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Fecha de
elaboracin:
A. DATOS GENERALES
Ttulo del puesto
Unidad de
negocio
Nivel
Organizacional
Ubicacin fsica

Jefe de compras
Administrativo
3
Corporativo

B. DESCRIPCIN DEL PUESTO

I.

Datos del puesto

Tipo de puesto:

Administrativo
Directo
Nmero de personal a su cargo:
Indirecto
Ubicacin y nivel en la estructura

1
0

UBICACIN EN LA
ESTRUCTURA

Puesto Jefe Directo

DIRECTOR GENERAL

Puesto Jefe Indirecto

GERENTE GENERAL

AUDITORIA
COORDINADORA ADMINISTRATIVA

JEFE DE COMPRAS
JAVIER VERGARA

ASISTENTE DE COMPRAS

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II.

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Alcance del puesto

Misin del
Puesto

Propsito general del puesto

TRATOS Y CONVENIOS CON PROVEEDORES Y CONTRATISTAS,

CONVENIOS Y JERARQUIZACIN DE ZONAS, NEGOCIACIN DE
LNES DE CRDITO. ORGANIZACIN DE INFORMACIN
RELACIONEADA CON FACTURAS, EJECUCIN DE ODENES DE
COMPRA Y FACTURACIN.

REBAJAR DEL 2% AL 5% DE LOS COSTOS ACTUALES EN EL REA

DE CONSTRUCCIN.
Qu
% de
Indicador Cmo se mide?
hace? Comenzando con un verbo
importancia
en infinitivo y que describa una
meta que contribuya a alcanzar la
Unificando costos y estrategias de
misin del puesto.
compra
Cmo lo hace? Conjunto de actividades y tareas realizadas para cumplir con una funcin especfica.
Funcin
Especfica 1

Accin (Verbo)

1
2
3
4
5

Objeto (Qu hace)

Funcin
Especfica 2
Qu hace? Comenzando con un
verbo en infinitivo y que describa
una meta que contribuya a
alcanzar la misin del puesto.

ACUERDOS A NIVEL CORPORATIVO EN COMPRAS

% de
Indicador Cmo se mide?
importancia

Cmo lo hace?
Accin (Verbo)

1
2
3
4
5

Resultado (Para qu lo hace)

Concentraciones de compras con proveedores,

Identificar consumible ms grande que tenemos, y cuales son los elemento que
ms se consumen
Proveedores cual tiene la capacidad de darnos a mejor precio y suministro a
nivel de la repblica
Logstica de compra para mejorar los costos y tiempos de todos los proveedores
Planeacin de compras y estrategia en su ejecucin

Conjunto de actividades y tareas realizadas para cumplir con una funcin especfica.
Objeto (Qu hace)
Resultado (Para qu lo hace)

Conocer los volmenes de materiales que compran, proveedores importantes a

nivel nacional
Habilidad de negociacin con proveedores sujeto a resultados

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PLANEACIN DE REA
% de
Indicador Cmo se mide?
importancia
Qu hace? Comenzando con un
Conocimiento general de la obra y
verbo en infinitivo y que describa
una meta que contribuya a
actuar en consecuencia a esto
alcanzar la misin del puesto.
proactivamente.
Cmo lo hace? Conjunto de actividades y tareas realizadas para cumplir con una funcin especfica.
Funcin
Especfica 4

Accin (Verbo)

1
2
3
4

Objeto (Qu hace)

Resultado (Para qu lo hace)

Conocer lista de proveedores de acuerdo a cada cliente y sus consumibles

Conocer los formatos de obra preestablecidos por cada cliente
Facultad de decir discernir qu necesidades tiene cada obra de acuerdo al
modelo de sta y formatos establecido por el cliente.
Conocer los tiempo exactos para comprar en tiempo y forma proactivamente,
mediante una calendarizacin estratgica de formato de obra

5
NEGOCIAR LAS LNEAS DE CRDITO
% de
Indicador Cmo se mide?
importancia
Qu hace? Comenzando con un
verbo en infinitivo y que describa
Teniendo crdito al 100% de nuestros
una meta que contribuya a
alcanzar la misin del puesto.
proveedores
Cmo lo hace? Conjunto de actividades y tareas realizadas para cumplir con una funcin especfica.
Funcin
Especfica 3

Accin (Verbo)

1
2

Objeto (Qu hace)

Resultado (Para qu lo hace)

Habilidad de negociacin y visin para saber con quin dirigirse (Directamente o

a corporativo)
Concentracin de compras en un determinados proveedores para lograr mejor
condiciones de crdito (Uso ptimo de tu logstica)

3
4
5
III.

Relaciones externas e internas

Con que reas de su unidad de negocio u otras unidades de negocio tiene

relacin para el desempeo del trabajo?
Unidad de
negocio
1
2

Corporativo
Operativo

3
4
5

Administrativo
Corporativo
Corporativo

rea
Recepcin
Construccin y
Mtto
Tesorera y Fianzas
Director General
Sistemas

Para qu?
Compra de insumos de corporativo.
Compras de operacin completa
Pagos y seguimiento administrativo
Autorizacin de operacin
Compra de software y mtto de sistemas etc

Con que empresas, instituciones, proveedores, clientes etc., tiene

relacin para el desempeo del trabajo?
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1
2
3
4
5

Empresa, institucin,
proveedor, etc.
Proveedores de obra / mtto /
sistemas etc
Subcontratistas
Clientes

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Para qu?
Compras materiales
Orden de compra y firma de autorizacin
Lista de insumos

IV.
Responsabilidades
Si tiene responsabilidades en algn rubro, llene la informacin en el espacio
correspondiente.
Recursos
materiales y
financieros
Tiene
responsabilidad por
recursos materiales,
incluyendo activos y
financieros?

Sobre qu recursos?
Caja chica
Compras

Informacin
confidencial
Responsabilidad
sobre informacin
confidencial?
Toma de
decisiones
Si toma decisiones
sin consultar a su
jefe directo Qu
clase de decisiones?
Retos del puesto
Qu retos enfrenta
para lograr sus
funciones diarias?
V.

Qu responsabilidad tiene?
Comprobarla al 100%
Justificar cada compra

Qu informacin?
Precios
Tablas de acuerdos
Documentos Legales y
financieros

Qu responsabilidad tiene?
Compras
Negociacin
Trmites

Qu decisiones?
Uso de caja chica
Compras menores a 10,000.00 (Diez mil pesos 00/100 MN)

Tipo de retos
Organizacin de rea y as mismo indirectamente las otras
reas en la forma de proceder a sus compras.

Marco normativo

Qu normas y polticas debe conocer, cumplir y/o vigilar su cumplimiento

para el ejercicio del puesto?
Conocimiento en la necesidad de las reas, conocer la materia prima que compra,
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debe conocer los deficiencias de sus proveedor, y de igual manera de su cliente .

C. PERFIL DEL PUESTO

I.
reas de conocimiento y experiencia
Identificar carrera y reas de conocimiento requeridas para la ocupacin del
puesto.
Rango de
35 - 55
Escolari Licenciatura
edad
dad
Carrera/
Administrativa
Especialida
d
Idioma

Lee: 60%

Escribe: 40%

Manejo de

Paqueter
a/
Software
Equipo o
Maquinar
ia

Neodata, Office
PC, Laptop

reas de experiencia

Experien
cia

II.

Habla/Escucha: 40%

Puestos

Compras y administrativas

Funcion
es

Compras

Mnimo de
aos
3 aos

Condiciones de trabajo y seguridad ocupacional

Disponibilidad
viajar
Disponibilidad
cambiar
residencia

para
para
de

no
no
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Licencia de conducir

no

Certificaciones que
requiere para ocupar
el puesto
Conocimientos
necesarios para el
puesto

Conocimiento bsico de equipos que compra para obra

y/o mtto
Precios (oferta y demanda lgica)

Competencias
Este espacio debe ser llenado por el rea de RH
Competencias Organizacionales
Nivel de
Competencia
dominio
Concepto del puesto
100%
estructurado para
controlar clientes y
proveedores, de
acuerdo a experiencia
adquirida con cada
uno

Competencias Gerenciales
Nivel de
Competencia
dominio
Liderazgo
80%

Competencias Tcnicas
Competencia
Nivel de
dominio
Conocimiento
75%
mercanca

Autorizaciones

AHMAD SALAME

JAVIER VERGARA LPEZ

Jefe Directo

Responsable de rea

VARINIA LPEZ
RIQUELME
Recursos Humanos

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Definiciones
Compras: operacin que propone suministrar bienes o servicios, en los
trminos, normas o especificaciones que se le soliciten o que marque el
proyecto, en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.
Comprador: persona con la capacidad y facultad de realizar la compra de un
bien o servicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que
pertenece a la empresa.
El rea de compras es la encargada de todas las adquisiciones de la
organizacin, como son materiales para construccin, servicios (subcontratos)
y otras adquisiciones (no aplicadas a obras) en las mejores condiciones de
calidad, precio y servicio.
Objetivos del rea de compras
1. Generar utilidades, reduciendo costos en todo el proceso de la compra,
incluyendo la compra misma, respetando siempre los estndares de
calidad que demanda el proyecto, a fin de mantener a la empresa
competitivamente en operacin.
2. Ayudar a la operacin del rea de construccin en tiempo y forma,
llevando una planeacin estratgica de adquisiciones.
3. Relacionarse con los proveedores para generar un convenio de alianza a
efecto de que ambas partes ganen.
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4. Generar una buena imagen ante los proveedores, gracias a las buenas
prcticas comerciales, anteponiendo valores ticos y morales.
Funciones del rea de compras
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Investigacin, evaluacin y seleccin de proveedores y precios.

Relaciones comerciales en las mejores condiciones.
Desarrollo del rea (compras, control de inventarios)
Recepcin, anlisis y registro de requisiciones.
Elaboracin, emisin y envo de solicitudes de cotizacin.
Seleccin de proveedores.
Elaboracin, emisin, envo y seguimiento de rdenes de compra.
Coordinacin con el rea de obra y mantenimiento la entrega, recepcin
y correcto almacenaje de los materiales.
9. Aseguramiento de la calidad de los materiales y servicios (actividad
compartida con el rea de construccin)
10.Concretar convenios y contratos con proveedores.
11.Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisin y
pagos)
12.Inventarios.
13.Auditoria interna administrativa (procesos, actividades, documentos)
14.Supervisin de almacenes y bodega.
15.Investigacin de mercados.
16.Minimizar en lo posible hasta eliminar la interrupcin de los procesos de
construccin por falta de materiales.
17.Minimizar hasta eliminar en gran medida prdidas por mermas, robos,
controles, entre otros.
Responsabilidades del rea de compras
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma.

Elegir, tratar y negociar con proveedores.
Investigar, cotizar, analizar y actualizar precios y bases de datos.
Circular rdenes de compra y su seguimiento.
Recepcin, revisin, custodia y entrega de adquisiciones.
Aseguramiento de calidad.
Medios de transporte pertenecientes a la empresa.
Seguimiento de cuentas por pagar.
Control de inventarios y almacenes.

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Estructura del rea de compras

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Compras

Control de
Inventarios
(Almacenes de
obra y Bodega
General)

Cuentas por Pagar

Compras

Control de
Inventarios
(Almacenes de
obra y Bodega
General)

Aseguramiento de
Calidad y
Supervisin

Cuentas por Pagar

Compras

Control de
Inventarios
(Almacenes de
obra y Bodega
General)

Aseguramiento de
Calidad y
Supervisin

Maquinaria, equipo,
herramienta, activo
fijo, etc.

Cuentas por Pagar

Proceso de Compra
El proceso de compra se inicia cuando algn rea de la organizacin requiere
de un bien o servicio y lo solicita por medio de una requisicin, de ah en
adelante se llevarn al cabo procesos y actividades para abastecer o cubrir el
requerimiento.
*El proceso es complejo, porque no consiste en comprar por comprar, sino en
implementar estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor
competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa,
pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfaccin de los clientes.
El arte de comprar, es saber negociar, valindose de todas las herramientas
adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr los objetivos:
conseguir lneas de crdito o facilidades crediticias, negociar tiempos de
entrega, montos, pagos, etc. siempre cuidando que los suministros sean en
tiempo y forma, creando alianzas con proveedores y subcontratistas para el
bien comn de ambas partes.
El proceso se podra resumir de la siguiente manera:
1. Requisicin de materiales.
2. Registro de requisiciones.
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3. Localizacin de proveedores.
4. Solicitud de cotizaciones.
5. Anlisis de cotizaciones y presupuestos.
6. Seleccin de proveedores y negociaciones.
7. Elaborar rdenes de compra, enviar a proveedores y darles seguimiento.
8. Entrada, almacenaje, resguardo y entrega de materiales.
9. Seguimiento de procesos de proveedores, revisin y pago de facturas.
10.Control de inventarios.
11.Control de cuentas por pagar a proveedores.
12.Generacin y transferencia de informacin a finanzas y contabilidad.
13.Generacin y transferencia de informacin a gerencia de construccin.
Proceso descriptivo de la compra
A. Requisicin de compra
Es la solicitud de cualquier rea de la empresa para la obtencin de materiales
o servicios para poder operar correctamente en un proyecto definido. Puede
ser una requisicin donde se solicite algn insumo o servicio (materiales,
subcontratos y mano de obra) que est contemplado en el presupuesto de
obra. Tambin puede ser una requisicin que no se relaciones directamente
con los procesos de obra, pero que contribuyen a la operacin de la empresa.
Toda requisicin deber contener los siguientes conceptos:
1. Membrete de la empresa.
2. Concepto o ttulo del documento.
3. rea que requisita.
4. Nombre del solicitante.
5. Proyecto o rea de aplicacin de lo solicitado.
6. Fecha de elaboracin.
7. Cantidad, concepto, caractersticas y especificaciones de lo requisitado.
8. Observaciones.
9. Firmas del solicitante y del comprador o receptor de la requisicin.
10.Fecha en la que se necesita que el material o servicio, est en la obra o
en cualquier otro lugar donde se requiera. (lo anterior va muy ligado con
el programa de obra proyectado)
B. Registro y Clasificacin de Requisiciones
El comprador deber contar con un sistema que le ayude a clasificar estos
documentos de acuerdo a su origen y naturaleza, para su registro.
Se pueden considerar diferentes criterios.

Por
Por
Por
Por
Por
Por
Por
Por

proyecto
obra
solicitante
tipo de compra
plaza, sucursal o entidad.
concepto de obra
folios
centro de costo
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Por gerencia de obra o proyecto

Localizacin de proveedores

La localizacin de proveedores se puede realizar principalmente a travs de la

internet, ya que arroja informacin a nivel local, regional e internacional, hay
que tomar estrategias para que la bsqueda sea lo ms gil y productiva.
1. Medios electrnicos
Directorios telefnicos especializados
Guas de proveedores especializados
Catlogos de productos on line
Publicidad
Organizaciones de proveedores
Cmaras de la industria de la construccin
2. Medios escritos
Directorios telefnicos
Catlogos fsicos
Publicidad
3. Medios personalizados
Recomendaciones
por
compaeros
de
trabajo,
proveedores,
subcontratistas, amistades, etc.
Entrevista directa con vendedores y representantes de ventas
Asistencia a ferias y exposiciones comerciales del ramo de la
construccin o del sector que se requiera
Por concurso o invitacin
Muestras fsicas
Catlogos
Para la eleccin del proveedor se debern considerar criterios para no
saturarse de propuestas, se debern considerar los siguientes puntos:
1. Imagen en el mercado (tamao, capacidad, calidad, experiencia,
servicio) todo lo que a simple vista se pueda corroborar.
2. Recomendacin en base a experiencias propias o mismas
recomendaciones
3. Criterios en base a fuentes de informacin.
Solicitud de Cotizacin
La solicitud de cotizacin, es el documento que se enva al proveedor para
requerirle o solicitarle una cotizacin o presupuesto de un bien o servicio, con
la intencin de su compra. Este documento debe reflejar la imagen de la
empresa, su profesionalismo, tamao, proyeccin, experiencia y prestigio, con
especificaciones claras, volmenes reales y todo aquello que se requiera para
evitar confusiones. Todo lo anterior para garantizar una buena relacin
comercial.
La solicitud deber contar con los siguientes elementos:
Membrete de la empresa
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Concepto o ttulo del documento

Folio del documento
Fecha de emisin
Nombre del proveedor
Nombre del contacto
Telfono del contacto
Correo electrnico del contacto
Nombre del comprador
rea responsable
Nombre del proyecto
Ubicacin con referencias
Clasificacin
Nmero de partida
Nmero de catlogo, en caso de existir
Cantidad
Unidad
Concepto
Especificaciones o caractersticas del material, insumo o servicio
Precio unitario
Subtotal
Impuestos
Total
Fecha y lugar de entrega (LAB)
Condiciones de venta
Observaciones
Firma del solicitante
Nmeros de copia al pie del documento
Informacin complementaria, en caso de existir
Fecha lmite de recepcin de cotizaciones o presupuestos

C. Envo de cotizaciones o presupuestos

El proveedor del bien o servicio enva a la oficinas de la empresa, al rea de
compras su cotizacin o presupuesto, los cuales debern contener toda la
informacin requisitada del material o servicio, sujeto a futura adquisicin y
debern tener especificadas sus condiciones de venta, servicios adicionales,
observaciones, etc.
Descripcin del producto (especificaciones, caractersticas, formas,
presentaciones, empaques, unidades, etc)
Precios, crditos, montos, plazos, condiciones de pago, tiempos de
entrega.
Caducidad o vigencia de la cotizacin
Datos generales del proveedor
D. Recepcin, evaluacin y seleccin de cotizaciones y presupuestos
La cotizacin es el documento enviado por el proveedor al rea de compras
como respuesta a su solicitud de cotizacin, en la cual hace su propuesta de
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venta de un bien o servicio, que segn l cumple con las condiciones ms

ventajosas para la empresa respecto de precio, calidad y polticas de venta.
Para la seleccin de cotizaciones se debern considerar elementos de
competitividad del proveedor como son:
Precio
Calidad
Servicio
Flexibilidad y facilidades de pago (crditos, montos, tiempos, plazos)
Fianzas, seguros, garantas
Servicio post venta
Es importante que se apoye para este tipo de evaluaciones en las reas
especializadas de la organizacin para el intercambio de criterios y enfoques
sobre la cotizacin o presupuesto, materia de la requisicin. Estos
departamentos podrn ser presupuestos, diseo, calidad, supervisin,
construccin, mantenimiento y auditoria.
La generacin de cuadros comparativos de presupuestos y cotizaciones es muy
importantes, ya que sern parte fundamental para la seleccin del proveedor.
Los criterios de evaluacin debern dar como resultado ventajas de
rentabilidad a la compra, soportado por variables de calidad, precio, servicio y
crditos. Estas variables de alguna manera debern marcar el enfoque d
crecimiento, ya que debe de generarse competitividad, rentabilidad y
productividad.
Negociaciones
Una vez terminado el proceso de anlisis, evaluacin y seleccin de
presupuestos, se deber proceder a negociar, pero para esto, se requiere de
experiencia, criterio, capacidad de anlisis, diplomacia, tolerancia, pero sobre
todo, sentido comn.
La esencia de la negociacin es parte de dos o ms individuos y la equidad es
parte fundamental para el xito comercial, lo que generar una relacin cordial
y de respeto en un marco de cooperacin.
Los aspectos que se debern negociar debern ser:
Costos y utilidades
Calidad
Montos y plazos crediticios
Servicios como tiempos de entrega, transportes, condiciones de entrega,
etc.
Asistencia puntual y oportuna
Polticas de devolucin, reposicin, garantas, fianzas, servicios post
venta.
Estabilidad de ofertas y mejoras de las mismas.
Algunas de las herramientas para poder negociar pueden ser:
Crecimiento a corto plazo de la empresa
Proyectos futuros consolidados
Desarrollo compartido (alianzas, negocios, etc.)
Ideales, propsitos y valores de la empresa
Certidumbre econmica, solvencia, crditos, apalancamientos
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Garantas como respaldo de operacines comerciales

El comprador deber generar estrategias de negociacin bien fundamentadas,

planeadas y dirigidas, con el objeto de lograr objetivos y metas para el xito de
este proceso.
Hay que entender que el negociar no es simplemente sentarse a regatear, sino
a satisfacer, convencer y generar confianza, ganar adeptos, pero sobre todo
concretar ese conjunto de ventajas para la empresa, ventajas con un alto valor
competitivo, que a su vez contribuyan a satisfacer las necesidades de nuestros
clientes, reflejada en precio y calidad, que sern transferidas por el proveedor.

Seleccin del proveedor

Este debe darse en funcin a los resultados de las negociaciones, aqul que dio
las mejores ventajas para la empresa en trminos competitivos.
Aquel proveedor que a partir de cumplir con las exigencias solicitadas, cubri
las necesidades de la empresa ofreciendo ese plus y que cumple con todos los
requisitos.
Los requisitos de influencia para la seleccin de proveedores debern ser:
Requisitos econmicos financieros (precio, crditos y solvencia)
Requisitos tcnicos calidad, infraestructura y produccin
Requisitos administrativos aspectos legales y administrativos
Requisitos de desarrollo cooperacin y desarrollo
Recomendaciones de empresas
El proveedor es una persona o empresa que suministra bienes o servicios por
medio de una venta, generada por una compra de la organizacin, por lo tanto
este, deber proveer de calidad, rentabilidad y desarrollo, por eso es
importante mantener relaciones comerciales ntegras, que marcarn un
crecimiento profesional del comprador y por tanto de la empresa misma.
La orden de compra
Este documento ordena al proveedor el envo, la entrega o la ejecucin del bien
adquirido y que concreta una compra en los trminos comercialmente
pactados, con las especificaciones, normas o caractersticas requeridas en el
lugar y tiempo convenido.
Los elementos de la orden de compra debern ser:
Membrete de la empresa
Ttulo del documento Orden de Compra
Folio de la orden de compra
Fecha de elaboracin
Referencia a requisicin
Referencia a cotizacin
Nombre del proveedor
Direccin del proveedor
Contacto (ventas)
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Telfono
Correo electrnico
Nombre del comprador
Nombre del proyecto, departamento requisitante o centro de costos
Ubicacin del proyecto o departamento
Lugar de entrega (LAB)
Poltica de crdito y formas de pago
Partida
Nmero de catlogo
Cantidad
Unidad
Concepto
Especificaciones tcnicas
Unitario
Subtotal
Impuestos
Total, numrico y escrito
Observaciones
Firmas de elaboracin y autorizacin
Nmero de copias al pie
Seguimiento de orden de compra

El seguimiento consiste en la actualizacin de la promesa de entrega por parte

del proveedor del bien o servicio, la clave no est en generar el proceso
repetitivo de llamadas telefnicas para saber el status de la orden de compra,
sino, acelerar el proceso o progreso del envo y entrega del bien o servicio,
para que los plazos planeados, proyectados y establecidos se cumplan o
mejoren.
Las herramientas para acelerar el proceso pueden ser:
Exigencias de los compromisos y promesas adquiridas
Subrayar e enfatizar de repercusiones administrativas
Cancelaciones
Trato amable y cordial a la exigencia
Promesas fundamentadas de incrementar su facturacin
Repercusiones financieras y legales
No deben de confundirse los anteriores criterios como amenazas que afecten
las relaciones comerciales, esto depende de su manejo y uso, pero sobre todo
de su interpretacin.
La confirmacin de la orden de compra es muy importante, ya que el vendedor
estar enterado de esta, y como consecuencia ha verificado y est conforme
con los trminos estipulados, adems, que estos son perfectamente
comprendidos de forma mutua, segn los acuerdos previos. Esto es bsico en
el proceso.
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Entrada de material y aseguramiento de calidad

Es el proceso en el cual empiezan las actividades como recepcin, custodia,
cuidado y control de los materiales, pero sobre todo, la aplicacin de la
logstica de distribucin y los procesos a considerar para la agilizacin de
tiempos de los sistemas establecidos de construccin.
Las actividades para la recepcin de los materiales debern ser:
Verificacin de la cantidad comprada contra lo entregado.
Verificacin del buen estado de los materiales
Verificacin de la calidad solicitada
Empaques y presentaciones acordadas
Documentacin en regla, orden de compra, remisin de materiales del
proveedor, etc.
Devolucin de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso.
Asignacin de la ubicacin de los materiales para su acomodo
Captura o registro electrnico de la entrada
Las actividades de la custodia y cuidados sern:
Mantener en buen estado y resguardado el material
Poner en prctica polticas y establecerlas respecto del manejo y seguir
instrucciones del mismo sugeridas por el proveedor o fabricante.
Mantenimiento de las intalaciones
Aseguramiento del almacn
Para todo lo anterior habr que considerar a un encargado de almacn, con
experiencia, habilidades y cierto nivel de preparacin profesional.
E. Devolucin de materiales (no procede la entrada)
Los factores por los que puede proceder una devolucin de materiales, pueden
ser varios, pero destacan el no cumplir con la calidad, caractersticas,
especificaciones, presentacin o simplemente el mal estado de los mismos.
Este tipo de devoluciones por lo regular se hace a la entrega, pero tambin se
pueden dar una vez que entran al almacn, ya que durante el proceso de
construccin y almacenaje, pudiesen resaltar a la vista (calidad), aspectos
ocultos que slo con el trascurso del tiempo o por pruebas posteriores
determinen su mala calidad. Lo ms deseable es que a la entrega, el proveedor
presente una carta de certificacin de calidad del lote entregado, o bien, a la
entrega de muestras hacer las pruebas pertinentes de calidad, que nos den
confianza para las futuras adquisiciones.
Para prevenir o evitar que este tipo de acciones perjudiquen las relaciones
comerciales con los proveedores, se deber especificar en el contrato,
convenio u orden de compra, las acciones o sanciones a llevar a cabo producto
de una mala prctica comercial.
F. Procede la entrada de materiales
Esta se da cuando el material cumple con todo lo requisitado en cuanto a
calidad, precio, servicio, etc.
El documento de entrada de almacn deber tener los siguientes conceptos:
Membrete de la empresa
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Ttulo del documento Entrada de Almacn

Nmero consecutivo
Fecha
Proveedor
Concepto de entrada
Obra o proyecto
Ubicacin
Observaciones
Referencia a orden de compra
Firma del almacenista, residente o encargado del almacn

G. Registro en Inventario
El rea de control de inventarios, se encargar del registro de la operacin de
entrada, y deber informar a las reas operativas y administrativas, as como
al rea de compras, residencia de obra, contabilidad, gerencia de proyectos y
supervisin.
H. Salida de Almacn
Es un proceso donde se terminan las responsabilidades del rea de compras en
cuanto al proceso tcnico, ms no en el proceso total, ya que este termina con
el pago de la factura correspondiente.
Las actividades a realizar en este paso son las siguientes:
Recepcin de la solicitud del material (vale de bodega) requisitado por el
residente o encargado de obra por medio de los subcontratistas a su
cargo y/o elaboracin de salida de almacn.
Los datos del vale deben contener:
o Concepto y cantidad de material solicitado
o Destino (obra o frente)
o Fecha
o Firma del solicitante (subcontratista, maestro de obra, residente o
encargado de la misma)
o Todo lo anterior en formato membretado y foliado
Elaboracin de salida de material del almacn, que incluya los siguientes
conceptos:
o Membrete de la empresa
o Folio
o Concepto, unidad y cantidad
o Obra
o Frente
o Fecha
o Firma del solicitante
Entrega del material
Supervisin de la aplicacin de los materiales o servicios
Hay materiales que requieren de un trato especial, dado su volumen o por sus
formas de manejo, en estos casos la entrada y salida, podr simplificarse, para
evitar prdidas de tiempo, sin embargo deber coordinarse con el residente su
fcil ubicacin en la obra para efectos de auditoria.
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I. Registro de la salida en el control de inventarios

Al igual que en el punto G, este proceso deber informar a todas las reas
interesadas en dicha informacin, para su control administrativo, contable,
operativo, etc.
Elaboracin y envo de facturas a revisin
Este documento es elaborado y enviado por el proveedor a las oficinas de la
empresa el cual se deber presentar en tiempo y forma de acuerdo a las
polticas que se establezcan en este aspecto (revisin y pago), al momento de
la recepcin del documento se deber entregar un contrarecibo al proveedor
con el membrete de la empresa y con sello, el cual deber presentar contra el
pago que se le haga posteriormente al vencimiento del documento.
J. Recepcin de facturas por el rea de compras
La recepcin de la empresa enva al rea de compras las facturas que entran a
revisin, para que se verifique y de entrada al documento, o en su defecto,
proceder a su devolucin por no cumplir con los requisitos establecidos, ya se
de tipo fiscal, contable o administrativo, que estn plasmados en los contratos,
convenios o en la orden de compra.
Una vez aceptado el documento se procede a la generacin de pasivos con su
registro en cuentas por pagar, la cual deber sujetarse a las polticas de pago
del proveedor, que se hayan convenido, para cubrir sus adeudos. El
departamento de cuentas por pagar deber mantener en custodia la
documentacin hasta la autorizacin de los pagos, pues ser el soporte de la
pliza del cheque, transferencia o pago que se efecte al proveedor o
prestador del servicio.
Este proceso que es parte fundamental del rea de compras, constituye la
confirmacin o notificacin del proveedor de que el material se ha entregado o
en algunos casos que se ha embarcado o solicitado.
Autorizacin de pagos a proveedores
El rea de compras en conjunto con el rea de cuentas por pagar autorizan el
pago del proveedor de acuerdo a sus vencimientos o bien por situaciones
especiales, para no parar la dinmica de las operaciones de construccin,
generando una orden de pago la cual se enva a bancos o tesorera para su
proceso.
K. Tesorera recibe orden de pago
El rea de bancos o tesorera recibe la informacin por medio de la orden de
pago para la generacin del cheque o transferencia, siempre y cuando el
proceso sea por este medio. Adems esta orden deber ir acompaada de la
documentacin que soporte el pago requerido.
L. Recepcin de cheques para su entrega
La recepcin de la empresa recibe los cheques para su entrega, en los das,
horarios y condiciones establecidas por las polticas de la organizacin.
M. El pago a proveedores
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El pago se efectuar en horarios acordados, la entrega del cheque se har al

momento de la presentacin del contrarecibo, debiendo firmar de recibido la
pliza que hace referencia al proveedor, las firmas autorizadas para recoger el
cheque debern estar autorizadas por el proveedor, preferentemente con una
identificacin oficial.
Las plizas de cheques entregadas debern devolverse al rea de tesorera, los
cheques no entregados podrn darse en custodia al rea de compras, cuentas
por pagar o a tesorera, dependiendo de las polticas de la empresa, siempre
enterando a las partes involucradas para que estn enteradas que el proceso
se cumpli en su totalidad o que queda en stand by.
N. Generacin de informacin a contabilidad
El rea de compras estar generando informacin al rea contable con la
aprobacin y captura de facturas (pasivos-proveedores).
O. Generacin de informacin de inventarios
Los almacenes o bodegas estarn generando por medio de su control de
inventarios, informacin al rea de contabilidad semanalmente.
Con este punto se termina el proceso de compra.

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