Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
1. CAMPO DE APLICAO
Este procedimento aplicvel aos inventrios realizados nas unidades de Caieiras, Mogi das
Cruzes, Guaba e depsitos terceirizados.
2. DIRETRIZES
O inventrio geral contempla 100% das matrias primas, produto semi acabados e
produtos acabados e 80% das peas de manuteno e reposio e deve ser executada
no mnimo 1 (uma) vez ao ano, na data a ser definida pelo Departamento de
Controladoria Custos com consentimento dos Gerentes Industriais, Coordenadores
de Armazm e Gerente Logstico.
O inventrio geral deve ser acompanhado por uma auditoria externa, contratada pela
Melhoramentos Papeis Ltda.
No inicio de cada ano, o responsvel de cada unidade deve preencher o Check List de
Conferncia Dados Gerais, a fim de definir depsitos e itens a serem inventariados,
datas de corte e de contagem, entre outros.
3. DOCUMENTOS DE REFERNCIA
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
4. PROCEDIMENTOS
4.1. Equipe
O organograma do inventario ser composto de Coordenador Geral, Supervisor, Fiscal,
Contador, Digitador e Equipe de Apoio.
O Coordenador Geral deve selecionar uma equipe mista para realizar o inventario, um Auxiliar
de Almoxarifado ou Conferente e um funcionrio administrativo (Departamento de
Controladoria, e se necessrio, envolve funcionrios de outros departamentos).
J nos inventrios cclicos, a equipe deve ser composta somente de funcionrios do
Departamento de Logistica e Fabricas / Armazns, uma vez que o Departamento de
Controladoria no envolvido na contagem.
Alm disso, o responsvel por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias
relacionadas no Check List de Conferencia Equipe, esto sendo cumpridas de maneira a no
prejudicar a data de realizao do inventrio fsico.
4.2. Preparao Fsica
A segregao dos depsitos e dos itens deve ser clara, de maneira que itens da mesma
categoria no mesmo depsito sejam agrupados, quando possvel.
Os itens que no fazem parte do estoque da Melhoramentos Papeis Ltda. (Terceiros,
Prottipos, Garantia, Amostras, etc.) devem ser segregados e identificados, pois no so
inventariados.
O responsvel por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas
no Check List de Conferncia Preparao Fsica, esto sendo cumpridas de maneira a
assegurar a execuo das tarefas nas datas previstas, no prejudicando a data de realizao
do Inventrio Fsico.
O Supervisor deve emitir as etiquetas de inventario, as quais devero seguir uma sequncia
numrica.
Em seguida, a equipe do armazm ou fabrica dever etiquetar os itens a serem inventariados.
Observaes:
Pgina 2 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Itens no conforme (prazo de validade vencido, danificados, entre outros) devero ser
tratados em um depsito especfico. Sero inventariados e as baixas sero efetuadas
conforme a poltica estabelecida.
4.3. Documentao
Aps o momento de corte, esto proibidos quaisquer lanamentos com datas retroativas sem a
prvia anlise e aprovao dos seus efeitos pelo Coordenador Geral / Supervisor do inventrio
fsico.
O responsvel por cada unidade dever verificar continuamente se as providncias
relacionadas no Check List de Conferencia Documentao, esto sendo cumpridas de
maneira a no prejudicar a data de realizao do inventrio fsico.
4.4. Contagem
Todos os envolvidos no processo de contagem do estoque fsico devero seguir as seguintes
regras:
As duplas devero ser divididas por sees, sendo esta maneira pela qual as
contagens sero realizadas, onde cada dupla fica responsvel pela contagem de uma
seo ou categoria.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
As fichas de identificao dos itens inventariados, no devero ser retiradas dos itens
at a concluso do inventrio.
4.5. Digitao
O Digitador dever estar localizado junto ao Supervisor, para que a digitao possa ser
efetuada imediatamente aps o recebimento das etiquetas. Aps a digitao, as etiquetas
devero ser devolvidas ao Supervisor.
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Na primeira fase criam-se os documentos de inventrio. Uma vez selecionado o estoque que
se incluir na contagem e criado os documentos para inventrio, imprime-se os documentos
para iniciar o processo de contagem.
Na segunda fase, so registrados os resultados da contagem no sistema SAP. A seguir, o
sistema calcula as diferenas de inventrio. Se algum resultado parecer ser duvidoso,
possvel executar uma nova contagem das unidades de estoque, para o qual ser necessrio
gerar novos documentos de inventrio.
Na terceira fase, as diferenas de inventrio so contabilizadas. As quantidades e os valores
do estoque so atualizados e ajustados.
As principais transaes do sistema SAP utilizadas so:
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Materiais a inventariar
Ficha de Contagem
Numero do inventrio
possivel definir os materiais por tipo ou grupo. Na seo controle seleciona a opo Criar
batch input, que mais adequada para a carga massiva de dados. importante selecionar a
opo S materiais sem estoque zero. Posteriormente, necessrio gerar outro documento
marcando Somente Somente materiais com estoque zero, para verificar os estoques nulos.
Deve-se selecionar a opo Definir bloqueio de reg., o qual permite bloquear todos os
movimentos de mercadorias ara os materiais selecionados. Quando se registra os resultados
das contagens o desbloqueio realizado automaticamente.
Pgina 6 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
4.8.2.
Pgina 8 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Acima se visualiza o relatrio de inventrio, este relatrio pode ser utilizado para contagem, se
desejar um maior detalhe, permitido realizar uma planilha externa ao SAP que considere
todos os materiais a inventariar.
Pgina 9 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Selecionando o boto
possvel modificar a data de contagem, entre outros dados.
Posteriormente, deve-se bloquear o sistema para que no realizem movimentos de entrada e
sada de mercadoria, selecionando o campo Bloqueio registro
Selecionando
possvel modificar o tipo de estoque e marcar a permio de unidades de
medidas alternativas, aps isso, os sistema ir gerar a seguinte mensagem:
.
4.8.4.
Pgina 10 de 24
Data Elaborao:
07/02/2013
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Registra a contagem de cada posio. Para o caso de materiais com contagem zero, deve-se
selecionar a coluna RC (contagem zero). marcado um a um o bem, e pressiona-se o cone
.
O
sistema
emitir
uma
mensagem
indicando
que
contagem
foi
registrada:
.
4.8.5.
Para listar as diferenas de inventrio, executar a transao MI20. Deve-se inserir o nmero do
inventrio para listar todos os documentos que compem o inventrio. possvel inserir
somente o nmero do documento para visualizar a contagem individual de um item.
Pgina 11 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Aps listar as diferenas de inventrio, gerado o relatrio abaixo, onde possvel contabilizar
as diferenas, modificar a contagem ou registrar a contagem.
Pgina 12 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
possvel efetuar uma nova contagem fsica, seja por posio (cdigo do material) ou por
documento de inventrio. Para o primeiro caso, marca-se as posies desejadas no campo
correspondente e proceda como se mostra na imagem abaixo.
Se desejar uma nova contagem no nvel de documento, executa a transao MI11 e insira:
Nmero de inventrio
Valor Limiar
O valor limiar selecionar as posies que possuem valor de diferena superior ou igual a este,
de modo que sejam tratadas.
Pgina 13 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Selecionando
imagem abaixo.
Data Elaborao:
07/02/2013
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Grave
selecionando
sistema
ir
gerar
nmero
de
documento:
.
No caso de existir mais de um documento de inventrio contemplado na nova contagem, o
sistema emitir novamente a tela para inserir o nmero do documento, e assim repete-se o
processo anterior.
Aps inserir a contagem da nova contagem, ser obtido o relatrio atualizado das diferenas.
Pgina 15 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
4.8.7.
Modificar Contagem
Pgina 16 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
4.8.8.
Executa a transao MI07. Ao inserir as diferenas, o sistema migra para a tela abaixo, onde
se deve registrar a data da postagem.
Deve-se inserir o motivo das diferenas, conforme a tabela de cdigos disponveis no sistema.
Pgina 17 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
6. LEGENDA
N/A
7. EXCEES
Pgina 18 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
8. VIGNCIA
Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicao ou da data de sua ltima
reviso. O mesmo deve ser revisado em at 02 anos ou caso haja alguma alterao no
processo.
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele Heilig
Coord. Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor Administrativo e Financeiro
Anexo I Check List de Conferncia Dados Gerais.
Empresa:
Data:
Planta:
Diviso:
Processo:
Responsvel:
Descrio
rea/Responsvel
Data Prevista
Data Realizada
Ass. do Responsvel
Pgina 19 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
2. Definir as datas de
contagem e corte
3. Avaliar a quantidade de
itens x recursos.
4. Divulgar as definies
organizao.
5. Definir os responsveis
pelas providncias.
6. Avaliar os resultados do
inventrio.
7. Emitir o relatrio de
inventrio.
8. Definir a data de corte
para entrada de materiais
no estoque.
Pgina 20 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Empresa:
Data:
Planta:
Diviso:
Processo:
Responsvel:
Descrio
Data Realizada
Ass. do Responsvel
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Empresa:
Data:
Planta:
Diviso:
Processo:
Responsvel:
Descrio
Data Realizada
Ass. do Responsvel
Pgina 22 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Pgina 23 de 24
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaborao:
07/02/2013
Cdigo:
PLO-01
rea Responsvel:
Custos
Reviso:
1
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
Empresa:
Data:
Planta:
Diviso:
Processo:
Responsvel:
Descrio
Data Realizada
Ass. do Responsvel
Pgina 24 de 24