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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contadura y Administracin

Implementacin de un Sistema Electrnico


para Contabilizar en Lnea

MONOGRAFA
para obtener el Ttulo de:

Licenciado en Contadura
Presenta:

Edgar Arturo Vsquez Castillo


Asesor:

C.P. y M.F. Fredy Castro Naranjo


Xalapa-Enrquez, Veracruz a

Agosto de 2009

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin

Implementacin de un Sistema Electrnico


para Contabilizar en Lnea

MONOGRAFA
para obtener el Ttulo de:

Licenciado en Contadura
Presenta:

Edgar Arturo Vsquez Castillo


Asesor:

C.P. y M.F. Fredy Castro Naranjo


Xalapa-Enrquez, Veracruz

Agosto de 2009

NDICE
RESUMEN .............................................................................................................. 1
INTRODUCCIN .................................................................................................... 2
CAPITULO ILA CONTABILIDAD............................................................................. 6
1.1 Concepto y Antecedentes .............................................................................. 7
1.2 Caractersticas Del Contador ....................................................................... 10
1.3 Responsabilidad Civil y Penal del Contador en el Ejercicio Profesional. ..... 12
1.4 La Actividad de Contadura como Actividad Profesional.............................. 14
1.5 Objetivos de la Contabilidad ........................................................................ 17
CAPITULO II
ELEMENTOS QUE CONFORMAN LOS ESTADOS FINANCIEROS ................... 19
2.1. Origen y Objetivo de las Normas de Informacin Financiera. ..................... 20
2.2 Estados Financieros Bsicos ....................................................................... 21
2.3 Clases de Estados Financieros ................................................................... 24
2.4 Preparacin. ................................................................................................ 37
2.5 Requisitos que debe de Cumplir la Informacin Financiera. ........................ 45
2.6 Usuarios de la Informacin Financiera......................................................... 47
2.7. Formas de Preparacin de los Estados Financieros. ................................. 52
CAPITULO III
SISTEMAS ELECTRONICOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS ..................... 59
3.1 Formas de Procesamiento. .......................................................................... 60
3.2. Concepto de Datos. .................................................................................... 62
3.2.1. Concepto de Informacin. .................................................................... 63
3.2.2. Diferencia entre Datos e Informacin. .................................................. 65
3.3 Procesamiento Electrnico de Datos. .......................................................... 66
3.4. Implementacin de un Sistema Electrnico Automatizado para el Registro
Contable. ........................................................................................................... 68
3.4.1. Caractersticas. .................................................................................... 70
3.4.3 Etapa de Implementacin...................................................................... 75
3.4.4. Puesta en Marcha. ............................................................................. 103
3.5. Establecimiento de Controles y Revisin de la Informacin. ................... 106
CONCLUSIN .................................................................................................... 120
FUENTES DE INFORMACIN ........................................................................... 123
GLOSARIO.......................................................................................................... 125
INDICE DE FIGURAS ......................................................................................... 128
INDICE DE TABLAS ........................................................................................... 129
I

RESUMEN
En la actualidad es necesario encontrar nuevas formas de trabajo para
tener un buen desempeo y mejores resultados dentro del mismo. Es por eso que
surgen nuevos sistemas de informacin con base a las necesidades que van
surgiendo en nuestra vida laboral.

Es importante tener en claro el tipo de sistema que se implementara para


contabilizar en lnea, que tenga caractersticas que faciliten el buen manejo al
utilizarlo en la empresa, y as tener una visin y conocimiento de los resultados
que se obtendrn. Todo esto se debe realizar, con constantes revisiones de la
informacin, para tener la seguridad de que lo que emite el sistema es real y
funcional para el Licenciado en Contadura.

Con esta nueva implementacin, el Licenciado en Contadura, ahorrara


tiempo y revisara que los controles internos del ente econmico se estn llevando
adecuadamente, y de no serlo as, reforzar las reas donde existan ineficiencia,
para obtener un mejor desempeo de los resultados dentro de la empresa.

INTRODUCCIN

En un entorno econmico cada vez ms competitivo, como el actual, las


empresas necesitan disponer de sistemas de informacin que constituyan un
instrumento til para controlar su eficiencia y que proporcionen un alto grado de
visibilidad de las distintas actividades que se realizan en sus procesos productivos
o de prestacin de servicios para servir de apoyo en la toma de decisiones.

Estas necesidades se detectan, en mayor o menor medida, en todos los


sectores econmicos.

Es por eso que en el presente trabajo analizaremos aspectos que son de


suma importancia para la obtencin de informacin que sea de gran provecho
para el ente econmico. Implementando controles internos para el buen proceso
de la informacin que se requiere y as llegar al punto central de este trabajo que
es la implementacin de un sistema contable en lnea.

Para su mejor desarrollo esta monografa fue dividida en tres captulos, los
cuales de manera detallada contienen en s lo que es una contabilidad en lnea,
as como las actividades a las que se hace acreedor un Licenciado en Contadura
al momento de implementar un sistema que facilita las funciones de registro en
lnea.

Para poder llegar a los resultados que se esperan de este trabajo antes
tuvo que mencionarse lo que es informacin y datos y todas sus generalidades,
como son, implementacin, puesta en marcha y transformacin de los datos.

Para implementar la contabilidad en lnea debemos de generar una gua


contabilizadora, que nos ayude a identificar cada paso a seguir para realizar los
asientos contables correspondientes en cada operacin, es muy importante que se
plasmen correctamente porque de ello depende el registro de los asientos
contables.

Al momento de implementar el sistema debemos de tomar en cuenta ciertos


puntos que en esta monografa se trataran, los cuales son revisin, anlisis de
reportes, parmetros generales, identificacin de catlogos, etc., para agilizar la
implementacin.

Es importante recalcar que se debe tener muy en claro las funciones que
realiza cada empresa para poder adecuar la informacin a las necesidades que
requieren. Dado que no pueden ser las mismas en una empresa de servicios
como en una empresa de produccin.

Tambin se trataran los posibles controles internos que se pueden


establecer en cada departamento como, ventas, compras, almacn, etc., y esto
apoya para tener un enfoque ms amplio, de lo que se realizara en la empresa
para la revisin de los procesos que se manejan en la empresa.

La contabilidad en lnea hoy en da facilita el trabajo complejo del contador,


reduciendo la labor que se requiere para realizar los registros contables, y
permitindole realizar otras actividades de gran apoyo para la revisin de la
informacin.

Las ventajas de implementar la contabilidad en lnea en una empresa son


varias, por citar algunas:

Registr contable en Tiempo Real, sin importar la distancia entre las


posibles sucursales o bodegas.

Registro contable automtico (sin errores humanos)

Control de las operaciones al cerrar el periodo o ejercicio contable

Localizacin de plizas correspondientes a la operacin y viceversa.

Cumple automticamente los requisitos de facturacin electrnica.

El rea contable es un rea de monitoreo, supervisin y anlisis de la


informacin ya que el fuerte de las operaciones no necesita ser capturado
de forma manual.

Ahorro de tiempo en la obtencin de la informacin dado que al momento


que se realiza una operacin se obtiene el asiento contable correspondiente.

Con estos puntos que se tocaron podemos notar los grandes beneficios en
cuanto a ahorro de tiempo y veracidad que podemos obtener al implementar la
contabilidad en lnea en la empresa.

As el Licenciado en Contadura adoptara otro papel dentro de la empresa


diferente al que se tena, detrs de un escritorio registrando operaciones. Si no
como auditor interno revisando que todos los procesos que se realicen dentro de
la empresa se estn operando de manera adecuada para que al momento de
realizar sus conciliaciones, estados financieros y dems informacin no presenten
errores.

CAPITULO I
LA CONTABILIDAD

1.1 Concepto y Antecedentes


La contabilidad es la disciplina que sirve para proporcionar informacin til
en la toma de decisiones econmicas.
Se puede decir que la contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar,
clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados.

Por lo tanto, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn


orientarse sobre la situacin que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadsticos.

Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compaa, la


corriente de cobros y pagos, la posicin de las ventas, costos y gastos generales,
entre otros.

De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa.


Se dice tambin que "la contabilidad es el lenguaje de los negocios".

La palabra contabilidad proviene del verbo latino "coputare", el cual significa


contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o
sea "sacar cuentas", como en el sentido de "relatar", o "hacer historia".

Es muy importe para saber donde estamos y porque, hacer un repaso a la


Historia, que sin duda siempre es enriquecedor, vamos a rastrear la historia de la
contabilidad y los estudios mercantiles.

Se ha demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como


la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivaban del
intercambio comercial. Nuestros antepasados nos heredaron su formacin y su
cultura contable aunque se sabe que en todos los casos, el rey, gobernante o
7

faran llevaba muy ordenadamente un registro de todas las pertenencias del pas
y tambin de su gente.

En la antigua contabilidad de la cultura egipcia slo era necesario un


sistema contable basado en la partida simple, anotando en un papiro los activos y
las obligaciones.

Los fenicios en Asia quienes fueron los primeros en utilizar el trueque como
una forma de comercio en la poca antigua. Estos fueron pueblos comerciantes
que desarrollaron, por necesidad, formas primitivas de contabilizacin de sus
operaciones basadas en los instrumentos y formas de escritura de la poca en
que vivieron.

De hecho se encuentran rastros de este tipo de registros de pocas tan


antiguas como 3,000 aos antes de Jesucristo. Algunas sociedades que carecan
de escritura en sentido estricto utilizaron, sin embargo, registros contables.

Es el caso de la cultura de los Incas, que empleaban los quipus,


agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un
cordel, y cuya finalidad, aun no descubierta totalmente era, sin duda, la de
efectuar algn tipo de registro numrico.

Los banqueros griegos llevaban fundamentalmente dos clases de libros de


contabilidad: el Diario (efemrides) y el libro de cuentas de Clientes.

El primer autor que estableci claramente el uso del mtodo de la partida


doble fue Benedetto Contrugli. El libro de Contrugli tardo casi 115 aos en ser
llevado a la imprenta, lo que, unido al carcter incompleto de su exposicin impide
que se pueda adjudicar a su autor en la historia de la contabilidad, un papel
comparable al de Fray Luca Pacioli.

La obra de Pacioli tuvo gran xito, particularmente la parte dedicada a la


prctica comercial y contable, que fue reimpresa por separado algunos aos mas
tarde. De la descripcin realizada por Pacioli se desprende que los comerciantes
venecianos se vean precisados a utilizar en primer lugar un borrador, no
empleaban directamente el diario. Para realizar asientos en el diario, era preciso
en primer lugar, convertir las operaciones registradas en el borrador a la unidad
monetaria elegida por el comerciante para llevar sus registros.

La importancia de la figura de Stevin en la historia de la contabilidad es


capital: se trata del primer autor que considera que se halla ante una temtica que
merece un serio estudio cientfico. Hasta Simon Stevin, todos los autores daban
por supuestos los principios de personificacin de las cuentas que expuso Pacioli,
sin pretender con ello, hacer teora. Pero el profesor de Leyden (Simon Stevin)
hizo hincapi en el aspecto patrimonial de las cuentas y considero la contabilidad
como un instrumento de control de gestin de la empresa.

A pesar del fuerte declive comercial de las ciudades italianas, en la primera


mitad del siglo XVII los autores de este pas se mantuvieran en primera lnea de la
literatura contable y desde luego, a la cabeza de la labor terica. Solo en la
segunda mitad del siglo, el impulso de los tratadistas italianos de contabilidad
decay considerablemente. Los grandes tratadistas contables del siglo XIX
centraron su atencin en la teora de las cuentas.

Desde mediados del siglo, la contabilidad parece haber perdido identidad


propia penetrada como esta hasta la medula de conceptos tomados en prstamo
del anlisis econmico.

1.2 Caractersticas Del Contador


El contador pblico juega un papel decisivo en una economa global y por lo
tanto debe ajustarse a esos cambios, convirtindose en un administrador diestro
de este proceso, capaz de determinar la necesidad y la forma de inversin
estratgica en tecnologa de informacin, y as mismo ser capaz de poder manejar
los riesgos inherentes.

Entonces el contador debe proyectar su imagen a travs de un lenguaje, un


idioma con el cual se entiende la empresa y todos los que con ella se relacionan.

Constancia y orden

Claridad y limpieza

Trabajo

Puntualidad y dedicacin.

Sencillez y precisin.

Dominio de la profesin.

Accesible y corts.

Proyeccin - Culto e intelectual.

Social del Persona - Entusiasta y optimista.

Contador. - gil y dinmico.

Comprensivo y humano.

Responsabilidad.

Respeto y discrecin.

tica - Amplio criterio.

Independencia mental.

Honradez y confiabilidad.

10

La tarea y misin del contador pblico es proveer un servicio profesional


que siempre exceda las expectativas de sus clientes y del pblico. Para ello es
necesario aceptar el permanente desafo con la fuerza del conocimiento y la
voluntad para alcanzar siempre el xito.

Los profesionales de la contabilidad y auditora constituyen factores del


progreso empresarial y facilitadores de los nuevos procesos de mejoramiento de
las organizaciones.

Para entender cuales son las funciones y deberes del Contador Publico
dentro de la empresa, debemos definir que significa cada cosa:

Deber:
Es el sentido de responsabilidad que nos obliga a proceder dentro de
determinados preceptos ya establecidos. Este constituye una obligada norma de
comportamiento que se nos impone y la cual no podemos eludir.

Todo profesional para poder ser considerado y respetado dentro del


conglomerado, como un representativo dentro de su carrera, est comprometido a
cumplir sus deberes como profesional.

Funciones:
Pueden ser definidas como el desarrollo y las ejecuciones de una o varias
actividades con el objetivo de lograr una meta.

Teniendo estos conceptos definidos, entonces podemos proceder a


enumerar las funciones y deberes ms relevantes. En el caso de los deberes
somos de opinin que el ms importante es:
Suministrar las informaciones fiables y oportunas para la toma de
decisiones.

11

Elegimos este nico deber por las siguientes razones:

a) El Contador Pblico debe suministrar de manera clara todas las


informaciones de relevancias importantes a la administracin.
b) Es responsabilidad del Contador Pblico que las decisiones tomadas por
la gerencia en base a las informaciones suministradas por l sean las ms
correctas.

Dentro de las funciones tenemos:


-

Las aperturas de los libros de contabilidad.

Establecimiento de sistema de contabilidad.

Estudios de estados financieros y sus anlisis.

Certificacin de planillas para pago de impuestos.

Aplicacin de beneficios y reportes de dividendos.

La elaboracin de reportes financieros para la toma de decisiones.

Con estas funciones enumeradas no queremos decir de modo alguno que


slo son stas las que puede ejercer el Contador Publico dentro de las empresas,
dado que est ms que demostrada la capacidad sobrada con que cuenta ste
para ejercer muchas ms.

1.3 Responsabilidad Civil y Penal del Contador en el Ejercicio


Profesional.
La tica representa las caractersticas humanas ideales o de autodisciplina
en exceso, de las exigidas por la ley.

En el caso de los profesionales, puede considerarse la tica como un


sistema de principios morales y la observancia de reglas para gobernar las
relaciones con los clientes, el pblico y otros contadores pblicos, y est
relacionada con la independencia, autodisciplina e integridad moral del profesional.
12

Con este fin los miembros de la Junta Central de Contadores deben en todo
momento de accin, guardar estricto secreto de los asuntos de sus clientes,
esforzarse constantemente para mejorar su habilidad profesional, observando las
Normas de informacin Financiera (NIF), promover las formas ms completas y
comprensibles en el informe financiero, sostener la dignidad y el honor de la
profesin, y mantener altas normas de conductas profesionales.

La moral profesional es una aplicacin de la moral a la profesin, o mejor


dicho el profesional que es el hombre y puede ser cristiano con una funcin que
cumplir en sociedad. No deben ser distintos los principios que rijan la moral del
profesional en cuanto tal, de los principios que han de regir la vida de cualquier
mortal, puesto que la moral como la verdad no puede ser ms que una.

Entre los protagonistas de las ciencias econmicas o del proceso


econmico se destaca el contador como rbitro, y en cierto modo responsable de
los mtodos administrativos y como el autor, consciente de las informaciones, las
cuales fundamentalmente requiere la economa.

El papel de la contabilidad es iluminar la administracin para que opere de


la mejor forma posible, en su doble carcter de accin y razonamiento.

Mucho depende de la capacidad y responsabilidad de los contadores,


porque si el comercio y la administracin consisten en el manejo tcnico de los
bienes y servicios, la funcin de los contadores tiende a orientar esa accin.

La funcin del contador, en el sentido estrictamente profesional:

La mayor trascendencia.

La que propone mayor responsabilidad al contador.

13

El contador pblico tiene la obligacin de la consagracin y el


adiestramiento, haciendo conciencia de sus propias funciones. Si de l depende el
rumbo de la empresa, con su sinceridad, lealtad y capacidad deriva la apreciacin
de un patrimonio cualquiera que sea, segn su accin en la particularizacin,
podr ser considerado este profesional como un fruto superior o no.
Existen tres requisitos impuestos a la informacin para la toma de
decisiones administrativas:

Significacin.

Oportunidad.

Veracidad.

La funcin intelectual del contador es operar en la realidad con arreglo de


las esencias y principios de la ciencia, para, de manera responsable, iluminar la
administracin y las decisiones que tiene que tomar en las empresas.

El Cdigo de tica Profesional es explcito con el papel del contador pblico


al servicio del sector privado, en cuanto a su integridad y lealtad con las empresas.

1.4 La Actividad de Contadura como Actividad Profesional


La inteligencia humana es y ser en el futuro, el recurso ms valioso de
toda organizacin, porque mediante ella se crean y aplican conocimientos en
forma de: Innovaciones de productos y procesos, valor, estrategias, riqueza,
ventajas competitivas, etc.

Por lo cual el capital intelectual ser una fuente generadora de esas


innovaciones, valores, riquezas y ventajas competitivas de los negocios, es por
ello que el Contador Pblico, tiene en l un desafo para lo cual ser necesario
desarrollar su propio capital intelectual.

14

Actualmente las empresas se encuentran en constante desarrollo para estar


en condiciones de participar con xito en un ambiente cada vez ms competitivo a
nivel nacional e internacional.

La experiencia del Contador Pblico le permite realizar actividades


profesionales en diferentes reas dentro de la empresa, como lo son: Contabilidad
de Costos, Contabilidad Administrativa, Contralora, Tesorera y en reas externas
como: Auditoria, Consultora y Asesora en todo lo relativo al mbito del Contador.

Es sin duda el entrenamiento y preparacin que recibe el Contador Pblico


durante su formacin profesional, la que le permite tener una ventaja competitiva
sobre algunas otras disciplinas. Por su preparacin y desarrollo profesional el
Contador Pblico, participa muy activamente sobre los elementos vitales en la
operacin de las empresas:

Ahora como en el futuro la rapidez, oportunidad y precisin en la


informacin financiera de las empresas as como su anlisis e interpretacin han
sido y sern tan importantes.

Todas las reas involucradas en la empresa necesitan disponer de


informacin confiable y oportuna para un proceso de toma de decisiones dinmico
y certero.

El otro elemento vital es el dinero, ya que la disponibilidad de recursos para


poder llevar a cabo los proyectos estratgicos de la empresa en forma oportuna
puede ser la diferencia entre triunfar o sobrevivir, o quiz hasta desaparecer
dentro de un entorno competitivo.

El orden, el control y la seguridad que la profesin contable proporciona a


los sistemas de informacin sobre los cuales los inversionistas y directivos toman

15

decisiones, son elementos que el pblico inversionista aprecia y valora en las


empresas de xito.

Nadie mejor preparado para impulsar el orden, la transparencia, la


veracidad y la institucionalizacin de las empresas que el Contador Pblico, ya
que no slo brinda y sustenta los sistemas de informacin base para la toma de
decisiones, sino que participa en stas con una interpretacin bien cimentada y
analizada, pues probablemente no exista carrera profesional cuyo contenido se
enfoque ms al conocimiento profundo de los negocios.

El Contador Pblico tiene como actividades normales las siguientes:

Contabilidad Financiera

Contabilidad De Costos

Contabilidad Administrativa

Contabilidad Fiscal

Contabilidad Gubernamental

Contabilidades Especiales

Auditoria Externa

Auditoria Interna

Consultora

Docencia

Investigacin

Los constantes y rpidos cambios en el entorno, como consecuencia de la


internacionalizacin de las empresas, la complejidad en el manejo y control de las
operaciones por ellas realizadas, la globalizacin de la economa, la apertura
comercial, el desarrollo de nuevos procesos y productos, la formacin de grupos
internacionales, el desarrollo tecnolgico, a propiciado que el Contador Pblico
participe en las empresas ms activamente en:

16

Planeacin Estratgica

Administracin Del Cambio

Tecnologa De La Informacin

Administracin Financiera

Administracin De Sistemas Ambientales.

El Contador Pblico al igual que las empresas tiene que preparase y


desarrollarse en los nuevos ambientes cada vez ms competitivos hacia este
nuevo milenio que estamos iniciando, en el cual conservar y desarrollar su
propio campo de accin en la labor de fortalecer a las entidades en su
administracin, finanzas y control de las operaciones, apoyando con su capacidad
profesional el crecimiento de las mismas para que puedan hacer frente a los
nuevos

retos

que

les

depara

el

futuro.

Los conocimientos acadmicos y los obtenidos a travs de los aos, le


permiten al Contador Pblico agregar valor a los diversos usuarios de la
informacin financiera, la gua de normas y principios de actuacin, la observancia
de un cdigo de tica profesional y el cumplimiento de la educacin continua, le
dan en la sociedad un lugar destacado.

1.5 Objetivos de la Contabilidad


Los objetivos de la contabilidad son de proporcionar informacin a los
usuarios como pueden ser: Dueos, accionistas, bancos y gerentes, con relacin a
la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas
posedas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar
informacin razonada, con base en registros tcnicos, de las operaciones
realizadas por un ente privado o pblico. Para ello deber realizar:

17

Registros con bases en sistemas y procedimientos tcnicos adaptados a la


diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar informacin detallada y razonada.
Con relacin a la informacin suministrada, esta deber cumplir con un
objetivo administrativo y uno financiero:

Administrativo: ofrecer informacin a los usuarios internos para suministrar


y facilitar a la administracin intrnseca la planificacin, toma de decisiones y
control de operaciones. Para ello, comprende informacin histrica presente y
futura de cada departamento en que se subdivida la organizacin de la empresa.

Financiero:

proporcionar

informacin

usuarios

externos

de

las

operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que


tambin se le denomina contabilidad histrica.

18

CAPITULO II
ELEMENTOS QUE CONFORMAN LOS ESTADOS
FINANCIEROS

2.1. Origen y Objetivo de las Normas de Informacin Financiera.


Las NIF son las Normas de Informacin Financiera y se refieren al conjunto
de pronunciamientos normativos, conceptuales y particulares emitidos por el
Consejo Mexicano para Investigacin y Desarrollo de las Normas de Informacin
Financiera (CINIF) que regulan la informacin contenida en los estados financieros
y sus notas, en un lugar y fecha determinados, que son aceptados de manera
amplia y generalizada por todos los usuarios de la informacin financiera.

Hasta el 30 de junio de 2004, el rgano encargado de emitir la normatividad


contable en nuestro pas, bajo la denominacin de Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, fue la Comisin de Principios de Contabilidad (CPC) del
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos A.C. (IMCP).

A partir del 1. de junio de 2004, el rgano encargado de emitir la dicha


normatividad es el Consejo Mexicano para la Investigacin y Desarrollo de
Normas de Informacin Financiera (CINIF) a travs de la emisin de documentos
llamados Normas de Informacin Financiera (NIF) e Interpretaciones a las Normas
de Informacin Financiera (INIF) siendo estas ltimas, aclaraciones o guas de
implementacin de las NIF.

El objetivo de las NIF es lograr la armonizacin de las normas locales


utilizadas y convergir con las Normas Internacionales de Informacin Financiera
(NIIF) emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad
(International Accounting Standards Board, IASB).

El CINIF estableci como prioridad realizar una revisin del Marco


Conceptual Mexicano, por lo cual, se dio a la tarea de revisar y ampliar los
fundamentos conceptuales que rigen la elaboracin informacin financiera,
adecundolos al Marco Conceptual para la Preparacin y Presentacin de los
estados financieros, emitidos por el IASB.
20

El resultado de este trabajo fue la emisin de ocho normas conceptuales,


que forman la nueva serie A que integran el Marco Conceptual (MC), las cuales
reemplazan a los Boletines serie A Principios contables bsicos emitidos por el
CPC. Y tambin emitieron la NIF B-1 Cambios contables y correcciones de errores.

Despus de estos cambios, la estructura de las NIF es la siguiente:

a) Las NIF y las INIF emitidas por el CINIF;

b) Los Boletines emitidos por CPC, que no hayan sido modificados,


sustituidos o derogados por las nuevas NIF; y

c) Las NIIF aplicables de manera supletoria.

La clasificacin de las NIF es la siguiente:

a. Normas conceptuales, que forman el MC;


b. Normas particulares; e
c. Interpretaciones a normas particulares

2.2 Estados Financieros Bsicos


Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa
al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los
resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de
un perodo.

La utilidad de la informacin presentada en los estados financieros interesa


a la administracin, para la toma de decisiones, despus de conocer el
rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo
determinado. Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la
21

rentabilidad de sus aportes. Los acreedores, para conocer la liquidez de la


empresa y la garanta de cumplimiento de sus obligaciones. El estado, para
determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente
liquidado.

La clasificacin de los estados financieros bsicos son: El balance general,


el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, el estado de
cambios en la situacin financiera, el estado de flujos de efectivo. Los estados
financieros deben llevar las firmas de los responsables de su elaboracin, revisin
y elaboracin

Los estados financieros de propsito general son aquellos que se preparan


al cierre de un perodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el
nimo principal de satisfacer el bien comn del pblico en evaluar la capacidad de
un ente econmico para generar flujos favorables de fondos.

Se deben caracterizar por su condicin, claridad neutralidad y fcil consulta.


Son estados de propsito general, los Estados Financieros Bsicos y los Estados
Financieros Consolidados.

Los dueos y gerentes de negocios necesitan tener informacin financiera


actualizada para tomar las decisiones correspondientes sobre sus futuras
operaciones. La informacin financiera de un negocio se encuentra registrada en
las cuentas del mayor. Sin embargo, las transacciones que ocurren durante el
perodo fiscal alteran los saldos de estas cuentas. Los cambios deben reportarse
peridicamente en los estados financieros.

En el complejo mundo de los negocios, hoy en da caracterizado por el


proceso de globalizacin en las empresas, la informacin financiera cumple un rol
muy importante al producir datos indispensables para la administracin y el
desarrollo del sistema econmico.

22

La contabilidad es una disciplina del conocimiento humano que permite


preparar informacin de carcter general sobre la entidad econmica. Esta
informacin es mostrada por los estados financieros. La expresin "estados
financieros" comprende: Balance general, estado de ganancias y prdidas, estado
de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo (EFE), notas, otros
estados y material explicativo, que se identifica como parte de los estados
financieros.

Las caractersticas fundamentales que debe tener la informacin financiera


son utilidad y confiabilidad.

La utilidad, como caracterstica de la informacin financiera, es la cualidad


de adecuar sta al propsito de los usuarios, entre los que se encuentran los
accionistas, los inversionistas, los trabajadores, los proveedores, los acreedores,
el gobierno y, en general, la sociedad.

La confiabilidad de los estados financieros refleja la veracidad de lo que


sucede en la empresa.

I.

Tipos de Estados Financieros

Los estados financieros que comnmente se presentan en los negocios


expresan a pesos constantes los recursos generados o utilidades en la operacin,
los principales cambios ocurridos en la estructura financiera de la entidad y su
reflejo final en el efectivo e inversiones temporales a travs de un periodo
determinado.

La expresin "pesos constantes", representa pesos del poder adquisitivo a


la fecha del balance general (ltimo ejercicio reportado tratndose de estados
financieros comparativos).

23

A continuacin se presentan algunos tipos de estados financieros que se


manejan hoy en da en la contabilidad:

1.1 Estado Financiero Proyectado

Estado financiero a una fecha o periodo futuro, basado en clculos


estimativos de transacciones que an no se han realizado; es un estado estimado
que acompaa frecuentemente a un presupuesto; un estado proforma.

1.2. Estados Financieros Auditados

Son aquellos que han pasado por un proceso de revisin y verificacin de la


informacin; este examen es ejecutado por contadores pblicos independientes
quienes finalmente expresan una opinin acerca de la razonabilidad de la
situacin financiera, resultados de operacin y flujo de fondos que la empresa
presenta en sus estados financieros de un ejercicio en particular.

1.3. Estados Financieros Consolidados

Aquellos que son publicados por compaas legalmente independientes que


muestran la posicin financiera y la utilidad, tal como si las operaciones de las
compaas fueran una sola entidad legal.

2.3 Clases de Estados Financieros


Tomando en cuenta el boletn A-5 de las NIF, elementos bsicos de los
estados financieros, a continuacin se muestran los estados vigentes en la
actualidad y se explican cada uno de ellos.

1. Balance General.
2. Estado de Resultado y Estado de Actividades
24

3. Estado de Variacin en el Capital Contable


4. Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambio en la Situacin
Financiera.
5. Notas.
1. Balance General.

Documento contable que refleja la situacin patrimonial de una empresa en


un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra
los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su
origen financiero. La legislacin exige que este documento sea imagen fiel del
estado patrimonial de la empresa.

El activo suele subdividirse en no circulante y activo circulante. El primero


incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura fsica de la
empresa, y el segundo la tesorera, los derechos de cobro y las mercaderas. En el
pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo corto
plazo.

Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el


pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (emprstitos,
obligaciones), y el pasivo corto plazo son capitales ajenos a corto plazo (crdito
comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance segn el momento y
la finalidad.

Es el estado bsico demostrativo de la situacin financiera de una empresa,


a una fecha determinada, preparado de acuerdo con los principios bsicos de
contabilidad gubernamental que incluye el activo, el pasivo y el capital contable.

Es un documento contable que refleja la situacin financiera de un ente


econmico, ya sea de una organizacin pblica o privada, a una fecha

25

determinada y que permite efectuar un anlisis comparativo de la misma; incluye


el activo, el pasivo y el capital contable.

Tipos de Balance General

Estado financiero en el que se comparan los diferentes elementos que lo


integran en relacin con uno o ms periodos, con el objeto de mostrar los cambios
ocurridos en la posicin financiera de una empresa y facilitar su anlisis.

1.1.

Consolidado

Es aqul que muestra la situacin financiera y resultados de operacin de


una entidad compuesta por la compaa tenedora y sus subsidiarias, como si
todas constituyeran una sola unidad econmica.

Se formula sustituyendo la inversin de la tenedora en acciones de


compaas subsidiarias, con los activos y pasivos de stas, eliminando los saldos
y operaciones efectuadas entre las distintas compaas, as como las utilidades no
realizadas por la entidad.

1.2.

Estimativo

Es un estado financiero preparado con datos preliminares, que usualmente


son sujetos de rectificacin.

1.3.

Proforma

Estado contable que muestra cantidades tentativas, preparado con el fin de


mostrar una propuesta o una situacin financiera futura probable.

1.4.

Mtodos de Presentacin del Balance

26

La presentacin de las diferentes cuentas que integran el balance se puede


realizar en funcin de su orden creciente o decreciente de liquidez. El mtodo es
creciente cuando se presentan primero los activos de mayor liquidez o
disponibilidad y a continuacin en este orden de importancia las dems cuentas.
Se dice que el balance est clasificado en orden de liquidez y de exigibilidad
decreciente, cuando los activos inmovilizados se presentan primero y finalmente,
observando ese orden los activos realizables o corrientes.

1.5.

Financiero del Sector Pblico.

Estado que muestra las operaciones financieras de ingresos, egresos y


dficit de las dependencias y entidades del Sector Pblico Federal deducidas de
las operaciones compensadas realizadas entre ellas. La diferencia entre gastos e
ingresos totales genera el dficit o supervit econmico.

1.6.

Presupuestario

Saldo que resulta de comparar los ingresos y egresos del Gobierno Federal
ms los de las entidades paraestatales de control presupuestario directo.

1.7.

Primario Del Sector Pblico

El balance primario es igual a la diferencia entre los ingresos totales del


Sector Pblico y sus gastos totales, excluyendo los intereses. Debido a que la
mayor parte del pago de intereses de un ejercicio fiscal est determinado por la
acumulacin de deuda de ejercicios anteriores, el balance primario mide el
esfuerzo realizado en el periodo corriente para ajustar las finanzas pblicas.

27

2. Estado De Resultados

Documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad,


prdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.

Presenta la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada,


tomando como parmetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad
neta de la empresa. Generalmente acompaa a la hoja del Balance General.

Estado que muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus


diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los
egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y
otros gastos y productos de las entidades del Sector Paraestatal en un periodo
determinado.

2.1. Estado De Actividades

Presupuestariamente

son

aquellos

compromisos

de

pago

de

las

dependencias con cargo al Presupuesto de Egresos de la Federacin a favor de


terceros, por importes retenidos derivados de relaciones contractuales y legales,
como son los impuestos, cuotas, primas y aportaciones a que d lugar el pago de
remuneraciones a favor de los siguientes beneficiarios: Instituto de Seguridad y
Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado, Instituto de Seguridad Social
para las fuerzas Armadas Mexicanas, Banco Nacional del Ejrcito, Fuerza Area y
Armada, S.N.C., Fondo de Garanta para Reintegros al Erario Federal,
Aseguradora Hidalgo, S.A., Fondo de Ahorro Capitalizable, Pensiones Alimenticias,
Cuotas Sindicales y otros conceptos similares.

28

Estas son algunas divisiones del estado de operaciones,

2.2. Actividades Compensadas

Son aqullas que constituyen un ingreso correspondido con un egreso por


el mismo monto, establecindose una relacin compensatoria.

2.3. Actividades De Mercado Abierto

Consisten en la compra y venta de valores por parte del Banco de Mxico


para influir directamente sobre la liquidez del sistema.

Son las medidas con las cuales el banco central controla el sistema
monetario

comprando

vendiendo

valores,

principalmente

bonos

gubernamentales a los bancos comerciales y al pblico. Estas operaciones se


llevan a cabo para influir en el nivel de la liquidez y estructura de los tipos de
inters en los mercados financieros.

2.4. Actividades Virtuales

Son aquellas operaciones que no constituyen una transferencia monetaria


de recursos, es decir, operaciones de ingresos que se compensan con egresos,
constituyndose en asientos puramente contables.
3. Estado de Variaciones en el Capital Contable

Antecedentes

La informacin de carcter financiero debe cumplir, entre otros, con el fin de


reportar las modificaciones en la inversin de los accionistas durante un periodo
contable definido, requirindose el establecimiento, mediante criterios especficos,

29

de los objetivos y estructura general que debe tener el estado de variaciones en el


capital contable.

Objetivo y alcance

El presente criterio tiene por objetivo establecer las caractersticas generales,


as como la estructura que debe tener el estado de variaciones en el capital contable
de las instituciones, el cual siempre deber apegarse a lo previsto en este criterio.
Asimismo, se establecen lineamientos mnimos con el propsito de homologar la
presentacin de este estado financiero entre las citadas entidades y de esta forma,
incrementar la comparabilidad del mismo.

Objetivo del estado de variaciones en el capital contable

El estado de variaciones en el capital contable tiene por objeto presentar


informacin relevante sobre los movimientos en la inversin de los accionistas de
una institucin durante un periodo determinado.

Por consiguiente, dicho estado financiero mostrar el incremento o


decremento en el patrimonio de las instituciones, derivado de dos tipos de
movimientos: inherentes a las decisiones de los accionistas y al reconocimiento de la
utilidad integral.

El presente criterio no tiene como finalidad establecer la mecnica mediante


la cual se determinan los movimientos antes mencionados, ya que son objeto de los
criterios o boletines especficos establecidos al respecto.

Conceptos que integran el estado de variaciones en el capital contable

En un contexto general, los conceptos por los cuales se presentan


modificaciones al capital contable son los siguientes:

30

Movimientos inherentes a las decisiones de los accionistas

Dentro de este tipo de movimientos se encuentran aqullos directamente


relacionados con las decisiones que, a travs de asambleas de accionistas, toman
los mismos respecto a su inversin en la institucin. Algunos ejemplos de este tipo
de movimientos son los siguientes:

a) suscripcin de acciones;
b) capitalizacin de utilidades;
c) constitucin de reservas, y
d) pago de dividendos.

Movimientos inherentes al reconocimiento de la utilidad integral

Se refieren a los incrementos o disminuciones durante un periodo, derivados


de transacciones, otros eventos y circunstancias, provenientes de fuentes no
vinculadas con las decisiones de los accionistas.

El propsito de reportar este tipo de movimientos es el de medir el


desempeo de la institucin mostrando las variaciones en el capital contable que
resultan de transacciones reconocidas, separndolas de otros eventos econmicos
ajenos a las decisiones de los accionistas. Entre otros, se encuentran los siguientes
conceptos:

a) resultado neto;
b) resultado por valuacin de ttulos disponibles para la venta;
c) resultado por conversin de operaciones extranjeras;
d) exceso o insuficiencia en la actualizacin del capital contable;
e) resultado por tenencia de activos no monetarios, y
f) ajustes por obligaciones laborales al retiro.

31

Estructura del estado de variaciones en el capital contable

El estado de variaciones en el capital contable incluir la totalidad de los


conceptos que integran el capital contable; la valuacin de los mismos se efectuar
de conformidad con los criterios correspondientes. Dichos conceptos se enuncian a
continuacin:
capital social;
prima en venta de acciones;
reservas de capital;
resultado de ejercicios anteriores;
resultado por valuacin de ttulos disponibles para la venta;
resultado por conversin de operaciones extranjeras;
exceso o insuficiencia en la actualizacin del capital contable;
resultado por tenencia de activos no monetarios;
por valuacin de activo fijo, y
por valuacin de inversiones permanentes en acciones.
ajustes por obligaciones laborales al retiro, y
resultado neto.

Presentacin del estado de variaciones en el capital contable

Los conceptos descritos anteriormente, corresponden a los mnimos


requeridos para la presentacin del estado de variaciones en el capital contable, sin
embargo, las instituciones debern desglosar, ya sea en el citado estado de
variaciones en el capital contable o mediante notas a los estados financieros, el
contenido de los conceptos que consideren ms relevantes para el usuario de la
informacin financiera.

32

En la parte final del presente criterio se muestra, con fines meramente


ejemplificativos, un estado de variaciones en el capital contable preparado con los
conceptos mnimos a que se refiere el prrafo anterior.

Consideraciones generales

El estado de variaciones en el capital contable deber indicar las variaciones


de los periodos que se reportan; lo anterior implica partir de los saldos que integran
el capital contable del periodo inicial, analizando los movimientos ocurridos a partir
de esa fecha.

Asimismo, todos los saldos y los movimientos incorporados en el estado de


variaciones en el capital contable debern mostrarse en pesos constantes, es decir,
del mismo poder adquisitivo relativo a la fecha de presentacin de los estados
financieros.

4. Estado de Flujos de Efectivo.

Aqul que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo


que se darn en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo
normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y
duracin de los faltantes o sobrantes de efectivo.

Se entiende por Estado de Flujos de Efectivo al estado financiero bsico


que muestra los cambios en la situacin financiera a travs del efectivo y
equivalente de efectivo de la empresa de acuerdo con los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), es decir, de conformidad con las
Normas Internacionales de Contabilidad (NICs).

El Estado de Flujos de Efectivo ofrece al empresario la posibilidad de


conocer y resumir los resultados de las actividades financieras de la empresa en

33

un perodo determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situacin


financiera, constituyendo una importante ayuda en la administracin del efectivo,
el control del capital y en la utilizacin eficiente de los recursos en el futuro.

Estos son los antecedentes y la normativa actualmente vigente que regula


la preparacin y presentacin del estado de flujos de efectivo en nuestro pas. Sin
embargo, conviene resaltar y resumir brevsimamente tres normas que coinciden
en cuanto a contenido. Representan la coherencia y normalizacin de la doctrina
contable a nivel nacional y universal:
4.1. Flujo de Efectivo
Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad
de fondos a una fecha determinada. Movimiento de dinero dentro de un mercado o
una economa en su conjunto.

4.2. Flujo de Fondos

Movimiento de entrada y de salida de efectivo que muestra las


interrelaciones de los flujos de recursos entre los sectores privado, pblico y
externo, que se dan tanto en el sector real como a travs del sistema financiero.

4.3. Flujo Neto Efectivo

Es la diferencia entre los ingresos netos y los desembolsos netos,


descontados a la fecha de aprobacin de un proyecto de inversin con la tcnica
de "valor presente", esto significa tomar en cuenta el valor del dinero en funcin
del tiempo.

4.4. Informacin del Estado de Flujos de Efectivo para la Toma de decisiones en


las empresas.

34

A). El valor de la informacin.- La informacin dada por el Estado de Flujo


de Efectivo reduce la incertidumbre y respalda el proceso de toma de decisiones
en una empresa; es por ello que la informacin que brinda este estado financiero
bsico se caracteriza por su exactitud, por la forma en ser estructurada y
presentada, frecuencia en la cual se da alcance, origen, temporalidad, pertinencia,
oportunidad, y por ser una informacin completa.

El valor de la informacin dada por este estado financiero bsico est


adems en el mensaje, la ganancia econmica adicional que se puede lograr por
valerse de dicha informacin, etc. El valor no depende de que tanta informacin
contenga el mensaje, sino de su relacin con la cantidad de conocimientos
previamente recopilada y almacenada.

B). Decisiones gerenciales en gestin empresarial.- El Estado de Flujo de


Efectivo pretende brindar informacin fresca que permita a las respectivas
instancias proseguir en la bsqueda de los objetivos trazados, prever situaciones y
enfrentar problemas que puedan presentarse a pesar de que todo est
perfectamente calculado.

C). Aplicaciones del Estado de Flujos de Efectivo.- Se considera que una de


las principales aplicaciones que se da al Estado de Flujos de Efectivo est
orientada a garantizar el dinero de los accionistas para, de esta forma, dar la
informacin de cmo se mueven los ingresos y egresos de dinero. El Estado de
Flujos de Efectivo permite a la empresa garantizar una liquidez estable y
permanente para que la empresa pueda desarrollar su gestin adecuadamente.
Cabe sealar que una correcta aplicacin del Estado de Flujos de Efectivo y
un ptimo manejo de la informacin que brinda permite garantizar solidez,
competitividad y confiabilidad a los diversos usuarios de la informacin de la
empresa, as como dar estabilidad al sistema econmico del pas.

35

D). El control del flujo de efectivo.- Una empresa busca beneficios y


rentabilidad, pero debe garantizar a sus accionistas y clientes la inversin echa y
la confianza depositada.

Es por ello que si la empresa no tiene un control permanente y eficiente de


sus entradas y salidas de dinero (Caja, efectivo) y de sus inversiones en general,
simplemente vivir una lenta agona y por ltimo se extinguir. Si, por el contrario,
cuidan y velan por conseguir sus objetivos y metas, estn asegurando su
supervivencia, rentabilidad a sus clientes y estabilidad al sistema empresarial y a
la economa del pas

Estados financieros que presenta a pesos constantes los recursos


generados o utilidades en la operacin, los principales cambios ocurridos en la
estructura financiera de la entidad y su reflejo final en el efectivo e inversiones
temporales a travs de un periodo determinado. La expresin pesos constantes,
representa pesos del poder adquisitivo a la fecha del balance general (ltimo
ejercicio reportado tratndose de estados financieros comparativos).

Los estados financieros constituyen una de las principales fuentes de


informacin en los negocios. Es un auxiliar en el control y en la toma de decisiones.
Se deber analizar primero la informacin contable que aparece contenida en los
estados financieros para poder interpretarla despus.

Los estados financieros son documentos esencialmente numricos que se


obtienen de los registros contables que proporciona informes peridicos o a fechas
determinantes, sobre el estado o desarrollo de la administracin de una empresa.

Su finalidad es la de estructurar cifras financieras de manera objetiva, clara,


inteligente, sencilla, suficiente, oportuna y veraz, para aportarlas a las diversas
personas e instituciones interesadas en la situacin financiera, los resultados y la

36

impresin de la empresa, mediante el anlisis e interpretacin de los estados


financieros.

2.4 Preparacin.
Activos
Definicin
Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado,
cuantificado en trminos monetarios y del que se esperan fundadamente,
beneficios econmicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado,
que han afectado econmicamente a dicha entidad.

Elementos de la definicin
Recurso controlado por una entidad
Un activo es controlado por una entidad, cuando sta tiene el derecho de
obtener para s misma, los beneficios econmicos futuros que derivan del activo y
de regular el acceso de terceros a dichos beneficios. Todo activo es controlado por
una entidad determinada, por lo que no puede ser controlado simultneamente por
otra entidad;

Identificado
Un activo ha sido identificado, cuando pueden determinarse los beneficios
econmicos que generar a la entidad.

Lo anterior se logra cuando el activo puede separarse para venderlo,


rentarlo, intercambiarlo, licenciarlo, transferirlo o distribuir sus beneficios
econmicos.

Cuantificado en trminos monetarios


Un activo debe cuantificarse en trminos monetarios confiablemente.

Beneficios econmicos futuros


37

Representan el potencial de un activo para impactar favorablemente a los


flujos de efectivo de la entidad u otros equivalentes, ya sea de manera directa o
indirecta. Los equivalentes de efectivo comprenden valores a corto plazo, de alto
grado de liquidez, que son fcilmente convertibles en efectivo y que no estn
sujetos a un riesgo significativo de cambios en su monto.

La capacidad de generar beneficios econmicos futuros, es la caracterstica


fundamental de un activo. Este potencial se debe a que el activo interviene en el
proceso productivo, constituyendo parte de las actividades operativas de la
entidad econmica; es convertible en efectivo o en otras partidas equivalentes; o
bien, tiene la capacidad de reducir costos en el futuro, como cuando un proceso
alterno de manufactura reduce los costos de produccin.

Un activo debe reconocerse en los estados financieros, slo cuando es


probable que el beneficio econmico futuro que generar, fluya hacia la entidad.

Derivado de operaciones ocurridas en el pasado


Todo activo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han
ocurrido en el pasado; por lo tanto, aquellas que se espera ocurran en el futuro, no
deben reconocerse como un activo, pues no han afectado econmicamente a la
entidad.
Tipos de activos Atendiendo a su naturaleza, los activos de una entidad
pueden ser de diferentes tipos:
a. efectivo y equivalentes;
b. derechos a recibir efectivo o equivalentes;
c. derechos a recibir bienes o servicios;
d. bienes disponibles para la venta, o para su transformacin y posterior
venta;
e. bienes destinados para su uso, o para su construccin y posterior uso, y
f. aquellos que representan una participacin en el capital contable o
patrimonio contable de otras entidades.

38

Consideraciones adicionales

No todos los activos se adquieren generando un costo; existen las


donaciones o adquisiciones a ttulo gratuito que, al cumplir con la definicin de un
activo, se reconocen como tales.

Para reconocer un activo debe atenderse a la sustancia econmica por lo


que, no es esencial que est asociado a derechos de propiedad legal o que tenga
la caracterstica de tangibilidad.

La vida de un activo est limitada por su capacidad de producir beneficios


econmicos futuros; por lo tanto, cuando esta capacidad se pierde parcial o
totalmente, debe procederse a disminuir o eliminar el valor del activo,
reconociendo en el estado de resultados un gasto en la misma medida. Cuando
exista incertidumbre en cuanto a la baja de valor de un activo debe determinarse
una estimacin.

Una estimacin representa la disminucin del valor de un activo cuya


cuanta o fecha de ocurrencia son inciertas y debe reconocerse contablemente,
despus de tomar en cuenta todo la evidencia disponible, cuando sea probable la
existencia de dicha disminucin a la fecha de valuacin.

Ejemplos de esto son, las estimaciones para cuentas incobrables y para


obsolescencia de inventarios, as como la prdida por deterioro en el caso de
activos fijos e intangibles.

Un activo contingente es aquel surgido a raz de sucesos pasados, cuya


posible existencia ha de ser confirmada slo por la ocurrencia o, en su caso, por la
falta de ocurrencia de uno o ms eventos inciertos en el futuro que no estn
enteramente bajo el control de la entidad. Por lo tanto, este tipo de activos no

39

deben reconocerse dentro de la estructura financiera de la entidad, pues no


cumplen esencialmente con las caractersticas de un activo.

Pasivos
Definicin
Un pasivo es una obligacin presente de la entidad, virtualmente ineludible,
identificada, cuantificada en trminos monetarios y que representa una
disminucin futura de beneficios econmicos, derivada de operaciones ocurridas
en el pasado que han afectado econmicamente a dicha entidad.

Elementos de la definicin
Obligacin presente
Es una exigencia econmica identificada en el momento actual, de cumplir
en el futuro con una responsabilidad adquirida por la entidad.

Obligacin virtualmente ineludible


Un pasivo es virtualmente ineludible, cuando existe la probabilidad, aunque
no la certeza absoluta, de dar cumplimiento a la obligacin.

Identificada
Un pasivo ha sido identificado cuando puede determinarse la salida de
recursos que generar a la entidad, por lo que todo pasivo debe tener un propsito
definido; es decir, no debe reconocerse con fines indeterminados.
Cuantificada en trminos monetarios
Un pasivo debe cuantificarse en trminos monetarios con suficiente
confiabilidad.

Disminucin futura de beneficios econmicos


Representa la probable salida de recursos de la entidad, para dar
cumplimiento a una obligacin.

40

La disminucin de beneficios econmicos ocurre, al transferir activos,


instrumentos financieros de capital emitidos por la propia entidad, o proporcionar
productos y servicios.

Derivada de operaciones ocurridas en el pasado


Todo pasivo debe reconocerse como consecuencia de operaciones que han
ocurrido en el pasado; por lo tanto, aquellas que se espera ocurran en el futuro, no
deben reconocerse como un pasivo, pues no han afectado econmicamente a la
entidad.

Tipos de pasivos
Atendiendo a su naturaleza, los pasivos de una entidad pueden ser de
diferentes tipos:
a) Obligaciones de transferir efectivo o equivalentes
b) Obligaciones de transferir bienes o servicios y
c) Obligaciones de transferir instrumentos financieros emitidos por la propia
entidad

Consideraciones adicionales
Para reconocer un pasivo, debe atenderse a la sustancia econmica por lo
que las formalidades jurdicas que lo sustentan, deben analizarse en este contexto
para no distorsionar su reconocimiento contable.

Una provisin es un pasivo cuya cuanta o fecha de ocurrencia son inciertas


y debe reconocerse contablemente, despus de tomar en cuenta toda la evidencia
disponible, cuando sea probable la existencia de dicha obligacin a la fecha de
valuacin y siempre que se cumpla con las caractersticas esenciales de un pasivo.
Un pasivo contingente es aquel, surgido a raz de sucesos pasados, cuya
posible existencia ha de ser confirmada slo por la ocurrencia o, en su caso, por la
falta de ocurrencia de uno o ms eventos inciertos en el futuro y que no est
enteramente bajo el control de la entidad.

41

Por lo tanto, este tipo de pasivos no deben reconocerse dentro de la


estructura financiera de la entidad, pues no cumplen esencialmente con las
caractersticas de un pasivo. (Activo fijo no asegurado)

Capital contable o patrimonio contable


El concepto de capital contable es utilizado para las entidades lucrativas, y
el de patrimonio contable, para las entidades con propsitos no lucrativos; sin
embargo, para efectos de este marco conceptual, ambos se definen en los
mismos trminos.

Definicin
Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos
sus pasivos.

Elementos de la definicin

Valor residual de los activos


El capital contable o patrimonio contable, representa el valor que
contablemente, tienen para la entidad, sus activos y pasivos sujetos de
reconocimiento en los estados financieros; por esta razn tambin se le conoce
como activos netos de una entidad (activos menos pasivos).

Tipos de capital contable y patrimonio contable

El capital contable de las entidades lucrativas se clasifica de acuerdo con su


origen, en:
a) capital contribuido, conformado por las aportaciones de los propietarios
de la entidad; y

b) capital ganado, conformado por las utilidades y prdidas integrales


acumuladas, as como las reservas creadas por los propietarios de la entidad.

42

El patrimonio contable de las entidades con propsitos no lucrativos se


clasifica de acuerdo con su grado de restriccin, en:

a) patrimonio restringido permanentemente, cuyo uso por parte de la


entidad, est limitado por disposiciones de los patrocinadores, que no expiran con
el paso del tiempo, y no pueden ser eliminadas por acciones de la administracin;

b) patrimonio restringido temporalmente, cuyo uso por parte de la entidad,


est limitado por disposiciones de los patrocinadores, que expiran con el paso del
tiempo o porque se han cumplido los propsitos establecidos por dichos
patrocinadores; y

c) patrimonio no restringido, el cual no tiene ningn tipo de restriccin por


parte de los patrocinadores, para que ste sea utilizado por parte de la entidad.

Consideraciones adicionales

Desde el punto de vista legal, el capital contable representa para los


propietarios de una entidad lucrativa su derecho sobre los activos netos, mismo
que se ejerce mediante reembolso o el decreto de dividendos.

De acuerdo con un enfoque financiero, el capital contable o patrimonio


contable, representa la porcin del activo total que es financiada por los
propietarios o en su caso, los patrocinadores de la entidad. Por lo tanto, mientras
los pasivos se consideran fuentes externas de recursos, el capital contable o
patrimonio contable, es una fuente interna.

Mantenimiento de capital contable o patrimonio contable

Con el fin de asegurar la supervivencia o expansin de una entidad


econmica, es importante definir el enfoque a utilizar para analizar el

43

mantenimiento del capital contable o patrimonio contable de una entidad


econmica. En trminos generales, puede decirse que una entidad ha mantenido
su capital contable o patrimonio contable, si ste tiene un importe equivalente al
principio y al final del periodo.

En el mbito financiero existen dos criterios para determinar el monto que


corresponde al mantenimiento del capital contable o patrimonio contable y que
sirven de apoyo a los usuarios generales de la informacin financiera, en su toma
de decisiones:

a) financiero se enfoca a conservar una determinada cantidad de dinero o


poder adquisitivo del capital contable o patrimonio contable; por lo tanto, su
crecimiento o disminucin real se determina al final del periodo, con base en el
valor de los activos netos que sustentan a dicho capital o patrimonio; y

b) fsico se enfoca a conservar una capacidad operativa determinada del


capital contable o patrimonio contable; por lo tanto, su crecimiento o disminucin
real, se determina por el cambio experimentado en la capacidad de produccin
fsica de los activos netos, a lo largo del periodo contable.

Las Normas de Informacin Financiera particulares deben adoptar el


concepto de mantenimiento financiero de capital.

44

2.5 Requisitos que debe de Cumplir la Informacin Financiera.


Los estados financieros bsicos deben cumplir el objetivo de informar sobre
la situacin financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados de sus
operaciones y cambios en su situacin financiera por el periodo contable
terminado en cierta fecha.

Los Estados Financieros son un medio de comunicar la situacin financiera


y un fin por que no tratan de convencer al lector de un cierto punto de vista o de
una posicin. La capacidad de los Estados Financieros es la de trasmitir
informacin que satisfaga el usuario, y ya que son diversos los usuarios de esta
informacin esta debe servirles para:

Tomar decisiones de inversin y crdito, los principales interesados de esta


informacin son aquellos que puedan aportar un financiamiento u otorguen un
crdito, para conocer que tan estable y el crecimiento de la empresa y as saber el
rendimiento o recuperacin de la inversin.

Aquilatar la solvencia y liquidez de la empresa, as como su capacidad para


generar recursos, aqu los interesados sern los diferentes acreedores o
propietarios para medir el flujo de dinero y su rendimiento.

Evaluar el origen y caractersticas de los recursos financieros del negocio,


as como su rendimiento, esta rea es de inters general para conocer el uso de
estos recursos.

Por ltimo formarse un juicio de cmo se ha manejado el negocio y evaluar


la gestin de la administracin, como se maneja la rentabilidad, solvencia y
capacidad de crecimiento de la empresa.

45

Cundo la informacin financiera satisface al usuario general es por que


una persona con algunos conocimientos tcnicos pueda formarse un juicio sobre:

El nivel de rentabilidad

La posicin financiera, que incluye su solvencia y liquidez

La capacidad financiera de crecimiento

El flujo de fondos

Las caractersticas de los estados financieros debe ser en base con las
caractersticas de la informacin contable indicada en el boletn A-1 del los
principios de contabilidad generalmente aceptados, que son:

Utilidad.- Su

contenido

informativo

debe

ser significativo,

relevante, veraz, comparable y oportuno.


-

Confiabilidad.- Deben ser estables (consistentes), objetivos y


verificables.

Provisionalidad.- Contiene estimaciones para determinar la


informacin, que corresponde a cada periodo contable.

La caracterstica esencial de los estados financieros ser el de contener la


informacin que permita llegar a un juicio. Para ello se debe caracterizar por ser
imparcial y objetivo, a fin de no influenciar en el lector a cierto punto de vista
respondiendo as a las caractersticas de confiabilidad y veracidad.

Dentro del contexto de los principios de contabilidad generalmente


aceptados los estados financieros bsicos son histricos, por que informan de
hechos sucedidos y son parte del marco de referencia para que el usuario general
pueda ponderar el futuro.

46

2.6 Usuarios de la Informacin Financiera.

USUARIOS DE LA INFORMACION FINANCIERA Y SUS NECESIDADES

Fisco

Administrador

Accionistas y otras fuentes


de financiamiento

NECESIDADES

Tener una base para recaudar


dinero para el sostenimiento del
gasto pblico. Verificar si los
montos recibidos son los
correctos.

- Definir alternativas
- Planear
- Costear
- Controlar
- Evaluar
- Etc.

- Evaluar calidad de la administracin


- Capacidad de pago
- Rentabilidad
- Potencial para generar efectivo
- Etc.

Figura 2.1 Usuarios de la informacin.

La situacin y evolucin patrimonial (econmica y financiera) de un ente


interesa a diversas personas que tienen necesidades de informacin no totalmente
coincidente.

Entre ellas, puede citarse a:


.- Los inversores actuales y potenciales, interesados en el riesgo inherente
a su inversin, en la probabilidad de que la empresa pague dividendos y en otros
datos necesarios para tomar decisiones de comprar, retener o vender sus
participaciones.
47

2.- Los empleados, interesados en evaluar la estabilidad y rentabilidad de


sus empleadores, as como su capacidad para afrontar sus obligaciones laborales
y previsionales

3.- Los acreedores actuales y potenciales, interesados en evaluar si el ente


podr pagar sus obligaciones cuando ellas venzan;

4.- Los clientes, especialmente cuando tienen algn tipo de dependencia


comercial del ente, en cuyo caso tendrn inters particular en evaluar su
estabilidad y rentabilidad;

5.- El estado, tanto en lo que se refiere sus necesidades de informacin


para determinar los tributos, para fines de poltica fiscal y social como para la
preparacin de estadsticas globales sobre el funcionamiento de la economa.

Siendo imposible que los estado contables satisfagan a cada uno de los
requerimientos informativos de todos sus posibles usuarios, se consideran como
usuarios tipo:

Cualquiera que fuere el ente emisor a sus inversores y acreedores,


incluyendo tanto a los actuales como potenciales,

Adicionalmente:
En los casos de entidades sin fines de lucro no gubernamentales, a quienes
les proveen o podran suministrar recursos (por ejemplo, los socios de una
asociacin civil)

En los casos de entidades gubernamentales, a los correspondientes


cuerpos legislativos y de fiscalizacin

48

Los usuarios de la informacin financiera.

Un usuario de la informacin financiera es el agente con derecho de acceso


al canal de informacin contable. Este derecho nace cuando las actividades de la
entidad informativa afectan o pueden influir en el comportamiento del usuario
potencial. Los objetivos de los usuarios se pueden clasificar en tres grupos:

El objetivo de control: Tanto de la entidad por la Administracin y sociedad


como de los responsables de la gestin de la empresa ante sus propietarios o
socios.

El objetivo de prediccin: Ligado al desarrollo de la financiacin de la


empresa y a la separacin entre propietarios y direccin, as como para poder
obtener una adecuada informacin para la toma de decisiones en la gestin
empresarial.

Los objetivos macroeconmicos: Referidos al clculo econmico y control


sectorial en los pases de economa planificada.

En nuestra lnea de razonamiento, antes de analizar los tipos de usuarios,


su localizacin, necesidades, etc. posiblemente podamos comenzar preguntando:
Qu derecho tiene la sociedad a reclamar informacin sobre el impacto
medioambiental de una determinada empresa?

Si la respuesta es positiva, el paso siguiente ser determinar el papel que


desempea la informacin contable en esa rendicin de cuentas. Quienes
defienden que las empresas han de mostrar dicha informacin se basan en que
todos los recursos naturales a los que les afecta el impacto medioambiental son
de propiedad comn, lo que significa que la sociedad en su conjunto tiene
derechos de propiedad sobre dichos bienes y por lo tanto est legitimada a exigir
informacin respecto de las actividades que los deterioran.

49

Los usuarios se pueden clasificar en usuarios internos o agentes que tienen


el control sobre la informacin y usuarios externos quienes slo poseen acceso
limitado a sta, en los modelos anglosajones, se selecciona al inversor burstil
como representante de la demanda informativa.

El Marco Conceptual, destaca que las necesidades de los propietarios de la


entidad econmica cubre muchas de las necesidades de otros usuarios, lo que
indica una visin cercana a un concepto patrimonialista de la empresa, donde se
destaca como usuarios a los accionistas presentes, los bancos, los Gobiernos, o la
propia direccin de la empresa.

Pero en funcin de las caractersticas de cada entorno y de sus


necesidades de informacin, sta se ha de adaptar a cada caso y no ser lo
mismo la informacin a emitir por una pequea empresa que por una de grandes
dimensiones.

Por lo tanto la eleccin del usuario se conformara en dos fases:

1.-Etapa de seleccin. Entre los usuarios potenciales se seleccionan


aquellos agentes econmicos cuya demanda de informacin financiera es ms
significativa, (como los inversores o el analista financiero).

2.-Etapa de formulacin. En funcin de los intereses de los agentes


seleccionados se concreta el rea de interseccin de las necesidades de
informacin que dar lugar a la definicin del usuario.

Pero como hay necesidades distintas segn los usuarios y que la


informacin ha de confeccionarse tenindolo en cuenta es lgico que la forma de
presentar la informacin y los contenidos de sta han de ser mucho ms flexibles,
como puede ser el agregar informacin complementaria a los estados

50

financieros tradicionales como la referente a riesgos, intangibles, medio ambiente,


etc. para as corregir las limitaciones que siempre presenta la informacin de cara
al desarrollo de las necesidades de decisin de los usuarios debido a:

Su carcter histrico que representa acontecimientos derivados de las


actividades ya realizadas por la empresa.

En presentar una visin muy condensada de la empresa. Su carcter


eminentemente cuantitativo, faltando elementos cualitativos de todo tipo como
puede ser la informacin social y medioambiental. El retraso en presentar la
informacin (puede llegar hasta seis meses).

Las Administraciones Pblicas, para conocer el cumplimiento de las


normativas y la evolucin en esta materia de los distintos sectores econmicos
que le permita tomar decisiones en cuanto a legislacin, presupuestos, iniciativas,
etc. Por lo tanto la exigencia de la Administracin gira en torno al cumplimiento de
la normativa medioambiental, a la informacin sobre emisiones, licencias y
permisos, control del pago de cnones, tasas, o los estudios de impacto
medioambiental entre otros.

Los competidores, tambin son usuarios de todo tipo de informacin


financiera y en nuestro caso de informacin medioambiental, para as comparar
sus actividades con las de otras empresas con el fin de mejorar su imagen cara a
los usuarios de sus productos o servicios y aumentar la ventaja competitiva de
esta situacin.

Los clientes ms concienciados en estos temas empiezan a exigir garantas


de que la empresa adopta medidas elementales para evitar la degradacin del
entorno por la elaboracin y/o utilizacin de sus productos y as para seguir siendo
clientes, exigen el cumplimiento de las obligaciones medioambientales.

51

Los trabajadores ms sensibilizados en sus condiciones de seguridad,


calidad y salud, que pueden verse alterados por malas actuaciones por parte de la
empresa.

Los acreedores para ver si su cliente cumple con sus normas y as evaluar
riesgos de futuros impagos en los que puede incurrir la empresa por actuaciones
negativas relacionadas con sus responsabilidades medioambientales y las
medidas que adopta para la reduccin de stas.

Las compaas de seguro, por lo general las plizas de cobertura de la


contaminacin se refieren a la contaminacin accidental, sbita, imprevisible y no
intencionada, por lo que hay habra que informar sobre las instalaciones y
sustancias utilizadas, la existencia de Auditora medioambiental previa e informe
de impacto o el cumplimiento de la legislacin medioambiental.

Los consumidores, que aunque tienen poco control sobre la empresa,


pueden presionarla en cuanto a la calidad y la cantidad, o sobre la localizacin de
la empresa, etc. pero cada vez ms desean conocer el comportamiento ambiental
del producto llegndose a crear nichos de mercado.

Las asociaciones y el pblico en general que desean conocer la rentabilidad


de una industria, conocer el impacto de su actividad en el entorno, o la incidencia
de la entidad econmica en su bienestar o en el desarrollo econmico del entorno,
o si satisface su responsabilidad social

2.7. Formas de Preparacin de los Estados Financieros.


La contabilidad moderna consta de un ciclo de siete etapas. Los tres
primeros se refieren a la sistematizacin de libros, es decir, a la compilacin y
registro sistemticos de las transacciones financieras. Los documentos financieros

52

constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe destacar los


cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas.

La informacin contenida en estos documentos se traslada a los libros


contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones
realizadas por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones
que afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes,
proveedores, entre otras.

Primer paso. El registro de cada transaccin en el libro diario constituye el


punto de partida del sistema contable de doble entrada. Con este sistema se
analiza la estructura financiera de una organizacin tomando en cuenta el doble
efecto que toda transaccin tiene sobre dicha estructura (una compra de bienes
constituye, por un lado, un aumento del activo, pero tambin refleja una
disminucin del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible).

Por ello, toda transaccin tiene una doble dimensin; la primera, el deber
(que aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha).
Esta doble dimensin afecta de distinta forma a la estructura financiera. En funcin
de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber e
incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir con el
haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta de bienes
(dbito) y disminuye la cuenta de caja (crdito).

Sin embargo, si el bien se compra a crdito se crear una cuenta de pasivo,


y en el libro diario aparecer una nueva partida, incrementndose la cuenta de
bienes (dbito) y aumentndose la partida que refleja el pasivo (crdito). El
reconocimiento de la obligacin de pagar a los empleados aumentar la partida
contable de salarios (dbito) y aumentar el pasivo (crdito). Cuando se paguen
los salarios se producir una disminucin en la cuenta de caja (crdito) y
disminuir el pasivo (dbito).

53

Segundo paso. En la siguiente etapa del ciclo contable las cantidades


reflejadas en el libro diario se copian en el libro mayor, en el que aparece la cuenta
concreta de cada partida contable.

En cada cuenta aparecen los dbitos a la izquierda y los crditos a la derecha, de


tal forma que el saldo, es decir el crdito o el dbito neto de cada cuenta, puede
calcularse con facilidad.

Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada
cuenta se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de
clientes se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber
cunto ha comprado cada uno de ellos. Por analoga, la cuenta de salarios se
puede desglosar en funcin de cada trabajador.

Tercer paso. Una vez reflejadas todas las transacciones en el libro mayor
se procede a obtener el saldo -deudor o acreedor- de cada cuenta. La suma de
todos los saldos acreedores debe ser igual a la suma de todos los saldos
deudores, pero con signo contrario, ya que cada transaccin que genera un
crdito provoca, al mismo tiempo, un dbito de la misma cuanta.

Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir el ao fiscal.


En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la parte de la
sistematizacin de libros del ciclo contable.

Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes a la tenedura de


libros, el contable o contador pblico procede a ajustar una serie de cuentas con el
propsito de destacar hechos econmicos que; aunque no se han producido de
forma convencional, s representan transacciones finiquitadas.

54

A continuacin destacamos algunos de los casos ms comunes: ingresos


pendientes de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todava no se han hecho
efectivos); gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todava
no se han satisfecho); gastos que se realizan de una forma anticipada (el pago de
la prima de un seguro de riesgo); la depreciacin (reconocimiento de que el coste
de una mquina debe amortizarse a lo largo de los aos de su vida til);
inventarios (valoracin de los bienes almacenados y verificacin de que la
cantidad almacenada coincide con la que se deriva de las cuentas); e impagados
(consiste en declarar una serie de cuentas pendientes de pago como de dudoso
cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto en el futuro).

Quinto paso. Una vez realizados los ajustes anteriores, el contador pblico
realiza un primer balance de comprobacin de saldos, adaptndolos con los
ajustes anteriores.

Sexto paso. Cuando se han actualizado todos los saldos se procede a


redactar el balance y preparar la cuenta de prdidas y ganancias. Los saldos de
las distintas cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad
financiera y de costes de la empresa.

Sptimo paso. El ltimo paso consiste en cerrar las cuentas anuales,


transfirindolas a la cuenta de prdidas y ganancias con el propsito de que las
cuentas que corresponden tan slo a la actividad anual se anulan unas a otras,
para que los crditos y dbitos del siguiente ao fiscal reflejen en particular la
actividad fiscal de ese ao.

Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y


tienen por objeto, presentar informacin financiera para que los diversos usuarios
de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas.

55

Ahora bien, la informacin financiera que tales usuarios requieren se enfoca


primordialmente en la:

a. Evaluacin de la rentabilidad;
b. Evaluacin de la posicin financiera, que incluye su solvencia y liquidez;
c. Evaluacin de la capacidad financiera de crecimiento;
d. Evaluacin del flujo de fondos.

Para efectos de entender, el producto final despus de efectuar los registros


contables, a continuacin se analiza a fondo, la conformacin de los Estados
Financieros bsicos principales:

Estado de situacin financiera o balance general. Muestra los activos,


pasivos y el capital contable a una fecha determinada. Est integrado por:

Activo

Pasivo

Capital Contable

El activo representa todos los bienes de una empresa, como el efectivo en


caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes y otros deudores,
maquinaria, equipos de transporte y otros. La clasificacin de los activos se realiza
de la siguiente manera:

Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por
cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de.
Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos,
bienes inmuebles.
Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la
empresa que no son fsicamente medibles a saber los gastos de instalacin,
rentas pagadas por anticipado.

56

Los pasivos estn integrados por todas las deudas que se tienen en la
empresa y estn integrados por:

Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un
ao como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras
cuentas por pagar.
Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a ms de
un ao como son los crditos hipotecarios.
El capital contable est integrado por las aportaciones de los socios, las
utilidades generadas en aos anteriores y las reservas legales.

Estado de resultados. Muestra los ingresos, costos-gastos y la utilidad o


prdida resultante en el perodo. Los elementos que integran este estado
financiero son:

Ventas
Devoluciones y rebajas sobre ventas
Costos y gastos
Utilidad bruta

Estado de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la


inversin de los propietarios durante el perodo. El presente estado financiero se
elabora tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado
por ejercicio, disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual
de una empresa.

Estado de cambios en la situacin financiera. Muestra la forma en que se


modificaron los recursos y las obligaciones de la empresa durante el perodo; se
elabora tomando los balances generales de dos perodos, y comparndolos para
determinar los recursos generados o utilizados durante las operaciones de la
empresa durante esos aos.

57

Otros registros contables


Comprende una serie de registros que se sealan a continuacin:

Bienes de produccin

Registro de nmina

Registro de las devoluciones y rebajas en ventas

Registro de comprobantes

Registro de Cheques

58

CAPITULO III
SISTEMAS ELECTRONICOS DE PROCESAMIENTO
DE DATOS

3.1 Formas de Procesamiento.


A continuacin se presenta los tipos de procesamiento de la informacin
con los que hoy en da se cuenta para obtener los resultados que se requieren, en
cuanto a los datos que se ingresan dentro de un sistema los cuales son:

Proceso Manual:

Este es el proceso ms antiguo e involucra el uso de los recursos humanos,


tales como realizar clculos mentales, registrar datos con lpiz y papel, ordenar y
clasificar manualmente. Esto da como resultado un proceso lento y expuesto a
generar errores a lo largo de todas las etapas o actividades del ciclo de
procesamiento. Finalmente los resultados se expresan de manera escrita, creando
grandes volmenes de informacin escrita almacenada.

Como ejemplo podemos tener la evaluacin acadmica en un colegio, en


donde el profesor registra en forma manual, a lapicero, las notas de evaluacin de
los alumnos en una tabla llamada registro, para luego obtener los promedios
mediante clculos aritmticos manuales, quedando toda esta informacin
almacenada en su registro.

Proceso Mecnico:

Considera el uso de mquinas registradoras y calculadoras, como el baco


y las reglas de clculo, reemplazando en cierto grado el proceso de clculo
manual. Esto trae como lgica consecuencia el aligeramiento del trabajo en
relacin al proceso y la reduccin de errores, pero mantiene la desventaja del
proceso de almacenamiento de toda la informacin resultante. Ejemplo: Obtener la
hora empleando un reloj a cuerda, que es un aparato mecnico, que interiormente
tiene una serie de engranajes, que se encuentran debidamente coordinados entre
s y cuyo movimiento hace girar una aguja en forma radial y proporcional al tiempo.
60

Proceso Electromecnico:

En este tipo de proceso, el enlace de informacin entre los diferentes


elementos del tratamiento de informacin, de almacenamiento y de comunicacin,
sigue realizndose de una forma manual, pero para realizar cada una de estas
tareas se emplean mquinas electromecnicas, con las cuales se obtiene mayor
eficiencia.

Como ejemplo tenemos las actividades que se realizan con las mquinas
perforadoras, que mediante el uso de la energa elctrica, activar un motor, y el
eje de este motor con su adaptador respectivo, permitir perforar suelos a distintas
profundidades. Otros ejemplos: cmara de video, cmara fotogrfica, calculadoras,
etc.

Procesos Electrnicos

En este tipo de proceso se emplean las computadoras, por lo que la


intervencin humana no es requerida en cada etapa. Una vez ingresados los datos,
el computador efecta los procesos requeridos automticamente y emite el
resultado deseado. Los procesos son realizados a velocidades increblemente
altas, obteniendo informacin confiable. Un ejemplo prctico lo tenemos en el
empleo de las computadoras personales que se usan en el hogar, para llevar los
gastos diarios de la casa, ver recetas de cocina y otros.

En el trabajo, donde gracias a la PC (Computadora Personal) permite la


redaccin de documentos y en la recreacin, con el uso de los video juegos,
bingos y otros.

61

3.2. Concepto de Datos.


El dato (del latn datum), es una representacin simblica (numrica,
alfabtica, algortmica etc.), atributo o caracterstica de una entidad.
El

dato

no

tiene valor

semntico

(sentido) en

s mismo,

pero

convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realizacin de


clculos o toma de decisiones. Es de empleo muy comn en el mbito informtico.

En programacin un dato es la expresin general que describe las


caractersticas de las entidades sobre las cuales opera un algoritmo.

Figura 3.1 Ciclo de la informacin

Un dato por s mismo no constituye informacin, es el procesado de los


datos lo que nos proporciona informacin

Datos son los hechos que describen sucesos y entidades."Datos" es una


palabra en plural que se refiere a ms de un hecho. A un hecho simple se le
denomina "data-tem" o elemento de dato.

Los datos son comunicados por varios tipos de smbolos tales como las
letras del alfabeto, nmeros, movimientos de labios, puntos y rayas, seales con la
mano, dibujos, etc. Estos smbolos se pueden ordenar y reordenar de forma
utilizable y se les denomina informacin.

Los datos son smbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o


valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna informacin. Un dato

62

puede significar un nmero, una letra, un signo ortogrfico o cualquier smbolo que
represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripcin.
La importancia de los datos est en su capacidad de asociarse dentro de un
contexto para convertirse en informacin. Por si mismos los datos no tienen
capacidad de comunicar un significado y por tanto no pueden afectar el
comportamiento de quien los recibe. Para ser tiles, los datos deben convertirse
en informacin para ofrecer un significado, conocimiento, ideas o conclusiones.

3.2.1. Concepto de Informacin.


La informacin no es un dato conjunto cualquiera de ellos. Es ms bien una
coleccin de hechos significativos y pertinentes, para el organismo u organizacin
que los percibe. La definicin de informacin es la siguiente: Informacin es un
conjunto de datos significativos y pertinentes que describan sucesos o entidades.

DATOS SIGNIFICATIVOS. Para ser significativos, los datos deben constar


de smbolos reconocibles, estar completos y expresar una idea no ambigua. Los
smbolos de los datos son reconocibles cuando pueden ser correctamente
interpretados. Muchos tipos diferentes de smbolos comprensibles se usan para
transmitir datos.

La integridad significa que todos los datos requeridos para responder a una
pregunta especfica estn disponibles. Por ejemplo, un marcador de bisbol debe
incluir el tanteo de ambos equipos. Si se oye el tanteo "New York 6" y no oyes el
del oponente, el anuncio ser incompleto y sin sentido.

Los datos son inequvocos cuando el contexto es claro. Por ejemplo, el


grupo de signos 2-x puede parecer "la cantidad 2 menos la cantidad desconocida
llamada x" para un estudiante de lgebra, pero puede significar "2 barra x" a un
vaquero que marca ganado. Tenemos que conocer el contexto de estos smbolos
antes de poder conocer su significado.

63

Otro ejemplo de la necesidad del contexto es el uso de trminos especiales


en diferentes campos especializados, tales como la contabilidad. Los contables
utilizan muchos trminos de forma diferente al pblico en general, y una parte de
un aprendizaje de contabilidad es aprender el lenguaje de contabilidad.

As los trminos Debe y Haber pueden significar para un contable no ms


que "derecha" e "izquierda" en una contabilidad en T, pero pueden sugerir muchos
tipos de ideas diferentes a los no contables.

Decimos que tenemos datos pertinentes (relevantes) cuando pueden ser


utilizados

para

responder

preguntas

propuestas.

Disponemos

de

un

considerable nmero de hechos en nuestro entorno. Solo los hechos relacionados


con las necesidades de informacin son pertinentes. As la organizacin
selecciona hechos entre sucesos y entidades particulares para satisfacer sus
necesidades de informacin.

Se considera que la generacin y/o obtencin de informacin persigue


estos objetivos:

Aumentar el conocimiento del usuario.

Proporcionar a quien toma decisiones la materia prima fundamental para


el desarrollo de soluciones y la eleccin.

Proporcionar una serie de reglas de evaluacin y reglas de decisin


para fines de control.

En relacin con el tercer punto, la Informacin como va para llegar al


Conocimiento, debe de ser elaborada para hacerla utilizable o disponible. Este
proceso emprico se llama Documentacin, que tiene mtodos y herramientas
propios.

La cantidad de informacin y el conocimiento desarrollado, aparentemente


es enorme y tiene una metodologa de recuperacin, que eventualmente es infinita

64

o total en un nmero muy amplio de soportes y sitios y el modelo sistmico de


recuperacin debe maximizar la bsqueda para asegurar su captura lo ms
completa posible dentro del entorno de este sistema complejo.

La informacin como tal no tiene funciones, pues estas son el


funcionamiento de algo, de modo que estas funciones solamente son propias de
quien emplea y maneja la informacin.

Pero tambin es imposible que la informacin dote al individuo de ms


conocimiento, es l quien valora lo significativo de la informacin, la organiza y la
convierte en conocimiento. No es la informacin de modo directo. El dato, en s, es
un "afijo" de la informacin, por as llamarlo.

3.2.2. Diferencia entre Datos e Informacin.


1.- Los Datos a diferencia de la informacin son utilizados como diversos
mtodos para comprimir la informacin a fin de permitir una transmisin o
almacenamiento ms eficaces.

2.-Aunque para el procesador de la computadora hace una distincin vital


entre la informacin entre los programas y los datos, la memoria y muchas otras
partes de la computadora no lo hace. Ambos son registradas temporalmente
segn la instruccin que se le de. Es como un pedazo de papel no sabe ni le
importa lo que se le escriba: un poema de amor, las cuentas del banco o
instrucciones para un amigo.

Es lo mismo que la memoria de la computadora. Slo el procesador


reconoce la diferencia entre datos e informacin de cualquier programa. Para la
memoria de la computadora, y tambin para los dispositivos de entrada y salida
(E/S) y almacenamiento en disco, un programa es solamente ms datos, ms
informacin que debe ser almacenada, movida o manipulada.
65

3.-La cantidad de informacin de un mensaje puede ser entendida como el


nmero de smbolos posibles que representan el mensaje. Los smbolos que
representan el mensaje no son ms que datos significativos.

4.- En su concepto ms elemental, la informacin es un mensaje con un


contenido determinado emitido por una persona hacia otra y, como tal, representa
un papel primordial en el proceso de la comunicacin, a la vez que posee una
evidente funcin social.

A diferencia de los datos, la informacin tiene significado para quien la


recibe, por eso, los seres humanos siempre han tenido la necesidad de cambiar
entre s informacin que luego transforman en acciones. La informacin es,
entonces, conocimientos basados en los datos a los cuales, mediante un
procesamiento, se les ha dado significado, propsito y utilidad

3.3 Procesamiento Electrnico de Datos.


Hasta el momento hemos supuesto que los datos que maneja una
aplicacin no son tan voluminosos y por lo tanto caben en memoria. Cuando
recurrimos a archivos se debe a la necesidad de conservar datos despus de que
termina un programa, por ejemplo para apagar la computadora. Sin embargo,
existen problemas en donde el volumen de datos es tan grande que es imposible
mantenerlos en memoria.

Entonces, los datos se almacenan en un conjunto de archivos, los que


forman una base de datos. Una base de datos es por lo tanto un conjunto de
archivos que almacenan, por ejemplo, datos con respecto al negocio de una
empresa. Cada archivo se forma en base a un conjunto de lneas y cada lnea esta
formada por campos de informacin. Todas las lneas de un mismo archivo tienen

66

la misma estructura, es decir los mismos campos de informacin. Diferentes


archivos poseen estructuras distintas, i.e. campos de informacin.
En lo que sigue supondremos que ambos archivos son lo suficientemente
grandes como para que no quepan en la memoria de la computadora. A
continuacin resolveremos eficientemente el problema de generar un archivo con
los tres campos de informacin, sin colocar previamente el contenido de un
archivo en un arreglo.

Algunas definiciones Recoleccin de datos: Provee un vnculo para obtener


la informacin interoperacionables racional y las parametrizaciones.

Almacenamiento de datos: Las unidades de disco de la computadora y


otros medios de almacenamiento externo permiten almacenar los datos a ms
largo plazo, mantenindolos disponibles pero separados del circuito principal hasta
que el microprocesador los necesita.

Una computadora dispone tambin de otros tipos de almacenamiento. La


memoria de slo lectura (ROM) es un medio permanente de almacenamiento de
informacin bsica, como las instrucciones de inicio y los procedimientos de
entrada/salida.

Asimismo, una computadora utiliza varios buffers (reas reservadas de la


memoria) como zonas de almacenamiento temporal de informacin especfica,
como por ejemplo los caracteres a enviar a la impresora o los caracteres ledos
desde el teclado.

Procesamiento de datos:

a. El objetivo es graficar el Procesamiento de Datos, elaborando un Diagrama


que permita identificar las Entradas, Archivos, Programas y Salidas de cada
uno de los Procesos.

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b. Su antecedente es el Diagrama de Flujo.


c. Los elementos claves son los Programas.
d. Se confecciona el Diagrama de Procesamiento de Datos
e. Este Diagrama no se podr elaborar por completo desde un primer
momento ya que depende del Flujo de Informacin.
f. En este primer paso slo se identifican las Salidas y Programas. Los
elementos restantes se identifican en forma genrica.

Validacin de datos: Consiste en asegurar la veracidad e integridad de los


datos que ingresan a un archivo. Existen numerosas tcnicas de validacin tales
como: Digito verificador, chequeo de tipo, chequeo de rango.

3.4. Implementacin de un Sistema Electrnico Automatizado para el


Registro Contable.
Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema
de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y
una relacin aceptable de costo/beneficio.

El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema


contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada
con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir,
sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn
interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma
de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un


registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En
una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar
en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una
transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a

68

futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir


objetivamente en trminos monetarios.

Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las


actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas
de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o
categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se
recibe o paga dinero.

Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por


quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin
completa de las transacciones de venta de una empresa como Chedraui sera
demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla.

Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la


informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn
necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la
alta gerencia de Cedrahui necesitar la informacin de ventas resumida por
almacn.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificacin y resumen


constituyen los medios que se utilizan para crear la informacin contable. Sin
embargo, el proceso contable incluye algo ms que la creacin de informacin,
tambin involucra la comunicacin de esta informacin a quienes estn
interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma
de decisiones comerciales.

Un sistema contable debe proporcionar informacin a los gerentes y


tambin a varios usuarios externos que tienen inters en las actividades
financieras de la empresa.

69

Utilizacin de la Informacin Contable


La contabilidad va ms all del proceso de creacin de registros e informes.
El objetivo final de la contabilidad es la utilizacin de esta informacin, su anlisis
e interpretacin. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las
cantidades que obtienen. Buscan la relacin que existe entre los eventos
comerciales y los resultados financieros; estudian el efecto de diferentes
alternativas, por ejemplo la compra o el arrendamiento de un nuevo edificio; y
buscan las tendencias significativas que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.

Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales


van a darle un uso eficaz a la informacin contable, tambin deben tener un
conocimiento acerca de cmo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan.

Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las


limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona
que este en posicin de tomar decisiones y que carezca de conocimientos de
contabilidad, probablemente no apreciara hasta que punto la informacin contable
se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y exactas.

3.4.1. Caractersticas.
Un sistema de informacin bien diseado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relacin aceptable de costo/beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administracin control


sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los mtodos y
procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus
activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

70

Compatibilidad: un sistema de informacin cumple con la pauta de


compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las
caractersticas especiales de un negocio en particular.

La implementacin de un sistema como este, conlleva diferentes cambios y


fases para asegurarse que este sea el adecuado.

3.4.2 Automatizacin.
Los sistemas de Automatizacin Contable

Llevan a cabo cambios en 4 aspectos.

1.- Trabajo ms inteligente.


2.- Cambio global en el concepto de industria.
3.- Ideas e informacin toman ms importancia que el dinero.
4.- Las personas que trabajan con la informacin dominan la fuerza de
trabajo.

Qu es el anlisis y diseo de estos sistemas?

El anlisis y diseo de sistemas se refiere al proceso de examinar la


situacin de una empresa con el propsito de mejorarla con mtodos y
procedimientos ms adecuados.

Panorama.
El desarrollo de sistemas esta formado por dos componentes: El Anlisis de
sistemas y el Diseo de sistemas.

Diseo. Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema


existente. Pero es necesario comprender el viejo. Utilizar las computadoras para
hacer el trabajo ms eficiente.
71

Anlisis. Es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos,


diagnostico de problemas y empleo de la informacin para recomendar mejoras al
sistema. Cual es el flujo de informacin en todo el sistema.

Estudio. Esta acumulacin de informacin es la que precede a todas las


dems actividades del anlisis.

El plan. Incluye. Caractersticas del diseo del sistema, necesidades de


captura de nuevos datos, especificaciones de archivo, procedimientos de
operacin, necesidades de equipo y personal.

El diseo. Especifica las caractersticas del producto terminado. Que


trabajos por personas y cuales por la maquina. Como alcanzar el objetivo.

Los analistas. Deciden qu salida utilizar y como generarla. Que es lo que


se debe hacer.

Las personas. Son los elementos ms importantes para que una


organizacin trabaje. Comunicacin.

Lo que no es el Anlisis de Sistema de Automatizacin.

No es: El estudio de una empresa para buscar procesos ya existentes para


determinar cuales deberan ser llevados a cabo por una computadora y cuales por
mtodos manuales. Se debe comprender los detalles de una situacin para ver si
es deseable y factible una mejora sin importar si es con computadora o no.

No es: Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de


informacin. Es un error hacer una distincin entre los problemas de la empresa y
los de sistemas. Van todos de la mano.

72

Categoras del Analista de Sistemas.


1.- Anlisis. Reunir informacin y determinar requerimientos.
2.- Anlisis y Diseo. Adems del estudio tiene que disear el nuevo
sistema.
3.- Anlisis, diseo y programacin. Aparte escribe el software.

Los sistemas emplean un modelo de control bsico:


1.- Un estndar para logra un desempeo aceptable.
2.- Un mtodo para medir el desempeo actual
3.-. Un medio para comparar el desempeo actual contra el estndar.
4.- Un mtodo de retroalimentacin.

Los sistemas de automatizacin esta formados por. Hardware, software,


medios de almacenamiento, bases de datos. La aplicacin de sistemas de
automatizacin son los programas procedimientos.

Por ejemplo aplicacin a contabilidad, operaciones entre otros, y la


integracin general de la empresa, traducido a su contabilidad y sus distintas
actividades.

Componentes del Sistema en la Automatizacin. Las personas. Los


procedimientos. El equipo.

Ciclo de vida clsico.


Investigacin Preliminar
Determinacin de los requerimientos del sistema.
Diseo del sistema
Desarrollo de software.
Prueba de los sistemas.
Implantacin y evaluacin.
Diseo del Sistema para la Automatizacin. (Diseo lgico)
73

Identificacin de reportes (listados) y dems salidas que debe producir el


sistema.
Determinar los datos para cada reporte y salida.
Disean las pantallas en papel.
Describen los procedimientos de clculo, como procesar datos y producir
salidas.
Decisin de estructuras de ficheros y dispositivos de almacenamiento.
Terminado se toman cuatro decisiones:

Volver a desarrollar el prototipo de nuevo


Implantar el prototipo como sistema terminado
Abandonar el proyecto
Iniciar otra serie de construccin de prototipos

El principio rector que se aplicar a la contabilidad es que todas las


transacciones con efecto econmico-financiero deben quedar computadas, es
decir, debern registrarse no solo aquellas operaciones que entraen movimientos
financieros o monetarios, sino tambin los medios de financiamiento no
monetarios, tales como las depreciaciones de los bienes de uso.

Est contemplado que las operaciones se registren una nica vez,


preferiblemente en el lugar ms prximo a la transaccin, debiendo las mismas
alimentar un sistema de informacin que sea de utilidad a los distintos usuarios
interesados en el desenvolvimiento financiero de la empresa, en particular a los
rganos de control externo para que las auditorias reflejen transparentemente el
movimiento contable.

De esta manera, adems de reducir costos, se evitarn las inconsistencias


propias de fuentes que difieren entre s, lo cual genera confusin e indefiniciones
en el proceso de toma de decisiones.

74

La Importancia de la Automatizacin del Sistema contable y la relacin de


esta con las distintas reas de la Empresa: Su Integracin:

El rea de produccin se usa desde el comienzo de la utilizacin de los


productos informticos en el mundo empresarial, en el campo contable. De ah se
aplica la Informtica a la gestin de inventario que ya forma parte de la funcin de
Produccin.

La gestin de inventario se ocupa de la optimizacin de las cantidades de


materiales existentes en la empresa. Debido a que el acoplamiento perfecto de
actividades no se produce aparecen tiempos de espera, lo que implica un tiempo
de almacenamiento. Aparecen los inventarios, stos han de ser gestionados.

Las empresas se enfrentan a presiones empresariales: unas para que los


inventarios sean grandes y, por contra, otras para que sean pequeos. Esto
implica la bsqueda de un equilibrio entre ambas situaciones

3.4.3 Etapa de Implementacin.


A continuacin identificaremos las reas que se utilizaran para

la

implementacin del sistema en lnea y todos los pasos que las engloban.

Para el funcionamiento del sistema contable en lnea, en primer lugar se


tiene que identificar las reas en donde se estn generando las operaciones, de
tal manera que la persona que este llevando a cabo esas operaciones, sin que se
de cuenta est realizando registros contables, es decir; aunque realizan una tarea
habitual, se tiene que programar el sistema a manera que por cada operacin que
se lleva a cabo en un sistema administrativo (ERP ENTERPRISE RESOURCE
PLANING) al mismo tiempo se logre que mediante una programacin contable
(gua contabilizadora) el sistema est generando las plizas con el asientos
contable respectivo, esto se puede esquematizar de la siguiente manera:

75

SISTEMA

ENLACE

SISTEMA CONTABLE

ADMINISTRATIVO
El usuario del sistema Previa configuracin, se
administrativo,

lleva

a debe de capturar la gua

cabo una operacin, por contabilizadora.


ejemplo una venta.
Cada operacin debe de Cada
llevar un cdigo.

operacin

de De

acuerdo

acuerdo con su cdigo, operacin


se enlazar con la gua enlace
contabilizadora.

y
con

con

la

con

su

la

gua

contabilizadora,
sistema

el

contable

manera

de

automtica,

genera

una

pliza

contable.
Se pueden llevar a cabo No

enlaza

operaciones que no tienen operacin.


ninguna
contable.

ninguna No genera ninguna pliza


contable.

repercusin
Ejemplo,

traspaso entre almacenes.


Ninguna operacin.

No

enlaza

operacin.

ninguna Se pueden llevar a cabo


ajustes

en

el

contable,

sistema

que

no

necesariamente

van

venir

sistema

del

administrativo.

Ejemplo:

ajuste por provisin de


impuestos,

registro

de

depreciaciones, etc.

Tabla 3.1 Sistema Administrativo y Contable

76

Para efectos de nuestro caso, se detectaron tres reas fundamentales, que


son las que se necesitara automatizar de manera primordial.

1. Ventas.
a. Registro de ventas.
b. Salidas de inventario.
c. Cobranza.
2. Egresos (Gastos).
a. Registro de gastos.
b. Pago de gastos.
3. Compras.
a. Entradas al inventario.
b. Generacin de cuenta por pagar.
c. Pago de cuentas a proveedores.
A continuacin se explica el funcionamiento de cada uno de estaos
procesos, en primer lugar de manera narrativo y en segundo lugar de manera
grfico, para su mejor comprensin.

Contabilizacin De Ventas

Empezamos con las actividades que se realizan en este departamento por


citarlo de alguna manera; en esta parte operacional es donde se atiende al cliente
directamente, se le realiza la factura correspondiente por el material solicitado, y
una ves impresa su factura el sistema automticamente ejecuta el asiento
contable de la operacin que ejecutamos, sin necesidad de realizar algn otro
paso ajeno al que antes se menciono.

Posteriormente de facturarle al cliente, realizamos el pago de la venta, en


este paso el sistema nos hace otro asiento contable.

77

Dentro de este proceso nos encontramos con lo que se conoce como vale
de almacn, que este se imprime al momento de entregar la mercanca facturada
al cliente dentro del almacn, y con ello se le da salida del sistema para disminuir
el inventario fsico y disponible.

Englobando todo este proceso nos encontramos con

descuentos o

devoluciones por venta, que se pactan con el cliente, ajenos al inicio de la venta, y
se realizan por algn defecto de la mercanca, por equivocacin del cliente y para
brindar un buen servicio y no perder al cliente.

Enfocndonos a los que son los descuentos, estos se realizan pactando


cierto precio con el cliente, y llegando a un acuerdo para poder ejecutar una venta
siempre y cuando esta sea considerable para la empresa. Cada empresa que
existe dentro del mercado lleva un manejo totalmente diferente a las dems, pero
tienen cierta relacin una de otra en cuanto a sus procesos.

Debemos de identificar y tener contacto con nuestros clientes para saber


cual es la procedencia de los depsitos que vamos recibiendo da a da en
nuestras cuentas bancarias, y as aplicar los depsitos recibidos a los clientes
correspondientes, para no afectar sus movimientos y no atrasarlos en sus pagos,
de tal manera ellos tendrn un revolvente dentro de sus cuentas, favorable,

Lo que se menciona anteriormente son solo los depsitos de clientes a


ventas ya realizadas, pero hay depsitos anticipados de los cuales aun no se he
generado ninguna venta, estos depsitos anticipados los realiza el cliente
especialmente para aprovechar un buen precio de cierto material que solicita en
grandes cantidades, o por los cambios constantes de precio dentro del mercado, y
as estar en competencia con las dems empresas.

Estos depsitos por anticipado los debemos de tener bien identificados para
entregar la cantidad correcta de material solicitado, y no tener problemas que

78

posteriormente surjan por un mal control, por ello lo que debemos de hacer es
aplicar el saldo a favor del cliente, y en cada venta que se realice ir disminuyendo
el saldo que tiene a favor, hasta dejarlo en ceros.

Siguiendo con las formas de pago elaborados por los clientes, nos
encontramos con los cheques, los cuales debemos depositar a la cuenta
correspondiente para poder liberar el pago del cliente y as surtir lo solicitado.

En las empresas se maneja lo que es la devolucin de dinero al cliente,


estos se realizan cuando en determinado momento, hubo alguna devolucin de
material por cierto motivo, a favor del cliente y solicita su efectivo, tambin otro
caso se da cuando nos depositan ms de la cantidad pactada, y se hace la
devolucin, nicamente si se reviso que efectivamente se realizo el depsito
errneo en nuestra cuenta, y se autorizo que se ejecutara la devolucin.

Diagrama de Flujo De Operaciones De Venta

Figura 3.2 Diagrama de Ventas

79

Contabilizacin de Gastos (Egresos)

Dentro de las reas de la empresa nos encontramos con los egresos, que
son salidas de efectivo o lo que comnmente conocemos como gastos. Dentro de
las empresas nos encontramos con diversos tipos de gastos.

Por citar algunos ejemplos de gastos son luz, agua, telfono, renta; estos
egresos y algunos mas que puedan existir se registran en el sistema para su
programacin de pago, no sin antes estar autorizados por la persona
correspondiente, y as realizar el pago de cada uno de ellos con un cheque de la
empresa. Es muy importante que estn autorizados dado que as se llevara un
buen control de los egresos dentro de la empresa y no existirn gastos
innecesarios dentro de la misma.

Diagrama de Flujo de Operaciones de Egreso

Figura 3.3 Diagrama de Egresos

80

Contabilizacin de Compras

Otra rea fundamental es la de compras, porque en ella se engloban varios


factores importantes que se manejan a diario en el proceso de una empresa, esta
parte es sumamente delicada, dado que en ella es donde se mantiene la empresa
en competitividad con los dems.

Dentro de las compras manejamos lo que es el inventario, proveedores,


pagos, anticipos, debemos de checar el mercado, la rotacin que tenemos de
nuestros materiales, tratar de ofrecer un buen servicio para estar en competitividad
con las dems empresas. Estos puntos se deben de revisar da a da para no
deslindarnos de lo que sucede en nuestro entorno.

Detallando cada punto antes mencionado empezamos con las compras,


debemos capturar en el sistema la compra que se realizo para ingresarla al
inventario, en ella se capturan los artculos recibidos por el proveedor uno por uno,
ingresando la cantidad de artculos recibidos, la descripcin y el costo.

Este paso se realiza con cada artculo recibido dentro de la factura del
proveedor, al final de capturar, nos debemos de asegurar que el total que tenemos
en nuestra factura sea el total que tenemos en la compra que ingresamos al
sistema, junto con las cantidades y descripciones de la factura. Si se captura mal
algn punto, podemos ingresar datos errneos a nuestro inventario, esto har que
no nos cuadre al momento de realizar un chequeo de existencias dentro del
almacn.

Si se capturan mal los costos, al momento de cotejar el total de la factura


con el total de la compra, no van a cuadrar, los costos no sern los correctos,
tendramos utilidades bajas o incluso perdida, y los saldos con proveedores no
seria el correcto, dado que los costos fueron ingresados de manera errnea.

81

La captura de los costos se realiza posteriormente de que se pactaron los


precios con el proveedor, dentro de este paso influyen ciertos puntos como lo que
es, acuerdos con el proveedor, que podran ser, compras en volumen, apoyo a la
marca, descuento por pronto pago, aumento de das de crdito y varios puntos
que se tratan para poder pactar el mejor precio posible.

Una ves que se capturo la compra con los pasos antes mencionados, la
compra que generamos nos crea un saldo en la cuenta del proveedor, esta
aumenta conforme vamos comprando, cada proveedor maneja sus propias
polticas pero en general se maneja lo que son los das de crdito para realizar el
pago de las facturas, que se emitieron a favor de la empresa.

Cuando llega la fecha de pago se realiza el cheque correspondiente para


liquidar o abonar a la factura mas antigua, as se aprovechan los das de crdito
de las facturas posteriores, cada cheque que se emita para realizar un pago debe
de ser aplicado a la compra que corresponda, para que el saldo que se tiene con
el proveedor disminuya, as la empresa puede disponer de su crdito sin ningn
problema, cabe mencionar que hay proveedores que manejan un descuento por
pronto pago, o lo que comnmente se conoce como descuento antes de
vencimiento.

En ocasiones se pacta con el proveedor pagos anticipados para que se


respeten cierto precio, esto para aprovechar los cambios que surgen en el
mercado como, los aumentos constantes de los precios. Para mantenerse en
competencia con las dems empresas se realizan pagos anticipados obteniendo
un buen precio posible en relacin con la competencia, y as no perder ventas.

Por cada pago anticipado que se realice al proveedor se debe aplicar dentro
del estado de cuanta, para que nos cree un saldo a favor que conforme se solicite
el material pagado, vaya disminuyendo. Esto con el fin de mantener un buen
control de nuestros pagos por anticipado.

82

Cuando se creo el anticipo en el estado de cuenta del proveedor, aparecer


un saldo a favor, listo pasa ser afectado en el momento que recibamos facturas
por el material pagado. Una ves que nuestro almacenista nos confirmo la llegada
de material procedemos a crear la compra como se menciono anteriormente,
verificando todo lo pactado dentro de la factura.

Procedemos aplicar el pago a dicha factura con el saldo disponible que


existe en el estado de cuenta del proveedor; este paso siempre se realiza toda ves
que tengamos saldo a favor y que la compra que recibamos corresponda al
anticipo que creamos.

En ocasiones puede suceder que recibimos material pero no pertenece a


cierto anticipo, en ese caso se paga de diferente manera, ajena al anticipo. Se
debe tener mucho cuidado, dado que si se aplica algn pago de manera errnea,
el saldo disminuir y no ser el mismo que se tiene con el proveedor.

Puede existir la posibilidad de capturar una compra con un costo mucho


mas elevado en comparacin con los dems precios del mercado. En este caso
se recurre con el proveedor para que nos ajuste el precio, y si nuestra peticin es
favorable con el proveedor, nos emitir una nota de crdito.

Una vez elaborada la nota de crdito, se aplica en el sistema para que el


saldo que existe con el proveedor disminuya, as tener el costo correcto de la
compra y mantenernos dentro de la competencia.

La nota de crdito juega un papel muy Importante dentro de las compras,


porque nos permite realizar modificaciones en movimientos que ya tuvieron
cambios dentro de la empresa. Aplicndolas permite obtener los resultados que se
necesitan sin realizar movimientos posteriores que puedan afectar en otras partes
operativas.

83

Todos los movimientos que se realizan dentro de una empresa, deben


registrarse sin excepcin, pero existen algunos que son ms importantes que otros
sin deslindar la importancia de los dems.

Uno de ellos son los movimientos bancarios de ingresos y los movimientos


bancarios de egresos, estos son de gran importancia dentro de la empresa dado
que en ellos se registran las operaciones de efectivo que surgen dentro del ente
econmico.

Empecemos por hablar de el registro de movimientos bancarios de ingresos,


como su nombre lo dice en este se registran todas las entradas de dinero de los
clientes, el efectivo, pagos con cheques, depsitos, transferencia todo lo que se
refiera a ingreso monetario para la empresa.

Ese apartado se encuentra en el modulo de bancos, aqu estn creadas las


cuentas bancarias de la empresa y es donde se registran, deposito por deposito
en la cuenta a la que corresponda dicho ingreso. Por cada registro que se genera
en las cuentas bancarias, ira aumentando el saldo en bancos. Este registro se
debe hacer diariamente, para tener actualizado el modulo de bancos.

Este registro es uno de los ms importantes, nos mantiene al tanto del


efectivo con el que cuenta la empresa para realizar pagos, compras de material,
compras de equipo, etc. Por lo tanto existe personal que se dedica a mantener
esta parte vertebral de la empresa al da.

El segundo registro es el de movimientos bancarios de egresos, en este


registro se capturan todas las salidas de efectivo que se han realizado en la
empresa ya sea para pago a proveedores, pago de nomina, gastos, viticos etc.

Este registro debe ir de la mano del registro de ingresos, ambos registros se


cotejan con el estado de cuenta que emite el banco, para asegurarnos que

84

llevamos un adecuado control de los ingresos y egresos, de lo contrario estamos


fallando en algo que es de suma importancia para la empresa.

Diagrama de Flujo de Operaciones de Compra

Figura 3.4 Diagrama de Compras

Gua Contabilizadora

Todas las reas que se mencionaron, adems de los pasos que pueden
surgir, son fundamentales dentro de una empresa. Tambin es importante
implementar un sistema de contabilidad en lnea, que nos facilite el buen registro
de las operaciones.

Para ello debemos tener bien definido qu es una gua contabilizadora. De


ella se va a depender para poder realizar los asientos contables correspondiente a
cada operacin.

Por gua contabilizadora se entender el documento que consigna el


procedimiento de registro contable de una operacin.

85

Se tiene que la gua contabilizadora es un instrumento que ayudara a


homogeneizar procedimientos de registro, a unificar criterios y, lo mas importante,
evitara que el contador de la empresa se vuelva indispensable en virtud de ser el
nico que conoce el procedimiento de registro.

Otra ventaja de esta gua es que lleva implcitos criterios, polticas y


procedimientos autorizados por la gerencia y la alta direccin y que normaran la
operacin contable de los mismos; obviamente esta es una til herramienta que
orienta fcilmente a cualquier revisor de estados financieros, de las actividades y
operaciones, y de la adhesin a las polticas prescritas por la administracin.

Con lo anterior se tiene que la gua contabilizadora orienta al registro de las


operaciones de una entidad econmica; por tal razn, pretender elaborar una gua
de carcter general seria un tanto aventurero en virtud de que es casi imposible
cubrir todos los giros o actividades comerciales, lucrativas, y aun no lucrativas que
se ejercen en la practica.

El objetivo de la Gua Contabilizadora es el de tener un listado conteniendo


de forma ordenada, clara y coherente, la clasificacin de las cuentas que se
utilizan en una empresa, esta debe contener el nmero o clave y el nombre de la
cuenta.

Es el documento mediante el cual se consigna al procedimiento de registro


de las operaciones ms importantes realizadas por una empresa. Su propsito
fundamental consiste en facilitar lo ms que sea posible el registro de operaciones,
evitando al mximo las consultas constantes con el contador.

Sin ella no se podr automatizar el sistema, dado que esta gua sabe qu
proceso realizar en cada operacin, es parte importante, sin ella el sistema no
tendr capacidad para realizar los asientos contables, lo fundamental es definir

86

bien cada concepto de la gua, para que en determinado momento, en la


contabilizacin en lnea no surja algn imperfecto al cotejar.
La Gua Contabilizadora es una herramienta que ayuda a facilitar la
contabilizacin de la informacin, establecindose en ella todos los posibles
asientos contables a registrar, por cada grupo de cuentas y por cada operacin en
especfico.

La Gua Contabilizadora como objetivo bsico la unificacin tiene la


unificacin de criterio respecto a la forma en que se debe de registrar
contablemente la informacin generada dentro de la institucin.

Elementos a Considerar

Naturaleza de la informacin base que generar el asiento contable

Criterio utilizado para registrar contablemente la informacin.

Catlogos existentes en la empresa (catalogo de cuentas, de fondos,


de funciones, de unidades responsables, entre otros)

Controles y formatos establecidos.

Documentos fuente que darn soporte al asiento contable.

Procedimientos y polticas de la empresa

Normas y principios de contabilidad, leyes Normativa existente: entre


otros reglamentos vigentes.

Una ves que ya se tiene la informacin de lo que es una gua


contabilizadora y lo que se contiene en ella a continuacin se presenta una gua
en donde se explica a detalle el asiento que se hace en cada operacin de la
empresa departamento por departamento desde las ventas hasta los egresos.

El asiento que se hace, al momento de surtir, en las compras cuando se


realizan las compras, los pagos tanto de clientes como de proveedores, los

87

egresos e ingresos en fin los movimientos contables a groso modo que se realizan
en una empresa.

A que cuentas se carga y a que cuentas se abona dependiendo el


movimiento que se necesite, esta gua una ves que ya la tenemos definida se
plasmara en el sistema que se vaya a utilizar, siempre y cuando todos los asientos
y las cuentas que se manejen estn plasmadas de manera correcta.

88

VENTAS

1.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA VENTA A CREDITO O DE INGRESOS POR
ARRENDAMIENTO.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Importe total de la
Factura de la Venta
Descuento
s/Vta. Importe Global por
4120-0001-0000-0000 (Detallado x posicin descuento de la Factura
s/Almacn)
de la venta
Ventas
(Detallado
x
4110-0001-0000-0000
posicin s/Almacn)
IVA
pendiente
de
2162-0001-0000-0000
Trasladar

Abonos

1141-0000-0000-0000 Clientes

Importe subtotal de la
Factura de Venta
Importe de IVA Global de
la Factura de Venta

2.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA DESCUENTO, REBAJA O DEVOLUCUON
SOBRE VENTA.
Cuenta Contable

4110-0000-00000000

Descripcin de la cuenta

Cargos

Abonos

Importe sin IVA por


Descuentos y Rebajas
descuento a detalle de
sobre Venta (Detallado x
Venta de Nota de Crdito
posicin s/Almacn N.C.)
de Venta.

89

4110-0000-00000000

4110-0000-00000000

4110-0000-00000000
4110-0000-00000000
1180-0000-00000000

Importe sin IVA por


Descuentos y Rebajas
descuento sin Venta de
sobre Venta (Detallado x
Nota de Crdito de
posicin s/Almacn N.C.)
Venta.
Importe sin IVA por
Descuentos y Rebajas
descuento sobre Venta
sobre Venta (Detallado x
en Nota de Crdito de
posicin s/Almacn N.C.)
Venta.
Importe sin IVA por
Devoluciones sobre Venta
Devolucin de Mercanca
(Detallado
x
posicin
en nota de Crdito de
s/Almacn N.C.)
Venta.
Devoluciones sobre Venta Importe sin IVA por
(Detallado
x
posicin Devolucin sin Venta de
s/Almacn N.C.)
nota de Crdito de Venta.
Importe en Tarjeta de
Almacn
(Detallado
x
Almacn
(costo) por
posicin s/Almacn N.C.)
Devolucin sin Venta

5110-0000-00000000

Costo de Venta (Detallado


x posicin s/Almacn N.C.)

2162-0001-00000000
1141-0000-00000000

IVA
Pendiente
Trasladar
Clientes

de

Importe en Tarjeta de
Almacn
(costo)
por
Devolucin sin Venta
Importe de IVA Global de la
Nota de Crdito de Venta
Importe total de la Nota de
Crdito de Venta

90

3.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DEL COBRO DE UNA VENTA A CLIENTES.

Cuenta Contable

1110-0000-0000-0000

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Caja
(Detallado
x Importe total del Abono a
posicin s/Almacn N.C.) la Venta (Factura)

Depsitos
no
Identificados
Importe total del Abono a
1143-0000-0000-0000 (complementado
con
la Venta (Factura)
Cdigo Cont. De la
chequera)
Importe total del Abono a la
Venta (Factura)

1141-0000-0000-0000 Clientes

4.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UN DEPSITO POR ANTICIPO DE CLIENTE.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

1120 0000 0000 0000

Cdigo contable
chequera (Bancos)

2170 0000 0000 0000

Anticipo de Clientes

Cargos
de

Abonos

Importe total depositado


Importe total depositado

91

5.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE DE UNA APLICAICON DE IMPORTE A UN


CLIENTE.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Importe total Aplicado al


Cliente
Importe de IVA al 15%
2162-0001-0000-0000 IVA PEND. DE TRASL. Aplicado al Cliente (Divisa de
la Operacin)
2170 0000 0000 0000 Anticipo de Clientes

I.V.A. PAGADO
2163-0000-0000-0000
ANTICIPOS

Importe de IVA al 15%


Aplicado
al
Cliente
(Divisa de la Operacin)
Importe total Aplicado al
Cliente (Divisa de la
Operacin)

DE

1141-0000-0000-0000 Clientes

6.- GUIA PARA REALIZAR EL ASINTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL ANTICIPO DE CLIENTES.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Caja
(Detallado
x
Importe registrado
1110-0000-0000-0000 posicin
s/Almacn
Anticipo del Cliente
N.C.)
IVA
PAGADO
DE
2163 O 2163-001
ANTICIPOS
2162-0001-0000-0000 IVA TRASLADADO

Abonos

por

92

2170 0000 0000 0000

Importe
registrado
Anticipo del Cliente

Anticipo de Clientes

por

7.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA ENTREGA DE


MERCANCIA.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Costo
de
5110-0001-0000-0000 (Detallado x
s/Almacn)
1180-0002-0000-0000

Cargos

Abonos

Ventas Importe en tarjeta de


posicin Almacn correspondiente
a cada detalle del Vale
Importe en tarjeta de
Almacn correspondiente a
cada detalle del Vale

Inventario (Detallado x
posicin s/Almacn)

8.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA DEVOLUCON DE


MERCANCIA.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Importe en tarjeta de
Inventario (Detallado x Almacn correspondiente
1180-0000-0000-0000
posicin s/Almacn)
a cada detalle de la
Aclaracin
Costo
de
Ventas
Importe en tarjeta de
5110-0000-0000-0000
(Detallado x posicin
Almacn correspondiente
93

s/Almacn)

a cada detalle de la
Aclaracin

9.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A CHEQUE DE PAGO DE


CLIENTE.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Caja
(Detallado
x Importe total de Cheque /
1110-0000-0000-0000 posicin
s/Almacn Transf. Electr. A pagar al
N.C.)
Cliente
1120 0000 0000 0000

Cdigo
contable
chequera (Bancos)

Importe total de Cheque /


Transf. Electr. A pagar al
Cliente

de

10.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A DEVOLUCION DE


DINERO DE CLIENTE.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Importe total devuelto al


Cliente
Importe correspondiente
2162-0001-0000-0000 I.V.A. Pend. de Trasladar al
15%
del dinero
devuelto al Cliente
2170 0000 0000 0000 Anticipo de Clientes

94

1110-0000-0000-0000

Caja
(Detallado
x
posicin s/Almacn N.C.)

2160-0001-0000-0000

I.V.A.
Trasladado
(cobrado) (cobrado

Importe total devuelto al


Cliente
Importe correspondiente al
15% del dinero devuelto al
Cliente

EGRESOS

11.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A REGISTRO DE EGRESOS.

Cuenta Contable
Cdigo Contable de
cada partida del
Egreso

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Importe
subtotal
del
parcial del gasto (Egreso)
en Moneda Nacional
I.V.A.
Pendiente
de Importe del I.V.A. tasa
1162-0001-0000-0000
Acred.
15% del gasto (Egreso)
Cdigo Contable de
Impuestos cobrados en Importe de Impuesto
Impto. 1 del concepto egresos:
IEPS, parcial (detalle) 1 del
de c/partida Egreso
s/Hospedaje, etc.
Gasto (Egreso)
Gastos Cuenta Contable

Importe total
(Egreso)

2110-0001-0000-0000 Proveedores
2120-0001-0000-0000
Cdigo Contable de
Ret. 1 c/partida
Egreso
Cdigo Contable de
Ret. 2 c/partida
Egreso
Cdigo Contable de
Ret. 3 c/partida

del

Gasto

Acreedores
Retenciones I.S.R.,
I.S.P.T. u otros.

Importe de Retencin parcial


(detalle) 1 del gasto (Egreso)

Retenciones IMSS
INFONAVIT u otros.

Importe de Retencin parcial


(detalle) 2 del gasto (Egreso)

Retenciones Desc. X
prest. empleados u otros.

Importe de Retencin parcial


(detalle) 3 del gasto (Egreso)
95

Egreso

12.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL PAGO DE GASTOS.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos
Importe total del pago
realizado
al
Gasto
(Egreso) en Moneda
Nacional.
Importe proporcional de
IVA de tasa 15% pagado
por gasto al Proveedor
en Moneda Nacional)

2120-0001-0000-0000 Acreedores

1160-0001-0000-0000 I.V.A. Acreditable

1171-0000-0000-0000 Pagos por aplicar

1162-0001-0000-0000

I.V.A.
Acred.

Pendiente

Abonos

de

Importe total del pago


realizado al Gasto (Egreso)
en Moneda Nacional.
Importe proporcional de IVA
de tasa 15% pagado por
gasto al Proveedor en
Moneda Nacional)

96

COMPRAS

13.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LAS COMPRAS.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Importe
Parcial
del
detalle
en
Moneda
Inventario (Detallado x
1180-0000-0000-0000
Nacional de la Compra a
posicin s/Almacn)
Prov. Al tipo de cambio
de la Compra
Importe del IVA en tasa
I.V.A.
Pendiente
de
1162-0001-0000-0000
15% de la Compra en
Acred.
Moneda Nacional
Descuentos s/Compras
Importe
por
descuento
5120-0000-0000-0000 (De-tallado x posicin
Global de la Compra
s/Almacn)
Importe total en M.N. de la
2110-0001-0000-0000 Proveedores
Compra a Proveed. Al tipo
de cambio de la Compra

97

14.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA APLICACIN DE UN


CHEQUE A PROVEEDOR.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos
Importe total del Cheque
/
Transferencia
Electrnica

1171-0000-0000-0000 Pagos por aplicar


1120 0000 0000 0000

Abonos

Bancos (Cdigo contable


de la Chequera)

Importe total del Cheque /


Transferencia Electrnica

15.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL PAGO DE COMPRAS.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

2110-0001-00000000

Proveedores

1160-0001-00000000

I.V.A. Acreditable

1110-0000-00000000

Caja
(Detallado
x
posicin
s/Almacn
N.C.)

1170-0001-00000000

Anticipo a Proveedores

Cargos

Abonos

Importe total del pago


realizado a la Compra en
Moneda Nacional
Importe proporcional de IVA
de tasa 15% pagado por
Compra al Proveedor en
Moneda Nacional)
Importe total del pago
realizado a la Compra en
Moneda Nacional
Importe total del pago
realizado a la Compra en

98

Moneda Nacional
1162-0001-00000000

I.V.A. Pendiente
Acred.

Importe proporcional de
de I.V.A. Acred. Por Compras IVA de tasa 15% pagado
15%
por Compra al Proveedor
en Moneda Nacional)

16.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE ALAS NOTAS DE CREDITO
DE COMPRA.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

2110-0001-0000-0000 Proveedores
Descuentos s/Compras
5120-0000-0000-0000 (De-tallado x posicin
s/Almacn)
I.V.A.
Pendiente
de
1162-0001-0000-0000
Acred.

Cargos

Abonos

Importe total de la Nota


de Crdito de Compra
Importe Subtotal de la Nota
de Crdito de Compra
Importe de IVA global de la
Nota de Crdito de Compra

99

17.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LA APLICACIN DE


IMPORTE DEL PROVEDOR Y ACREEDORES.

Cuenta Contable

2110-0001-0000-0000

2120-0001-0000-0000

1160-0001-0000-0000

1163-0001-0000-0000

1163-0002-0000-0000

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Moneda Nacional del


(x Total
aplicado
al
Proveedor
(Tipo
Cambio/Aplicacin)
Moneda Nacional del
ACREEDORES
X Total
aplicado
al
GASTO
Proveedor
(Tipo
Cambio/Aplicacin)
Moneda Nacional de IVA
I.V.A. Acreditable
aplicado al Proveedor
(Tipo Cambio/Aplicacin)
Moneda Nacional de IVA
IVA
PAGADO
DE
aplicado al Proveedor
ANTICIPOS APASTO
(Tipo Cambio/Aplicacin)
Moneda Nacional de IVA
IVA
PAGADO
DE
aplicado al Proveedor
ANTICIPOS APASTO
(Tipo Cambio/Aplicacin)
Proveedores
Compra)

1171-0000-0000-0000

Pagos por aplicar (x


Compras)

1171-0000-0000-0000

Pagos por aplicar (x


Gastos)

Importe del Cheque por


pago al Proveedor en
Moneda Nacional
Moneda Nacional del Total
aplicado al Proveedor (Tipo
Cambio/Aplicacin)

100

1162-0001-0000-0000

I.V.A. Pendiente
Acred.

Moneda Nacional de IVA


aplicado al Proveedor (Tipo
Cambio/Aplicacin)

de

18.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE AL ANTICIPO DE


PROVEEDORES.

Cuenta Contable

2110-0001-0000-0000
1160-0001-0000-0000

1163-0001-0000-0000

1163-0002-0000-0000

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Importe registrado por


Anticipo al Proveedor
Moneda Nacional de IVA
I.V.A. Acreditable
aplicado al Proveedor
(Tipo Cambio/Aplicacin)
Moneda Nacional de IVA
IVA
PAGADO
DE
aplicado al Proveedor
ANTICIPOS APASTO
(Tipo Cambio/Aplicacin)
Moneda Nacional de IVA
IVA
PAGADO
DE
aplicado al Proveedor
ANTICIPOS APASTO
(Tipo Cambio/Aplicacin)
Proveedores

1162-0001-0000-0000

I.V.A. Pendiente
Acred.

de

1110-0000-0000-0000

Caja
(Detallado
x
posicin
s/Almacn
N.C.)

Moneda Nacional de IVA


aplicado
al
Proveedor
(Tipo Cambio/Aplicacin)
Importe registrado
Anticipo al Proveedor

por

101

19.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LOS MOVIMIENTOS


BANCARIOS DE INGRESOS.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Cargos

Abonos

Bancos (Cdigo contable


de la Chequera)
Cdigo cont. Detallado S/Catlogo
de
por posicin
Conceptos de Cargo y
s/concepto
Abono Bancario
1120 0000 0000 0000

20.- GUIA PARA REALIZAR EL ASIENTO CONTABLE CORRESPONDIENTE A LOS MOVIMIENTOS


BANCARIOS DE EGRESOS.

Cuenta Contable

Descripcin de la
cuenta

Egreso
(segn
Cdigo cont. Detallado
Concepto de Cargos y
por posicin s/concepto
abonos Bancarios)
Bancos
(Cdigo
1120 0000 0000 0000
contable
de
la
Chequera)

Cargos

Abonos

Bancos
Ingresos
(segn
Concepto de Cargos y
Abonos Bancarios)

Tabla 3.2 Gua Contabilizadora

102

3.4.4. Puesta en Marcha.


Es sencillo sustituir un sistema por otro, pero eso es lo peor que se puede
realizar en una empresa. Para reemplazar los sistemas contables que se llevan en
una empresa, es necesario estar totalmente seguro que el nuevo sistema que se
utilizara nos va a dar mejores resultados de los que se venan obteniendo con el
anterior.

En ocasiones puede ser contraproducente nuestra seleccin, porque no


cumplen con ciertos requisitos fundamentales, en el proceso que se lleva dentro
de la empresa, y los resultados que se esperan no satisfacen las necesidades
que se requieren.

Antes de hacer cualquier movimiento en cuanto a sistemas se refiere, se


tiene que identificar las necesidades que se requieren dentro de la empresa,
determinando si en verdad lo que estamos utilizando no esta funcionando en
cuanto a resultados esperados.

Una vez que se revisaron estos puntos tan fundamentales, se procede a la


seleccin de un sistema, que cumpla en las ineficiencias que esta teniendo el
sistema que se utiliza, pero ms que ineficiencia seria que nos brinde mejores
resultados de los que ya se vienen obteniendo con anterioridad.

Teniendo el sistema, debemos de manejar los parmetros generales y el


control de usuarios, esto es fundamental de un sistema que se va a implantar. En
esta parte es donde se otorgan privilegios a los usuarios del sistema y se
configura con base a las necesidades e inquietudes que se tienen.

Se deben tener muy en claro los alcances del sistema, los resultados que
nos puede brindar las mejoras, los beneficios que se pueden obtener, es

103

importante que los alcances se tengan presentes, para que nos permitan crecer y
obtener optimizacin de trabajo.

Es importante identificar lo que es la empresa, sus movimientos, lo que


tenga relacin con la empresa para obtener un mejor aprovechamiento del sistema
que se va a implantar, todas las transacciones que se realizan, dentro y fuera de la
empresa, as como futuros proyectos que se tengan, esto es muy importante
porque gracias a esto sabremos si el sistema nos ser til o no.

Una ves que tenemos bien identificada la empresa se debe de preparar los
catlogos de cuentas, los cuales deben contener todas las cuentas, que se estima
sern necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad.

Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que


en el futuro debern agregarse, y manuales de procedimientos; que son las guas
que explican como podemos utilizar el catalogo. Nos indican cuales son las
cuentas deudoras o acreedoras, con las que se ha venido trabajando para
adecuarlos al nuestro sistema.

Esto se hace para tener una base, para empezar a manipular el sistema,
obviamente se debe tomar en cuenta, las partes fundamentales sobres las que se
va a trabajar, dado que es un sistema contable.

Dentro de lo que es la preparacin de catlogos y manuales, se tienen que


disear formularios de todas las operaciones que se realizan, posteriormente
verificar si se estn realizando adecuadamente, y de no serlo seleccionar aquellas
que no estn cumpliendo para modificarlas.

Teniendo lo antes mencionado, se prepara una lista de chequeo, donde


contemplemos todas las operaciones que se van a realizar en el sistema, desde la
captura de las cuentas, hasta las operaciones que se van realizando paso a paso,

104

a esta lista no le debe faltar ningn punto, porque se va a revisar todo lo que se
capture dentro del sistema.

Con esta lista nos apoyamos, para verificar que los registros de los
movimientos sean reales, que se este manejando desde este punto las
operaciones de manera satisfactoria, es muy importante que se revise muy
minuciosamente porque nos puede traer consecuencias en nuestros procesos
contables.

Teniendo revisadas las operaciones, se valida la informacin con el sistema


anterior. Se tiene que mencionar que todo se va a realizar en el sistema nuevo, sin
descuidar el sistema anterior, porque se debe tener en claro que el primer sistema
es el que se va a tomar de base para verificar el funcionamiento del sistema que
se implementara.

Ya que se valido la informacin se procede a elaborar un informe, donde se


detallan los pormenores dentro de la validacin de la informacin, aqu se tienen
que plasmar las diferencias que se encontraron, los procesos que no estn
corriendo adecuadamente, y todos los detalles que se encontraron al momento de
validar la informacin. Tambin los procesos que corrieron adecuadamente.

Posteriormente este informe entregarlo a la direccin, para que tomen las


medidas necesarias dentro de los puntos que aun no quedan resueltos. Este
proceso de verificacin y elaboracin de informes se debe de realizar las veces
necesarias hasta tener un resultado favorable.

Tambin se deben revisar todos los informes que entrega el sistema, de


manara alterna, con el otro sistema para corroborar que la informacin que esta
emitiendo dentro de ellos, sea la real y no mezcle datos que no tienen nada que
ver con lo que se solicita; y si sucede lo contrario, plasmarlo en el informe para
resolverlo.

105

Los reportes son una herramienta de gran ayuda dentro de los sistemas
contables, en ellos obtenemos de manera informativa todo lo que esta capturado
dentro de la base de datos, es por eso que se deben disear adecuadamente para
facilitarnos la informacin al momento de realizar alguna revisin contable.
La revisin depende mucho de los datos que emitan los reportes de ambos
sistemas, en ellos se refleja la informacin final. Aqu se puede percatar que la
informacin y los pasos que se realizaron han concluido satisfactoriamente.

Todo lo mencionado anteriormente se debe realizar de manera alterna con


el sistema anterior, se tiene que ir verificando en ambos sistemas la informacin,
se deben hacer comparaciones, con la finalidad de que los sistemas tengan los
mismos saldos y no exista ninguna diferencia en los dos, esta etapa ser temporal
hasta que la informacin que presenten los sistemas sea la misma.

Y una ves que se hayan realizado las pruebas necesarias para verificar que
todo este trabajando en los dos sistemas de manera simultnea, se procede a
iniciar con el sistema nuevo, y el sistema anterior quedara como un respaldo de la
informacin pasada.

3.5. Establecimiento de Controles y Revisin de la Informacin.


Ventas

El control interno de ventas a crdito en la empresa se maneja algunos


trmites de crdito que son:

a) Recepcin del pedido


b) Aceptacin y autorizacin del pedido
c) Envo de la mercanca
d) Expedicin de factura o comprobante de venta

106

Recepcin del pedido. El pedido del cliente, es recibido en la empresa,


visita personal, telfono, por agente de ventas, etc. e inmediatamente se genera el
pedido en formas impresas numeradas progresivamente.

Fecha

Nmero de pedido

Nombre del cliente

Direccin del cliente

Artculos, cantidades y precios unitarios y total

Nombre del vendedor

Forma de pago y descuentos especiales

Instrucciones y gua de embarque

Aceptacin y autorizacin del pedido. El departamento de ventas revisa


cuidadosamente todos los datos, precios y clculo del pedido.

El departamento de crdito, con base en el historial, situacin financiera,


solvencia, seriedad, etc. del cliente procede a autorizar el pedido correspondiente
con lo cual autoriza el embarque.

El envo de la mercanca. El almacenista y ayudantes, con la autorizacin


del pedido y el embarque proceden a surtir los artculos, revisando y comparando
la mercanca con las anotaciones del pedido, con lo que podr formularse la nota
de empaque y la nota de remisin correspondiente, debidamente numeradas en
forma progresiva.

El almacenista entrega la mercanca elaborando el vale de almacn.

En caso de no poder surtir todo el pedido, el departamento de almacn y de


ventas llevar un control de pedidos surtidos en forma parcial.

107

Expedicin de factura o comprobante de venta. El facturista, que puede


depender de almacn, contabilidad o ventas, cuando se han cumplido con los
trmites establecidos, tales como recepcin, aceptacin, revisin del pedido,
autorizacin del crdito, firma de quienes revisaron, autorizaron y enviaron o
entregaron la mercanca, procede a formular la factura de venta, con base en el
pedido, nota de remisin, y vale de almacn

Las facturas originales se archivarn en el expediente de cada cliente con lo


que en cualquier momento, la suma de facturas no cobradas, ser igual al saldo
de la cuenta clientes.

La revisin de clientes se realizara cotejando la informacin que presenta


en su expediente con la informacin que arroja el sistema, relacionando facturas
pendientes de pago (que aun no cumplen los das de vencimiento para su cobro),
pagos, abonos y liquidaciones del cliente, todo esto se debe tener en cuanta al
momento de realizar una revisin de los clientes dentro de la empresa. La
informacin que se tiene en el sistema debe ser la misma que se tiene en el
expediente.

Los expedientes se deben de actualizar diariamente para tener una


informacin al da sobre la situacin de los clientes a crdito.

A continuacin se presentan algunos tipos de cobro por ventas ejecutadas,


tanto de contado como de crdito:

Cobros por ventas de contado en la empresa. Para estos cobros se


establecen notas de venta especiales, numeradas progresivamente y requisitadas
fiscalmente; tambin se formularn notas de salida de almacn y utilizando una
cuenta global colectiva o genrica con su correspondiente auxiliar; dicha cuenta
deber quedar saldada cada da, salvo que algn cliente hubiere registrado el
cobro de la venta o tambin por una anotacin incorrecta, cualquiera de los casos

108

anteriores ser objeto de investigacin y correccin. Cada da se coordinar el


depsito bancario correspondiente.

Cobros por ventas de contado fuera de la empresa. Para el control de estos


cobros, habr notas de ventas especiales, requisitadas y numeradas en forma
progresiva, notas de salida de almacn, cuenta colectiva en libros de mayor
general, con su auxiliar correspondiente donde se analizar el saldo de la cuenta
colectiva, adems de datos tales como fecha de la operacin, nmero de nota de
venta, nombre del cliente, forma y fecha de cobro (cheque, transferencia bancaria,
etc.) con lo cual es posible investigar y verificar cuales ventas no se han cobrado o
las causas por las cuales no ha entrado a caja el importe relativo. Se coordinar el
depsito diario correspondiente.

Cobro por ventas a crdito en la empresa. Estos cobros se realizan por


cobradores u otras personas que trabajan en la empresa, controlndose por listas,
contra recibos, documentos, ttulos de crdito o facturas a cobrar en el da,
firmando el original el cobrador de recibido; el duplicado con los documentos al
cobro se le entregan al cobrador al iniciarse el da; el triplicado y original quedan
en el departamento de crdito y cobranza.

Al finalizar el da los cobradores rendirn cuentas. Ahora bien, para los


cobros no relacionados en las listas correspondientes, se formular por escrito una
orden de cobro, quedando tramitada contra la entrada del dinero el mismo da.

Los cobros por ventas a crdito en la empresa coincidirn con la suma de


las liquidaciones de cobro y las rdenes de cobro; cualquier diferencia se investiga
y se aclara, coordinndose diariamente el depsito bancario.

Ajustes a ventas y clientes. Estos ajustes pueden ser por devoluciones,


rebajas y descuentos sobre ventas.

109

Devoluciones sobre ventas. Toda devolucin de mercancas por el cliente,


ocasionar una nota de devolucin sobre ventas, numeradas progresivamente,
donde constar fecha y nombre del cliente, unidades, precio y detalle de los
artculos devueltos, as como las condiciones en que se reciben las mercancas.

El gerente de ventas revisar, aprobar y autorizar la nota de devolucin


sobre ventas por cuadruplicado, original para el cliente, duplicado para el
departamento de ventas, triplicado para contabilidad y cuadruplicado para
almacn.

Esta nota de devolucin de mercancas puede hacer las veces de nota de


crdito para el cliente, o bien, podr expedirse especficamente una nota de
crdito numerada progresivamente, tanto para devoluciones, como para rebajas y
descuentos sobre ventas, revisadas, aprobadas y autorizadas por funcionario
encargado para ello.

Si la devolucin de mercancas implica devolucin de efectivo al cliente, se


seguir el control para los pagos y salida de efectivo.

Rebajas sobre ventas. Por las rebajas sobre ventas por mercancas en mal
estado, daada, etc., se expedir nota de crdito donde se anotar el concepto
detalladamente. Original para el cliente, duplicado para el departamento de ventas
y triplicado para contabilidad.

Descuentos sobre ventas, por pronto pago de clientes, ocasiona la


formulacin de nota de crdito, revisada, aprobada y autorizada por funcionario de
alta gerencia. Original para el cliente, duplicado para contabilidad y triplicado para
quien la expide.

110

Compras

Requisicin de compras. Cuando se necesitan las mercancas, materiales,


etc. Se formula una requisicin de compras por triplicado, numeradas
progresivamente, donde constara cantidad, clase, calidad y especificacin de las
mercancas, materiales etc., ahora bien, el original es para el departamento de
compras, duplicado para archivo o contabilidad y triplicado para el departamento
que la emiti.
Autorizacin de compra. En ocasiones, resulta prctico que el departamento
de finanzas o funcionario de alta gerencia, autorice cada compra, formando la
requisicin correspondiente, generalmente para efectos de control de presupuesto.

Cotizacin de precios compra. El departamento de compras, una vez


recibido autorizada la requisicin de compra, consulta su archivo de proveedores,
donde determinara nombre, direccin, precios, condiciones, entregas fechas, as
como la informacin necesaria para formular la orden de compra y pedido al
proveedor seleccionado.

Orden de compra y pedido al proveedor. Una vez seleccionado el proveedor,


se procede a formular la orden de compra o pedido al proveedor, donde se
anotara el nombre, direccin, condiciones, fechas del pedido, entrega, etc., as
como cantidad, clase, calidad, precios, etc.

Ahora bien el departamento de compras emite la orden y pedido numerados


progresivamente, por cuadruplicado; original para el proveedor; duplicado sin
precios, para recepcin en almacn; triplicado para contabilidad, para efectos de
control y registro en cuentas de orden; el cuadruplicado que da en el
departamento de compras, archivndolo en unin con la requisicin de compras
que le dio origen, con las indicaciones pertinentes.

111

En ocasiones, si existe en la empresa departamento de trfico, se formulara


una copia extra, de tal manera que este departamento solucione los problemas de
trfico en relacin a compras.

Recepcin de mercancas y materiales, almacn, una vez que recibe copia


del pedido al proveedor, har los preparativos necesarios para la recepcin de las
mercancas y materiales.

Cuando se recibe las mercancas, se comprobara, clase, cantidad, calidad y


dems caractersticas, contra la requisicin y pedido de compra por un lado, y
contra la remisin y mercancas del proveedor. Una vez comprobadas

verificadas, se formula la nota de entrada al almacn por cuadruplicado,


debidamente numeradas progresivamente.

Original para departamento de compras; duplicado para contabilidad;


triplicado para el departamento de trafico y el cuadruplicado para almacn; tanto el
original, como las copias, estarn firmadas por las personas que intervienen.

Revisin y autorizacin e la factura de compras, cuando el proveedor encia


la factura y copias, tanto el departamento de compras como el de contabilidad,
proceden a verificarlas como sigue;

El departamento de compras compara unidades; precios, clase, calidad,


etc., contra la copia del pedido de compras, notas de remisin y copia de la factura
del proveedor, sellando la copia de factura donde constara:

a) fecha de recepcin de mercancas


b) fecha del pedido
c) Fecha de la promesa de entrega del proveedor
d) Firma de quien verifico

112

El departamento de contabilidad, con la copia de la factura verificada por


compras, pedido al proveedor y nota de entrada al almacn, proceder a verificar
los clculos, ajustndola con el proveedor por concepto de descuentos, fletes.

a) numero de la pliza de contabilidad


b) firmad e quien autoriza el pago de la factura
c) numero de cheque a favor del proveedor
d) firma de quien verifico.
Registro de la compra, contabilidad, con la factura verificada, requisicin,
pedido y nota de entrada al almacn, procede registro correspondiente, cargando
ala cuanta de almacn si tiene procedimiento de inventario Perpetuo, compras
si tiene procedimiento analtico y la cuenta mercancas generales, si tiene
procedimiento global, en todo caso, con cargo ala cuenta impuesto al valor
agregado por acreditar, con abono a Proveedores.

Al efectuar el pago, se cargan proveedores, con abono a bancos.

Ajustes a compras, las compras pueden ser objeto de ajustes, por concepto
de:

a) Devoluciones sobre compra: las tramitara el departamento de compras,


quien expedir nota de devolucin de mercancas por cuadruplicado
con numeracin progresiva; original para el proveedor; duplicado para
contabilidad, triplicado APRA almacn y cuadruplicado para el
departamento de compras.

b) Rebajas sobre compra: con la intervencin del departamento de


compras y vigilancia del departamento de Finazas o funcionario
encargado para ello, con la informacin correspondiente a contabilidad

113

c) Descuentos sobre compra: igual que las rebajas, intervendr el


departamento de compras, finanzas o funcionario con el reporte
correspondiente al departamento de contabilidad.

Inventario

En el departamento de almacn, se llevara control de unidades tanto de


entradas, como de salidas y existencias para clase de artculo.

La fuente de informacin para el registro tanto en contabilidad, como en el


departamento de almacn, deber ser distinto, de tal forma que las facturas de
compra, pedido de compra y notas de entrada al almacn, (que estarn
numeradas progresivamente), servirn a contabilidad para los cargos a la cuenta
de almacn; las notas de remisin del proveedor servirn para anotar las entradas
en unidades del departamento de almacn.

Para los crditos o abonos en contabilidad, se tomaran las copias de


facturas de venta y copias de las notas de salida de almacn; para anotar las
salidas de unidades en el departamento de almacn, se tomaran las notas
firmadas de salidas de almacn, as como las notas de entrega o embarque, todas
ellas numeradas progresivamente.

Para los inventarios de mercancas en comisin y consignacin, podr


establecerse un sistema de inventarios perpetuo tanto paras las operaciones en
comisin, como para las operaciones en consignacin.

Autorizacin de compra, produccin y venta de inventarios.

El control de entradas, ser controlado por las compras y produccin; el


control de salidas; ser el control de las ventas: luego entonces, para el control de
compras requiere:

114

a) pedido de compra al proveedor requisitadab) orden de compra requisitada


c) orden de produccin requisitada
d) recepcin de unidades por el almacenista
e) nota de entrada al almacn requisitada
f) nota de remisin del proveedor
g) factura del proveedor
h) registro de compra

Para el control de ventas se requiere:

a) pedido del cliente requisitada


b) orden de entrega u
c) orden de embarque
d) nota de remisin de venta
e) factura de venta
f) registro de ventas

Todas las operaciones de compra, produccin y venta debern sujetarse a


rutinas que aseguren la integridad y calidad del inventario, de tal forma que las
operaciones estarn autorizadas desde su origen por funcionarios y empleados
designados para ello.

Inventarios fsicos peridicos. Para descubrir errores, irregularidades,


equivocaciones, robos, etc., mediante la comparacin del inventario fsico contra el
auxiliar de la cuenta del libro mayor almacn

La forma del inventario fsico se sujetara a instrucciones por escrito segn


instructivo, observando indicaciones, tales como:

a) el recuento sea ordenado

115

b) el recuento se har peridicamente


c) de preferencia cuando el movimiento de almacn sea menor
d) el recuento se har con personal que conozcan las mercancas
e) se calificara el estado de conservacin y antigedad

Al departamento de almacn, solo tendr acceso el personal de dicho


almacn, quien deber estar afianzado; resulta prctico asegurar el inventario con
una compaa aseguradora, contra, robo e incendio; tambin se tomaran medidas
para el cierre absoluto de bodegas en horas y das no laborables, y la vigilancia
efectiva de veladores y guardianes.

El recuento fsico del inventario, deber compararse con el mximo o


mnimo que indican las tarjetas del auxiliar de almacn, para poder determinar y
efectuar un control administrativo y tomar las decisiones acertadas para alcanzar
los objetivos de la empresa.

Conciliacin Bancaria

La conciliacin bancaria es la tarea de cotejar las anotaciones que figuran


en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de
las diferencias.

La conciliacin consiste en verificar la igualdad entre las anotaciones


contables y las constancias que surgen de los resmenes bancarios, efectuando el
cotejo mediante un bsico ejercicio de control, basado en la oposicin de intereses
entre la empresa y el banco.

La conciliacin bancaria no es un registro contable, es una herramienta de


control. Las diferencias generalmente se generan al haber demoras en registrar
algunas operaciones por falta de informacin.

116

Uno de los casos ms comunes es cuando la empresa entrega un cheque a


un tercero. Inmediatamente lo contabiliza en sus registros y en el libro banco, pero
el banco recin lo har cuando el beneficiario se presente a cobrarlo o lo deposite.
Esta diferencia se conoce con el nombre de cheque pendiente o cheque no
debitado.

Otro caso de diferencias se da cuando la empresa deposita cheques. sta


los registra en seguida en el libro banco, pero la acreditacin por parte del banco
no es inmediata, ya que estos cheques entran en el canje interno (depsitos de
cheques contra el mismo banco pero sobre otras plazas), clearing bancario o pase
por cmaras compensadoras (cheques de otros bancos). Esta diferencia se
denomina depsitos en trnsito o depsitos no acreditados.

Las notas de dbito bancarias y las notas de crdito bancarias son emitidas
por el banco y tambin originan diferencias. Los dbitos y crditos que el banco
efecta en la cuenta corriente del cliente no son registrados por diversos motivos:

Por no haber recibido la nota de dbito o crdito.

La nota de dbito o crdito fue recibida pero an no se contabiliz.


Por que el banco no emite la nota de dbito, sino que directamente hace el
cargo en la cuenta, y el cliente se informa cuando recibe el resumen de cuenta. Es
el caso de algunos conceptos como los gastos de mantenimiento, de impresin de
cheques, comisiones por cheques rechazados, y tambin los impuestos que
graben estos servicios.

Tambin puede ocurrir que la diferencia entre los registros de la empresa y


el banco se deban a errores u omisiones cometidas por cualquiera de ellos. Estas
s son diferencias reales que deben corregirse si son de la empresa o reclamarse
al banco si el error es suyo. Los errores ms frecuentes que cometen los
cuentacorrentistas son:

117

Registrar una boleta de depsito, cheque, nota de dbito o crdito por un


importe distinto al correcto. Omitir de registrar algunos de los comprobantes
detallados en el punto anterior. Errores al calcular los saldos del libro banco.
cuando la empresa posee varias cuentas corrientes, equivocarse y contabilizar un
movimiento en una cuenta corriente que no corresponde. El banco puede cometer
los mismos errores.

En resumen: DIFERENCIAS Por falta de informacin cheques pendientes


depsitos en trnsito dbitos o crditos no contabilizados Errores u omisiones de
la empresa del banco Conciliacin. Elementos necesarios:

Extracto bancario
Libro banco
Conciliacin del perodo anterior
Pasos:

Se confronta el extracto bancario con el libro banco, teniendo presente que


los dbitos del extracto sern los crditos en el libro banco y viceversa.

Esta tarea se hace partida por partida, haciendo una tilde en ambos
registros cuando coinciden. Identificar las partidas sin tilde, puesto que ellas son el
origen de las diferencias. Luego se determina qu clase de diferencias son
(cheques pendientes, depsitos no acreditados, notas de dbito o crdito no
contabilizados, errores u omisiones). Se realiza la conciliacin propiamente dicha
a los efectos de dejar constancia del trabajo realizado.

Se debe tener presente que el objetivo es compensar las diferencias para


llegar a saldos iguales. Para realizar esta conciliacin es indistinto partir del saldo
del extracto bancario para llegar al saldo del libro banco, o partir del saldo en el
libro banco para llegar al saldo del extracto bancario.

118

Si el subtotal coincide con el saldo del resumen bancario, la conciliacin ha


terminado. Si el subtotal no coincide an existen diferencias, y corresponde revisar
todo el procedimiento. Esta minuta se archiva junto con los extractos como
comprobante que justifica las diferencias. Si se realiza la conciliacin bancaria
partiendo del saldo en el extracto bancario, los conceptos que anteriormente se
sumaron se restan, y los conceptos restados se suman. Registro de las diferencias.
Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan
(diferencias temporales), no es necesario realizar ningn registro.

Ejemplos de estas diferencias son: cheques pendientes, depsitos sin


acreditar, etc. Si, en cambio, nos encontramos con diferencias que son
permanentes, se debe realizar el asiento que corresponda. Ejemplos de estas
diferencias son: notas de dbito o crdito no contabilizadas, errores u omisiones
de la empresa.

Una ves que se establecieron los controles de cada departamento, la


funcin del contador ser la de revisar que todos los controles estn debidamente
aplicados.

El contador ser la de auditor interno, revisara departamento por


departamento que se este cumpliendo debidamente los controles, en ventas,
revisara consecutivo de facturas, con recibos de caja, recibos fiscales y vales de
almacn. Que todas las ventas sean surtidas, el da de su facturacin.

En compras revisara, que se le de entrada al material adecuadamente,


revisar facturas pagadas a proveedores que existan las originales y de no serlo
exigir al proveedor sus documentos, revisin de las mercancas, verificar que
efectivamente estn autorizados los pedidos de compra.

119

CONCLUSIN

Hoy en da es muy importante estar a la vanguardia en cuanto a tecnologa


se trata, ya que vivimos en un mundo de grandes avances tecnolgicos, y nos
vemos obligados a vivir actualizados en todos los avances que nos pueden apoyar
a realizar nuestro trabajo ms fcil.

Y qu mejor que aplicar la tecnologa enfocada a nuestra carrera para


facilitrnosla y al mismo tiempo explotarla al mximo para obtener mejores
resultados profesionales en nuestra vida laboral.

Es por eso que eleg realizar esta monografa sobre la implementacin de


un sistema contable en lnea, que como pudimos ver nos facilita todas las
actividades en nuestro campo laboral, ahorrndonos tiempo y esfuerzo para
elaborar los asientos contables y aprovechar a realizar otras actividades que
tambin apoyen a nuestra profesin para obtener un mejor desempeo dentro de
la empresa en la que estemos laborando.

Como pudimos notar debemos tener bien en claro los controles internos
que vamos a revisar dentro de la empresa, tomando en cuenta los puntos ms
importantes de cada departamento, para no tener fallas, que posteriormente
repercutan en la generacin de la informacin. Otros aspectos que debemos de
tomar en cuenta es la presentacin de la informacin en los estados financieros de
acuerdo a la informacin que nos ofrece el sistema mediante reportes emitidos por
el mismo.

Toda esta informacin emitida en los estados financieros es obtenida


gracias a la gua contabilizadora que como vimos anteriormente es un manual
donde se plasman todas las operaciones contables que se realizan en la empresa
para que el contador de la empresa no sea tan indispensable en cierto momento
que no se encuentre presente en la empresa.

121

Para que una empresa implemente un sistema de contabilidad en lnea


debe de mantener cierto orden al momento de poner en marcha el sistema ya que
debe de recaudar toda la informacin necesaria y ponerla a prueba para que la
implementacin sea satisfactoria y no presente inconsistencias al momento de
operar. Tambin es muy importante la buena identificacin de actividades que se
realizan dentro de la empresa para proporcionar los privilegios a los usuarios que
vayan a procesar la informacin que se va a generar dentro del sistema.

Lo anterior es muy importante para que los privilegios que se le otorgan a


cada usuario sean los nicos que funcionaran para realizar las actividades que le
correspondan a su departamento. Porque en ocasiones si las seguridades no
estn bien asignadas pueden perjudicar acciones de un departamento al que no
corresponden.

Y con todos estos puntos que se vieron podemos concluir que el Licenciado
en Contadura cambia su papel dentro de la empresa de solo registrar a analizar y
verificar todos los procedimientos que se ejecutan dentro de la empresa y asi
cambiar su funcio como la de un auditor interno.

122

FUENTES DE INFORMACIN
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operaciones y controles. Mxico: Ecafsa

124

GLOSARIO

Normatividad- La normatividad es un conjunto de criterios o frmulas, con las que


se rige la conducta humana. Pueden ser stas de carcter voluntario, (del orden
moral) o pueden ser obligatorias (del orden jurdico).

Convergir- Concurrir a un mismo punto; Tender un grupo de cosas hacia un


mismo objetivo o finalidad.

Rentabilidad- En economa, el concepto de rentabilidad se refiere a obtener ms


ganancias que prdidas en un campo determinado. Incremento porcentual de
riqueza.

Transaccin- Compra o venta de algn instrumento financiero.

Perodo fiscal- Perodo contable de 12 meses respecto al cual se da la


informacin econmica de las actividades de la empresa para los efectos del pago
del impuesto sobre la renta.

Liquidez- En economa, la liquidez representa la cualidad de los activos para ser


convertidos en dinero efectivo de forma inmediata sin prdida significativa de su
valor.

Patrimonio- Conjunto de los bienes y derechos de los que alguno dispone; En


particular, aquellos legados por herencia.

Intrnseco- Inherente, propio o esencial de una cosa. Inseparable de la cosa en s.


Termino utilizado en economa para referirse al valor absoluto de un activo sin
tomar en cuenta su potencial productivo o comercial.

Dficit- Situacin en la que los gastos son mayores que los ingresos.

126

Supervit- Es aquella desigualdad de cuenta en que los ingresos superan a los


egresos.

Tangibilidad- Caracterstica que posee un producto de ser percibido por los


sentidos.

Homologar- resultado de la comparacin de datos entre distintas fuentes. Poner


en relacin de igualdad o semejanza dos cosas.

Capitalizacin- Operacin que permite determinar el valor futuro de una renta


actual o de una serie de rentas peridicas al tipo de inters aplicado a dichas
rentas.

Contingente- Contingente es todo aquello que puede ser o bien no ser: un evento,
un objeto, un sujeto o una accin contingente es algo que no es seguro ni
necesario.

127

INDICE DE FIGURAS
Figura 2.1 Usuarios de la informacin............................................................................ 47
Figura 3.1 Ciclo de la informacin................................................................................... 62
Figura 3.2 Diagrama de Ventas ..................................................................................... 79
Figura 3.3 Diagrama de Egresos .................................................................................... 80
Figura 3.4 Diagrama de Compras ................................................................................... 85

128

INDICE DE TABLAS

Tabla 3.1 Sistema Administrativo y Contable ............................................................... 76


Tabla 3.2 Gua Contabilizadora ..................................................................................... 102

129