:

y enseguida se

visualiza una ventana con los detalles del Expediente 8842, de nuestro ejemplo.

Sin embargo tambin podremos ver los detalles de cada envo en la HOJA DE
RUTA presionando sobre el icono del libro
acompaado por pequeo icono como este -

, y en algunos casos es
- que nos indica que ese envo

tuvo alguna observacin, como se muestra en la figura siguiente.

5. RECEPCIONAR
Cuando un documento en fsico es derivado a nuestra oficina debemos:

Primero: Verificar los nmeros de expedientes pendientes en el Sistema y que

aparece en el expediente fsico bajo un sello. Los documentos que han sido
enviados a nuestra oficina y no
han

sido

recepcionados

se

caracterizaran al estar pintados

de Color plomo
estn

y ya cuando

RECEPCIONADOS

se

pintarn de azul (Como en la Fig.

), para ser atendidos y enviados
eventualmente a otra oficina.
Segundo: Una vez verificado que
los

Nmeros

coincidan,

de

expedientes

seleccionar

los

registros con nmero de expediente y luego presionar en el botn RECEPCIONAR.

Nota: Si a la oficina que le fue enviada no le corresponde el documento

simplemente no se debe recepcionar y comunicar a Administracin para que
se elimine el envo.
ENVIAR: Luego de recepcionar el documento, se procede, luego de analizarlo a
enviar a la oficina que corresponda usando para el proceso el vnculo ENVIAR,
donde indicaremos la ACCION a realizar, el AREA a enviar y
especificar a un usuario especifico del rea en cuestin quitndole el check de
Enviar documento a todos

6. ENVIAR VARIOS (REGISTROS)

Luego de recepcionar los documentos y de revisarlos, si va a enviar

un solo

expediente se utiliza el envo simple, usando el botn ENVIAR (de color azul) , en
caso contrario, con el botn ENVIAR VARIOS.
Adems recuerde que en un envo puede derivar a dos oficinas mximo, si fuera
necesario y para ello utilizamos el segundo envo.

Durante el proceso de este envo, la accin contempla:

Informar.- Quiere decir que el documento se quedar con el usuario, para que este
genere un informe al respecto.
Conocimiento.- Quiere decir, hacer saber a la persona en cuestin sobre el
contenido del expediente.

Atender.- Quiere decir, dar atencin al documento porque es competencia

funcional del rea.
Dar respuesta.- Quiere decir que la oficina a la que se esta enviando el documento
deber de dar respuesta por un medio no tan formal como un informe,sino un
correo electrnico por ejemplo.

7. ATENDER
Este proceso de atender se utiliza para prestar atencin a un expediente, cuando
no tenga que ir a ninguna oficina. La diferencia principal con la opcin de enviar
es que el documento/expediente no se derivar a ninguna oficina sino se
registrar alguna observacin producto de su atencin.

8. TERMINAR PROCESO

Solo los usuarios autorizados pueden TERMINAR PROCESO, sin embargo el

TERMINAR PROCESO implica que ya el expediente ya no deber circular por
ninguna oficina y que ha culminado su trmite, el expediente ser archivado,
adems al terminar el proceso el expediente generar algn tipo de documento, ya
sea oficio, carta u otros este debe de ser registrado indicando el numero y si no
generara ningn documento simplemente se deja marcado No registrar
documento y si tuviera alguna observacin se la coloca en el rea correspondiente.
Si el expediente no estuviera conforme o incompleto, se procede a rechazar
marcando rechazar expediente.

IMPORTANTE:
Tanto administracin como informtica pueden eliminar las fechas de atencin (4) y las
rutas (3) de los procesos seguidos, en la hoja de ruta del expediente en cuestin, donde
adems tenemos informacin relevante como el comentario (1) en los detalles (2) de un
documento, sta accin se realiza si el envo o atencin de un documento ha sido por
error.

CONSULTA DE DOCUMENTO
La consulta de un trmite, es decir Trmite documentario / Consulta de documento
contempla varios criterios de consulta, es decir:

Por nmero de Expediente.- Se requiere el nmero de Expediente a consultar.

Por tipo de trmite.- Para hacer este tipo de consulta necesitamos saber que tipo
de trmite se est buscando y desde ya se tiene una lista de trmites.

Por fecha de recepcin.- Nos permite consultar trmites dentro de un rango de

fechas, si eventualmente no recordamos los otros criterios de consulta.

Por tipo y nmero de Documento.- Este tipo de consulta es mucho ms

especfico ya que nos permite consultar por el tipo y el nmero de documento
especfico.

Por tipo de remitente.-