TESIS:

DESARROLLO DE UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN

LA
EMPRESA DE ENERGA DE PEREIRA S.A. E.S.P.

INTRODUCCION:
En la presente tesis analizada se muestra el caso de la Empresa de
Energa de Pereira S.A. ESP, quienes plantean una Nueva Estructura
Organizacional que contiene las directrices dadas por la Funcin Pblica
y que adems con lleva todo un anlisis administrativo, organizacional y
humano. Cada una de las nuevas condiciones y criterios que se estn
incluyendo en la organizacin y administracin empresarial, tiene por
objeto, no solo la eficiencia y eficacia de las entidades dirigidas a prestar
un buen servicio a su comunidad
usuaria, sino tambin lograr una estructura organizacional al interior,
que posibilite la optimizacin de los conocimientos, habilidades y
competencias que poseen los funcionarios que la conforman, y que
estos a su vez, respondan positivamente a los procesos de
modernizacin que simultneamente se van llevando a cabo. Por lo
tanto, el diseo de la estructura organizacional interna tiene que ver con
la creatividad, innovacin y diseo de procesos tcnicos y sociales que
segn las necesidades
DESARROLLO:
1. PROBLEMTICA:
-

Antecedentes:
Analizando la tesis hemos podido detectar los presentes
antecedentes de la problemtica que se mencionara
posteriormente.
En la actualidad grandes cambios
institucionales y la adaptacin de nuevas condiciones y criterios
administrativos que llevan a replantear los lazos de
comunicacin, control, gestin y autoridad que existen en ellas
y que han permanecido estables por muchas dcadas. Como
respuesta y aporte a estas necesidades, se pretende plantear
para la empresa una nueva estructura organizacional que
contenga las directrices dadas por el comportamiento
administrativo de la funcin pblica y que adems conlleve
todo un anlisis administrativo, organizacional y humano, en el

cual se enfatiz en enmarcar la organizacin desde la base de

las competencias de sus funcionarios, los cuales en la actividad
se encuentran bajo contrato indefinido y contrato temporal de
servicios Las entidades pblicas de orden nacional y territorial,
por su propio carcter, involucran un poder poltico y
burocrtico que va formando telaraas laborales y
administrativas generadoras de rigidez en sus estructuras,
volatilidad en su direccin y saturacin incontrolable de niveles,
grados y posiciones jerrquicas innecesarias y destructivas en
las mismas. La empresa no ha sido inmune a tales situaciones
administrativas, y por el contrario, actualmente convive con
problemas legales, culturales, y especialmente humanos, que
van en contrava de un buen clima laboral y un rendimiento
ptimo en la prestacin de sus servicios.
-

Definicin del problema:

Al analizar la tesis hemos podido definir el problema esencial de
La Empresa de Energa de Pereira S.A. E.S.P. ya que tiene una
estructura organizacional conformada por mltiples niveles
jerrquicos, de la misma manera una nmina paralela que se
encuentra presente en todas sus reas de gestin, sin
discriminar procesos de direccin, misin o apoyo y por
consiguiente una cantidad de cargos que no se encuentran
delimitados y clasificados de acuerdo con su naturaleza
Estructura Organica de la empresa Actual:

2. PROPUESTA:
A partir de determinar lo orgenes y la causa fundamental del
problema
se
plantea
Construir
una
Nueva
Estructura
Organizacional para la Empresa de Energa de
Pereira S.A. ESP soportada en claras lneas de autoridad,
comunicacin interaccin, participacin y aporte que responda a la
modernizacin institucional, al trabajo por procesos, el desarrollo
de competencias humanas y el cambio organizacional. Para esto
se planteo objetivos especificos segn sea el campo a actuar:
-

Medir las cargas de trabajo de cada uno de los funcionarios de

la empresa enmarcadas en los procesos, subprocesos y
actividades que funcionan actualmente.

Validar y ajustar a la realidad la informacin de cargas de

trabajo, procesos, subprocesos y actividades de los
funcionarios.

Establecer las cadenas de valor acordes con la toma de

decisiones y los procesos y subprocesos identificados durante la
investigacin.

Optimizar la planta de personal de la empresa de acuerdo con

los resultados presentados por las cargas de trabajo,
documentar dichos resultados y tomar las decisiones
gerenciales correspondientes.

Elaborar el manual de funciones y competencias para cada uno

de los cargos propuestos en la nueva estructura organizacional.

A travs de la creacin de una nueva estructura organizacional, se

pretende satisfacer efectivamente las necesidades de los usuarios
y de la comunidad, incrementando capacidad de coordinacin y
reduciendo niveles jerrquicos ajustados a la normatividad vigente
relacionada. La Organizacin, con una estructura basada en el
enfoque de procesos, obtiene ventajas tales como:
-

Mayor calidad de actividades en menor tiempo y a menor costo.

Mayor capacidad de respuesta al cambio de necesidades y

expectativas del cliente.

Despliegue del conocimiento existente para resolver problemas

y aadir valor.
Brinda al cliente un nico punto de contacto para recibir los
servicios ofrecidos por la organizacin mediante los procesos
que la constituyen.

Facilidad en la retroalimentacin entre las reas que operan el

proceso, lo cual permite cambios y mejoras ms fluidas para
asegurar el servicio.

Asegura una visin ms horizontal que vertical para que cada

El proyecto permiti a travs del apoyo de la Gerencia,

Sugerencias y Jefes de Divisin y Departamento de la Empresa, el
alineamiento y/o diseo de procesos simples, acordes con los
propsitos y recursos de cada Subgerencia y Gerencia, objeto de
estudio, con el fin de maximizar la eficiencia y producir resultados
eficaces de cada uno de los procesos.
Debido a que la Subgerencia Tcnica present gran organizacin
en la estructura de sus procesos, como se describi en el capitulo
anterior, se evidenci claramente la necesidad se conservarla, tal
como funcionan actualmente, a excepcin del traslado de un

subproceso de apoyo importante que cambiar de Subgerencia

gracias al anlisis de procesos.

De conformidad con el anlisis y las observaciones realizadas a los

resultados arrojados por la Matriz Transaccional, la Subgerencia
Comercial ha sufrido ciertos cambios, inclusiones y adiciones que
transformaran su estructura organizacional y sus procesos en pro
de un mejor flujo de informacin y una alineacin clara y definida
de todas las actividades que conforman sus procesos.
A continuacin se presenta la propuesta de una nueva estructura
por procesos
en la Subgerencia Comercial reflejada en la cadena de valor y en la
estructura
organizacional:

Para dar aplicacin al anlisis realizado en el diagnstico de la

Gerencia, se propone crear una Tercera Subgerencia que abarque
las reas administrativas tradicionales que conforman las
empresas, y mantener una Gerencia General que se dedique a su
propsito principal. A continuacin se presentar la propuesta de
una nueva Subgerencia que llamaremos Corporativa, y
posteriormente la reestructuracin de la Gerencia General con sus
reas competentes.

Como se pudo observar en la estructuracin anterior, lo que se

llam Gerencia en la etapa de diagnstico con la Matriz
Transaccional, conformada por Gerencia General, Secretaria
General y Unidad de Planeacin, se ha dividido en Subgerencia
Corporativa, conteniendo las reas que abarcaba la Secretaria
General,
y
Gerencia
General,
conteniendo
los
temas
pertenecientes a la Gerencia General ms la Unidad de Planeacin.

Nueva Estructura Organizacional de la Empresa De Energa De Pereira

S.A. ESP, puede verse a continuacin

Integrando la estructura organizacional anterior y para cumplir con

el funcionamiento ptimo de los procesos establecidos en las
cadenas de valor, se propone una planta de personal compuesta
por 247 servidores pblicos as:

Desarrollo de manuales de funciones y competencias ,

inicialmente se realiz la identificacin del empleo donde se
especifica la denominacin del empleo, la dependencia, y datos
como el cdigo, grado, numero de cargos, cargo del jefe inmediato
propios de la institucin, y en este caso para la Empresa de
Energa de Pereira S.A. ESP, se incluy el campo vinculacin, con el
fin de tener claridad en el tipo de servidor publico que debe
ocupar dicho cargo. Datos como el grado y el nmero de cargos no
fueron diligenciados para efectos de la propuesta dado que un
ajuste en la escala salarial es un proceso largo y complejo. A
continuacin se defini el propsito principal del empleo,
entendido como la razn de ser del mismo. Con ste se pretende
explicar la necesidad de la existencia del cargo dentro de la nueva
estructura de las Subgerencias para el cumplimiento de la misin
de la Empresa de Energa de Pereira S.A. E.S.P. Posteriormente se
presentaron las funciones esenciales del cargo, o sea las
necesarias para el cumplimiento del propsito principal del
empleo. Son especficas y describen que se debe hacer y para que
se hace cada funcin, de acuerdo con las actividades de la
dependencia en pro de la misin organizacional.

Los conocimientos bsicos se establecen de acuerdo con las

teoras, conceptos, tcnicas y dems aspectos del saber que debe
conocer quien este llamado a desempear el empleo,
garantizando el cumplimiento de las funciones esenciales y por
ende el propsito principal del cargo. Cabe aclarar que no se
refieren a estudios comprobados a travs de diplomas o
certificados de estudio formal. De hecho estos ltimos son los
necesarios para cumplir con los requisitos de estudio y experiencia
establecidos dentro de cada perfil. En cada manual de funciones
se definen:
Las competencias comunes y comportamentales, las cuales
hacen referencia al conjunto de caractersticas de la conducta que
se exigen como estndares bsicos para el desempeo del empleo
de todo servidor pblico, atendiendo a la motivacin, las aptitudes,
las actitudes, las habilidades y los rasgos de la personalidad
acordes con las competencias mnimas por nivel jerrquico.
Las competencias funcionales que precisan y detallan aquello
que debe estar en capacidad de hacer el empleado para ejerce el
cargo y se definen a partir del contenido funcional del empleo. El
desarrollo de esta tarea se hizo simultneamente con las
entrevistas y los trabajos de campo realizados para el rediseo de
la nueva estructura.

3. BENEFICIOS:
-

La optimizacin continua de la eficiencia y eficacia del

quehacer humano mediante la cuantificacin y medicin de
tiempos y secuencias de los procesos, subprocesos y
actividades desarrolladas por los funcionarios.

La participacin de cada uno de los miembros de la

organizacin en el desarrollo de la investigacin, desde la base
hasta el nivel ms alto de direccin, describiendo sus
actividades, funciones y conocimientos principales, y aportando
para el anlisis, la forma en que las aplica.

El descubrimiento de obstculos y deficiencias en la ejecucin

de los procesos principales de la Empresa y la discusin abierta

y bien justificada acerca de las alternativas posibles para el

mejoramiento.
-

La identificacin de los funcionarios dentro del propsito

principal de la Empresa, con sus respectivas lneas de
autoridad, comunicacin, interaccin, participacin y aporte.

El cambio de mentalidad que poco a poco irn adaptando los

funcionarios de niveles jerrquicos que posean liderazgo, toma
de decisiones y responsabilidad social con sus colaboradores y
el entorno.

Procesos ms giles, establecidos de manera clara y justificada

en una investigacin profesional.

El achatamiento de varios niveles jerrquicos que se alinean

adecuadamente al logro del propsito organizacional principal.

La asignacin de funciones, conocimientos, competencias y

requisitos claramente establecidos para cada uno de los
funcionarios participes de la estructura organizacional definida.

La construccin de un clima organizacional con personas ms

seguras, comprometidas y reconocidas en su labor, y por ende,
todo un beneficio en la motivacin y participacin de estos en
el logro del propsito principal de la Empresa.

4. CONCLUSIONES:
tiene por objeto, no solo la eficiencia y eficacia de las
entidades dirigidas a prestar un buen servicio a su
comunidad
usuaria, sino tambin lograr una estructura organizacional
al interior, que posibilite la optimizacin de los
conocimientos, habilidades y competencias que poseen los
funcionarios que la conforman, y que estos a su vez,
respondan positivamente a los procesos de modernizacin
que simultneamente se van llevando a cabo.
Esta nueva estructura organizacional lograra una mayor
eficiencia y eficacia en sus procedimientos y acciones,
logrando un mejor servicio para la comunidad usuaria.

Esta
nueva
estructura
organizacional
facilitar
la
transmisin y optimizacin de conocimientos, asimismo
permitir repotenciar las habilidades y competencias que
poseen los funcionarios y personal operativo.
Esta nueva estructura organizacional permitir una rpida
y constante revisin de las gestiones y si es pertinente una
rpida rectificacin de los procedimientos.
Finalmente la nueva estructura
organizacional,
al
maximizar las potencialidades, favorecera un mejor
servicio con una gestin ms eficiente, lgicamente lograr
tambin una mayor rentabilidad.