Asistente de Administracin, SCOPE

Ubicacin:
Reporta ante:
Situacin:
Grado:
Salario:
Elegibilidad:
Requisitos de Idioma:

Bogot, Colombia
Gerente de Finanzas y Administracin
Puesto nacional, contrato a plazo fijo
2
25,234,561 a 30,673,211 Pesos Colombianos
Debe poder trabajar legalmente en Colombia

Castellano, el ingls constituye una ventaja

RESUMEN
Cuso International es una organizacin de desarrollo que trabaja para reducir la pobreza y la desigualdad a
travs de los esfuerzos de voluntarios y voluntarias altamente calificados, asociaciones de colaboracin y la
generosidad de sus donantes. Nuestra misin es un mundo donde todas las personas puedan realizar su
potencial, desarrollar sus habilidades y participar plenamente en la sociedad. Cuso International trabaja en 18
pases en desarrollo.
Actualmente, Cuso International est implementando un proyecto nuevo proyecto: Oportunidades Sostenibles
para la Consolidacin de la Paz y el Empleo en Colombia (SCOPE, por sus siglas en ingls). SCOPE es
financiado por el Gobierno de Canad a travs del Ministerio de Asuntos Exteriores, Comercio y Desarrollo
(DFATD, por sus siglas en ingls). El proyecto SCOPE desarrollar programas que ofrecern formacin
tcnica, pasantas laborales y colocaciones laborales que respondan a las necesidades actuales del mercado
laboral a jvenes en situacin de riesgo, mujeres y vctimas del conflicto en siete ciudades de Colombia:
Soacha-Bogot, Medelln, Cali, Cartagena, Barranquilla, Buenaventura y Quibd.
La persona seleccionada deber cumplir amplias funciones administrativas y prestar apoyo en esta rea. Esta
persona tambin prestar apoyo logstico y voluntario, as como desempear procesos y elaborar informes
financieros estndar.

RESPONSABILIDADES CLAVE:
Administracin de la Oficina y Apoyo Logstico
Producto Final:
Todos los visitantes a la Oficina de Pas son acogidos de manera profesional, y guiados y atendidos
adecuadamente, y los miembros del equipo y voluntarios de la Oficina de Pas reciben apoyo administrativo
y logstico adecuado de manera oportuna y confiable para sus diversas actividades.
Responsabilidades Claves:
Actuar como primer punto de contacto en la Oficina de Pas para las llamadas entrantes, paquetes de
mensajera, y acogida a visitantes y voluntarios en la oficina.
Mantener un sistema de archivo ordenado y fcilmente accesible, y apoyar en el archivo de
documentos.
Disposicin a apoyar al equipo de la Oficina de Pas en la preparacin de correspondencia, informes
y edicin de documentos cuando se requiera.
Organizar las visas de los voluntarios, incluyendo toda la documentacin necesaria para la emisin
de permisos y el mantenimiento de registros de fechas de vencimiento/renovacin de visas en
Colombia.

Vincularse con contrapartes del sector y con las autoridades pertinentes para procesar permisos/visas
de trabajo y/o residencia en Colombia.
Brindar apoyo para que se implementen todos los requerimientos administrativos para la llegada,
orientacin y salida de voluntarios, y para que se ofrezca la capacitacin adecuada a los voluntarios
para una colocacin efectiva.
Trabajar con el personal pertinente de SCOPE y con colegas, para emprender las acciones
adecuadas a fin de asegurar la seguridad de los voluntarios en todo momento y especialmente en
circunstancias de conmocin civil, movilizaciones militares o desastres naturales, y constituirse en el
tercer contacto de emergencia en el pas.
Asegurar la accesibilidad y el mantenimiento de todos los archivos de voluntarios (impresos y digitales
en la unidad compartida del disco duro); los archivos deben incluir los convenios de cooperacin,
descripciones de puesto y cualquier documento y/o correspondencia pertinente dirigida a, o enviada
por, cooperantes durante su contrato (por ejemplo: transferencia al pas, extensiones, informes
realizados, licencia para ausentarse del pas por razones mdicas y/o familiares).
Informar al personal sobre cambios relevantes en las polticas y procedimientos de Cuso International
en Colombia.
Organizar el alojamiento y traslado para voluntarios y empleados de Cuso International en visita oficial
a la oficina del pas, segn se requiera.

Administracin de Proyecto
Producto Final:
Administracin y sistemas son precisos, eficientes y centrados en los clientes en la medida de lo posible.
Responsabilidades:
Mantener un sistema de archivo ordenado, accesible y confidencial, y apoyar con el archivo de
documentos clave.
Garantizar que las funciones regulares de oficina se cumplan de manera efectiva y eficiente; por
ejemplo, operaciones bancarias, envo de correo, adquisicin de tiles de oficina/suministros,
servicios de limpieza y apoyo logstico general.
Garantizar que los archivos y registros del personal contengan informacin exacta y actualizada.
Asegurarse que la logstica de viajes del personal est siempre actualizada (agenda, lnea area,
alojamiento, documentacin necesaria, etc.).
Solicitar todos los permisos/visas de trabajo necesarios para el personal internacional segn se
requiera.
Realizar entrega de correspondencia y en general todas las actividades de mensajera local en la
ciudad de Bogot que tengan relacin con las operaciones de la oficina, tales como (llevar
documentos a las distintas oficinas pblicas y privadas de la ciudad). Garantizando que los procesos
sean oportunos y eficientes.
En general otras actividades que puedan surgir de los distintos procesos administrativos y de la
operacin misma de la oficina.
Otras tareas:
Responsabilidades:
Se espera que el/la Oficial de Administracin trabaje efectivamente como parte del equipo de la Oficina de
Pas de Cuso International, y en particular que:
Asista a reuniones, segn se requiera.
Asuma ocasionalmente responsabilidades adicionales especficas, segn lo acuerde con su Gerente
de Lnea.
Cubra el trabajo de otros integrantes del personal, segn se requiera.
Prepare los paquetes de envo por correo (todos los documentos deben ser registrados).
Acte como contacto telefnico de emergencia.
Calificaciones

Educacin
Secundaria completa; es deseable un ttulo tcnico en administracin.

Experiencia
Experiencia empleando diversos sistemas y herramientas para manejo de oficina.
Dos a cuatro aos de experiencia de trabajo con una ONG, desempeando similares.
Experiencia trabajando con una variedad de sistemas informticos.
Excelentes habilidades de computacin.
Capacidades
Capacidad para adaptarse a nuevas situaciones con una actitud positiva y profesional hacia el trabajo
dentro de los estndares de la organizacin.
Capacidad para trabajar en un entorno con prioridades cambiantes.
Capacidad para lidiar de manera efectiva y profesional con personas de una variedad de antecedentes
culturales y nacionalidades.
Capacidad para trabajar en un entorno de trabajo diverso.
Capacidad para trabajar en equipos, y para escuchar.
Capacidad para trabajar en horarios irregulares.
Habilidades
Eficientes habilidades de comunicacin (verbal y escrita).
Excelentes habilidades interpersonales,
Excelentes habilidades de manejo de tiempo, planeamiento y determinacin de prioridades, e iniciativa
demostrada.
Habilidades para una efectiva, constructiva y creativa resolucin de problemas.
Dominio del Entorno Office (Windows, Word, Power Point, Outlook), base de datos e Internet.
Discrecin.
CMO POSTULAR
Su solicitud debe ser enviada a hr.lac@cusointernational.org indicando claramente el ttulo y nmero del
puesto, Asistente de Administracin, SCOPE 2015-63, en el asunto del mensaje. Las solicitudes debern
enviarse antes del viernes, 4 de diciembre de 2015, 11:59PM, hora del este. Las solicitudes que lleguen
tarde no sern aceptadas ni consideradas. La extensin mxima del curriculum vitae y de la carta de
motivacin es de 3 pginas y 1 pgina, respectivamente.
Para ser considerado o considerada, su curriculum vitae y carta de motivacin debern demostrar que
usted cumple con todas las cualificaciones esenciales. Las solicitudes que no cumplan con dichas
cualificaciones no sern consideradas.