Diagnostico - Institucional

EXPEDIENTE TECNICO: MEJORAMIENTO, REHABILITACION Y AMPLIACION DEL SISTEMA DE AGUA
POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA CIUDAD DE AMBO
DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL Y GESTION DE LOS SERVICIOS DE AGUA

Y SANEAMIENTO
1. INTRODUCCION
La operacin, mantenimiento y comercializacin del servicio de agua y alcantarillado est a
cargo de la oficina de Servicios Sociales, Comunales y del Medio Ambiente de la Municipalidad
Provincial de Ambo a travs del JAS (), dicho rgano est encargado de normar, planificar,
ejecutar y supervisar las acciones referidas con la regulacin de abastecimiento,
comercializacin y subsistencia, mercados y camal municipal, control de precios y calidad de
productos, poblacin, salud, saneamiento ambiental, educacin y cultura.
La Municipalidad Provincial de Ambo, cuenta con el soporte de la Unidad de Catastro y
Desarrollo Urbano para la ejecucin de labores de Ingeniera, Respecto al rgimen operativo,
se indica que la operacin del servicio de agua potable, est a cargo directamente de cuatro
Operadores del Servicio de Agua y Alcantarillado operando un sistema integrado por fuentes
superficiales (manantiales difusos y concentrados), captados en un curso superficial, planta de
tratamiento, reservorio y red de distribucin.
La Provincia de Ambo cuenta con servicios de alcantarillado mas no del tratamiento de aguas
residuales, la poblacin que no est conectada utiliza letrinas y el campo para la disposicin de
excretas. Los operadores del servicio estn a cargo del manejo de la infraestructura del servicio
de agua y alcantarillado, contando eventualmente de un equipo de ayudantes/operarios, para
las acciones de mantenimiento y operacin programadas, la funcin de corte de servicio e
instalacin de conexiones est a cargo del Operador de Servicio.
En la actualidad no se conoce los niveles de agua no contabilizada, dado que el servicio no
cuenta con una facturacin por medicin de consumos; as mismo no cuenta con
macromedicin, por lo cual los niveles de produccin son estimaciones relativas, en prdidas
en redes y planificar acciones concretas para la reduccin de las mismas.
Para la operacin no se cuenta con instrumentos de gestin operativa formalmente
establecidos (manuales de operacin y/o procedimientos); los procedimientos que se aplican
son producto de la extensa experiencia del operador.
Para el desarrollo de sus actividades el personal operativo no cuenta con equipamiento
especifico; el operador utiliza para el desarrollo de sus labores herramientas y/o equipos
menores, en el cuadro siguiente, se indica el equipamiento disponible del servicio.
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INFORME FINAL

Cuadro N 01
Equipamiento Disponible para Operacin del Servicio de Agua y Alcantarillado
Sistema
Tipo de Equipo / Herramienta
Estado de Conservacin
Agua Potable
Manuales
Regular
Alcantarillado
Manuales
Regular
La falta de equipamiento para el desarrollo de las labores operativas restringe la efectividad de

las acciones a ser desarrolladas, por lo cual se determina que es imprescindible que el servicio
cuente con los implementos de operacin mnimos.
No se cuentan con procedimientos establecidos para el reporte y registro de las ocurrencias y/o
intervenciones operativas en los servicios prestados, por lo cual no se pueden desarrollar
acciones de planificacin operativa, las comunicaciones son verbales y las instrucciones que se
dan tambin, es preciso anotar que los operadores del servicio cuenta con un espacio fsico en
el mercado de abastos para el desarrollo de sus labores. As mismo se indica que existe un
dficit en la cantidad de personal de apoyo operativo, dado que el personal encargado debe de
cumplir varias rutinas operativas.
No se cuenta con procedimientos establecidos para la generacin de reportes operativos, el
operador reporta verbalmente las ocurrencias, no ingresndose a un consolidado de
ocurrencias del sistema; esto incide en no tener informacin histrica del comportamiento
operativo del sistema de abastecimiento, como por ejemplo el decrecimiento de capacidad de
produccin de las fuentes, los cuales son datos referenciales, sin embargo, en funcin a estos
se determina que la capacidad de produccin ha decrecido en casi un 50%, sin embargo, no se
halla constancia de esto en el servicio.
Los reclamos operacionales y comerciales se atienden en la Oficina de Caja de la
Municipalidad Provincial de Ambo, no se consolidan, en consecuencia no se llevan histricos
de reclamos por cliente ni por tipo de intervencin ni la solucin o accin adoptada.
Los tipos de reclamos ms usuales son: atencin de fugas de agua y falta de servicio; al tener
restricciones respecto al soporte logstico se adoptan soluciones temporales en espera del
suministro de equipo y/o material para completar los trabajos.
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2. MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO
Para
el mantenimiento del sistema de agua potable, no se cuenta con procedimientos
establecidos formalmente, se cuenta solo con rutinas de mantenimiento que se aplican como
producto de la experiencia del personal operativo, mas no como un instrumento sistematizado
que garantice una aplicacin normalizada de las acciones correctivas o preventivas del
mantenimiento. La extensa experiencia del operador garantiza una adecuada gestin del
servicio, sin embargo, constituye un riesgo, al no tener personal con conocimiento adecuado
del sistema.
Las funciones bsicas que se desarrollan, son la de mantenimiento preventivo (limpieza y/o
acondicionamiento) y en caso se requiera mantenimiento correctivo (bsicamente reparaciones
en redes), en este aspecto se tienen restricciones al no contar con los equipos y herramientas,
as como, equipos de proteccin personal adecuadas.
En el caso de necesitarse efectuar reparaciones o intervenciones de mayor magnitud en los
colectores se solicita apoyo de la maquinaria de la Municipalidad y/o Gobierno Regional; para
la calificacin del tipo de intervencin y del apoyo requerido se cuenta con un primer nivel de
decisin del encargado del servicio, en caso que se requiera de apoyo especfico se eleva al
segundo nivel de decisin con el Gerente Municipal y/o Alcalde, el cual instruye a las reas
administrativas para el soporte logstico.
El servicio de agua potable en la ciudad de Ambo no cuenta con procedimientos establecidos

para el registro y reporte de informacin de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo,
no se registran las acciones correctivas en un consolidado histrico que permita programar e
implementar acciones preventivas.
Para el desarrollo de las acciones de mantenimiento correctivo, se tienen limitantes
importantes; en lo que respecta a la reparacin de fugas en redes dado que las vlvulas
instaladas estn en deterioro y/o estn trabadas, es necesario suspender el suministro de agua
a la poblacin para poder ejecutar las tareas de reparacin, lo que genera reclamos de los
usuarios. Un aspecto complementario es la inexistencia de vlvulas en sectores importantes
del sistema, lo que genera dificultades para efectuar el mantenimiento programado.
CONTROL DE CALIDAD DE AGUA
No se efectan controles de calidad del agua distribuida, no se cuentan con procedimientos ni
equipamiento especfico; en centro de salud de Ambo no efecta los controles eventuales de la
calidad de agua como consecuencia de la falta de cloracin se ha catalogado el Agua
distribuida como no apta para el consumo humano sino se hierve.
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No se tiene como rutina establecida el control de cloro en redes, adems, la dosificacin del
desinfectante no se ejecuta. Este aspecto constituye un factor de riesgo para la salud de la
poblacin, habida cuenta que no se puede asegurar que el suministro de agua tiene las
caractersticas adecuadas de potabilidad y por lo tanto, podra ser un elemento que indica en
una mayor incidencia de enfermedades hdricas.
Segn el estudio realizado sobre la calidad del agua se determin que la calidad de las aguas
de las fuentes es bastante aceptable, por cuanto:
NO SE DETECTO: pesticidas clorados y fosforados, parsitos intestinales, nitritos, metales
pesados (arsnico, plomo, mercurio y cobre)
INOBJETABLE: olor
AGRADABLE: sabor
SE ENCUENTRAN DENTRO DEL ESTANDAR REFERENCIAL: pH, sulfatos, nitratos,
alcalinidad, dureza, solidos totales disueltos.
VARIAN DEL ESTANDAR REFERENCIAL: turbiedad, color, DBO5, Coliformes totales,
Coliformes fecales. Solo algunas de las muestras de estos parmetros varan por las razones
explicadas, sin embargo el diseo del proceso de tratamiento debe contemplar estas
situaciones.
En cuanto a la calidad de las aguas residuales de la ciudad de Ambo, tienen un grado de
contaminacin dbil, por cuanto la mayora de los parmetros analizados se encuentran en
esta categora.
INGENIERIA Y CATASTRO TECNICO
No cuenta con informacin especfica respecto de las redes de agua potable y alcantarillado, la
informacin de las caractersticas de los sistemas est bsicamente en el conocimiento de los
Operadores del servicio, esto constituye un riesgo que debe de ser superado con la
elaboracin de un catastro tcnico.
Las labores de Diseo de proyectos de ampliacin y/o mejoramiento de infraestructura sanitaria
se efectan con el concurso de profesionales de la zona, mediante contrato de servicios no
personales.
ASPECTOS INSTITUCIONALES DEL SERVICIO
La informacin fue tomada de los documentos de la Municipalidad Provincial de Ambo.
En la actualidad la administracin de los servicios de Agua y Alcantarillado de la localidad de
Ambo est a cargo de la Municipalidad, actividad que lo realiza dentro de sus actividades
cotidianas donde no existe una segmentacin entre ambas, las cobranzas se realizan a travs
de la tesorera de la Municipalidad e ingresan a la cuenta general del municipio y cuando se
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requieren recursos financieros para las ampliaciones del sistema la Municipalidad utiliza sus
propios fondos.
No se cuenta con la formalizacin legal de la administracin de los servicios, ni existe una
definicin sobre su patrimonio y del saneamiento legal de los bienes de sus activos fijos, en
especial de los bienes inmuebles, no se cuenta con una estructura orgnica definida y
adaptada a la realidad.
Adems no se cuenta con un sistema de informacin que reporte datos actuales y/o histricos
de la gestin,
por lo cual no se tiene elementos de juicio para desarrollar acciones de
planificacin ni control de la gestin administrativa ni se realizan acciones de imagen

institucional y de educacin sanitaria.
La operacin, mantenimiento y comercializacin del servicio de agua y alcantarillado est a
cargo de la oficina de servicios sociales, comunales y del medio ambiente. Dicho rgano est
encargado de normar, planificar, ejecutar y supervisar las acciones referidas con la regulacin
de abastecimiento, comercializacin y subsistencia, mercados y camal municipal, control de
precios y calidad de productos, poblacin, salud, saneamiento ambiental, educacin y cultura.
No existe una oficina designada y especializada para administrar el servicio de agua y
alcantarillado.
La contratacin del personal operario para este servicio, depende de la unidad de personal, de
la oficina de Administracin.
ASPECTOS COMERCIALES
La principal actividad que se realiza dentro de la gestin comercial es la cobranza a los
usuarios, funcin que asume el tesorero de la municipalidad y la recaudacin diaria se acumula
para ser depositada en la cuenta comn de la municipalidad.
En tanto que la recaudacin por el servicio de agua y alcantarillado, est a cargo de la unidad
de rentas, la cual depende de la oficina de administracin.
COBERTURA DEL SERVICIO Y PADRON DE USUARIOS
El servicio de abastecimiento de agua potable cuenta actualmente con 1447 conexiones de
agua, lo cual nos da una cobertura del 75,2% de la ciudad de Ambo, algunas de las zonas no
abastecidas por el sistema municipal, cuentan con el servicio mediante otros sistemas
autogestionados, como en el caso del centro poblado Ayancocha.
Se cuenta con una base de datos de usuarios o padrn comercial desactualizado, el padrn de
usuarios no est actualizado, solo se agregan a estas las conexiones nuevas. La facturacin se
realizan de forma mecanizada mediante un software lo cual nos conduce a un sistema de
facturacin deficiente por no contabilizar a los usuarios reales ni el consumo por unidades de
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uso as como una categorizacin adecuada, la no contabilizacin del consumo real por la falta
de macro y micro medicin, est originando grandes volmenes de prdidas.
Se cuenta con una tarifa fija y bajo lo cual no permite generar recursos financieros para futuras
ampliaciones. Con el sistema de cobranza actual se cobra por un consumo asignado como
consecuencia de la carencia de micro medicin. El software empleado en la facturacin;
reporte en los recibos el cdigo del usuario, la direccin de este y el importe adecuado. Existen
usuarios estatales que no figuran en el padrn del servicio de agua.
En cuanto al alcantarillado, existen 1,194 conexiones de desage que cubren el 62.0% de la
ciudad.
MICROMEDICION Y FACTURACION
Actualmente la ciudad de ambo no cuenta con un sistema de micromedicin, por lo tanto no
hay lectura de consumos.
La preparacin de la base de datos para extender los recibos de agua es realizada por la
unidad de rentas, al igual que el reparto de recibos, cobranzas, reclamos, cortes y reapertura.
SITUACION DE LA COBRANZA
Existen tres categoras de usuarios: solo con desage, domsticos, estatales, comerciales e
industriales. Cada categora tiene un precio diferente, lo que implica una estructura tarifaria.
RELACION CON LOS USUARIOS E IMAGEN INSTITUCIONAL
La relacin con los usuarios se basa en la cobranza del servicio, la atencin de reclamos sobre
esta cobranza y la continuidad del servicio. No existen programas de promocin del servicio, ni
de capacitacin y educacin sanitaria. Los eventuales programas de higiene y educacin
sanitaria son realizados por el ministerio de salud a travs de los funcionarios de la zona.
ASPECTOS FINANCIEROS
Actualmente no existe un sistema de contabilidad de costos, por lo cual no existe un control de
gastos por el servicio de agua y saneamiento. Los gastos que se realiza por este servicio los
asume la municipalidad en la medida que se necesita comprar algn material, mediante su caja
chica.
La contabilidad del servicio est incluida en la contabilidad general de la municipalidad, sujeta a
fiscalizaciones de la contralora general de la repblica. El servicio de Agua no dispone de
estados financieros y no factura el IGV, que equivale al 18% del costo del servicio, ni el
impuesto de SUNASS, que equivale al 2% del total de ingresos.
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3. Resumen del Diagnstico Institucional

Luego de haberse efectuado el diagnstico detallado de la gestin de los servicios en lo que
concierne al aspecto institucional, se resume a continuacin los principales problemas, as
como las conclusiones y recomendaciones respectivas a ser consideradas en el mejoramiento
institucional de la misma.
Cuadro N 02
Resumen del Diagnstico Institucional
Principales Problemas
Causas
Recomendaciones
No se ha efectuado el saneamiento
legal de las propiedades de la
empresa.
Establecer la regularizacin tcnica y

legal de los bienes de la empresa, as
como, su inscripcin en los registros
pblicos, obteniendo sus respectivos
ttulos de propiedad.
El compromiso entre la empresa

y el usuario por la prestacin del
servicio no tiene sustento legal.
Existen contratos inadecuados de

prestacin de servicios al usuario.
Adecuacin al tipo de contrato acorde

con el Reglamento de Prestacin
de Servicios y dems normas pertinentes
de saneamiento.
Carencia de un sistema de costos.
Implementar
adecuada
definitivamente el sistema de costos.
a) Rgimen Legal:
No hay posicin legal

Propiedades inmuebles.
Fijacin
de
rentabilidad.
tarifas
de
sin
b) Integracin de la Entidad.
No hay continuidad de gestin.
Alta
rotacin
de
la Gerencia
General y dems ejecutivos.
Mantener
autonoma
adecuada poltica empresarial.
Procesos legales y/o judiciales Insuficiente

disponibilidad
de Disponer la implementacin de un
seguidos sin el adecuado Sustento.
historial y/o archivo permanente de
archivo permanente, clasificado y
ordenado.
procesos legales.
Existencia de
agua potable
una
empresa
de La gestin empresarial de turno no Realizar gestiones para ser integrada

dio prioridad a este aspecto.
a Seda-Hunuco S.A.
c) Estructura Orgnica.
La Estructura Orgnica
y
La Estructura orgnica recientemente
funcional
no
satisface
los creada no est completa y
Requerimientos de mayor desarrollo. adecuadamente implementada.
Deficiente e ineficaz toma

Decisiones gerencial y directivo.
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de Carencia
de
un
informacin empresarial.
sistema
Implementar la organizacin adecuadamente

y con personal calificado.
de Implantacin de un sistema integrado

computarizado,
que
registre las
relaciones
contables,
financieras, administrativas, comerciales y
operacionales que faciliten y racionalicen el
manejo empresarial con eficiencia y
oportunidad.
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No se proyecta el desarrollo de
No existe conocimiento pleno de
la empresa a largo plazo.
Filosofa de la empresa.
Desarrollar una gestin bajo principios

modernos
en
la
conduccin
empresarial.
No
se
desarrolla gestin No
se
emite
informacin
La actual estructura orgnica cuenta
financiera, a pesar de contar con
financiera y optimiza el empleo de
con un rea de administracin de
potencial de ingresos asegurado.
los
recursos
financieros.
No
personal idneo.
No existe difusin de imagen
Institucional.
La mayora de reas no cumplen

a cabalidad sus funciones.
econmicos
se
cuenta
y recursos financieros, la misma que deber

con
ser
implementada
adecuadamente.
Unidad Orgnica recientemente
Se deber implementar con personal
creada.
calificado.
Un gran porcentaje del personal

que conforma los cuadros de la
Renovar y/o reforzar los cuadros de

personal,
reteniendo
personal
EPS no renen las calificaciones capacitado

fortalecindolo
con
profesionales y/o no cuentan con la programas
de
capacitacin
y
capacitacin adecuada.
desarrollo
e
incorporando
personal
profesional
especializado
y
con
la
suficiente capacitacin en aspectos de
saneamiento.
d) Control Interno y Externo.
No se ha emitido dictamen
alguno sobre
la
situacin
financiera, los resultados de sus
operaciones y su conformidad
con las disposiciones vigentes.
El Jefe de Auditora Interna no

cumple con las Normas Tcnicas
de Auditora.
Implementar adecuadamente la Oficina

respectiva
con
personal
profesional
calificado y con experiencia en auditora
administrativa, financiera y operativa.
Deterioro de la
institucional.
No se
realizan
exmenes
especiales x reclamos y denuncias
de usuarios y de terceros.
"Implantar
imagen
polticas
tendientes a
recuperar la imagen institucional ante

la sociedad y tomar conciencia que la
razn
de la EPS es la
plena
satisfaccin del cliente.
Como resultado de las auditoras

se
encuentran
observaciones
pendientes de subsanacin.
No existe un seguimiento de los

informes finales de auditora.
El Directorio debe tomar decisiones

sobre los exmenes recibidos.
e) Planeamiento:
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La
empresa
no
dispone de
Mecanismos
para
analizar
y
planificar la solucin de problemas
que permanentemente requiere; no
se est trabajando tcnicamente el
conjunto
de
necesidades
de
servicio que requiere el futuro
crecimiento urbano de la ciudad en
el corto, mediano y largo plazo;
no tiene previsto la aplicacin de
tecnologa especializada en agua
potable y alcantarillado, ni la
atencin
gradual
de
las
necesidades
del servicio que
requiere la poblacin en particular.
No cuenta con planes tcnicamente
formulados corporativamente; no
dispone
de
resultados
coherentes ni de la evaluacin
tcnica de los mismos.
La empresa no tiene un adecuado

sistema de planeamiento,
Disponer lo necesario para que se
por
inicie de inmediato la aplicacin del
carecer
de
los
recursos
correspondientes y a falta de que la
Gerencia emita lineamientos
de
polticas para el desarrollo de
planes institucionales.
No
se
cuenta
con
planes
de
corto,
mediano y largo plazo.
sistema de planeamiento de gestin que

requiere la empresa; que integre y priorice
la solucin de sus problemas
y
necesidades
integrales en el corto,
mediano y largo plazo. Asimismo, se debe
analizar a fondo la solucin de las fugas
de agua y paralelamente ponerse en
prctica un programa
agresivo
de
cobranza a
usuarios morosos.
f) Sistemas-Procedimientos:
Existencia de imprecisiones en Carencia
registros contables, comerciales y Reglamentos,
operacionales, falta de control y Procedimientos.
mal uso de los documentos,
falta
de
uniformidad
y
oportunidad en la informacin,
estados financieros distorsionados
no confiables para la toma de
decisiones.
de
Manuales,
Directivas
y
Elaborar inmediatamente los diversos

Manuales de Operacin y Procedimientos
adecundolos al sistema computarizado y
que oriente el desarrollo de sus propias
actividades.
Asimismo, la actualizacin adecuada de los
reglamentos existentes y su divulgacin
pertinente (entre ellos el Reglamento Interno
de Trabajo).
Procesos
administrativos
efectuados en forma deficiente.
Carencia
Procedimientos.
normativos.
No se han definido las funcione

Especficas y
responsabilidades
correspondientes del personal de
la
EPS.
Las
labores
se
ejecutan a criterio personal.
No se cuenta con un Manual d e

Organizacin y Funciones actualizado
de acuerdo a la nueva Estructura
Orgnica y su Reglamento
de
Organizacin y Funciones.
Se debe concluir con el proceso de
de
y Elaboracin
Manuales
de
documentos
adecuacin orgnica, cumpliendo con

la formulacin y/o actualizacin del
Manual de Organizacin y Funciones,
descripcin
y especificaciones
de
puestos, etc.
g) Recursos Humanos:
No se efecta una verdadera
Administracin de personal.
Carencia de personal profesional y

desconocimiento de tcnicas modernas
de administracin.
Implementacin del rea con personal

calificado; as como el desarrollo de
un programa integral de capacitacin.
Rotacin pronunciada en los

niveles tcnicos y operativos.
Carencia de
Programas
Capacitacin y Desarrollo.
de
"Elaboracin
de
planes
capacitacin especficos para cada

rea tcnica y operativa de la EPS
No existe Seguridad e Higiene Falta de inters por parte de los

Industrial.
ejecutivos.
Elaborar un Reglamento de Seguridad
Deficiente gestin en Asistencia Inters relativo de los ejecutivos.

y Bienestar Social.
Intensificar planes y programas para
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e Higiene Industrial.
asistencia y bienestar social.
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de

h) Sistema de Informacin
Toma de decisiones inoportuna e No existe un sistema de informacin
ineficiente.
adecuado.
Se requiere un Plan Estratgico de los

sistemas de informacin.
Informacin poco coherente.
Integracin total y definitiva de los

sistemas informticos.
Existencia
de
sistemas
computarizados que no se encuentran
integrados en un 100%.
i) Sistema de Logstica.
No se tiene definido sus
niveles
de
operacin,
no No se cumple con la normatividad y Definir los niveles de operacin, Aplicando
permitiendo
asegurar
la las disposiciones legales sobre el adecuadamente los procesos tcnicos del
abastecimiento.
unidad,
racionalidad, sistema de Abastecimientos.
eficiencia y eficacia de sus
procesos tcnicos de acuerdo a las
normas tcnicas del sistema de
abastecimientos.
Las labores
criterio personal.
se
efectan a Desconocimiento de las

procedimientos.
y Capacitacin de personal y elaboracin de

Manuales y Procedimientos en concordancia
con el sistema computarizado.
Carencia de Manuales y Directivas
Internas.
normas
Sus operaciones no
estn
Software SUMIN (Suministros Integracin total y definitiva al sistema
interrelacionadas en su totalidad
computarizado.
Logstica)
no
se
encuentra
implantado
con el sistema contable.
en su totalidad.
Las compras se realizan cuando No se elabora la programacin
se presentan las necesidades.
de compras.
Planeacin y programacin de
compras.
4. Estructura Orgnica y Funcional Planteada

Existen diferentes Estructuras Orgnicas que han estado vigentes hasta 1,998, han adolecido
de un diseo que se sustente en principios de carcter tcnico, observndose asimismo la falta
de una visin integradora y sistmica en su conceptualizacin, las mismas que presentaban
incluso escaso proceso de implementacin.
Siendo una de las polticas institucionales establecer una organizacin adecuada, sobre la
base de una Estructura Orgnica y Funcional; sustentada en principios de carcter tcnico y
una conceptualizacin sistmica, posibilitando la transformacin de la EPS en una organizacin
slida, autnoma y financieramente viable que contribuya a brindar un eficiente servicio,
proyectndola hacia un crecimiento programado y auto sostenido; se defini una Estructura
Orgnica que responda a las necesidades actuales y a las de un mediano plazo que le permita
cumplir eficientemente su visin, misin y objetivos institucionales.
Para un adecuado manejo y control del servicio de Agua Potable y Alcantarillado en la ciudad
de Ambo se requiere contar con una organizacin debidamente estructurada a continuacin se
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describe una posible estructura para los trabajos de operacin y mantenimiento de los sistemas
proyectados.
Descripcin de la Estructura Orgnica
ALTA DIRECCIN
Junta General De Accionistas
Directorio
Gerencia General
ORGANOS DE CONTROL
Oficina de Auditora Interna
ORGANOS DE ASESORAMIENTO
Oficina de Asesora Legal
Oficina de Planeamiento
Planeamiento, Evaluacin y Control.
Organizacin, Mtodos y Sistemas.
ORGANOS DE APOYO
Oficina de Imagen Institucional
Relaciones Pblicas
Atencin al Cliente
Oficina de Administracin y Finanzas

Contabilidad General
Adm. Recursos Financieros
Adm. Recursos Humanos
Logstica
ORGANOS DE LINEA
Gerencia Comercial
Promocin y Ventas
Cobranzas
Catastro Comercial
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Gerencia Operacional
Operacin y Control de Calidad
Mantenimiento y Control de Fugas
Catastro Tcnico
Proyectos y Obras
5. Reglamento de Organizacin y Funciones.

El Reglamento de Organizacin y Funciones es el instrumento legal normativo de los campos
organizativo y funcional, que complementan las disposiciones.
Este Reglamento tiene como misin la de dinamizar gradualmente las funciones,
procedimientos, atribuciones, obligaciones y responsabilidades de su potencial humano,
impulsar su eficiencia y eficacia en trminos de resultados, que deben alcanzar los servicios de
agua potable y alcantarillado, con el objeto de impulsar el desarrollo de sus actividades,
procedimientos, proyectos y operaciones hacia la visin, misin e imagen objetivo en el corto,
mediano y largo plazo con la finalidad empresarial y social de brindar.
6. Manual de Organizacin y Funciones
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento de gestin empresarial, donde
se encuentra estructurado la organizacin y funciones de una Empresa y donde se precisa las
responsabilidades, tipos de autoridad; configurndose el cuerpo estructural y funcional que
conforman el Manual de Organizacin y Funciones.
Al no contar con este importante instrumento de gestin (de acuerdo a la nueva organizacin),
las funciones del personal no estn en relacin con las labores que deben efectuar,
ocasionando excesivo trabajo manual, debido a la falta de definicin de su organizacin.
Actualmente, la empresa viene formulando y/o actualizando su nuevo Manual de Organizacin
y Funciones, de acuerdo a la nueva organizacin estructural y funcional implantada y su
nueva reglamentacin con el fin de que cada trabajador conozca sus deberes para su
fiel y eficiente cumplimiento, delimitndose adems sus responsabilidades para lograr un
mejor desempeo de sus funciones.
Este manual deber abarcar hasta los ltimos niveles de la organizacin de la Empresa,
diversos aspectos como la descripcin de funciones bsicas y especficas, niveles de
autoridad, responsabilidad, clase y grupo ocupacional, tipo y especificaciones del puesto y
otros. A continuacin se muestra los principales aspectos de las Unidades Orgnicas
ms importantes de la Empresa:
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Gerencia General
La Gerencia General es el rgano mximo ejecutivo de la alta direccin de la empresa y es
responsable de ejecutar todas las disposiciones del Directorio; conduce a la empresa hacia sus
objetivos cumpliendo las polticas y estrategias fijadas por sus Estatutos y por el Directorio.
El Gerente General ejerce la direccin, coordinacin y control administrativo, operacional y
comercial, as como la representacin administrativa, comercial, tcnica y legal de la empresa
ante las distintas entidades y organismos pblicos y privados nacionales y extranjeros con las
facultades generales del mandato y las especiales concedidas por el Directorio.
De acuerdo con el Reglamento de Organizacin y Funciones, la Gerencia General tiene
las siguientes funciones:
Celebrar los actos y contratos relativos al objeto social y otros que estuvieran dentro de
sus facultades o que le fueran delegados por el Directorio.
Dirigir, controlar y supervisar el proceso de planeamiento estratgico, tcnico y

operacional.
Presentar y sustentar ante el Directorio los Planes Estratgicos y operacionales,

as como el Presupuesto de Operacin e Inversiones.
Evaluar peridicamente la eficiencia, eficacia y efectividad en el cumplimiento de

los planes, objetivos y metas de los sistemas empresariales.
Proponer para aprobacin del Directorio, los Reglamentos, Manuales y otros

documentos normativos internos, as como sus modificaciones, que aseguren el
funcionamiento administrativo y operacional eficiente.
Presentar para su sustentacin y aprobacin ante el Directorio, el Balance General y

otros Estados Financieros.
Organizar, implementar y planificar el rgimen interno de la EPS, cuidar que
la
contabilidad est al da, inspeccionar los libros, documentos y operaciones de la

Sociedad
dictar
normas,
directivas
dems disposiciones para su correcto
funcionamiento.
Vigilar la correcta aplicacin de las normas tcnicas y legales que rigen la prestacin de
los servicios de saneamiento.
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Anlisis Situacional:
La Gerencia cuenta con una Estructura Orgnica y Funcional ideal para su adecuada
implementacin.
Carencia de un sistema de informacin gerencial que permita la oportuna y eficaz toma

de decisiones.
Excesivo cambio y/o rotacin de Gerente General.
Carencia de polticas claras respecto a: produccin, personal, ventas, crecimiento, etc.
Carencia de Manuales de Polticas y Estrategias Empresariales.
No existe difusin de los objetivos y estrategias empresariales.
Como rgano ejecutivo de ms alto nivel de la Empresa, no propicia en un
grado mayor la comunicacin ni coordinacin entre las diversas reas que conforman la
Empresa.
La Gerencia General no dispone para la toma de decisiones, de aportes tcnicos y

administrativos de los mandos intermedios, lo que va en desmedro de la eficiencia en
el manejo operativo de la Empresa.
No cumple con organizar el Rgimen Interno de la Sociedad, no inspecciona los

Libros de Contabilidad de la Empresa y las operaciones que sta realiza.
Oficina de Auditora Interna

La Oficina de Auditora Interna es el rgano de control dependiente del Directorio y
mantiene relacin de orden funcional y jerrquico en materia de control con la Contralora
General de la Repblica (Resolucin Contralora N189-93-CGR).
Es la encargada de verificar la veracidad, legalidad, eficacia y eficiencia de las actividades
administrativas, financieras, tcnicas operativas y de sistemas que desarrollan las unidades
organizacionales de la Empresa, de acuerdo con la Ley del Sistema Nacional de Control.
De acuerdo con el Reglamento de Organizacin y Funciones, la Oficina de
Auditora Interna tiene las siguientes funciones:
Brindar asistencia y orientacin de auditora y control, al Directorio, en anlisis de las

operaciones que se manejan en todos los rganos de la EPS, en lo que respecta a la
implementacin y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.
CONSORCIO AMBO JC1
INFORME FINAL

Debe controlar la correcta, til, eficiente, econmica y transparente utilizacin de los

recursos financieros, patrimonial, econmicos y administrativos de la empresa; y el
ejercicio de los funcionarios y servidores en relacin a los resultados de gestin
obtenidos; mediante la prctica de auditoras, inspecciones, exmenes
investigaciones,
en
todos
los
rganos
de
la
EPS,
emitiendo
especiales
los
informes
correspondientes, con las observaciones y recomendaciones de conformidad con las

normas del Sistema Nacional de Control.
Efectuar peridicamente el seguimiento de las normas y procedimientos establecidos,

as como las recomendaciones de auditores
externos, evaluando su grado de aplicacin y observando los lineamientos establecidos

por la Contralora General de la Repblica y disposiciones de la alta direccin.
Control posterior interno a todas las reas, proyectos y actividades sobre la base de las
NAGU, los principios, criterios de control, lineamientos y del
Plan Anual de Control.
Informar oportunamente al rgano del ms alto nivel de la entidad, respecto a los

resultados de sus acciones de control efectuados, indicando las recomendaciones
pertinentes para ser prontamente atendidos, apoye su aplicacin. Alertar en caso de
inaccin
negligencia
de
los
rganos decisorios intermedios, para adoptar las
medidas correctivas dispuestas, advirtiendo el riesgo de tales circunstancias.
Efectuar la auditoria a los Estados Financieros y Presupuestarios, en la forma que seale

la Contralora General de la Repblica.
En resumen, debe verificar y evaluar peridicamente los procesos, procedimientos,

aplicaciones de la normatividad y resultado de la gestin empresarial, bajo los criterios de
eficiencia, calidad de los servicios que brinda la Empresa, transparencia y economa en el
cumplimiento por los rganos internos de las normas legales, normatividad en general y
disposiciones de la Alta Direccin.
Jefe de la Oficina de Auditora Interna.
Especialista en Auditora Interna.
Existencia de normas, directivas y procedimientos emitidos por el rgano Superior de

Control (CGR).
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INFORME FINAL

Apoyo permanente de la Contralora General de la Repblica en aspectos de

capacitacin y gestin.
Las acciones de control que desarrolla aportan poco al mejoramiento de la Empresa.
La Oficina de Auditora Interna, no cumple con una de las funciones ms importantes

que establecen las Normas Tcnicas de Auditoria, el de llevar a cabo una Auditoria
Administrativa y Financiera en la entidad, especficamente en llevar a cabo el examen
de los Libros Contables, Comprobantes y otros documentos que sustenten los Estados
Financieros de la Empresa, los resultados de sus operaciones y su conformidad con las
disposiciones vigentes.
No desarrolla acciones de verificacin del cumplimiento de los Acuerdos del Directorio

en lo que le compete, as como no desarrolla acciones de verificacin de la
confiabilidad de la informacin administrativa, financiera, contable, tcnica y operativa,
formulada para la toma de decisiones.
Al igual que las otras reas de la Empresa, no cuentan con un apropiado Manual de
Organizacin y Funciones Especficas.
Los programas de trabajo solo se circunscriben al rea administrativa, dejando de lado

el rea operativa de la Empresa.
La Oficina de Auditora Interna proporciona apoyo nicamente en el rea

administrativa, descuidando las reas comercial y operacional,
por no contar con
suficiente personal especializado, recomendndose se implemente la Oficina de

Auditora Interna con personal profesional con experiencia en auditoria administrativa,
financiera y operativa.
Oficina de Asesora Legal

Es el rgano de asesoramiento dependiente de la Gerencia General, responsable de
dirigir, ejecutar y evaluar la interpretacin y aplicacin de la normatividad y legislacin
correspondiente a las operaciones y actividades de la empresa. Sus funciones, atribuciones y
responsabilidades, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Organizacin y Funciones,
son las siguientes:
Brindar asesoramiento tcnico legal permanente a la Gerencia General y en la

formulacin de contratos y/o convenios; solucionar consultas, reclamos de usuarios y
evaluar, conducir, controlar y resolver asuntos administrativos y judiciales de orden
institucional.
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INFORME FINAL

Revisar y visar desde el aspecto legal todos los reglamentos, convenios, resoluciones y
directivas antes de su aprobacin y/o firma.
Informar en todos los expedientes sobre goces y beneficios sociales de los empleados
y obreros de la empresa.
Es responsable de formular y generar su Plan de trabajo anual, manuales de asesora

legal, etc.
Profesional
responsable
de
la
Oficina
sin
experiencia
en
materia
de
saneamiento.
Aporte deficiente en la recuperacin de las cobranzas, debido a la errada poltica de

conduccin empresarial.
Insuficiente implementacin de la Oficina en cuanto a materiales y equipos de trabajo.
No se cuenta con la disponibilidad suficiente en cuanto a historial (Archivo

Permanente) de procesos legales y/o judiciales seguidos contra y por la empresa.
Insuficiente personal y recursos logsticos suficientes ocasionara descuido en

procesos legales con riesgo de perderlos.
Asesoramiento insuficiente a la alta direccin y dems ejecutivos.
Oficina de Planeamiento
Es el rgano de asesoramiento que depende de la Gerencia General, responsable del
desarrollo de la organizacin y planeamiento normativo empresarial, la consolidacin y
evaluacin de planes y presupuestos; as como, proyectar la gestin de los rganos y la
empresa en su conjunto, a la visin, misin e imagen objetivo del mediano y largo plazos. Sus
funciones, atribuciones y responsabilidades, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de
Organizacin y Funciones, son las siguientes:
Formular y proponer el Plan de Gestin de la empresa, proyectando las necesidades

fsicas, econmicas, financieras y organizacionales; controlar y evaluar el desarrollo
de los planes de la EPS en coordinacin con los diversos rganos de la misma.
Asesorar a la Gerencia General y dems rganos en la formulacin y reformulacin

de planes y programas generales de la EPS, con el sustento tcnico requerido.
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INFORME FINAL

Formular y proponer a la Gerencia General herramientas de control y evaluacin en

los programas y presupuestos de la EPS en coordinacin con los dems sistemas
empresariales.
Proveer a los rganos de lnea y apoyo del soporte tcnico e informtico necesario
que permitan su procesamiento automtico con el nivel de integracin necesario
para el buen funcionamiento y desarrollo de sus actividades.
Apoyo en el desarrollo institucional mediante las tcnicas de organizacin y mtodos.
Formular y generar anlisis, diagnsticos y pronsticos, planes operativos y

presupuestos, estudios tarifarios, indicadores de gestin, memoria anual, etc.
La Oficina cuenta con un solo trabajador (jefe), limitndose a cumplir contadas

funciones sin desarrollar a plenitud los planes y programas de desarrollo institucional.
Debido a la falta de personal, apoyo y poltica inadecuada de la Alta Direccin, esta

Oficina no ha concluido con los procesos de organizacin iniciadas a principios de
1999. As mismo, debido a la carga laboral que se presenta en esta Oficina, se est
cumpliendo en su mnima expresin con las funciones establecidas en el Reglamento
de Organizacin y Funciones.
Cumplimiento parcial de sus funciones y actividades de desarrollo y gestin

empresarial.
Oficina de Administracin y Finanzas

Es el rgano de apoyo que depende funcional y jerrquicamente de la Gerencia General,
responsable de la ejecucin de los sistemas presupuestal, personal, financiero, contable y
logstico de la empresa. Esta Oficina mantiene coordinacin interna con todas las
unidades organizacionales y con las instituciones pblicas y privadas, que por la naturaleza
de sus funciones se requieran. Sus funciones, atribuciones y responsabilidades, de acuerdo a
lo establecido en el Reglamento de Organizacin y Funciones, son las siguientes:
Formular y proponer a la alta direccin los objetivos y lineamientos de polticas,

estrategias, planes y programas para el desarrollo de las actividades de su
mbito funcional para el mejor uso de los recursos de la empresa.
Apoyar
permanentemente
materiales, financieros y
los
rganos
de
la
EPS,
con
los
recursos
humanos, que les permitan ejecutar adecuadamente
sus actividades.
CONSORCIO AMBO JC1
INFORME FINAL

Presidir los comits de las actividades administrativas y financieras; revisar y

refrendar los proyectos de resoluciones, contratos, ceses, reconocimientos,
bonificaciones, licencias y otros documentos relacionados con administracin y
finanzas.
Formula y genera conjuntamente con sus rganos conformantes entre otros, sus
planes anuales de trabajo, plan financiero, flujos de caja, conciliaciones bancarias,
estados financieros y presupuestarios, inventarios y arqueos, balances de materiales,
plan de inversiones, manuales, reglamentos y directivas de sus procedimientos y
otros administrativos.
Existencia de Software Integral de Contabilidad y Finanzas, Suministros y Recursos

Humanos que no son empleados adecuadamente debido a que no se encuentran
implantados en su totalidad.
No
se
lleva
una
supervisin
del
cumplimiento
de
las
normas
procedimientos tcnicos de los Sistemas de Contabilidad, Finanzas, Recursos

Humanos y Logstica.
No se desarrollan buenas tcnicas de gestin; por consiguiente existe una deficiente

administracin de los recursos econmico financieros.
El Jefe de la Oficina de Administracin y Finanzas es un profesional en Contabilidad,

con una tenue experiencia en administracin de empresas de saneamiento. Descuida
sus funciones al dedicarle mayor tiempo en prestar apoyo en labores operativas
rutinarias propias de las reas de su dependencia.
El rea de Administracin de Recursos Humanos no cuenta con personal idneo para

su funcionamiento, no desarrollando a cabalidad sus funciones, pues no cumple con
la ejecucin de muchos e importantes procesos tcnicos de personal, limitndose
al registro y control de personal.
En lo que concierne al rea de Logstica, cuenta parcialmente con personal idneo

para su funcionamiento. Sin embargo no desarrolla a cabalidad sus funciones, debido
a que esta no cumple con la ejecucin de los procesos tcnicos del sistema de
abastecimiento, limitndose al proceso de cotizacin, compra y registro de los
bienes y servicios solicitados por las dems unidades orgnicas.
Los niveles de
autorizacin del gasto no estn establecidos a nivel de Empresa, rigindose

nicamente por las Directivas que emite la Oficina de Instituciones y Organismos del
Estado y la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado N 26850 y su
CONSORCIO AMBO JC1
INFORME FINAL

Reglamento aprobado por Decreto Supremo N039-98-PCM del 28.09.98
dems normas pertinentes.
El rea de Administracin de Recursos Financieros no cuenta con personal idneo

para su funcionamiento, no desarrollando a cabalidad sus funciones, al no cumplir
con la ejecucin de importantes procesos tcnicos de finanzas, flujos de caja,
etc., limitndose solamente al registro y control de recaudacin y emisin de
cheques y pago a proveedores (proceso simple de tesorera).
En vista de que la Empresa tiene asegurado cierto volumen de ingresos propios, no

se busca fuentes de financiamiento va gestin financiera.
El rea de Contabilidad General no cuenta igualmente con personal idneo para su

funcionamiento, sus funciones no son adecuadamente ejecutadas. Se cumple
deficientemente y con limitaciones la ejecucin de procesos contables como Costos,
Presupuestos,
Patrimonio, etc., limitndose al registro y emisin o reporte del
Balance General y Estado de Ganancias y Prdidas, si tener en cuenta su control,

anlisis y evaluacin respectiva.
No se lleva un adecuado registro y control de los Bienes del Activo Fijo, asimismo, no
se tiene debidamente actualizado el marges de Bienes Muebles e Inmuebles, la
misma que trae consigo la irreal contabilizacin de los bienes del Activo Fijo.
Desconocimiento del uso y evaluacin de ratios e indicadores en evaluacin de

gestin en un 95% del personal.
Oficina de Imagen Institucional

Es el rgano de apoyo de la Gerencia General, responsable de las actividades de difusin de
la gestin empresarial, manteniendo eficientemente la comunicacin interna y externa de la
EPS, cuidando de colocar una imagen positiva para que su proyeccin hacia la comunidad sea
la ms conveniente, as como ejecutar actividades protocolares y cvicas, y atencin al cliente
mediante adecuadas tcnicas de relaciones pblicas y las mediciones de tendencias y sondeos
de opinin,
respecto
la imagen de la empresa. Sus funciones, atribuciones y
responsabilidades, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Organizacin y Funciones,

son las siguientes:
Organizar eventos de difusin de la gestin empresarial del saneamiento, educacin

sanitaria y actividades de prevencin y proteccin de la salud de la poblacin.
Coordinar la elaboracin de la memoria anual.
Formular estrategias de difusin, referente a la calidad del agua potable que produce
la empresa, la infraestructura construida, los metros lineales de redes de agua y
CONSORCIO AMBO JC1
INFORME FINAL

alcantarillado construido mensualmente, las conexiones y micromedidores instalados

y las obras futuras, para abastecer con agua potable de primera calidad a la
poblacin.
Formular y generar en coordinacin con sus rganos que la conforman: Planes de

trabajo anual, manuales, reglamentos y directivas, programas de difusin y
actividades protocolares, mediciones de tendencias y sondeos de opinin.
Organizacin interna recientemente creada sin la debida implementacin de recursos

humanos.
Deficiente atencin al cliente.
Carencia de programas de proyeccin social e imagen institucional.
Carencia de manuales, directivas y procedimientos de comunicacin social y

relaciones pblicas y atencin al cliente.
Tendencia a perder credibilidad por parte de la poblacin sobre la gestin empresarial

en desmedro de la buena imagen de la empresa.
CONSORCIO AMBO JC1
INFORME FINAL

Diagnostico - Institucional

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