Auditoria

mantenimiento
Qu son?,
realizarlas?

UTCV

Para

qu

de
sirven?,

Cmo

Contenido
0.

INTRODUCCIN............................................................................................. 2

1.

QU SIGNIFICAN CALIDAD Y EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO....................2

2.

LA AUDITORA DE MANTENIMIENTO..............................................................3

3.

LA GESTIN PERFECTA, LA EXCELENCIA EN MANTENIMIENTO......................4

4.

ESTUDIANDO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.......5

5.

ANLISIS DE LOS MEDIOS TCNICOS EMPLEADOS POR MANTENIMIENTO....7

6.

EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y EL PLAN DE MANTENIMIENTO...............8

7.

LA ORGANIZACIN DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO...............................9

Los procedimientos de mantenimiento..........................................................10

8.

ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN..................................................11

9.

ANALIZANDO EL STOCK DE REPUESTO.......................................................11

10.

EL ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE MANTENIMIENTO..........................12

11.

DOCUMENTACIN A PREPARAR PREVIAMENTE........................................13

12.

EL INFORME FINAL................................................................................... 14

13.

FRECUENCIA RECOMENDABLE PARA LA REALIZACIN DE AUDITORAS...16

14.

VALORES DE REFERENCIA DEL NDICE DE CONFORMIDAD......................16

15.

CONCLUSIONES....................................................................................... 16

1. INTRODUCCIN
Cuando la direccin de una empresa o el responsable del departamento se
plantea si la gestin que se hace del mantenimiento es el adecuado, la
respuesta puede ser SI, NO o REGULAR. Claro est que cualquiera de las tres
respuestas es insatisfactoria, porque entre cada una de ellas hay muchos
puntos intermedios de respuesta, y porque no informa sobre qu cosas
tendramos que cambiar para que la gestin del departamento pudiramos
considerarla excelente. La mejor solucin suele ser realizar una Auditora de
Mantenimiento, comparando nuestro departamento con un departamento
modlico, ideal, y determinar qu cosas nos separan de ese modelo. Podemos
contratar esta Auditora a una empresa externa, y tener la opinin de alguien
externo a la empresa, pero tambin es posible prepararla desde dentro.

2. QU SIGNIFICAN
MANTENIMIENTO

CALIDAD

EXCELENCIA

EN

La Calidad en la fabricacin de tornillos tiene un significado sencillo de

entender. Significa fabricar tornillos que alcancen las especificaciones
marcadas a un coste que permita obtener el beneficio deseado a la empresa
que los produce. Cuando hablamos de Calidad en el servicio que presta un
restaurante nos referimos a la satisfaccin que provoca en el cliente el
conjunto de alimentos y servicios disfrutados (decoracin, amabilidad, etc) en
relacin al dinero pagado, o dicho de otra forma, al cumplimiento de las
expectativas del cliente en lo que recibe en relacin a lo que tiene que abonar
por ello.
Cuando hablamos de Calidad o de Excelencia en mantenimiento, es
conveniente definir con exactitud a que nos estamos refiriendo. Por Calidad en
Mantenimiento debemos entender lo siguiente:
MAXIMA DISPONIBILIDAD AL MNIMO COSTE
Si desmenuzamos este ambicioso objetivo en pequeas metas menores, nos
encontramos que Mxima Disponibilidad al Mnimo Coste significa, entre otras
cosas:
Que dispongamos de mano de obra en la cantidad suficiente y con el
nivel de organizacin necesario.
Que la mano de obra est suficientemente calificada para cometer las
tareas que sea necesario llevar a cabo
Que el rendimiento de dicha mano de obra sea lo ms alto posible
Que dispongamos de los tiles y herramientas ms adecuadas para los
equipos que hay que atender

 Que los materiales que se empleen en mantenimiento cumplan los

requisitos necesarios
Que el dinero gastado en materiales y repuestos sea el ms bajo posible
Que se disponga de los mtodos de trabajo ms adecuados para
acometer las tareas de mantenimiento
Que las reparaciones que se efecten sean fiables, es decir, no vuelvan
a producirse en un largo periodo de tiempo
Que las paradas que se produzcan en los equipos como consecuencia de
averas o intervenciones programadas no afecten al Plan de Produccin,
y por tanto, no afecten a nuestros clientes (externos o internos)
Que dispongamos de informacin til y fiable sobre la evolucin del
mantenimiento que nos permita tomar decisiones.

3. LA AUDITORA DE MANTENIMIENTO
Realizar una Auditora de Mantenimiento no es otra cosa que comprobar CMO
se gestiona cada uno de los 10 puntos indicados anteriormente. El objetivo que
se persigue al realizar una Auditora no es juzgar al responsable de
mantenimiento, no es cuestionar su forma de trabajo, no es crucificarle: es
saber en qu situacin se encuentra un departamento de mantenimiento en un
momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar qu acciones
son necesarias para mejorar los resultados. Claro est que hay que diferenciar
entre Auditoras Tcnicas y Auditoras de Gestin. Las primeras tratan de
determinar el estado de una instalacin. Las segundas, objeto de este artculo,
tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de
mantenimiento y de su forma de gestionar. Sancionar
El cuestionario que se propone consta de 105 preguntas, y curiosamente es
vlido para aplicarlo en empresas de muy diversa ndole, aunque a veces sern
necesarias pequeas modificaciones para adaptarlo mejor a la realidad de la
empresa auditada.
Cada una de las preguntas tiene 4 posibles valores: 3 si la respuesta a la
cuestin planteada es muy favorable, 2 si la situacin es mejorable, aunque
aceptable; 1 si la situacin es desfavorable y se hace necesario un cambio; y
0 si la respuesta es tan desalentadora como para considerar la situacin de
ese punto un autntico desastre. Calculando a continuacin el nmero de
puntos obtenido y dividiendo entre 315 (el mximo posible) puede obtenerse
un valor numrico, que expresado en % podramos llamar ndice de
Conformidad.
Todos aquellos puntos que alcanzan como resultado un 0 o un 1 deben
incluirse en un PLAN DE ACCIN, y transcurrido cierto tiempo, deben realizarse
una nueva auditora comprobando especialmente aquellos puntos que haban
obtenido un resultado desfavorable. Al cabo de unos meses la situacin de un

departamento ruinoso, desalentado, con unos resultados catastrficos puede

pasar milagrosamente a ser un departamento modlico. Y todo ello, sin
grandes cambios espectaculares, sin grandes reingenieras de proceso, sin
llegar a la conclusin de que es mejor destruirlo todo y construir las
instalaciones de nuevo, y sin necesidad de pensar que la culpa la tiene otro.
Claro, el punto ms importante de una Auditora de Mantenimiento es ese PLAN
DE ACCIN, en el que se identifican los problemas que se detectan en la
gestin del mantenimiento de una empresa, y como se propone solucionarlos.
Hay muchas formas de mejorar. La realizacin de una Auditora de
Mantenimiento no es un ungento mgico, no es el producto de un consultor
charlatn vendedor de humo. Es tan solo una forma ms de identificar
problemas y proponer soluciones.

4. LA GESTIN PERFECTA,
MANTENIMIENTO

LA

EXCELENCIA

EN

Es posible definir como debera ser un sistema perfecto de gestin? Desde

luego es posible tratar de marcar unas directrices de lo que debera ser una
gestin ideal o excelente, lo que podramos definir como una gestin de clase
mundial. Una vez definida, no tendremos ms que comparar esa gestin ideal
con la que se lleva a cabo en una planta concreta, y determinar as si cada uno
de los pequeos aspectos en que puede dividirse la gestin de la planta est
gestionado de la mejor forma posible. Todos aquellos puntos que se aparten de
esa gestin excelente sern puntos de mejora.
El esquema que proponemos para definir esa gestin ideal o de clase mundial
y para comparar posteriormente esa gestin ideal del mantenimiento con la
que se realiza en una planta concreta, es el siguiente:
A. Determinar los objetivos claves que se deben alcanzarse
B. Determinar los factores que afectan al cumplimiento de esos objetivos
C. Fijar un estndar de excelencia: cmo debera ser la gestin ideal de
cada uno de esos factores
D. Comprobar la situacin de cada uno de esos factores, elaborando y
contestando un cuestionario que nos permita detectar dnde la gestin
es acertada y dnde no lo es.
Comencemos, pues, por tratar de resumir los objetivos que veamos al principio
en cinco objetivos clave de un departamento de mantenimiento, de acuerdo a
lo que veamos en el apartado anterior:
El mantenimiento que se realice debe asegurar una vida til para toda la
planta y para cada uno de sus elementos lo ms larga posible

 La disponibilidad de la planta debe alcanzar al menos el valor

determinado como objetivo
La capacidad de produccin debe alcanzar al menos el valor
determinado como objetivo
El consumo de materias primas y otros recursos no debe superar un
mximo determinado
Todo lo anterior (vida til, disponibilidad, capacidad y consumo de
materias primas) debe alcanzarse al coste ms bajo posible.
Veamos ahora los factores que influyen en la consecucin de esos objetivos, y
establezcamos la situacin ideal para cada uno de ellos.

5. ESTUDIANDO EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO

DE MANTENIMIENTO
En lo referente al personal, los factores relevantes que influyen en la
consecucin de los objetivos anteriormente expuestos son la organizacin, la
formacin , el rendimiento y el clima laboral.
En cuanto a la organizacin, el organigrama del rea de mantenimiento debe
garantizar el mnimo tiempo de respuesta desde que se detecta un problema
hasta que se interviene en l, y desde ese momento hasta la resolucin total
del problema; que no se dependa en exceso de personas concretas (nivel de
imprescindibilidad); que existe personal para realizar el mantenimiento
programado incluso ante una carga inesperada de mantenimiento correctivo; y
que la cantidad de horas extraordinarias generadas no superar el mximo
legal permitido.
En cuanto a formacin, debe exigirse al personal que tenga una formacin
previa a la incorporacin adecuada; que recibe una formacin inicial que le
permite desarrollar su trabajo con total garanta; y que recibe una formacin
continua para mejorar sus conocimientos tanto del rea de mantenimiento
como de otras reas.
En cuanto a la polivalencia, un mantenimiento ideal es aquel en el que su
personal es totalmente polivalente, tanto en lo referente a las diferentes
especialidades del rea de mantenimiento (mecnica, electricidad,
instrumentacin, etc) como en lo referente a otras reas (operacin, control
qumico, seguridad, etc)
En cuanto al rendimiento, el rea de mantenimiento est gestionado de forma
excelente si se dedica el mnimo tiempo posible a tareas improductivas,
definiendo como tales todas aquellas que no suponen la intervencin directa
en un equipo. El hecho de que sean consideradas tareas improductivas no
quiere decir que no sean necesarias; nicamente quiere decir que es posible

optimizar la cantidad de tiempo que se les dedica. Las tareas improductivas

ms habituales son los traslados internos en la planta, el tiempo de
diagnstico, la preparacin de materiales y herramientas, los tiempos muertos
por razones burocrticas (permisos, etc), retrasos en la entrada, tiempos
adicionales de descanso, etc. El rendimiento tambin esta relacionado con la
proporcin entre el tiempo empleado realmente en la realizacin de una orden
de trabajo y el tiempo terico que debera tardarse en realizarla.
Un mantenimiento excelente tiene unos altos valores de rendimiento del
personal
Por ltimo, un departamento de mantenimiento ideal es aquel en el que los
tcnicos se sienten reconocidos en su trabajo, sienten que tienen posibilidades
de promocin dentro de la empresa, siente que la empresa se preocupa por su
bienestar, se sienten satisfechos con su horario, se consideran bien retribuidos,
el personal est comprometido con su trabajo y se identifica con los objetivos
de la empresa, tiene un buen concepto de sus mandos, y en general,
consideran que el ambiente personal en el departamento de mantenimiento es
agradable. Como consecuencia de ese buen ambiente, tanto el nivel de
absentismo como el nivel de rotacin no deseada del personal de
mantenimiento es bajo.
El nmero de preguntas que se proponen, un total de 28, casi la cuarta parte
de la auditoria, ya expresa por s solo la importancia que tiene el personal en
un departamento de mantenimiento:
1. El organigrama de mantenimiento garantiza la presencia de
personal de mantenimiento preparado cuando se necesite, de la
forma ms rpida posible?
2. Hay personal que pueda considerarse imprescindible cuya
ausencia afecta a la actividad normal del rea de mantenimiento?
3. El organigrama garantiza que habr personal disponible para
realizar mantenimiento el mantenimiento programado, incluso en el
caso de un aumento del mantenimiento correctivo?
4. El nmero de horas extraordinarias que se genera en el rea de
mantenimiento es habitualmente superior al mximo legal
autorizado?
5. La capacitacin previa que se exige al personal del rea de
mantenimiento es la adecuada?
6. Se realiza una formacin inicial efectiva cuando se incorpora un
nuevo trabajador al rea de mantenimiento?
7. Hay un plan de formacin para el personal de mantenimiento?
8. Este plan de formacin hace que los conocimientos en el
mantenimiento de la central mejoren?

9. El plan de formacin hace que los conocimientos en otras reas de

la central (operaciones, seguridad, medioambiente, administracin,
etc) mejoren?
10.El personal de mantenimiento mecnico puede realizar tareas
elctricas o de instrumentacin sencillas?
11.El personal de mantenimiento mecnico puede realizar tareas
elctricas o de instrumentacin especializadas?
12.El personal de mantenimiento elctrico puede realizar tareas
mecnicas sencillas?
13.El personal de mantenimiento elctrico puede realizar tareas
mecnicas especializadas?
14.El personal de mantenimiento est capacitado para trabajar en otras
reas (operaciones, seguridad, control qumico, etc)?
15.Se respeta el horario de entrada y salida?
16.Se respeta la duracin de los descansos?
17.La media de tiempos muertos no productivos es la adecuada?
18.Los tiempos de intervencin se ajustan a la duracin terica
estimable en que podran realizarse los trabajos?
19.El personal de mantenimiento se siente reconocido en su trabajo?
20.El personal de mantenimiento siente que la empresa se preocupa de
sus necesidades para poder realizar un buen trabajo?
21.El personal de mantenimiento considera que tiene proyeccin
profesional dentro de la empresa?
22.El personal de mantenimiento se siente satisfecho con su horario?
23.El personal de mantenimiento se considera bien retribuido?
24.El personal de mantenimiento est comprometido con los objetivos
de la empresa?
25.El personal de mantenimiento tiene un buen concepto de sus
mandos?
26.El personal de mantenimiento considera que el ambiente del
departamento de mantenimiento es agradable?
27.El nivel de ausentismo entre el personal de mantenimiento es bajo?
28.El nivel de rotacin entre el personal de mantenimiento es bajo?

6. ANLISIS DE LOS MEDIOS TCNICOS EMPLEADOS

POR MANTENIMIENTO
En lo referente a los medios tcnicos, los factores que condicionan un buen
mantenimiento son los siguientes:

Las herramientas
El taller
Los sistemas de comunicacin
El transporte
Los medios de elevacin

Sobre las herramientas disponibles, un departamento de mantenimiento ideal

es aquel que cuenta con todo lo necesario en las diferentes sub reas del
mantenimiento (herramientas para trabajos mecnicos, elctricos, de
instrumentacin, trabajos de taller, para mantenimiento predictivo, etc.); es
aquel en el que las herramientas se encuentran en buen estado; en el que los
equipos de medida se encuentran debidamente calibrados. Existe adems un
inventario de herramienta que se comprueba peridicamente, de forma que
coincide lo que realmente se tiene con lo que se supone que se tiene (lista de
herramienta).
Las preguntas a plantear sobre las herramientas para comparar con el modelo
expuesto pueden ser las siguientes:
29.Las herramientas mecnicas se corresponden con lo que se
necesita?
30.Las herramientas elctricas se corresponden con lo que se necesita?
31.Las herramientas para el mantenimiento de la instrumentacin se
corresponden con lo que se necesita?
32.Las herramientas para el mantenimiento predictivo se corresponden
con lo que se necesita?
33.Las herramientas de taller se corresponden con lo que se necesita?
34.Los equipos de medida estn calibrados?
35.Existe un inventario de herramientas?
36.Se comprueba peridicamente el inventario de herramientas?
El taller de mantenimiento debe estar limpio y ordenado, y estar situado en el
sitio ms adecuado. Las preguntas que analizan el estado del taller pueden ser
las siguientes:
37.El taller est situado en el lugar apropiado?
38.Est limpio y ordenado su interior?
Los sistemas de comunicacin deben permitir una buena comunicacin interna
entre el personal del rea de mantenimiento, entre mantenimiento y otras
reas, y entre mantenimiento y el exterior (proveedores, contratistas).
39.Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin interna que
se necesitan?
40.Mantenimiento dispone de los medios de comunicacin con el
exterior que se necesitan?
Los medios de transporte de personas deben garantizar que los tiempos
muertos para los desplazamientos internos son los ms bajos posibles. En
cuanto al transporte de materiales, debe contarse con los medios suficientes
para elevarlos y trasladarlos, lo que incluye puentes gra, polipastos,
diferenciales, carretillas elevadoras, furgonetas, etc.

Las cuestiones que se pueden plantear relativas al transporte pueden ser las
siguientes:
41.Se dispone de los medios de transporte que se necesitan?
42.Se dispone de los medios de elevacin que se necesitan (carretillas
elevadoras, carretillas manuales, polipastos, puentes gra,
diferenciales, etc)

7. EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y EL PLAN DE

MANTENIMIENTO
En lo referente al Plan de Mantenimiento, los factores que afectan a los
objetivos claves son tres:
La existencia de un plan de mantenimiento
El contenido del Plan
Su realizacin efectiva o puesta en prctica
As, una planta industrial ideal o modlica debe haber elaborado un plan de
mantenimiento que incluya todas las reas y equipos significativos de la
planta, y que incluya una programacin detallada de cada una de las tareas
que en l se contemplan. Esa programacin, adems, debe cumplirse.
El contenido de este plan debe respetar las instrucciones de los fabricantes de
los diversos equipos, y adems, debe estar orientado a evitar los fallos
potenciales de la planta y sus consecuencias.
Por ltimo, debe realizarse efectivamente lo que en este plan se dice (un plan
de mantenimiento puede ser maravilloso, pero absolutamente ineficaz si no se
lleva a cabo).
Las preguntas relativas al Plan de Mantenimiento pueden ser las siguientes:
43.Existe un plan de mantenimiento que afecte a todas las reas y
equipos significativos de la planta?
44.Hay una programacin de las tareas que incluye el plan de
mantenimiento (est claro quien y cuando se realiza cada tarea)?
45.La programacin de las tareas de mantenimiento se cumple?
46.El Plan de mantenimiento respeta las instrucciones de los
fabricantes?
47.Se han analizado los fallos crticos de la planta?
48.El Plan est orientado a evitar esos fallos crticos de la planta y/o a
reducir sus consecuencias?
49.El plan de mantenimiento se realiza?

8. LA
ORGANIZACIN
CORRECTIVO

DEL

MANTENIMIENTO

En lo referente a la organizacin del mantenimiento correctivo los factores que

debemos estudiar son los siguientes:

La proporcin entre mantenimiento programado y correctivo,

El nmero de averas repetitivas,
El sistema de asignacin de prioridades,
El nmero de averas que deben solucionarse de forma urgente,
La rapidez en la resolucin de averas,
El nmero de averas pendiente
La realizacin de anlisis de fallos.

En un departamento de mantenimiento ideal, la proporcin entre el

mantenimiento programado y el correctivo es tal que la carga de trabajo
correctiva no programada no supone ms del 30% de las horas/hombre
dedicadas a mantenimiento. El nmero de averas repetitivas debe ser inferior
al 5% del total de rdenes de trabajo correctiva que se generan
mensualmente, o dicho de otro modo, las reparaciones que se realizan deben
ser fiables. Desde que se comunica una avera hasta la resolucin total de sta,
la media del tiempo empleado debe ser inferior a 20 das.
Debe estar establecido un sistema para la asignacin de prioridades, de
manera que se garantice que se van a atender en primer lugar aquellas
incidencias que tengan mayor repercusin en los resultados de la planta.
Adems, el nmero de averas que tengan el mayor nivel de prioridad (averas
urgentes) debe ser bajo, menor del 5% del total de rdenes de trabajo
correctivas. En una planta con una gestin excelente en el rea de
mantenimiento el nmero de averas pendiente es bajo, y est perfectamente
justificada la razn por la que todas las averas pendientes no pueden
repararse inmediatamente (plazo de entrega de un material, es necesaria la
parada de la planta, se va a realizar junto con otras, etc). Al menos de aquellas
averas que han podido afectar a la disponibilidad, potencia o consumo de la
planta se ha realizado un anlisis y se han adoptado medidas para que no
vuelvan a producirse.
Las preguntas que se pueden plantear para comprobar la excelencia de la
organizacin del mantenimiento correctivo son las siguientes:
50.La proporcin entre horas/hombre dedicadas a mantenimiento
programado y mantenimiento correctivo no programado es la
adecuada?
51.El nmero de averas repetitivas es bajo?
52.El tiempo medio de resolucin de una avera es bajo?
53.Hay un sistema claro de asignacin de prioridades?
54.Este sistema se utiliza correctamente?

55.El nmero de averas con el mximo nivel de prioridad (o averas

urgentes) es bajo?
56.El nmero de averas pendientes de reparacin es bajo?
57.La razn por la que las averas pendientes estn pendientes est
justificada?
58.Se realiza un anlisis de los fallos que afectan a los resultados de la
planta?
59.Las conclusiones de estos anlisis se llevan a la prctica?

Los procedimientos de mantenimiento

En lo referente a los procedimientos de mantenimiento, es necesario que todas
las tareas habituales estn detalladas en procedimientos. Esos procedimientos
deben ser claros, y describir paso a paso todo lo que hay que ir haciendo antes,
durante y despus de la tarea. Adems, estos procedimientos deben ser
seguidos, esto es, cuando se realiza una tarea debe seguirse el procedimiento
aprobado. Por ltimo, los procedimientos deben ser revisados y actualizados,
buscando mejorarlos.
Las cuestiones que pueden plantearse en referencia a los procedimientos de
mantenimiento y su uso pueden ser las siguientes:
60.Todas las tareas habituales de mantenimiento estn recogidas en
procedimientos?
61.Los procedimientos son claros y perfectamente entendibles?
62.Los procedimientos contienen toda la informacin que se necesita
para realizar cada tarea?
63.El personal de mantenimiento recibe formacin en estos
procedimientos, especialmente cuando se producen cambios?
64.El proceso de implantacin de un nuevo procedimiento es el
adecuado?
65.Cundo el personal de mantenimiento realiza una tarea utiliza el
procedimiento aprobado?
66.Los
procedimientos
de
mantenimiento
se
actualizan
peridicamente?

9. ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN

En lo referente a la gestin de la informacin que se genera en mantenimiento,
los factores que afectan a los objetivos clave son: uso y tratamiento de las
rdenes de trabajo, el sistema de informacin empleado y el uso que se hace
de l y los informes que genera mantenimiento.
En cuanto al uso y tratamiento de rdenes de trabajo, el formato de orden
debe ser adecuado: fcil de cumplimentar, sin apartados superfluos o intiles,
y que contengan todos los datos valiosos para su posterior anlisis.
Posteriormente, estas rdenes deben ser introducidas en el sistema de

informacin (que no tiene por qu ser necesariamente un software de

mantenimiento, puede ser una sencilla libreta o una hoja de clculo) para
poder disponer de la informacin generada en cada orden y para su anlisis. En
cuanto al sistema de informacin, debe suponer una baja carga burocrtica y
debe aportar informacin til para la toma de decisiones. Los informes que
genera mantenimiento deben ser sencillos, claros y aportar informacin, no
datos.
Las cuestiones que pueden plantearse sobre la informacin generada en
mantenimiento pueden ser las siguientes:
67.Todos los trabajos que se realizan se reflejan en una orden
trabajo?
68.El formato de esta orden de trabajo es adecuado?
69.Los operarios cumplimentan correctamente estas rdenes?
70.Las rdenes de trabajo se introducen en el sistema informtico?
71.El sistema informtico de mantenimiento resulta adecuado?
72.El sistema informtico supone una carga burocrtica importante?
73.El sistema informtico aporta informacin til?
74.El sistema informtico aporta informacin fiable?
75.Los mandos de mantenimiento consultan habitualmente
informacin contenida en el sistema?
76.Los operarios de mantenimiento consultan habitualmente
informacin contenida en el sistema?
77.Se emite un informe peridico que analiza la evolucin
departamento de mantenimiento?
78.El informe aporta informacin til para la toma de decisiones?

10.

de

la
la
del

ANALIZANDO EL STOCK DE REPUESTO

En lo referente a repuestos y materiales, los factores a analizar son la lista de

repuesto que se mantiene en stock, el criterio de seleccin de esta lista, el
inventario, el orden y la limpieza del almacn, su ubicacin, el almacenamiento
y la conservacin de las piezas y las comprobaciones que se realizan para
saber si alcanzan la calidad adecuada. Un departamento ideal debe haber
estudiado los repuestos que es necesario mantener en stock para conseguir y
haber elaborado una lista con el repuesto que se considera necesario que
mantener en stock. Los criterios para elaborar esa lista deben ser vlidos y
coherentes. Debe comprobarse peridicamente que lo contenido en esa lista
realmente est en el almacn. La lista, adems, puede y debe variar con el
tiempo, para adaptarse a los resultados que se van obteniendo. El almacn
debe estar perfectamente ordenado y limpio, y debe ser fcil localizar
cualquier pieza incluso si el personal habitual del almacn no est presente.
Las condiciones de almacenamiento deben ser las correctas para cada pieza.
Debe comprobarse que las piezas que hay en el almacn alcanzan las
especificaciones, mediante controles efectuados al recibirlos.

Las cuestiones que pueden plantearse sobre el repuesto pueden ser las
siguientes:
79.Se ha elaborado una lista de repuesto mnimo que debe permanecer
en stock?
80.Los criterios empleados para elaborar esa lista son vlidos?
81.Se comprueba peridicamente que se dispone de ese stock?
82.La lista de stock mnimo se actualiza y mejora peridicamente?
83.Se realizan peridicamente inventarios de repuesto?
84.Los movimientos del almacn se registran en el sistema informtico?
85.Coincide lo que se cree que se tiene (segn los inventarios y el
sistema informtico) con lo que se tiene realmente?
86.El almacn est limpio y ordenado?
87.El almacn est situado en el lugar adecuado?
88.Es fcil localizar cualquier pieza?
89.Las condiciones de almacenamiento son correctas?
90.Se realizan comprobaciones del material cuando se recibe?
(RENOVETEC, 2009)

11.
EL
ANLISIS
MANTENIMIENTO

DE

LOS

RESULTADOS

DE

En lo referente a los resultados conseguidos, los factores ms importantes son

la disponibilidad, el tiempo medio entre fallos, el nmero de emergencias, el
tiempo medio de reparacin, el nmero de averas repetitivas, el gasto en
repuestos y el nmero de horas/hombre invertido en mantenimiento. En un
mantenimiento ideal todos estos parmetros alcanzan un valor ptimo, y
adems, la evolucin en un periodo significativo (un ao, por ejemplo), es
positiva.
Las cuestiones que pueden plantearse son las siguientes:
91.La disponibilidad media de los equipos significativos es la adecuada?
92.La disponibilidad media de la planta es la adecuada?
93.La evolucin de la disponibilidad es positiva (est aumentado la
disponibilidad)?
94.El tiempo medio entre fallos en equipos significativos es el
adecuado?
95.La evolucin del tiempo medio entre fallos en equipos significativos
es positiva?
96.El nmero de O.T. de emergencia es bajo?
97.El nmero de O.T. de emergencia est descendiendo?
98.El tiempo medio de reparacin en equipos significativos es bajo?
99.El tiempo medio de reparacin en equipos significativos est
descendiendo?
100. El nmero de averas repetitivas es bajo?
101. El nmero de averas repetitivas est descendiendo?

102. El nmero de horas/hombre invertidas en mantenimiento es el

adecuado?
103. El nmero de horas/hombre invertidas en mantenimiento est
descendiendo?
104. El gasto en repuestos es el adecuado?
105. El gasto en repuestos est descendiendo?

12.

DOCUMENTACIN A PREPARAR PREVIAMENTE

Antes de realizar una Auditora de Mantenimiento, es necesario preparar una

serie de documentos, cuyo anlisis constituir una parte del trabajo del
encargado de realizarla. No obstante, el trabajo ms importante del auditor es
el que hace en campo, en los equipos, en los almacenes y con el personal de
mantenimiento.
Una diferencia muy importante entre las auditorias que se proponen en este
artculo para comprobar la calidad del servicio de mantenimiento y las
auditorias internas realizadas para obtener o mantener la acreditacin ISO
9000 es que la parte ms importante de estas ltimas es la revisin de la
documentacin, mientras que en la Auditoria propuesta la parte ms
importante es la evaluacin de cada una de las cuestiones en campo. La
documentacin a preparar se muestra en el siguiente cuadro:
DOCUMENTACIN
MANTENIMIENTO

PREPARAR

PARA

REALIZAR

UNA

AUDITORIA

DE

MANO DE OBRA
Organigrama. Categora, especialidad y funciones del personal
Calificacin del personal directo
Plan de formacin
Estadstica de ausentismo
MEDIOS TCNICOS
Inventario de herramientas
MTODOS DE TRABAJO
Lista de equipos que componen la planta o instalacin auditada
Plan de mantenimiento de los equipos significativos
Gamas de mantenimiento realizadas (hojas rellenas) en un periodo
determinado
Lista de Equipos Crticos de la planta
Procedimientos de trabajo habituales
Informes mensuales de mantenimiento
Listas de averas tpicas (sntomas, causa y solucin)
Lista de repuesto que hay en planta, y stock mnimo que se considera
necesario
Propuestas de mejora realizadas por mantenimiento

MATERIALES y SUBCONTRATOS
Lista de repuesto mnimo que se considera necesario tener en stock
Inventario de materiales en almacenes
Lista de materiales consumidos en un periodo determinado, valorados
RESULTADOS OBTENIDOS
Disponibilidad de planta
Indicadores de que se disponga
Coste Global de mantenimiento

13.

EL INFORME FINAL

Decamos que el objetivo principal de una Auditora de Gestin de

Mantenimiento es identificar todos aquellos puntos susceptibles de
optimizacin y proponer cambios organizativos y de gestin que supongan una
mejora del sistema de mantenimiento. Por tanto, el informe de la Auditora
debe describir la situacin en que se encuentra cada uno de los aspectos
analizados, haciendo especial mencin a aquellos puntos en los que se
detectan divergencias sobre el modelo de excelencia descrito anteriormente.
Adems, debe proponer los cambios necesarios para acercarse a ese modelo,
indicando incluso plazos y responsables para llevar a cabo estos cambios.
El ndice que podra tener ese informe final podra ser el siguiente:
1.
2.
3.
4.

5.
6.

7.

8.

Objeto
Alcance de la Auditora
Documentacin de referencia
Datos generales de la planta o instalacin
4.1.1. Caractersticas generales (productos, capacidad de produccin,
accionistas)
4.1.2. Grado de automatizacin
4.1.3. Antigedad de las instalaciones
4.1.4. Ubicacin geogrfica. Problemas derivados de esa ubicacin
4.1.5. Jornada de trabajo
Anlisis de la situacin actual
Mano de Obra directa
6.1.1. Cantidad
6.1.2. Calificacin
6.1.3. Organizacin
6.1.4. Rendimiento
Mano de Obra indirecta
7.1.1. Cantidad
7.1.2. Organizacin
7.1.3. Calificacin
Materiales
8.1.1. Repuesto mnimo
8.1.2. Almacenes (situacin, inventario, etc.)

8.1.3. Compras
9. Medios tcnicos
9.1.1. Talleres de mantenimiento
9.1.2. Herramientas
9.1.3. Plan de calibracin
9.1.4. Sistema informtico
10.Mtodos de trabajo
10.1.1.
Anlisis de equipos
10.1.2.
Plan de mantenimiento
10.1.3.
Plan de Formacin
10.1.4.
Procedimientos
11.Resultados obtenidos en mantenimiento
11.1.1.
Disponibilidad de equipos
11.1.2.
Anlisis de indicadores
11.1.3.
Costes. Anlisis de partidas
11.1.4.
Estado de las instalaciones
12.Seguridad
12.1.1.
Plan de seguridad
12.1.2.
Utilizacin de Equipos de Proteccin Individual
12.1.3.
Resultados en seguridad
12.1.4.
Impresiones sobre la seguridad de la planta
13.Tratamiento del impacto medioambiental
13.1.1.
Plan medioambiental
13.1.2.
Mentalizacin del personal sobre el impacto medioambiental
13.1.3.
Tratamiento de residuos
13.1.4.
Otros impactos y su tratamiento
14.INDICE DE CONFORMIDAD OBTENIDO
15.Resumen de los problemas detectados
16.Plan de Accin. Propuestas de mejora
17.Calendario de realizacin y responsables
18.Cuestionario de la auditora
La parte ms importante del informe corresponde a los apartados 6, 7 y 8,
donde se identifican problemas y se proponen soluciones. Es la parte del
informe que leer con mayor atencin la Direccin de la empresa, y ser la
base del trabajo de los responsables de mantenimiento durante el periodo
posterior a la Auditora.
El informe debe identificar como problemas detectados todos aquellos
aspectos cuya valoracin sea 0 o 1. Estos sern los puntos que se deben
tratar detalladamente en el apartado correspondiente al Anlisis de la situacin
actual.
Es importante que el Plan de Accin contemple, adems de las
recomendaciones o propuestas, un responsable para su realizacin y una fecha
mxima en la que deber llevarse a cabo cada una de las acciones propuestas.
La ausencia de este apartado destinado a definir plazos y responsabilidades
har que las acciones se diluyan y que no haya un compromiso claro para
implantar esas mejoras.

14.
FRECUENCIA
RECOMENDABLE
REALIZACIN DE AUDITORAS

PARA

LA

Realizar una Auditora de Mantenimiento puede ser una actividad puntual,

realizada una sola vez a lo largo de la vida de la empresa. Pero obviamente,
tiene mucho ms inters y sus resultados en la mejora de la planta son ms
rpidos y evidentes si la realizacin de Auditorias se convierte en una actividad
rutinaria, de carcter peridico.
Ciertamente, la periodicidad depender del tipo de empresa y de la situacin
de partida. Cuanto ms grande sea la empresa, o cuanto peor sea la situacin
de partida, ms recomendable resulta aumentar la frecuencia . De todas
formas, si se adopta como herramienta de mejora la realacin de Auditoras,
ser conveniente realizar un programa de en el que se reflejen las fechas de
realizacin. Al principio es recomendable que la frecuencia sea mayor, y a
partir de la 3 o la 4, en que las posibilidades de optimizacin son menores,
puede rebajarse enormemente la frecuencia.
Como frecuencias de referencia, pueden tomarse las siguientes:
Las 3 primeras, a intervalos de 3-4 meses
A partir de la 4, anuales

15.
VALORES DE
CONFORMIDAD

REFERENCIA

DEL

NDICE

DE

Con el cuestionario anterior, pueden establecerse los siguientes valores de

referencia:
< 40% de ndice de conformidad Sistema muy deficiente
40-60% de ndice de conformidad Aceptable pero mejorable
60-75% de ndice de conformidad Buen sistema de mantenimiento
75-85% de ndice de conformidad El sistema de Mantenimiento es muy
bueno
> 85% de ndice de conformidad El sistema de Mantenimiento puede
considerarse excelente

16.

CONCLUSIONES

Si alguien ha llegado leyendo hasta este punto, quizs tenga la sensacin de

que es complicadsimo y que aplicarlo no va a aportar nada til a su
departamento. Que sern necesarios muchos recursos para llevarlo a cabo y
que los resultados que se obtengan no van a compensar ese esfuerzo.
Completar este cuestionario puede suponer no ms de 1 da de trabajo de una
persona ajena a la planta, que aporte una visin que no est salpicada por el

da, y que no tenga ningn inters especial en ser especialmente crtico o

especialmente benevolente.
Con tan solo un par de das de trabajo, y quizs otro para redactar el informe y
proponer un Plan de Accin, es posible detectar montones de puntos de mejora
en la gestin de mantenimiento, que sin duda se traducirn en la obtencin de
unos mejores resultados, a veces incluso espectaculares. Por qu no probar?

17.

Bibliografa

Bibliografa
RENOVETEC. (2009). Auditoras de Mantenimiento. Mantenimiento Industrial, 525.