ADMINISTRACION O GESTION DE

LOS COSTOS SEGUN PMIPMBOOK

MODULOS COSTOS Y
PRESUPUESTOS

ESPECIALIZACION EN GERENCIA
DE PROYECTOS

UNIVERSIDAD EAN

Adriana Milena Robayo Pizano

C.C. 52.832.946

INTRODUCCION

En las etapas de formulacin de proyectos es muy importante la fase de

estimacin de costos. Esta estimacin de los costos repercutir inmediatamente
en el futuro en la ejecucin y en la rentabilidad del mismo. Si, por ejemplo, para
un proyecto se hace una estimacin de costos muy alta, esto podra repercutir en
la prdida de un negocio, una licitacin en la no aprobacin del proyecto. Y por
el contrario, si se hace una estimacin de costos muy baja, se puede llevar a cabo
el proyecto pero obtener prdidas econmicas durante su ejecucin, que el
presupuesto asignado no sea suficiente y el proyecto no alcance sus objetivos por
falta de fondos , que el proyecto se ejecute en su totalidad, pero a consta de una
baja significativa en la rentabilidad del mismo o de prdidas econmicas para la
empresa que, en ocasiones, prefiere esto con tal de evitar multas, sanciones o
implicaciones legales, en especial cuando la ejecucin de un proyecto viene
acompaado de plizas de cumplimiento. Incluso en ocasiones, como es el caso
de proyectos del sector pblico, sta estimacin de costos se realiza no para que
la misma empresa realice el proyecto sino para que otras empresas, que posean
experiencia en las actividades que conlleva el mismo, sean las que se postulen
para ejecutar el proyecto pero ajustndose al presupuesto estimado.

Si este

presupuesto estimado difiere considerablemente del presupuesto estimado por

las empresas interesadas, la convocatoria puede resultar en un proceso fallido lo
cual tiene otra serie de implicaciones.
Por otra parte, conocer los costos de un proyecto tambin me permite
gestionarlos de manera adecuada para as ejercer un control sobre los mismos,
de manera que estos no sobrepasen los costos presupuestados, disminuyendo las
utilidades o la rentabilidad de un proyecto especfico. De ah tambin radica la
importancia de especificar y desglosar muy bien desde el principio todas las
actividades, alcance del proyecto y los entregables, bien sea en productos y/
servicios.
En todo caso, esta estimacin de costos no es una tarea sencilla y depende de
mltiples variables y datos, algunos bien conocidos y otros no tanto, adems de

factores externos de condiciones econmicas, legales y polticas que son todava

aun ms difciles de predecir. Por eso la estimacin de costos es toda una ciencia,
en la cual se busca la mayor precisin posible. Para alcanzar esto varios autores
han trabajado en diferentes tcnicas de estimacin de costos. Este trabajo de
investigacin presenta, tras una previa revisin bibliogrfica, un breve resumen
de las mismas.

Fuente: Adaptado del Project Management Institute (2008)

Descripcin de Algunas Entradas:
1. Estimaciones de los Costes de las Actividades
2. Base
de las
Estimaciones
2.
Base de
las Estimaciones
3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

1. Juicio de Expertos
2. Estimacin
Anloga
2.
Estimacin Anloga
3. Estimacin
Paramtrica
3.
Estimacin Paramtrica
4. Estimacin Ascendente
5. Estimacin
Valores
5.
Estimacin por
por Tres
Tres Valores
6. Anlisis de Reserva
Reserva
6.
Anlisis
de
7. Costo
la Calidad
Calidad
7.
Costo de
de la
8. Software de Estimacin de Costos para la
direccin de Proyectos
direccin
de
Proyectos
9. Anlisis
de propuestas
propuestas para
para Licitaciones
Licitaciones
9.
Anlisis de

1. Lnea Base del Alcance

2. Cronograma
del Proyecto
Proyecto
2.
Cronograma del
3. Plan
Plan de
de Recursos
Recursos Humanos
Humanos
3.
4. Registro de Riesgos
5. Factores
Ambientales de
de la
la empresa
empresa
5.
Factores Ambientales
6. Activos de los Procesos de la Organizacin
7. Plan de Gestin del Proyecto
8. Estructura
Estructura de
de desglose
desglose del
del trabajo
trabajo
8.
9. Diccionario
Diccionario de
de la
la EDT
EDT
9.

SALIDAS
HERRAMIENTAS
Y TCNICAS
ENTRADAS

FIGURA 1. ESTIMACION DE COSTOS

Es la primera etapa en la gestin de los costos, en la que se hace una
aproximacin de los costos de las actividades y tareas a realizar para completar el
proyecto. Este proceso posee nueve (09) entradas, utiliza nueve (09)
herramientas y tcnicas y tiene como resultados tres (03) salidas, lo que se
refleja en la Figura 1.
1. Estimacin de Costos
ESTIMACION
ESTIMACION

PRESUPUESTO
PRESUPUESTO

CONTROL
CONTROL DE
DE
COSTOS
COSTOS

Para el Project Management Institute, la gestin de costos incluye los procesos

involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se
complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado (p. 165). Se resume, que
la gestin de costos abarca tres grandes reas, como son:
GESTIN DE COSTOS DE LOS PROYECTOS

EDT - Estructura de Descomposicin del Trabajo: es una estructura

exhaustiva, jerrquica y descendente formada por los entregables y las tareas
necesarias para desarrollar un proyecto. La EDT es una herramienta muy comn y
crtica en la gestin de proyectos.
El propsito es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerrquica permite
una fcil identificacin de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo
en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la planificacin
del proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su
origen en una o ms entradas de la EDT.
Una EDT es una simple y organizada presentacin del trabajo requerido para
completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentacin de
este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a las fases del ciclo de
vida del proyecto (Inicio, Planificacin, Ejecucin, Control y Cierre), mostrando
cada fase como un elemento del nivel ms alto. Otra forma organizarla es
teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo importante de
recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de
ejecucin. Mientras la organizacin estructura jerrquicamente a las personas
para desarrollar el trabajo, la EDT estructura jerrquicamente los productos a ser
producidos y en los cuales las personas trabajarn.
Factores Ambientales de la Empresa.- Se refieren a los elementos tangibles e
intangibles, tanto Internos como externos que rodean e influyen el xito de un
proyecto. Estos elementos pueden provenir de cualquiera de los interesados en
el proyecto.
Descripcin de Herramientas y Tcnicas:
Juicio Experto. El juicio de expertos se aplica para personalizar los procesos a
las necesidades del proyecto, para desarrollar los detalles tcnicos y de gestin
que se incorporarn al plan de gestin del proyecto, para determinar recursos y
niveles de experto necesarios para ejecutar el trabajo del proyecto, entre otros.
Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupo de personas con

conocimientos o formacin especializada, y puede obtenerse de numerosas

fuentes.
Estimacin Ascendente: estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o
actividades del cronograma individuales con el nivel ms bajo de detalle.
Estimacin Paramtrica: tcnica que utiliza una relacin estadstica entre los
datos histricos y otras variables.
Anlisis de Reserva: Las reservas para contingencias son costos estimados que
se utilizarn a discrecin del director del proyecto para gestionar eventos
previstos, pero no ciertos. Estos eventos son incgnitas conocidas, y forman
parte del alcance del proyecto y de las lneas base de costo.
Costo de la Calidad: puede utilizarse para preparar la estimacin de costos de
las actividades del cronograma.
Software de gestin. El software de gestin de proyectos da la posibilidad de
realizar un adecuado seguimiento a los atributos de las actividades planificadas
en comparacin con las reales, asimismo permite pronosticar el efecto real o
potencial de los cambios en el proyecto, lo que hace que sea una herramienta til
para el control del cronograma.
Los estimados de costos segn Fuenmayor (1995) se toman como un valor
predeterminado del costo, calculado utilizando mtodos racionales, el cual provee
a la gerencia de una base de informacin para tomar decisiones (p. 4).
Otros autores como Chamoun (2002) y Gido y Clements (2007) consideran que
para el estimado de costo de los proyectos se hace necesario tomar en cuenta los
siguientes elementos: mano de obra, materiales, subcontratistas y consultores,
alquiler de equipos e instalaciones, viajes, contingencias e imprevistos.
Es importante acotar que durante el desarrollo de un proyecto se elaboran varios
tipos de estimados de costos, los cuales a medida que se tiene mayor cantidad de
informacin, aumenta la precisin de los mismos. De acuerdo a las Guas de
Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC) de Petrleos de
Venezuela, S.A. (PDVSA) (1999) existen cinco (05) tipos de estimados:

Por su parte, la American Association of Cost Estimators (AACE) define tres tipos
de estimados, a saber (Oliveros, 2010):
A. Estimados de orden de magnitud:
Se realizan sin la disposicin detallada de la informacin de ingeniera. Tambin
se conoce como estimados conceptuales, pues, no estn sustentados en
recuentos de materiales. Se espera que este tipo de estimado tenga una precisin
entre -30% y +50%.
B. Estimados para presupuesto:
Se prepara una vez finalizados los diagramas de flujo, la distribucin de planta,
as como la informacin de los equipos ms importantes a ser considerados. Su
precisin oscila entre -15% y +30%.
C. Estimados definitivos: se llevan a cabo a partir de ingeniera muy
definida y su precisin
est entre -5% y +15%.
En este mismo orden de ideas, Chamoun (2002) identifica de manera genrica
dos tipos de estimados de costos: estimados de costos iniciales - aproximados
y estimados detallados.
En el primer caso, se preparan en las etapas tempranas del proyecto de manera
que el cliente conozca si el alcance del mismo es econmicamente viable. Por
otro lado, los estimados detallados se obtienen a medida que se conozca la
informacin detallada con las especificaciones y a partir de all, establecer el
Presupuesto Base.
2. Determinacin del presupuesto
Determinar el presupuesto, es un proceso que implica sumar los costos estimados
de las actividades del cronograma o paquetes de trabajo individuales para
establecer una lnea base de costo total, a fin de medir el rendimiento del

proyecto (Project Management Institute, 2008). La Figura 2. muestra las entradas,

herramientas y tcnicas, y salidas del proceso.

FIGURA 2. DETERMINACION DEL PRESUPUESTO

1. Estimaciones de
Costes de las
Actividades
2. Base de las
Estimaciones
3. Lnea Base del
Alcance
4. Cronograma del
Proyecto
5. Calendario de
Recursos
6. Contratos
7. Activos de los
Procesos de la
Organizacin
ENTRADAS

HERRAMIENTAS
Y TECNICAS
1. Suma de Costos
2. Anlisis de
Reserva
3. Juicio de
Expertos
4. Relaciones
Histricas
5. Conciliacin del
Lmite de
Financiamiento

1. Lnea Base del

desempeo de
costos.
2. Requisitos de
Finaciamiento del
Proyecto.
3. Actualizaciones a
los Documentos del
Proyecto

SALIDAS

Fuente: Adaptado del Project Management Institute (2008)

Descripcin de Algunas Herramientas y Tcnicas:
Anlisis de Reserva: establece las reservas para contingencias, que son
asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios.
Conciliacin del Lmite de la Financiacin: La conciliacin requerir que se
ajuste el cronograma de trabajo para allanar o regular dichos gastos, lo que se
logra aplicando restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de
trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT en el cronograma del
proyecto.
Descripcin de Algunas Salidas:

Lnea Base de Costo: es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa

como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el
rendimiento general del coste en el proyecto.
Requisitos para la Financiacin del Proyecto: Los requisitos de financiacin,
totales y peridicos, se derivan de la lnea base de coste y pueden establecerse
para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el
avance temprano o los sobrecostos.

Segn Gido y Clements (2007), el proceso de elaboracin del presupuesto

consiste en dos etapas, en la primera se asignan los costos estimados a cada
paquete de trabajo en la Estructura Desagregada de Trabajo (EDT); y en la
segunda, el presupuesto se distribuye para cada paquete de trabajo mientras
ste dure.
Existen dos mtodos para establecer el presupuesto para cada paquete de
trabajo del proyecto: el mtodo arribaabajo y el mtodo abajoarriba. En el
primero, los costos totales del proyecto se revisan en relacin con el alcance del
trabajo para cada paquete de trabajo y una proporcin del costo total se asigna a
cada paquete de trabajo. El segundo, se basa en una estimacin de los costos de
las actividades detalladas asociadas a cada paquete, luego se suman para
determinar el costo del proyecto.
Una de las ventajas de trabajar con presupuesto de costo es obtener el
Presupuesto Base, que de acuerdo a Chamoun (2002) es una grfica del
presupuesto acumulado a lo largo del tiempo y sirve como base contra la cual
comparar el desempeo del proyecto en tiempo y costo (p.124), as como
tambin poder determinar la eficiencia en la gerencia de los costos.
3. Control de Costos
El control de costos est implcito en la comparacin de los costos reales de los
proyectos con los presupuestos de costos.

A tal efecto, Palacios (2007) sostiene que el control de costos implica hacer una
revisin contable de los costos acumulados en el proyecto y hacer las
comparaciones versus el presupuesto definitivo de trabajo. Esto permite
determinar las variaciones, tomar los correctivos necesarios y aprender las
lecciones pertinentes (p. 647).
Segn el Project Management Institute (2008), el control de costos del proyecto
monitorea la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y
gestionar cambios a la lnea base de costo (p. 179). La Figura 3. muestra las
entradas, herramientas y tcnicas y salidas del control de costos.
Existen diferentes mtodos para llevar a cabo el control de los costos, entre ellos,
el Mtodo del Valor Ganado (Earned Value). Segn Palacios (2007) este mtodo
consiste revisar no slo lo que se ha gastado en un proyecto, sino combinando
con lo que se ha hecho (p. 647).
FIGURA 3. CONTROL DE COSTO

1.
1.
2.
3.
4.

Plan para
para la
la Direccin
del Proyecto
Proyecto
Plan
Direccin del
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
Activos de los Procesos de la Organizacin

1. Gestin del Valor Ganado

2. Proyecciones
3. Indice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)
4. Revisiones del Desempeo
5. Anlisis de Variacin
6. Software de gestin de proyectos

1. Mediciones del Desempeo del Trabajo

2. Proyecciones del Presupuesto
3. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organizacin
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

ENTRADAS
HERRAMIENTAS
HERRAMIENTAS
Y
Y TECNICAS
TECNICAS

SALIDAS

Fuente: Adaptado del Project Management Institute (2008)

Descripcin de Algunas Herramientas y Tcnicas:
Sistema de Control de Cambios del Coste : documentado en el plan de
gestin de costes, define los procedimientos por los cuales la lnea base de coste
puede ser modificada. Incluye los formularios, la documentacin, los sistemas de
seguimiento y los niveles de aprobacin necesarios para autorizar los cambios.
Revisiones del Rendimiento del Proyecto: comparan el rendimiento del coste
a lo largo del tiempo, las actividades del cronograma o los paquetes de trabajo
que

sobrepasan o son inferiores al presupuesto, los hitos vencidos y los

alcanzados.
Por su parte, Chamoun (2002) expresa que el Mtodo del Valor Ganado se utiliza
para medir integralmente el desempeo del proyecto, tanto en tiempo como en
costo El Valor Ganado es el porcentaje del presupuesto equivalente al avance
del trabajo actualmente terminado (p. 196).

Los autores antes citados, consideran que para comprender a detalle cmo
funciona el mtodo, hay que definir los siguientes aspectos:
a) Costo Actual del Trabajo Realizado (ACWP; Actual Cost of Work
Performed):
Se obtiene luego de relacionar los costos reales aportados por el
departamento contable de la organizacin con respecto a las actividades
realizadas.
b) Costo Presupuestado del Trabajo Planificado (BCWS; Budget Cost
of Work Scheduled):

Representa la cantidad de dinero que se haba

presupuestado en el estimado de costos para la fecha. Tambin se

denomina BAC (Budget At Completion).
c) Costo Presupuestado del Trabajo Realizado (BCWP; Budget Cost of
Work Performed):
Se obtiene calculando la cantidad del presupuesto que debi haberse
consumido en virtud de las actividades realizadas y planificadas al inicio
(tambin se conoce como Valor Ganado).
Grficamente se pueden representar estos conceptos de la siguiente manera
Figura 4.:
FIGURA 4. PRESUPUESTO BASE CON PORCENTAJE DE AVANCE

Fuente: Adaptado del Project Management Institute (2008)

Al comparar los resultados obtenidos en el Mtodo del Valor Ganado se tiene:

 Si BCWS > BCWP; significa que el proyecto est retrasado.

Si BCWS < BCWP; significa que el proyecto est adelantado.
Si BCWP > ACWP; significa que el proyecto est dentro del presupuesto.
Si BCWP < ACWP; significa que el proyecto est sobre el presupuesto.

CONCLUSIONES

Actualmente las organizaciones, para el cumplimiento de sus objetivos, de sus

metas y de la visin de la organizacin, ya no ejecutan tareas y actividades
aisladas e independientes sino que buscan integrar todas estas actividades a
travs de proyectos, en los cuales se trata de involucrar a todo los procesos que
como parte de la cadena valor; esto forma parte de la actual direccin
estratgica.
De ah radica la importancia de formular y evaluar muy bien el proyecto,
destacndose en especial el proceso de estimacin de los costos del proyecto
junto

su

respectivo

presupuesto.

Posteriormente,

en

el

proceso

de

administracin del proyecto es de igual importancia el control de stos costos,

para as garantizar el cumplimiento y cierre exitoso de los programas y
actividades proyectadas.
Adicionalmente, la gestin de costos en las organizaciones es realizada por una
persona o por un equipo de trabajo, por lo cual, para una adecuada gestin se
requiere de un equipo de trabajo con las competencias, experiencia y
conocimientos apropiados para tal fin, que sea capaz de aplicar con un nivel de
detalle las herramientas descritas en ste trabajo, lo cual repercutir en cierto
grado de precisin de modo que el escenario proyectado no difiera en un alto
rango del escenario real.
Obviamente no toda la responsabilidad recae en el equipo de trabajo, puesto que
desde el principio, los desarrolladores de negocios, directores o gestores de
proyectos, tal y como se dijo inicialmente, deben delimitar muy bien el alcance y
las actividades del mismo junto con sus resultados y entregables, y la gerencia
tambin debe encaminar y motivar a toda la organizacin para seguir una misma
direccin, segn lo planificado, ya que en ocasiones los mismos trabajadores son
los que se muestran renuentes a ejercer cambios, cumplir tiempos o ejercer
ciertas actividades.

BIBLIOGRAFIA
Chamoun, Y. (2002). Administracin Profesional de Proyectos. McGraw
Hill. Mxico.
Fuenmayor, C. (1995). Estimacin de Costos para Proyectos. Consultores
Profesionales de Venezuela, C.A. Caracas.
Gido, J. y Clements, J. (2007). Administracin Exitosa de Proyectos. Tercera
Edicin. Cenaje Learning. Mxico.
Oliveros, M. Rincn, Haydee. Gestin de Costos en los Proyectos: un
abordaje terico desde las mejores prcticas del Project Management
Institute. Revista Visin Gerencial. ISSN 1317-8822, Ao 10, N 1, Enero Junio 2011, Pg: 85-94.
Palacios, L. (2007). Gerencia de Proyectos. Un enfoque latino. Cuarta
Edicin. Universidad Catlica Andrs Bello. Caracas.
Petrleos de Venezuela, S.A. (PDVSA). (1999). Guas de Gerencia para
Proyectos de Inversin de Capital (GGPIC). Coordinacin de Recursos
Tcnicos PDVSA. Venezuela.
Presupuestos. Glenn Welsh, Costo-Volumen-Utilidad
Capitulo 3.

Charles Horngren.

Project Management Institute (PMI) Gua de los Fundamentos para la

Direccin de Proyectos
(PMBOK Guide). 2008.
Cuarta Edicin.
Pennsylvania.