Versin: 02

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral

Cdigo: GFPI-F-019

GUA DE APRENDIZAJE

GUA DE APRENDIZAJE N 10

1. IDENTIFICACIN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formacin:

Nombre del Proyecto:

Asistente
Administrativo

Cdigo: 122121
Versin: 2

Unidad de Asistentes
Administrativos en
Lnea

Cdigo:100108
Fase 2 Orientemos y Apoyemos Nuestros
Usuarios

Fase del proyecto:

Actividad
Proyecto:

(es)

del

Actividad (es) de
Aprendizaje: -Investigacin y lectura
de documento sobre el
tema especfico:
Normatividad Legal
Vigente sobre Gestion
Documental y
Archivstica en
Colombia.
-Ley 594/2000
Socializacin de la
informacin en aula de
clase, aclaracin de
dudas y
complementacin de la
informacin a traves de
PPT.

Resultados de Aprendizaje:
RAP 1: Preservar los
documentos (soporte fsico o
digital) para el suministro de
informacin de acuerdo con
las normas, las tcnicas, la
tecnologia disponible y la
legislacin vigente.

Ambiente de
formacin
Aula de
clase
archivos
institucional
es,
elementos y
condiciones
de
seguridad
industrial,
salud
ocupacional
y medio
ambiente
Autoaprendi
zaje en
salas de
internet, e
intranet
bibliotecas,
entre otros.

MATERIALES DE FORMACIN
Computador, CONSUMIBLE
video beam,
Unidades
internet. E
empleadas
intranet
durante la
Aprendizaje
Competencia:
Cartulina,
Autnomo,
marcadores,
sala de
hojas de block,
internet y
rotuladores,
trabajos extra lapiceros,
clase.
lpices,
marcadores de
colores y
resaltadores,
elementos de
seguridad
industrial.

Competencia:
2010601008_Organizar
la documentacin
teniendo en cuenta las
normas legales y de la
organizacin

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Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral
Resultados de Aprendizaje:
RAP 2: Despachar los
documentos generados en la
Unidad Administrativa,
teniendo en cuenta las
normas gramaticales y de
sintaxis, las Normas
Tcnicas Colombianas para
la elaboracin y presentacin
de los documentos, las
normas internas y la
legislacin vigente.
Duracin de la gua ( en
horas): 60 horas

Cdigo: GFPI-F-019

Competencia:
2010601008_Organizar
la documentacin
teniendo en cuenta las
normas legales y de la
organizacin

2. INTRODUCCION:

Apreciado Aprendiz: La gua que a continuacin les presento ser de vital importancia dentro
de su proceso de formacin integral como futuro tcnico en el Programa: Asistencia
Administrativa, proceso que le permitir ingresar a un entorno social globalizado en el cual
desarrollando sus actividades diarias, aumentar en todo momento sus conocimiento, llegando
inclusive, a aplicar las tcnicas de archivo, que como es sabido son la memoria colectiva de
todas y cada una de las organizaciones y por tanto es de suma importancia para su
supervivencia y el buen funcionamiento de la misma.
Por ende, se precisa que todos y cada uno de los involucrados en la labor del adecuado manejo
en la Gestion Documental y del Archivo, desarrollen las actividades ordenadamente donde muy
seguramente, si le coloca todo el empoderamiento y autoaprendizaje para el desarrollo de esta
gua, alcanzar los resultados de aprendizaje inicialmente propuestos, como tambien el
cumplimiento de la entrega en las evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la
gestin de su propio proceso de aprendizaje), impactando positivamente sobre su proceso de
aprendizaje y el del resto de su grupo.
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexin inicial. Autodiagnstico _ 7 Horas

Anlisis de cmo resolver problemas:
Realizar lectura desde el link: http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3ndocumentalal a documentos de Apoyo en plataforma Sofa Plus con relacion a la Normatividad Legal
Vigente en cuestion de Documentos y Archivo General de la Nacin. Por ello se solicita al Aprendiz que
realice una investigacin acerca de los Antecedentes Histricos de los Archivos, que ademas explique
por medio de un recurso creativo el desarrollo de los archivos en Colombia.
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Cdigo: GFPI-F-019

Analizar el Video Clip: Motivacin para el cargo Asistente Administrativo

Link: https://www.youtube.com/watch?v=MOEYsY9__bQ
Realizar la visualizacin - lectura y reflexin al Link:
http://www.migracioncolombia.gov.co/phocadownload/archivo/presentacion_capacitacion.pdf
3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el
aprendizaje.) _ 23 Horas
Se les sugiere que realicen consultas extraclase (Autoaprendizaje) sobre temas a trabajar en la gua
10, elaboraran: mapas mentales, mentefactos, cuadros sinpticos, mapas conceptuales, glosarios en
sopa de letras en crucigramas, reflexiones en ensayos cortos, resmenes para ser sustentados por
medio de foros, mesas redondas, exposiciones, conferencias, peridicos, PPT, trabajos escritos; entre
otros.
Para todo lo antes mencionado, conformaran equipos de trabajo colaborativos de 3-4 aprendices
donde se les ofrece un listado de conocimientos, conceptos y principios que guardan estrecha relacion
con la Competencia, para que elijan libremente varios temas (3) que procedern a exponer, con previa
consulta en biblioteca: virtual o fsica.
Elaborarn un PPT de 15-20 diapositivas, apoyndose en los conocimientos adquiridos en las
diferentes competencias antes vistas o actualmente viendo entre ellas las Tics. Subirn a plataforma la
evidencia, la sustentaran ante el grupo y realizaran adems una dinmica grupal relacionada con los
temas expuestos, la dinmica ser el mecanismo evaluativo que realizaran para con los compaeros
de clase.
Finalmente cada equipo recibe la ponderacin por parte de los mismos compaeros e instructora se
generar un conversatorio sobre los temas expuestos dando claridad a inquietudes.
3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin). 20
Horas
Con la conceptualizacin previamente aclarada, se proceder a DILIGENCIAR LOS DIFERENTES
FORMATOS que se utilizan en relacin a la Gestin Documental y/o Archivstica en Colombia,
formatos que los Aprendices encontrarn en Plataforma Sofa Plus en la subcarpeta contenida dentro
de la carpeta COMPETENCIA: 2010601008_ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN
CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIN ofrecidos como Material de Apoyo.
3.4

Actividades de transferencia del conocimiento. 10 Horas

Se plantear una Micro Prctica en las instituciones de Fe y Alegra para que los Aprendices apliquen
lo teorizado. Presentarn adems un informe de lo observado, analizado, realizado, practicado; donde
cada equipo de trabajo colaborativo tendr la oportunidad de socializar ante el grupo e instructora a
cargo.
3.5

Actividades de evaluacin.
Evidencias de

Criterios de Evaluacin

Tcnicas e
Instrumentos de

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Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Ejecucin de la Formacin Profesional Integral
Aprendizaje
Evidencias de
Conocimiento :

Evaluacin

Elaboracin de formatos
propuestos sobre cada
actividad

Evidencias de
Desempeo:

Participacin decidida y
activa al momento de
socializar sobre los
formatos y sus contenidos
de acuerdo a los
diferentes archivos que se
evidencian en las
instituciones y/o
empresas.
Evidencias de
Producto:
Carteleras, trabajos
escritos (ensayos cortos),
evaluaciones tipo Quiz de
seguimiento, observacin
y anlisis de Videos
cortos. Presentaciones en
PPT para ser socializadas
ante el grupo. Talleres
grupales e individuales.
Donde se mostrara la
realidad y conocimiento
del aprendiz

Cdigo: GFPI-F-019

Utiliza los tiles, papelera, elementos, mobiliario y

equipos requeridos para la recepcin y despacho de
documentos teniendo en cuenta las polticas de la
organizacin.
Opera los equipos y aplicativos para el recibo y
despacho de documentos internos y externos, de
acuerdo con el manual
de operacin.
Controla la vigencia de los documentos teniendo en
cuenta las tablas de retencin documental.
Recepciona los documentos aplicando los
procedimientos y la normatividad vigente.
Ingresa los documentos aplicando el manual de
gestin documental, las normas de gestin de la
calidad y la legislacin
vigente.
Clasifica la documentacin recibida de acuerdo con
las polticas de la organizacin.
Direcciona los documentos de acuerdo con el
destinatario o dependencia correspondiente.
Utiliza los elementos de proteccin, de acuerdo con
las normas de seguridad industrial y salud
ocupacional durante el desempeo de sus funciones.
Aplica el procedimiento para la radicacin de los
documentos por despachar, utilizando la tecnologa
disponible.
Registra los documentos internos y externos por
despachar, aplicando el manual de gestin
documental y la tecnologa disponible.
Distribuye las copias de los documentos por enviar de
acuerdo con las normas internas y la legislacin
vigente.
Conserva las copias de los documentos enviados de
acuerdo con las normas de la Organizacin y la
legislacin vigente.
Aplica tcnicas de plegado y embalaje para el
despacho de los documentos, de acuerdo con las
normas tcnicas y las de correo y mensajera.
Realiza el descargue de los documentos trasladados
a las dependencias responsables de su trmite, de
acuerdo con el manual de gestin documental.
Comprueba el registro de los documentos recibidos y
despachados, de acuerdo con las normas y la
legislacin vigente.

Talleres
individuales y
grupales
Cuestionarios tipo
Test individuales y
colectivos.
Carteleras
grupales.
Mentefactos,
mapas mentales,
mapas conceptuales,
cuadros sinpticos,
sopa de letras,
crucigramas.
Observacin y
anlisis de Video
Clips relacionados
con La competencia
a ver.
Realizacion de
Ensayos y/o escritos
cortos.
Se realizarn
debates cortos,
conversatorios.
Realizacion de
Presentaciones en
PPT y socializacin
ante el grupo.
Estudio de casos.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

ACTIVIDADES
DEL PROYECTO

Actividades de
Reflexin inicial.
Autodiagnstico.
Actividades de
contextualizacin e
identificacin de
conocimientos
necesarios para el
aprendizaje.)
Actividades de
apropiacin del
conocimiento
(Conceptualizacin
y Teorizacin).
Actividades de
transferencia del
conocimiento.

DURA
CIN
(Hora
s)

Materiales de
formacin
devolutivos:
(Equipos/Herramient
as)

Descripci
n

Cantidad

23

Video
beam

Micrfono

10

Descripci
n

Papel
tamao
carta resma

PC

20

Materiales de
formacin
(consumibles)

Sonido

Fotocopias
por equipo

23
1
1

Cintas
transparente

Canti
dad

Talento Humano
(Instructores)

Especialidad

Cantidad

AMBIENTES DE
APRENDIZAJE
TIPIFICADOS
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller,
unidad productiva) y
elementos y
condiciones de
seguridad industrial,
salud ocupacional y
medio ambiente

2
100
23

Instructor de
Asistente
Administrativ
os en lnea

Salones tericos,
Biblioteca. Auditorio,
Sala de Sistemas con
internet

10
Marcadores
De c/u
Rotuladores
Grapadoras,
saca
ganchos

5. GLOSARIO DE TERMINOS REFERENTES BIBLIOGRFICOS

Archivero: Es la persona especializada en gestionar los documentos a lo largo del ciclo de vida, quien
se dedica a la organizacin y mantenimiento de un archivo.
Archivo administrativo: Es aquel que garantizar la conservacin de los documentos habitualmente del
periodo actual, fundamental para el correcto funcionamiento de la gestin o administracin. Tambin se
conoce como Archivo Intermedio.
Dependencia: Es el espacio indicado para el uso determinado de una funcin u oficio. Legitimacin:
Es el cumplimiento de las condiciones o normatividad establecidas por la ley.
Racionalizacin: Reduccin de procesos con el fin de aumentar los rendimientos, organizando la
produccin.
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6. REFERENTES BIBLIOGRFICOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento general de archivos. Santa Fe de

Bogot. 1997.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Mini/manual N. 4 Tablas de Retencin y

Transferencias Documentales.

MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA SENA. Bogot noviembre de 2004

LEY GENERAL DE ARCHIVO. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la Repblica de

Colombia, 2000, 14 de Julio

7. CONTROL DEL DOCUMENTO _ELABORADA POR:

Eunice Sotelo Guevara, Contadora Pblica Titulada, Instructora Convenio SENA-Fe y Alegra,
2015

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