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PLANIFICACION Y CONTROL DE RECURSOS

ETI-PRDIR-004

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS

Revisin No.
Revisin: 00

Fecha
Abril 2014

Pagina
Todas

Descripcin del Cambio Realizado

Emisin del Procedimiento

NIVELES DE REVISION Y APROBACION

Revisado por: Patricia Morales

Aprobado por: Edward Morales

Cargo: Lder de Gestin de la Calidad

Cargo: Representante de la Direccin

Fecha: 11-04-2014

Fecha: 11-04-2014

Firma:
------------------------------

Firma:
------------------------------

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INDICE
1. OBJETIVO ...............................................................................................................................................3
2. ALCANCE ................................................................................................................................................3 3.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ........................................................................................................3 4.
RESPONSABILIDADES Y REVISIONES RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO ..............................4 5.1.Planificacin del Presupuesto Anual. ...................................................................................................5 5.2Control y Seguimiento del Presupuesto Ejecutado..............................................................................15 6.CONTROL DE REGISTROS.................................................................................................................17 7.
ANEXOS ................................................................................................................................................17
Anexo N 1: Planificacin de recursos (ETI-FRDIR-008)

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1. OBJETIVO.
Establecer un procedimiento para describir las actividades y los pasos que deben ser ejecutados por
ETICA, para la elaboracin y control del Plan de Recursos Operativos, de manera de poder garantizar que
los mismos sean planificados y asignados en pertinencia y coherencia a los requerimientos operativos de
cada uno de los procesos internos de la organizacin.
2. ALCANCE.
Determinar, identificar y proporcionar la cantidad de recursos necesarios tangibles e intangibles que
permitirn implementar y mantener las operaciones de ETICA, de acuerdo a los requisitos del Sistema de
Gestin de la Calidad a fin de garantizar y aumentar la satisfaccin del cliente interno y externo mediante el
cumplimiento de sus requisitos.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.
CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.
EFICACIA: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
PLAN DE RECURSOS OPERATIVOS: Programa o metodologa para la asignacin de recursos y el
mantenimiento de las operaciones y actividades del Sistema de Gestin de Calidad.
RECURSOS: Elementos tangibles e intangibles que son asignados para dar cumplimiento con lo planificado y
alcance de los objetivos de operativos del sistema de gestin de calidad.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida por el cliente interno o externo.
SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.
SISTEMA DE GESTIN: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Sistema de Gestin para dirigir y controlar una organizacin con
respecto a la calidad.

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4. RESPONSABILIDADES Y REVISIONES RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO.

REVISION, ACTUALIZACION
CUSTODIO, CONTROL Y DISTRIBUCION
APROBACION.

Director general
Lder de Gestin De Calidad
Director general

Este documento se revisa cuando el Director General lo considere conveniente, o cuando la organizacin as lo
requiera y/o amerite. Todas las modificaciones de este documento estn sujetas a la misma revisin,
aprobacin, control y distribucin que el documento original.

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5.1.- Planificacin del Presupuesto Anual.

N
1

ACTIVIDAD
Solicita a cada
dueo de Procesos
responsable de la
planificacin
operativa de los
recursos
la
estimacin de los
mismos para
garantizar el
cumplimiento de los
objetivos de su
proceso.
Determina los
recursos
necesarios para
poder cumplir con
los objetivos y
metas propuestas
para su proceso

RESPONSABLE
Alta Direccin
Director Genera

OBSERVACIONES
Esta solicitud debe hacerse formalmente y establecer una
fecha para tal fin a manera de que el plan pueda ser
considerado en el presupuesto que planifica la
organizacin anualmente. Preferiblemente debera

Lder de Proceso

De ser necesario consulta con los involucrados en el

proceso sobre los recursos pertinentes en su rea de
trabajo. Esto a manera de garantizar que todo el personal
conozca cuales son los recursos que requiere su proceso y
los mismos puedan ser planificados.
Los planes de recursos pueden estar orientados por rea
a los siguientes puntos: (esto no significa que el plan debe
incluirlos todos, es solo para ser utilizado como orientacin.
Estos puntos pueden ser tangibles e intangibles).

Direccin

Plan de Recursos de la Direccin.

1.- Recursos para la operacin y mejora del servicio de
Corretaje de Seguros.
2.- Recursos para la satisfaccin del cliente u otras partes
interesadas. Elementos de mercadeo.
3.- Recursos para establecer las metodologas de trabajo
creativas y las oportunidades de aumentar la participacin
activa y se ponga de manifiesto el potencial del personal.
4.- Recursos para garantizar la seguridad, incluyendo
equipos e implementos de proteccin personal.

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5.-. Recursos para garantizar la ergonoma en el sitio de

trabajo.
6.- Recursos para mantener y proveer las instalaciones, la
higiene, limpieza, evitar ruido, vibraciones y contaminacin
en las reas de trabajo.
Estos recursos pueden ser: personal, insumos,
materiales, infraestructura, equipos, herramientas de
trabajo, hardware, software, informacin, proveedores,
recursos naturales, recursos financieros, entre otros.

XXXXXX

Plan de Recursos "Desarrollo Humano".

1. Recursos para proporcionar formacin continua y
planes de mejoramiento al personal.
2. Recursos anuales para proceso de seleccin,
reclutamiento y evaluaciones del personal.
3. Recursos para promover planes de reconocimiento
y recompensas, como estmulo para el alcance de
los objetivos.
4. Recursos para establecer los canales de
comunicacin adecuados en cualquiera de los
procesos.
5. Recursos para revisar continuamente las
necesidades del personal.
6. Recursos para promover la innovacin.
7. Recursos para promover el trabajo en equipo.
8. Recursos para medir la satisfaccin del personal y
las razones por la cual se incorpora y se retira de la
organizacin (cuando aplique).
9. Recursos para garantizar polticas salariales
apropiadas a la Organizacin y a las leyes.

XXXXXXX

Plan de Recursos de Mantenimiento y Operaciones

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1. Recursos para garantizar la realizacin del servicio

con los equipos y herramientas apropiadas a la
actividad que se ejecuta.
2. Recursos para mantener las condiciones de
operatividad de los equipos e infraestructura.
Recursos para hacer cumplir los programas de
mantenimiento a manera de disminuir las acciones
correctivas en el mantenimiento de la infraestructura
y espacios de trabajo.
3. Recursos para hacer cumplir los programas de
mantenimiento a manera de disminuir las acciones
correctivas en el mantenimiento de la infraestructura
y espacios de trabajo.
4. Recursos para proporcionar una infraestructura
funcional, disponible, segura y renovada.
5. Recursos para desarrollar e implementar mtodos de
mantenimiento a manera de que la infraestructura
continu cumpliendo las necesidades de la
organizacin. Esto debe incluir: tipo, frecuencia y
verificacin del mantenimiento de cada elemento y
debe estar basado en su criticidad y en su
aplicacin.
6. Recursos para evaluar la infraestructura frente a las
necesidades y expectativas de todas las partes
interesadas.
7. Recursos para conservar el ambiente, evitar la
contaminacin, desechar y reciclar lo que se
considere pertinente.
8. Recursos para identificar y atenuar los riesgos
asociados a fenmenos que no puedan ser
controlados e incluir estrategias para proteger los
bienes e intereses de las partes interesadas.
9. Recursos para humanizar y mantener los espacios
fsicos a fin de brindar confort a todos los usuarios y
clientes.

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XXXXXXX

Plan de Recursos Financieros.

1. Recursos para mantener un Sistema de Gestin de
la Calidad eficaz y eficiente para ETICA.
2. Recursos para mantener controlados los ingresos y
egresos de la organizacin, mediante mtodos
innovadores y de control.
3. Recursos para mantener la gestin y las
operaciones del resto de los procesos de la
organizacin.
4. Recursos para garantizar las auditorias financieras
que mantengan la credibilidad y confianza en la
capacidad financiera de la organizacin.
5. Recursos para internamente disminuir las fallas, los
re-procesos y la prdida tiempo y materiales.

XXXXXXX

Plan de Recursos para Seguridad, Higiene y Ambiente

(SHA).
1. Recursos para dar cumplimiento a los requisitos
establecidos en la Lopcymat y el Programa de
Seguridad y Salud Laboral.
2. Recursos para fomentar la disminucin de riesgos
en todas las instalaciones de la organizacin:
Avisos de prevencin e informacin, sistema contra
incendio, alarmas, mantenimiento de extintores,
lmparas de emergencia, botiqun de primeros
auxilios, entre otros.
3. Suministro de equipos e implementos de proteccin
personal (cuando aplique).
4. Suministro de recursos para mantener la formacin
del personal en materia de Seguridad, Higiene y
Ambiente (SHA).
5. Suministro de recursos para conformar y adiestrar
el Comit de Seguridad, Higiene y Ambiente (SHA).
6. Suministro de Recursos asociados a la atencin de
lesionados, en caso de incidentes y/o accidentes.

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XXXXXXX

Plan de Recursos de Informtica.

1. Recursos para apoyar la gestin de sistemas en ETICA.
2. Recursos para la adquisicin de nuevos equipos y
sustitucin de equipos ya obsoletos.
3. Recursos para el mantenimiento de todos los equipos y
sistemas informticos.
4. Recursos para la actualizacin de nuevos software o
hardware necesarios para mantener las actividades de la
organizacin.
5. Recursos humanos responsable de mantener y realizar
los mantenimientos de equipos y redes de la organizacin.
6. Recursos para la reposicin o sustitucin de partes de
equipos para garantizar la eficacia de su funcionamiento.
7. Recursos para mantener los programas de
mantenimiento preventivo de los sistemas y redes.
8. Recursos para atender y dar respuesta a las necesidades
de los usuarios, entre otros.

Plan de Recursos Mercadeo y Publicidad

XXXXXXX
1. Recursos para apoyar la gestin de Mercadeo y
Publicidad.
2. Recursos para incrementar las solicitudes de plizas de
seguro.
3. Recursos para la aplicacin de Proyectos que se
transformen en herramientas que permitan un mejor
servicio para los clientes, buscando la diferenciacin con
los competidores principales.

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Elaboran el
presupuesto por
procesos o rea de
trabajo, en el
formulario
"Planificacin de
Recursos"
ETI-FRDIR-008

Involucrados o
Lideres de
Procesos

Revisa y aprueba
el Presupuesto

Director General/
Lder de
Contralora

Revisa y Aprueba
el "Plan de
Recursos
Operativos" y
registra las
observaciones si
existen.

Director General

Los presupuestos deben ser preparados y enviados a la

Direccin para su aprobacin definitiva y se deben
registrar en el formulario "Planificacin de Recursos"
ETI-FRDIR-008.
Cuando los involucrados hacen el anlisis de los recursos
necesarios deben tomar en consideracin los requisitos de
los clientes, normas, leyes, reglamentos y polticas
internas de organizacin, esto con la finalidad de
establecer con criterios de calidad y costos, cuales son los
recursos que verdaderamente son necesarios para
gestionar las operaciones.
En caso de cambios devuelve a los involucrados y solicita
su revisin; en el caso de no existir cambios aprueba y
entrega a Contralora a fin de que se formule el
Presupuesto Anual Operativo y se estime el monto global
que la organizacin requiere para poder operar.
El Director General deber velar porque el Plan de
Recursos Operativos" este sustentado en base a los
objetivos y metas planteadas por la organizacin, para
alcanzar los planes de la organizacin y la mejora del
Sistema de Gestin de la Calidad.
El "Plan de Recursos Operativo", debe garantizar el
desempeo de la organizacin y considerarse recursos tales
como:
1. Provisin oportuna, eficaz y eficiente de recursos en
relacin a oportunidades y restricciones.
2. Recursos tangibles para la mejora de las
instalaciones para la realizacin del servicio y apoyo
al mismo.
3. Recursos y mecanismos para alentar y promover la
mejora continua innovadora.
4. Estructura organizacional que satisfaga las
necesidades del servicio.
5. Disponibilidad de informacin y tecnologa.
6. Aumento en las competencias del personal a
travs de la formacin, educacin y aprendizaje

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dirigido.
7. Desarrollo de habilidades de Liderazgo y perfiles de
futuros lderes para la gestin del servicio.
8. Mantener continuamente la planificacin de futuras
necesidades de recursos.
5.2- Control y Seguimiento del Presupuesto Ejecutado:
N

ACTIVIDAD

Solicita a cada
dueo de Procesos
que a medida que
se vayan
ejecutando las
actividades se
registre
administrativamente
y contablemente
los gastos
correspondientes a
la planificacin.
Revisa que los
gastos reportados
correspondan a las
actividades
planificadas en el
presupuesto
planificado.

Registra los montos

utilizados y evala
las desviaciones en
el presupuesto
planificado.
Emite informe de
resultado con la

RESPONSABLE

OBSERVACIONES
Esta solicitud debe hacerse formalmente y establecer una
fecha para tal fin a manera de que el plan pueda irse
alimentando con la informacin de cada proceso.
Administrativamente se establecern cuentas contables por
partidas presupuestarias establecidas para cada proceso y
asociadas a la estrategia definida en el registro
"Planificacin de Recursos" ETI-FRDIR-008.
Las Partidas presupuestarias quedaran definidas en el
registro Presupuesto por cuentas, generado por el sistema
saint.

XXXXX

XXXXXX

XXXXXX

En aquellos casos en los cuales las actividades no se

encuentran definidas debern registrarse en una cuenta
adicional a fin de que se evaluara si se incorpora como
un gasto para los subsiguientes presupuestos.
En el caso que lo observado corresponda a que se estim
una cantidad y no se consideraron los costos actuales y
son superiores a lo planificado de igual forma deber
registrarse a fin de que se tomen acciones para el ajuste
del presupuesto o para la
conformacin del nuevo
presupuesto.
Las desviaciones pudieran ser positivas o negativas, de
igual forma debe registrarse con los soportes respectivos y
deber informrsele a la direccin sobre los resultados
obtenidos.
Este informe debe llevar simplemente la informacin
respecto a:

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frecuencia que la
Direccin considere
pertinente.

Recibe, revisa,
aprueba o
desaprueba el
Informe de
resultados.

Director General

1. Partidas y actividades ejecutadas.

2. Montos consumidos a la fecha del presupuesto
proyectado.
3. Aumentos o disminucin en partidas relacionadas en el
presupuesto original. 4. Acciones que pueden generarse
del anlisis de resultados tales como: Ajuste de
presupuesto, asignacin de nuevos recursos, disminucin
de recursos, desaprobacin de algunos recursos, revisin
de nuevas partidas y ajustes al presupuesto.
La Direccin ser responsable de manejar conjuntamente
con Contralora los resultados arrojados del seguimiento al
Plan operativo y de tomar las acciones que considere
pertinente.

6.- CONTROL DE REGISTROS.

CODIGO

DISTRIBUCION /
TITULO

OBJETIVO

EMISOR

CUSTODIO

TIEMPO DE
ARCHIVO
TIPO DE ARCHIVO:
Fsico: Responsable de
elaborar o actualizar el

Registros de
N/A

Revisiones
Efectuadas

Describir los
cambios
realizados a los
documentos y
dejar constancia
de los mismos.

documento.
Responsable de

Responsable de

elaborar o actualizar

elaborar o actualizar

el documento.

el documento.

COPIA:

Receptor del

documento. (Insertado
en el mismo).
TIEMPO DE
RETENCION: Durante la
vigencia del
procedimiento.

ETI-FRDIR-008

Planificacin de
recursos

Registrar los
recursos
necesarios por
reas, para el
desempeo eficaz
y eficiente de los
procesos
ejecutados en las
mismas; y su

Lderes de
Procesos
generadores de
gastos

XXXXX

TIPO DE ARCHIVO:
Fsico:

Fsico
:
Original: XXXX

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debida aprobacin
por la Direccin de
la organizacin.

7. ANEXOS

Tiempo de Archivo:
Durante un (4) ao.