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GOBERNACION DEL ESTADO MONAGAS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
DIRECCION DE HACIENDA
VISION
Convertirse en la unidad administrativa garante en la generacin de ingresos por ramos
tributarios, a travs del diseo, implementacin y cumplimiento de poltica, planes, programas y
estrategias orientados al pago voluntario de la obligacin tributaria, que promuevan la
obtencin de recursos financieros, a los fines de contribuir con los planes de crecimiento
sustentable definidos por el Ejecutivo Regional.
MISION
Gerencial el sistema tributario de la Gobernacin del Estado Monagas mediante la aplicacin de
mtodos, tcnicas y estrategias que faciliten al contribuyente el cumplimiento voluntario,
oportuno y recurrente de las obligaciones tributarias, que permitan la generacin de ingresos
financieros que incrementan y fortalezcan la Hacienda Pblica Estadal y coadyuven al
desarrollo armnico del Estado.
NORMAS GENERALES
La Direccin de Hacienda implementar las polticas, planes y programas que en materia
de fiscalizacin y recaudacin de recursos estime determinar el Ejecutivo Regional, para
ello dirigir, coordinar, supervisar y controlar las estrategias y acciones que desarrollen
para el cumplimiento de sus funciones las Coordinaciones de Fiscalizacin y Recaudacin
adscritas a sus Despacho.
La Coordinacin de Fiscalizacin dar cumplimiento a las polticas, planes y programas
que en materia de acciones fiscales estime determinar la Direccin de Hacienda
conjuntamente con la Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas.
Ningn funcionario adscrito a la Coordinacin de Fiscalizacin realizar actuaciones
fiscales sin estar debidamente acreditado.
Los fiscales adscritos a la Coordinacin de Fiscalizacin debern emitir informe de juicio,
en las actuaciones emprendidas para determinar si las personas naturales o jurdicas,
cumplen con las condiciones mnimas requeridas para convertirse en expendedores de
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
especies y timbres fiscales; y sus observaciones sern vinculantes en la toma de decisin
por parte de las autoridades competentes.
Los expendedores de especies y timbres debern dar estricto cumplimiento a las normas
que en materia tributaria haya dispuesto el Ejecutivo Regional, de lo contrario se
expondrn a las sancionatorias establecidas en la Ley de Timbre Fiscal del Estado
Monagas.
La Coordinacin de Fiscalizacin sustanciar los expedientes que sean necesarios cuando
se determine ilcito tributario por parte de los contribuyentes.
La Coordinacin de Recaudacin reportar oportunamente a las instancias competentes los
ingresos recaudados por los distintos ramos tributarios, remitiendo los soportes
comprobatorios de las cantidades reportadas.
La Coordinacin de Recaudacin conjuntamente con la Direccin de Hacienda
resguardarn y custodiarn la entrada y salida de las especies y timbres fiscales, as como
de los formatos y planillas dispuestos para la venta a particulares y expendedores.
PROCEDIMIENTOS
ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS
ELABORACIN Y PRESENTACION DEL INFORME

PROCEDIMIENTO
ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
NORMAS
El Director (a) de Hacienda, solicitar en la primera semana del mes de cada ao, a las
Coordinaciones adscritas a su dependencia la Elaboracin del Presupuesto de Gastos de su
unidad administrativa, en el que debern especificar las estimaciones econmicas de las
distintas partidas presupuestarias que lo conforman, para luego remitirlo a la Secretara de
Hacienda, Administracin y Finanzas para su inclusin en el Presupuesto.
El Director (a) de Hacienda delegar en el Asistente Ejecutivo I la consolidacin del
Presupuesto de Gastos de la Direccin, quien deber indicar a los Coordinadores (as)
adscritos a esta, las especificaciones tcnicas para dicha elaboracin, as como la fecha de
entrega del mismo.
El Presupuesto de Gastos de la Direccin de Hacienda ser presentado por el Secretario (a),
a la Direccin General de Planificacin y Desarrollo, dentro de los primeros quince (15)
das del mes de Septiembre de cada ao, a los fines de la elaboracin de la Ley de
Presupuestos de Ingresos y Gastos del Ejecutivo Regional.
Procedimiento
Responsable

ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS


Pasos
Accin
Solicita a las instancias administrativas adscritas a su Direccin,
en la primera semana del mes de Julio, la presentacin de los

Director(a) de
Hacienda

proyectos de presupuesto de gastos de sus dependencias, con el


propsito de consolidar su Presupuesto de Gastos, con el de la
Secretara

de

Hacienda,

Administracin

Finanzas

de

conformidad con la Ley.


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Delega en el Asistente Ejecutivo I, la elaboracin del Presupuesto


de Gastos de la Direccin.

Asistente

Ejecutivo I
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Elabora oficio donde comunica a los Coordinadores (as) sobre la


elaboracin y presentacin, en un lapso no mayor a quince (15)
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
das a partir de la fecha de recepcin de la comunicacin, el
proyecto de presupuesto de gastos de su unidad administrativas.
Especificar en el oficio el esquema a utilizar para la presentacin
del proyecto de presupuesto de gastos, por ejemplo:

Polticas y orientaciones definitivas que enmarcaran el

siguiente ejercicio presupuestario.


Determinacin de objetivos y metas.
Definir los requerimientos (en cantidad y calidad) de
bienes y servicios necesarios para cumplir las metas

Director (a) de
Hacienda

prefijadas.
Asignar y valorar los insumos reales, que permitan
cuantificar los recursos financieros requeridos, a los fines

de su asignacin en las distintas categoras programticas.


Realizar las estimaciones respectivas, relacionadas al

ndice de inflacin y valor de la unidad tributaria.


Inclusin de nuevas partidas,
Entre otros

Verifica los datos en el sistema, de estar conforme imprime el


oficio, dos (02) ejemplares para cada Coordinacin y los remite.
Reciben oficio, firman un ejemplar en seal de recibido y
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proceden a elaborar su proyecto de presupuesto de manera


coordinada con el Asistente Ejecutivo I, este deber ser realizado

Coordinadores

con criterio de objetividad, economicidad y pertinencia.

de Fiscalizacin

Elaborados los presupuestos, los Coordinadores (as) debern

y Recaudacin
6

remitirlo al Asistente Ejecutivo I, a los fines de que realice el


consolidado de la informacin, para su presentacin ante el
Director (a) de Hacienda.

Asistente

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Recibe de los Coordinadores (as) los proyectos de presupuesto de


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Gastos de sus unidades administrativas, los revisar y solicitar
aclaratoria de ser necesario.
Ejecutivo I

Comprobada la informacin entregada por los Coordinadores, la


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ensambla, hasta obtener el proyecto de presupuesto de gastos de la


Direccin.

Presenta el Proyecto de Presupuesto al Director de Hacienda.


Recibe el proyecto de presupuesto de gastos, lo revisa, evala,

Director (a) de

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solicita aclaratoria de ser necesario, y una vez verificado, lo


aprobar a los fines de dar su conformidad, en caso contrario lo

Hacienda

devolver para correccin.


11

Solicita al Asistente Ejecutivo I, elabore oficio de remisin al


Secretario (a) de Hacienda, Administracin y Finanzas.

Asistente
Ejecutivo I
Director (a) de
Hacienda

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Elabora Oficio de Remisin, le adjunta el presupuesto de gastos de


la Direccin, lo entrega al Director (a) para que lo revise y firme.
Recibe oficio y presupuesto adjunto, lo revisa, firma de estar

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conforme y lo entrega al Asistente Ejecutivo I, para que proceda a


su remisin, en caso contrario lo devuelve para correccin.

Asistente
Ejecutivo I

Recibe oficio firmado y presupuesto anexo, lo sella, asienta en


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Libro de Envo y entrega al Mensajero para que lo entregue en la


Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas.

Mensajero

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Recibe recaudos, los entrega a destino y solicita firma en copia de


oficio la cual entregar al Asistente Ejecutivo I.

Asistente
Ejecutivo I

Recibe oficio firmado y copia del presupuesto anexo y lo archiva


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hasta que la Secretara notifique la fecha de su discusin.


FIN DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO
ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
NORMAS
El Director (a) de Hacienda recibir las solicitudes que realicen sus superiores jerrquicos,
las instancias de Control Interno Fiscal y Externo Regional y los Organos y Entes de la
Administracin Pblica Nacional con competencia Regional; relacionadas a la elaboracin
de reportes, relaciones, resmenes, estadsticas, informes de gestin, presupuesto de gastos,
entre otros; sobre datos que contengan las dependencias administrativas adscritas a dicha
Divisin; para ello se apoyar en el Asistente Ejecutivo I, quien coordinar las actividades
requeridas con los funcionarios adscritos a esas dependencias.
El Asistente Ejecutivo I solicitar a las Coordinaciones adscritas a la Direccin de
Hacienda, en tiempo oportuno los datos e informacin solicitada por el Director(a) de
Hacienda, a los fines de poder cumplir diligentemente con lo requerido por las instancias
competentes; la informacin que deber ser consignada en fsico y en digital.
Procedimiento
Responsable

ELABORACION Y PRESENTACION DE INFORMES


Pasos
Accin
Recibe de solicitud de elaboracin de informe por parte de los
superiores jerrquicos, las instancias de Control Fiscal Interno y

Director(a) de
Hacienda

Externo Regional, y los Organos y Entes de la Administracin


Pblica Nacional con competencia Regional, relacionados a los
procesos

llevados

por dicha Direccin y las

instancias

administrativas adscritas a esta.


Se reunir con el Asistente Ejecutivo I, para dar detalle de lo
solicitado y delegar en ste funciones de coordinar la recoleccin
2

de los datos e informacin requerida para la elaboracin de los


informes, resmenes, reportes, relaciones, estadsticas y dems
requerimientos hechos por las instancias competentes.

Asistente

Ejecutivo I
Elaborado Por:
___________________

Recibe oficio de solicitud, lo revisa y organiza el trabajo a


desempear, elabora comunicaciones a los Coordinadores de las
instancias administrativas de las cuales se requiera informacin,
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especificando a detalle lo requerido, y estableciendo los lapsos de
entrega.
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comunicacin, haciendo firmar un ejemplar de recibido.


Reciben comunicacin, la revisan y solicitan a sus funcionarios el

Coordinadores
de Fiscalizacin

Se rene con los Coordinadores (as) y les entrega la

y Recaudacin

levantamiento de la informacin requerida, sealando el lapso de


tiempo dispuesto para dicha labor, estos debern coordinar y
supervisar el trabajo realizado.
Consultan los sistemas informticos, obtienen la informacin
requerida,

Funcionarios

elaborando

los

informes,

resmenes,

reportes,

relaciones, estadsticas y dems requerimientos hechos por las


instancias competentes, la imprimen y entregan a su superior
jerrquico a los fines de su revisin.
Reciben la informacin, la revisan y avalan de estar conforme, y la

Coordinadores
de Fiscalizacin

y Recaudacin

remiten al Asistente Ejecutivo I, a los fines de su revisin y


consolidacin; en caso de detectarse algn error la devuelven para
su correccin.
Recibe las informaciones consignadas por los Coordinadores, la

cual deber verificar, comprobar y analizar exhaustivamente, a los


fines de detectar que no haya errores en lo presentado.
Revisado los documentos consignados, elabora consolidado con la

Asistente
Ejecutivo I

informacin digital, ordenando los datos de manera secuencial y


respetando el orden de acuerdo a lo solicitado y en grado de
importancia.
Verifica en sistema el consolidado elaborado, de estar todo

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conforme, lo imprime y los entrega al Director (a) de Hacienda,


para su revisin y aval.

Director (a) de

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Elaborado Por:
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Recibe consolidado de informacin, el cual estar plasmado en un


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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
informe u otro documento, lo revisa, de estar conforme lo firma y
solicita a Asistente Ejecutivo I, elabore oficio de remisin al

Hacienda

Secretario (a) de Hacienda, Administracin y Finanzas, para la


firma y envo correspondiente.

Asistente
Ejecutivo I
Director (a) de
Hacienda
Asistente
Ejecutivo I

Recibe consolidado de la informacin solicitada, elabora oficio y

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lo entrega al Director (a) para su revisin y aval.


Recibe oficio y lo revisa, de estar conforme lo firma y entrega al

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Asistente Ejecutivo I, para que proceda a su remisin a las


instancias competentes.
Recibe oficio firmado y le adjunta informacin solicitada, lo

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asienta en Libro de Control y remite a la Secretara de Hacienda,


Administracin y Finanzas.

Secretario (a) de
Hacienda,
Administracin

Recibe informe y lo revisa, de estar conforme lo firma y remite a


las instancias competentes.

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FIN DEL PROCEDIMIENTO

y Finanzas

COORDINACION DE FISCALIZACION
PROCEDIMIENTOS
ELABORACION DE PLANES DE ACTUACIONES FISCALES
FISCALIZACION

Determinacin de Tributos Estadales


Otorgamiento de Licencias para Expendio de Timbre Fiscal.
Verificacin del Expendio de Timbre Fiscal.
Comprobacin de Declaraciones hechas a travs de instituciones bancarias, receptoras
de fondos.

VERIFICACION DE RECAUDACION POR EXPLOTACION DE MINERALES NO


METALICOS.
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INSPECCION

Verificacin de recaudacin de impuestos hecha por entes pblicos.

SUSTANCIACION

DE

EXPEDIENTES

ACCION

DE

RECURSOS

ADMINISTRATIVOS TRIBUTARIOS A CONTRIBUYENTES QUE COMETAN


ILICITOS TRIBUTARIOS.
ELABORACION DE INFORMES TECNICOS, ACTAS Y DEMAS DOCUMENTOS.

PROCEDIMIENTO
ELABORACION DE PLANES DE ACTUACIONES FISCALES
NORMAS
La Coordinacin de Fiscalizacin, dentro de los primeros cinco (5) das de cada trimestre,
disear y presentar al Director (a) de Hacienda los planes de las actuaciones fiscales, que
enmarcarn el desarrollo de las actividades que realizar la Coordinacin, los cuales debern
estar en sintona con lo establecido en el Plan Operativo Anual de la Direccin de Hacienda
Procedimiento
Responsable

ELABORACION DE PLANES DE ACTUACIONES FISCALES.


Pasos
Accin
Disea Plan de Actuaciones Fiscales, el cual debe contener:

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Coordinador (a)
de Fiscalizacin
y Analistas de
Fiscalizacin I

a) Perodo que comprende el Plan.


b) Nombre de las personas naturales o jurdicas, entes o
1
c)
d)
e)
f)
2

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instituciones a fiscalizar.
Objetivo General y Especfico.
Alcance de la Actuacin.
Tiempo estimado para la Actuacin.
Cualquier otro aspecto que se requiera incluir.

Se reunir con los Analistas de Fiscalizacin, discuten y evalan


posibles actuaciones; concretada la revisin y discusin, elaboran
planes de actuaciones fiscales a realizar, luego lo remite al
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Director (a) de Hacienda para su revisin y aprobacin.
Recibe el Plan de Actuaciones Fiscales, lo revisa, de estar
Director (a) de
Hacienda

conforme lo aprueba estampndole la firma y lo remite al


Coordinador (a) para su ejecucin, en caso contrario, lo devuelve
con las observaciones reglamentarias.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe el Plan, gira instrucciones a sus funcionarios y autoriza su


ejecucin.
Reciben instrucciones y proceden a realizar programas de

Analistas de
Fiscalizacin I

actuaciones fiscales sustentadas en el Plan.


FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

FISCALIZACION
Para:

Determinacin de Tributos Estadales


Otorgamiento de Licencias para Expendio de Timbre Fiscal.
Verificacin del Expendio de Timbre Fiscal.
Comprobacin de Declaraciones hechas a travs de instituciones bancarias, receptoras
de fondos.
NORMAS

Los funcionarios adscritos a la Coordinacin de Fiscalizacin, que le correspondan,


practicarn las actuaciones de acuerdo al Plan de Actuaciones Fiscales aprobado por el
Director (a) de Hacienda, salvo en aquellos caso de actuaciones no programadas las cuales
deben ser aprobadas por la mxima autoridad de la Unidad Administrativas.
Las actuaciones fiscales debern ser aplicadas por un mnimo de dos funcionarios, a los
fines de evitar la parcializacin de criterios en el ejercicio de funciones.
Ningn funcionario adscrito a la Coordinacin de Fiscalizacin podr realizar cualquier
actuacin fiscal, sin estar debidamente acreditado para ello.
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La Coordinacin de Fiscalizacin ceir sus actuaciones en materia de fiscalizacin de
acuerdo a la norma descrita en el Cdigo Orgnico Tributario que al efecto aplica, y por las
normas que disee a tales fines la Direccin de Hacienda.
Los funcionarios adscritos a la Coordinacin de Fiscalizacin en el ejercicio de sus
funciones atendern aspectos relacionados a: determinacin de tributos estadales;
comprobacin de declaraciones hechas a travs de instituciones Bancarias; verificacin de
la recaudacin de Timbre Fiscal de minerales no metlicos; conformidad y procedencias de
expendios de Timbre Fiscal; otorgamiento de licencias para expendio de Timbre Fiscal,
verificacin del cumplimiento de la cancelacin del Timbre Fiscal; y los dems se le
atribuyan de conformidad con la normativa de carcter Nacional o Regional, que los regula.
La Coordinacin de Fiscalizacin vigilar el perodo de vigencia de las licencias para
explotacin de minerales no metlicos de conformidad con el artculo 38 de la Ley de
Timbre Fiscal del Estado Monagas.
La Coordinacin de Fiscalizacin garantizar la viabilidad de los otorgamientos de
Licencias para Expendio de Timbres Fiscales, las cuales se derivarn de las actuaciones
fiscales que se practiquen.
La Coordinacin de Fiscalizacin velar por la correcta determinacin cancelacin de los
tributos estadales, a los fines de resguardar la correcta recaudacin de ingresos por dichos
conceptos.
Los funcionarios fiscales en el uso de sus competencias podrn mediante un Acta de
Reparo Fiscal emplazar a contribuyentes o responsables corregir deficiencias detectadas en
el proceso de fiscalizacin, dentro del periodo de quince (15) das hbiles contados a partir
de la fecha en que el Acta de Reparo Fiscal fue notificada.
La Direccin de Hacienda vencido los quince (15) das hbiles y el contribuyente o
responsable no corrige las deficiencias detectadas en el proceso de fiscalizacin, dar por
iniciada la instruccin del Sumario Administrativo, adicionndose veinticinco (25) das
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hbiles al contribuyente o responsable para que presente el Escrito de Descargo.
La Direccin de Hacienda dispondr de un plazo mximo de un (01) ao contado a partir
del vencimiento del plazo que tuvo el contribuyente para presentar el Escrito de Descargo,
a los fines de dictar la Resolucin Culminatoria del Sumario Administrativo.
Procedimiento
Responsable

FISCALIZACION
Pasos

Accin

Elabora providencia, la cual debe contener: Nombre del Sujeto


Pasivo, Domicilio Fiscal, RIF, Nombres de funcionarios
Coordinador (a)
de Fiscalizacin

designados con indicacin del Coordinador de la actuacin, N de


Cdula de Identidad, Unidad de Adscripcin. Firma de la Mxima
Autoridad, entre otros; segn lo dispuesto en el Art. 178 del
Cdigo Orgnico Tributario (COT).
Entrega el credencial o providencia administrativa a los

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

funcionarios que ejecutarn la actuacin, debidamente sellada y


firmada por la mxima autoridad de la Unidad (Director de
Hacienda).
Reciben la providencia y se trasladan a la unidad ejecutora. Se
identifican con la autoridad competente, con el cual sostiene

Analistas de
Fiscalizacin I

entrevista y se instalan a los fines de dar inicio a la actuacin; de


no encontrarse la autoridad competente se levanta un acta para
dejar constancia de la situacin, debiendo realizar nueva visita
hasta la efectiva instalacin de la comisin.

Definen estrategias para lograr los objetivos planteados y


sobrevenidos.
Solicitan, en forma escrita mediante acta de requerimientos,

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documentos e informacin que estimen pertinentes. (El sujeto


pasivo dispondr para ello de dos (02) das hbiles para consignar
la informacin requerida).
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Verifican informacin consignada y fotocopian documentos que


soportarn las observaciones.
Establecen reunin con representantes de la Unidad Fiscalizada a
los fines de aclarar dudas y constatar informacin.
Constatada informacin se pueden dar dos (02) situaciones:
Primera: Se detecta que el contribuyente est solvente y tiene los
documentos en regla.
En este caso, los fiscales levantan el Acta de Fiscalizacin y el
Acta de Conformidad y la remiten al Coordinador (a) para su
revisin, aval y trmites subsiguientes.
Segunda: Se detectan hallazgos dados por hechos u omisiones
constatadas o elementos que presupongan la existencia de ilcitos.

En este caso se levanta el Acta de Fiscalizacin y el Acta de


Reparo,

esta

ltima

contendr

observaciones o hallazgos

en

forma

detallada

las

detectados, las remitirn al

Coordinador (a) para su revisin, aval y trmites subsiguientes.


Nota: Las Actas se elaborarn en original y se emitirn tres (03)
ejemplares, los cuales sern para:
El Contribuyente.
Coordinador (a) de Fiscalizacin para que lo anexe al
expediente del contribuyente que reposa en la Coordinacin.
Analista de Fiscalizacin para que lo adjunte a los papeles de
trabajo.
Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe Acta de Fiscalizacin y el Acta de Conformidad el Acta


de Fiscalizacin y el Acta de Reparo, contrasta con papeles de
trabajo, revisa y aclara dudas con Fiscales, de estar conforme lo

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aprueba y remite al Director (a) de Hacienda; en caso contrario lo
devuelve con las correcciones necesarias.
Recibe Acta de Fiscalizacin y el Acta de Conformidad el Acta
de Fiscalizacin y el Acta de Reparo, igualmente chequea con los
Director (a) de
Hacienda

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papeles de trabajo el contenido plasmado en stas, de estar


conforme lo firma en seal de aprobacin y lo remite al
Coordinador (a) para el trmite subsiguiente para su correccin.
Recibe Acta de Fiscalizacin y el Acta de Conformidad el Acta

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

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de Fiscalizacin y el Acta de Reparo debidamente conformada, y


las remite a los fiscales para que procedan a notificar de los
resultados de la actuacin al contribuyente.
Elaboran oficio en original y dos (02) copias, al cual anexarn las

Analista de
Fiscalizacin I

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Actas de Fiscalizacin y de Conformidad o el Acta de


Fiscalizacin y de Reparo, y remiten al Director (a) de Hacienda
para su conformidad.

Director (a) de
Hacienda

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe oficio, revisa, firma y sella de estar conforme y lo entrega


13

al Coordinador (a) para su envo correspondiente; en caso


contrario devuelve para su correccin.
Recibe oficio conformado y entrega ejemplares a los fiscales a los

14

fines de que procedan a entregar el resultado de la actuacin al


representante de la Unidad fiscalizada.
Recibe ejemplares, se dirige al domicilio fiscal del contribuyente y

Analistas de
Fiscalizacin I

15

sostiene reunin en la que se entregar oficio y Actas de


Fiscalizacin y Conformidad Actas de Fiscalizacin y Reparo, y
se informar de los resultados de la actuacin practicada.
Cuando el resultado de la actuacin se derive de un Acta de

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Fiscalizacin y un Acta de Conformidad, los fiscales harn


firmar en seal de recibo al contribuyente; dos (02) ejemplares del

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oficio y del Acta recibida, en la que debern indicar:

Nombre completo del Contribuyente.


C.I. del Contribuyente.
Firma y Sello
Lugar, Fecha y Hora de Recibido.

Se dirige a su lugar de trabajo y archiva recaudos en el expediente


del contribuyente.
Cuando el resultado de la actuacin se derive de un Acta de
Fiscalizacin y un Acta de Reparo, los fiscales informarn al
contribuyente, los recursos que podr interponer, los lapsos de
tiempo de que dispone para ejercer cada recurso, si es el caso, y
cualquier otra informacin de inters para el contribuyente; harn
17

firmar en seal de recibo al contribuyente; dos (02) ejemplares del


oficio y del Acta recibida, en la que debern indicar:

Nombre completo del Contribuyente.


C.I. del Contribuyente.
Firma y Sello
Lugar, Fecha y Hora de Recibido.

Se dirige a su lugar de trabajo y archiva recaudos en el expediente


18

del contribuyente y mantiene control de los lapsos establecidos en


la Ley, que favorecen al contribuyente para su defensa.
En caso de ser aceptado el Reparo en cada una de sus partes, y
rectificada por parte del contribuyente la deficiencia (pago de

19

tributo, declaraciones omitidas, otras) en el tiempo reglamentario;


se ordenar mediante Resolucin la emisin de la planilla de
liquidacin por el monto cancelado (monto de tributos omitidos,
multa y/o intereses moratorios).

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En caso de no ser aceptado el Reparo y vencido el plazo de los


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quince (15) das hbiles, se dar inicio a la instruccin del Sumario
Administrativo, activndose un lapso de tiempo adicional de
veinticinco (25) das hbiles para que el contribuyente presente su
escrito de descargo, donde expondr las razones de su desacuerdo
contra la medida de reparo interpuesta y deber promover las
pruebas suficientes que sustentarn su defensa; las cuales
presentar ante la Direccin de Hacienda , si fuere el caso, de lo
contrario el Reparo quedar definitivamente firme.
Director (a) de
Hacienda y
Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe Escrito de Descargo interpuesto por el contribuyente, el


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cual deber analizar y evaluar conjuntamente con el Coordinador


(a) de Fiscalizacin, para ello dispondr de un lapso de tiempo
mximo de un (01) ao, de acuerdo a lo establecido en el COT.

22

Dispondrn de un (01) ao para:


Dictar Resolucin Culminatoria del Sumario Administrativo,
estableciendo si procede o no la obligacin tributaria, el cual debe
contener:
Lugar y fecha de emisin.
Identificacin del Contribuyente y domicilio fiscal.
Indicar tributo, periodo fiscal, elementos de la base
imponible.
Hechos u omisiones detectados y mtodos aplicados en la
fiscalizacin.
Apreciacin de las pruebas y defensas alegadas.
Fundamentos de la decisin.
Elementos que presuponen la existencia

de

ilcitos

sancionados con pena privativa de libertad, si la hubiere.


Discriminacin de los montos exigidos, segn sea el caso.
Recursos que puedan ser ejercidos por el contribuyente en

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caso de no estar conforme.
Firma autgrafa, firma electrnica u otro medio de
autenticacin del funcionario autorizado.
Remite decisin al contribuyente, respetando recursos sucesivos
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que puedan ser interpuestos por el contribuyente; que son Recurso


de Revisin y Recurso Jerrquico de conformidad con el COT.
Si no se emite la Resolucin en el periodo correspondiente, segn

24

sea el caso o no se notifica al contribuyente, queda concluido el


Sumario con la invalidacin del Acta de Reparo Fiscal.
Concluido el acto se archiva documentacin en el expediente.

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FIN DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento
Responsable

FISCALIZACION Determinacin de Tributos Estadales


Pasos
Accin
Elabora credencial o providencia administrativa, tal como se

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

indica en el paso 1 del procedimiento de Fiscalizacin o en el Art.


178 del Cdigo Orgnico Tributario (COT), y lo remite al Director
(a) de Hacienda para su conformidad.

Director (a) de
Hacienda

Recibe, revisa, firma el credencial o providencia de estar conforme


2

y la remite al Coordinador de Fiscalizacin, en caso contrario la


devuelve para su correccin.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe y entrega credencial o providencia administrativa a los


funcionarios que realizarn la actuacin.
Reciben el credencial, se trasladan a la unidad de ejecucin, se

Analistas de
Fiscalizacin

identifican con contribuyente o responsable, sostienen entrevistas


4

y se instalan; de no encontrase la autoridad competente, se levanta


un acta para dejar constancia de la situacin, debiendo realizar
nueva visita hasta la efectiva instalacin de la comisin.

5
Elaborado Por:
___________________

Solicitan, en forma escrita mediante acta de requerimientos,


Revisado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
documentos e informacin, en caso de las declaraciones
presentadas por los contribuyentes o responsables; segn lo
dispuesto en el Art. 180 del COT.
6
7

Verifican informacin consignada y fotocopian documentos que


soportarn las observaciones.
Establecen reunin con representantes de la Unidad Fiscalizada a
los fines de aclarar dudas y verificar informacin presentada.
Terminada la fiscalizacin se levanta Acta de Reparo, la cual
contendr:

Lugar y fecha de emisin.


Identificacin del Contribuyente y domicilio fiscal.
Indicar tributo, periodo fiscal, base imponible.
Hechos u omisiones y mtodos aplicados en actuacin.
Determinacin de montos.
Elementos que presuponen la existencia de ilcitos

sancionados con pena privativa de libertad, si la hubiere.


Firma autgrafa, firma electrnica u otro medio de
autenticacin del funcionario autorizado.
9

Entregan Acta de Reparo junto con los papeles de trabajo al


Coordinador (a), para su revisin y conformacin.
Revisa el Acta de Reparo junto con los papeles de trabajo, de estar

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

10

todo correcto la firma en seal de conformidad y la remite al


Director (a) de Hacienda para su aval, en caso contrario la
devuelve para correcciones.

Director (a) de
Hacienda
Coordinador (a)
de Fiscalizacin

11

Revisa y firma el Acta de Reparo de estar conforme; y la remite al


Coordinador (a), en caso contrario la devuelve para correcciones.
Recibe Acta de Reparo y gira instrucciones al Analista de

12

Elaborado Por:
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Fiscalizacin para que elabore el oficio de remisin, el cual deber


indicar el lapso de tiempo para entregar las correcciones.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas

Analistas de
Fiscalizacin I

Elabora oficio que deber avalar el Coordinador (a) y el Director


13

(a) de Hacienda de estar conforme; en caso contrario realizarn las


correcciones pertinentes.
Notifican al contribuyente o responsable del Acta de Reparo

14

levantada, manifestndole que dispondr de quince (15) das


hbiles para efectuar las correcciones pertinentes, de acuerdo a lo
estipulado en el Art. 185 del COT.
Agotado el lapso otorgado, se verifica el cumplimiento de lo
establecido en el Acta de Reparo; si los responsables formularon
las correcciones pertinentes se procede a emitir Acta de

15

Conformidad, la cual entregarn al Coordinador (a) para su aval,


pero si vencido el lapso el contribuyente no presentare o produjera
los correctivos requeridos, se dar inicio a la instruccin del
Sumario en atencin a los Artculos 188, 189, 190, 191, 192 y 193
del COT.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Director (a) de
Hacienda

Recibe Acta de Conformidad, la cual firmar de estar conforme y


16

la remite al Director (a) de Hacienda para su aval, en caso


contrario la devuelve para correcciones.
Recibe, revisa, firma y sella Acta de Conformidad de estar de

17

acuerdo y la remite al Coordinador (a) de Fiscalizacin, en caso


contrario la devuelve para correcciones.
Recibe Acta de Conformidad debidamente conformada y la remite

Analistas de
Fiscalizacin I

al contribuyente o responsable de la unidad fiscalizada. Recibe


18

copia firmada en seal de recibo y la archiva.


FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas

Procedimiento
Responsable

FISCALIZACION Otorgamiento de Licencias para Expendio de


Timbre Fiscal.
Pasos
Accin
Recibe del Director (a) de Hacienda oficio de solicitud de licencia
para expender Timbres Fiscales, por parte del interesado, donde se
indica:

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Nombre del Solicitante


Cdula de Identidad/Rif
Domicilio Fiscal
Telfonos
Punto de Referencia (Direccin)
Actividad de ser persona natural u objeto de razn social en

caso de ser persona jurdica.


Exposicin de motivos de la solicitud de licencias.
Entre otros.
Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Revisa y designa a los funcionarios para la actuacin, elabora la


2

credencial o providencia (02 Originales) y la enva a firma de la


mxima autoridad.

Director (a) de
Hacienda

Recibe credencial o providencia, revisa, firma, sella,


3

si est

conforme y la remite al Coordinador de Fiscalizacin, en caso


contrario la devuelve para su correccin.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin
Analistas de
Fiscalizacin I

4
5

Recibe y entrega credencial o providencia administrativa a los


funcionarios designados.
Reciben el credencial, se trasladan a la unidad de ejecucin, se
identifican con el responsable de la solicitud a los fines de sostener
entrevista que dar inicio al proceso de fiscalizacin. De no
encontrase autoridad competente, se levanta un acta para dejar

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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
constancia de la situacin, debiendo realizar nueva visita hasta la
efectiva instalacin de la comisin.
Verifican:
6

Veracidad de datos suministrados en la solicitud.


Estado fsico de las instalaciones del solicitante.
Entorno del Domicilio Fiscal del solicitante
Otros

Redactan informe detallando situacin vista, comprobada y


7

remiten dos (02) ejemplares al supervisor inmediato, a los fines de


su revisin y aprobacin.
Recibe informe, al cual deber hacer una evaluacin minuciosa, de

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

la situacin en que se encuentra el sitio donde se aspira expender


timbre fiscal; de estar conforme remite al Director (a) de Hacienda
con visto bueno, en caso contrario lo devuelve para correcciones.
Evala informe, en caso de ser aprobado, lo firma, sella y autoriza

Director (a) de
Hacienda

la elaboracin de la Licencia correspondiente, y lo remite al


Coordinador (a); en caso contrario expone las causales que
justifiquen la desaprobacin.
Recibe informe, de estar aprobada la solicitud, se remite al
Analista de Fiscalizacin I, a los fines de que se abra expediente,
archive copia y elabore oficio de remisin a la Coordinacin de
Recaudacin

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

10

los

fines

de

que

emitan

la

Licencia

Correspondiente, la cual deber ser renovada anualmente.


Si no es aprobada la solicitud, se remite al Analista de
Fiscalizacin I, para que archive en carpeta la actuacin realizada
y elabore oficio al solicitante donde se expondrn las causas que
justifican la no aprobacin de esta.

Analistas de

11

Elaborado Por:
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Elabora oficio al cual adjuntar informe y remitir al Coordinador


Revisado Por:
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
(a) para que le de conformidad y enve a la Coordinacin de

Fiscalizacin I

Recaudacin.
Recibe oficio e informe adjunto, revisa, si esta todo correcto le da

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

12

su conformidad y lo enva a la Coordinacin de Recaudacin a los


fines de que emitan la correspondiente Licencia, en caso contrario
lo devuelve para su correccin.
Recibe oficio firmado y sellado de recibido y lo archiva.

13
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Procedimiento
Responsable

FISCALIZACION Verificacin del Expendio de Timbre Fiscal.


Pasos
Accin
Elabora credencial o providencia administrativa, tal como se

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

indica en el paso 1 del procedimiento de Fiscalizacin o en el Art.


178 del Cdigo Orgnico Tributario (COT), y lo remite al Director
(a) de Hacienda para su conformidad.

Director (a) de
Hacienda

Recibe, revisa, firma el credencial o providencia de estar conforme


2

y la remite al Coordinador de Fiscalizacin, en caso contrario la


devuelve para su correccin.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe y entrega credencial o providencia administrativa a los


funcionarios que realizarn la actuacin.
Reciben el credencial, se trasladan a la unidad de ejecucin, se

Analistas de
Fiscalizacin I

identifican con contribuyente o responsable, sostienen entrevistas


4

y se instalan; de no encontrase la autoridad competente, se levanta


un acta para dejar constancia de la situacin, debiendo realizar
nueva visita hasta la efectiva instalacin de la comisin.

Analistas de
Fiscalizacin I

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Verifican:
Ubicacin del establecimiento
Condiciones del establecimiento
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Precio de venta de los timbres y especies
Cualquier otro aspecto que consideren importante mencionar.
6

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Realizan Acta de Fiscalizacin indicando situacin detectada y la


remiten al supervisor inmediato, a los fines de su conformidad.
Recibe Acta de Fiscalizacin y revisa las observaciones

planteadas, en funcin de ello manifiesta opinin, y la remite al


Director (a), a los fines de someterla a su consideracin.
Recibe y conforma decisin, las cuales pudieran ser:

Director (a) de
Hacienda

Apto para ser expendedor


En proceso de revisin
No apto (se deber exponer las causas que motivaron la
desaprobacin)
Esta es remitida al Coordinador de Fiscalizacin.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Analistas de
Fiscalizacin I

10

Recibe Acta de Fiscalizacin con decisin y la entrega al Analista,


para que sea entregada al expendedor.
Reciben decisin, dos (02) originales, una deber ser entregada al
expendedor y la otra ser firmada por este en seal de recibido.
El Acta debidamente firmada por el expendedor ser archivada en

11

el expediente que reposa en la Coordinacin.


FIN DEL PROCEDIMIENTO

Procedimiento
Responsable

FISCALIZACION Comprobacin de declaraciones presentadas a


travs de Instituciones bancarias receptoras de fondos.
Pasos
Accin
Elabora credencial o providencia administrativa, tal como se

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

indica en el paso 1 del procedimiento de Fiscalizacin o en el Art.


178 del Cdigo Orgnico Tributario (COT), y lo remite al Director
(a) de Hacienda para su conformidad.

Elaborado Por:
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Revisado Por:
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Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas

Director (a) de
Hacienda

Recibe, revisa, firma el credencial o providencia de estar conforme


2

y la remite al Coordinador de Fiscalizacin, en caso contrario la


devuelve para su correccin.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Analistas de
Fiscalizacin I

Recibe y entrega credencial o providencia administrativa a los


funcionarios que realizarn la actuacin.
Reciben el credencial; y prepara el listado de instituciones
receptoras del Impuesto 1X1000.
Se dirigen a la Institucin Bancaria:

Analistas de
Fiscalizacin I

Se identifican con el funcionario responsable.


Presentan Credencial.
Solicitan informacin requerida para la actuacin (Acta de
Requerimiento).
Verifican informacin consignada, en la cual debern constatar

que los montos declarados y cancelados, sean los abonados en la


cuenta del Ente Gubernamental.
Hechas las verificaciones pertinentes, elaboran oficio de envo de

las planillas de las declaraciones a la Coordinacin de


Recaudacin, y lo remite al Coordinador (a) de Fiscalizacin, a los
fines de su aval.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Analistas de
Fiscalizacin I

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Revisa oficio y planillas adjuntas de estar conforme lo firma, sella


8

y entrega a los Analistas para que los remita a la Coordinacin de


Recaudacin, en caso contrario lo devuelve para su correccin.
Remite oficio con recaudos adjuntos a la Coordinacin de

Recaudacin a los fines de que realicen los correspondientes


registros.
Recibe relacin de declaraciones (planillas) presentadas las cuales

10

Elaborado Por:
___________________

debern verificar, a los fines de elaborar el registro en sistema de


las cantidades recibidas, constatado el contenido de la informacin
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
adjunta firmarn de recibido la copia del oficio.
Analistas de
Fiscalizacin I

Reciben oficio firmado y sellado para luego ser archivado.


11
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

VERIFICACION DE RECAUDACION POR EXPLOTACION DE MINERALES NO


METALICOS
NORMAS
La Coordinacin de Fiscalizacin vigilar el periodo de vigencia de las licencias para la
explotacin de minerales no metlicos de conformidad con el artculo 38 de la Ley de
Timbre Fiscal del Estado Monagas.

Procedimiento
Responsable

VERIFICACION DE RECAUDACION POR EXPLOTACION DE


MINERALES NO METALICOS.
Pasos
Accin
Solicita mediante oficio a la Divisin de Minas un Listado de las
Mineras que se encuentran activas y copias de las Licencias

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

otorgadas por la Secretara de Desarrollo Endgeno a travs de la


Direccin de Minas, ya que es un agente preceptor del tributo, tal
como lo establece el artculo 38, numerales 2 y 9 de la Ley de
Timbre Fiscal del Estado Monagas.
Recibe de la Direccin de Minas la informacin solicitada, la

revisa y remite al Analista de Fiscalizacin I, a los fines de que


realice las verificaciones que se requieran.

Analistas de
Fiscalizacin I

Recibe informacin consignada y revisan status de vigencia de la


solvencia de la planilla de liquidacin de tributo, en aquellos casos
que estn prximos a vencerse las solvencias o que sea detectada
la morosidad, solicitarn va telefnica al contribuyente la

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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
actualizacin inmediata, para ello debern indicar la cantidad a
cancelar de conformidad con el artculo 38 de la Ley de Timbre
Fiscal del Estado Monagas.
Verifican:
Cumplimiento del Art. 38, numerales 2 y 9, de la Ley de
Timbre Fiscal del Estado Monagas, en concordancia con las
estipulaciones que atiende la Ley de Minas, a este respecto.
En caso de haber cumplido con la obligacin tributaria
Analistas de
Fiscalizacin I

solicita al contribuyente copia planillas DH-M-01, a los fines


de constatar el pago, verificando el monto, validacin de
Banco, fecha, nombre sujeto pasivo, periodo de pago, otros.
En caso de no haber cumplido con la obligacin tributaria, la
Secretaria de Desarrollo Endgeno a travs de la Direccin de
Minas, no podr otorgar la Licencia para la Explotacin de
Minas de Minerales no Metlicos.
Hechas las verificaciones pertinentes, remite a la Coordinacin de
Recaudacin la copia de la Planilla DH-M-01, copia del Rif y

Analistas de
Fiscalizacin I

dems soportes que se requieran; los documentos enviados sern


asentados en un libro de envo, que en la Coordinacin de
Recaudacin debern firmar y sellar, a los fines de los controles
respectivos.

Coordinador de
Recaudacin
Analistas de
Facturacin I

Recibe soportes, verifica los datos contenidos en estos y lo remite


6

al Analista de Facturacin I, para que haga la liquidacin


correspondiente.

Recibe, revisa y liquida lo indicado en la Planilla DH-M-01, para


ello deber accesar al sistema administrativo de la Unidad y:
Asignar nmero de planilla de liquidacin.

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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas

Fecha de elaboracin
Rif del contribuyente
Nombre del contribuyente
Domicilio fiscal
Telfono del contribuyente
N de depsito, fecha y monto.
Otros

Imprime la planilla en dos (02) originales, fotocopia un original y


distribuye un original para el contribuyente, uno para la
Coordinacin de Fiscalizacin y la copia es archivada en la
Coordinacin de Recaudacin, para su control.
Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe planilla de liquidacin y dems recaudos, los revisa y


remite al Analista de Fiscalizacin I para que lo archive.
Recibe copia de la planilla DH-M-01, copia del RIF y un original

Analistas de
Fiscalizacin I

de la planilla de liquidacin, las revisa y archiva el expediente.


FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

INSPECCIONES - Verificacin de recaudacin de impuestos hecha por Entes Pblicos.


NORMAS
Los funcionarios adscritos a la Coordinacin de Fiscalizacin, que le correspondan,
practicarn las actuaciones de acuerdo al Plan de Actuaciones Fiscales aprobado por el
Director (a) de Hacienda, salvo en aquellos casos de actuaciones no programadas las cuales
deben ser aprobadas por la mxima autoridad de la Unidad Administrativa.
Las actuaciones fiscales debern ser aplicadas por un mnimo de dos funcionarios, a los
fines de evitar la parcializacin de criterios en el ejercicio de funciones.
Ningn funcionario adscrito a la Coordinacin de Fiscalizacin podr realizar cualquier
actuacin fiscal, sin estar debidamente acreditado para ello.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
La Coordinacin de Fiscalizacin ceir sus actuaciones en materia de inspeccin de
acuerdo a la norma descrita en el Cdigo Orgnico Tributario que efecto aplica, y por las
Normas disee a tales fines la Direccin de Hacienda.
La Coordinacin de Fiscalizacin velar por que las inspecciones a Entes Pblicos en
materia del Impuesto 1X1000, se realicen en observancia a la Ley de Timbre Fiscal del
Estado Monagas.
Procedimiento
Responsable

INSPECCION Verificacin de recaudacin de impuestos hecha por


Entes Pblicos.
Pasos
Accin
Elabora credencial o providencia administrativa, tal como se

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

indica en el paso 1 del procedimiento de Fiscalizacin o en el Art.


178 del Cdigo Orgnico Tributario (COT), y lo remite al Director
(a) de Hacienda para su conformidad.

Director (a) de
Hacienda

Recibe, revisa, firma el credencial o providencia de estar conforme


2

y la remite al Coordinador de Fiscalizacin, en caso contrario la


devuelve para su correccin.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe y entrega credencial o providencia administrativa a los


funcionarios que realizarn la actuacin.
Reciben el credencial, se trasladan a la unidad de ejecucin, se

Analistas de
Fiscalizacin I

identifican con contribuyente o responsable, sostienen entrevistas


4

y se instalan; de no encontrase la autoridad competente, se levanta


un acta para dejar constancia de la situacin, debiendo realizar
nueva visita hasta la efectiva instalacin de la comisin.

Analistas de
Fiscalizacin I

Solicitan, en forma escrita mediante acta de requerimientos,


documentos e informacin que estimen pertinentes, tales como
rdenes de pago, para lo cual se le otorgar al representante del
Ente de dos (02) das hbiles para consignar la informacin

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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
requerida.
6
7

Verifican informacin consignada y fotocopian documentos que


soportarn las observaciones.
Sostiene reunin con responsables para aclarar dudas y verifican
informacin presentada.
Redactan observaciones de hallazgos detectados y elaboran el Acta

de Inspeccin, la cual someten a la consideracin del Coordinador


(a) de Fiscalizacin.
Recibe Acta de Inspeccin, la revisa contrastando con papeles de

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

trabajo, solicita a los fiscales aclarar las dudas que se presenten, de


estar conforme le da su visto bueno y lo remite al Director (a) de
Hacienda, en caso contrario sugiere realizar correcciones.

Director (a) de
Hacienda

Recibe Acta de Inspeccin para su revisin, de estar correcto le da


10

su conformidad y lo remite al Coordinador (a), en caso contrario lo


devuelve para correcciones.
Recibe Acta de Inspeccin, la remitir a la unidad inspeccionada, a

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

los fines de que realicen los ajustes correspondientes, en caso que


11

los hubiese; y recibe una copia firmada la cual deber archivar.


FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

SUSTANCIACION
DE
EXPEDIENTES
Y
ACCION
DE
RECURSOS
ADMINISTRATIVOS TRIBUTARIOS A CONTRIBUYENTES QUE COMETAN
ILICITOS TRIBUTARIOS.
NORMAS
La Coordinacin de Fiscalizacin instruir los expedientes y ejercer acciones de recursos
administrativos contra contribuyentes, que hayan incurrido en reparos, hechas u omisiones
detectados en la actividad fiscalizadora.
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Los funcionarios de la Coordinacin de Fiscalizacin deber instruir los expedientes
respetando en todo momento los lapsos, las caractersticas de formacin del expediente y el
debido proceso, como garanta de defensa al contribuyente, tal como lo establece la
Constitucin Nacional de la Repblica Bolivariana de Venezuela y el Cdigo Orgnico
Tributario.
El contribuyente podr en todo momento tener acceso al expediente que la Direccin de
Hacienda le haya abierto y solicitar copias certificadas de los documentos contenidos en
este; a los fines de poder utilizarlos en su defensa.
La Direccin de Hacienda estar facultada para imponer a los contribuyentes las sanciones
administrativas que al efecto establece la Ley, tales como: reparos, multas y suspensiones
parciales o permanentes.

Procedimiento
Responsable
Coordinador (a)
de Fiscalizacin

SUSTANCIACION DE EXPEDIENTES Y ACCION DE RECURSOS


ADMINISTRATIVOS TRIBUTARIOS A CONTRIBUYENTES QUE
COMETAN ILICITOS TRIBUTARIOS.
Pasos
Accin
1
Recibe del Analista de Fiscalizacin I o Director (a) de Hacienda
los documentos requeridos para la formacin del expediente.
Instruye el expediente de Fiscalizacin, considerando:
Asignacin de un nmero, por ejemplo: Direccin de
Hacienda, Coordinacin de Fiscalizacin expediente 001
(DH-CF-E-001).
Foliacin: Enumerar los folios o pginas que conforman el
expediente, en la parte superior derecha en letra y nmero,

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preferiblemente en tinta negra. El primer documento debe ser
el Auto de Proceder o Providencia.
La enumeracin debe ir sin enmendadura, en caso de ocurrir
alguna alteracin, se debe dictar acto de correccin de
foliatura, esto es, un oficio donde se indica la correccin,
detallando nmero de folio, de expediente, firma del
funcionario autorizado, otros.
La foliatura ser de secuencia correlativa.
Cuando la numeracin de los folios de la pieza llegue hasta
un mximo de 250 folios, se dictar un Auto de Cierre y
Apertura de pieza, se elabora un oficio en el que se indica,
fecha, a los efectos del mejor manejo del Exp. N.---, se
ordena cerrar en el folio N.---, Cmplase, Firma Director,
Expediente N.---.
Anexa:
Auto de Proceder o Providencia Administrativa.
Todos los documentos debidamente certificados obtenidos de
Coordinador (a)
de Fiscalizacin

la actuacin fiscal.
Hoja de control (llevar incidencias).
Notificaciones (Art. 73 LOPA).
Documentos generados posteriores a la notificacin.
Informe de resultados (muestra resultados de la actuacin
fiscal, aspectos preliminares, elementos probatorios, alegatos
del contribuyente y conclusin).

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Sustanciado el expediente, el Coordinador (a) de Fiscalizacin


elaborar notificacin al contribuyente, exponiendo las razones
que conllevaron a la instruccin del expediente, en este se deber
indicar el lapso de tiempo con que cuenta para realizar la defensa

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correspondiente, y los recursos que podrn interponer; dicha
notificacin deber estar avalada por el Coordinador (a) y el
Director (a) de Hacienda.
Coordinador (a)
de Fiscalizacin
Analistas de
Fiscalizacin I

La entrega a los Analistas de Fiscalizacin I, a los fines de que


realicen las respectivas notificaciones.
Hacen entrega formal de la notificacin al contribuyente, al cual

harn firmar un ejemplar a los fines de dejar constancia del acto,


esta notificacin es anexada en el expediente instruido.
Recibir el escrito de descargo que consigne el contribuyente o el

Director (a) de
Hacienda

recurso interpuesto, si fuere el caso; y revisar los alegatos


6

esgrimidos por ste, a los cuales realizar las observaciones


requeridas; luego lo remite a la Coordinacin de Fiscalizacin para
que sean evaluados.
Recibe escrito de descargo consignado por el contribuyente y las
observaciones hechas por el Director (a) de Hacienda, las evala
conjuntamente con los Analistas de Fiscalizacin, de ser

Coordinador (a)
de Fiscalizacin
y Analistas de
Fiscalizacin I

considerados pertinentes elaboran escrito de conformidad, en caso


contrario se elabora igualmente escrito reconfirmando todas las
7

observaciones hechas anteriormente o solo las que nos pudieron


ser contestadas.
Estos escritos debern ser remitidos al Director (a) de Hacienda, a
los efectos de su revisin y para que ste imponga la sancin
correspondiente dependiendo de la gravedad de la falta.

Director (a) de
Hacienda

Recibe escrito, los analiza y evala, a los fines de determinar la


sancin a imponer, entre las que pueden figurar:
Reparos
Multas

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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Suspensin parcial o permanente.
Director (a) de
Hacienda

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

10

Remite escrito con decisin al Coordinador (a) de Fiscalizacin a


los fines de que se realicen las notificaciones pertinentes.
Recibe escrito, lo revisa y entrega a los Analistas a los fines que
practiquen las notificaciones.
Se dirigen al domicilio fiscal del contribuyente y entregan la
notificacin de forma personalizada, hacen firmar la copia del

Analistas de
Fiscalizacin I

11

escrito entregado, la cual debern archivar en el expediente


instruido.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

ELABORACION DE INFORMES TECNICOS, ACTAS Y DEMAS DOCUMENTOS


NORMAS
La Direccin de Hacienda elaborar los informes, actas y dems documentos que en el
curso de sus actuaciones deban realizar, as como los que en las materias de su competencia
le solicite el Secretario (a) de Hacienda, Administracin y Finanzas, las instancias de
control interno y externo Regional y los rganos y Entes de la Administracin Pblica
Nacional con competencia Regional.

Procedimiento
Responsable
Director (a) de
Hacienda

VERIFICACION DE RECAUDACION POR EXPLOTACION DE


MINERALES NO METALICOS.
Pasos
Accin
1
Recibe informes, actas y dems documentos que en el curso de sus
actuaciones deban revisar y suscribir, as como la elaboracin de
informe

que

soliciten

el

Secretario

(a)

de

Hacienda,

Administracin y Finanzas, las instancias de control interno y


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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
externo Regional y los rganos y Entes de la Administracin
Pblica Nacional con competencia Regional.
Suscribe informe, actas y dems documentos de las dependencias
adscritas a su Despacho y las devuelve para los trmites
respectivos.
2

Cuando sea informacin solicitada por las dems instancias


administrativas,

solicitar

informacin

pertinente

los

Coordinadores (a), para lo cual deber establecer lapso de


consignacin.
Funcionarios

Director (a) de
Hacienda

Consignan informacin solicitada al Director (a) de Hacienda.


Se rene con los funcionarios competentes a los fines de verificar
y discutir informacin consignada.
Verificada la informacin, la remite al Asistente Ejecutivo I, a los

5
Asistente
Ejecutivo I
Director (a) de
Hacienda

fines de la elaboracin del informe solicitado.

Elabora informe requerido y lo remite al Director (a).


Recibe informe, lo revisa, si todo est conforme lo firma y lo

remite a la instancia solicitante, en caso contrario, lo devuelve para


su correccin.
Recibe copia firmada de recibido y la entrega a la Secretaria II

para su archivo.
Recibe informe y lo archiva.

Secretaria II

9
FIN DEL PROCEDIMIENTO
COORDINACION DE RECAUDACION
PROCEDIMIENTOS

REQUISICION DE TIMBRE FISCAL, PAPEL SELLADO Y PLANILLAS DH-M-01,


Elaborado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
DH-M-02.
VENTAS DE PLANILLAS (DH-M-01, DH-M-02, TIMBRES Y ESPECIES FISCALES Y
OTROS RAMOS TRIBUTARIOS).
CIERRE DE OPERACIONES DIARIAS.
PLANILLAS DE PEDIDOS Y DEVOLUCIONES DE ESPECIES FISCALES.

Pedidos de Especies Fiscales.


Devolucin de Especies Fiscales.

ACTAS DE RECEPCION DE PAPEL DE SEGURIDAD Y ESTAMPILLAS.


CONTROL DEL INVENTARIO EN BOVEDA DE ESPECIES FISCALES.
LICENCIAS PARA EXPENDER ESPECIES FISCALES.

Elaboracin de Licencias

Renovacin de Licencias

CONTROL DEL REGISTRO DE EXPENDEDORES ACTIVOS E INACTIVOS.


ELABORACION DE PLANILLAS DE LIQUIDACION DE TIMBRE FISCAL PARA EL
OTORGAMIENTO DE LICENCIA DE MINERALES NO METALICOS.
VERIFICACION DE INGRESOS POR RAMOS TRIBUTARIOS EN CUENTAS
BANCARIAS RECEPTORAS DE FONDOS PUBLICOS ESTADALES.

Informe de Ingresos por Sustitucin de Estampillas.

SOLICITUD DE ESPECIES Y TIMBRES FISCALES.

Elaborado Por:
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Revisado Por:
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Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
ELABORACION DE OFICIOS.
PROCEDIMIENTO
REQUISICION DE TIMBRE FISCAL, PAPEL SELLADO Y PLANILLAS DH-M-01,
DH-M-02.
NORMAS
El Coordinador (a) de Recaudacin conjuntamente con el Director (a) de Hacienda velarn
porque se realicen oportunamente las requisiciones de timbre fiscal, papel sellado, planillas
DH-M-01, DH-M-02, a los fines de mantener un adecuado control sobre el inventario
disponible para la venta.
Procedimiento
Responsable
Coordinador (a)
de Recaudacin

REQUISICION DE TIMBRE FISCAL, PAPEL SELLADO Y


PLANILLAS DH-M-01, DH-M-02.
Pasos
Accin
Solicitar al Asistente Administrativo I, un reporte de las especies
1

fiscales en stock a los fines de determinar la disponibilidad de


estos.

Asistente
Administrativo I

Recibe instrucciones e ingresa en sistema mediante clave personal


d acceso e ingresa al archivo de Reporte de Especies Fiscales en
Stock para la Venta y evala necesidad de reponer en el cual se
indica:

Fecha y hora de la operacin


Tipo de Especie Fiscal
Lminas
Unidades
Serial desde
Serial Hasta

Verifica la disponibilidad de Timbre Fiscal, papel sellado, planillas


DH-M-01, DH-M-02 el cual debe coincidir con el inventario en
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
resguardo en caja.
En caso de requerir aumentar el inventario, acciona archivo
Reposicin de Requisicin de Especies Fiscales, en el cual se
indica:

Fecha y hora de la operacin


Nmero de Requisicin (Correlativo Anual)
Tipo de Especie Fiscal
Serial desde
Serial Hasta
Unidades
Empaques

Finalizada la operacin, imprime reporte y elabora planilla de


pedido la cual deber ser impresa en duplicado, y remite la
informacin al Coordinador (a).
Recibe reporte y planilla de pedido, deber revisarlas a detalle, a
Coordinador (a)
de Recaudacin

los fines de constatar la veracidad de la informacin suministrada


y lo remite al Analista de Facturacin I, a los fines de la reposicin
correspondiente.
Recibe planilla de pedido, la cual deber revisar a los fines de

Analista de
Facturacin I

constatar que no tenga ningn error, se traslada a la Direccin de


Hacienda, a los fines de que el Director autorice la salida de las
especies fiscales.

Director (a) de
Hacienda
Asistente
Ejecutivo I

Verifica solicitud de pedido y autoriza la salida de las especies,


6

entregndola al Asistente Ejecutivo I, a los fines de que despache


el pedido solicitado.

Recibe solicitud de pedido, se dirige a la bveda y obtiene las


especies solicitadas, las cuales deber entregar al Analista de
Facturacin I, firmando las planillas de pedido y colocando el
sello de despachado, ste deber entregar una copia de la planilla

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
debidamente firmada y sellada al Analista a los efectos del control
reglamentario.
Recibe el pedido requerido, el cual deber verificar a los fines de
Analista de
Facturacin I

constatar que le entregaron lo realmente solicitado; lo entrega al


Asistente Administrativo I junto con la copia de la planilla de
solicitud.
Recibe la planilla firmada y el pedido requerido, verifica que

Asistente
Administrativo I

coincide con lo solicitado, en caso de haber diferencia advierte y


se corrige o se indica en la planilla la situacin presentada, hace
firmar la nota indicada por la mxima autoridad.
Resguarda y custodia las especies fiscales solicitadas, elabora las

Director (a) de
Hacienda

respectivas actualizaciones del inventario en sistema y archiva la


10

planilla de requisicin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

VENTAS DE PLANILLAS DH-M-01, DH-M-02, TIMBRE Y ESPECIES FISCALES Y


OTROS RAMOS TRIBUTARIOS.
NORMAS
El Coordinador (a) de Recaudacin vigilar que las ventas de especies y timbres fiscales se
realicen al mayor, salvo especificacin contraria indicada mediante oficio por el Director
(a) de Hacienda.
El Director (a) de Hacienda ser la nica persona competente para realizar los descuentos
sobre las ventas de especies fiscales que estime efectuar la Coordinacin, para ello se
debern respetar las condiciones que establece la Ley, en esta materia.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas

Procedimiento
Responsable

VENTAS DE
PLANILLAS DH-M-01, DH-M-02, TIMBRE Y
ESPECIES FISCALES Y OTROS RAMOS TRIBUTARIOS.
Pasos
Accin
Atiende las solicitudes que hagan los expendedores de especies

Asistente
Administrativo I

fiscales, ingresando en sistema los datos necesarios a los fines de


1

emitir la cotizacin del pedido, aplicando descuentos si


procedieran (deben estar autorizados por el Director (a) de
Hacienda.

Asistente
Administrativo I

Indicar al expendedor el monto total del pedido solicitado, para


que efecte el depsito respectivo en la entidad bancaria receptora.
Recibe del expendedor el comprobante de depsito, verifica:

Beneficiario
Fecha
Monto
Validacin del monto

Si el monto coincide con la cotizacin, procede a elaborar la


factura. En caso contrario, advierte discrepancias e indica realizar
correccin.
Accesa al sistema de archivo de ventas e indica:

Nombre del Cliente


Detalles del Pedido: cantidad, tipos (papel sellado, timbres,

planillas, otros).
Monto a facturar

Se verifica la conformidad de la venta e imprime la factura en


duplicado, la cual debern firmar el Asistente y el cliente.
5

Desglosa la factura y entrega al expendedor un (01) ejemplar y el


pedido solicitado, el otro ejemplar de la factura lo archiva junto
con el depsito, a los fines del control respectivo.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
CIERRE DE OPERACIONES DIARIAS.
NORMAS
La Coordinacin de Recaudacin llevar el control de los ingresos por los diferentes ramos
tributarios, para ello el Coordinador (a) conjuntamente con los funcionarios competentes
elaborarn el cierre diario de los ingresos de los recursos y ingresos de especies y timbres
fiscales estadales; y efectuaran la relacin de las ventas realizadas quincenalmente, a los
fines de garantizar un adecuado control.
El funcionario competente deber efectuar diariamente el reporte del inventario de especies
fiscales para la venta, a los fines de poder llevar el control de las ventas efectuadas al final
de la jornada, esta informacin deber ser suministrada al Coordinador (a) de Recaudacin
para su conocimiento y dems fines.
Procedimiento
Responsable

CIERRE DE OPERACIONES DIARIAS.


Pasos
Accin
Accesa al sistema y verifica el Reporte de Ventas Diarias, el cual

Asistente
Administrativo I

contrastar con las copias de las facturas emitidas en el da


comprobando que concuerden, las salidas del sistema con lo que
est en custodia y el inventario inicial del da.

Asistente
Administrativo I

2
3

Ordena por partidas (Papel sellado, timbre fiscal, DH-M-01, DHM-02) los depsitos realizados por los clientes.
Se registran en sistema los depsito, indicando:

N de Depsito
Monto en Bs. F.
Entidad Financiera

El monto de estos debe coincidir con el total neto del Reporte de


Ventas Diarias. Reserva en carpeta las planillas de depsitos para
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
remitirla cada quince das al Analista de Facturacin.
Accesa al archivo de Reporte de Ventas Diarias. Verifica la
informacin:

Fecha
Descripcin del Ramo Tributario.
N de Seriales Desde, Hasta
Cantidad
Precio
Descuento
Total
Depsitos realizados (Fecha, Banco, N Depsito, Monto)
Detalles para Depsitos (Total por Ramo Tributario).

Imprime dos (02) reportes y lo firma.


5

Entrega Reporte de Ventas Diarias firmado al Analista de


Facturacin I a los fines del control reglamentario.

Analistas de
Facturacin I

Recibe Reporte de Ventas Diarias Firmado y firma de recibido el


6

otro ejemplar del reporte, el cual entregar al Asistente


Administrativo I.
Archiva Reporte de Ventas Diarias, debidamente firmado por su

Asistente
Administrativo I

Analista.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

PLANILLAS DE PEDIDOS Y DEVOLUCIONES DE ESPECIES FISCALES.

Pedidos de Especies Fiscales

Devolucin de Especies Fiscales


NORMAS

El Coordinador (a) de Recaudacin conjuntamente con el Director (a) de Hacienda velarn


porque se realicen oportunamente las requisiciones de timbre fiscal, papel sellado, planillas
Elaborado Por:
___________________

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____________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
DH-M-01, DH-M-02, a los fines de mantener un adecuado control sobre el inventario
disponible para la venta.
El Coordinador (a) de Recaudacin y los funcionarios que designe a tal efecto, debern
mantener un buen resguardo y custodia los timbres fiscales, papel sellado, planillas DH-M01, DH-M-02, que les sean entregados.
El Coordinador (a) de Recaudacin deber efectuar, cuando sean solicitadas, las
devoluciones de papel sellado que hayan sido consignadas por los expendedores, por estar
en mal estado, falto de serial u otra causa.
Los funcionarios competentes adscritos a la Coordinacin de Recaudacin trimestralmente
debern preparar una relacin de las devoluciones efectuadas, a los fines de los controles
pertinentes.
La Coordinacin de Recaudacin elaborar mensualmente el inventario de las especies y
timbres fiscales resguardados en bveda, a los fines de efectuar oportunamente las
reposiciones necesarias, adems de llevar el control sobre el inventario fsico de dichos
ramos tributarios.
El Director (a) de Hacienda una vez verificado el consumido del cincuenta por ciento
(50%) de la cantidad de especies y timbres fiscales resguardados en bveda, autorizar a
los funcionarios competentes para que soliciten a la Coordinacin de Compras, instruya el
proceso de adquisicin de los ramos tributarios requeridos, a los fines de poder garantizar
oportunamente su reposicin.
Procedimiento
Responsable
Coordinador (a)
de Recaudacin

PLANILLAS DE PEDIDOS Y DEVOLUCIONES DE ESPECIES


FISCALES - Pedidos de Especies Fiscales
Pasos
Accin
1
Determina el porcentaje de consumo de especies y timbres
fiscales, si este consumo equivale al 50%, ordenar la reposicin,
para ello gira instrucciones al Analista Financiero II, para que

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Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
realice el pedido correspondiente.
Recibe instruccin y procede a realizar el reporte del pedido
especificando lo siguiente:
Solicitante (Direccin de Hacienda)

Analista
Financiero II

N de Pedido
Fecha de Emisin
Descripcin
Cantidad
Partidas presupuestarias del gasto
Firma autorizada

Imprime reporte de pedido y elabora oficio al cual anexar el


reporte, a los fines de la remisin al Coordinador (a) para su
revisin y visto bueno.
Coordinador (a)
de Recaudacin
Director (a) de
Hacienda

Recibe oficio y reporte anexo, revisa y da visto bueno, de estar


3

todo conforme y o remite a la firma del Director (a) de Hacienda,


de lo contrario lo devuelve para su correccin.
Recibe oficio y reporte, revisa, firma y sella de estar todo

conforme para luego enviarlo al Coordinador (a) de Recaudacin,


de lo contrario lo devuelve para su correccin.

Coordinador (a)
de Recaudacin

Recibe oficio y reporte, el cual entregar al Analista Financiero II,


5

para que realice los asientos correspondientes para su posterior


envo.

Analistas de
Financiero II

Recibe oficio y reporte de pedidos, asienta en el Libro de Control


6

de Comunicaciones y entrega al Mensajero para que lo entregue a


la Coordinacin de Compras.

Mensajero

Recibe, realiza entrega y hace firmar el libro y la copia del oficio


como acuse de recibo, debiendo indicar:

Elaborado Por:
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Nombre del Receptor y Firma


Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas

Fecha de recibido
Hora

Entrega la copia dl oficio debidamente firmada al Analista


Financiero II para su archivo.
Analista
Financiero II

Recibe y archiva oficio.


Recibe de la Comisin de Licitacin un informe indicando el

Director (a) de
Hacienda

nombre de la empresa que gan el proceso de licitacin y de la


9

Coordinacin de Compras, copia de la orden de compra; estos


recaudos son remitidos al Coordinador (a) de Recaudacin, a los
fines de control y seguimiento del proceso respectivo.

Coordinador (a)
de Recaudacin

Recibe el oficio y copia de la orden de compra, los cuales revisa y


10

entrega al Analista Financiero II, para que haga el respectivo


seguimiento.
Recibe y hace seguimiento hasta la entrega efectiva del pedido
solicitado por parte del proveedor; se realiza el control respectivo,
chequeando conjuntamente con el Analista de Fiscalizacin, lo
siguiente:

Analista
Financiero II

11

Que la cantidad solicitada sea la despachada


Que el producto solicitado sea el recibido
Que la cantidad y especificaciones del producto cumplan

con lo especificado en la factura y la orden.


Que lo indicado en la factura sea lo solicitado en la orden
de compra.

Verificado el pedido y estando conforme redactan un Acta de


Recepcin que es firmada por los Analistas, el Proveedor y el
Director (a) de Hacienda.
Analista
Financiero II

12

Elaborado Por:
___________________

Entrega al Director (a) de Hacienda la factura para la firma.


Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Director (a) de
Hacienda

13

Recibe factura, la firma y la devuelve al Analista Financiero II


para que la entregue al proveedor.
Recibida la factura firmada, saca una copia y devuelve el original

Analista
Financiero II

al proveedor; procede a archivar la copia de la factura, pedido


14

interno y orden de compra y entrega los timbres fiscales y/o


especies recibidas al Director (a) de Hacienda para su guarda y
custodia.
Recibe timbres y especies fiscales para su guarda y custodia en

Director (a) de
Hacienda

bveda y registra en sistema el pedido entregado, a los fines del


15

control correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

Procedimiento
Responsable
Asistente
Administrativo I

PLANILLAS DE PEDIDOS Y DEVOLUCIONES DE ESPECIES


FISCALES - Devolucin de Especies Fiscales
Pasos
Accin
1

Recibe del expendedor papel sellado en devolucin por no tener


serial, estar en mal estado u otra causa.
Accesa en sistema al archivo de desincorporacin de papel sellado
indicando:

Asistente
Administrativo I

N de Devolucin (Correlativo).
Cdigo del Expendedor
N de Serial del Papel Daado
Cantidad
Causa de la Devolucin

Registra
3

la

informacin

verificando

que

en

sistema

automticamente se le asigne un nuevo cdigo al papel sellado,


objeto de sustitucin.

Imprime tres (03) ejemplares del Reporte de Devolucin y


Reposicin de papel sellado, en el cual se indica:

Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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GOBERNACION DEL ESTADO MONAGAS


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas

N de Licencia
Expendedor
Domicilio Fiscal
Fecha, Telfono
RIF
Serial Daado
Serial Sustituto
Unidades
Total en Bs. F.

Firma los reportes, entrega un ejemplar al expendedor con los


respectivos papeles sellados sustituidos, remite otro al Analista de
Facturacin I y el ltimo lo archiva para control.
Recibe ejemplar del Reporte de Devolucin y Reposicin de Papel
Analista de
Facturacin I

Sellado, debidamente firmado y lo archiva, a los fines del control


5

que debe llevar.


FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

ACTAS DE RECEPCION DE PAPEL DE SEGURIDAD Y ESTAMPILLAS.


NORMAS
El Coordinador (a) de Recaudacin y los funcionarios que designe a tal efecto, debern
mantener en buen resguardo y custodia los timbres fiscales, papel sellado, planillas
DH-M-01, DH-M-02, que les sean entregados.
El Coordinador (a) de Recaudacin deber velar porque se elaboren correctamente las
Actas de Recepcin de Papel de Seguridad y Estampillas, a los fines de dejar constancia del
procedimiento realizado.
La Coordinacin de Recaudacin elaborar mensualmente el inventario de las especies y
timbres fiscales resguardados en bveda, a los fines de efectuar oportunamente las
reposiciones necesarias, adems de llevar el control sobre el inventario fsico de dichos
Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

GOBERNACION DEL ESTADO MONAGAS


MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
ramos tributarios.
Procedimiento
Responsable
Coordinador (a)
de Recaudacin

ACTAS DE RECEPCION
ESTAMPILLAS.
Pasos
1

DE

PAPEL DE

SEGURIDAD Y

Accin

Recibe instruccin del Director (a) de Hacienda, sobre la cantidad


de estampillas o papel de seguridad que se recibir.
Elabora oficio (02 ejemplares) de notificacin dirigido a la

Coordinador (a)
de Recaudacin

Director (a) de
Hacienda

Coordinador (a)
de Recaudacin

Imprenta del Estado Monagas, para el control perceptivo del papel


de seguridad y estampillas, lo remite al Director (a) de Hacienda
para su firma.
Recibe oficio, lo revisa, firma y sella de estar conforme, de lo
contrario lo devuelve para correccin.
Recibe oficio y lo remite al Mensajero para que haga entrega del
mismo en la Imprenta.
Recibe los ejemplares del oficio debidamente firmado y los

Mensajero

entrega a su destinatario, haciendo firmar, sellar, indicar fecha y


hora de recibido en la copia del mismo, la cual entregar en la
Coordinacin de Recaudacin, para el control respectivo.

Coordinador (a)
de Recaudacin
Analista de
Facturacin I

Recibe oficio debidamente firmado como acuse de recibo, lo


6

archiva y gira instrucciones al Analista de Facturacin I, para que


elabore el Acta.

Elaborado Por:
___________________

Recibe instrucciones, accesa al sistema administrativo de la


Unidad y procede a elaborar el Acta considerando:

N de Acta (Correlativo Anual).


Cantidad solicitada.
Fecha de Solicitud y Recepcin.
Seriales del Papel Sellado y Timbres Fiscales, si fuere el

caso.
Firma de los funcionarios que intervienen (Proveedor,
Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Imprenta del Estado y Direccin de Hacienda).
Se imprimen tres (03) ejemplares, los cuales sern entregados a la
Divisin de Imprenta del Estado, el Proveedor y la Direccin de
Hacienda.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
CONTROL DEL INVENTARIO EN BOVEDA DE ESPECIES FISCALES.
NORMAS
El Coordinador (a) de Recaudacin conjuntamente con el Director (a) de Hacienda velarn
porque se realicen oportunamente las requisiciones de timbre fiscal, papel sellado, planillas
DH-M-01, DH-M-02, a los fines de mantener un adecuado control sobre el inventario
disponible para la venta.
El Coordinador (a) de Recaudacin y los funcionarios que designe a tal efecto, debern
mantener un buen resguardo y custodia los timbres fiscales, papel sellado, planillas DH-M01, DH-M-02, que les sean entregados.
Los funcionarios competentes debern efectuar diariamente el reporte del inventario de
especies fiscales para la venta, a los fines de poder llevar el control de las ventas efectuadas
al final de la jornada, esta informacin deber ser suministrada al Coordinador (a) para su
conocimiento y dems fines.
La Coordinacin de Recaudacin elaborar mensualmente el inventario de las especies y
timbres fiscales resguardados en bveda, a los fines de efectuar oportunamente las
reposiciones necesarias, adems de llevar el control sobre el inventario fsico de dichos
ramos tributarios.
CONTROL DEL INVENTARIO EN BOVEDA DE ESPECIES
FISCALES.
Elaborado Por:
Revisado Por:
Autorizado Por:

Procedimiento

___________________

____________________

___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Responsable
Coordinador (a)
de Recaudacin

Pasos

Accin
Gira instrucciones al Analista de Facturacin I y Asistente

Ejecutivo I, para que realicen mensualmente el inventario de


especies y timbres fiscales.
Reciben instrucciones y proceden a realizar el inventario
accesando en el sistema al archivo del inventario de bveda,
considerando:

Asistente
Ejecutivo I y
Analista de
Facturacin I

Descripcin de especie y timbre fiscal


Inventario Inicial (Unidad, Paquete, Serie Inicial y Serie

Final).
Entradas (Adquisiciones recibidas de imprenta).
Salidas (Entregadas para venta)
Inventario Final

Imprimen dos (02) ejemplares.


Toman nota de las cantidades por ramos tributarios y los
correspondientes seriales, firman la planilla de toma fsica de
3

inventario; el Asistente Ejecutivo I se queda con un ejemplar y el


otro lo entrega al Coordinador (a) de Recaudacin, para efectos
del control requerido
Recibe relacin del inventario de bveda debidamente firmado por

Coordinador (a)
de Recaudacin

los funcionarios competentes, lo revisa y archiva de estar todo


conforme, en caso contrario lo devuelve para correccin.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

LICENCIAS PARA EXPENDER ESPECIES FISCALES.

Elaboracin de Licencias
Renovacin de Licencias

Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
NORMAS
El Coordinador (a) de Recaudacin vigilar porque se lleve correctamente el proceso de
otorgamiento de licencias para expendio de timbres fiscales y papel sellado, a los
solicitantes que cumplan con los requerimientos establecidos por la Direccin de Hacienda,
las cuales debern ser aprobadas por la mxima autoridad de la Direccin.
El Coordinador (a) de Recaudacin se asegurar de que se realicen anualmente las
renovaciones y actualizaciones de expendedores de timbres fiscales y papel sellado previa
autorizacin del Director (a) de Hacienda y de las actuaciones fiscalizadoras que
determinen que el expendedor est apto para expender dichos ramos tributarios.
El Coordinador (a) de Recaudacin solicitar peridicamente a la Coordinacin de
Fiscalizacin, la elaboracin de actuaciones orientadas hacia la fiscalizacin de expendios
de ramos tributarios, a los fines de verificar los precios de ventas, ubicacin o domicilio
fiscal autorizado para tal fin.
El Director (a) de Hacienda velar en todo momento porque se le d estricto cumplimiento
a las disposiciones normativas contenidas en la Ley de Timbre Fiscal del Estado Monagas y
su Reglamento.
El otorgamiento de licencias a personas jurdicas se har preferiblemente establecimientos
dedicados al ramo de libreras, papeleras o afines, en el caso de personas naturales
soliciten la licencia para expender timbre fiscal y el punto de expendio se encuentran a los
fines de poder determinar su status, (activos e inactivos).
Procedimiento
Responsable
Analista
Financiero II

LICENCIAS PARA EXPENDER ESPECIES FISCALES Elaboracin


de Licencias
Pasos
Accin
1
Orienta al interesado y suministra planilla donde se indican los
requisitos necesarios que deber consignar los interesados en
expender timbre fiscal, los cuales se detallan a continuacin:

Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Para Personas Jurdicas (p/j):

Carta de solicitud dirigida a la Direccin de Hacienda


Una (01) fotografa tipo carnet del representante legal

actualizada.
Fotocopia de Cdula de Identidad ampliada.
Fotocopia del RIF de la empresa, del representante legal o

apoderado, ampliada.
Fotocopia del Registro Mercantil de la empresa.
Contrato de arrendamiento o documento de propiedad del

local donde opera la empresa.


Plano de ubicacin del local.
Un (01) papel sellado.
Estampillas (Bs. F 1,00) o del valor que determine la
Direccin.

Para Persona Natural (p/n):

Carta de solicitud dirigida a la Direccin de Hacienda


Una (01) fotografa tipo carnet actualizada.
Fotocopia de Cdula de Identidad ampliada.
Fotocopia del RIF ampliada.
Fotocopia del Registro Mercantil de la empresa.
Contrato de arrendamiento o documento de propiedad del

local.
Plano de ubicacin del local.
Un (01) papel sellado.
Estampillas (Bs. F 1,00) o del valor que determine la

Direccin.
Las personas naturales que el lugar de ventas se encuentre
dentro de instituciones pblicas (registros, notaras, onidex,
entre otros), deben anexar a los requisitos anteriores, carta
de autorizacin y fotocopia de Cdula de Identidad de la
mxima autoridad de dichos organismos.

Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Tambin deber informar a los interesados sobre el margen de
ganancias; las amonestaciones en las cuales podra estar incurso en
2

caso de cometer alguna infraccin; y, el acatamiento a las normas


en materia fiscal establecidas en los Art. 55 y 56 de la Ley de
Timbre Fiscal del Estado Monagas y su Reglamento en los Art. 34
y 38, entre otros.
Recibe de los interesados carpeta con documentos requeridos,
verifica documentacin, de estar conforme se le informa al

interesado que deber un mximo de quince (15) das para la


aprobacin del Director (a) de Hacienda y remite documentacin,
devolvern la carpeta al interesado y se le informar que la
solicitud no procede por estar incompletos errados.

Coordinador (a)
de Recaudacin

Recibe carpeta con documentos, revisa y da visto bueno, de estar


4

conforme y remite al Director (a) de Hacienda para su


conformidad, en caso contrario la devuelve para correccin.

Director (a) de
Hacienda

Recibe documentos, y los enva a la instancia competente para que


certifiquen si el interesado se encuentra apto para expender.
Recibido informe de la instancia competente, el cual certificar su

Director (a) de
Hacienda

conformidad o no; de estar conforme autoriza al Coordinador (a)


de Recaudacin la emisin de Licencia, caso contrario devuelve
sin aprobacin.

Coordinador (a)
de Recaudacin
Analista
Financiero II

Recibe carpeta aprobada y gira instrucciones al Analista


Financiero II, para elaborar la respectiva Licencia de Expendio.

Procede a elaborar la Licencia para vender al pblico especies


fiscales; para ello deber accesar al sistema administrativo y editar
el archivo del formato de Licencia y registra informacin:

Elaborado Por:
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N de Licencia
Fecha de Otorgamiento
Revisado Por:
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Autorizado Por:
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas

Razn Social
N de RIF
Direccin o domicilio fiscal.
Municipio
Representante legal
N de Cdula de Identidad del Representante Legal
Firma del Director (a) de Hacienda

Verificado la informacin suministrada imprime el formato en


cartulina y un ejemplar en papel, lo remite al Coordinador (a) de
Recaudacin para su conformidad.
Coordinador (a)
de Recaudacin

Director (a) de
Hacienda

10

Coordinador (a)
de Recaudacin

11

Analista
Financiero II

12

Procedimiento
Responsable

Recibe la Licencia y la revisa, de estar conforme, la remite al


Director (a) de Hacienda, de lo contrario la devuelve.
Recibe la Licencia, de estar conforme la firma, sella y remite para
su entrega, caso contrario la devuelve.
Recibe Licencia firmada y sellada; la remite al Analista Financiero
II, a los fines de que haga entrega formal al interesado.
Entrega al solicitante la Licencia previamente solicitada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

LICENCIAS PARA EXPENDER ESPECIES FISCALES Renovacin


de Licencias
Pasos
Accin
Recibe solicitud de renovacin de licencia por parte del
expendedor, en caso contrario elabora lista de expendedores

Analista
Financiero II

activos, cuyas licencias estn por expirar y los que hayan expirado
1

y les notifica va telefnica, a los fines de que sustituyan la


documentacin vencida y necesaria para su renovacin.
En caso de establecerse nuevos requisitos, igualmente debern
notificarle, para que en el mismo acto los presenten.

Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Recibe los documentos solicitados por los expendedores, los
2

Coordinador (a)
de Recaudacin
Director (a) de
Hacienda

revisa y evala, de estar conforme accesa al sistema administrativo


y elabora la Licencia correspondiente, la cual deber remitir al
supervisor inmediato a los fines de su revisin y aval.
Recibe y revisa la Licencia conjuntamente con el expediente, de

estar todo conforme lo remite al Director (a) de Hacienda para su


conformidad.
Recibe la Licencia Renovada, de estar conforme la firma y sella, la

remite al Coordinador (a) de Recaudacin para que haga entrega


formal de la misma al interesado, en caso contrario la devuelve.

Coordinador (a)
de Recaudacin

Recibe y gira instruccin al Analista Financiero II, para que


entregue la Licencia.
Recibe la Licencia debidamente firmada, le comunica al

Analista
Financiero II

expendedor, va telefnica, para que pase a las oficinas a retirarla,


6

hace firmar la copia de esta y la archiva en el expediente del


mismo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO
CONTROL DEL REGISTRO DE EXPENDEDORES ACTIVOS E INACTIVOS
NORMAS
El Coordinador (a) de Recaudacin vigilar porque se lleve correctamente el proceso de
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
otorgamiento de licencias para expendio de timbres fiscales y papel sellado, a los
solicitantes que cumplan con los requerimientos establecidos por la Direccin de Hacienda,
las cuales debern ser aprobadas por la mxima autoridad de la Direccin.
El Coordinador (a) de Recaudacin se asegurar de que se realicen anualmente las
renovaciones y actualizaciones de expendedores de timbres fiscales y papel sellado previa
autorizacin del Director (a) de Hacienda y de las actuaciones fiscalizadoras que
determinen que el expendedor est apto para expender dichos ramos tributarios.
El Coordinador (a) de Recaudacin solicitar peridicamente a la Coordinacin de
Fiscalizacin, la elaboracin de actuaciones orientadas hacia la fiscalizacin de expendios
de ramos tributarios, a los fines de verificar los precios de ventas, ubicacin o domicilio
fiscal autorizado para tal fin.
El Director (a) de Hacienda velar en todo momento porque se le d estricto cumplimiento
a las disposiciones normativas contenidas en la Ley de Timbre Fiscal del Estado Monagas y
su Reglamento.
La Coordinacin de Recaudacin, deber llevar el control de los expendios de ramos
tributarios, para ello deber revisar peridicamente la situacin legal en que estos se
encuentran a los fines de poder determinar su status, (activos e inactivos).
La Direccin de Hacienda conjuntamente con la Coordinacin de Recaudacin notificarn
a los expendedores cuyo status sea inactivo, para que efecten las respectivas renovaciones
y actualizaciones de documentos, en pro de garantizar a estos el expendio de especies
fiscales, de lo contrario se le suspender parcial o temporalmente la licencia; dicha
notificacin se har en las instalaciones de la Direccin de Hacienda y a travs de
publicacin en medios impresos de circulacin regional.
Procedimiento
Responsable
Analista
Financiero II

CONTROL DEL REGISTRO DE EXPENDEDORES ACTIVOS E


INACTIVOS
Pasos
Accin
1
Realiza revisin de los expedientes de los expendedores de timbre

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fiscal y papel sellado, a los fines de verificar la actualizacin de


Revisado Por:
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
los documentos requeridos para ser expendedor y la ltima
licencia otorgada.
2

Separa los expedientes activos de los inactivos y les coloca una


identificacin de Activo e Inactivo.
Elabora en sistema una lista de los expendedores activos e
inactivos; emite adems listado de los expendedores inactivos e

imprime los dos listados, archiva un ejemplar de cada uno y el otro


lo remite al Coordinador (a) de Recaudacin para su revisin y
publicacin.
Recibe listado, participa al Director (a) de Hacienda y emite

Coordinador (a)
de Recaudacin

comunicado para su publicacin, en el que har mencin expresa


4

de los expendedores que se encuentran inactivos y exhortndolos a


subsanar tal situacin, en los casos que se encuentren prestando
dicho servicio.

Coordinador (a)
de Recaudacin

La publicacin se har en los medios impresos de circulacin


5

regional y en un lugar visible en la Direccin de Hacienda.


FIN DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO
ELABORACION DE PLANILLAS DE LIQUIDACION DE TIMBRE FISCAL PARA EL
OTORGAMIENTO DE LICENCIA DE MINERALES NO METALICOS.
NORMAS
Los funcionarios competentes adscritos a la Coordinacin de Recaudacin, debern
elaborar las planillas de liquidacin por concepto de pago de timbre fiscal por la
explotacin de minerales no metlicos, en atencin a lo establecido en la Ley de Timbre
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Revisado Por:
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Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Fiscal del Estado Monagas.

Procedimiento
Responsable
Analista de
Facturacin I

ELABORACION DE PLANILLAS DE LIQUIDACION DE TIMBRE


FISCAL PARA EL OTORGAMIENTO DE LICENCIA DE
MINERALES NO METALICOS.
Pasos
Accin
Recibe del Analista de Fiscalizacin copia del RIF y copia de la
1

Planilla DH-M-01, validada por el banco receptor de fondos


pblicos.
Verifica recaudos, de estar conforme, procede a elaborar la planilla
de liquidacin, ingresando los datos requeridos en el sistema
administrativo que maneja la Coordinacin de Recaudacin, tal
como se indica:

N de Planilla de Liquidacin (Correlativo Anual)


Fecha de la Operacin
RIF
Nombre del Contribuyente
Domicilio Fiscal
Telfono
N de Depsito y fecha del pago
Monto
Periodo de pago
Descripcin del pago (otorgamiento o renovacin)
Nombre de funcionario autorizado para la firma

Imprime dos (02) ejemplares de la planilla de liquidacin, los


remites al Coordinador (a) de Recaudacin, para su revisin.
Coordinador (a)
de Recaudacin
Director (a) de
Hacienda

Recibe, revisa y avala de estar conforme; y lo remite al Director


3

(a) de Hacienda para su firma, de lo contrario lo devuelve para su


correccin.

Elaborado Por:
___________________

Recibe, revisa, firma y sella de estar conforme y la remite al


Coordinador (a) de Recaudacin, de lo contrario lo devuelve para
Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
su correccin.
Coordinador (a)
de Recaudacin

Recibe, planilla firmada y sellada por el Director (a) de Hacienda,


5

para luego remitirla al Analista de Facturacin I, para que haga


entrega del ejemplar que corresponde al contribuyente.
Recibe planilla de liquidacin firmada y sellada por la mxima

Analista de
Facturacin I

autoridad y entrega al contribuyente el ejemplar que le


corresponde. El funcionario deber hacer firmar al contribuyente
el otro ejemplar como acuse de recibo.
Fotocopia la planilla de liquidacin debidamente firmada por el
contribuyente,

remite

el

original

la

Coordinacin

de

Fiscalizacin para que sea archivada en el expediente del


contribuyente y la copia de dicha planilla de liquidacin la archiva
para su control.

Coordinador (a)
de Fiscalizacin

Recibe original de la planilla de liquidacin y la archiva en el


8

expediente del contribuyente, a los fines del control respectivo.


FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO

VERIFICACION DE INGRESOS POR RAMOS TRIBUTARIOS EN CUENTAS


BANCARIAS RECEPTORAS DE FONDOS PUBLICOS ESTADALES.

Informe de Ingresos por Sustitucin de Estampillas


NORMAS

La Coordinacin de Recaudacin llevar el control de los ingresos por los diferentes ramos
tributarios, para ello el Coordinador (a) de Recaudacin conjuntamente con los
funcionarios competentes elaborarn el cierre diario de los ingresos de los recursos y
egresos de especies y timbres fiscales estadales y efectuarn quincenalmente la relacin de
las ventas realizadas, a los fines de garantizar un adecuado control.
Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
El Coordinador (a) de Recaudacin conjuntamente con los funcionarios competentes
debern verificar quincenalmente los ingresos que por distintos ramos tributarios hayan
ingresado en las cuentas del Ejecutivo Regional, a travs de instituciones bancarias
receptoras de fondos pblicos estadales.
El Director (a) de Hacienda deber remitir mensualmente a la Secretara de Hacienda,
Administracin y Finanzas, copia de las Relaciones de Ingresos por venta de especies
fiscales a los fines del control respectivo.
El Director (a) de Hacienda velar en todo momento porque se le d estricto cumplimiento
a las disposiciones normativas contenidas en la Ley de Timbre Fiscal del Estado Monagas y
su Reglamento.
El Coordinador (a) de Recaudacin autorizar a un funcionario adscrito a su Unidad para
que se dirija semanalmente a las instituciones bancarias receptoras de fondos estadales, a
retirar las Planillas originales (DH-M-01, otras), con el objeto de realizar los registros
correspondientes.
El Coordinador (a) de Recaudacin elaborar mensualmente un informe de ingreso por
sustitucin de estampillas de los recursos depositados en las cuentas bancarias receptoras
de fondos del Ejecutivo Regional, el cual remitir al Secretario (a) de Hacienda,
Administracin y Finanzas, a los fines informativos respectivos.

Procedimiento
Responsable

VERIFICACION DE INGRESOS POR RAMOS TRIBUTARIOS EN


CUENTAS BANCARIAS RECEPTORAS DE FONDOS PUBLICOS
ESTADALES.
Pasos
Accin
Recibe de la Direccin de Tesorera los estados de cuenta y/o

Coordinador (a)
de Recaudacin

movimientos bancarios, de las cuentas receptoras de ramos


tributarios y los remite al Analista de Facturacin I, a los fines de
los controles respectivos.

Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Recibe los estados de cuenta y/o movimientos bancarios, los
Analista de
Facturacin I

revisa, ordena e ingresa los datos del periodo revisado en el


2

archivo denominado Ingreso por Ventas de Especies Fiscales;


elabora el registro de los depsitos entregados por el Asistente
Administrativo I, los cuales cotejar con los estados de cuenta.
Verifica que el saldo de los depsitos realizados coincida con el

saldo de los ingresos percibidos y reflejados en los estados de


cuenta, los cuales comparar adems con los reportes de ventas
diarias.
Si concuerdan las operaciones, imprime las relaciones de ingresos
por ramo de venta de especies fiscales (Timbre Fiscal, Papel

Sellado, Planillas DH-M-01, DH-M-02), en caso contrario, realiza


nueva verificacin a los fines de detectar y subsanar los errores
cometidos, si fuere el caso.
Remite al Coordinador (a) de Recaudacin, cuatro (04) ejemplares
de las relaciones adjunto a las copias de los comprobantes de
depsito y respectivos oficios:

Un

ejemplar

para

la

Secretara

de

Hacienda,

Administracin y Finanzas.
Un ejemplar para la Direccin de Tesorera.
Un ejemplar para la Coordinacin de Contabilidad Fiscal.
Un ejemplar para el archivo de la Coordinacin de
Recaudacin.

Coordinador (a)
de Recaudacin

Revisa y da visto bueno de estar conforme; luego lo remite al


6

Director (a) de Hacienda para su aprobacin y firma, en caso


contrario lo devuelve para su correccin.

Director (a) de
Hacienda

Elaborado Por:
___________________

Recibe y revisa, de estar conforme firma, sella y remite al


Coordinador (a) de Recaudacin ara los trmites respectivos, en
Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
caso contrario lo devuelve para correccin.
Coordinador (a)
de Recaudacin

Recibe los documentos debidamente firmados y sellados, los


8

entrega al Analista de Facturacin I para su asiento en libro y


posterior envo a las instancias competentes.

Analista de
Facturacin I

Recibe documentos, asienta en el Libro de Control de


Comunicaciones y los entrega al Mensajero a los fines de su envo.
Recibe los documentos y los entrega a destino, hace firmar los
oficios de acuse de recibo, indicando:

Mensajero

10

Nombre del Receptor y Firma


Fecha de recibido
Hora
Entrega las copias de los oficios recibidos al Analista de
Facturacin I, para el archivo correspondiente.

Analista de
Facturacin I

Recibe los oficios debidamente firmados y sellados de recibido y


11

los archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

Procedimiento
Responsable
Coordinador (a)
de Recaudacin

VERIFICACION DE INGRESOS POR RAMOS TRIBUTARIOS EN


CUENTAS BANCARIAS RECEPTORAS DE FONDOS PUBLICOS
ESTADALES - Informe de Ingresos por Sustitucin de Estampillas
Pasos
Accin
Recibe de la Direccin de Tesorera los estados de cuenta
1

bancarios y los remite al Analista de Facturacin I, para que


realice los registros respectivos.
Recibe los estados de cuenta bancarios, los revisa, ordena e

Analista de
Facturacin I

3
Elaborado Por:
___________________

ingresa los datos reflejados en estos, los datos reflejados en las


planillas de depsito (DH-M-01, otras) que remite el banco y las
notas de crditos que se originen.
Verifica la validacin del Banco en la Planilla de pago
Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
Verifica los comprobantes de depsitos no reflejados en el estado
de cuenta y los relaciona; comprueba que la sumatoria de los
4

montos de las planillas registradas y las nos reportadas asociada


con los comprobantes de depsitos, den como saldo, el monto
reflejado en el estado de cuenta.
Cotejada la informacin, imprime cuatro (04) ejemplares de la
relacin de planillas registradas y enva con oficio a las siguientes
instancias administrativas:

Direccin de Tesorera (original de planilla de pago que

contiene nombre del contribuyente, RIF, monto, periodo).


Coordinacin de Contabilidad Fiscal (copia de planilla de

pago).
Archivo de la Direccin de Hacienda.

Elabora relacin de ingresos por sustitucin de estampillas, el cual


contiene:

Cdigo de Operacin (3.01.03.33.00).


Concepto de Operacin (Depsitos Reportados).
N de Cuenta (XX-XXX-XXXXXX-X)
Banco (XXXXXXXXX)
Periodo (Mes/Ao)
Monto (Bs. F. XXXXXXXXX

Elabora oficios de remisin y adjunta relacin de ingresos y remite


al Coordinador (a) de Recaudacin para su revisin y aval.
Coordinador (a)
de Recaudacin

Recibe oficios y relacin adjunta, revisa y da visto bueno de estar


7

conforme; luego los remite al Director (a) de Hacienda para su


firma, en caso contrario devuelve para correccin.

Director (a) de
Hacienda

Elaborado Por:
___________________

Recibe, revisa, firma y sella de estar conforme, lo enva al


Coordinador (a) de Recaudacin, en caso contrario lo devuelve
Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
para su correccin.
Coordinador (a)
de Recaudacin

Analista de
Facturacin I

10

Recibe oficios y los entrega al Analista de Facturacin I, para que


los enve.
Recibe oficios y relaciones, asienta en el Libro de Control de
Comunicaciones, y los entrega al Mensajero para su envo.
Recibe oficios y relacin anexa, entrega en las instancias
administrativas

correspondientes

(Secretaria

de

Hacienda,

Administracin y Finanzas, Direccin de Tesorera, Coordinacin


de Contabilidad Fiscal y archivo de la Direccin de Hacienda),
Mensajero

11

hace firmar las copias de los oficios como acuse de recibo


indicando:

Nombre del Receptor y Firma.


Fecha de Recibo.
Hora

Entrega al Analista de Facturacin I, copias de oficio.


Analista de
Facturacin I

Recibe los oficios debidamente firmados y sellados de recibido y


12

los archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO
SOLICITUD DE ESPECIES Y TIMBRES FISCALES.
NORMAS
La Direccin de Hacienda solicitar oportunamente a la Coordinacin de Compras los
materiales, bienes y servicios, requeridos para el correcto cumplimiento de sus labores para
Elaborado Por:
___________________

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
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ello debern elaborar el llenado de las planillas de pedidos internos que dicha Coordinacin
a dispuesto para estos fines, en la que indicar las especificaciones tcnicas de los bienes
requeridos.
Procedimiento
Responsable

SOLICITUD DE ESPECIES Y TIMBRES FISCALES.


Pasos
Accin
Solicita por escrito al Director (a) de Hacienda, que autorice la

Coordinador (a)
de Recaudacin

elaboracin de planilla de pedido interno para la adquisicin de


especies

timbres

fiscales,

describiendo

detalle

las

especificaciones tcnicas de lo solicitado.


Recibe solicitud y gira instrucciones al Asistente Ejecutivo I, para
Director (a) de
Hacienda

que elabore la planilla de pedido interno, entregndole el detalle


de las especificaciones tcnicas suministradas por el Coordinador
(a) de Recaudacin.
Recibe descripcin de pedido y procede a elaborar planilla, en la
cual deber indicar:

Asistente
Ejecutivo I

N de Pedido
Emisin (Fecha)
Solicitante
Cdigo de partida presupuestaria del gasto.
Materiales requeridos (descripcin, unidad, cantidad,

precio estimado, precio definitivo).


Total
Motivo de Solicitud.
Firma, Sello, Fecha (Director de Hacienda, Coordinacin
de Compras y Direccin de Administracin).

Verifica los datos introducidos en sistema, de estar todo conforme


imprime planilla de solicitud de pedido interno y la remite a la
revisin y firma del Director (a) de Hacienda.
Director (a) de
Hacienda

Elaborado Por:
___________________

Recibe la planilla, la revisa y firma todo de estar conforme; luego


lo remite nuevamente al Asistente Ejecutivo I para que proceda a
Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
su envo a la Coordinacin de Compras, en caso de detectarse
error la devuelve para correccin.
Asistente
Ejecutivo I

Recibe planilla debidamente firmada y sellada, la entrega al


Mensajero para que la lleve a la Coordinacin de Compras.
Recibe, realiza entrega a destino y hace firmar una copia de la

Mensajero

planilla de pedido como acuse de recibo la cual entregar al


Asistente Ejecutivo I para su archivo, seguimiento y control.

Asistente
Ejecutivo I

Recibe copias firmada de acuse de recibo, a la cual deber hacerle


7

seguimiento a los fines de garantizar el envo oportuno de lo


solicitado.
Recibe oficio de la Coordinacin de Compras indicando la fecha y

Director (a) de
Hacienda

hora en que ser entregado el pedido solicitado, informacin que


proporcionar al Asistente Ejecutivo I para que verifique lo
solicitado.
Recibe aviso de entrega de pedido solicitado, el cual

Asistente
Ejecutivo I

conjuntamente con un representante de la Coordinacin de


9

Compras, de Bienes y Materiales y el proveedor, deber constatar


a los fines de verificar que lo entregado cumpla con las
especificaciones tcnicas y de calidad solicitada.
Verificado y recibido los bienes (especies y timbres fiscales)

10

solicitados, notifica al Director (a) de Hacienda y al Coordinador


(a) de Recaudacin a los fines de los controles pertinentes.

Asistente
Ejecutivo I y
Analista de
Facturacin I

El Asistente Ejecutivo I conjuntamente con el Analista de


11

Facturacin I, realiza el ingreso en bveda de las especies y


timbres fiscales entregados; y efectan la actualizacin del
inventario tanto en fsico como en sistema.

12

Emiten planilla tres (03) ejemplares de actualizacin de inventario


de especies y timbres fiscales, la cual firmarn y remitirn un

Elaborado Por:
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Revisado Por:
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Autorizado Por:
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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
ejemplar al Director (a) de Hacienda, otro al Coordinador (a) de
Recaudacin a los fines de los controles respectivos; y el ltimo
ejemplar lo archivar el Asistente Ejecutivo I para su control.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
ELABORACION DE OFICIOS.
NORMAS
El Coordinador (a) de Recaudacin deber gestionar con los funcionarios adscritos a su
Unidad, las comunicaciones y oficios que requiera emitir a las distintas instancias
administrativas, en el ejercicio de sus funciones que sern suscritas por el Director (a) de
Hacienda.

Procedimiento
Responsable

ELABORACION DE OFICIOS.
Pasos

Accin

Accesa al sistema administrativo y transcribe oficio considerando:

Analista de
Facturacin I

Fecha de Emisin
N de Oficio
A quien va dirigido
Direccin
Contenido (saludo, finalidad, detalle, despedida).
Firma de la mxima autoridad de la Unidad Ejecutora y

otra de ser requerida.


Indicar copias (de ser requerido).

Ejemplo: Pago de gastos por Servicios Bancarios.


Revisa la relacin de ingresos que enva el Banco, y lo coteja con
el reporte de ingresos que debe ser el mismo monto que se
Elaborado Por:
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determin en los estados de cuenta y lo liquidado por Tesorera, se


Revisado Por:
Autorizado Por:
____________________

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Secretara de Hacienda, Administracin y Finanzas
describe la partida del gasto, el detalle:

Analista de
Facturacin I

Coordinador (a)
de Recaudacin

Director (a) de
Hacienda

Mes

Monto
Recaudado

Comisin

Serial N/D

Fecha

Monto
Bs. F.

Enero

400.000,00

6.000,00

0387654

30/01/01

6.000,00

Revisa el contenido transcrito, de estar conforme imprime dos (02)


ejemplares y remite a la firma del Coordinador (a).
Recibe los oficios, revisa y da visto bueno, de estar conforme lo
remite para la firma del Director (a) de Hacienda, de lo contrario
devuelve para correccin.
Recibe oficios, de estar conforme firma, sella y remite al

Coordinador (a) de Recaudacin, a los fines de los trmites


correspondientes, en caso contrario lo devuelve para correccin.

Coordinador (a)
de Recaudacin
Analista de
Facturacin I

Recibe oficios firmados, remite al Analista de Facturacin I para


su asiento y envo a destino.
Recibe oficio debidamente firmado y sellado, asienta en el Libro

de Control de Comunicaciones y entrega al Mensajero para su


remisin.
Recibe oficios, se dirige a destino a entregar lo encomendado y

Mensajero

hace firmar la copia como acuse de recibo, indicando fecha, firma


del receptor, sello y hora.

Director (a) de
Hacienda

Analista de
Facturacin I

Entrega el ejemplar de acuse de recibo al Analista de Facturacin


I.

Elaborado Por:
___________________

Recibe ejemplar como acuse de recibo y lo archiva.


FIN DEL PROCEDIMIENTO

Revisado Por:
____________________

Autorizado Por:
___________________