ASPECTOS BSICOS SOBRE EL FLUJO

DE INFORMACIN

Descripcin
Estimados aprendices a continuacin encontrarn una tabla de contenido en donde se especifica los pasos para la manipulacin del siguiente
material, en donde hallarn un apartado de resumen, palabras claves,
introduccin, una serie de contenidos y unas preguntas de reflexin y
para su facilidad de manejo el cursor lo ubicar en cada una de las vietas
a travs de las cuales podr navegar interactivamente en el documento.

Resumen
En las organizaciones se presentan diferentes formas para manejar informacin, desde el momento en que se crea una empresa se tiene en cuenta definir polticas las cuales colaboran especificando cmo ser el flujo de informacin, dentro de unos parmetros misionales. Los tres tipos de
flujo de informacin presentes en una compaa son: Informacin descendente, Informacin ascendente y la Informacin horizontal. Organizacionalmente pueden existir dos tipos de redes en
el manejo de la informacin, limitada o intermitente dependiendo de si es centralizada o descentralizada. Segn la escuela de sistemas, el hombre debe dar solucin a los problemas que se le
presenten en forma cooperativa y no individual, propendiendo por las redes descentralizadas.

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En las organizaciones se presentan diferentes formas para manejar la informacin; cuando se crea la empresa se definen las polticas que indican cmo manejar el flujo de la informacin.
Por ende, la planeacin adecuada del flujo de la informacin dentro de la compaa mejora: el desarrollo de los procesos, las relaciones internas y externas, y las formas de solucin de problemas, optimizando los recursos y tiempos de futuras estrategias a seguir.
Tipos de flujo de informacin
Segn Porret (2003), se denota tres tipos de flujo de informacin presentes en la compaa: informacin
descendente, informacin ascendente e informacin horizontal. De acuerdo con Porret (2003, p. 2) estas
son sus caractersticas:
En las organizaciones se presentan diferentes formas de manejo de la informacin, desde el momento
en que se crea la empresa se tiene en cuenta definir las polticas y estas colaboran en especificar, cmo
ser el flujo de informacin. No obstante, se debe considerar la planeacin del manejo de informacin y
su flujo dentro de la compaa, mejorando el desarrollo de los procesos, las relaciones internas, externas y las formas de solucin de problemas, optimizando recursos y tiempos en las decisiones y pasos a
seguir; conociendo de antemano cul es la ruta adecuada y destinada para hacerlo. Particularmente, se
menciona que el manejo del flujo de la informacin es tan importante como el flujo de materiales en la
compaa.

La informacin descendente: es el flujo de informacin que, siguiendo los escalones o niveles de la

estructura organizativa, lleva hasta la base del organigrama las polticas y las estrategias deseadas
por cspide, convertidas en rdenes que ejecutar, procedimientos que seguir, normas que aplicar,
etc. por los respectivos lderes oficiales.

Pregunta reflexin 1
Cul es la importancia que tiene el manejo de los diferentes tipos de flujo de
informacin por parte de un gerente?

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La figura 1, presentada por el autor, es un diagrama que ejemplifica el flujo de informacin interno organizado de manera jerrquica o clsica.

GERENCIA

Subgerencia financiera

Departamento de
presupuesto

Departamento de
contabilidad

Informacin descendente

Subgerencia administrativa

Departamento de
personal

Departamento de
mercadeo

Informacin ascendente

Subgerencia de operaciones

Departamento de
desarrollo de procesos

Departamento de
seguridad industrial

Informacin horizontal

La figura 1, Diagrama de la organizacin jerrquica o clsica del flujo de informacin. (Porret, 2003, p.3).
tipos de flujo de informacin presentes en una compaa, tambin, es necesario revisar uno de los principios de La Escuela de Sistemas Administrativos (1950), en el cual se expone que Organizacionalmente
pueden existir dos tipos de redes en el manejo de la informacin, adems esta se puede presentar de
forma abundante, limitada o intermitente dependiendo de si es centralizada o descentralizada. Segn la
Escuela de Sistemas, el hombre debe dar solucin a los problemas que se presenten en forma cooperativa y no individual propendiendo por las redes descentralizadas.

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En la figura 2, (mapa conceptual), se muestran algunas ventajas y desventajas sobre las redes centralizadas y descentralizadas.

Ventajas y desventajas de las redes centralizadas y descentralizadas

Figura 2. Elaborada por Giovanni Alexander vila Fonseca. Instructor del S.E.N.A de la norma Promover
la interaccin idnea con los dems, consigo mismo y con la naturaleza.

Despus de observar la figura 2, cabe aclarar que la informacin centralizada en una persona limita los
procesos; no ofrece una informacin global de los problemas y soluciones; adems, quienes participan no
se sienten empoderados ni necesarios en la compaa, lo cual puede traer inconvenientes a la organizacin

Conclusiones
La anterior informacin, ya trabajada, nos ofrece aspectos importantes sobre los flujos de informacin en
la compaa. Ahora, revisemos las siguientes recomendaciones prcticas para el manejo de la informacin y las comunicaciones.

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El manejo de informacin debe ser siempre por escrito, con ayuda de: formatos, formularios,
reportes, informes, medios magnticos, software ERP, DDS para planeacin y programacin del
sistema de informacin logstico. (Tener presente el programa libre Bonita Soft para la prctica del
manejo de informacin por niveles y roles.)
Siempre utilizar informacin clara, veraz, oportuna, adecuada y concreta; si hay dudas sobre el mensaje, preguntar hasta lograr el entendimiento de los mensajes a quienes se debe llevar la informacin.
En las compaas puede existir un departamento de comunicaciones que normalmente es el encargado de dar la informacin externa relevante, tambin, de divulgar las polticas, estrategias y
dems informacin necesaria de manera: cordial, con buena redaccin y prestando atencin a
todos los elementos visuales que acompaan lo escrito. Esto ltimo para facilitar que el mensaje
sea entendido con lo escrito y la forma grfica refuerce lo que se quiere comunicar.
Actualmente en las empresas la informacin fluye a travs de la Intranet o redes LAN que utilizan software como Outlook, Exchange, Netmeeting, ikogo. Tambin son efectivas y necesarias
otras aplicaciones como videoconferencias, audio conferencias, chats, video llamadas utilizadas
en programas como Skype, Elluminate, Messenger, entre otros; lo cual disminuye costos en papelera, facilitan la comunicacin sincrnica y asincrnica, agilizan el flujo de la informacin, y
permiten el uso de nuevos recursos tecnolgicos, manteniendo a las empresas y sus empleados
actualizados en el uso de las TICS mejorando los niveles de competitividad.
Es muy importante que la compaa tenga polticas claras en el manejo de la informacin tanto
externa como interna, seleccionando una o ms personas quien(es) sern las nicas encargadas
de manejar la comunicacin de informacin relevante a medios externos o internos, pues, una
declaracin o informacin sin el debido manejo puede generar problemas que tiene como consecuencia generar una mala imagen e incluso la prdida de credibilidad de la compaa.

Para recapitular
Despus de revisar y de comprender este documento sobre Aspectos bsicos sobre el flujo de informacin, dirjase al link: http://www.hipertext.net/web/pag251.htm, Sistemas de Informacin en las empresas del autor Antonio Muoz Caavate, y lea a partir del numeral 3.2 La informacin como recurso
intangible. Documento que le permitir entender la importancia de la informacin dentro de la compaa.
Referencias
Porret, Miquel. (2003). Introduccin a los recursos humanos. Recuperado el 28 de marzo de 2012, de
http://oceanodigital.oceano.com/Empresa/detalle_documento/__3TmuNlq_OOv7-HXi6a2pQ

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