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Unidad 1: Componentes del sistema

Identificar los elementos del sistema de


informacin de mercados de la
organizacin.
M.I.A. Gabriel Ruiz Contreras
gabriel2306@prodigy.net.mx

Contenido
1. Elementos del sistema.
1.1 Interconexiones de usuarios.
1.2 Bases de datos.
1.3 Software de aplicaciones.
1.4 Apoyos administrativos.
2. El sistema de informacin interno.
2.1 Informacin de ventas.
2.2 Informacin de costos.
2.3 Informacin de inventarios.
2.4 Contabilidad.

Introduccin
Los pases ms poderosos del mundo la aplican con
equipo electrnico muy avanzado y con sus centrales de
inteligencia y espionaje internacional.
Anlogamente las empresas modernas e importantes se
esfuerzan por controlar los mercados con sus unidades de
investigacin de mercados y sus sistemas de informacin de
mercadotecnia (SIM).
El objetivo de las empresas es que mediante el manejo de
la informacin que les proporcionan la investigacin de
mercados y su SIM sean capaces de afianzar, avanzar,
ampliar y dominar mercados.

1. Elementos del sistema


Estructura compuesta por:

Personal

Para:

Reunir
Clasificar

SIM:

Analizar

Equipos
Evaluar
Manejar

Procedimientos

Distribuir

Se obtiene de:

I
N
F
O
R
M
A
C

O
N

til para:

Directores
Fuentes
internas
Gerentes
Fuentes
externas

Tomadores de
decisiones

Fuentes de informacin secundaria de una empresa


Registros contables y de ventas.
Control de inventarios.
Informacin de clientes (CRM).
Informes de los agentes de ventas sobre los clientes.
Facturas, tickets de cajas registradoras, cdigo de barras.

INTERNAS

Censo de poblacin.
Tendencias econmicas del pas.
Inflacin y devaluacin de la moneda.
Necesidades y reacciones del consumidor
Situacin de la competencia.

EXTERNAS

S
E
C
U
N
D
A
R
I
A
S

Flujo y proceso de informacin en un SIM


Entradas

Proceso

Salida

Datos internos y externos:

Material revisado

Informes

Datos estadsticos de ventas

Material analizado

Resmenes

Revistas

Clasificacin del material

Datos prioritarios

Peridicos

Priorizar

Censo de poblacin

Captura

Censo econmico y comercial

Almacenaje

Censo industrial

Difusin
Manejo estadstico de la informacin
Investigacin de mercados
(Fuentes primarias)

Podemos resumir que un SIM:


Recopila informacin regular y planeada por medio de procedimientos y mtodos para
que pueda utilizarse en la toma de decisiones de la mercadotecnia.
Evita recurrir a la intuicin o a los hechos ficticios.
Permite que una empresa este al corriente de los cambios que se produzcan en su
entorno, as como de los que tengan lugar dentro de la empresa.
Los avances en las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC) hacen cada vez
ms fcil que las empresas manejen un SIM.
La diferencia entre un SIM y la Investigacin de Mercados (IM); es que un SIM almacena
informacin para utilizarse en cualquier momento; en cambio la IM se ocupa de cuestiones
particulares o especificas, sin embargo tambin retroalimenta y esta incluido en el SIM.

1.1 Interconexiones de usuarios


Desde el punto de vista informtico una
interconexin es una comunicacin
efectuada entre dos o ms puntos, con el
objetivo de crear una unin entre ambos.
La interconexin de un SIM se refiere a
los procesos y el equipo por medio de los
cuales los usuarios utilizarn el sistema.
La interconexin en un SIM debe lograr
la vinculacin de recursos fsicos (bases
de datos, software, hardware), procesos
y los usuarios del SIM (Directores,
Gerentes, Administradores) a travs de
una red (intranet y/o internet).

Etapas para la creacin de un SIM automatizado


I.

Determinar el usuario final y sus


necesidades:
a) Quines van a utilizar el
sistema?
b) Qu informacin requieren?
c) Cmo la quieren?
d) Cules son los objetivos
comerciales que persiguen?
e) Cules son sus principales
reas estratgicas de toma de
decisiones?
II. Determinar
las
interconexiones
posibles con el usuario.
III. Identificar el equipo actual que se
tiene vs bsico requerido.

IV. Seleccionar bases de datos y


software para su manejo.
V. Formar la base datos: formatos de
registro, archivos, enlace con la base
de
datos,
soporte
estadstico,
proceso de toma de decisiones, etc.
VI. Funcionamiento
del
sistema:
sistematizar el proceso de bsqueda
de informacin interna y externa.

1.2 Bases de datos


Qu es una base de datos?

Caractersticas de una base de datos:

Es un almacn que nos permite guardar


grandes cantidades de informacin de forma
organizada para que luego podamos
encontrar y utilizar fcilmente.
Un conjunto de informacin relacionada
que se encuentra agrupada estructurada.
Una serie de datos organizados y
relacionados entre s, los cuales son
recolectados y explotados por los sistemas
de informacin de una empresa. .

Redundancia mnima.
Acceso concurrente por parte de mltiples
usuarios.
Integridad de los datos.
Consultas complejas optimizadas.
Seguridad de acceso.
Respaldo y recuperacin.
Acceso a travs de lenguajes de
programacin estndar.

Software de bases de datos para SIM


Access

Hasta 100 000 registros

SQL Server

100 000 a varios millones de registros

Visual FoxPro
MySQL Database
Oracle

Manejo simultneo de diferentes


bases de datos de millones de registros

1.3 Software de aplicaciones


Se refiere a programas de software diseados para recoger, gestionar y difundir
informacin de manera eficiente de una base de datos.
Tambin se conocen como sistemas de gestin de base de datos y utilizan un
conjunto de programas informticos para controlar, crear y gestionar las bases de
datos.
Algunos ejemplos son:

Sybase
Oracle
dbMaestro
"Microsoft Money", "Quicken, "QuickBooks" y "Peachtree" (aplicaciones
contables)
Aplicaciones CRM

1.4 Apoyos administrativos


Para que un Sistema de Informacin de
Mercadotecnia opere adecuadamente se requiere de
apoyo administrativo.
Por ejemplo:
Establecer normas, procedimientos y personal
necesario para mantener la integridad del
sistema y brindar asistencia a todos los
usuarios.

2. El subsistema de informacin interno


Toda empresa pequea, mediana o grande, cuenta
con un cmulo importante de informacin que es
recopilada como parte de sus operaciones normales.
La informacin interna es un proceso de obtencin
de datos tiles para la mercadotecnia.
Proviene
de
fuentes
secundarias
como:
contabilidad, ventas, finanzas y produccin.
La informacin obtenida debe ser: recopilada,
analizada, sintetizada, almacenada y enviada a los
interesados.
Permitir a sus usuarios tomar decisiones sobre el
control interno y las actividades futuras que desee la
administracin realizar para lograr las metas
establecidas.

2.1 Informacin de ventas


El registro de las ventas de bienes y servicios
en una empresa es de carcter obligatorio.
Las ventas deben registrarse en forma
detallada, ordenada y cronolgica.
El registro de ventas ayuda a saber:
El nivel de ventas tiene la empresa y poder
abastecer los recursos que se necesitan.
La magnitud de aceptacin que tienen los
productos con la poblacin.
Establecer estrategias de ventas.
Elevar o mantener el nivel de ventas de la
empresa.
Conocer las ventas actuales y pasadas
desglosadas por producto, regin y
vendedor.

2.2 Informacin de costos


Su objetivo no es solo controlar los recursos
utilizados, si no controlar el costo real de la
produccin de cualquier producto o servicio.

Permite conocer la utilidad por producto y/o


servicio.
Permite a la gerencia tener informacin
necesaria para fijar el precio de un producto.

Son la base para determinar la calidad del


funcionamiento de cualquier empresa, ya que hoy
en da las empresas deben enfocarse a producir
con el menor costo y la mayor calidad.

2.3 Informacin de inventarios


Es un registro de mercancas y/o productos
terminados almacenados.
Su correcta administracin permite balancear la
demanda y la existencia de los productos.
Sirve para tener un registro de las entradas y
salidas de mercancas as como las devoluciones.
Permite tener un control de todas las
mercancas que tiene la empresa para tomar
decisiones.
El registro del inventario facilita conocer la
demanda de ciertos artculos.

2.4 Contabilidad
La contabilidad se ocupa del registro de todas y cada
una de las transacciones de la empresa presentada a
travs de informes claros y detallados.
La informacin originada en contabilidad es una de las
ms importantes por su cantidad de informacin.
Los datos contables de prdidas y ganancias de varios
aos proporcionan informacin sobre las tendencias
futuras de una empresa.
La contabilidad proporciona los datos de ventas,
costos, niveles de inventarios, cuentas por cobrar, etc.

Los estados financieros generados por contabilidad


son la base para el analisis financiero de una empresa.

Ejemplo de informacin interna:


Ventas

Clientes

Ventas brutas por Facturacin


mercado,
zonas Costos
(informes diarios o Satisfaccin
semanales)
Por
lneas
de
producto
Por intermediarios:
Mayoristas
Detallistas

Distribucin
Costos de:
Inventarios
Almacenaje
Transporte
Proveedores

Conclusiones
Un sistema de informacin de mercadotecnia (SIM) es una estructura
amplia y centralizada de personal especializado, equipo y procedimientos
que rene, analiza, evala, maneja y distribuye datos e informacin, tanto
de fuentes internas como externas de la organizacin.
Brinda informacin sobre precios, costos, gastos de publicidad, ventas, entre
otros de una empresa, as como la situacin en que se encuentra un mercado.
La contabilidad es la principal fuente de informacin interna de un SIM.
Las fuentes de informacin interna identifican las fortalezas y debilidades de
la empresa.
Un SIM debe ser una fuentes de informacin confiable, veras y oportuna que
ofrezca un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la
empresa.

Preguntas de repaso
1. Explica que es un sistema de informacin de la mercadotecnia

2. Menciona que es una fuente de informacin secundaria


3. Qu elementos bsicos conforman un SIM?
4. Describe que es una fuente de informacin primaria
5. Desde de tu perspectiva cul es el beneficio de que una empresa
desarrolle un sistema de informacin formal de mercadotecnia?

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