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INSTRUCTIVO
ANEXO DE GASTOS PERSONALES EN LNEA

ENERO 2016
Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0)

Contenido
1.

INTRODUCCIN ..................................................................................................... 1

2.

ELEMENTOS GENERALES (LLENADO DE CAMPOS) ........................................ 1

3.

2.1.

Campos de Texto ................................................................................................. 1

2.2.

Lista de Seleccin ................................................................................................ 1

OPCIONES DEL SISTEMA ...................................................................................... 2


3.1.

Ingreso al sistema ................................................................................................ 2

3.2.

Elaboracin del anexo de gastos personales en lnea ............................................ 3

3.2.1.

Registro de dependientes .............................................................................. 3

3.2.2.

Generar Anexo.............................................................................................. 8

3.2.3.

Anexo de gastos Personales ........................................................................ 23

4.

GLOSARIO Y TRMINOS ..................................................................................... 26

5.

ANEXO ................................................................................................................... 27

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0)

INSTRUCTIVO DEL ANEXO DE GASTOS PERSONALES EN LNEA


1. INTRODUCCIN
El Anexo de Gastos Personales en Lnea es una herramienta destinada a facilitar
el cumplimiento de este deber formal, incorporando nuevas funcionalidades en
lnea que permite elaborar el anexo de forma simplificada por medio del registro
de facturas fsicas y electrnicas. Adicionalmente se facilita la elaboracin del
anexo mediante el almacenamiento temporal que se vaya registrando lo que
permitir al contribuyente elaborar el anexo en cualquier momento.
2. ELEMENTOS GENERALES (LLENADO DE CAMPOS)
En la herramienta existen campos que debern ser llenado de acuerdo al tipo de
informacin solicitada, entre los tipos de campo se cuenta con:
2.1.

Campos de Texto

Los campos de texto permiten el ingreso de informacin y en el caso de que el


campo sea obligatorio el sistema presentar una alerta:

2.2.

Lista de Seleccin

Lista de datos para seleccionar un solo tem, para ver el listado simplemente
se realiza un clic sobre
y el lista aparecer, a continuacin se selecciona el
tem que considere.

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3. OPCIONES DEL SISTEMA


3.1.

Ingreso al sistema

Para utilizar la herramienta de gastos personales se debe ingresar a Servicios en


Lnea y colocar el nmero de identificacin y la contrasea.
Nota: la contrasea corresponde a un cdigo alfanumrico entregado previamente
por la Administracin la misma que debe ser cambiada por los contribuyentes al
ingresar por primera vez a Servicios en lnea. La clave personal debe contener al
menos 8 caracteres: 4 nmeros y 4 letras.

Una vez que ha ingresado a Servicios en Lnea se debe seleccionar en el men


del lado izquierdo la opcin Anexos:

Posteriormente seleccionar Anexo de Gastos Personales en Lnea

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Al seleccionar Anexo de gastos Personales en lnea se mostrarn dos opciones

Registro de dependientes y

Generar Anexo

3.2.

3.2.1.

Elaboracin del anexo de gastos personales en lnea

Registro de dependientes

En este men registrar todos los dependientes que se encuentren a cargo del
contribuyente, el tipo de identificacin, nmero de identificacin, y Apellidos y
nombres completos. Adicionalmente cuenta con un enlace para ingresar a la
pantalla de generacin de anexo.

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Tipo de Dependientes: se registrar el tipo de dependiente de acuerdo al listado


que se muestra a continuacin

Por cada dependiente deber seleccionar el tipo de identificacin segn el


siguiente listado:

Cuando se registre la cdula se presentar automticamente los apellidos y


nombres del contribuyente. Cuando seleccione pasaporte se registrar de forma
manual los apellidos y nombres del Dependiente.

Si no est de acuerdo con registrar la informacin de dependiente o los


datos registrados no son correctos deber presionar el botn Cancelar.

Si est de acuerdo con el registro de dependientes y la informacin se


encuentra correcta deber presionar el botn Guardar

El sistema presentar un menjaje informativo:

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Adicionalmente la informacin almacenada se presentar en la parte inferior de la


pantalla y cuenta con una opcin para eliminar el registro previamente
almacenado. Si ha eliminado el registro del dependiente el sistema presentar un
mensaje informativo

El sistema presentar mensajes de alerta cuando la informacin registrada no sea


correcta:

El nmero de cdula registrado no es vlido o no consta en la base de la


institucin correspondiente.

La identificacin del contribuyente que se encuentre autenticado en


Servicios en Lnea no puede ser colocada como su propio dependiente.

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Si se presiona el botn guardar sin que se haya ingresado la informacin el


sistema presentar un mensaje de advertencia.

Si la identificacin seleccionada al tipo Pasaporte, deber registrar los


apellidos y nombres del dependiente de forma manual y sin caracteres
especiales.

El sistema valida que exista solamente el registro de un dependiente tipo


Conyuge o Conviviente.

El sistema valida que el registro de un dependiente no se duplique.

Una vez que ha registrado la informacin de los dependientes deber ingresar a la


opcin Generar Anexo por medio del enlace o por el men principal.
Cuando se registre un dependiente tipo cnyuge o conviviente o cuando se haya
registrado un hijo o hijo discapacidato con tipo de identificacin pasaporte, el
sistema enviar una confirmacin al dependiente registrado. El dependiente
registrado deber ingresar a Servicios en Lnea con su identificacin y contrasea*
y en caso de aceptar la confirmacin, el conyuge o el padre o madre podr usar

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sus facturas electrnicas, caso contrario presionar el botn cancelar para que el
conyuge no pueda usar sus facturas electrnicas.
Ejemplo:
Contribuyente autenticado ingresa a Servicios en lnea: ACOSTA AGUIRRE
ROBERTO ANDRES requiere usar las facturas de su conyuge ANDREA
GABRIELA ARMAS GUERRA y la registra como su dependiente.
Contribuyente autenticado ingresa a Servicios en lnea: ANDREA GABRIELA
ARMAS GUERRA se presentar la confirmacin en el men: ANEXOS / ANEXO
DE GASTOS PERSONALES EN LNEA / REGISTRO DE DEPENDIENTES:

Nota: Las facturas electrnicas de los dependientes registrados y que han


aceptado su uso se presentarn en la opcin Generar Anexo
*En caso que la persona registrada como dependiente no tenga clave de acceso a
Servicios en Lnea, deber solicitar la contrasea presentado los requisitos
publicados en el portal web sri.gob.ec en la siguiente direccin:
http://www.sri.gob.ec/web/guest/generacion-claves

Cuando se registre un dependiente que no ha obtenido su contrasea el


sistema presentar el siguiente mensaje:

En caso que se registre un dependiente cuya informacin no se encuentra


actualizada en el Registro Civil, el sistema presentar el siguiente mensaje:

El contribuyente deber actualizar la informacin en la entidad correspondiente.

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3.2.2.

Generar Anexo

Mediante esta opcin el contribuyente podr elaborar el anexo de gastos


personales usando informacin de facturas fsicas por medio del registro
individual, o por medio del uso de plantillas de hojas de clculos o de facturas
electrnicas propias o de sus dependientes previamente registrados.
Al ingresar a esta opcin por primera vez el sistema indicar que no existen
registros:

3.2.2.1.

Nuevo anexo

Al presionar el botn Nuevo se presentar la siguiente pantalla de registro de


informacin:

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Seleccione el ao: Deber seleccionar el periodo fiscal al que corresponde


el anexo, para ello se presenta un combo de los aos de forma
descendente comenzando desde el ao mas reciente hasta el ao 2008

Calle: se registrar el nombre de la calle principal de su domicilio, no se


aceptan caracteres especiales, el campo es obligatorio.

Numero: se registrar el nmero de casa del domicilio, no se aceptan


caracteres especiales, el campo es obligatorio.

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Interseccin: se registrar el nombre de la interseccin de su domicilio, no


se aceptan caracteres especiales, el campo es obligatorio.

Provincia: se seleccionar la provincia correspondiente del listado que


presenta e sistema, el campo es obligatorio.

Cantn: se seleccionar el cantn correspondiente a la


previamente registrada. El campo es obligatorio.

Telfono: se registrar el nmero de telfono correspondiente, el campo


debe contener nueva caracteres lo dos primeros corresponden al cdigo de
la provincia seleccionada, el campo es opcional.

provincia

Cuando se haya registrado la informacin correctamente se deber presionar el


botn Guardar, caso contrario se presionar el botn Cancelar para borrar la
informacin regitrada.
Cuando se haya guardado la informacin el sistema presentar la pantalla para
editar el anexo con las facturas electrnicas y/o fsicas.

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Nota: Las facturas electrnicas se presentarn del contribuyente que se encuentre


autenticado en Servicios en Lnea y de los dependientes registrados previamente
y que hayan aceptado el registro del titular previamente.
3.2.2.2.

Editar Anexo

Cuando se haya registrado los datos de periodo y ubicacin del contribuyente se


proceder a ingresar los datos de las facturas electrnicas y fsicas del
contribuyente como de los dependientes registrados.

Periodo: Se presentar el periodo seleccionado previamente.

Informacin del contribuyente; Editar informacin del contribuyente: al


ingresar a esta opcin se presentar la pantalla con los datos de ubicacin
detallados anteriormente.
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3.2.2.3. Facturas Electrnicas


Dentro de Facturas electrnicas existen las facturas electrnicas del contribuyente
y de los dependientes:
3.2.2.3.1.

Mis facturas electrnicas:

Al seleccionar esta opcin el sistema mostrar el listado de los proveedores que


hayan emitido las facturas electrnicas a nombre del contribuyente, la informacin
del proveedor se mostrar con el siguiente detalle:
o RUC
o Razon Social
o Total comprobantes
En caso que no se hayan emitido facturas electrnicas para el periodo
seleccionado el sistema presentar un mensaje de advertencia.

Al presionar el botn aceptar el sistema volver a la pantalla de edicin del anexo.


Cuando exista informacin el sistema presentar la informacin con el detalle
descrito anteriormente.

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Para seleccionar la factura electrnica emitida por el proveedor se deber


presionar sobre el nmero de RUC, a continuacin se desplegarn las facturas
electrnicas emitidas para que puedan ser utilizadas como deducibles para los
diferentes tipos de gastos.
Adicionalmente, el sistema presentar los siguientes mensaje informativos:

Adicionalmente, el sistema mostrar el valor de deducible utilizado por cada tipo


de gasto.

Cuando se haya superado el monto de deducible por cada ao el sistema alertar


al usuario mediante el cambio de color del tipo de gasto que haya superado el
valor.

El sistema presenta un filtro para consulta de facturas electrnicas por mes.

Cada factura contiene el siguiente detalle

Tipo de comprobante
establecimiento
Punto de emisin,
Secuencial
Subtotal,
Mximo a Deducir
Fecha de emisin
Acceso a RIDE

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Al presionar la opcin RIDE se desplegar el formato de la factura electrnica.


Se mostrarn todas las facturas emitidas en un nmero mximo de 15 facturas por
pgina, el sistema mostrar la cantidad de pginas generadas.

Cada factura contiene una funcin para desplegar expander o contraer la


informacin, se incluye esta funcin para expandir o contraer a todas las facturas
al mismo tiempo con la opcin Expandir todo, Contraer todo:

Al expandir los datos se muestra cada tipo de gasto para que pueda ser utilizado
como deducible por factura:

Los campos de tipo de gasto pueden ser editados de forma manual, cada tipo de
gasto contiene el icono Copiar
que trasladar el valor total de la factura al
tipo de gasto seleccionado sin la necesidad de escribir el valor total del deducible.
Al colocar la informacin de deducible en el cualquier tipo de gasto, el sistema
disminuir el valor del campo MXIMO A DEDUCIR hasta llegar a cero.

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No se podr colocar un valor de deducible mayor al valor de la factura, el sistema


presentar un mensaje de error:

Nota: cada factura puede sustentar ms de un tipo de gasto.


Cuando se haya terminado de registrar los gastos personales por el proveedor se
presionar el botn aceptar que se encuentra al final de las facturas y el sistema
volver al listado de proveedores para seleccionar otro proveedor, al finalizar el
registro de las facturas electrnicas se deber presionar el botn Aceptar para
volver a la pantalla de edicin del archivo

3.2.2.3.2.

Registro de facturas electrnicas de dependientes

El sistema mostrar el listado de facturas electrnicas de los dependientes


registrados anteriormente, el sistema mostrar el tipo de dependiente (conyuge o
conviviente, hijos, discapacitados) y el nombre de cada uno de ellos.
El contribuyente podr utilizar las facturas de sus dependientes como sus
deducibles para su anexo.
Si una factura electrnica se encuentra siendo utilizada por el dueo de la factura
o por otro contribuyente el sistema presentar un mensaje de error:

3.2.2.4.

Facturas Fsicas

El contribuyente puede complementar la informacin de su anexo por medio de las


facturas fsicas, para lo cual podr ingresar las facturas de forma individual o
masivamente por medio de una plantilla de una hoja de clculo en Excel.

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3.2.2.4.1.

Registro de facturas mediante plantilla de Excel

El Servicio de Rentas Internas pone a disposicin del contribuyente una plantilla


para el registo de facturas fsicas de forma masiva por medio de una hoja de
clculo en Excel, para que el sistema pueda importar el archivo la plantilla de
Excel debe ser elaborada en la versin hasta 2003, este formato puede ser
editado en el programa Open Office y para su envo debe ser almacenada con
extensin .xls
La plantilla contiene la siguiente estructura:
1. Detalle de gastos con Proveedor: en esta hoja la plantilla contiene los
siguientes campos

RUC PROVEEDOR, el nmero de RUC deber ser un nmero


registrado en la base de la Administracin, deber contener 13 dgitos y
001 al final.
CANTIDAD DE COMPROBANTES, se registrar el nmero de
comprobantes del proveedor, solo se registrar nmeros enteros.
BASE IMPONIBLE, se registrar el valor del deducible sin considerar
IVA y/o ICE, se podr registrar nmeros enteros y dos decimales.
TIPO DE GASTO, se deber seleccionar el tipo de gasto al que
corresponde las facturas ingresadas, el tipo de gasto se presentar en
combo.

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2. Detalle de gastos sin Proveedor:

PENSIONES ALIMENTICIAS, se registrar el valor del deducible por


este concepto el cual incrementar el valor de Gastos Deducibles por
Alimentacin. En caso de no tener este rubro se deber registrar 0.00.

VALORES NO CUBIERTOS POR ASEGURADORAS, se registrar el


valor del deducible por este concepto el cual incrementar el valor de
Gastos Deducibles por Salud.
En caso de no tener este rubro se deber registrar 0.00

Consideraciones generales para la elaboracin de la plantila:


La plantilla no debe estar vaca para su importacin, a continuacin se detallan los
mensajes que el sistema presenta cuando la plantilla no est correcta:

Mensaje de error con plantillas vacas:

El sistema validar que la plantilla se encuentre llena por fila, si un campo


no se encuentra el sistema presentar un mensaje de error:

No se podr colocar como proveedor a la identificacin del contribuyente


logueado:

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Si ha registrado facturas de forma individual, el sistema presentar un


mensaje de advertencia, si presiona el botn aceptar, el sistema eliminar
el registro de las facturas fsicas:

La importacin del archivo permite unicamente a extensiones .xls, en caso


de importar un archivo de otro formato el sistema presentar el mensaje de
error:

La plantilla agrupar el RUC del proveedor, numero comprobantes, base imopnible


y tipo de gasto en caso que se haya registrado duplicados.
Cuando la plantilla se haya generado correctamente se deber presionar el botn
Seleccionar archivo, al presionar el botn se deber buscar la ubicacin del
archivo en el computador.

Posteriormente se deber presionar el botn Importar, el sistema presentar un


resumen de la informacin del archivo en caso de estar de acuerdo se presionar
el botn Guardar, caso contrario se presionar Cancelar y no se ejecutar la
importacin del archivo.

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 18

El sistema permitr editar o eliminar la informacin de los rubros que fueron


importados. Al presionar editar se podr modifcar el RUC del proveedor, nmero
de comprobantes de venta, Total Base Imponible o Tipo de Gasto.

3.2.2.4.2.

Registro de Facturas con Proveedor.

Se podr registrar las facturas de forma individual, para ello se deber presionar el
botn Nuevo y se presentar campos para RUC del proveedor, nmero de
comprobantes de venta, Total Base Imponible o Tipo de Gasto.

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Cuando se haya registrado la informacin se deber presionar el botn Guardar, el


sistema validar:

No debe existir registros duplicados.


El nmero de RUC debe ser vlido y que no pertenezca al contribuyente.
Los campos no debern estar vacios.
Los campos de base imponible y nmero de comprobantes deben ser
mayores a cero.

3.2.2.4.3.

Registro de Facturas sin Proveedor

Mediante esta opcin se podr registrar aquellos valores de deducibles


correspondientes a Pensiones alimenticias y/o Valores no Cubiertos por
Aseguradoras.

Para el registro de informacin se presionar en el enlace denomidado Sin


Proveedor y posteriormente se presionar el botn Nuevo.

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Se registrar unicamente los valores correspondientes y se presionar el botn


Guardar.

La informacin podr ser modificada o eliminada con las funciones Editar o


Eliminar, que se encuentran en la opcin operaciones ubicada al lado derecho de
la pantalla.
3.2.2.5.

Resumen

Cuando se haya terminado de registrar las facturas fsicas y electrnicas, se podr


consultar un resumen de la informacin registrada por medio del enlace Resumen
del Anexo.
El resumen del anexo contendr la siguiente estructura:
Facturas Electrnicas
Contendr la informacin de las facturas electrnicas usadas para el anexo con el
siguiente detalle:

Proveedor
Identificacin
Nor de comprobantes
Tipo de gasto
Total

Facturas Fsicas
Contendr la informacin de las facturas fsicas usadas para el anexo con el
siguiente detalle:
Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 21

Con proveedor
o
o
o
o
o

Proveedor
Identificacin
Nor de comprobantes
Tipo de gasto
Total

Sin proveedor
o
o
o
o

Valores No cubiertos por aseguradoras


Pensiones Alimenticias
Tipo de gasto
Total

Total de Gastos Personales


Sumatoria de Gastos de facturas electrnicas y fsicas

Cuando se haya verificado la informacin se deber presionar el botn Regresar


para volver a la pantalla de Edicin del anexo.

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3.2.2.6.

Declaracin de Renta

Se ha colocado una funcin para que el contribuyente registre los gastos que
podrn ser utilizados en la declaracin del Impuesto a la Renta.
Nota: esta informacin es opcional.
Para registrar la informacin se deber presionar el enlace Total de gastos para la
declaracin de renta.

Cuando se haya registrado la informacin y se presionar el botn Guardar, si no


requiere registrar los datos podr volver a la edicin del anexo mediante el botn
Regresar.
Al finalizar el registro de informacin se presionar el botn Regresar, el sistema
presentar la pantalla para el envo del anexo.
3.2.3.

Anexo de gastos Personales

En esta pantalla se mostrar las funciones para enviar el anexo, recuperar el taln
resumen, recuperar archivo de errores, o archivo xml adicionalmente mostrar el
estado del anexo.

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 23

3.2.3.1. Periodo.
Corresponde al periodo fiscal previamente seleccionado.
3.2.3.2. Estado
Se mostrar el estado del anexo de acuerdo a la fase en que se encuentre:

Borrador: Cuando el anexo se encuentra en elaboracin. La informacin


registrada se almacenar en tablas temporales.

Procesando: este estado se presenta cuando se ha enviado el anexo para


la revisin y validacin del sistema. El proceso de validacin puede ser
ejecutado durante 48 horas posteriores al envo.

Carga definitiva: Estado que se presenta cuando las validaciones del


sistema han terminado y el anexo se encuentra elaborado correctamente.

Recarga Definitiva: este estado se presenta cuando el anexo se ha enviado


en ms de una ocasin y ha cumplido con las respectivas validaciones.

Fallido: Estado que se presenta cuando el anexo no cumple con las


especificaciones o contiene errores.

3.2.3.3. Editar Anexo


Esta opcin permite volver a la pantalla de edicin del anexo para cambiar la
informacin del anexo previo a su envo.
3.2.3.4. Enviar Anexo
Esta opcin permite enviar el anexo que se haya elaborado, al presionar el botn
de envo de anexo el sistema presentar una advertencia para confirmar el envo.

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 24

Al presionar el botn cancelar el sistema regresar a la pantalla de Anexo para su


edicin o envo.
Al presionar el botn Aceptar, el sistema presentar la confirmacin de recepcin
del anexo.

Para regresar a la pantalla principal del anexo se deber presionar el botn


Aceptar.
3.2.3.5.

Descargar XML

Esta funcin permite descargar el archivo XML nicamente cuando el proceso del
anexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Carga definitiva.

3.2.3.6.

Descargar Taln de Resumen

Esta funcin permite descargar el taln resumen nicamente cuando el proceso


del anexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Carga definitiva.

3.2.3.7.

Descargar Archivo de errores

Esta funcin permite descargar el archivo de errores nicamente cuando el


proceso del anexo se encuentre finalizado y el estado del Anexo sea Fallido.

Anexo de Gastos Personales en Lnea / Instructivo (Versin1.0.0) 25

4. GLOSARIO Y TRMINOS

Archivo de errores: archivo que contiene los campos que no fueron


aceptados por el sistema por contener una estructura errnea

Base imponible: Valor deducible sin IVA ni ICE

Dependientes: Cnyuge o conviviente, menores de edad o discapacitados,


que no perciban ingresos gravados y que dependan del contribuyente.

Factura Electrnica: Comprobante de venta emitido electrnicamente.

Proveedor: Persona Natural o jurdica que proporcion el bien o servicio


utilizado para la deduccin gastos personales

RIDE: Representacin Impresa del Documento Electrnico.

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5. ANEXO
ANEXO 1: PASOS PARA REALIZAR EL ANEXO

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