Informe de Pasanta

Implementacin de un sistema de gestin para los ingenieros de campo

en la empresa Hewlett-Packard Venezuela, C.C.A

Pasante: Pablo M. Mejias A.

ID: 21381737
Tutor Ind.: Ing. Christian Espinoza
Tutor Acad.: Ing. Oswaldo Fornerino
Periodo: 2008-II

Caracas, Marzo de 2009

ndice
Antecedentes de la empresa.......................................................................................1
Planteamiento del problema.........................................................................................2
Objetivo general..............................................................................................................4
Objetivos especificos.....................................................................................................4
Justificacin del problema.............................................................................................5
Delimitaciones.................................................................................................................6
Recursos necesarios......................................................................................................6
Manual de usuario..........................................................................................................7
Link: http://toronja.vzl.hp.com/gestioning/login.aspx.................................................8
Pantalla de log in............................................................................................................8
Guardias...........................................................................................................................8
Olvido la clave.................................................................................................................9
Usuario administrador..................................................................................................10
Crear nuevos.............................................................................................................10
Actualizar los datos..................................................................................................11
Modificar tablas.........................................................................................................11
Ingresar das feriados...................................................................................................13
Modificar datos.........................................................................................................14
Usuario Recursos Humanos.......................................................................................15
Pagos........................................................................................................................15
Nomina......................................................................................................................19
Modificar datos........................................................................................................20
Usuario Fiel Direct Support Service...........................................................................21
Gestor de guardia...................................................................................................21
Estatus del mes.......................................................................................................22
Registro de Horas Extras.......................................................................................23
Total horas extras....................................................................................................24
Modificar datos........................................................................................................25
Usuario Service Delivery Menager............................................................................26
Registro de Horas Extras.......................................................................................26
Estatus del mes..................................................................................................27
Modificar datos........................................................................................................27
Usuario Empleado........................................................................................................28
Cargar Horas Extras...............................................................................................28
Registro de Horas Extras......................................................................................29
Estatus del mes.......................................................................................................30
Total horas extras..............................................................................................30
Ver datos...................................................................................................................31
Modificar datos........................................................................................................31

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ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
Hewlett-Packard fundada el 1 de enero de 1939 por William Hewlett y
David Packard dos ingenieros de la

universidad de Stanford. Comenzaron

fabricando artefactos electrnicos en el garaje de la casa con un capital inicial

de $ 538; su primer cliente fue Walt Disney. Ms tarde, en 1968 entraron en el
negocio de las calculadoras electrnicas con gran xito. Luego entraron al
negocio de las computadoras e impresoras, de ah en adelante HP a adquirido
grandes empresas como son Apollo Computer, Compaq, servicios informticos
estadounidense (EDS), entre otras. Y cuenta con 170 mil empleados ubicados
en todo el mundo. Durante los ltimos cuatro trimestres fiscales, los ingresos
totales de HP sumaron US $104.3 mil millones de dlares
Hoy en da HP acta en ms de 178 pases de todo el mundo.
Investigando cmo la tecnologa y los servicios pueden ayudar a las personas y
a las empresas a enfrentarse a sus problemas y desafos, y a hacer realidad
sus posibilidades, aspiraciones y sueos. Aportando nuevos conceptos e ideas
para dar lugar a experiencias tecnolgicas que resulten sencillas, valiosas y
fiables, mientras mejora constantemente la forma de vida y el trabajo de sus
clientes.
HP lideran la industria en tres reas tecnolgicas principales:

Grupo de sistemas personales: PCs para empresas y de uso domstico,

dispositivos informticos porttiles y estaciones de trabajo

Grupo de tratamiento de imgenes e impresin: impresin comercial,

LaserJet y de inyeccin de tinta, consumibles, entretenimiento y
fotografa digital

Grupo de soluciones tecnolgicas: productos para empresas incluidos

servidores y dispositivos de almacenamiento, servicios gestionados y
software.
La sede de Venezuela se encarga solo del grupo de soluciones

tecnolgicas, tal como productos para empresas, incluidos servidores y

dispositivos de almacenamiento, servicios gestionados y software.

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la empresa Hewlett-Packard Venezuela el Departamento de TSDO
(Technical Service Delivery Operations) cuenta con un grupo de ingenieros de
campo conformado por un equipo de trabajadores especialistas y orgullosos de
su trabajo, provistos de mtodos y tecnologas eficaces que aseguren la
competitividad de la empresa y la satisfaccin de los clientes.
Con ste fin, el grupo de ingenieros de campo brinda servicio
especializado las 24 horas del da, los 365 das del ao. Sus actividades son
gestionadas a travs de varias aplicaciones, como son: la hoja de Excel para
llevar el registro de las horas extras y la aplicacin para controlar el calendario
de guardias, para as llevar un control y registro de las actividades y horas
trabajadas. Con el objeto de mantener la continuidad del servicio, los
ingenieros de campo se organizan en turnos rotativos o guardias que permitan
garantizar el servicio las 24 horas del da durante todo el ao. Esta
programacin es realizada por el supervisor del departamento, encargado de
realizar el calendario de control de las guardias.
Las guardias y las actividades extra horario realizadas por los ingenieros
de campos son relacionadas a fin de mes por cada uno de ellos para su
respectivo pago a travs del sistema de nmina. El proceso de elaborar la
planilla para el registro de horas extras y guardias es realizado por el ingeniero
de campo en una hoja de Excel, la cual es revisada y aprobada por su
supervisor.
Recursos humanos es el ente encargado de procesar la informacin
referente a las horas extras y guardias laboradas por los ingenieros de campo,
para as generar el pago asertivo y oportuno a travs del sistema de nomina.
Dicho sistema debe ser alimentado de forma manual por el personal de
recursos humanos en base a la informacin suministrada en un documento
impreso por los ingenieros de campo, ste documento es una planilla donde
estn plasmadas las horas trabajadas por el ingeniero, tanto las horas de
stand-by (horas de guardia), como las horas por asistencia telefnica diurnas,
las horas por asistencia telefnica nocturnas, las horas por asistencia en sitio
diurnas y las horas por asistencia en sitio nocturnas; esta informacin debe ser

3
verificada y validada tanto por el supervisor de la unidad como por recursos
humanos.
Por otro lado los ingenieros de campo deben cumplir con un porcentaje
mnimo de horas trabajadas al mes. Por lo tanto deben llevar un control
individual y manual de su desempeo en base a las horas invertidas en casos
generados por la atencin a los clientes para as llevar un control sobre este
requerimiento.
Este proceso actualmente genera muchos errores y retrasos que se dan
desde el momento en que el ingeniero llena la planilla de horas extras, hasta
que el personal de recursos humanos transcribe la informacin al sistema de
nomina.
En funcin a esto surge la siguiente interrogante Como hacer para
optimizar el proceso de gestin de los ingenieros de campo?
Se plantea la implementacin de un Sistema de Informacin que se
encargue de gestionar el control de las guardias para los ingenieros de campo
y los datos relacionados con las horas extras laboradas y validarlas contra la
informacin de las guardias programadas. De esta manera, el sistema debe
contar con toda la lgica necesaria para facilitar la introduccin de los datos, el
clculo de los pagos correspondientes en base a las polticas de Recursos
Humanos, los niveles de seguridad de administracin, niveles de aprobacin,
polticas de validacin de la informacin y utilizacin de los usuarios, y se debe
integrar con el sistema de nmina actual de manera de reducir y eliminar al
mximo la trascripcin manual de datos que puedan dar pi a errores, y agilizar
as el proceso de validacin y pagos correspondientes.

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OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema de gestin para los ingenieros de campo en la
empresa HEWLETT-PACKARD VENEZUELA, C.C.A.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar el proceso actual de gestin de ingenieros de campo.
Determinar los requerimientos.
Disear la base de datos.
Desarrollar la aplicacin, utilizando herramientas de desarrollo web.
Realizar prueba piloto.
Realizar el manual de usuario.
Realizar el pase a produccin de la aplicacin.

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JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA
Implementar un sistema de informacin es de vital importancia ya que
permitir optimizar el proceso de gestin de ingenieros de campo, reduciendo
los retrasos y errores, facilitando la accesibilidad debido a que estar basado
bajo un entorno Web, que permitir cargar la informacin por parte de los
ingenieros de campo, permitir la verificacin y validacin de la informacin
por parte del supervisor de la unidad y del personal de recursos humanos.
El sistema podr generar reportes compatibles con el sistema de nomina
actual, con la finalidad de reducir los errores y retrasos ocasionados por la
trascripcin de la informacin por parte del personal de recursos humanos.
Por otra parte reducir los errores ocasionados por los ingenieros de
campo, debido a la confusin por el tipo de hora extra.
Adems permitir crear y observar el calendario de guardias,
permitiendo realizar la validacin automtica de los das de guardia asignados
en el calendario y los das de guardia trabajados por el ingeniero.
Permitir mostrar el la evolucin diaria del porcentaje de horas
trabajadas al mes de cada ingeniero y para as evitar sanciones.
Todo esto integrado en un solo sistema, para as garantizar el mximo
rendimiento del departamento de ingenieros de campo de la empresa HewlettPackard Venezuela.

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DELIMITACIONES
La aplicacin a desarrollar estar dedicada al departamento de
ingenieros de campo de la empresa Hewlett-Packard Venezuela. La misma
estar basada bajo la metodologa Microsoft Solution Framework y bajo un
entorno Web (Visual Studio, usando un lenguaje Visual Basic .NET) alojado
en el servidor Web y relacionada al servidor de base de datos (SQL Server
2005).

RECURSOS NECESARIOS
A nivel de software: el lenguaje de programacin, Visual Basic .NET
adems del sistema manejador de base de datos relacionales SQL Server
2005.
A nivel de hardware: Servidores Web y de base de datos, adems de la
infraestructura de red (cableado estructurado, switch, patch panel, etc.) para
los computadores de a empresa.

Manual de usuario

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Sistema de gestin para los ingenieros de campo en la empresa HewlettPackard Venezuela, C.C.A
Link: http://toronja.vzl.hp.com/gestioning/login.aspx

Pantalla de log in

Se encuentran los links:

_Guardias
_Olvidaste tu clave?
_Entrar
: Al hacer clic se presenta al usuario los reportes de las guardias de los
ingenieros de servicio

: Si al usuario se le olvido la clave, al hacer clic se presenta

la pantalla para ingresar la pregunta y la respuesta secreta. Si la pregunta y
respuesta coinciden con la almacenada por el usuario, El sistema enviara un
correo con la nueva clave.

Entrar al sistema gestioning

El usuario debe hacer log in con su correo y su clave.

Existen 5 tipos de usuarios, cada uno tiene acceso restringido
_Administrador
_Recursos Humanos
_Empleado
_ Fiel Direct Support Service
_ Service Delivery Menager

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Usuario Administrador:
Se encuentran los links:
_Crear usuario
_Actualizar datos de usuario
_Modificar tablas
_ingresar das feriados
_Mis datos

: Al hacer clic se presenta al usuario la pantalla de crear nuevos

11
: Al hacer clic se presenta al usuario la pantalla de
Actualizar los datos de los usuarios ya registrados

: Al hacer clic se presenta al usuario la pantalla de modificar

tablas.

12
(1) editar una fila, debe hacer clic sobre

y podr editar el campo que

desee.
(2) eliminar una fila, debe hacer clic sobre

en la fila deseada.

Agregar una nueva fila, debe colocar el nombre en el campo Nombre Pas (3) y
pulsar insertar pas (4).
Nota: el proceso es similar para las tablas: Cargo, Grupo, Actividad.
Tabla Tipo de Hora

El campo Factor es el valor obtenido del reglamento HP

Ref: Pagos a empleados (Revisin Marzo 1997)
Tabla de gestin de horas

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Para limpiar las tablas: Control Horas, Pagos, Registro de horas sitio, registro
horas telefnica. Debe seleccionar la semana o el mes para el cual se quiera
eliminar los registros y luego hacer clic en la tabla a limpiar.

: Al hacer clic se presenta al usuario la pantalla de ingresar

das feriados.

Para insertar un da feriado, debe hacer clic sobre el da deseado y luego

pulsar sobre

, el da ingresado se sombreara de color

amarillo.
Para eliminar un da feriado, debe hacer clic sobre el da deseado y luego
pulsar sobre

14
: Al hacer clic sobre ste link se presenta la pantalla de modificar
datos.

En esta pantalla se podr modificar la clave, ingresar la pregunta y la

respuesta.

15

Usuario Recursos Humanos:

Se encuentran los links:
_Pagos
_Nomina
_Mis datos

: Al hacer clic sobre ste link se presentara la pantalla de pagos, donde

se observara el cuadro resumen de las horas extras y de stand by trabajadas
por el empleado.

Para ver los datos:

Debe seleccionar el pas (1), luego el empleado (2) y el mes (3)
Para desplazarse a otro mes
Debe hacer clic sobre el mes siguiente o el mes anterior (4)

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Si el Service Delivery Menager aprueba la semana, sta aparecer en el

cuadro, por el contrario si sta es reprobada, no aparecer (1) No aprobado
Estatus RH, indica si la semana ha sido pagada o esta en proceso.
_Si una semana tiene el estatus RH en pagado, sta no sumara para el total de
horas de ese mes.
_Si todas las semanas tienen el estatus RH en pagado, stas si sumaran para
el total de horas de ese mes.

17

Para pagar y generar el archivo Nomina, se pulsa el botn Pagar.

Al

pulsar Si cambia el estatus RH de las semanas a Pagado y genera el archivo

nomina.

18

Si en ste mes todas las semanas tienen el estatus RH en pagado y se pulsa

sobre pagar. Aparecer un mensaje (ste mes ya fue pagado) y no genera
archivo nomina.

Si la semana fue pagada en el mes anterior, mostrara un mensaje (Pagado el

mes anterior) y no suma para el total del mes.

19
: Al hacer clic sobre el link nomina

Para buscar el archivo nomina en el campo (1) ingresamos el nombre.

El nombre debe ser del tipo: nomina+mes+ao
Ejemplo: nomina32009
nomina42009
(2) Hacer clic sobre el botn buscar, y aparecer en el cuadro de texto.
Luego se copia y pega la informacin en el block de notas.

20
: Al hacer clic sobre ste link se presenta la pantalla de modificar
datos.

En esta pantalla se podr modificar la clave, ingresar la pregunta y la

respuesta.

21

Usuario Fiel Direct Support Service:

Se encuentran los links:
_Gestor de guardia
_Estatus del mes
_Registro horas extras
_ Total horas extras
_Mis datos

: Al pulsar sobre ste link, se presentar la pantalla de gestor de

guardia, donde el Fiel Direct Support Service asignara el estatus a cada
empleado en la semana.
Los estatus son: stand by (SB), atento (IN), fuera (OUT), vacaciones (VACS),
entrenamiento (TRAIN)

Se selecciona el pas (1), el grupo (2), y el empleado (3).

Se selecciona la fecha (4)
Para asignar estatus seleccione el estatus (5)
Si desea seleccionar toda la semana con el mismo estatus (6)
Ver el estatus de la semana organizado por grupo (7)
Ver estatus del mes del empleado seleccionado presione Ver estatus del mes
(8)

22
(8)

: Al hacer clic en el link Estatus del mes, presenta la pantalla

estatus del mes.

Se debe seleccionar el pas, el grupo y el empleado

Para desplazase a otro mes pulse sobre el link (1)

23
: Al hacer clic en el link Registro de Horas Extras se presenta
la pantalla registro de horas extras.

(1) Seleccione pas

(2) Seleccione grupo
(3) Seleccione empleado
(4) Seleccione semana
(5) Hacer clic para aprobar
(6) Hacer clic para reprobar
(7) Ver estatus de aprobacin
(8) Escribir nota para el empleado
(9) Hacer clic para guardar nota

24
: Al hacer clic en ste link se presenta la pantalla total horas
extras, donde se encuentra el Total mensual de las horas extras trabajadas
aprobadas por los supervisores, el estatus de pago (Estatus RH) y la cantidad
de horas de exceso que tiene el empleado en ese mes.

Seleccione pas
Seleccione grupo
Seleccione empleado
Seleccione mes (1)

25
: Al hacer clic sobre ste link se presenta la pantalla de modificar
datos.

En esta pantalla se podr modificar la clave, ingresar la pregunta y la

respuesta.

26

Usuario Service Delivery Menager:

Se encuentran los links:
_Estatus del mes
_Registro horas extras
_Mis datos

: Al hacer clic en el link Registro de Horas Extras, se presenta

la pantalla registro de horas extras.

(1) Seleccione pas

(2) Seleccione grupo
(3) Seleccione empleado
(4) Seleccione semana
(5) Hacer clic para aprobar
(6) Hacer clic para reprobar
(7) Ver estatus de aprobacin
(8) Escribir nota para el empleado
(9)Hacer clic para guardar nota

27
: Al hacer clic en el link Estatus del mes, presenta la pantalla
estatus del mes.

Se debe seleccionar el pas, el grupo y el empleado

Para desplazase a otro mes pulse sobre el link (1)

: Al hacer clic sobre ste link se presenta la pantalla de modificar

datos.

En esta pantalla se podr modificar la clave, ingresar la pregunta y la

respuesta.

Usuario Empleado:

28

Se encuentran los links:

_Cargar horas extras
_Registro horas extras
_Estatus del mes
_Total horas extras
_Mis datos

: Al hacer clic en el link Cargar Horas Extras, se presenta la

pantalla para cargar las horas extras.

(1) Seleccione Fecha

(2) Seleccione actividad
(3) Ingrese cliente
(4) Ingrese orden de servicio
(5) Ingrese hora desde
(6) Ingrese hora hasta
(7) Pulse sobre el botn guardar, para guardar la actividad

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Para modificar una actividad guardada, se debe seleccionar la fecha en que
fue guardada y seleccionar el mismo nmero e ingresar las nuevas horas.
(8) Pulsa sobre enviar reporte, para enviar una notificacin al supervisor de
que el empleado ha guardado el registro semanal de horas extras.

: Al hacer clic en el link Registro de Horas Extras, se presenta

la pantalla registro de horas extras.

(1) Seleccionar semana

(2) Ver estatus de aprobacin
(3) Ver nota

30
: Al hacer clic en el link Estatus del mes, se presenta la pantalla
estatus del mes. Donde se presenta el estatus por mes del empleado.

: Al hacer clic en ste link se presenta la pantalla total horas

extras, donde se encuentra el Total mensual de las horas extras trabajadas
aprobadas por los supervisores, el estatus de pago (Estatus RH) y la cantidad
de horas de exceso que tiene el empleado en ese mes.

(1) Seleccione el mes

31
: Al hacer clic sobre ste link se presenta la pantalla de ver datos.

Al hacer clic sobre Modificar datos, se presenta la pantalla modificar datos,

donde se ingresa la pregunta y la respuesta, la foto y si desea hacer alguna
modificacin a sus datos.