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EL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION.

1.1.-) INTRODUCCION.
Es importante tener claro el concepto de empresa, como unidad econmica de produccin
(UEP poner a disposicin de los consumidores aquellos productos y servicios que necesite; en
cambio, UEC es la unidad econmica de consumo).
La empresa es un tipo de organizacin, y por ello se define tambin como un sistema
compuesto por una serie de subsistemas interrelacionados entre s, que corresponden con las
actividades tradicionalmente desarrolladas en la empresa, y con el ambiente externo.
Los subsistemas mencionados de la empresa son:

subsistema de produccin; se encarga de llevar a cabo las transformaciones


fsicas que permite obtener los productos o prestar los servicios necesarios.

Subsistema comercial; le compete relacionar la empresa con el mercado, ya


que se encarga de la distribucin, venta, y puesta a disposicin de los
consumidores que aquello que se fabrica u ofrece.

Subsistema administrativo; envuelve a la totalidad de la empresa, y se


encarga de coordinar todas las actividades.

Subsistema social; le competen los recursos humanos, y se encarga de la


contratacin, orientacin, relaciones y gestin del personal.

Subsistema financiero; se encarga de la bsqueda de los capitales


necesarios para que la empresa funcione.
1.2.-) CONCEPTO DE ADMINISTRACION. SUBSISTEMA DE ADMINISTRACION.
Administrar es el proceso, o camino sistemtico y organizado para hacer cosas, que
comprende una serie de acciones, actividades u operaciones que conducen a un cierto fin.
Administracin es un proceso a travs del cual, se pretende obtener resultados en una
organizacin: obtener resultados por y a travs de otros. No debe confundirse con el concepto
de organizacin, que se resume como un conjunto de cargos y de tareas.
Puede definirse tambin administracin, como una ciencia que trata de saber cmo se han
utilizado los recursos de una empresa de cara a unos resultados u objetivos. Es necesaria,
como un elemento de coordinacin de todos los esfuerzos individuales que se desarrollan en
todos los subsistemas de la empresa.
Pero, cmo se lleva a cabo? La administracin en una empresa se consigue mediante el
proceso administrativo (PA), que tiene cuatro etapas:

planificacin; consiste en decidir con antelacin cmo, cundo, dnde, quin y


qu debe hacerse para conseguir nuestros objetivos. Por tanto establece los
objetivos de la empresa, y las estrategias para llevarlos a cabo.

Organizacin; consiste en establecer dentro de cada empresa una estructura


que permita relacionar a todos los individuos que trabajan en ella. Para ello suelen
emplearse los organigramas, grficas donde se expresan las variables de la
empresa y cmo se relacionan; en ellos, deber identificarse y asignarse todas las
clases de tareas que han de ejecutarse para el logro de los objetivos.

Direccin; destinada a influir en las personas de la organizacin para que, de


forma voluntaria y con inters, contribuyan al logro de los objetivos de la empresa
y de su unidad funcional. En la historia ha pasado de ser autoritaria, a
participativa. Se ejerce a travs de las subfunciones especficas de liderazgo,
motivacin y comunicacin.

Control; o actividad de seguimiento para la correccin de las desviaciones


respecto a lo planificado; mediante continuas revisiones o puntos de control se
ver si son necesarias acciones correctoras (a veces incluso es necesario rectificar
ciertos objetivos).
1.3.-) CARACTERISTICAS DE LA ADMINISTRACION.
Puede considerarse que se caracteriza por cuatro notas:

la administracin no es un mbito exclusivo de la empresa; su concepto abarca


a la totalidad de las organizaciones, ya sean del tipo que sea (sociales,
culturales, ...): es un ente en la sociedad.

La universalidad de las organizaciones; puesto que stas tienen caractersticas


genricas y universales con el fin de que los planteamientos del proceso
administrativo sean vlidos para cualquier tipo de organizacin. Justifica as la
necesidad de adquirir una serie de habilidades y conocimientos especficos que
preparen al individuo para el desempeo eficiente de tareas administrativas. Un
ejemplo es la intercambiabilidad de los directivos entre empresas y organizaciones
de diferente naturaleza y actividad.

Puede hablarse de una ciencia de la administracin, o del conocimiento


cientfico de las organizaciones. El concepto de administracin incluye todo el
anlisis terico que hasta el momento se ha desarrollado para explicar el
comportamiento de las organizaciones.

Y tambin puede hablarse de la creacin de una tecnologa administrativa o del


conocimiento tcnico de las organizaciones, ya que el concepto de administracin
comprende una tecnologa, constituida por un conjunto de procedimientos y
conocimientos cientficos, que se utilizan para orientar el comportamiento global
de las organizaciones y sus reas hacia los objetivos deseados.

1.4.-) LA PLANIFICACION Y LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.


La planificacin puede definirse como: proceso que comienza planteando unos objetivos,
pasa a definir estrategias, polticas y planes detallados, acordes con las metas propuestas,
para despus establecer una organizacin que aplique las decisiones adoptadas, incluyendo
adems una revisin de las actuaciones y un circuito de realimentacin con vistas a un nuevo
proceso de planificacin.
Planificar es decidir con antelacin los objetivos que se desean lograr, las acciones que hay
que llevar a cabo para alcanzarlos, indicando las posiciones organizacionales que se
asignarn para ello y los responsables de cada una de las acciones necesarias, teniendo en
cuenta las posibles contingencias.
Al planificar, se pretende dar respuesta a una serie de preguntas:
La planificacin se ha convertido en un requisito para la superviviencia de la empresa;
basndose menos en la intuicin y ms en analizar la realidad y preveer su futuro.
La tipologa de la planificacin puede establecerse segn dos criterios: mbito y dimensin
temporal:
1) segn el mbito, habr que distinguir entre planificacin general (afecta a la totalidad de
la empresa) y planificacin funcional (afecta a reas concretas de la empresa);
2) atendiendo al periodo de tiempo a la que se dedica la planificacin, se agrupa en corto
plazo (periodo estimado no superior a un ao), amedio plazo (de uno a cinco aos) y a largo
plazo (ms de cinco aos).
La planificacin es una herramienta de la empresa, y sus principios son:

debe contribuir al logro de los objetivos de la empresa;


debe de preceder a cualquier accin dentro de la empresa primaca
sobre restantes actividades;

se extender a la totalidad de la empresa;


debe ser eficiente, realizndose las medidas analizando que con ese proceso
se logran los objetivos propuestos y comprobar cunto ha costado esa planificacin
(costes y dificultades).
1.5.-) LAS DECISIONES EN LA EMPRESA.
Los directivos se encargan de la toma de decisiones: proceso de convertir la informacin en
accin, mediante la seleccin de un determinado curso de accin de entre varias alternativas
posibles luego consiste en solucionar problemas.

El proceso de toma de decisiones no es lineal, sino cclico (contiene mecanismos de control) y


se compone de varias etapas:

percepcin de la situacin y definicin del problema;


anlisis de la informacin disponible, ampliacin y elaboracin de previsiones;
formulacin de alternativas o posibles cursos de accin a seguir para afrontar el
problema;

evaluacin de alternativas y eleccin de la ms adecuada para la resolucin del


problema;

puesta en prctica de la alternativa elegida o accin;


control de los resultados.
A continuacin se muestra el ciclo decisional:
La informacin es el elemento fundamental de todo el proceso decisional; se define como todo
proceso de reduccin de la incertidumbre, es decir, de aumento del conocimiento. En el
sistema empresa, la informacin aparece como el elemento necesario para que la
administracin pueda actuar, ya que sta consiste en captar, procesar y emitir mensajes
informticos. Toda estructura orgnica dispone de un sistema de informacin, cuyos
elementos son:

elementos humanos (personas);


elementos materiales (fichas, documentos, archivos, ordenadores, etc.);
procedimientos, mtodos y tcnicas para el tratamiento de datos y obtencin
de informacin;

datos que por s solos, caracen de valor (necesitan ser relacionados en tablas y
contextos).
1.6.-) ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION.
En el proceso de la planificacin intervienen una serie de elementos y variables:

misin o propsito;
objetivos o metas;
estrategias;

polticas;
procedimientos;
reglas;
programas;
presupuestos.
Misin o propsito.
Objetivo de carcter general con el que trata de responder la empresa a la pregunta amplia y
genrica: para qu est trabajando?, y determinar la misin o el propsito de la empresa,
que suele ser la finalidad socieconmica bsica de toda actividad empresarial; adems se
suele identificar la funcin que cumple en la sociedad y adems su carcter y filosofa bsicos.
Se caracteriza tambin porque no se le asocia ningn tiempo, ya que se presta servicio a los
clientes y a la sociedad, mientras perdure la empresa.
Objetivos o metas.
Son los fines de carcter especfico, que se pueden y tienen que estar cuantificados, dentro
de una dimensin temporal para la consecucin de los logros de la empresa. Los objetivos
vendrn determinados por dos cifras:
1) el nivel de consecucin del objetivo (cifra en el que se alcanza);
2) el tiempo necesario para el logro de ese objetivo.
Ej: una empresa de ordenadores que desea incrementar su renta en un 10% en un plazo de
12 meses.
Estrategias.
Son programas de accin de carcter general, en los cuales se determinan los recursos que la
empresa va a utilizar para alcanzar sus metas. Hay de varios tipos: de crecimiento,
competitivas, innovadoras, de reestructuracin, de reconversin (como la de los Altos Hornos),
etc.
Ej: de estrategia de crecimiento, la de El Corte Ingls, que ha conseguido aumentar su
presencia a nivel nacional, desde que absorbi Galeras Preciados. Tambin de
diversificacin, pues en estos almacenes, se ofrecen servicios tales como seguros, viajes,
amueblado, ...
Las estrategias ms conocidas son las estrategias competitivas, que buscan:

liderazgo en costes, mediante acciones que reduzcan los costes y posibiliten


el ofertar mejores precios que la competencia;

diferenciacin. Son acciones encaminadas a que la empresa marque


diferencias de sus productos respecto a los de la competencia. Ej: tengo un
concesionario que vende los mismos automviles que el otro concesionario de mi
barrio (son los mismos productos), pero para diferenciarme nosotros ofertamos un
mejor servicio pos-venta, garanta, seriedad, precio mdico, ...

Segmentacin; mediante acciones que desarrolla la empresa para que sta se


dedique a un grupo especial o segmento en el mercado. Ej: que una empresa se
dedique a la distribucin de los nuevos automviles que no necesitan poseer el
carnet de conducir se dedica a ese segmento de la poblacin.
Polticas.
Son normas para la toma de decisiones que constituyen unos principios generales para la
actuacin de los administradores; suelen asociarse a los distintos subsistemas (o parcelas) de
la empresa. Se diferencia de las estrategias, en que son lneas de accin de dimensin
temporal ms corta, y porque estudian puntos ms concretos dentro de la empresa.
Procedimientos.
Hacen referencia al conjunto de acciones, orientado a operar sobre problemas estructurados,
y que constituyen a determinar guas de accin que detallan la forma precisa bajo la cual
deben cumplirse ciertas actividades. Los procedimientos hacen referencia a puntos ms
concretos que los conceptos anteriores; constituyen autnticas instrucciones de trabajo.
As como la poltica constituye una gua para pensar y decidir, el procedimiento es una gua
para actuar.
Reglas.
Aparecen como instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un determinado curso
de accin. No admiten desviaciones y aunque son muy parecidas a los procedimientos, no
establecen una secuencia temporal, sino una actuacin aislada. Las reglas, como
mecanismos de control, normalizan la actuacin de los individuos, constituyendo as un
mecanismo de coordinacin indispensable para la organizacin.
Programas.
Es un plan especfico de actuacin, especialmente diseado, fechado, en el que se concretan
metas, polticas, procedimientos y reglas para su ejecucin; donde el objetivo goza de una
cierta autonoma e independencia.
Presupuestos.

Consiste en la valoracin de un programa, y aclara cunto supone para la empresa.


1.7.-) ETAPAS DEL PROCESO PLANIFICADOR.
Cabe comentar:

M y O: misin y objetivos de la empresa;


AE: anlisis de estrategias, que pueden estudiarse de dos formas, interna y
externa. El mbito externo de la empresa, el entorno, se caracteriza por el inters
en detectar las Oportunidades y las Amenazas. Adems vara segn se trate un
entorno genrico o un entorno especfico. Mientras que el mbito interno, se realiza
un diagnstico interno por parte de la empresa, y se intenta detectar aspectos
donde la empresa est bien (Fortalezas) y aquello que no funciona del todo como
debiera, y que convendra mejorar (Debilidades). Mediante la matriz DAFO, se
estudian las 4 variables (O, A, F, D). Ej: de debilidad, el tener los pagos mal
organizados respecto a los ingresos, lo que se debe a la mala distribucin de los
flujos de caja (problema de tesorera, mal equilibrio entre pagos e ingresos); por lo
que una empresa tiene que pedir crditos por cortos plazos de tiempo y a un gran
tipo de inters.

FE: formulacin de estrategias, para alcanzar objetivos .


EE: evaluacin de estrategias; qu le costar a la empresa los recursos, y
econmicamente, la aplicacin de las estrategias formuladas?

S: seleccin;
I: implantacin; ya ha dedicido la empresa que a lo largo de un tiempo
concreto se van a realizar acciones para acercar la situacin actual a la futura
alcanzar objetivos;

C: introduccin mecanismos de control; para obtener informacin de que


las cosas se ajustan a lo previsto, detectndose las posibles desviaciones.
En la 2 fase (la planificacin estratgica), el proceso planificador destaca por 8 etapas:
1) tomar conciencia del problema, mediante la percepcin de la necesidad de actuar ante
la existencia de un problema o ante la posibilidad de provocar una situacin favorable. Esta
toma de conciencia es caracterstica de las organizaciones proactivas, aquellas empresas que
son capaces de percibir las oportunidades con suficiente antelacin como para apropiarse de
ellas y minimizar los riesgos, frente a las organizaciones reactivas, que adoptan una estrategia
pasiva y slo se enfrentan a los problemas en el ltimo momento.
2) Establecimiento de objetivos.

Consiste en definir la situacin futura hacia la que queremos conducir a la empresa. Se


establecern objetivos globales, y dentro de estos funcionales y departamentales; debern
estar cuantificados y fechados.
3) Anlisis de contingencias; dada la cantidad de variables que deben considerarse, ya que
condicionan la actuacin de la empresa. Se har un estudio pormenorizado de las
contingencias del medio interno y externo a la organizacin: organizacin, mercados de
factores (materias primas, tecnologa, mano de obra, recursos financieros, etc), mercado de
productos (demanda, precios, competencia, etc.), as como de los entornos poltico, cultural,
social, etc., en el que se desarrollarn los planes de actuacin.
4) Definicin de lneas alternativas.
Es importante disponer de un nmero razonable de ellas, que, sin entorpecer el anlisis,
ofrezca un abanico variado de soluciones y una visin amplia de las posibilidades factibles.
5) Evaluacin de alternativas.
Consiste en valorar cada uno de los posibles cursos de accin establecidos, analizando los
puntos dbiles y fuertes, segn los objetivos que se pretende lograr y de las premisas en las
que se desarrollar la actividad, consiguiendo la valoracin de todos los aspectos
significativos en orden a la adopcin de una decisin.
6) Seleccin de una alternativa.
Se toma la decisin sobre qu curso de accin, de entre los varios posibles, se va a poner en
prctica para alcanzar los objetivos establecidos.
7) Formulacin de planes derivados; se establecen las actividades necesarias para el
sostenimiento y buen logro del plan principal. Los planes derivados tienen como finalidad
proveer los recursos necesarios, en cantidad y calidad adecuados y en el momento oportuno
para que se puedan desarrollar las actividades del plan originario.
8) Presupuestacin.
Consiste en valorar los planes, principal y derivados, en una cifra monetaria. Se facilita esta
operacin tras una correcta evaluacin de las alternativas analizadas en el proceso de
planificacin.
Esquema de las etapas de la planificacin:
1.8.-) PROBLEMATIVA DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.
Si no se establecen claramente los objetivos que hay que alcanzar, es muy difcil dirigir una
empresa con unas mnimas garantas de xito. En la actualidad, el enfoque sobre los objetivos
de la empresa se basa en una serie de supuestos fundamentales:

aceptacin de la no existencia de un nico objetivo empresarial, centrado en la


maximizacin del beneficio planteamiento tradicional. Este antiguo postulado,
condiciona la insuficiencia del beneficio como medidor de la eficacia empresarial y
del comportamiento real de las empresas; adems de que el objetivo de la
empresa no es siempre la bsqueda del mximo beneficio, sino, ms bien, la
obtencin de un beneficio satisfactorio, razonable y estable.

El reconocimiento de la existencia de unos objetivos empresariales mltiples,


variables, y con frecuencia conflictivos entre s el empresario deber buscar el
equilibrio;

la relatividad de las formulaciones concretas de los objetivos empresariales,


que variarn segn el tipo de empresa.
Dentro del conjunto de objetivos, destacan:

objetivos de rentabilidad, basados en la maximizacin del beneficio: en un


sistema de economa de mercado, las empresas privadas actan as, aunque a
veces, haya empresas pblicas que antepongan objetivos de inters social a los
econmicos.

Crecimiento y poder de mercado: en general, el crecimiento fortalece la


posicin de la empresa en el mercado, y le otorga una serie de ventajas en los
mbitos tcnico-econmico, comercial, financiero y directivo, y ciertos
inconvenientes en el mbito social y humano.

Estabilidad e integracin con el medio: al ser la empresa un sistema abierto,


deber asegurar su estabilidad, debiendo modificar sus condiciones internas en
funcin de las variaciones del entorno.

Objetivos sociales o de servicio a la colectividad: admitiendo que la empresa


cumple una funcin de ndole social, y permitiendo la integracin de la empresa en
el cuerpo de la sociedad.
Los objetivos generales determinan los resultados finales deseados con la actividad de la
empresa. Para que se pueda operativizar su logro, es preciso su desglose, de forma que el
sistema de objetivos empresariales quede configurado como una jerarqua y una red,
formando una pirmide, que abarca desde la cspide de la empresa hasta el ncleo de
operaciones.
Donde:
M Misin;
OES Objetivos EStratgicos;
OUN Objetivos de las Unidades de Negocios;

O.FUN Objetivos FUNcionales;


O.INDI Objetivos INDIviduales.
En la cima de la pirmide, se sita la misin de la organizacin, basado en la funcin
primordial que el sistema social delega en la empresa y, tambin, lo que la empresa debe hcer
para cumplir esa funcin. El 2 nivel implica el diseo de un conjunto de estrategias que
permitan el logro de la misin; suponen una categora de objetivos generales, de largo plazo,
que afectan a la organizacin globalmente y que se refieren a la posicin que la empresa
pretende alcanzar en un entorno competitivo y cambiante.
El 3 nivel incluye la especificacin por unidades de negocio de los objetivos estratgicos.
Cmo se va a competir con otras empresas del mismo rango?
El 4 nivel incluye la especificacin por reas funcioles de los objetivos estratgicos; en la
empresa cada una de estas reas, o departamento, suele representar a cada subsistema.
Segn el ltimo nivel, se requiere establecer objetivos para cada persona o puesto de trabajo,
consiguiendo compatibilizar los propios objetivos personales con los marcados por la
organizacin. A medida que se desciende en la pirmide, se pierde la generalidad, y los
objetivos son ms concretos.
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1 FASE
MyO
S
I
EE
FE
AE
-Interna (O,A)
-Externa (F,D)
3 FASE
-qu resultados se esperan obtener

-cmo se evaluarn dichos resultados


2 FASE
-cundo ejecutaremos cada accin
-qu personas las realizarn
-con qu medios tcnicos, financieros, humanos, etc.
1 FASE
-qu queremos conseguir
-cmo podemos conseguir nuestro propsito
CONTROL
ORGANIZACION
DIRECCION
PLANIFICACION
SUBSISTEMA
DE
ADMINISTRACION
Fuentes
de datos
Accin
Informacin de la decisin (planes, rdenes, etc.)
Decisin
Ampliacin de informacin
Percepcin de la situacin
Control
Anlisis

Problema
Formulacin de alternativas
C
4 FASE
3 FASE
2 FASE: Planificacin estratgica
Estar consciente de la oportunidad.
Contemplando:

el mercado;
la competencia;
lo que los clientes quieren;
nuestros puntos fuertes;
nuestros puntos dbiles.
Objetivos o metas.
Dnde queremos estar, qu queremos lograr y cundo.
Considerar las premisas de la planificacin.
En qu medio ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes?

Identificar alternativas.
Cules son las alternativas promisorias en cuanto al logro de nuestros objetivos?
Comparar las alternativas en razn de las metas buscadas.
Qu alternativa nos dar la mejor oportunidad de alcanzar nuestras metas al coste ms bajo
y al mejor beneficio?

Seleccionar una alternativa.


Seleccionar el curso de accin que seguiremos.

Formular los planes necesarios.


Tales como los planes para:

compra de equipo;
compra de materiales;
contratacin y entrenamiento de empleados;
desarrollo de un nuevo producto.
Expresar en nmeros los planes mediante la realizacin de los presupuestos.
Desarrollar presupuestos tales como:

volumen y precio de ventas;


gastos en operacin necesarios para los planes;
gastos de capital para equipo.
M
OES
OUN
O.FUN
O.INDI
TRADE-OFF:
Acuerdo entre objetivos.

Bibli0ografia:
http://html.rincondelvago.com/subsistema-de-administracion.html
.
http://www.eumed.net/tesis-doctorales/2006/flsp/4z.htm

Francisco Luis Sastre Pelez

LOS DEPARTAMENTOS DE LA EMPRESA EDITORIAL


EL SUBSISTEMA DE ADMINISTRACIN
El subsistema de Administracin abarca, para nosotros, todos aquellos
departamentos que podramos denominar staffs funcionales de la
empresa (la denominada tecnoestructura de Mintzberg). Su actividad se
relaciona con la informacin (entendida sta en trminos muy generales
y abarcando tambin al dinero y su gestin). Por ello, su funcin es de
naturaleza generalista, apoyando la coordinacin de la empresa como
conjunto y permitiendo la actividad de los dems subsistemas, al
proporcionarles los recursos necesarios para realizar sus funciones.
Tambin se ocupa de representar a la empresa frente a terceros,
garantizando que aqulla, en tanto entidad jurdica, cumple con la
legislacin vigente.
El carcter generalista propio de este subsistema, en su naturaleza y
funciones, no se ve significativamente afectado por la ndole especfica
del proceso productivo de la revista. Ello hace que su configuracin y
actividad en la empresa editorial apenas posea particularidades
distintivas que recalcar.
Como preparacin al captulo siguiente, en que analizaremos el caso real
de Axel Springer, S.L., nos limitaremos a sealar aqu, que las funciones
principales que realiza Administracin en la empresa editorial se
canalizan, generalmente, a travs de tres departamentos y sus
correspondientes secciones:
1. - Departamento Financiero
-Seccin de Tesorera y Finanzas
-Seccin de Contabilidad y Presupuestos
-Seccin de Compras y Control de Proveedores
-Seccin de Crditos y Cobros a Clientes

2. - Departamento de Personal
3. - Departamento de Sistemas
Universidad latina
file:///C:/Users/PC06/Downloads/Subsistemas_de_la_Administracion_de_Recu.pd
f
----Marielba Colmenares, Mailyn Medina Universidad de Carabobo
marielbacolmenares@hotmail.com
http://riuc.bc.uc.edu.ve/bitstream/123456789/1864/1/106468.pdf
..
Unidad 4
http://ual.dyndns.org/Biblioteca/Admon_Recursos_Humanos/Pdf/Unidad_4.pdf
,,,,,
Campus virtual
http://www.uovirtual.com.mx/moodle/lecturas/adper/2.pdf

FUNDAO GETULIO VARGAS


http://bibliotecadigital.fgv.br/dspace/bitstream/handle/10438/3507/000081327.
pdf?sequence=1
.