Gestin del Alcance

Gerencia de Proyectos

Jess Soto Lugo

Mg. Ing., PMP
jesussotol@hotmail.com

Corrupcin del Alcance

Sin una clara definicin del alcance, un pequeo

cambio o adicin aparentemente inofensivo
puede corromper el alcance hasta agotar el
tiempo y el presupuesto.
Cada cambio puede sonar tan simple que se
acepta sin revisin. Pero la suma de todos los
cambios pequeos tiene un gran impacto.

Objetivos de aprendizaje

Comprender la importancia de la Gestin del

Alcance.

Entender los procesos clave de la Gestin del

Alcance y las buenas prcticas para su
aplicacin.

Agenda
Importancia de la Gestin del Alcance
Procesos de la Gestin del Alcance
Caso Prctico
Aspectos Clave
Recursos

Importancia de la Gestin del Alcance

Garantiza que el proyecto contenga todo el trabajo
requerido para complementarlo con xito.
Formaliza y documenta las definiciones, acuerdos y
aceptaciones del trabajo realizado y de los productos
finales.
Orienta el trabajo realizado hacia los objetivos y
entregables previamente acordados.
Asegura que se realice solamente el trabajo previsto y se
obtenga la aceptacin del mismo.

Gestin del Alcance del Proyecto

Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del

Producto

Proyecto: Ampliacin de la Capacidad de Transmisin del Sistema de Cable Submarino

Interamericano (INTER)

Proyecto

Producto

Meta

Meta

Diseo, implementacin y puesta en

marcha de la ampliacin de la capacidad
de transmisin del INTER.

Objetivo

Integrar todos los componentes de

proyecto a la actividad principal del
negocio.
Homologacin del equipamiento en cada
pas antes de la implementacin.

Infraestructura y equipamiento para

proporcionar las condiciones necesarias
para la ampliacin del INTER.

Objetivo

Obtener velocidades de transmisin hasta

70 Gb/s.

Porcentaje de inoperatividad del sistema

mxima de 0.4% (5 min 11 seg. por da.)

Utilizar equipamiento de transmisin

estandarizado segn norma ITU-T.

Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del

Producto

Proyecto: Ampliacin de la Capacidad de Transmisin del Sistema de Cable Submarino

Interamericano (INTER)

Alcance del Proyecto

Alcance del Producto

Realizar el diseo del sistema

Realizar la instalacin, integracin,

configuracin y pruebas del sistema de
gestin remoto.

Cable Submarino Interamericano

funcionando a las siguientes capacidades:
Anillo 1 a 40 Gb/s y Anillo 2 a 70 Gb/s

Estaciones terminales implementadas con

sistema de redes de datos de categora 6,
energa elctrica de -48 V dc y 220 Vac .

Equipamiento debe cumplir con las

recomendaciones de la ITU-T y los
estndares.

Personal capacitado en el mantenimiento

operativo el sistema de cable marino.

Ejecutar pruebas en fbrica del

equipamiento de telecomunicaciones.

Integrar el sistema de transmisin

existente al nuevo sistema.

Capacitar al personal de cada una de las

estaciones.

Exclusin: No se realizarn trabajos en la

planta submarina (planta seca y planta
hmeda)

Exclusin: No se contempla la distribucin

de la capacidad de transmisin a cada
operadora.

Planificar la Gestin del

Alcance

Planificar la Gestin del Alcance

Plan de Gestin del Alcance

NOMBRE DE LA EMPRESA

Explicacin del
proceso detallado para
elaborar el enunciado
del alcance el
proyecto.
Explicacin del
proceso que permite la
creacin de la EDT a
partir del enunciado
detallado del alcance
del proyecto.
Explicacin del proceso
que establece como se
mantendr y aprobar
la EDT.

Versin

Realiz

Aprob

Fecha

Descripcin

Nombre del Proyecto

Plan de Gestin del Alcance

Cdigo
Pgina

Procesos de Definicin del Alcance

Proceso para la Elaboracin de la EDT

Proceso para la Elaboracin del Diccionario EDT

Proceso para la Verificacin del Alcance

Proceso para Control del Alcance

Explicacin del proceso

cmo se aceptarn
formalmente los
entregables.
Explicacin del
procesos cmo se
procesarn las
solicitudes de cambio
relativas al enunciado
del alcance proyecto.

Plan de Gestin de Requisitos

NOMBRE DE LA EMPRESA
Versin

Explicacin de cmo
sern planificadas,
monitoreadas y
reportadas las
actividades.
Explicacin de cmo
se iniciarn los
cambios del producto,
cmo se analizar el
impacto, cmo ser el
monitoreo y reporte.

Realiz

Aprob

Fecha

Descripcin

Nombre del proyecto

Plan de Gestin de Requisitos

Cdigo
Pgina

Actividades para la Identificacin de los

Requisitos

Actividades de Gestin de Configuracin

Proceso de Priorizacin de Requisitos

Explicacin de las
mtricas del producto
que se utilizarn y el
fundamento de su uso.

Mtricas de Producto

Explicacin del proceso

para priorizar
requisitos.

Estructura de Trazabilidad

Explicacin de la
estructura de
trazabilidad para
reflejar qu atributos
de los requisitos se
presentarn.

Recopilar Requisitos

Recopilar Requisitos

Clasificacin de Requisitos
Requisitos de negocio, describen las necesidades de alto nivel de la
organizacin en su conjunto.

Requisitos de los interesados, describen las necesidades de un

interesado o grupo de interesados.

Requisitos de transicin, describen capacidades temporales, tales como

conversin de datos y requisitos de capacitacin.

Requisitos de las soluciones, describen las prestaciones, funciones y

caractersticas del producto, servicio o resultado.

Requisitos del proyecto, describen las acciones, los procesos u otras

condiciones que el proyecto debe cumplir.

Requisitos de calidad, recogen las condiciones o criterios necesarios para

validar la finalizacin exitosa de un entregable del proyecto.

Prototipos
Objetivo
Obtener una retroalimentacin rpida en relacin con los requisitos, a travs
de la creacin de maquetas o modelos.

Desafo: Cmo construir algo tan rpido?

Utilizando un desarrollo rpido, de bajo desempeo, que servir de
base para el desarrollo del producto final, pero cumple el objetivo de
prototipo (En sistemas se conoce como 4GL).
Reducir la funcionalidad (por ejemplo un sistema sin posibilidad de
editar los datos, slo para ilustrar las interfaces y funcionalidad)
Crear slo los componentes o mdulos clave

Tipos
Prototipos no operacionales
Prototipos operacionales

Documentacin de Requisitos
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versin

Realiz

Aprob

Fecha

Descripcin

Nombre del Proyecto

Los requisitos de la
empresa incluyen
objetivos, reglas y
principios rectores

DOCUMENTACIN DE REQUISITOS

Cdigo
Pgina

Requisitos de la Empresa

Objetivos

Para los requisitos

debe documentarse:
los interesados,
prioridad, impacto y
descripcin

Empresa

Proyecto

Requisitos Funcionales
Interesado Prioridad Impacto Id

Detalle

Requisitos No Funcionales
Interesado Prioridad Impacto Id

Detalle

Requisitos de Calidad
Interesado Prioridad Impacto Id

Detalle

Criterios de Aceptacin
tem

Criterio

Criterios de Restricciones de Requisitos

tem
Restriccin

Los requisitos no
funcionales pueden
ser rendimiento,
seguridad,
usabilidad,
operatividad, entre
otros.

Matriz de Trazabilidad
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versin

Realiz

Aprob

Fecha

Descripcin

Nombre del Proyecto

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

ID

Descripcin de
Requerimientos

Necesidades
del Negocio

Objetivos
del
Proyecto

Entregables
EDT

Diseo del
Producto

Desarrollo
Caso de
del
Prueba
Producto

Vincula los requisitos de producto desde su origen hasta los

entregables.

Ayuda a verificar que cada requisito agrega valor al vincularlo con los
objetivos del proyecto.

Medio para realizar seguimiento.

Proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados

con el alcance del producto.

Definir el Alcance

Definir el Alcance

Enunciado del Alcance

NOMBRE DE LA EMPRESA
Versin

Caractersticas del
producto, servicio o
resultado.

Realiz

Aprob

Fecha

Descripcin

Nombre del Proyecto

ENUNCIADO DEL ALCANCE

Cdigo
Pgina

Descripcin del Alcance del Producto

Condiciones que
deben cumplirse antes
de que se acepten los
entregables.

Cualquier producto,
resultado o capacidad
que resulta del
proyecto (nico y
verificable).

Criterios de Aceptacin del Producto

tem
Criterios de Aceptacin
Entregables del Proyecto
Fase

Entregable

Exclusiones del Proyecto

Factores limitantes
que afectan la
ejecucin del
proyecto.

Restricciones
Supuestos
Factor

Impacto

Identifica
explcitamente lo
que est fuera del
alcance del
proyecto.

Descripcin

Son factores de la
planificacin que son
considerados
verdaderos.

Ejemplo: Enunciado del Alcance

Descripcin del Enunciado del Alcance del Producto
Desarrollo e implementacin de Software Logstico SX que gestione la integracin del rea
de compras brindando informacin en tiempo real.
Se desarrollarn las interfaces necesarias para la transferencia de datos hacia y desde
dispositivos porttiles (PDAs).
El sistema contar con una interfaz que permita al usuario consultar dinmicamente la
informacin del estatus de las compras ordenadas, en proceso y realizadas.

Criterios de Aceptacin del Producto

Diseo: Arte grfico y layout consistente con manual de identidad visual de la empresa.
Usabilidad: Uso intuitivo y personalizacin de dashboard.
Interoperabilidad: integracin con sistemas de la empresa. De igual forma exportacin de
reportes y datos en formatos estndar,
Desempeo: Acepta 100 sesiones de usuarios simultneos sin disminuir mas del 70% de
rendimiento respecto a un usuario nico.
Compatibilidad: Soporta Firefox y Chrome en Windows 8, Fedora 20 y Android 4.3.

Supuestos
Los usuarios dispondrn de tiempo suficiente para participar activamente en el anlisis,
diseo, pruebas y capacitacin.

Ejemplo: Enunciado del Alcance

Entregables del Proyecto
Documentacin del desarrollo e implementacin.
Manuales de uso
Manuales de operacin y administracin
Capacitacin del personal
Garanta escrita para correccin de errores ocultos, sin cargo y durante un ao.

Exclusiones
Licencias de Software
No incluye los equipos de cmputo, ni los PDA's en donde se instalar el sistema,.
Una vez implementada la aplicacin se tendr un periodo de 60 das de soporte tcnico,
va telefnica; despus de este tiempo, el soporte tcnico solicitado ser cubierto por parte
del Cliente.
No se incluye mantenimiento a la aplicacin una vez implementada.

Restricciones
El presupuesto del proyecto no puede exceder los S./180.000.
El plazo de implementacin no puede exceder 10 meses.

Buenas Prcticas en la Definicin del

Alcance

1 2 3

Mantener un
alcance
realista

Involucrar
a los usuarios
finales

Tecnologa
estable y
probada

Crear la EDT

Crear la EDT

Descomposicin
Determinar la estrategia para la actividad de descomposicin
Quines participan?, Cunto tiempo?

Identificar el nivel mas alto de componentes

Ejemplo: Productos, fases, funciones.

Descomponer los niveles

Cmo nombrar los componentes?, Cuntos niveles?, Cunto detalle? Hasta
qu nivel descomponer?

Revisar y asegurar
Se debe revisar y asegurar que se logren los niveles de detalle deseados acorde
con los requerimientos del proyecto.

Actividades de la Descomposicin
Actividades

Identificar y analizar los entregables y

el trabajo relacionado

2
3

Estructurar y organizar la EDT

EDT

Descomponer los niveles superiores

de la EDT en componentes detallados

Desarrollar y asignar cdigos de

identificacin a los componentes de la
EDT

Verificar que el grado de

descomposicin de los entregables
sea el adecuado

Paquete de trabajo: Es el trabajo

definido a nivel ms bajo del EDT, se
puede estimar y gestionar el costo y
duracin.

Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo

1. Bicicleta

1.1
Conjunto
de marcos

1.2
Cadena

1.3
Ruedas

1.4
Sistema de
frenos

1.5
Integracin

1.1.1 Marco

1.3.1 Rueda delantera

1.5.1 Concepto

1.1.2 Manillar

1.3.2 Rueda trasera

1.5.2 Diseo

1.1.3 Tenedor

1.5.3 Montaje

1.1.4 Asiento

1.5.4 Pruebas

1.6
Gestin de
proyecto

1.5.4.1 Componentes
1.5.4.2 Producto
1.5.4.3 Cliente

Componentes de la Lnea Base del

Alcance
Enunciado del alcance del proyecto
El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripcin del alcance, los
entregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.

EDT/WBS
Es una descripcin jerrquica del alcance total del trabajo a realizar por el
equipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear los
entregables requeridos.

Diccionario de la EDT/WBS
Es un documento que proporciona informacin detallada sobre los entregables,
actividades y planificacin de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.

Diccionario de la EDT
NOMBRE DE LA EMPRESA

Versin

Realiz

Aprob

Fecha

Descripcin

Nombre del Proyecto

Qu es, cmo es,

caractersticas, entre
otros.

DICCIONARIO WBS
Cdigo de Cuenta (EDT)

Descripcin

Cdigo
Pgina

Nombre del Paquete

de Trabajo (EDT)

El equipo que
interviene y el rol que
desempean

Supuestos y restricciones
Responsables
Hitos del cronograma
Actividades
Recursos
Estimaciones de costo

Qu relaciones
precedentes y
subsecuentes tiene el
paquete de trabajo

Criterios de aceptacin
Referencias tcnicas
Acuerdos
Dependencias EDT

Quin, y cmo se
obtendr la validacin
y aceptacin del
paquete de trabajo

Diccionario EDT (Simplificado)

NOMBRE DE LA EMPRESA
Versin

Realiz

Aprob

Fecha

Descripcin

Nombre del Proyecto:

DICCIONARIO EDT (Simplificado)
Nivel

Cdigo EDT

Nombre

Descripcin

Entregables

Presupuesto

Recursos

Ejemplo: Diccionario de la EDT

Niv
el

Cdigo
EDT

1.1

1.1.1

1.1.2

Nombre
del
elemento

Definicin

Nmero
de
control
de costo

Organizacin
responsable

EDT
Bicicleta

Todos los componentes y

subconjuntos necesarios para
especificar el diseo, montaje y
pruebas de una bicicleta
personalizada

30512

Ventas cliente y
soporte

Conjunto
de marcos

los componentes individuales que

juntos constituyen el marco una vez
se renen

30513

Ventas cliente y
soporte

Marco

La estructura de acero tubular unidad

a la que se unen otros componentes.
Proporciona diseo bsico y la fuerza

30513

Departamento de
ingeniera

Manillar

Utilizado por el piloto para dirigir la

bicicleta. Tambin sirve como punto
de unin para los frenos, la luz y otros
accesorios. Estilo para ser
seleccionado por el cliente

30513

Ventas cliente y
soporte

WBS Chart Pro

Facilita la comunicacin y
documentacin de la EDT
y del diccionario de la
EDT

Informacin de la
EDT

Informacin de las
actividades

WBS Chart Pro

Se integra fcilmente con
MS Project.

Ejemplo: Diagrama EDT

Una vez desarrollada la

EDT, se puede exportar a
MS Project.
La informacin ingresada
en el MS Project se reflejar
en el WBS Chart Pro.

WBS Chart Pro

Permite personalizar la presentacin de la EDT, con informacin adicional
como porcentaje de avance, responsables, alertas, etc.

Validar el Alcance

Validar el Alcance

Controlar la Calidad Vs. Validar el

Alcance

Generalmente, el proceso de Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Validar
el Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo

Controlar la Calidad
Se ocupa principalmente de corroborar
la correccin de los entregables y su
cumplimiento con los requisitos de
calidad.

Validar el Alcance
Validar el Alcance es el proceso de
formalizar la aceptacin de los
entregables del proyecto que se hayan
completado.
Se ocupa de la aceptacin de los
entregables.

Ejemplo: Proceso de Validar el Alcance

El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el
proceso con el objetivo de validar el alcance de acuerdo al entregable.

Controlar el Alcance

Controlar el Alcance

Controlar el Alcance
Permite monitorear el estado del alcance del proyecto y del
producto, y la gestin de cambios a la lnea base del alcance.
Asegura que las acciones preventivas o correctivas se
procesen a travs del proceso de Realizar el Control Integrado
de Cambios.
Se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y
se integran con los otros procesos de control.

Ejemplo: Proceso de Controlar el Alcance

El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar el
proceso, con el fin de identificar variaciones entre el alcance y el trabajo
realizado.

Aspectos Clave

Aspectos clave

Por qu es importante la Gestin del

Alcance?

Qu procesos clave y buenas prcticas se

recomiendan para la Gestin del Alcance?

Aspectos Clave
Una adecuada gestin del alcance permite realizar el slo el
trabajo necesario para cumplir con el objetivo del proyecto.
El alcance debe definirse y aprobarse formalmente, antes de
que inicie el trabajo.
La participacin de los interesados en la definicin del
alcance es importante y necesaria.
Luego de cada fase o al completar un entregable se debe
validar el trabajo realizado. Como resultado se tendr la
aceptacin formal del cliente o sponsor.
Controlar el alcance implica comparar el trabajo completado
con la lnea base del alcance. Las variaciones pueden
indicar que no se est realizando el trabajo planeado o que
se desarrollan actividades fuera del alcance.