Importancia de los sistemas de información en la

administración y la economía de las

organizaciones

Por Víctor Javier Torres Covarrubias

Encuentros, Revista Semestral de la Unidad Académica de Economía, UAN. Año 1, Número 2, Segundo Semestre de 2005

Introducción gran evolución y uso de las tecnologías de

información, han dado lugar a que esta
La información es un activo valioso de las
constituya un soporte fundamental para el
organizaciones, con el cual, es posible
desempeño organizacional. Este papel se
reducir el riesgo que implica la toma de
ha incrementado hasta constituir el soporte
decisiones en los niveles estratégico,
indispensable para la administración de las
táctico y operativo. Por esta razón, es
organizaciones, convirtiéndose en su
importante estudiar los sistemas que la
recurso principal.
producen, investigar las tecnologías para
su desarrollo, reproducirlas y Los avances en la informática y las
experimentarlas; con la finalidad de telecomunicaciones han permitido que las
poderlos diseñar, implantar, modificar y organizaciones dispongan de grandes
controlar de forma eficaz y eficiente de volúmenes de información en poco
acuerdo con los objetivos tiempo, lo que ha traído consigo la
organizacionales. necesidad de tomar decisiones con
oportunidad, precisión y rapidez, y hacer
En la llamada era de la información, ésta
un mejor y mayor uso de los recursos
ha pasado a ocupar un lugar fundamental
disponibles.
en la vida de las organizaciones,
convirtiéndose en el sistema nervioso que El entorno de las organizaciones actuales
permite a la organización ajustarse a la presenta características dinámicas
dinámica social, económica, política y determinadas por diversos factores como:
cultural en la que se encuentra inmersa. La
 Incremento de la competitividad;

Docente de la Unidad Académica de Economía. Maestro en
Ciencias de la Computación por la Fundación Rosenblueth

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 Cambios en estilos y métodos de
gestión;
 Aumento de la demanda de los clientes;
 Diversificación de productos
servicios;
 Mercados cada vez más exigentes;
 Apertura y globalización de mercados.
En esta dinámica evolutiva de
organizaciones, se hace necesario contar
con sistemas que permitan la gestión
inteligente de los recursos de información
disponible, contribuyendo a eficientar sus
ciclos administrativo y económico con los
elementos informativos necesarios para la
toma de decisiones en sus tres niveles de
administración.
Desde una perspectiva meramente técnica,
la introducción de sistemas de información
automatizados en la organización
simplemente cambian la forma en que las
entradas de datos son transformadas en
salidas de información. Desde
perspectiva de la microeconomía, al
introducir tecnologías de información en
una organización, se pueden desarrollar las
mismas salidas de información con igual
cantidad de trabajo pero con menor
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organizaciones
cantidad de capital o con igual capital pero
menor trabajo, mejorando así la relación
trabajo-capital.
Estas visiones por si solas no son
y
coincidentes y tampoco aportan una visión
completa y aceptable de lo que los
sistemas de información pueden aportar a
las organizaciones. Más bien es necesario
adoptar una visión integral de sistemas que
las nos permita visualizar todos los aspectos
implicados como pueden ser: técnico,
metodológico, administrativo, económico,
sociológico, cultural y ecológico.
El propósito de este artículo es el
contribuir a formar una visión más amplia
sobre la importancia de los sistemas de
información para las organizaciones desde
una perspectiva integral que implique los
aspectos antes mencionados. Es
importante aclarar que este documento
pretende ser una introducción sobre estos
temas, que permita a los profesionales de
la informática y en general de las áreas
la económico-administrativas, reflexionar
sobre el importante papel que juegan los
sistemas, y cómo éstos contribuyen con la
administración proporcionando la
información necesaria para la toma de
decisiones eficiente y mejorando por tanto
su economía.
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Sistemas de información, definición y beneficios. Para conseguir este objetivo,

clasificación un sistema de información basado en
computadoras hace uso de siete elementos
Qué es un Sistema de Información
fundamentales:
 Un sistema de información es el
 Software: que son programas de
conjunto de procedimientos, reglas,
computadora, con estructuras de datos
normas y técnicas que se utilizan en
y su documentación que hacen efectiva
una organización para procesar
la logística, metodología o controles de
información, desde su entrada, proceso,
requerimientos del programa.
salida e interpretación.
 Hardware: dispositivos electrónicos y
 Conjunto integrado de procesos,
electromecánicos que proporcionan
desarrollados en un entorno usuario-
capacidad de cálculo y funciones
computadora, que aplicados sobre un
rápidas, exactas y efectivas
conjunto de datos estructurados (bases
(computadoras, sensores, maquinarias,
de datos) de una organización,
bombas, lectores, etc.), que
recopilan, procesan y distribuyen
proporcionan una función externa
selectivamente la información necesaria
dentro de los sistemas.
para la operatividad habitual de la
organización y las actividades propias  Personal: los operadores o usuarios
de la dirección. directos de las herramientas del
sistema.
 Conjunto de recursos, componentes y
medios de comunicación de la  Base de datos, una gran colección de
organización, que sirven de soporte informaciones organizadas y enlazadas
para el proceso básico de al sistema a las que se accede por
transformación de la información. medio del software.

La función del desarrollo de sistemas es  Documentación, manuales, formularios,

dar soporte a las actividades de una y otra información descriptiva que
organización, o desarrollar un producto de detalla o da instrucciones sobre el
software que pueda venderse para generar empleo y operación del programa.

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organizaciones

 Procedimientos, o pasos que definen el de textos, hojas de cálculo, gráficos,

uso específico de cada uno de los correo electrónico, videoconferencias,
elementos o componentes del sistema y etc.).
las reglas de su manejo y
 Sistemas de manejo de conocimiento
mantenimiento.
(KWS). Dan soporte a los trabajadores
 Comunicaciones, que permiten la profesionales, tales como científicos,
distribución de información procesada a ingenieros y doctores, ayudándoles a
los diferentes subsistemas crear nuevos conocimientos que
(departamentos) internos o externos de contribuyan a mejorar la organización.
la organización.
 Sistemas de información gerencial
Clasificación de los sistemas de (MIS). Producen información que es
información usada para la toma de decisiones,
basándose en los sistemas de
Existen varios tipos de sistemas.1 Aquí se
procesamiento de transacciones.
presenta una clasificación de acuerdo al
tipo de información que procesan y  Sistemas de apoyo en la toma de
proporcionan a la administración de las decisiones (DSS). Similares a los MIS,
organizaciones; pero con énfasis en la toma de
decisiones. Son hechos a la medida de
 Sistemas de procesamiento de
cada tomador de decisiones.
transacciones (TPS). Procesan las
transacciones rutinarias de las  Sistemas expertos de inteligencia

organizaciones (nóminas, contabilidad, artificial (ESAI). Usan los enfoques del

ventas, recursos humanos, etc.). razonamiento de la inteligencia

artificial2 para resolver los problemas
 Sistemas de automatización de oficinas
que les plantean los usuarios.
(Ofimática) (OAS). Permiten
transformar datos, pero no generan por  Sistemas de apoyo en la toma de
sí solos conocimiento (procesamiento decisiones en grupo (GDSS). Permiten
1
Véase Kendall, Kennet E. y Kendall, Julie E., Análisis y
2
diseño de sistemas, Prentice-Hall, tercera edición, México IA. Simulación de la inteligencia humana por medio de
(1997). hardware y software

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a un grupo de personas interactuar en un dependiente del entorno y las relaciones de

entorno de decisión colaborativa y la organización. Como las leyes y políticas
controlada con el fin de resolver regulatorias, las noticias económicas,
determinados problemas. sociales, etc.

 Sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS). La información semi-estructurada

Ayudan a los ejecutivos a organizar sus combina elementos de información
interacciones con el ambiente externo estructurada y no estructurada. Los
proporcionando datos resumidos, sistemas MIS o los DSS se basan en la
indicadores, gráficos, etc. Estos se información estructurada que generan los
apoyan en la información generada TPS pero a la vez generan información no
por los TPS y los MIS y ayudan a las estructurada que sirve de base a los
decisiones no estructuradas3. sistemas ESS y GDSS.

Los sistemas de información pueden La gráfica 1 nos muestra la ubicación y el

clasificarse por el tipo de información que nivel directivo en el que son utilizados los
generan y la utilidad de esta en la toma de diferentes tipos de sistemas, así como el
decisiones. tipo de información que procesan.

La información estructurada es generada Gráfica 1. Nivel de utilidad de los

por los sistemas de procesamiento de sistemas de información en los niveles de
transacciones y por los sistemas de toma de decisiones
automatización de oficinas y tienen una
estructura que no cambia constantemente.
Como la nómina, los pedidos, etc.

La información no estructurada es
procesada por los sistemas de apoyo a
ejecutivos y por los sistemas de apoyo a la
toma de decisiones en grupo y es
Por el tipo de decisiones que se toman en
3
Aquellas que se dan en base a información del entorno, cada nivel administrativo, el origen de la
cambiante y sin estructura definida, noticias ycambios en el información y la cantidad de información
mercado.

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que estos procesan, podemos estructurar el siguiente cuadro:

Cuadro 1. Origen, cantidad y tipo de información requerida por los tres niveles
administrativos
Nivel Origen de la Cantidad de Tipo de decisiones
Información Información
No estructurada,
Estratégico Externa Selectiva
No programable

Control Administrativo Ambas Ambas Semi-Estructurada

Estructuradas,
Control Operativo Interna Masiva
programables

Fuente: Elaboración propia.

Los planes a corto, mediano y largo plazo, permite ajustes sobre la marcha y que son
requieren información de diferente tipo, determinados por las entradas de
por ejemplo, en el nivel operacional se información no estructurada provenientes
realizan planes y se toman decisiones a del contexto externo a la organización y
corto plazo, cotidianas, que tienen que ver como resultado de la dinámica social,
con las transacciones rutinarias de la económica, política y cultural.
organización, mientras que en el nivel
En la siguiente gráfica se pueden apreciar,
estratégico, se planea a largo plazo, lo que
estas relaciones:

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Gráfica 2. Horizonte de las decisiones

Importancia de los sistemas de organización, proporcionando información

información en el ciclo administrativo como gráficas de compras, ventas,
de las organizaciones aumento o disminución de la demanda de
algún producto, etc., información que es
La informática es una ciencia
muy importante para la toma de decisiones
eminentemente de apoyo administrativo,
de los administradores de la organización.
ya que proporciona la información de
calidad que se necesita en cada una de las Por lo anterior podemos afirmar que los
etapas del proceso administrativo, lo que sistemas de información constituyen el
permite la toma de decisiones con menor sistema nervioso de las organizaciones, ya
grado de riesgo. que si el sistema de información de la
organización no es eficiente, no se
Los sistemas de información intervienen y
cumplen las etapas de los ciclos
son necesarios en cada una de las etapas
administrativo y económico, o bien, se
del proceso administrativo de la
cumplen tarde o en forma deficiente.

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organizaciones

Gráfico 3. Ciclo administrativo de la organización

Automatización de los procesos las operaciones de sus procesos a través de

administrativos la aplicación de las tecnologías de
información en maneras que se han venido
Los procesos de la organización son
describiendo como automatización.
conjuntos de actividades, que
Mientras la automatización ha logrado
normalmente tienen que ver con los
muchos éxitos inconscientemente,
límites funcionales dentro de los cuales las
expertos en administración y en
organizaciones logran sus misiones.
tecnologías de información han empezado
Ejemplos de procesos de la organización
a reconocer sus considerables
incluyen adquisición de materiales,
limitaciones. En breve, cuando los
desarrollo de nuevos productos, entrega de
procesos de la organización se han
pedidos o la prestación de un nuevo
automatizado sin antes mejorarlos (por
servicio.
ejemplo eliminando las actividades
Desde que las computadoras fueron usadas redundantes), las organizaciones
primeramente en situaciones comerciales, generalmente fracasan en lograr beneficios
las organizaciones han tratado de mejorar

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significativos a partir de grandes proceso defectuoso, como la

inversiones en tecnologías de información. automatización de un proceso equivocado.
Asimismo, cuando los esfuerzos de
Importancia de los sistemas de
automatización se han limitado a pequeñas
información en el ciclo económico de las
partes de los procesos de la organización
organizaciones
(como aquellas partes que caen dentro de
los límites de una unidad funcional de la Los sistemas de información, contribuyen
organización), puede ocurrir que el a alcanzar los objetivos y las metas
proceso más grande es suboptimizado, y el organizacionales proporcionando la
desempeño se degrada, en lugar de información necesaria para la toma de
mejorarse. decisiones en cada una de las etapas del
ciclo administrativo, que a su vez, se
El crecimiento en el reconocimiento de las
aplica a cada una de las etapas del ciclo
limitaciones de los paradigmas de la
económico mutante5.
automatización tradicional, ha llevado a
los expertos a urgir a los administradores a Consideremos el ciclo económico de una
conducir sus actividades de adquisición y industria x;
desarrollo de sistemas en un contexto más
amplio de esfuerzos organizacionales de
reingeniería.4 Si se toma en cuenta
cuidadosamente los límites de los procesos
de toda la organización e identifican sus
medidas críticas de desempeño y sus
puntos principales de ventaja, antes de
seleccionar o desarrollar un sistema de
información, los administradores pueden
evitar tanto la automatización de un

4
El término de reingeniería se refiere al rediseño
5
metodológico de los procesos, en este caso administrativos, El término mutante se refiere a la evolución o constante por
partiendo de una realidad existente etapas del ciclo económico

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Gráfica 4. Importancia de los sistemas de información en cada etapa del ciclo económico.
Ejemplo del ciclo económico de una empresa industrial

En la figura anterior, podemos apreciar contribuyen con esto al buen

como los sistemas de información son
necesarios al proporcionar la información
necesaria para la administración de cada
una de las actividades del
económico. En cada etapa, se hace
necesario el procesamiento de información
que se recibe como entrada, la que es
generada en cada una de sus operaciones y
las salidas de información que sirven
como entradas a otros sistemas de la
organización.
Por otra parte, los sistemas de información
suelen ser costosos, pero si estos producen
los resultados deseados por los usuarios y
funcionamiento de la administración, los
costos generados por el desarrollo y
mantenimiento de los sistemas, suelen ser
ciclo poco significativos en relación con la
productividad que generan. Es
precisamente en este punto donde se
originan los problemas que generan los
sistemas de información, ya que una
visión corta sobre la importancia de estos
en los procesos organizacionales por parte
de los directivos y de los desarrolladores,
conlleva a la adquisición o al desarrollo de
proyectos de sistemas costosos y poco
efectivos. Se estima que un porcentaje

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muy alto de los grandes proyectos de sino que pueden ser usados para dar nueva
sistemas de información pueden ser forma a cómo la institución lleva a cabo
6
considerados un fracaso. sus negocios o aún la naturaleza misma de
éstos. Los sistemas de información ayudan
Conclusiones
a las instituciones a alcanzar altos niveles
Con base en este análisis de la importancia de eficiencia al ayudarles a rediseñar y
de los diferentes tipos de sistemas de agilizar sus procesos de negocios.7
información, se puede concluir que éstos
Las organizaciones pueden ser rediseñadas
son un elemento indispensable para
en cuanto a su administración a través de
cualquier organización, y que son como el
los sistemas de información, los cuales
sistema nervioso de ésta, debido a que la
pueden rediseñar de manera radical los
vida y movimiento de toda organización
procesos de negocios para mejorar la
está dada por la información que fluye en
velocidad, el servicio y la calidad. Si el
ella, así la eficiencia de este flujo es
proceso de negocios primero se rediseña
determinante para la toma de decisiones y
(antes de que se le aplique el poder del
en general para la buena administración, lo
cómputo), las instituciones pueden obtener
que lleva a tener una economía robusta.
grandes beneficios de sus inversiones en
Todo lo anterior está dado por la eficiencia
sistemas de información.
de los sistemas de información de la
organización, lo cual es el principal
trabajo de un profesional de la
informática.

Los sistemas de información pueden ser

poderosos instrumentos para el cambio
organizacional. No sólo habrán de ayudar
a la racionalización de los procedimientos
y los flujos de trabajo de la institución,

6
Según Laudon & Laudon (1996). Hasta un 75% de los
7
grandes sistemas de información pueden ser considerados un Conjunto de tareas lógicamente relacionadas que se llevan a
fracaso, desde el punto de vista operativo. (Pág. 525) cabo para alcanzar un resultado definido de negocios.

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Bibliografía adicional

Cohen Karen, Daniel y Asín Lares Enrique. Sistemas de información para los negocios,
México, Mc-Graw-Hill, 2005

Kendall, Kennet E., Kendall, Julie E. Análisis y diseño de sistemas, México, 3ra. Edición,
Prentice-Hall, 1997.

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México, Prentice-Hall, 1996.

Laudon Kenneth C. y Laudon Jane P. Sistemas de información gerencial, México, Prentice-

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Piattini G., Mario. Análisis y diseño detallado de aplicaciones informáticas de gestión,

México, Alfaomega-ra-ma, 2000.

McConnell, Steve. Desarrollo y gestión de proyectos informáticos, España, Mc-Graw-Hill,

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González, José Carlos, (1994). Depto. de Ingeniería de Sistemas Telemáticos, Universidad

Politécnica de Madrid, “El enfoque de sistemas, apuntes de ingeniería de sistemas”,
publicación electrónica.

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