Levantamiento de Procesos y

Automatizacin de Mdulos Crticos

Alumnos:

CARLOS ANDRS GUTIRREZ LUENGO

MARA INS ACEVEDO OSORIO

Ao Acadmico: 2011
Profesores Guas: SABINO RIVERO FLORES
Escuela de Ingeniera Informtica
Empresarial
Universidad de Talca, Talca, Chile
Contraparte:

JAVIER RODRGUEZ
Mundo Constructor
Talca, Chile

Resumen. El proyecto se desarroll en Mundo Constructor,

empresa talquina dedicada a la fabricacin de estructuras de
cerramientos para edificaciones de todo tipo, incluyendo
colegios, casas, tiendas comerciales, etc. Para abarcar la
problemtica que afectaba a la empresa, se trabaj
identificando y documentando los procesos de la empresa e
identificando los mdulos crticos para su posterior
automatizacin. La empresa encontraba una demora
significativa en los tiempos de elaboracin de presupuestos.
Lo cual la posicionaba en lugar poco ventajoso en relacin a
sus competidores. Por lo tanto el proyecto realizado por los
alumnos de Ingeniera Informtica empresarial se enfoc en
la bsqueda de una solucin integral y tambin proporcionar
las herramientas adecuadas para acortar la brecha con sus
competidores. Durante el proyecto se trabaj con todos los
miembros de la organizacin comprendiendo su
preocupacin de encontrar la forma de aumentar el valor
que se entregaba a los clientes, al ser oportunos en los
tiempos de entrega de presupuestos. La industria en la que
se desenvuelve Mundo Constructor es pequea y la
competencia es fuerte, por lo que la ms mnima ventaja
puede significar beneficios valiosos para la empresa que
busca ascender su cuota de mercado en la Regin del
Maule.
Palabras claves: gestin de procesos empresariales (BPM),
automatizacin, optimizacin.
1.

INTRODUCCIN
Comercial Arroas Ltda, nace de la iniciativa de tres
profesionales jvenes de la regin, como lo son Javier
Rodrguez, Gerardo Astete y lvaro Arnguiz, todos ellos
de profesin ingeniero civil industrial, que forman un
proyecto, el cual se crea bajo el nombre de Mundo
Constructor.
Mundo constructor nace en el mes de abril de 2010, en
respuesta a la necesidad de construccin y/o reconstruccin

de viviendas post terremoto. La organizacin se encuentra

ubicada en Longitudinal Sur Km 257 s/n en la comuna de
Talca.
Su objetivo en primera instancia es proveer y abastecer
a la zona de aluminios, cristales y termo paneles (estn
compuestos por dos o ms vidrios separados entre s por un
espacio de aire seco y quieto, hermticamente cerrados, que
evita el paso de la humedad y al vapor de agua,
caracterizndose por ser un aislante acstico y trmico) para
el sector de la construccin. Dedicndose especialmente al
desarrollo de estructuras como los son ventanas, puertas,
(llamados tambin cerramientos) entre otros.
De los primeros acercamientos a la empresa se obtuvo
la siguiente informacin:
Necesidad de la Organizacin
Conocer el flujo de informacin que existe en
Mundo Constructor.
Identificar la interaccin entre procesos dentro de la
organizacin. Actualmente no se conoce la relacin
existente entre los diversos procesos de la
organizacin.
Control de inventario. Mundo Constructor maneja
varios tipos de materiales, por esto es adecuado un
buen control para el manejo de stock entre otras
actividades.
Automatizar e integrar las reas funcionales. Se
pretende que la automatizacin sea parcial,
comenzando por los mdulos ms crticos que en
estos momentos es presupuesto y ventas.
Optimizar el tiempo de la elaboracin de
presupuesto. Esto le permitira atender a un mayor
nmero de clientes durante un periodo de tiempo
similar.
El proyecto pretende satisfacer las necesidades de la
empresa, considerando las capacidades de los estudiantes y
la cantidad de tiempo disponible, se establecen las
siguientes necesidades para el proyecto:

2011UTALCA-2007419036-2007419004

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Figura N1. Representacin Problemas Mundo Constructor

Conocer el flujo de la informacin que existe en

Mundo Constructor. La informacin es un recurso
muy importante que debe ser manejado de forma
adecuada.
Identificar la interaccin entre procesos dentro de la
organizacin. Est relacionado con el punto anterior.
Se necesita conocer la forma que las diversas
actividades de la empresa se enlazan.
Mejorar el tiempo de la elaboracin de presupuesto.
Adems de aumentar el nmero de presupuestos , al
reducir el tiempo de elaboracin se pretende
aumentar la satisfaccin del cliente
Integrar presupuestos y ventas. Lograr el vnculo
entre ambas actividades siempre buscando la
eficiencia y eficacia.
Previo a la realizacin del proyecto, se deben conocer
los sectores de la industria donde se han realizado proyectos
similares. Respecto a los procesos de las empresas la
informacin es celosamente guardada, solo se conocen las
soluciones informticas que ofrece el mercado a empresas
del rea de la construccin, sistemas informticos, como
Explorer Software o ERP. Tambin, hay empresas como
Asis (Anlisis y sistemas S.A) que se dedican al desarrollo
de sistemas para constructoras, los sistemas buscan ser un
apoyo para los gerentes en el registro y control de la
informacin. Sus mdulos son Nomina de presupuesto,
plantillas de control de activo fijo e inventario de materiales
y suministro de contabilidad. Cada modulo cumple los
requerimientos de su rea pero todos forman un solo
sistema.
Retomando a la empresa, Mundo constructor tiene dos
tipos de clientes, constructoras y clientes particulares. Una
vez que la empresa contacta a sus clientes y estos estn
interesados en trabajar con la empresa le envan el plano y
las especificaciones de un pedido a Mundo Constructor para
que el jefe de operaciones se encargue de preparar el
presupuesto.
Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

Para presupuestar un pedido se deben considerar los

aluminios, quincalleras y cristales, es importante cotizar los
materiales que se necesitaran para tener presente los precios
actuales y comprar los materiales que sean requeridos para
satisfacer el pedido, adems de la mano de obra necesaria y
el porcentaje de comercializacin.
Una vez realizado la anterior el presupuesto es enviado
al cliente, y si este lo aprueba los operarios deben comenzar
con el armado de las estructuras, para esto se requiere el
pedido y los materiales para las estructuras. Respecto a los
materiales, el encargado de bodega y operaciones debe
controlar la entrada y salida en general y por pedido. Si el
presupuesto no es aprobado el gerente comercial procede a
negociar con el cliente hasta llegar a un acuerdo mutuo.
La empresa debe cumplir con los requisitos
especificados en el pedido, adems de satisfacer los
estndares de calidad que se establecen como empresa, para
esto el jefe de operaciones debe supervisar el armado de las
estructuras. Posteriormente el gerente comercial debe
acordar con el cliente los tiempos de instalacin, donde debe
ser supervisada por el jefe de operaciones para solucionar
posibles problemas que se puedan presentar, si la evaluacin
es satisfactoria se continua con el trabajo. Una vez que el
trabajo ha finalizado el gerente comercial coordina la
cobranza con el cliente para que finalmente el gerente de
administracin y finanzas gestione la cobranza segn el
medio y la forma de pago.
Actualmente Mundo Constructor requiere de mucho
tiempo para preparar los presupuestos, que causa prdidas
de clientes y falencias en la entrega de informacin porque
no existe una conexin entre presupuesto y bodega, lo que
provoca que flujo de informacin entre ambos sea lento, y
contengan falencias que disminuyen el valor que le entregan
al cliente.
La empresa Mundo Constructor recibir como
producto final la elaboracin de un mapa de procesos
orientado a toda la organizacin (ventas, bodega,

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presupuesto, entre otros a identificar) adems de un sistema

informtico que corresponde a los mdulos crticos de la
organizacin como es presupuesto y ventas, adems de un
sistema informtico que satisfaga las necesidades
principales de la empresa, el cual tendr su manual tcnico y
de usuario correspondiente a cada modulo, as como
tambin un libro que se confeccionara durante la realizacin
del proyecto, lugar en el cual abarcara todo el estudio
detallando objetivos, metas, plazos, metodologas utilizadas
y toda aquella informacin que haya sido relevante para la
construccin de este.
2.

ENFOQUE TCNICO
Los objetivos del proyecto son los siguientes:
Objetivo General
Definir los procesos de la organizacin y
automatizar presupuestos y ventas.
Objetivos Especficos
Levantar procesos de la organizacin.
Desarrollar la integracin entre procesos de
presupuestos y ventas.
Construir e implementar sistema informtico de
presupuestos y ventas.
Disminuir el tiempo de elaboracin de presupuesto
en un 10%.
Los objetivos presentados se justifican con lo siguiente:
La figura anterior muestra los principales problemas de
Mundo Constructor los cuales pueden ser tratados si los
procesos de la empresa son establecidos. Para comenzar la
inexistencia de procesos formales provoca desorden en la
informacin porque no es posible manejar el flujo de
informacin, lo que lleva a una dualidad de la informacin,
ya que al no establecerse los procesos formales no se siguen
parmetros preestablecidos para ejecutar las actividades,
porque no hay un acuerdo comn sobre cmo se deben
realizar las actividades, puesto que generalmente el proceso
solo es conocido por quien lo ejecuta, esta carencia produce
ineficiencia en la entrega de informacin al cliente, por
posibles ambigedades en la informacin que se entrega. A
esto se suma la demora en la fabricacin de presupuesto y
registro de ventas porque el proceso implcito no permite
manejar posibles mejoras porque no se podra establecer la
actividad que provoca la demora, o posiblemente provenga
de otro proceso, pero al no conocer las interacciones entre
estos es ms difcil detectar los puntos que producen
problemas. Al no entregar la informacin de manera rpida
y oportuna y demorar la entrega de los presupuestos, la
insatisfaccin de los clientes es prcticamente inevitable.
Por lo tanto al establecer los procesos es posible aumentar el
valor para los clientes.
Actualmente los presupuestos y las ventas se hacen en
una planilla Excel y ambas cosas se ven por separado,
siendo que una es consecuencia de la otra, es decir los
presupuestos concretados se transforman en ventas, adems
es difcil manejar de este modo la gran cantidad de artculos
que pueden ser incluidos en el presupuesto, a esto se suma
la inexistencia de un procedimiento estndar y conocido por
todos, por lo cual esta actividad depende un 100% del jefe
de operaciones, pero Qu ocurrira si el jefe de operaciones
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no puede hacer los presupuestos por cualquier motivo?,

eventualmente esta situacin puede provocar ms de un
dolor de cabeza ha Mundo Constructor.
Se propone desarrollar un levantamiento de proceso de
la empresa, para todos aquellos procesos de las reas
funcionales que estn relacionados con presupuesto y ventas
como es el caso de bodega, tesorera, entre otros. De esta
forma se establecern las bases para un gran sistema
integrado que cumpla con los objetivos de la organizacin y
permitan continuar con la estrategia que desarrollan hoy en
da. El levantamiento de proceso permitir realizar un mejor
manejo de la informacin para aprovechar adecuadamente
este preciado recurso, donde se determinaran las personas,
actividades e informacin claves para los procesos de
presupuesto y ventas.
Unas vez elaborado el mapa de procesos, se comenzara
con la confeccin de un modelo de datos para mdulos
crticos que se mencionaron con anterioridad (presupuesto y
registro de ventas), con esto se busca obtener un proceso
que sea reconocido por todos los involucrados del rea,
respetando actividades y procedimientos a realizar. Es
importante mencionar que el sistema informtico a
desarrollar solo es una parte del mapa de procesos, este
modulo fue elegido por ser el que provoca ms problemas y
situaciones desfavorables como se menciono en prrafos
anteriores, este nuevo sistema de presupuesto y ventas ser
usado por el jefe de operaciones principalmente, pero con la
automatizacin y el manual de instrucciones cualquier
funcionario de la empresa con conocimientos similares
podr utilizarlo sin ningn problema.
Para lograr las metas se trabajara con los involucrados y
los avances sern sometidos a la retroalimentacin de la
empresa y correcciones y comentarios de los profesores del
mdulo y del profesor gua.
El objetivo general y los especficos se trabajaran
primero con el levantamiento de los procesos, para esto lo
primordial es el acercamiento a la empresa, entender el
negocio, y realizar las reuniones que sean necesarias para
detectar problemas y posibles soluciones, esta informacin
debe ser trabajada por ambas partes para analizar su causa y
efecto, es decir contextualizar la problemtica y corroborar
que los requerimientos de la gerencia sea la causa y no el
efecto, de este modo se atacar directamente al origen del
problema.
Una vez levantados los procesos, se desarrollara un
benchmarking para analizar el mejor sistema de presupuesto
existente, y segn los resultados obtenidos se tomara la
decisin de trabajar con un software ya desarrollado o
desarrollar uno propio para la empresa, el objetivo es crear o
trabajar con un sistema donde el jefe de operaciones pueda
hacer los presupuesto a los diferentes clientes que lo
necesiten, si el presupuesto se acepta se transformara en una
venta, la cual debe ser registrado en el sistema de venta para
tener respaldo de lo realizado, logrando informacin
relevante para la alta direccin con el objetivo de tomar
decisiones al respecto del que hacer y no hacer.
Luego realizar el benchmarking se suman los
requerimientos por parte de la empresa para el sistema
informtico, denominado sistema de presupuesto y registro

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Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

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Figura N2. Representacin de Simple Diagrama

de ventas, formulando los requerimientos funcionales y no

funcionales, estableciendo la base operacional del sistema,
para lo cual se utilizara el modelo relacional y casos de uso,
teniendo en cuenta los elementos de hardware, software y
personas que necesita la empresa para un adecuado
almacenamiento y procesamiento de datos que permitan
tomar decisiones posteriormente.
El trabajo ser supervisado por la empresa, profesores
del modulo y el profesor gua, en lo que respecta a la
empresa se trabajara semanalmente en ella y se mostraran
los avances para obtener las correcciones y
retroalimentacin necesarias, dejando por escrito los
acuerdos tomados en cada una de las reuniones. El profesor
del mdulo realizara las supervisiones segn lo estipulado
en el syllabus del modulo, y con el profesor gua se realizan
reuniones y analizara el avance de manera continua y
constante para lograr los objetivos formulados en el estudio.
3.

PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIN
El levantamiento de los procesos consiste en estudiar la
organizacin y a sus miembros para describir las actividades
de una manera que permita ser entendible para todos, por
esto, se pretende entregar un mapa de procesos con todos los
procesos de la empresa y las respectivas relaciones entre
estos. Es importante dejar en claro que solo se levantaran los
procesos y se documentaran para poder disear el mapa de
procesos. Slo se profundizara en el proceso de presupuesto
y ventas, para esto se desarrollara el modelo de datos para
posteriormente trabajar en el sistema informtico. Levantar
los procesos de Mundo Constructor permitir conocer como
fluye la informacin por toda la organizacin. Adems
ayudara a las personas a llegar a un consenso sobre la forma
de actuar, en pro de un servicio ms eficiente y eficaz para
los usuarios.
Para el desarrollo del sistema de presupuesto y ventas
se har un benchmarking analizando la empresa que utilice
el mejor sistema de presupuesto y registro de ventas, ya que
la automatizacin de estas actividades ser una etapa nueva
en la organizacin, se harn las investigaciones necesarias
para localizar la empresa y el mejor sistema sin importar al
rubro que pertenezca ni su localizacin fsica.
Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

El sistema informtico se basara en los mdulos ms

crticos de la empresa que es presupuesto y registro de
ventas, para esto se establecern y analizaran los respectivos
procesos para lograr un buen funcionamiento del sistema. El
sistema se desarrollara en pro de los objetivos de la
empresa con los requerimientos funcionales y no
funcionales que soliciten. Adems constara con su
apropiado manual de instrucciones que explicara
detalladamente el uso del sistema y bajo qu circunstancias
debe utilizarse, adems presentara soluciones a posibles
problemas. Junto con lo anterior se realizara un capacitacin
a al personal de la empresa involucrado con el sistema para
dar a conocer el sistema y estas personas logren verlo como
una parte de la organizacin y lo reconozcan como tal.
Para la realizacin del proyecto se busco una
metodologa flexible, que permitiera realizar cambios
durante las fases de desarrollo sin daar el producto final.
Esto permite ahondar en la problemtica de empresa y su
continuo anlisis ya que al momento del primer diagnstico
la empresa aun no contaba con un conocimiento total de la
envergadura del problema que produce le desconociendo de
procesos establecidos. Por lo tanto se necesita evaluar
paulatinamente los progresos del proyecto y detectar en
forma temprana errores o cambios que sean necesarios. Por
estos motivos se ha elegido trabajar con una metodologa
incremental iterativa que permite entregar mdulos
funcionales del proyecto.. Este modelo se caracteriza por
su plan que afronta la modificacin del producto esencial
con el fin de satisfacer de mejor manera las necesidades del
cliente y la entrega de caractersticas y funcionalidad
adicionales. Este proceso se repite despus de la entrega de
cada incremento mientras no se haya elaborado el producto
completo (Pressman, 2005).
La metodologa que se utilizara para la construccin del
proyecto es iterativa incremental, ya que los usuarios con
los que interactuaremos no tienen bien definido lo que
desean, por lo cual se debe realizar el estudio mediante un
subconjunto de tareas de tal forma de finalizar en el
proyecto completo. Primero se debe descubrir los problemas
y requerimientos durante el proceso de creacin de uno de
los subsistemas, lo que puede ser fcilmente incluido en una

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Cuadro N1. Documentacin proceso de presupuesto

Titulo
Presupuesto
Objeto
Entregar al cliente un documento con el valor de la obra solicitada
Responsable
Jefe de operaciones
Gerente comercial
Poltica
Toda venta debe tener un presupuesto
Procedimientos
Los presupuestos pueden ocurrir bajo dos situaciones, la primera de ellas ocurre cuando el cliente se acerca a la empresa
para solicitar el presupuesto para alguna obra y la otra situacin ocurre cuando el gerente comercial busca empresas que se
interesan en el trabajo de la empresa y solicitan presupuestos.
1. El gerente comercial se contacta con el cliente y le enva el presupuesto, si el cliente acepta la propuesta le debe enviar
el plano para continuar con el trabajo, de lo contrario se termina el proceso.
2. Una vez que el gerente comercial recibe el plano, debe enviarlo al jefe de operaciones
3. El jefe de operaciones revisa el plano, si este no es entendible debe visitar la obra
4. El siguiente paso es preparar el presupuesto, para esto debe solicitar precios, dando comienzo al proceso de cotizacin.
5. Se recibe la cotizacin, y se deben detectar posibles detalles.
6. El jefe de operaciones debe enviar el presupuesto al gerente comercial
7. El gerente comercial revisa el presupuesto, si no es aceptable, debe enviar el presupuesto al jefe de operaciones para
corregirlo, una vez que sea editado el jefe de operaciones lo enva la gerente comercial para una nueva revisin. Si el
presupuesto es aceptable, este es despachado al cliente.
8. El cliente evala el presupuesto, si lo acepta debe enviar la aprobacin del presupuesto, de lo contrario puede negociar
los valores. Cuando esto ocurre el gerente comercial debe revisar nuevamente el presupuesto para realizar todos los
cambios que sean apropiados para la aceptacin del cliente.
9. Una vez que el cliente aprueba el presupuesto y enva la aprobacin, el gerente comercial la recibe con lo que da por
finalizado el presupuesto dando paso al proceso de compra y pago a proveedores.

iteracin posterior que permite no desechar lo avanzado

hasta el momento.
La metodologa iterativa incremental que se utilizara
consta de las actividades en:
Identificar la necesidad
Divisin de sub-proyectos
Seleccin de un sub-proyecto
Realizar y analizar estudios
Construccin de sub-proyectos
Retroalimentacin y verificacin del usuario
Aprobacin del sub-proyecto
Aprobacin del proyecto.
Ahora que la metodologa este clara, se procede a la
divisin de los sub-proyectos. En este caso el proyecto se
divide en tres sub-proyectos los que son: levantamiento de
procesos, benchmarking y sistema informtico. Finalizacin
de un sub-proyecto es el comienzo del sub-proyecto
siguiente.
Una vez que se haya logrado identificar los procesos, es
necesario traspasarlos a una grafica que permita el fcil
entendimiento de los procesos, adems al representar
grficamente los procesos es ms fcil ver las interacciones
entre estos.
Se recomienda para estos fines utilizar BPMN, la sigla
significa Business Process Modeling Notation. Esta
notacin permite graficar los procesos, describiendo la
secuencia de las actividades que componen cada proceso,
adems permite detallar las relaciones entre procesos, los
mensajes entre los involucrados en las actividades de los
procesos. En otras palabras BPMN es capaz de representar
Carlos Gutirrez y Mara Ins Acevedo

una gran cantidad de niveles de detalle y diferentes tipos de

diagramas para diferentes propsitos (White & Miers,
2009). Esta notacin permite representar los procesos sin
importar si son pequeos o grandes, es unificada y
estandarizada, permitiendo que los miembros de la
organizacin entiendan los procesos.
Para modelar los procesos mediante la notacin BPMN,
es necesario utilizar Bizagi process modeler (Bizagi, 2011)
que es una interfaz amigable que permite modelar y
documentar procesos. Permite identificar las interacciones
entre los procesos, a los participantes de las actividades, los
tiempos de duracin, entre otros atributos tiles a la hora de
levantar procesos. Todos los diagramas de procesos que se
presenten en este libro han sido modelados en Bizagi.
Adems de modelar los procesos, tambin se
documentaran donde se detallan los responsables de los
procesos, los objetivos, polticas y procedimientos. Esto se
complementa con los modelos grficos para abarcar el
proceso desde todos los aspectos sin dejar nada a la
subjetividad.
4.

LEVANTAMIENTO DE PROCESOS
Para levantar los procesos se llevo a cabo una
metodologa muy sencilla, como primer paso se entrevisto a
los principales miembros de la organizacin, en el caso de
Mundo Constructor las primeras entrevistas fueron
realizadas al gerente de administracin y finanzas, gerente
comercial y al jefe de operaciones. La entrevista fue para
esclarecer y comprender las actividades de la empresa.

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Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

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Figura N3. Procesos de Mundo Constructor diagramados con notacin BPMN

De los primeros acercamientos se establecieron las

principales actividades, al profundizar en estas se logro
establecer la secuencia de actividades que conforman los
Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

procesos. Luego se entrevisto a las personas encargadas de

los procesos como los gerentes mencionados con
anterioridad, el jefe de operaciones y el encargado de

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bodega y adquisicin. En cada entrevista se les solicito

relatar en qu consistan los procesos, las personas
participantes, los objetivos, las polticas y procedimientos.
Una vez obtenida la informacin mencionada en el
prrafo anterior, se procede a diagramar los procesos de
forma sencilla como la siguiente figura:
Estos simples diagramas permitan que los dueos de
los procesos, observaran los procesos de una forma sencilla
y clara, para facilitar la retroalimentacin y las
modificaciones necesarias. Esto se realiza porque suele
ocurrir que la persona que diagrama los procesos no los ve
como los ven sus dueos. Una vez que el diagramador y el
dueo del proceso llegan a un consenso sobre el proceso,
este pasa a ser diagramado en notacin BPMN usando la
interfaz BIZAGI. Una vez que los procesos sean modelados
son revisados por ltima vez por sus respectivos dueos. A
continuacin se muestra el proceso de presupuesto en la
Figura N3
Al completar la diagramacin de los procesos de
Mundo Constructor, este diagrama se imprimir y ser
utilizado por la empresa para explicar los procesos a sus
trabajadores, apoyndose en la documentacin de los
procesos. La documentacin de los procesos se realizo con
una notacin sencilla con el objetivo de completar los
diagramas y facilitar el entendimiento de los procesos. Para
cada proceso existe un documento que contiene el titulo del
proceso, la descripcin con los objetivos del proceso, el
responsable del proceso, las polticas y procedimientos. El
responsable del proceso corresponde al cargo y no a la
persona, las polticas son las condiciones y reglas que debe
cumplir el proceso y por ltimo los procedimientos es una
descripcin cronolgica de las actividades el proceso. En el
siguiente cuadro muestra la documentacin correspondiente
el proceso de presupuesto

empresa Talquina de gran prestigio, que compite junto a

Mundo Constructor dentro de la misma industria.
El anlisis del benchmarking identifica que Tupyalum
es una empresa ms informal que Bastro Ltda. y Aluminios
del Maule, solo estas ltimas cuentan con sistema de
presupuesto de fabricacin propia o externa, pero solo se
enfoca en la cotizacin por lneas y cristales en el caso de
Bastro Ltda. . Ambas tienen procesos claros, pero solo
Bastro Ltda. Y Aluminios del Maule los han formalizado,
en Tupyalum el proceso es conocido solo por la persona que
lo realiza. Y la diferencia ms grande que Bastro Ltda.
Cuenta con un rea de valorizacin dedicada a realizar las
cotizaciones, a diferencia de las otras empresas en la que
solo una o dos personas se dedican a la cotizacin. Por
ltimo para Bastro Ltda. y Tupyalum presupuesto y ventas
son actividades totalmente distintas y no hacen la relacin
entre ambos cuando la venta se concreta, a diferencia de
Aluminios del Maule que reconoce el lazo que existe entre
ambas actividades, conexin que tambin reconoce Mundo
Constructor.
Con esta informacin podemos recomendar que Mundo
Constructor necesite un sistema de presupuesto y ventas de
fabricacin propia, ya que actualmente el mercado no cuenta
con la solucin a la medida para la empresa, por eso es
necesario modificar el posible sistema lo que aumentara los
costos y no asegura un buen funcionamiento del sistema.
Adems este sistema seria la base de un sistema mayor que
paulatinamente una ms mdulos al sistema informtico.
Anteriormente a la realizacin de este benchmarking, se
levantaron los procesos de la empresa, ese representa unos
de los primeros pasos para lograr el establecimiento de los
procesos de la empresa, de la forma en que lo hacen otras
grandes empresas de la industria.
6.

5.

BENCHMARKING
La realizacin del benchmarking corresponde al
segundo sub-proyecto del proyecto, el objetivo del
benchmarking es una forma de determinar qu tan bien se
desempea una empresa (o una unidad de esta), comparado
otras empresas (o unidades) (Melton Technologies, 2011) .
En este caso se comparar a Mundo Constructor con otras
empresas similares para analizar el uso de sistemas
informticos para la elaboracin de presupuestos. Con el
resultado del benchmarking se debe decidir si se adquiere
una solucin comercial o si el sistema informtico de
presupuesto y ventas es realizado por los alumnos a cargo
del proyecto.
Las empresas que participaron del estudio fueron
Bastro Ltda., Tupyalum y Aluminios del Maule. Las tres
empresas son buenos representantes de la industria, primero
Bastro Ltda, es una empresa se mayor tamao en
comparacin a Mundo Constructor y su gama de productos
tambin en mayor, lo que implica que los presupuestos sean
de mayor complejidad. Segundo Tupyalum es una empresa
de tamao similar a Mundo Constructor pero se diferencian
claramente en cuanto a publicidad, ya que no tienen un sitio
web donde muestren sus productos y faciliten el contacto
con el cliente. Y tercero Aluminios del Maule es una
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SISTEMA INFORMTICO
Anteriormente se menciono que el sistema informtico
para presupuesto y ventas debe ser de fabricacin propia,
por lo tanto los alumnos encargados del proyecto sern los
responsables de disear un sistema que satisfaga las
necesidades de Mundo Constructor.
El primer paso para el diseo consiste en levantar los
requerimientos del sistema, la empresa expresa que espera
que el futuro sistema sea amigable, rpido y fcil de
interpretar, recalcando la importancia de la informacin del
cliente ya que estos datos son necesarios para hacer la
facturacin. Los siguientes puntos conforman el resto de los
requerimientos del sistema:
El presupuestos deben ser presentados en Word o en
PDF, antes el gerente comercial era el encargado de
transformar el presupuesto de Excel a Word.
La hoja del presupuesto debe tener acceso a muchas
celdas, ya que existen presupuestos que son bastante
extensos.
En el presupuesto los valores de los productos debe
hacer la diferencia entre valor neto e IVA, es decir
en una celda se coloca el valor neto y en la siguiente
el IVA, este es necesario para poder modificar los
valores de los presupuestos ya que a los clientes les

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Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

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PERSONAL

CLIENTE

VENTA

DET_ALUMINIO

MANO_OBRA

PRESUPUESTO

DET_CRITAL

DET_QUINCALLERIA
CRISTAL

ALUMINIO

QUINCALLERIA
Figura N4. Modelo de Datos Mundo Constructor

gusta cambiar los porcentajes para obtener

presupuestos ms convenientes.
El sistema debe permitir la visualizacin de informes
que muestren los presupuestos ejecutados, los
presupuestos
concretados
(ventas),
cuales
presupuestos fueron facturados y por ultimo cuales
fueron enviados.
Se espera que el sistema permita ordenar los
presupuestos por orden de prioridad y estas son las
siguientes segn su importancia: plazo de entrega,
cliente, monto, disponibilidad de material.
El presupuesto debe mostrar el estado en que se
encuentra los cuales son: efectuados, no efectuados,
enviados, modificados, adems el presupuesto debe
tener la fecha de entrega, y en aspectos ms tcnicos
el presupuesto debe contar con atributos como
observacin y prioridad.
En cuanto a las ventas, es de suma importancia
almacenar la fecha de pago y la forma, las formas
pueden ser: 50%-50%, anticipos, facturacin por
parte del cliente, facturacin por parte de Mundo
Constructor y pago del trabajo una vez que este ha
finalizado.
Adems a las ventas se les debe asignar el nmero de
boleta, nmero de documento (presupuesto) y guas
de despacho (una factura puede tener varias guas).
Luego de conocer el funcionamiento y los
requerimientos de la empresa, se debe disear el modelo de
datos, como se observa en la figura N3
Considerando los recursos de la empresa, se ha
decidido utilizar para la elaboracin del sistema SQL server
2005 express y Visual Basic 2008 express, ambos son
software que permitirn el desarrollo y posterior uso del
sistema sin preocuparse por las licencias de las plataformas.
Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

Cabe destacar que SQL server express es una creacin de

prototipos rpida, est disponible de forma gratuita y su
redistribucin con aplicaciones tambin es gratuita
(Microsoft, 2006) a lo igual que Visual Basic 2008 express
(Microsoft, 2006) que permite la creacin de aplicaciones
amigables para los usuarios.
El siguiente paso consiste en desarrollar los casos de
uso, que le permiten al usuario entender el funcionamiento
del sistema principalmente en lo referente a la relacin
usuario-sistema. Los casos de uso se pueden elaborar
mediante diagramas o en forma escrita. Para este proyecto
se han utilizado las dos tcnicas pero en este caso solo se
mostrara el caso de uso correspondiente a la elaboracin de
un presupuesto.
Al momento de escribir este documento, el sistema
informtico se encuentra en fases de desarrollo, por lo tanto
no se puede aventurar a mostrar ms detalles del sistema ni
resultados de su funcionamiento.
7.

RESULTADOS
Antes de entregar el sistema de presupuesto y ventas a
la empresa, este debe pasar por varias pruebas para ser
aprobada, primero se fabricara una base del sistema que se
enfocara principalmente en los requerimientos ms
importantes, una vez realizado esto el gerente de
administracin y finanzas retroalimentar el sistema para
agregar poco a poco las dems funcionalidades del sistema.
A medida que se desarrolle el proyecto se realizaran
pruebas unitarias para despus realizar pruebas de
integracin cuando se unan mdulos como presupuesto y
ventas.
Cuando el sistema este completo se realizaran pruebas
para medir el tiempo que se necesita para la confeccin de
un presupuesto, para lo cual se crearan presupuestos para

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Carlos Gutirrez y Mara Ins Acevedo

Escuela de Ingeniera Informtica Empresarial

Universidad de Talca

Cuadro N2. Caso de uso Mundo Constructor

Nombre: Presupuesto
Actor: Encargado de presupuesto
Descripcin: El encargado de presupuesto se dedica a la creacin del presupuesto que consiste bsicamente en un listado
con los productos ofrecidos y el valor monetario de estos
Pre condiciones:
1. Para realizar el presupuesto se necesitan las medidas obtenidas de los planos que enva el cliente o de la visita en
terreno realizada por la empresa
2. Los materiales deben estar ingresados en el sistema.
3. Los clientes deben estar registrados en el sistema.
4. Todo el personal de la empresa debe estar registrado en el sistema
Post condiciones:
Flujo Normal
1. Para comenzar a confeccionar el presupuesto, se deben ingresar los datos bsicos como la fecha del da actual y la
fecha de entrega, adems del estado. Con el pasar de los das, el estado del presupuesto puede variar adems de un
atributo adicional que se llama ejecutado, de esta forma se podr saber ms adelante si el presupuesto se transformo
en una venta.
2. Despus se debe identificar al cliente. (E-1).
3. Luego, se deben elegir los materiales que se utilizaran para esto se contara con la informacin de aluminios y
quincallera. (E-2).
4. Una vez seleccionados los materiales, se debe seleccionar la mano de obra necesaria para el trabajo. (E-3).
5. Por ltimo se establecen los valores de comercializacin.
6. El cliente puede pedir modificar ciertos valores del presupuesto, para esto se deber editar el presupuesto, todos los
valores del presupuesto se pueden modificar menos el nmero de presupuesto que es su nmero de identificacin.
Excepciones:
1. (E-1) No es posible encontrar al cliente o los datos no coinciden, al ocurrir esto se debe contactar con el gerente de
administracin y finanzas o con el gerente comercial para verificar los datos, luego estos datos se modificaran en el
registro de los clientes.
2. (E-2) Los materiales no son encontrados en el sistema o los datos no son los esperados, para solucionar esto el
encargado de presupuesto debe verificar los registros de los materiales, si el material no existe, este debe ser
ingresado, o si los datos no coinciden se debe modificar el registro.
3. (E-3) Las personas necesarias para realizar el trabajo no se encuentran en el registro del personal, se puede deber a
una nueva incorporacin o a despidos, por lo que el encargado de presupuesto se debe contactar con el gerente de
administracin y finanzas para revisar los registros y agregar, editar o borrar informacin segn corresponda el caso.

constructoras (presupuestos grandes) y presupuestos para

clientes particulares.
Anteriormente se menciono la medicin de los tiempos
de elaboracin de presupuestos, actualmente la empresa
demora en promedio 3 das en elaborar un presupuesto, por
lo tanto cualquier cifra inferior a estos 3 das es satisfactoria,
aunque se espera que esta cifra bordee los 2,5 das.
Al reducir los tiempos en la elaboracin de presupuesto
mediante la elaboracin del sistema informtico, cumple y
satisface los objetivos al momento de realizar pruebas de
desempeo, lugar en el cual el principal objetivo del sistema
es integrar procesos y automatizar presupuesto y venta, con
el fin de reducir tiempos de elaboracin y dependencias.
8.

CONTRIBUCIN EN GESTIN
En todas las empresas la informacin fluye mediante
los procesos, y al estar estos establecidos es posible conocer
y manejar la informacin para obtener mayores beneficios,
permite tambin realizar optimizaciones de los procesos
conociendo las posibles reacciones ante los cambios porque
sern conocidas las interacciones entre los procesos.
Respecto a las optimizaciones, conocer el proceso permite
medirlo, as como manejar los resultados esperados y
realizar las comparaciones que permitan saber cundo
mejorar el proceso, y una vez efectuadas las mejoras, el

Carlos Gutirrez y Mara Ins Acevedo

proceso se puede volver a medir para estimar la eficiencia

de las mejoras y efectuar los seguimientos posteriores.
En cuanto al desempeo humano, los empleados
pueden sentir mayor inters por la empresa si conocen los
procesos, sentirn que son parte de empresa, y al estar
documentados los procesos existir un respaldo de las
actividades lo que brindar mayor confianza sobre las
actividades que realizan.
El sistema de presupuesto y ventas disminuir los
tiempos de preparacin de presupuestos, de este modo ya no
perdern clientes por no tener el tiempo necesario para
enviar los presupuestos, esto provocara un mayor flujo de
clientes lo que aumenta tambin los ingresos de la empresa.
Cualquier empresa al observar que existe una demora
en los presupuestos creera que la mejor solucin es adquirir
o fabricar un sistema informtico que automatice la
preparacin de presupuestos para agilizar los tiempos, esta
maniobra puede ser efectiva aunque es riesgosa porque el
foco del problema puede encontrarse en otra rea de la
empresa, siendo el presupuesto solo la consecuencia.
Elaborar un sistema sin analizar el problema y sin conocer
la empresa y su entorno, puede demorar demasiado tiempo y
se arriesga a no satisfacer los requerimientos de la empresa.
Por eso es necesario acercarse al problema, analizar las
causas y buscar la mejor forma de resolverlos, esto se
puede observar a lo largo del documento ya que se comenz

139

Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

Universidad de Talca

Escuela de Ingeniera Informtica Empresarial

analizando las necesidades de la organizacin y los

problemas que se generan actualmente. Esto no solo permite
solucionar los problemas actuales sino que tambin abre una
puerta para trabajar los otros problemas que puede presentar
la empresa enlazndolos al problema tratado en este
documento o tambin a la estrategia en desarrollo.
9.

EL TRABAJO FUTURO O LA DIRECCIN FUTURA

Este proyecto solo es el principio de muchos proyectos
que puede realizar la empresa. En cuanto al levantamiento
de procesos, al estar estos ya diagramados y difundidos
entre los miembros de la empresa ya es posible enfocarse en
la mejora de los procesos, enfocndose en aquellos procesos
ms dbiles, o en aquellos que provoquen conflictos para la
empresa.
La creacin del sistema informtico tambin es el
primer paso para implementar otros sistemas informticos
para otras reas y actividades de la empresa, adems se
puede trabajar mejorando el sistema aadiendo ms
funcionalidades si la empresa lo requiere, esta tarea se ver
facilitada por los documentos anexos al sistema, como
modelo de datos, casos de uso, diagrama de clases de
secuencia, manual tcnico y otra informacin de desarrollo.
10. CONCLUSIN
En relacin a lo escrito con anterioridad, el proyecto
pretende generar un impacto significativo en la empresa
donde quedara instaurado por escrito el levantamiento e
integracin de los procesos, logrando un correcto flujo de la
informacin y actividades dentro de las reas
organizacionales. Adems cabe destacar que se construir
un sistema informtico para presupuestos y ventas con su
respectivo manual de usuario y manual tcnico, el cual a
nivel organizacional lograra una reduccin en el tiempo de
elaboracin de presupuesto en un 10% aproximadamente, ya
que ser ms sencillo para utilizar y no tan solo una persona
podr realizar presupuestos si no que tambin empleados
capacitados, a su vez mediante el manual tcnico facilitara
posibles integraciones de otros sistemas en un futuro.
La propuesta y ejecucin del proyecto se ha ido
logrando cumplir los objetivos, donde el objetivo general el
cual es:
Definir los procesos de la organizacin y automatizar
presupuestos y ventas
Y los especficos:
Levantar procesos de la organizacin.
Desarrollar la integracin entre procesos de
presupuestos y ventas.
Construir e implementar sistema informtico de
presupuestos y ventas.
Disminuir el tiempo de elaboracin de presupuesto
en un 10%.
Han ido cumpliendo las perspectivas de la empresa a
cabalidad desde el levantamiento de procesos hasta la
construccin e implementacin del sistema, los cuales a su
vez cumplen y satisfacen las necesidades del objetivo
general.
Dentro de un proyecto siempre se ha preguntado, se ha
logrado resolver el problema planteado en un comienzo? Lo
Levantamiento de Procesos y Mdulos Crticos

cual se puede confirmar que se ha logrado, ya que las

propuestas planteadas en un comienzo han contribuido al
logro de los problemas dentro de la empresa.
A la fecha de creacin de este documento aun no se
finaliza la fabricacin del sistema informtico, por lo que
aun no es posible observar los resultados. En cuanto al
levantamiento de procesos, se ha confirmado que la demora
en la preparacin de presupuestos se provoca por la falta de
comunicacin de los procesos de presupuestos y los
procesos relacionados con la cotizacin y compra de
materiales. Claramente si ahora se logro descubrir esto
mediante el levantamiento de procesos, no se descarta
realizar otras mejoras en Mundo Constructor.
AGRADECIMIENTOS
Colaboraron en la realizacin del proyecto y de este
documento:
Mundo Constructor
Empresas participantes del benchmarking: Tupyalum,
Bastro Ltda., Aluminios del Maule
Profesor Sabino Rivero, profesor de la Universidad
de Talca, Director de la Escuela de Ingeniera
Informtica Empresarial.
Profesor Rodolfo Schmal, de la Universidad de
Talca, de la Escuela de Ingeniera Informtica
Empresarial.
Profesor Trung Pham, de la Universidad de Talca,
de la Escuela de Ingeniera Informtica Empresarial.
BIBLIOGRAFA
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Booch, Jacobson, & Rumbaugh. (2000). El lenguaje unificado de

modelado. Madrid: Addison Wesley.
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18 de Octubre de 2011, de Gerencia y negocio:
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Pressman. (2005). Ingenieria del software un enfoque practico
(Sexta edicin ed.). McGraw-Hill.
White, S., & Miers, D. (2009). Gua de referencia y modelado
BPMN. Florida: Future Strategies.

AUTORES

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Carlos Andres Gutirrez Luengo es un

ingeniero en informtica empresarial
egresado de la Universidad de Talca.
Actualmente se desempea como
ingeniero en el rea de tecnologa de
informacin en Santiago, Chile.
Mara Ins Acevedo Osorio es una
ingeniera en informtica empresarial
egresado de la Universidad de Talca.
Actualmente se desempea como
ingeniero en el rea de tecnologa de
informacin en Santiago, Chile.

Carlos Gutirrez y Mara Ins Acevedo